10 project uitgelicht

Fotografie: Robin Kuijs

Boskalis profiteert van scrum-aanpak Bij ssD-maatwerk

Tekst: Timme Hos

PROJECT UITGELICHT 11

Walther Berk

Om SelfServiceDesk-maatwerk optimaal te kunnen implementeren bij Boskalis, hebben projectleider Walther Berk en consultant Miriam van Kalsbeek volgens een scrum-aanpak gewerkt. Dankzij het voortschrijdende inzicht dat deze methode opleverde, profiteert Boskalis nu van een SSD met op de organisatie toegespitste formulieren.

Ongeveer de helft van alle meldingen kOmt nu via de nieuwe webinterface binnen
walther berk

Maatwerk van TOPdesk als oplossing voor specifieke eisen

TOPdesk is een standaardapplicatie, maar bij sommige klanten is er maatwerk nodig om aan specifieke eisen te voldoen. Veel voorkomend maatwerk zijn aanpassingen aan de SelfServiceDesk, om deze precies aan te laten sluiten op de huisstijl en voorkeuren van de klant. Dan komt de afdeling Maatwerk van TOPdesk in actie. Meestal wordt er in het geval van maatwerk gewerkt volgens de zogeheten watervalmethode: eerst komt er een functioneel ontwerp, daarna wordt dit gerealiseerd en uitgeleverd en ten slotte wordt het maatwerk genstalleerd en begeleid door een instructie. Bij deze methode worden alle wensen van de klant aan het begin van het proces als bekend

verondersteld. Mochten er tijdens het proces toch nieuwe ideen, wensen of inzichten ontstaan, moet men vaak terug naar de ontwerpfase. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar om optimaal te profiteren van dergelijk voortschrijdend inzicht is de scrum-methode een goed alternatief.

worden deze eisen sprintsgewijs gerealiseerd. Het voordeel van sprints is dat ze kort van duur zijn, concrete doelstellingen bevatten en telkens leiden tot een (onderdeel van) een werkend eindproduct. Door middel van een demonstratie aan het einde van de sprint wordt het opgeleverde aan de klant getoond. Zo kan de klant direct nieuwe wensen of eisen kenbaar maken, die op de backlog worden geplaatst. Ook de foutgevoeligheid van een opgeleverd eindproduct neemt af door in sprints te werken. Tussenproducten kunnen makkelijk steeds worden getest, waardoor eventuele foutieve aannames onschadelijk worden gemaakt. De opgeleverde producten zijn kleiner, beter behapbaar en sneller te testen.

De voordelen van scrum

Scrum is de laatste jaren een populaire aanpak geworden voor softwareontwikkeling. Het idee van deze methodiek is dat men in multidisciplinaire teams in korte perioden (zogenaamde sprints) een werkend product oplevert. Men start met het formuleren van de wensen en eisen aan het op te leveren stuk software. Deze wensen en eisen worden in een lijst geplaatst (de product backlog). Vervolgens

Fans van scrum bij Boskalis en TOPdesk

Nadat TOPdesk succesvol was gemplementeerd bij Boskalis was het tijd voor fase twee, met als belangrijk speerpunt de nieuwe SSD. Er was vanuit Boskalis behoefte aan maatwerk in de vorm van voorzetformulieren en enige look-and-feel-aanpassingen. Walther Berk (projectleider) en Miriam van Kalsbeek namen samen met Christiaan Kooijman (manager application management bijBoskalis) het voortouw in de implementatie van het SSD-cmaatwerk. Bij Boskalis wilde men de SSD breed inzetten, waarvoor de standaardfunctionaliteiten niet voldoende bleken. Toen is besloten om vanuit TOPdesk

