PRESENTATION TOPICS

 WORKING CAPITAL MANAGEMENT

 FIELD AUDITING
WORKING CAPITAL
MANAGEMENT
Working Capital Management

Objectives
Memastikan bahwa perusahaan dapat
mengelola dana yang dimiliki untuk
memenuhi kebutuhan operasional dan
membayar kewajiban serta mampu
membangun bisnis
 Working Capital Component

 Inventory TIME
 Receivables 2 is
 Cash dimensi
 Payables
MONEY
Working Capital Cycle
EQUITY & LOANS

CASH

OVERHEADS
RECEIVABLES PAYABLES
etc.

INVENTORY
 Handling Receivables (Debtors)
 You have to know :
Who owes our money, How much is owed, How long it is owing & For what it is
owed

 Manage your Debtors :

1. Pastikan staff yang menganani piutang memiliki sikap mental yang baik
2. Berikan pelatihan kepada staff atas prosedur & kebijakan perusahaan
3. Tetapkan credit limit untuk setiap customer
4. Review secara periodik kredit limit & up date
5. Fokus pada customer besar & customer yang pembayarannya sering lewat
dari jatuh tempo.
6. Pertimbangkan untuk menstop penjualan kepada customer yang tagihannya
telah overdue
7. Monitor saldo aging receivabel dan jangan biarkan piutang overdue semakin
besar dan terlalu lama
Handling Receivables (Debtors)
A few improve to collect money from debtors :

1. Tetapkan prosedur yang tepat untuk menangani tagihan yang overdue

Ex. AR overdue > 7 days collect by Spv. Sales
AR overdue > 15 days collect by FAM/SM
AR overdue > 30 days collect by GM
2. Rubah TOP atau gunakan one bill system untuk customer yang sering telat
membayar
3. Jangan pernah merasa bersalah untuk menagih piutang langsung atau melalui
telephone
4. Ketika melakukan penagihan, be hard on the issue – but soft on the person
5. Tidak memberi alasan apapun kepada customer untuk menunda pembayaran
6. Sensitif terhadap customer bermasalah dan cepat mengambil tindakan atau bila
diperlukan libatkan pihak eksternal
 Inventory Management

OVER STOCK
Mengendap uang

SUFFER STOCK
Kehilangan Sales
Inventory Management

The Key Issue

 Inventory control
 Reduce inventory level
Inventory Management

Inventory Control

 Stock opname harian

 Minimalisasi pending pengiriman
 Minimalisasi return penjualan
 Informasikan setiap hari kepada
salesman posisi per item barang
Inventory Management

Reduce inventory level

 Peningkatan penjualan
 Review pencapaian target sales
 Ketahui perputaran stock setiap item
 Up date Buffer Stock
 Review DO yang akan dikirim
 Additional request untuk barang kosong / barang
promosi
 Mengajukan penundaan pengiriman atas barang
yang over
 Managing Payables
How many days ?

CASH
How many days ?

RECEIVABLES COSTS PAYABLES

How many days ?

INVENTORY
Managing Payables

The Key Issue

 Reduce collection period

 Reduce inventory level
 Cash Management
 Reduce fund level
 Efficiency costs
Cash Management

Reduce Fund Level

 Minimalisasi saldo bank

 Gunakan bank yang sama untuk
mempercepat proses transfer
 Tidak menunda pembayaran hutang
Cash Management

Efficiency Costs

 Budget Cash flow

 Review realisasi cash flow
 Pengendalian pengeluaran biaya
 Analisa struktur biaya
 Improve penurunan biaya
FIELD AUDITING

 Background
 Objectives
 Audit Focus
 Cases Share
Field Auditing
Background
 Aplikasi fungsi pengawasan bisnis
 Prosedur pengendalian intern yang dilakukan oleh FAM
 Adanya peluang (opportunity) bagi karyawan melakukan
kecurangan (fraud) secara individu atau kolektif
 Mendeteksi dan mendapatkan kecurangan yang telah dilakukan
sedini mungkin
 Mencegah kerugian materi bagi perusahaan

