Forrs: http://www.doksi.

hu

KONTROLLING HZI DOLGOZAT

A kontrolling, mint j vezetsi filozfia, a korszer vezets eszkze

TARTALOMJEGYZK 1. CONTROLLING ................................................................................................................. 2 2. CONTROLLING RTELMEZSE ............................................................................................... 2 2. 1. A controlling mint vezetsi funkci .......................................................................... 2 2. 1. 2. Controlling mint vezetst tmogat eszkzrendszer ............................................. 3 2. 1. 3. Controlling mint szablyozsi rendszer ................................................................ 5 2. 1. 4. Controlling mint informcis rendszer ................................................................ 5 2. 2. STRATGIAI CONTROLLING VERSUS OPERATV CONTROLLING ....................................... 9 2. 3. CONTROLLING FELADATOK ............................................................................................. 10 2. 3. 1. Stratgiai controlling feladatok .......................................................................... 10 2. 3. 2. Operatv controlling feladatok ............................................................................ 11 2. 4. OPERATV S A STRATGIAI CONTROLLING KAPCSOLATA ............................................. 11 3. CONTROLLING SZERVEZET .................................................................................................. 12 IRODALOMJEGYZK ........................................................................................................ 13

Forrs: http://www.doksi.hu

1. Controlling A controlling hazai gyakorlata igen csekly mltra tekint vissza, br egyre nagyobb teret hdt Magyarorszgon is a mr Nyugat-Eurpban s a tengerentlon kzkedvelt menedzsment technika. Valjban ez a menedzsment tudomny kevsb feltrt terletei kz sorolhat. Ezrt inkbb beszlhetnk a controlling fontossgrl, a versenyben marads nlklzhetetlen felttelrl, kezdeti szrnyprblgatsokrl s tovbbfejlesztend elmletekrl, mint mr zkkenmentesen mkd controlling szervezetekrl. Ennek megfelelen - br rohamosan bvl hazai s klfldi szakirodalomrl ll rendelkezsnkre, mi ksznhet annak, hogy a vllalatok letnek kzponti tmjv ntte ki magt e tma a hozzfrhet szakirodalom hinyosnak mondhat. A trsadalmi gazdasgi talakuls eltti vtizedekben a magyarorszgi vllalatok vezeti szmra a siker alapveten ms tartalommal brt, az eredmnyes mkds a maihoz kpest eltr vezeti szemlletet s irnytsi eszkzket tett szksgess. Azonban a kilencvenes vekre nyilvnvalv vlt, hogy a megnvekedett zemviteli kltsgeket a bevtelek cskken nvekmnye mr nem tudja ellenslyozni, ezrt a vllalatok zletpolitikja szempontjbl a hangsly a nvekedsrl a jvedelmezsgre tevdtt t. A hazai zleti vllalkozsok vezeti s tulajdonosai szmra is alapvet ignyknt merlt fel egy forradalmian j, vezetst tmogat mdszer, a controlling rendszer kiptse. A controlling funkcija, hogy lehetv tegye a szervezeten belli dntsekben az eredmnyorientltsg rvnyeslst, a mindennapi dntsek sszekapcsolst a szervezetek piaci, zleti sikeressgvel. A controlling a szervezetek vezetshez szorosan kapcsold fogalom, mivel a vezets tbb elemhez is kapcsoldik ( tervezs, ellenrzs ). A controlling nem egy homogn rendszer, hanem tbb, klnbz alrendszerbl ll. Kiemelt szerepe van a relevns informciknak a menedzsment dntshozatalban, ami ebben az esetben tbbnyire a szmvitelre pl. Ezen bell is a vezetk informcis ignyeinek megfelelen kialaktott vezeti szmvitel nyjtja az informcikat a vezetsg szmra. 2. Controlling rtelmezse Nem knny feladat a fogalom rtelmezse. Knnyen csapdba eshetnk, ha tlsgosan tgan vagy ppen tlzottan egyoldalan kzeltjk meg a controlling fogalmt. Azonban nyomon kvethetk bizonyos dominns tendencik, amelyek mentn lehetv vlik a fogalom rtelmezse. A controlling definilsa kapcsn azrt tkznk nehzsgekbe, mert a kutatsok megkezdse ta szmos, egymssal rszben tfed s rszben eltr rtelmezs ltott napvilgot. A controlling kapcsn leggyakrabban felmerl rtelmezsi krdsek a controlling s a vezets kztti kapcsolatra vonatkozik. A legfbb klnbsg abban rejlik, hogy az angolszsz nyelvterleten l szerzk szerint a controlling a vezets rsznek tekinthet, a nmet nyelvterleten lk szerint pedig a vezetst tmogat eszkzrendszerknt rtend. 2. 1. A controlling mint vezetsi funkci A vezetk ltal elltand feladatok kztt talljuk a tervezst s az ellenrzst. Anthony management control modelljben e kt funkci szorosan sszekapcsoldik. 2. 1. 1. Anthony folyamatkontroll modellje Anthony megfogalmazsa szerint: A menedzsment kontroll az a folyamat, amely sorn a vezetk gy befolysoljk a szervezet tbbi tagjnak magatartst, hogy azok megvalstsk a szervezet stratgiit. Tovbb pontostva olyan folyamat, amely ltal a vezetk biztostjk az 2

