CHƯƠNG 5:

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

BÁN HÀNG – THU TIỀN
 Nội dung
 Đặc điểm của chu trình
 Các gian lận, sai sót trong chu trình
 Mục tiêu kiểm soát đối với chu trình
 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình
bán hàng – thu tiền
1.ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH
BÁN HÀNG – THU TIỀN
Nhận đơn hàng, xét duyệt
bán chịu và lập lệnh bán

BÁN HÀNG – THU TIỀN

hàng

Giao hàng

Lập hóa đơn

Theo dõi nợ phải thu

Thu tiền
 ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN
 Đây là quá trình chuyển giao sở hữu của hàng hóa qua
quá trình trao đổi hàng – tiền.
 Quá trình tiêu thụ và ghi nhận doanh thu được thực
hiện khi hàng hóa và dịch vụ được chuyển giao cho
khách hàng
 1.ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH
BÁN HÀNG – THU TIỀN

 Chu trình trải qua nhiều khâu nên thường là đối tượng
bị tham ô, chiếm dụng.
 Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ
trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị.
 CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

Chức năng xử lý (operating function) Chức năng kế toán (accounting function)

Nhận đơn hàng Lập hóa đơn
Xử lý đơn hàng Theo dõi nợ phải thu
Lập lệnh bán hàng Thu tiền
Xét duyệt bán chịu
Giao hàng
 CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG
CHU TRÌNH
Hoạt động trong chu trình Chứng từ sử dụng
Nhận đơn hàng Đơn đặt hàng (sales order)
Xử lý đơn hàng Báo cáo tình hình tín dụng
Báo cáo hàng tồn kho
Lập lệnh bán hàng Hợp đồng
Lệnh bán hàng (lệnh sản xuất, lệnh giao hàng …)
Xét duyệt bán chịu Báo cáo tín dụng
Giao hàng Phiếu xuất kho
Phiếu giao hàng

Lập hóa đơn Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT)
Bảng kê bán hàng
Theo dõi công nợ phải thu Thông báo nợ, giấy xác nhận nợ
Thu tiền Phiếu thu, giấy báo có
 2.GIAN LẬN VÀ SAI SÓT
Giai đoạn Gian lận, sai sót
KH không được phê duyệt
Xử lý ĐĐH Không có khả năng cung ứng
Sai trên hợp đồng, ĐĐH
Không xét duyệt
Xét duyệt bán chịu Bán chịu cho KH không đủ tiêu chuẩn hoặc cấp quá nhiều hạn
mức bán chịu
Không đúng (chủng loại, số lượng, địa chỉ)

Giao hàng Phát sinh thêm chi phí

Giao hàng khi chưa được duyệt
Hàng hóa bị thất thoát
Lập HĐ sai
Lập HĐ
Bán hàng nhưng không lập HĐ hay ngược lại
Ghi sai (niên độ, khách hàng, số tiền, thời hạn thanh toán...)
Theo dõi NPT
Đánh giá, trình bày, khai báo sai
 3.MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CHUNG

• Sự hữu hiệu và hiệu quả

• BCTC đáng tin cậy
• Tuân thủ pháp luật và các quy định
 Mục tiêu kiểm soát chung

• Hữu hiệu (đạt được mục tiêu về doanh số, thị phần, tăng trưởng)
• Hiệu quả (kết quả đạt được và các chi phí liên quan)
• BCTC đáng tin cậy (trình bày trung thực doanh thu, GVHB, Lợi
nhuận, HTK, NPThu)
• Tuân thủ (quy định về Hợp đồng kinh tế, quản lý Hóa đơn,
Giao hàng, Thuế có liên quan)
 Mục tiêu KS cụ thể
 Trong 3 mục tiêu chung trên, chu trình tập trung vào mục tiêu
hữu hiệu và hiệu quả
Thủ tục kiểm soát Mục tiêu kiểm soát
Nhận ĐĐH từ khách hàng
Xem xét và thông báo cho KH khả Các ĐĐH được xử lý kịp thời, không bỏ sót
năng cung ứng
Xem xét khả năng thanh toán của Các nghiệp vụ đều được xét duyệt nhằm đảm bảo khả
KH để xét duyệt khả năng bán chịu năng trả nợ của KH