Objective
Mengamankan asset perusahaan
Audit Focus

Asset-asset likuid yang mudah serta cepat

dikonversikan dalam bentuk uang

 Cash/giro & Bank

 Receivables

 Inventory
Cases Share

Cashier

 Modus : Lapping

 Indikasi

 Setoran uang (kertas/logam) dan giro ke Bank sering ditunda

 Voucher dan Laporan kas bank harian sering terlambat dan
dilaporkan secara sekaligus beberapa hari sehingga posting kas bank
ikut terlambat
 Cashier menolak uang logam diopname secara detail dengan alasan
waktu dan banyak pekerjaan
 Nilai kas bon yang material dan terdiri atas banyak karyawan
Cases Share
 Pencegahan (Prevention)

 Tidak ada alasan apapun untuk menunda setoran ke Bank

termasuk setoran kliring atas giro.
 Usahakan tidak adanya keterlambatan posting, sehingga data
up date dengan fisik
 Kontrol harian atas voucher dan mutasi kas bank, untuk
memastikan bahwa uang yang diterima telah disetor ke
bank dan data telah input dengan benar
 Meminimalisasi jumlah uang logam melalui alternatif , seperti ;
menunda sementara pembayaran outlet dalam bentuk
uang
logam atau digunakan sebagai kas kecil dan alternatif
lain yang sekiranya aman.
Cases Share
 Pencegahan (Prevention)
 Lakukan pergantian personil yang melakukan opname fisik
akhir bulan, untuk mencegah fraud kolektif
 Opname fisik uang logam secara detail tidak dihitung global
 Pastikan bahwa semua giro yang diterima harus tertulis atas
nama RD
 Opname fisik uang dan giro secara berkala dalam waktu tidak
menentu (periodik acak)
 Tetapkan prosedur pengajuan kas bon yang harus diotorisasi
oleh FAM
 Konfirmasi kas bon kepada karyawan yang bersangkutan,
untuk memastikan kebenaran kas bon dan nilai uang yang
diterima
Cases Share
Salesman
 Modus : Faktur fiktif & Lapping

 Indikasi
 Tingkat overdue yang tinggi dan terdiri dari banyak outlet. Apabila
coverage area dirolling dengan saleman lain tagihan overdue
bertambah banyak
 Adanya overdue atas tagihan outlet yang sebelumnya tidak pernah
terlambat dalam melakukan pembayaran
 Penjualan kanvas dengan sistem kredit lebih besar dari COD
 Faktur penjualan yang tidak dibubuhi tanda tangan pengirim atau toko
beserta cap stempel (kemungkinan adanya fraud kolektif antara
salesman dengan bagian pengiriman)
 Penjualan atas produk distribusi khususnya produk third party
Cases Share
 Pencegahan (Prevention)

 Review aging piutang per invoice dan dibahas pada weekly

meeting
 Listing outlet-outlet mana saja yang pembayarannya sering
overdue. Hal ini berguna selain sebagai track record outlet
juga
untuk menetapkan cara agar pembayaran tidak terlambat
lagi.
 Konfirmasi faktur ke outlet melalui telephone atau kunjungan
langsung ke outlet untuk memastikan bahwa barang telah
diterima dan kebenaran nilai faktur yang belum dilunasi
 Review LPH bandingkan dengan hari sebelumnya untuk
mengetahui rata-rata jumlah outlet yang tertagih per hari
Cases Share

 Pencegahan (Prevention)

 Cross check LPH dengan voucher penerimaan cash/giro serta

fisik faktur yang belum tertagih.
 Kalkulasi collection period per salesman dan bandingkan antar
salesman
 Lakukan opname fisik faktur mendadak secara berkala
 Tegaskan bahwa setiap faktur penjualan yang telah terkirim
ditanda tangani oleh pengirim dan toko yang disertai
dengan
cap stempel
 Sharing Center

Zeri_maru@yahoo.com
 SEKIAN

&

TERIMA KASIH