Forrs: http://www.doksi.hu

erforrsok eredmnyes s hatkony elosztst s felhasznlst a szervezet cljainak elrse rdekben. Ahogy a fenti definci is mutatja, Anthony a controlling folyamatjellegt, tovbb annak motivcis szerept hangslyozza. A kontroll egy olyan funkci, mely segt a szervezeti clok elrsben, s nagymrtkben pt a visszacsatolsra. A vezet a kontrollfolyamat sorn a vizsglt szervezeti egysg jellemzire elzetes sztenderdeket lltanak fel ( programozs s kerettervezs ), melyek mrhetek. Vgrehajtst s mrst kveten sszehasonlthatkk vlnak az aktulis tnyrtkek a fellltott sztenderdekkel. Vgl a visszacsatols fzis eredmnye ( rtkels ) arra kszteti a vezetket, hogy az eltrsek figyelembevtelvel beavatkozst eszkzljenek mkdsk, szervezeti clok fellvizsglata rdekben. Fontos kritrium, hogy sztenderdeket a szervezet azon jellemzire rdemes kialaktani, amelyek kapcsolatban vannak a szervezeti clok megvalstsval, mert mrlegelni kell az informci megszerzsnek rfordtsait hasznval. Anthony szerint rdemes klnbsget tenni a tervezs s az ellenrzs szintjei kztt az idtv s irnyultsguk szerint. A vezetk ltal elltand tervezsi s ellenrzsi tevkenysgek legtfogbb vltozata a stratgiaalkots, ahol a tervezsi jelleg feladatok tlslyban vannak. A legkisebb hatkr pedig a szervezet mindennapi mkdse sorn elltand egyedi feladatokra koncentrl feladat-kontroll, ahol a kontroll jelleg feladatokra kerl a hangsly. Valjban a management control e kt szint kztt helyezkedik el. 2. 1. 2. Controlling mint vezetst tmogat eszkzrendszer Mint mr emltettem, fknt a nmet nyelvterleten a controllingot egy olyan funkcikat tfog irnytsi eszkzknt rtelmezik, amelynek rendeltetse a vezets rszeknt vgzett tervezs s ellenrzs, valamint a vezeti dntsekhez szksges informciellts sszehangolsa s tmogatsa. A koordinci, azaz az sszehangols egyre nagyobb jelentsgre tett szert a vezetsi funkcik kztt a szervezetek differencildsval, a hatskrk decentralizldsval, a krnyezet vltozkonyabb vlsval. Azonban a koordincit mint vezeti tevkenysget nehz vizsglni. 2. 1. 2. 1. Horvth fle controlling definilsa Horvth Pter szerint a controlling olyan vezetst tmogat eszkzrendszer, mely feladata, hogy biztostsa a tervezs, a kontroll s a vezetk szmra nyjtott informcik szolgltatsa kztti sszhangot. E felfogsban a hangsly a management tmogatsn van. A controlling alkotelemei, mint a tervezs, beszmols s a vezetsorientlt szmvitel azt mutatjk meg, hogy feladatai vezeti tevkenysg elemeire is kiterjednek. Ezrt elengedhetetlen, hogy elklntsk a controlleri feladatokat s felelssgeket a vezetstl. A vezetk feladata, hogy a tervezs s az ellenrzs sorn dntseket hozzanak, clokat illetve feladatokat jelljenek ki, s azok vgrehajtsnak krlmnyeit biztostsk. A controller illetve a controlling szervezet feladatai kz tartozik, hogy struktrlt s napraksz informcival lssa el a vllalatvezetst, hogy azok eredmnyesen irnythassk a vllalatot. gy a controller nem lt el irnytsi s vezetsi feladatokat, ellenben sszhangot teremt, tmogatja azokat, s biztostja a szksges adatokat, beszmolkat. Mg a vezett dntsi, addig a controllert informcis felelssg terheli. Az sszhangot a controller azltal tudja a legjobban megteremteni, ha a tervezs s az ellenrzs sorn hasznlt eszkzket melyek nmagukban is koordincis mechanizmusoknak tekinthetk egymssal illetve a szervezet cljaival, jellemzivel konzisztensen alaktja ki, s konzisztens informcikat biztost a szervezet szmra.

Forrs: http://www.doksi.hu

Anthony kontrollfolyamatval ellenttben a controlling nmet rtelmezse a rendszerszemlletet hangslyozza. Az 1. bra jl szemllteti a controlling szoros kapcsolatt a vezetsi rendszer ms rszterleteivel.