Giao hàng
-Dựa trên ĐĐH được duyệt để
chuẩn bị hàng giao
-Xác định phương thức vận chuyển
phù hợp
-Giao hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa
điểm..
-Bảo vệ hàng hóa tranh hư hỏng, mất phẩm chất…
 Mục tiêu kiểm soát cụ thể
Thủ tục kiểm soát Mục tiêu kiểm soát

Lập HĐ và ghi nhận doanh thu

-Lập hóa đơn chính xác về tên
KH, SL, GT
-Ghi nhận doanh thu, nợ phải thu
hay tiền căn cứ trên chứng từ có
liên quan
Thu tiền
-Tuân thủ pháp luật và quy định
-Doanh thu và nợ phải thu được ghi nhận chinh xác
-Bảo vệ tài sản
-Theo dõi chi tiết từng KH Thu nợ đúng hạn
-Lập dự phòng kịp thời và phù hợp

-Xem xét các khoản NPT đến hạn - Thu đúng, thu đủ, thu kịp thời
để có KH thu tiền - Bảo vệ tài sản
-Phát hiện các KH đã quá thời hạn
thanh toán hoặc chưa có khả năng
thanh toán
 4.Các thủ tục kiểm soát
chu trình bán hàng – thu tiền

 Những thủ tục kiểm soát chung

- Phân chia trách nhiệm
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện
 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai
đoạn
- Tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu đúng
- Giao hàng và lập hóa đơn
- Thu tiền và quản lý nợ phải thu
 Những thủ tục kiểm soát chung

Phân chia trách nhiệm

Các bộ phận liên quan: Bộ phận bán hàng, Bộ phận xét duyệt bán chịu, bộ
phận giao hàng, bộ phận lập hóa đơn, bộ phận kho, bộ phận theo dõi NPT.
Nên phải tách biệt:

 Bộ phận bán hàng # Bộ phận xét duyệt bán chịu
 Bộ phận bán hàng # Bộ phận ghi nhận nợ phải thu
 Bộ phận bán hàng # Bộ phận thu tiền
 Người có quyền xóa sổ NPT khó đòi # Bộ phận theo dõi
NPT
 Kế toán NPT # Bộ phận thu tiền
Những thủ tục kiểm soát chung

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

 Kiểm soát chung (Kiểm soát người dùng, Kiểm soát

dữ liệu.
 Kiểm soát ứng dụng (Kiểm soát dữ liệu, KS quá trinh

nhập liệu)
 Kiểm soát chứng từ, sổ sách

 Ủy quyền và xét duyệt

 Kiểm tra độc lập việc thực hiện

THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ TRONG
TỪNG GIAI ĐOẠN

Các giai đoạn

- Tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu
- Giao hàng và lập hóa đơn
- Thu tiền và quản lý nợ phải thu
 TTKS TIẾP NHẬN ĐĐH VÀ XÉT
DUYỆT BÁN CHỊU

Mục tiêu:
• Chỉ bán cho các khách hàng có thật và đủ tư cách
• Bảo đảm tính pháp lý của các giao dịch với khách hàng
• Có đủ hàng để giao theo yêu cầu
• Chỉ bán chịu cho các khách hàng có đủ khả năng thanh
toán
 Thủ tục kiểm soát

- Xác minh người mua hàng

 Đánh giá uy tín
 Duyệt hạn mức tín dụng
 Phân tích tuổi nợ
 Đưa ra quy định nếu bán hàng lần đầu
-Đối chiếu đơn giá trên ĐĐH với bảng giá
-Xác nhận khả năng cung ứng
-Lập lệnh bán hàng
-Xét duyệt bán chịu
 TTKS giao hàng và lập hóa đơn

-Lập chứng từ giao hàng (PXK, PGH).

