Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

PROTOKOL DAN TATACARA PENGENDALIAN MAJLIS RASMI

8.1 Protokol Definisi dan konsep : Istillah protokol berasal daripada perkataan Yunani PROTOS yang bermaksud YANG PERTAMA; dan KOLLA yang bermaksud PELEKAT. Merujuk pada sehelai kertas yang ditampal pada suatu dokumen undang-undang untuk memperlihatkan kesahihannya. Larousse Illustrated International Encyclopedia Dictionary: Suatu susunan keutamaan dalam pangkat dan status dan prosedur yang betul dalam pertukaran diplomatik dan dalam upacara-upacara negara . Kamus Dewan : Peraturan-peraturan dalam istiadat rasmi (menyambut tetamu dan sebagainya) . KESIMPULANNYA : Peraturan-peraturan yang telah diterima oleh semua pihak, sama ada dalam hubungan harian dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat atau majlis rasmi dan bukan rasmi . Komponen Protokol Susunan Keutamaan; Susunan Tempat Duduk; dan Anugerah Darjah Kebesaran.

Susunan Keutamaan Satu senarai susunan kekananan di antara pelbagai golongan masyarakat yang perlu dipatuhi dalam semua majlis rasmi. Penting semasa mengendalikan : Tertib ketibaan tetamu kenamaan dalam sesuatu majlis; Tertib kepulangan tetamu kenamaan dalam sesuatu majlis; Susunan bendera; Susunan tempat duduk; dan Atur cara majlis. Asas pertimbangan susunan keutamaan : (Bagi pegawai Kerajaan) Jenis jawatan; Gred jawatan;
Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

Gaji; dan Darjah kebesaran. (Bagi orang awam ) Kedudukan dalam masyarakat; Darjah Kebesaran. Susunan Tempat Duduk Perlu mematuhi susunan kekananan yang diwartakan. Setiap negeri mempunyai protokol tersendiri. Contoh susunan tempat duduk bagi majlis perasmian :

KEKANANAN BAGI TIGA ORANG 1 2

PENTAS

KEKANANAN BAGI TIGA ORANG 2 1 3

PENTAS

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

KEKANANAN BAGI EMPAT ORANG 3 1 2 4

PENTAS

KEKANANAN BAGI LIMA ORANG 4 2 1 3 5

PENTAS

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

KEKANANAN BAGI EMPAT ORANG DENGAN ISTERI

PENTAS

KEKANANAN BAGI ENAM ORANG DENGAN ISTERI

PENTAS

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

KEKANANAN BAGI BENTUK AUDITORIUM DUA LAPIS ( JEMPUTAN SEORANG )

1 PENTAS

9 19

7 17

5 15

3 13

1 11

2 12

4 14

6 16

8 18

10 20

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

KEKANANAN BAGI BENTUK AUDITORIUM DUA LAPIS ( JEMPUTAN DENGAN ISTERI )

PENTAS ( LELAKI )
9 19 7 17 5 15 3 13 1 11 2 12

( PEREMPUAN )
4 14 6 16 8 18 10 20

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

KEKANANAN BAGI BENTUK AUDITORIUM DUA LAPIS ( JEMPUTAN DENGAN ISTERI )

PENTAS

10 22

9 21

6 18

5 17

2 14

1 13

3 15

4 16

7 19

8 20

11 23

12 24

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

SUSUNAN TEMPAT DUDUK BAGI MAJLIS JAMUAN MAKAN TETAMU KEHORMAT SETARAF DENGAN TUAN RUMAH ( JEMPUTAN DENGAN ISTERI )

ITR

TK

TR

ITK

MEJA KHAS

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

Anugerah Darjah Kebesaran Kriteria pemilihan calon : Telah memberi perkhidmatan cemerlang kepada negara bersesuaian dengan taraf jawatannya serta telah lama berkhidmat dengan kerajaan. Calon yang bergerak cergas dalam persatuan-persatuan kebajikan/sukarela/sukan/sosial/agama dan sebagainya, pemilihan hendaklah berasaskan kepada sumbangan baktinya kepada masyarakat/negara melalui penglibatannya dalam persatuan yang dianggotainya. TIDAK digalakkan mencalonkan seseorang yang baru sahaja menerima kurniaan dalam masa yang singkat. Nama Darjah Kebesaran/Bintang/Pingat : Seri Pahlawan Gagah Perkasa (S.P.); Seri Maharaja Mangku Negara (S.M.N.) : Tun (kelas pertama); Seri Setia Mahkota (S.S.M.) : Tun (kelas kedua); Panglima Mahkota Negara (P.M.N.) : Tan Sri (kelas pertama); Panglima Setia Mahkota (P.S.M.) : Tan Sri (kelas kedua); Johan Mangku Negara (J.M.N.); Johan Setia Mahkota (J.S.M.); Kesatria Mangku Negara (K.S.M.); Ahli Mangku Negara (A.M.N.); Pingat Pangkuan Negara (P.P.N.); Panglima Gagah Berani (P.G.B.); Jasa Perkasa Persekutuan (J.P.P.); Kepujian Perutusan Keberanian (K.P.K.); dan Pingat Tentera Udara (P.T.U.). 8.3 Pengendalian Majlis Rasmi Definisi dan konsep : Suatu majlis formal yang mengandungi tatacara dan protokol tertentu yang perlu diikuti; Perlu diurus dan dikelolakan secara profesional oleh mereka yang mempunyai kepakaran dan kemahiran; Tujuan untuk mengelak daripada berlaku sebarang kepincangan dan ketidaklancaran perjalanan majlis; Justeru, perlu diwujudkan satu jawatankuasa ad-hoc khusus untuk mengurus dan memantau perjalanan majlis; Selain itu, kelancaran perjalanan majlis rasmi juga amat berkait rapat dengan kecekapan pengacara majlis. Kesilapan yang dilakukan oleh pengacara majlis boleh menjejaskan kesempurnaan majlis. Bagi melicinkan lagi perjalanan majlis, jawatankuasa ad-hoc atau urus setia perlu menyediakan senarai semak dan atur cara pentadbiran. Jawatankuasa ad-hoc perlu bermesyuarat dari semasa ke semasa untuk berbincang, menyelesaikan masalah dan melaporkan perjalanan persiapan majlis. Perlu diadakan post-mortem selepas berakhir majlis rasmi.
Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