Stratgia Szervezeti felpts

Vezetsi rendszer

Tervezsi rendszer
stratgiai taktikai operatv

Controllingrendszer
feladatok szervezet eszkzk

Informcielltsi rendszer vezeti szmvitel beszmolrendszer

Szmtstechnika

1. bra A controlling rendszer [ Horvth & Partner, 1999, p. 19. ]

Minden vllalkozs meghatrozott stratgit kvet, melynek elrst a szervezeti struktrja biztostja. Ebbe a szervezetbe gyazdik be a controlling rendszer. A controllingnak a feladatok, a szervezet s az eszkzk tekintetben egysges egszet kell kpeznie. A controllernek a tervezsi s az informcielltsi rendszerre vonatkozan kt klnbz koordincis feladata van: gondoskodik ezek kiptsrl s napi mkdtetsrl. 2. 1. 2. 2. Kt szemllet sszevetse s a magyarorszgi helyzet A kt szemlletmd esetn a controllinggal elrend vllalati cl tekintetben is fellelhetk klnbsgek. A kiindul pont ugyanaz, a vllalati cl rdekben minl eredmnyesebb tevkenysg elrse. Amg Horvth Pternl a kls krnyezeti vltozsok beazonostsa s azokra val aktv reagls a legfontosabb cl, addig Anthony a controlling motivcis cljra, a szervezet tagjainak magatarts befolysolsra helyezi a hangslyt A mai magyar vllalat clja, olyan monitoring-rendszer kiptse, mely nem csak a szervezet folyamatainak, hanem idben segt felhvni a vezets figyelmt a rendszer zavaraira, segti a krnyezeti vltozsokra val aktv s rugalmas vlaszadst. gy a controlling vezetstmogat eszkznek tekinthet, mely segt a vllalati stratgia megvalstsban, tmogatja az operatv s a stratgiai irnytst, br motivcis hatsa sem elhanyagolhat. 4

Forrs: http://www.doksi.hu

Horvth Pter megkzeltse Magyarorszgon is meghatroz szemlletformlnak tekinthet, gy hazai alkalmazhatsga indokolt. 2. 1. 3. Controlling mint szablyozsi rendszer A szervezetet alkot elemeket, mint a vezetket, alkalmazottakat, munkafolyamatokat illetve a vezetsi gyakorlatot kln-kln szemllve nem juthatunk el a teljes egsz megismershez. Az sszetevket egyttesen, azok sszefggseit s egymsra hatsait figyelembe vve kell vizsglni a szervezetet. Akr az Anthony - fle meghatrozst, akr a Horvth - fle rtelmezst tekintjk, mindegyik olyan tevkenysgek sorozatt takarja, amely egy sszefgg lncolatt kapcsoldik ssze a vllalat mkdse sorn, s gy vlik krforgss. Hogy ezek a rendszerek ltjogosultsgukat megtartsk, egyenslyi llapotot kell megvalstani a krnyezetkkel. Az egyensly megteremtsnek alapvet eszkze a szablyozs. Tmmat tekintve a tovbbiakban a szablyozst a controlling aspektusbl vizsglom. A korbban emltett kt felfogs esetben a controlling szablyozkr hasonlan alakul, melynek elemei a kvetkezk szerint alakulnak: ltezik egy elrend cl, a szervezet clja, mely nem kapcsoldik a szablyozkrhz annyira szorosan, ugyanis kvlrl adjuk meg a dntshozatal jvbeli eredmnynek becslse ( sztenderdek fellltsa ) tnyadatok begyjtse a teljestmnyrl a tnyleges s a becslt adatok sszevetse eltrsek esetn dnts a beavatkozsrl ( szervezeti clok s stratgia fellbrlsa, normk helyessgnek vizsglata stb. )

Operatv irnyts ( Tny/Forecast )

Tervezs ( Terv ) Ellenrzs ( Terv/Tny )

Realizls ( Tny )

2. bra A vllalti irnyts szablyozsi kre [ Hanyecz, 1997, p. 27. ]

Az utols fzis vgrehajtsa sorn nagyon fontos, hogy figyelembe vegyk a kvetkezket: a vllalkozs s a vllalakozst krlvev krnyezet rks vltozsai miatt az eltrsek szksgszeren lpnek fel. Ezeket sohasem szabad az egyes munkatrsak mulasztst igazol terhel bizonytkknt felhasznlni. Az eltrsek csakis s kizrlag a tovbbi intzkedsek meghozatalt alapozhatja meg. 2. 1. 4. Controlling mint informcis rendszer Minden vllalat jvje az informciban rejlik, a legfontosabb tnyez, hajter s a biztostk a sikerhez. Ezrt elengedhetetlen az informci menedzselse. Mit is rtnk ezen? Az informcimenedzsment ltalnos rtelemben foglalkozik - az informcis krnyezet menedzselsvel, - az informciszerzs eljrsainak optimlis megszervezsvel, belertve az erforrsokkal val gazdlkodst s felhasznlsuk optimlis egyttesnek kialaktst 5

