BAYMAX PROGRAM

“LEADERSHIP DEVELOPMENT
WORKSHOP/TRAINING”

“Implementasi Operasional Perilaku

Supervisi"
Session #2 - Supervisor
 Agenda
1. Review Session #1
2. “My Best Boss”
3. Analisis Nilai Kepemimpinan
4. Supervisory Behavior Profile (SBP)
5. SBP Self Assessment
6. RACI
7. Aplikasi Area Kerja
 My Best Boss
(Bos Saya yang Hebat)
•Anda semua tentu mengingat seorang bos favorit Anda. Dia adalah seorang
yang Anda rasa terhebat. Anda senang bekerja dengannya, menghormatinya,
dan merasa bahwa dia adalah merupakan tolok-ukur atau standar ketika
membuat perbandingan dengan orang lain.
•Apa saja yang merupakan ciri/karakteristik yang diperbuatnya hingga
menyebabkan Anda merasa bahwa dialah bos terhebat Anda?
•Buatlah tiga karakteristik utama dari bos Anda tersebut, yang telah membuat
dia menjadi spesial bagi anda.
•
1.
___________________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________________
 Definisi Kepemimpinan

 Proses mempengaruhi orang lain untuk menyelesaikan

tugas dengan mempersiapkan tujuan/purpose, arahan, dan
motivasi
 Hubungan yang memuat kekuatan dan nilai antara
pemimpin dan pengikut, yang menginginkan perubahan
nyata yang mencerminkan tujuan dan sasaran bersama
 Meningkatkan Pengaruh
Terhadap Bawahan

• Terus menerus tingkatkan kepercayaan mereka terhadap Anda

• Sampaikan penghargaan atas kinerja dan gagasan mereka
ketika membicarakannya dengan atasan Anda
• Bantu menyelesaikan masalah yang berada di luar kemampuan
dan pengalaman mereka
• Selalu mengikuti hal-hal baru; siapkan pelatihan bagi mereka
• Lakukan dialog tentang perkembangan kinerja secara berkala
• Jelaskan batas kewajiban dan tanggungjawab, serta bicarakan
tentang hal-hal dimana terdapat saling ketergantungan satu
dengan lainnya
 Meningkatkan Pengaruh
Terhadap Mitra Kerja

• Mencarikan jalan untuk membantu mereka mencapai

sasarannya serta merasa dan terbukti sukses
• Usahakan memahami permasalahan mereka dan ikut berbagi
informasi yang bermanfaat
• Cermati sasaran bersama yang dapat dicapai bersama-sama
• Bentuk kelompok informal penyelesai-masalah antar unit
organisasi
• Lakukan upaya mengembalikan mereka ke jalur yang benar,
bilamana itu merupakan bagian dari masalah
 Meningkatkan Pengaruh
Terhadap Atasan

• Mencarikan jalan untuk menyelesaikan masalah yang mereka

hadapi
• Menunjukkan penghargaan atas bantuan yang mereka berikan
• Mendorong mereka mendiskusikan masalahnya, simak,
tunjukkan pengertian dan dukungan
• Sampaikan umpan balik konstruktif atas apa yang mereka
lakukan
• Tunjukkan berbagai jalan bagaimana mereka dapat
menggunakan keterampilan/skills Anda
• Tetap setia/loyal, meskipun dalam situasi sulit
• Ambil inisiatif jika Anda merasa “dimanfaatkan” atau
diseksploitasi
 Analisis Nilai Kepemimpinan
• Dapatkan Informasi
Kenali Diri • Upayakan Perbaikan
r as• Evaluasi Hasil
Ke

Bekerja Kualitas
rj a
ke • Tetapkan VISI
Be
Kepemimpinan • Fahami orang lain
Pengaruhi Orang Lain • Bina Hubungan
dalam praktek s•
a Komunikasikan Sasaran
erd •
Bekerja Ikhlas C Evaluasi Hasil
r ja
= professional ke
Be • Analisa Permasalahan
Sempurnakan Tugas • Identifikasi Solusi/Pemecahan
•
t as Praktekkan Inisiatif
un • Libatkan mereka yang lain
T • Evaluasi Hasil
r ja
ke
Be
 SUPERVISORY BEHAVIOR PROFILE
1. MEMBUAT PENUGASAN
Dengan sasaran/tujuan yang “SMART”, menugaskan pekerjaan kepada
seseorang sedemikian rupa sehingga bisa dilakukan tindak-lanjut yang
efektif, pengukuran hasil kerja, dan penentuan adanya
penyimpangan/varians.

