‘’LEADERSHIP DEVELOPMENT

TOWARDS PRODUCTIVITY AND BEHAVIOR

IMPROVEMENT”

Sesi # 5 – Managers

“Decision Making Process and

Building Excellent Team”
 Agenda
1. Review Session #4
2. Identifikasi Masalah
3. Langkah-langkah Penyelesaian
Masalah dan Pembuatan Keputusan
4. Berbagi Informasi dalam
Menyelesaikan Masalah
5. Kerja Tim; Management Operating
System; After Action Review
6. Aplikasi Area Kerja
 Problem..??
Apa itu Masalah?

Situasi dimana terdapat perbedaan antara keadaan aktual

dengan keadaan ideal yang diharapkan
 Problem Solving
Hal-hal yang perlu diperhatikan:

Memerlukan sejumlah langkah-langkah

untuk diikuti dalam penyelesaian
sebuah masalah Proses

Membantu menyelesaikan masalah

dengan efektif & efisien Alat

Keterampilan

Setelah menguasai, maka dapat

dipergunakan sesering mungkin
 Langkah-langkah
Penyelesaian Masalah
Menyadari
1
adanya
masalah
Mengidenti

8 2
fikasi dan
Komunikasi mendefinisi
kan
masalah

Melakukan Mengumpul
Tindak kan
7 lanjut /
evaluasi
informasi
dan data
3

Mengidentifika
Mengimple
6
si dan
mentasikan menentukan
solusi
Megidentifi
akar
permasalahan 4
kasi dan
memilih

5
solusi
 Alat (tools)
Pemecahan Masalah
No Langkah
1 Menyadari adanya masalah 
temukan fakta
2 Mendefinisikan Masalah 
temukan masalah
3 Mengumpulkan Alternatif solusi
 temukan ide
4 Membuat konsekuensi setiap
alternatif solusi  temukan
solusi
5 Memilih Alternatif terbaik 
temukan persetujuan
6 Melaksanakan Alternatif yang
dipilih  TINDAKAN !!!
7 Tindak Lanjut / Evaluasi
8 Komunikasi
Alat (tools) yang dapat digunakan
Benchmarking; Best Demonstrated
Performance; Check List; Kuesioner; Role-
play
5W-1H; Diagram “Tulang Ikan”; Diagram
“Why/Why”
Brainstorming; Bagaimana Kalau…;
Masukan-Keluaran; Analogi & Metafora
Analisis Biaya-Manfaat
Screening Matrix; Dot Voting
“SMART” approach; Supervisory Behavior
Profile; How/How Diagram; Force Field
Analysis
Benchmarking; BDP
Prosedur; Instruksi Kerja
 Penyelesaian Masalah =
Tindakan

1.Temukan Fakta  apa?

2.Temukan Masalah  mengapa?
3.Temukan Ide  bagaimana kalau ...?
4.Temukan Solusi  biaya vs. manfaat
5.Temukan Persetujuan  konsensus

TINDAKAN !!!
 Prinsip Brainstorming
1. Tidak ada “ide bodoh” , terbuka
mengeluarkan ide Generation
2. Batasi waktu diskusi
3. Catat semua ide yang masuk
Clarification
4. Kuantitas  bukan kualitas
(kualitas dibicarakan pada
tahapan Evaluation)
5. Gunakan seluruh kemampuan
yang ada
6. Positive mindset & have fun
7. Tidak mencela ide orang lain
(judgement)
 Penyelesaian Masalah
Melalui Learning Process

Ditemukan
kesalahan atau Beritahukan segera
penyimpangan kepada
penanggung jawab
Bekerjasama
Pelaku segera aktif untuk
mencermati memastikan
kemungkinan risiko penyimpangan
Lakukan investigasi telah dikoreksi
mengapa kesalahan
terjadi
NG
Apakah risiko YA LVI
serius dan
potensial?
SO
Adakah
YA celah lemah dalam TIDAK
TIDAK sistem atau
Ambil langkah proses
perbaikan, dan
informasikan ke
pihak terkait Berbagi temuan
untuk Catat masalah dan
meningkatkan solusi perbaikannya Masalah
proses kerja dan agar orang lain terselesaikan
pembelajaran bisa mempelajari
secara cepat
Adapted from Keith Grint, Templeton College, Oxford
 Penyelesaian Masalah
Melalui Non-Learning Process

Kesalahan Bisakah
disembunyikan?
diperbuat YA
Sembunyikan
TIDAK sebelum
ada orang lain
Adakah Cari melihatnya
kesalahan
YA
kambing hitam:
terlihat? • orang lain
• situasi khusus
YA
• pelanggan

NG
Adapted from Keith Grint, Templeton College, Oxford

Jadilah orang
X I pertama menghadap
FI
TIDAK TIDAK boss Anda dengan
Ccrita versi Anda.
Sembunyikan Apakah dgn
kesalahan mengaku salah bisa TIDAK
dengan harapan merusakkan
orang lain masa depan
tidak menemukan pekerjaan Duduk dengan
Anda? mantap
YA sambil berharap
Masalah masalah berlalu
terabaikan sendirinya
 FAKTOR PERTIMBANGAN
DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN

Buy-in
Ketersediaan waktu
Tingkat pentingnya keputusan
Informasi yang perlu / narasumber
Kapabilitas & pengalaman
Pembinaan kerja-tim
 PEMBUATAN KEPUTUSAN

Tingkat keterlibatan versus ownership

1. Putuskan; umumkan
2. Dapatkan masukan individu; putuskan
3. Dapatkan masukan tim; putuskan
4. Konsensus
5. Delegasi dengan batasan

Masing-masing tingkat keterlibatan dalam

pembuatan keputusan mempunyai kebaikan
(manfaat) dan keburukan (risiko)
 Berbagi Informasi dalam
Menyelesaikan Masalah

SIMULASI:
“MEMBANGUN MONUMEN”
 Definisi TIM
“Sejumlah kecil orang dengan ketrampilan
yang saling melengkapi, mengikatkan diri
kepada suatu tujuan bersama, sasaran kinerja,
dan pendekatan, untuk mana mereka
mempunyai tanggung jawab secara bersama
(renteng).”
“A small number of people with
complementary skills who are committed to a
common purpose, performance goals, and
approach for which they hold themselves
mutually accountable.
(“The Wisdom of Teams”, Katzenbach & Smith)
 Kata kunci dari
Definisi Tim

 Sejumlah kecil orang

 Ketrampilannya saling
melengkapi
 Tujuan Bersama
 Sasaran Kinerja Mengikatkan diri
 Cara Pendekatan (Commitment)
 Tanggungjawab Renteng
 Kelompok versus Tim
KELOMPOK:
1. Berkompetisi ke dalam.
Persaingan antara anggota.
2. Efisien (mengacu standard).
3. Kaku/statis.
4. Autokrasi.
5. Mulai dengan didorong
(kick-starters).
6. Independent atau
Overdependent (reaktif).
7. Mengejar imbalan.
8. Tidak punya rasa kesadaran
terhadap hal yang mendesak.
(sense of urgency)
TIM:
1. Berkompetisi ke luar
(terhadap SASARAN)
2. Efektif (mengacu sasaran)
3. Innovatif
4. Demokrasi/Partisipatif.
5. Memulai sendiri, proaktif.
(self-starters).
6. Interdependent
(aktif).
7. Menyenangi pekerjaan.
8. Membina rasa kesadaran
terhadap hal yang
mendesak.
 Ciri-ciri Tim Efektif

Komitmen bersama

Sasaran yang jelas Komunikasi yg baik

Keterampilan Saling percaya

yang sesuai
TIM YANG EFEKTIF

Keterampilan Kepemimpinan
negosiasi Efektif

Dukungan internal Dukungan eksternal

 Kerjasama Tim
• Kerja sama menyangkut 3 hal pokok:
1. Mengenali apa yang dibutuhkan
2. Menyerahkan sesuatu yang kita miliki
3. Melakukan komunikasi
• Buruknya komunikasi memberikan pengaruh negatif
terhadap kerjasama. Sebaliknya peningkatan komunikasi
akan memberikan pengaruh positif.
• Kerja sama perlu dikembangkan dari atas ke bawah
(top down).
Kerja sama bukan suatu reaksi atau instinctive (naluri).
Fokusnya haruslah selalu kepada Sasaran/
Tujuan perusahaan, bukan hanya sasaran bagian/
departemen, apalagi sasaran individu.
Latihan Kerjasama Tim

“LIMA
AMPLOP”
 MANAGEMENT OPERATING SYSTEM

Sasaran
5. DASHBOARD 1. GOALS ROLL DOWN/
(Management Report) GR
D BSC
DB

Pelaporan Rencana
Varian
Identifikasi
Penyimpangan
Tindakan 2.

RAC
R.ESPONSIBLE
O

Koreksi
4. ONE ON ONE

I
OO

A.CCOUNTABLE
EF EE
FE T I
M

C.ONSULTED
CT NG
IV

Tindak I.NFORMED
E

Penugasan
Lanjut SBP

3. Supervisory Behavior Profile

 AFTER ACTION REVIEW

EVALUATION

ACTUAL NEW TARGET

APA YANG
DIPERTAHANKAN ?
APA TARGET
TRIAL /
WET RUN
YANG PERLU
DIPERBAIKI?
APA YANG
DIPELAJARI ? NEW
APA TARGET
PENYEBABNYA ?
MENCOBA HIPOTESA
EVALUATION TRIAL /
WET RUN
DALAM TINDAKAN
SYSTEM
(PILOT PROJECT)
PROCESS
BEHAVIOR

ACTUAL TARGET

APA YANG APA YANG DIRENCANAKAN ?

NYATA TERJADI ?
 Work Place Application

Masalah apa yang masih dominan di area kerja Anda

dan apa rencana Anda untuk mengatasi masalah
tersebut?
Tuliskan dalam satu halaman bantuan apa yang Anda
bisa berikan ke proses kerja sebelum dan sesudah area
kerja Anda.