Forrs: http://www.doksi.hu

annak rdekben, hogy a keletkez informcik maximlis hatkonysggal legyenek felhasznlhatk a vezeti irnytsi munkban. A controlling legfontosabb funkcija a management informcielltsa, ezrt elkerlhetetlen, hogy beszljnk a controlling tevkenysget szolgl informcikrl. Hagyomnyosan a szmvitel jelenti a legfontosabb informciforrst. Ezrt e fejezetben sz esik a vezetsorientlt szmvitelrl, az t prezentl beszmolsi s jelentsi rendszerrl s ezeket felhasznl tervezsi - s ellenrzsi rendszerrl, melyek gy egyttesen a controlling rendszer eszkzrendszert kpezik. 2. 1. 4. 1. Vezetsorientlt kontra hagyomnyos szmvitel A szmvitel clja korbban kizrlag a vllalati vagyonvdelem biztostsa, a vagyonvltozssal jr tranzakcik dokumentumokkal val altmasztsa volt. A szervezetek s az ket krlvev krnyezet, s a vezeti feladatok egyre bonyolultabb vlsval eltrbe kerlt a szmvitelbl leszrhet informcik msfajta hasznostsnak a gondolata. Azaz a szmviteli informci egyre jobban tmogathatn a vezetket a dntshozatalban illetve feladataik elltsban. Ezek alapjn a szmvitel vezeti ( bels ) s pnzgyi ( kls ) szmvitelre tagoldott. A szmvitel a pnzgyi szmvitel keretben megtartotta hagyomnyos funkcijt, a vagyoni vltozsok regisztrlst, mely elssorban a pnzgyi knyvels, az ehhez tartoz analitikus knyvels, a mrlegkszts s az eredmnyszmts rvn valsul meg. A kls szmvitel szolgltatja azokat az adatokat a mltra vonatkoz dokumentcik s beszmolk elksztsvel, amelyeket a hatsgi, hivatalos szervek a gazdlkod egysgtl vrnak. A bels szmvitel viszont a Trsasg gazdlkodsi koncepcijt kveti. Br a szmviteli trvny elrsait rdemes itt is betartani, attl fggetlenl, hogy az adatai nem nyilvnosak, kls szervezet szmra nem hozzfrhetek. A vezeti szmvitel a kltsg s teljestmnyszmtst, tervezsi s beruhzsgazdasgossgi szmtsokat, valamint a vllalati statisztikkat foglalja magban. A vezeti szmvitel megoldst nyjt tbb a hagyomnyos szmvitel ltal induklt problmra. A controlling a bizonylati elv alapjn dolgoz hagyomnyos szmvitellel szemben tudja a mg le nem knyvelt adatokat is a vezeti rteg informlsnak rdekben hasznostani. A tnyadatok a mlt igazolsn s formlis pontossgn tl elsegtik a dntsek elksztst, a jvbeltst clszersget figyelembe vve. Teht a controller szmra ez utbbi, azaz a vezeti szmvitel nagyobb jelentsggel br. Ugyanis a manapsg a szakemberek szerint a vezeti szmvitel a vllalati irnytsban betlttt szerept illeten az operatv irnyts tmogatsa mellett alapot teremthet a vllalat hossztv piaci sikerhez. A controlling szmviteli illetve elszmolsi funkcijnak megfelel tmogatottsgra van szksge a szmtgpes rendszerek rszrl is. Az elszmolsi rendszer pontos mkdst segti el, ha az adatok a felmerlsi helykn, s kizrlag egyszer kerlnek rgztsre. Ezltal hibs s torztott adatok kiszrse pillanatok alatt elvgezhet. A rendszernek biztostania kell az elegend szm zleti egysg elklntst, illetve klnbz elven trtn kltsgrendezs prhuzamos kezelst. A szmtgpes rendszernek a hatlyos szmviteli trvny elrsainak meg kell felelnie, valamint azok vltozsaihoz val rendszer rugalmassg is elengedhetetlen. A vezeti szmvitel eszkzeknt emltenek a szakemberek kt kltsgszmts modellt: a tevkenysg - alap kltsgszmtst s a clkltsg szmtst. Ez utbbival nem kvnok foglalkozni, mivel a dolgozatomban ksbb trgyalt vllalattpust, azaz a bankokat a tevkenysg alap kltsgszmts jellemzi.