2. MEMBERIKAN ARAHAN
Memberikan instruksi tentang metode yang digunakan untuk
tercapainya tugasyang dibebankan.

3. TINDAK-LANJUT
Proses pemantauan dalam selang-waktu yang memadai
terhadap hasil kerja nyata dibandingkan dengan rencana
dan penugasan yang diberikan.
Ini merupakan audit tidak resmi.

4. UMPAN BALIK POSITIF

Suatu proses komunikasi yang mendorong perilaku dan kinerja yang positif.
Motivasi ditujukan untuk menunjukkan dan menghargai
sesuatu yang dikerjakan dengan baik. Ini memperkuat perilaku positif.
 SUPERVISORY BEHAVIOR PROFILE...

5. UMPAN BALIK KONSTRUKTIF

Suatu proses komunikasi yang dimaksudkan untuk menunjukkan perilaku dan
kinerja negatif. Diambil tindakan korektif yang konstruktif, dan dilakukan
tindak-lanjut. Menegaskan agar meninggalkan perilaku yang tidak bisa
diterima.

6. PENDAMPINGAN & DUKUNGAN

Melalui tatap-muka langsung, mendampingi bawahan dalam permasalahan yang
dihadapi, menjawab pertanyaan yang diajukan bawahan, serta memberikan
dukungan & pelatihan yang diperlukan.

7. MENYELESAIKAN MASALAH
Dengan menggunakan pengalaman dan keahlian, bekerja dengan bawahan
dalam suatu sistem, dalam rangka penentuan penyimpangan/varians , serta
mengambil tindakan korektif yang harus dilakukan.

8. PELAPORAN
Mencatat hasil nyata. Dokumentasi mesti spesifik,
terukur, serta memuat observasi, ide, langkah tindakan, informasi-
lanjutan, dan langkah-langkah tindakan korektif, jika diperlukan.