-Các chứng từ cần được phê duyệt và được đanh số liên tục
-Người giao hàng cần phải so sánh mặt hàng thực nhận với chứng từ giao
hàng.
-Trường hợp cần vận chuyển cho KH, nhân viên giao hàng cần lập chứng
từ vận chuyển (Vận đơn). Trường hợp KH nhận trực tiếp có thể không
cần lập chứng từ vận chuyển
-Cuối ngày bộ phận giao hàng cần lập báo cáo tổng hợp giao hàng trong
ngày, chuyển cho bộ phận lập hóa đơn
-Bộ phận lập hóa đơn sẽ lập hóa đơn khi nhận được chứng từ từ bộ phân
khác chuyển đến như ĐĐH, Lệnh bán hàng được phê chuẩn, chứng từ
giao hàng, chứng từ vận chuyển
 TTKS giao hàng và lập hóa đơn

-Lập hóa đơn. KH sẽ chỉ thanh tóan khi nhận được hóa đơn
-Khi lập hóa đơn để tránh lập sai, trùng, hóa đơn khống, bộ phận
lập hóa đơn cần căn cứ vào: Chứng từ giao hàng đã được KH ký
nhận, ĐĐH đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển, hợp đồng
giao hàng
-Hóa đơn cũng cần được kiểm tra ngẫu nhiên
-Hóa đơn cần được lập ngay khi hoan tất giao hàng khi ứng dụng
CNTT hoặc lập cuối ngày căn cứ vào bảng tổng hợp gửi đi trong
ngày
 KS HOẠT ĐỘNG THU TIỀN VÀ
QUẢN LÝ NPT
 Phương thức bán chịu
-Nợ phải thu được ghi nhận cùng doanh thu. Bộ chứng từ gồm ĐĐH, lệnh bán hàng, chứng từ
gửi hàng, chứng từ vận chuyển, Hđơn bán hàng
-Định kỳ đối chiếu doanh thu, số liệu của kế toan với bộ phận khác
-Sử dụng sổ chi tiết nợ phải thu
-Đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng, cuối tháng gửi thông báo nợ
-Cần lập báo cáo nợ phải thu, số hàng bị trả lại theo nhân viên/địa điểm bán hàng
-Định kỳ cần lập bảng phân tích số dư NPT theo tuổi nợ để tranh nhân viên chạy theo theo
doanh thu để bán hàng
-Cần có chinh sách về lập dự phòng NPT khó đòi. Việc lập dự phòng cần theo chinh sách của
nhà nước và phải phân công người có trách nhiệm theo dõi và được phê duyệt
-Định kỳ cần in báo cáo về số dự phòng
-Trường hợp vừa là người mua, vừa là người bán cần phải kiểm tra bù trừ công nợ trước khi lập
BCTC
-Trường hợp mua bán trong nội bộ tập doàn cần phải lập bảng chỉnh hợp nợ phải thu để tránh
sai sót
 Một số gian lận thường gặp và Biện pháp kiểm
soát tương ứng

Gian lận Biện pháp kiểm soát

Xét duyệt bán hàng (bán giá thấp, -Xây dựng chính sách bán hàng và
cho hưởng CK thương mại không chính sách bán chịu
đúng, bán cho KH không có khả năng -Tách biệt người BH và người xét
thanh toán) duyệt/thay đổi giá, CK
-Nhân viên giám sát/camera
-Đăng nhập/Thoát trên máy bán
Biển thủ tiền bán hàng thu được hàng
-Đường dây nóng
-Đối chiếu công nợ thường xuyên
Thủ thuật gối đầu (lapping) -Kế toán nợ phải thu không được
quyền xóa sổ NPT