Forrs: http://www.doksi.hu

2. 1. 4. 1. 1. Tevkenysgalap kltsgszmts Vllalatok az erforrsaikat bizonyos tevkenysgeik vgrehajtsa sorn hasznljk fel. Ezek a tevkenysgek pedig a vllalat termkeinek s szolgltatsainak ms s ms sszetettsgi fokhoz kapcsoldnak: egy adott idszak alatt ellltott sszes termkhez vagy szolgltatshoz, egy teljes termkvonalhoz vagy akr a termk illetve szolgltats egy egysghez. A termkekhez illetve szolgltatsokhoz kapcsold tevkenysgek kzvetlen kltsgei, melyek az ellltott volumen jellemzivel ( egysg, tranzakciszm ) egytt vltoznak: kzvetlen anyag -, br -, illetve egyb vltoz ellltsi kltsgek. Azonban egyre nagyobb azoknak a volumen vltozst nem kvet kltsgeknek az arnya az sszkltsgen bell, amelyek nem egy termkegysghez, hanem pldul egy termkcsoporthoz vagy akr egy vevhz kapcsoldnak, mint pldul a minsg-ellenrzs, termkfejleszts vagy a kapcsold szolgltatsok kltsge. A tevkenysgalap kltsgszmts hvei szerint a kltsgek egyre nagyobb rsze a termkek illetve szolgltatsok ms s ms csoportjhoz kapcsold tevkenysgek elvgzse miatt merlnek fel. Teht nem helytll, ha a kltsghozzrendels sorn a mennyisgi ismrveket vesszk alapul. A folyamatok s a folyamatkltsgek feltrshoz az albbi eljrs kvetend: 1. Hipotzisek fellltsa a ffolyamatokrl s az ezek kltsgt befolysol tnyezkrl 2. A kltsghelyek tevkenysgeinek elemzse, valamint a rszfolyamatok s ezek volumennek levezetse 3. Kapacits s kltsg-hozzrendels 4. sszegzs vgleges folyamatokk s a kltsgttelek feltrsa Az ilyen tpus kltsgszmts alkalmazsnak elnyei kis volumen rendelssel dolgoz, szles termksklval rendelkez vllalatok, valamint szolgltat szervezetek esetben mutatkoznak meg. A mdszer alkalmas lehet a vezetk olyan stratgiai szempontbl meghatroz dntseinek tmogatsra, mint a termkfejlesztsi irnyok, az optimlis termksszettel meghatrozsa. 2. 1. 4. 2. Beszmolrendszer A beszmolk alapvet feladata, hogy kell idben olyan informcikat szolgltassanak az rintettek szmra, amelyek kiindulpontjai lehetnek a mszaki-gazdasgi tevkenysget befolysol dntsek meghozatalnak. A beszmolsi rendszer sszefoglalja, majd megfelel formban tovbbtja a relevns informcikat a felelsk szmra. A beszmol tartalmbl ki kell derlnie, hogy a vllalat egyes rszlegei milyen mrtkben tudtk elrni a kvnt clokat, illetve szksg van e ptllagos intzkedsekre. gy a beszmolrendszer a visszacsatols kzzelfoghat eszkznek tekinthet. A beszmolk adatainak melyek nem lehetnek nclak - el kell mozdtaniuk a felelsk intzkedsi ktelezettsgt. Az irnytst befolysol intzkedsek hatkonysga tbb tnyeztl fgg. Az egyik fontos kvetelmny, hogy az rintettek a megfelel idben, megfelel pontossggal s megfelel formban kapjk meg a jelentseket a vals adatok alapjn trtn gyors vezeti reagls rdekben. Fontos, hogy a beszmolknak s a terveknek felptse ugyanolyan legyen, hiszen az sszehasonlts gy a legegyszerbb. A beszmolk informci tartalmnak a lnyeges krdseket kell feltrnia, s folyamatos cselekvsre kell sztnznie. 7

Forrs: http://www.doksi.hu

A beszmolkban a tny- s tervrtkek mellett az eltrs- s a forecast-rtkeket is meg kell jellni. A vrhat oszlop egy peridus vgre vrhat tnyadatokat prognosztizlja, ezzel a jvbeli fejlds alapjait teremti meg. Terv-tny eltrsek kszbrtkeinek megadsa s tllps esetn az automatikus jelzs teszi lehetv, hogy az informcik idben rendelkezsre lljanak ahhoz, hogy idben, s ne utlagos beavatkozsra kerljn majd sor. A trshatrokon kvlre kell koncentrlni, s a toleranciahatrokon kvli eltrseket kell jelenteni, illetve jellni kln. Elnye, hogy a fontos fejldsi tendencik nem tnnek el az informciradatban, s a menedzsment figyelme pontosan a problms terletekre irnyul. Az adatok knny elemzse miatt beptett statisztikai eszkzket clszer alkalmazni mind a rendszeres, mind az ad hoc beszmolkban. A beszmol akkor lesz elfogadhat s hatsos, ha figyelembe veszi a felhasznl ignyeit is. Ez azt jelenti, hogy az informcikat a klnbz szintek ignyeihez mrten kell szrni s tmrteni. Nem rdemes a felsvezetst egy kltsghelyen belli kltsgfajta eltrsre vonatkoz informcikkal elrasztani. Viszont az sszevont adatok tovbbbonthatsgnak lehetsge biztostja, hogy a vezets informcis ignyeinek megfelelen kiszlestsk az adatok informci tartalmt. Teht a beszmoli hierarchia lekpezsekor az albbi szempontokat kell figyelembe venni: a vezet a dntsi szintjhez kapcsold adatokat kapjon, olyan adatokat kapjon, ami kell a tevkenysghez, amit tudatni akarnak vele, szksg esetn kapjon a szmszer adatok mell megjegyzst, szveges kommentrt illetve elrejelzst adjon a megfigyelhet trend folytatdsnak elrevettett, vrhat kvetkezmnyeirl, az adatok rthetsgt grafikus brzolssal tmogassa az eltrseket nemcsak kommentlni kell a beszmolkban, hanem az intzkedseket rsban is rgzteni kell sszessgben a beszmol a vllalat sikeressgnek szempontjbl a legfontosabb adatokra kell koncentrlnia, hogy elkerljk a fels vezets informci tltengst. Biztostva az sszevont adatok tovbbbonthatsgnak lehetsgt. Azrt ne feledkezznk meg, hogy a beszmolrendszernek feladata a kls adatszolgltatsi ignyek teljes kr kielgtse is. 2. 1. 4. 3. Controlling s a tervezs kapcsolata A tervezs nagyon szoros kapcsolatban ll a controlling rendszerrel, de a controller maga nem tervez, azt maga a vezets vgzi. A controller felel a tervezsi rendszer kialaktsrt s gondozsrt. A tervezsnek ugyanakkor szoros kapcsolatban kell llnia az ellenrzssel, hiszen a tervezs elirnyzatai s a tnyadatok sszehasonltsa teremti meg a controlling irnyt beavatkozsnak lehetsgt. A tervek hierarchiba rendezhetk, mind a szervezeti szintek, mind az idtv alapjn, mivel a klnbz rszletezettsg, klnbz idtv elreltst cloznak meg. Ezek alapjn megklnbztetnk stratgiai ( hossztv ), zleti ( kzptv ) s operatv ( rvidtv ) tervet. Anthony a stratgiai tervezsre a kvetkez defincit adja: ..a szervezet cljait s ezen clok megvalstst szolgl stratgikat alakt dntsi folyamat.