Perusahaan : Tanggal
Yang diobservasi :
1. Memberikan Tugas
Memberi penjelasan kuantitas, kualitas dan lama
waktu yang digunakan. Bertanya kepada karyawan
tentang pemahamannya atas pekerjaan tersebut.
Mendapat komitmen dari karyawan untuk
menyelesaikan pekerjaan sesuai pengarahan.
Memberi jadwal tindak lanjut tentang pemeriksaan
penyelesaian pekerjaan.
Memberi penjelasan kuantitas, kualitas dan lama
waktu yang digunakan. Bertanya kepada karyawan
tentang pemahamannya atas pekerjaan tersebut.
Mendapat komitmen dari karyawan untuk
menyelesaikan pekerjaan sesuai pengarahan.
Memberi penjelasan kuantitas, kualitas dan lama
waktu yang digunakan. Bertanya kepada karyawan
tentang pemahamannya atas pekerjaan tersebut.
Menanyakan komitmen dari karyawan untuk
menyelesaikan pekerjaan sesuai pengarahan.
Memberi penjelasan kuantitas, kualitas dan lama
waktu yang digunakan. Telah bertanya kepada
karyawan tentang pemahamannya atas pekerjaan
tersebut.
Memberi penjelasan kuantitas, kualitas dan lama
waktu yang digunakan. Tetapi tidak bertanya kepada
karyawan tentang pemahamannya atas pekerjaan
tersebut.
Rencana Pendampingan
SUPERVISOR BEHAVIOR PROFILE
: Departmen :
Dilakukan oleh :
2. Memberikan Pengarahan
Menjelaskan cara/proses, sumberdaya fisik, personil
dan ketrampilan guna menyelesaikan pekerjaan.
Menjelaskan ketrampilan yang diperlukan untuk
5 melakukan tugas. Bertanya kepada karyawan
tentang pemahaman pengarahan yang diberikan,
hingga dia bisa menentukan tingkat pemahaman
karyawan.
Menjelaskan cara/proses, sumberdaya fisik, personil
dan ketrampilan guna menyelesaikan pekerjaan.
Menjelaskan ketrampilan yang diperlukan untuk
4 melakukan tugas. Bertanya kepada karyawan
tentang pemahaman pengarahan yang diberikan,
namun tidak atau belum bisa menentukan tingkat
pemahaman karyawan.
Menjelaskan cara/proses, sumberdaya fisik, personil
dan ketrampilan guna menyelesaikan pekerjaan.
3 Menjelaskan ketrampilan yang diperlukan untuk
melakukan tugas.
Menjelaskan cara/proses, sumberdaya fisik dan
2 personil yang dibutuhkan guna menyelesaikan
pekerjaan.
Menjelaskan cara/proses guna menyelesaikan
1 pekerjaan. Tapi tidak menjelaskan sumberdaya fisik
dan personil yang diperlukan
0 0
Mengetahui :
3. Tindak Lanjut
Melakukan pemeriksaan tindaklanjut atas tugas yang
telah diberikan. Memeriksa akurasi penyelesaian
tugas. Mengidentifikasi penyebab ketidaksesuaian.
Memberikan umpan balik positif atau konstruktif
kepada karyawan.
Melakukan pemeriksaan tindaklanjut atas tugas yang
telah diberikan. Memeriksa akurasi penyelesaian
tugas. Mengidentifikasi penyebab ketidaksesuaian,
serta mengajukan inisiatif perbaikan/koreksi
Melakukan identifikasi dan melaporkan penyebab
penyimpangan atau penyebab tidak selesainya tugas
yang diberikan.
Meneliti keakuratan penyelesaian tugas
Membuat jadwal pemeriksaan (tindak-lanjut) ketika
penugasan diberikan
Rencana Pendampingan
4. Umpan Balik Positif
Mengenali kinerja / penyelesaian tugas yang
benar, memberikan umpan balik positif serta
menghubungkannya dengan kinerja yang
5 dicapai secara spesifik. Memberikan umpan
balik positif tersebut dengan ungkapan verbal
maupun non verbal.
Mengenali kinerja / penyelesaian tugas yang
benar, memberikan umpan balik positif serta
4
menghubungkannya dengan kinerja yang
dicapai secara spesifik.
Umpan balik positif diberikan selama follow-up,
3
atau sesegera mungkin atas penyelesaian tugas
Memberikan umpan balik positif atas kinerja
2 yang sesuai dengan yang diharapkan.
Mengenali kinerja yang seharusnya dan/atau
1
penyelesaian tugas yang benar
 5. Umpan Balik Konstruktif
Mengenali kebiasaan kerja yang tidak benar dan
penyelesaian tugas yang tidak tuntas. Memberikan
umpan balik konstruktif kepada karyawan, dengan
ungkapan verbal dan non-verbal, tepat waktu dan
segera setelah diketahui. Memberikan kesempatan
kepada karyawan bertatap-muka membahas ketidak
tuntasan tugas. Menerima kesepakatan/komitmen
karyawan tentang perubahan/perbaikan, dan
menindak-lanjutiguna memastikan
Mengenali kebiasaan kerja yang tidak benar dan
penyelesaian tugas yang tidak tuntas. Memberikan
umpan balik konstruktif kepada karyawan, dengan
ungkapan verbal dan non-verbal, tepat waktu dan
segera setelah diketahui.
Mengenali kebiasaan kerja yang tidak benar dan
penyelesaian tugas yang tidak tuntas. Memberikan
umpan balik konstruktif kepada karyawan, tepat waktu
ketika melakukan follow-up, atau segera setelah
diketahui.
Mengenali kebiasaan kerja yang tidak benar dan
penyelesaian tugas yang tidak tuntas, kemudian
memberikan umpan balik yang membangun
(konstruktif)
Mengenali kebiasaan kerja yang tidak benar dan
penyelesaian tugas yang tidak tuntas.
Rencana Pendampingan
6. Pendampingan & Dukungan
Mendokumentasikan semua rencana berikut jadwal
5 follow-up nya.
Mendapatkan komitmen untuk menentukan rencana
4 tindakan (action plan) agar upaya dukungan dalam
menyelesaikan tugas dapat dilakukan dengan baik.
Melibatkan karyawan dalam menyelesaikan
3 pemecahan masalah yang dihadapinya dalam
menyelesaikan tugas.
Mendapatkan persetujuan atas waktu dan kondisi
2 saat coaching serta bantuan yang dibutuhkan
Mengetahui adanya kebutuhan akan coaching atau
1 dukungan/bantuan dalam menyelesaikan tugas.
0 0
7. Pemecahan Masalah
Mendokumentasikan semua rencana berikut jadwal
follow-up nya.
Mendapatkan komitmen untuk menentukan rencana
tindakan (action plan) agar upaya dukungan dalam
menyelesaikan tugas dapat dilakukan dengan baik.
Melibatkan karyawan dalam menyelesaikan
pemecahan masalah yang dihadapinya dalam
menyelesaikan tugas.
Mendapatkan sebanyak-banyaknya kemungkinan
solusi yang terkait dengan kondisi yang tidak
diharapkan ("tidak beres") tersebut.
Mengenali adanya sesuatu yang "tidak beres".
Memikirkan kemungkinan-kemungkinan pemecahan
masalah.
Rencana Pendampingan
8. Pelaporan
Membuat perencanaan dengan atasan
5 mengenai rencana tindakan yang akan
dieksekusi.
Melaporkan aktifitas area kerja, hasil-hasilnya,
menilai, dan menyelesaikan pengisian formulir-
4 formulir secara benar, serta memuat identifikasi
permasalahan yang dihadapi, serta
penyelesaian masalah.
Melaporkan aktifitas area kerja, hasil-hasilnya,
menilai, dan menyelesaikan pengisian formulir-
3 formulir secara benar, serta memuat identifikasi
permasalahan yang dihadapi.
Membuat laporan dengan lengkap serta bisa
2 menilai hasil yang dilaporkan.
1 Telah membuat laporan aktifitas area kerjanya.
 MANAGEMENT OPERATING SYSTEM (MOS)
&
PERILAKU SUPERVISI