Boskalis heeft nu een SSD-interface in zijn eigen huisstijl

zogenaamde voorzetformulieren aan te

12 project uitgelicht

Fotografie: Robin Kuijs

bieden, waarmee de eindgebruiker meldingen kan indienen en diensten kan aanvragen. Al snel werd besloten om dit project aan de hand van scrum op te zetten. Van Kalsbeek: Christiaan Kooijman was scrumfan, dus het initiatief hiervoor lag bij de klant. Ikzelf heb bij TOPdesk intern al volgens scrum gewerkt, dus het leek me leuk en spannend om het zo aan te pakken. Berk was verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het project. De basis van scrum hanteerden we eigenlijk altijd al bij TOPdesk, aldus Berk. Maar nu hebben we het echt volgens de scrumprincipes gedaan. Bovendien hadden we een duidelijke testperiode en een breed opgezette projectgroep van Boskalis die continu input leverde.

Om aan te geven welke formulieren wenselijk waren in de nieuwe SSD, leverde Boskalis een opdracht aan op basis van papieren formulieren. Deze moesten in TOPdesk worden verwerkt. Door volgens scrum te werken, zijn er uiteindelijk ook veel andere formulieren gemaakt, aldus Van Kalsbeek. En dat waren formulieren die Boskalis ook echt nodig bleek te hebben. Dat is het grote voordeel van scrum, zo valt Berk bij: Bij Boskalis zag men na een sprint: dit werkt mooi, dus dit kunnen we ook voor andere processen gebruiken. Het gaat dus echt leven, waardoor de klant in dit geval ideen kreeg voor weer nieuwe formulieren.

dankzij scrum zijn er uiteindelijk andere fOrmulieren gemaakt, die bOskalis echt nOdig had
miriam van kalsbeek

Voortschrijdend inzicht
Voor Van Kalsbeek en het samengestelde team van Boskalis kostte het aanvankelijk veel tijd om alle wensen voor de nieuwe SSD te inventariseren. Ik was er de hele dag mee bezig, maar daarna ben je goed voorbereid, aldus Van Kalsbeek. De betrokkenen bij Boskalis mochten per onderdeel steeds cijfers geven om aan te geven hoe belangrijk ze het vonden. Daardoor bleek bijvoorbeeld dat zaken die de eerste dag belangrijk werden geacht, uiteindelijk niet hoefden te worden gemaakt omdat de prioriteit verschoof.

Goede resultaten, meer betrokkenheid

Inmiddels heeft Boskalis een SSD met de gewenste formulieren en look-and-feel. Ze gebruiken het TOPdesk-maatwerk heel intensief, zegt Berk. Ongeveer de helft van alle meldingen komt namelijk via de nieuwe webinterface binnen. Het resultaat is prima en sluit goed aan op de wensen van de klant, mede door de vele feedbackmomenten. Bijkomend voordeel van de gekozen scrumaanpak is dat er binnen Boskalis meer betrokkenheid en draagvlak is ten aanzien van de nieuwe tool. Bij Boskalis hebben ze veel tijd

in dit project kunnen steken en dus ook veel invloed gehad op het uiteindelijke resultaat, legt Berk uit. Van Kalsbeek onderschrijft dit: Er waren drie grote afdelingen betrokken bij deze implementatie. Van elke afdeling zaten er een of twee mensen die het resultaat beoordeelden en nieuwe ideen op de backlog konden zetten. Dit zorgde voor een kritische houding, maar juist daaruit blijkt de betrokkenheid van de Boskalis-medewerkers. Er waren natuurlijk wel pittige vergaderingen, maar zo zie je juist hoe belangrijk het wordt gevonden.

Ook genteresseerd in TOPdesk-maatwerk?

Standaard volgt de module SelfServiceDesk de TOPdesk-layout. Met een lookand-feel-aanpassing kunt u de uitstraling van de SelfServiceDesk laten aansluiten bij de huisstijl van uw intranet of website. Ook de gebruikte terminonologie kunt u aanpassen aan die van uw organisatie. Genteresseerd? Neem dan contact op met uw accountmanager.

Miriam van Kalsbeek