Forrs: http://www.doksi.hu

A stratgiai tervezs hosszabb idszakra tervezi meg s ellenrzi a vllalat fejldsnek alapvet vonsait, s teremti meg az alapot a nyeresgorientlt irnytshoz. Ahhoz, hogy a controlling a tervek s a tnyek sszevetse s elemzse ltal rtkelni tudja a bels s kls krnyezetben lezajl vltozsokat a kiindulsi alapot a tervek jelentik. Feladata a vllalat piaci lehetsgeinek s gazdlkodsa kockzatainak idben trtn felismerse s ezek megfelel kezelse. Mg a felsvezeti szinten a tervezs, a vllalati stratgia megvalstst, addig alsbb szinten - gy a controlling szintjn is a stratgia konkrt ves rsztervekk, akcisorozatokk val tltetst jelenti. A tervezsi rendszer kialaktsakor klns jelentsg a tervezsi fzisok s a szervezeti hierarchia szintjei kztti sszefggs. E tren az a f krds, hogy a hierarchia klnbz szintjein mkd mely egysgeknek milyen sorrendben kell kzremkdnik a tervezs rszfolyamataiban. Ezen a tren hrom eljrs klnthet el: Top - down tervezs A tervezs a vllalati hierarchiban fentrl lefel halad. Itt a vezetsi cscs tzi ki kerettervknt a clokat, majd a tovbbi vezetsi szintek konkretizljk ezeket a rszterveket. Bottom up tervezs A folyamat a szervezet als szintjein kezddik, majd lpsrl lpsre felfel halad a szervezetben. Ellenramlat tervezs Az elz kett kombincijt takarja. A fels vezetsi szint kitzi az elzetes f clokat, s az alrendelt szintek ezekbl vezetik le a megvalstsi lehetsgek figyelembevtelvel a rszclokat illetve a rszterveket. Ezutn kezddik meg az alulrl felfel halad tervezs szakasza, amelyekben lpsenknt koordinljk s sszefoglaljk az alsbb szintek terveit. A folyamat zrsaknt a fels vezeti szint fogadja el a tervet. A tervezsi rendszer szmtgpes tmogatottsga a szimulcik vgzsre s visszafel val tervezsre alkalmas illetve tbbfle tpus terv kezelsre lehetsget ad rendszer ltal biztostott. Fontos, hogy klnbz tervezsi filozfit tudjon kiszolglni ( top-down, buttom-up ) illetve tbbfle modellt tudjon a jvedelmezsgi vagy megtrlsi szmtsok esetn fellltani. sszefoglalva elmondhatjuk, hogy tovbbra is a vezetst dntsi, a controllert pedig informcis felelssge terheli. A controlling feladata a stratgiai tervezssel kapcsolatban tbbek kztt a tervezsi folyamat lebonyoltsnak biztostsa, majd a kidolgozott stratgia mrhetv ttele, valamint a stratgiai clkitzsek egzakt szmokban val kifejezse s szervezeti egysgekre val lebontsa. 2. 2. Stratgiai controlling versus operatv controlling Klnbsget kell tennnk a controlling trgya s idintervalluma alapjn controlling klnbz szintjei kztt. Mivel a controlling a rendszerek irnytshoz kapcsold fogalom, illetve eszkzrendszer, s a szervezetek irnytsnak krdse nem vlaszthat el a kls krnyezettl, amelyben a szervezetek mkdnek. Teht nem hagyhatjuk figyelmen kvl, hogy a vllalatok milyen krnyezetben mkdnek, s milyen bels adottsgokkal rendelkeznek. Teht a krnyezeti s vllalati adaptcit egytt kezel eszkz a stratgiai controlling. Ettl eltren az operatv controlling inkbb a bels folyamatokra, a vllalati folyamatok gazdasgossgra helyezi a hangslyt.