SASARAN

Varians
8. Pelaporan
IDENTIFIKASI
PELAPORAN RENCANA
PENYIMPANGAN

7. Pemecahan
Masalah Tindakan
6. Pendampingan & Perbaikan
dukungan
5. Umpan-balik 1. Penugasan
konstruktif TINDAK
PENUGASAN
LANJUT
4. Umpan-balik
positif
3. Tindak Lanjut 2. Arahan
 RACI
ADALAH SUATU ALAT BANTU (TOOL)
UNTUK MEMBUAT MATRIKS (BAGAN)
TENTANG PERAN DAN
KEWAJIBAN/TANGGUNGJAWAB RACI
• Responsible
• Accountable
• Consulted
Tujuan dari Proses RACI: • Informed
Untuk menjawab:
• Apa saja fungsi, kegiatan serta tugas yang harus dilakukan?
• Siapa yang harus melakukannya?
 Apakah artinya RACI?
“R” - RESPONSIBLE -- individu yang berkewajiban: adalah pelaku atau
mereka yang secara langsung menyelesaikan tugas. Mereka
berkewajiban atas pelaksanaan tindakan/implementasi. Kewajiban dapat
berbagi/bersama. Tingkat kewajiban ditentukan oleh individu yang
mempunyai “A” (accountable).
“A” - ACCOUNTABLE -- individu penanggungjawab: adalah mereka
yang pada akhirnya bertanggungjawab (akuntabel) terhadap hasil
pekerjaan, dan memegang kata-akhir ataupun kekuasaan untuk
melakukan “veto”. Hanya satu “A” yang dapat diberikan bagi satu fungsi.
“C” - CONSULTED -- individu yang diajak berkonsultasi: adalah mereka
yang harus diajak berkonsultasi sebelum suatu keputusan akhir
ditetapkan; biasanya mereka memberikan masukan serta dukungan bagi
kegiatan yang akan dilaksanakan. Di sini diperlukan ‘komunikasi dua-
arah”.
“I” - INFORMED -- individu yang perlu diberikan informasi bilamana
suatu keputusan atau tindakan telah diambil. Di sini cukup dilakukan
“komunikasi satu-arah”.
 TUJUAN
• Pemetaan RACI dapat mencapai beberapa tujuan :
o Untuk menjamin bahwa kepastian tanggung jawab dan akuntabilitas dalam hal
ekspektasi, pelaksanaan pekerjaan atau pengambilan keputusan dipahami dengan baik
dan berkomitmen
o Dalam analisis beban kerja dapat membantu mengidentifikasi setiap pengulangan yang
mungkin ada untuk meningkatkan kualitas atau kuantitas pekerjaan yang akan dilakukan.
o Selama reorganisasi akan memastikan bahwa fungsi utama dan proses perbaikan
berkelanjutan tidak terabaikan dalam organisasi baru.
o Dalam kasus turnover karyawan, akan membantu dalam pendistribusian beban kerja,
dalam re-training karyawan karena adanya kekosongan, atau saat ada pergeseran
tanggung jawab akan mengurangi gangguan seminimal mungkin terhadap alur kerja.
 Matriks/Diagram RACI-Contoh makro