Forrs: http://www.doksi.hu

Azonban ahhoz, hogy magt a tevkenysget jobban megrtsk, a controlleri feladatkrk beazonostsval, a stratgiai s operatv controlling feladatok szerinti megklnbztetsvel rhet el a legjobban. Br a felmerl feladatok jellege hasonlsgot mutat, azonban az eltr idhorizont s az ebbl fakad eltr tartalmi rszletezettsg kvetkeztben ms mdszerekre illetve ms gondolkodsi szemlletre van szksg. 2. 3. Controlling feladatok Ahhoz, hogy a controlling stratgiai s operatv rszterleteinek kapcsolatt vizsglhassuk, nhny szt kell ejteni a stratgiai s operatv controlling feladatokrl. 2. 3. 1. Stratgiai controlling feladatok A stratgiai controlling a vllalati tevkenysgben rejl lehetsgeket s veszlyforrsokat kezeli, melyek hozzjrulnak a vllalat sikerhez. A stratgiai controlling faladatai hrom terletre terjed ki: Stratgiai tervezs tmogatsa specilis controlling eszkzkkel Egyrszrl a vllalat stratgiai tervezsi mdszereinek s eszkzeinek tmogatst mind az elemzs mind a kivlaszts s tovbbfejleszts terletn -, valamint a stratgiai tervek stratgikk val alaktsnak elsegtst jelenti. Msrszrl a controller feladata a stratgiai folyamatok megszervezse, az alapinformcik sszegyjtsnek s feldolgozsnak elsegtse, koordincija s tkztetse. Stratgiai tervek tltetse operatv tervv, megvalstsnak figyelemmel ksrse, ellenrzse A stratgiai terv tltetse operatv tervv a stratgiai volumen projektek megvalstsra val rettsg vizsglatt ( a projekt lersa, a felttelek, folyamatdefinils kielgt-e ), a stratgiai terveket szolgl rszclok kialaktsnak biztostst s azok pnzgyi kvetkezmnyeinek meghatrozst foglalja magban. A stratgiai ellenrzs felptse s megvalstsa Olyan komplex feladatokat takar, mint az ellenrzsi pontok meghatrozsa, egy elrejelz rendszer kiptse ellenrzs s informciszerzs cljbl, a stratgiaalkotsi folyamat ellenrzse, terv-tny eltrsek sszehasonltsa vagy az eltrsek megszntetsre irnyul javaslatok kidolgozsa. Az idtv hosszsga s ebbl add rizikk miatt nagyon kevs mrhet kategrit tartalmaz. 2. 3. 1. 1. Stratgiai controlling eszkztra A stratgiai controlling eszkztrbl a dolgozatom behatrolt terjedelme miatt a teljessg ignye nlkl nhny elemzsi mdszert villantok fel. SWOT analzis Az erssgek - gyengesgek elemzse a vllalat aktulis helyzetnek vizsglatt, ezzel szemben a lehetsgek s a veszlyek elemzse jv perspektvinak elrevettst clozza meg. Gap elemzs A tervezett s a tnyleges clok kztt az id mlsval egyre nagyobb klnbsgek keletkeznek ( gap ) a vltoz krnyezetbl addan, melyeket a vllalati s krnyezeti sajtossgoknak megfelel stratgikkal lehet megszntetni. Portflielemzs 10

Forrs: http://www.doksi.hu

BCG mtrix segtsgvel a megfelel stratgik bevetsvel az erforrsokat azokra a terletekre irnythatjuk, ahol a piaci helyzet legkedvezbbnek tnik, s versenyelnyt tud realizlni. Benchmarking Egy adott terleten a piacvezet vllalat stratgijhoz hasonl mr bevlt stratgit folytat.

A stratgiai controllingnak a hosszabb tv sikeres vllalati mkds biztostsban van fontos szerepe, amelyet a vllalatvezets tmogatsval tud elrni tbbek kzt az elbbiekben bemutatott mdszerekkel s clirnyos tevkenysggel, melynek sorn tudatosan trekszik a krnyezethez val alkalmazkodsra. 2. 3. 2. Operatv controlling feladatok Az operatv controlling a stratgiai controllinggal szemben a rvidtv s mindig az adott clok s erforrs lehetsgek mellett biztostja a krlmnyeket a kedvez dntsek hozatalhoz. A vllalat mindennapos mkdst szolglja egy olyan informcit rgzt s feldolgoz rendszer segtsgvel, mely segtsgvel a tervezettl val eltrs idben felismerhet. Feladata az eredmnyessg, likvidits, gazdasgossg tervezse, ellenrzse s az igny szerinti beavatkozs. Feladatai: Gazdasgi folyamat s az eredmny kihatsainak folyamatos figyelemmel ksrse Clfeladatok megfogalmazsa, sszvllalati clkitzsek lebontsa zleti terletekre Operatv tervezsi s kltsgvetsi munka irnytsa s koordincija Teljestmnymrs Teljestmnyrtkels s tancsads Informcis, dntsi, tervezsi s beszmolsi rendszer kialaktsban s tovbbfejlesztsben val kzremkds Terv-tny sszehasonlts ellenrzse, mint a kls s vllalaton belli adatok sszehasonltsnak ellenrzse Beszmolk s rtkelsek ksztse Hatsgi beszmolk ksztse Gazdasgi elrejelzs A controller feladataira nincsen egysges sma. Termszetesen a vllalat szervezeti sajtossgainak illetve a controllinggal kapcsolatos vezeti felfogsnak megfelelen a controlleri feladatok a lertaktl eltrhetnek, illetve a helyi adottsgoknak megfelelen mdosulhatnak. Mindez azonban a vllalat elsdleges cljainak, a vllalati stratgia megvalstsnak tmogatst szem eltt tartva valsulhat meg. 2. 4. Operatv s a stratgiai controlling kapcsolata A stratgiai s az operatv controlling jellemziben igencsak klnbznek, kapcsolatuk azonban mgis szoros, abban az rtelemben, hogy a hossztv clok megvalstst csakis a megfelel rvidtv clok kidolgozsval s azok elrsvel lehet biztostani. Ehhez szksg van a stratgiai elirnyzatok operatv tervbe val illesztsre, illetve az operatv dntsek stratgira gyakorolt hatsnak vizsglatra. Stratgiai s az operatv controlling sszefggst szemllteti a kvetkez bra.

11

Forrs: http://www.doksi.hu

Stratgiai controlling
A piac, a termk s az

Operatv controlling zemi folyamatok sszekapcsolsa

cs, a termkletciklus fzisait tfedve Piacorientlt, hossz tv kltsgrtkek s -elirnyzatok Hossz tv nyeresg Stratgiai kltsgmenedzsment Vllalat: az zemi folyamatok lp- d Taktikai s operatv tervezs, kerettervezs Rfordts/Hozam Kltsg/Teljestmny Gazdasgossg, nyeresg, rentabilits

Orientci Tervezsi
lpcs

Krnyezet s vllalat: adaptci Stratgiai tervezs Eslyek/Veszlyek Erssgek/ Gyengesgek Ltbiztonsg Sikerpotencil

Minden tervezsi

Dimenzik

Clok

3. bra A stratgiai kltsgmenedzsment mint a stratgiai s az operatv controlling kapcsoldsi pontja [ Horvth & Partner, 1999, p.142. ]

A kapcsolatot a stratgiai kltsgmenedzsment teremti meg a kt szint kztt, mely vllalati tevkenysg a kltsgeket stratgiai fontossg tnyezknt kezeli. 3. Controlling szervezet Fontos nhny szt ejteni arrl, hogy a controlling tevkenysget milyen keretek kztt vgzik. Amg a szervezetek kicsik, tevkenysgeik homognek, krnyezetk egyszer, transzparens s stabil, addig a vezet egy szemlyben el tudja ltni az sszes vezetsi funkcit. Amint azonban a krnyezet s a szervezet elr egy bizonyos bonyolultsgi s vltozkonysgi szintet, akkor tovbbra is a vezetk adjk a tervezs s kontroll tartalmt, viszont szksg van olyan specializldott szakemberekre, akik biztostjk az ezek elltshoz szksges eszkzket, informcit, s a kzttk lv sszhangot. A stratgiai s az operatv controlling tevkenysg formalizltsgi foknak klnbsgbl addan a gyakorlatban gyakran a stratgiai controllingot az igazgatsg egy trzskari osztlya, mg az operatv feladatokat a controlling osztly vgzi. Ez a szervezeti elhatrols hossztvon nem clszer, ugyanis a stratgiai tervek operatv tervekk val lebontsa hatkonyabban megvalsthat egy kzs szervezetben. A controlling eszme megvalstshoz soha nem elegend kizrlag a szervezeti megolds. A controlling a vllalat egszre fejti ki hatst, tszvi egszt, nem szkthet le a controlling szervezetre s a controller munkjra. A controllinggal sszekapcsolt gondolkodsmdot a legtbb munkatrssal meg kell ismertetni. Teht manapsg mr nem csak a controller, hanem a maguk az rintett munkatrsak is a controlling mkdteti. gy a 12

Forrs: http://www.doksi.hu

controlling egyre inkbb ncontrollingot is jelent. Ez teszi lehetv a mr elbb emltett kltsgmenedzsment hatkony megvalsulst, mely a munkaszakaszok kztti szksgtelen hurkokbl, dupla munkavgzsbl s a tlzott munkamegosztsbl add tbbletkltsgeket elkerlhetv teszi.

Irodalomjegyzk
Anthony, R. N., 1993. Menedzsment kontroll, BKE egyetemi jegyzet, Budapest Bodnr, V., 1999. Controlling, avagy Az intzmnyestett eredmnycentrikussg: A magyarorszgi zleti szervezeteknl bevezetett controlling rendszerek sszetevi s rendszer szint jellemzi, Doktori rtekezs Bodnr, V., 1997. Menedzsment kontroll, controlling, vezeti szmvitel: nemzetkzi elmlet s gyakorlat hazai tapasztalatok, alcm: A controlling vezetsi megkzeltse, Vezetstudomny, 05, 3-12 Bodnr, V., 1997. Menedzsment kontroll, controlling, vezeti szmvitel: nemzetkzi elmlet s gyakorlat hazai tapasztalatok, alcm: Controlling clra hasznlt szmviteli informci, Vezetstudomny, 06, 3-11 Bodnr, V., - Csszr, Cs., Dobk, M., 1996. A kontroll mint vezeti funkci, Vezetstudomny, 1996. 03, 22-34 Dobk, M., s munkatrsai, 1996. Szervezeti formk s vezets, KJK, Budapest Dobay, P., 1997. Vllalati informcimenedzsment, Nemzeti Tanknyvkiad, Budapest

13