General Production Production Marketing

Fungsi Engineering Manager
Manager Manager
Manager
1. Mengalokasikan A,R R,C, I
sumberdaya
2. Menyetujui
perubahan A R R R
anggaran
3. Desain C, I A,R C, I
Produk Baru R,C ,I

4. Merubah
jadwal/schedule C, I C,I A,R C, I

5. Meningkatkan
Pangsa Pasar C, I A,R
 Elemen Peran - RACI

• Ada 3 elemen dasar untuk setiap peran yang ada. Elemen tersebut
adalah :
– Konsepsi Peran: Apa yang dipikirkan seseorang tentang pekerjaannya, dan
bagaimana dia telah diajarkan untuk melakukannya. Pemikirannya boleh
jadi dipengaruhi oleh asumsi yang salah
– Ekspektasi Peran: Apa yang menurut pikiran orang lain didalam organisasi
tentang seseorang bertanggungjawab untuk apa dan bagaimana dia
menjalankan tanggungjawab tersebut. Ide mereka juga bisa dipengaruhi
oleh asumsi yang tidak tepat. Hal ini biasanya didasarkan pada output atau
hasil yang diharapakan dari suatu peran.
– Perilaku Peran: Apa yang benar-benar dilakukan seseorang dalam
melaksanakan pekerjaan

• Pemetaan Peran dan Tanggungjawab memberikan peluang untuk

MENYELARASKAN antara Konsepsi Peran dan Ekspektasi Peran
sehingga Perilaku Peran menjadi lebih produktif.
 Pertimbangan Saat Memetakan Peran

• Eksekutif dan Manajer Senior tidak dapat bertanggungjawab

atas segala sesuatu dalam organisasi mereka, mereka hanya
bisa mempertahankan akuntabilitas keseluruhan.

• Sasaran dari pemetaan peran dan tanggungjawab adalah untuk

memastikan bahwa tanggungjawab dan akuntabilitas untuk
setiap fungsi ditempatkan dengan orang yang benar-benar
dapat bertanggungjawab atau akuntabel.
 Pemetaan RACI

• Dalam proses dan pemetaan RACI, fungsi atau

tanggungjawab, peran fungsional, dan hubungan antar mereka
diatur dalam sebuah MATRIX
o Fungsi/Tanggungjawab dicantumkan di sisi matrix.
o Fungsi peran dicantumkan diatas matrix.
o Hubungan antar huruf (R,A,C,I) ditunjukkan dalam kotak
dari matrix
 Matrix Tanggungjawab: Contoh Mikro

SECRETAR SUPERVISO
AKTIVITAS EMPLOYEE ACCOUNTING
Y R

1. DOKUMEN
PEMBELIAN
AR

2. MELENGKAPI
FORM PEMBELIAN
AR C C

3. REVIEW FORM
PEMBELIAN
C R AR

4. MENYETUJUI DAN
MELAKUKAN I AR
PEMBAYARAN
5. MELAKUKAN
AUDIT
CI C1 AR
 Aplikasi di Area Kerja
1. Lakukan observasi Supervisory Behavior
Profile (SBP) terhadap bawahan langsung
Anda , kemudian berikan masukan bagi
atasan langsung Anda.
2. Buatlah RACI Matrix untuk Anda dalam
jabatan yang Anda pikul.