Protokol Mengendalikan Majlis Rasmi Penubuhan Jawatankuasa Majlis Rasmi: Jawatankuasa tetap; Jawatankuasa Ad-hoc. Tempat majlis rasmi: Senang ditujui; Kelengkapan mencukupi; dan Kesesuaian dengan majlis. Senarai undangan: Ringkasan senarai; Contoh : 1. Tetamu Kehormat 2. Pengarah BPG 3. Pengarah JPN 4. Pengarah Maktab 5. Pengetua Sekolah 6. Guru Besar Jumlah

: : : : : :

1 1 1 15 20 12 50

Senarai nama (lengkap dengan nama isteri, jawatan, pangkat, alamat); Senarai Keutamaan; Senarai Kehadiran (ada ruang hadir atau tidak); dan Senarai Hadir ( jumlah kehadiran - rasmi). Atur cara majlis: Urutan acara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Kesesuaian pakaian dalam majlis: Majlis yang penuh istiadat; Majlis rasmi; Majlis separuh rasmi; dan Majlis tidak rasmi. Kad undangan: Nama majlis; Penganjur / Yang mengundang; Tempat majlis; Masa bermula dan berakhir; Masa ketibaan Tetamu Kehormat; Panduan pakaian; Nama dan nombor telefon rujukan; Atur cara majlis (ikut keperluan); dan Pelan tempat majlis (ikut keperluan).
Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

10

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

Menu jamuan: Jamuan ringan dalam sesuatu majlis; Majlis khas jamuan ringan; dan Jamuan makan. ( menu biasa, menu barat, buffet dan sebagainya) Susunan tempat duduk: Ikut keutamaan. Pengacara majlis: Untuk memaklumkan kepada tetamu apa yang berlaku mengikut urutan majlis. Penyambut tetamu: Jenis keraian/majlis; Atur cara keraian/majlis; Susunan tempat duduk; Kawasan tempat menyambut tetamu; Senarai tetamu yang diundang; Cara menymbut; Mengenali tetamu; dan Senyum selalu. Post mortem: Diadakan selepas selesai majlis bagi mengukur tahap pencapaian majlis.

Atur cara pentadbiran Satu catatan lengkap dan terperinci tentang perjalanan keseluruhan majlis rasmi; Catatan bermula dari tarikh bermulanya kerja-kerja persiapan majlis. Misalnya : dari mula persiapan pentas dan dewan hingga tamat majlis rasmi. Tujuan : sebagai panduan, peringatan dan semakan petugas-petugas yang terlibat dengan majlis rasmi; untuk menentukan majlis berjalan mengikut peraturan dan protokol; untuk mengelak daripada berlaku sebarang kepincangan dan ketidaklancaran perjalanan majlis; untuk mengawal masa; sebagai panduan pada masa akan datang; dan sebagai rekod simpanan. Perlu disiapkan seminggu sebelum tarikh majlis rasmi; Perlu diedarkan kepada semua AJK, khususnya yang terlibat dan bertanggungjawab dengan persiapan majlis rasmi; Format membina atur cara pentadbiran adalah seperti berikut:

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

11

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

CONTOH ATUR CARA PENTADBIRAN SUATU MAJLIS RASMI

AKTIVITI TINDAKAN SEMAKAN

MASA

Di dalam Dewan Besar MPPP : AJK Persiapan Pentas

Rabu 25 Sept. 2002 18 Rejab 1423

Latar hias pentas ditulis dengan :

MAJLIS KONVOKESYEN MAKTAB PERGURUAN PERLIS, PERLIS KALI KEDUA 2002/1423 .

AJK Teknik, Siar Raya dan Penggambaran, khususnya yang dipertanggungjawabkan untuk menjaga dan mengendalikan alat pembesar suara atau amplifier dan peralatan video sudah berada di bilik AJK Teknik, Siar Raya dan Penggambaran kawalan. AJK berkenaan memeriksa alat amplifier berada dalam kedudukan baik (tiada kerosakan) serta memastikan peralatan yang diperlukan, termasuk pita rakaman Lagu Kebesaran Negeri Perlis Pengendali Amplifier berada dalam keadaan baik dan memuaskan. ( ia Sound) Pastikan kedudukan kadar bunyi untuk pita rakaman Lagu Kebesaran Negeri Perlis atau apa-apa yang berkaitan dengannya (termasuk minus-one koir, jika ada) telah ditetapkan pada kadar yang sesuai.

Di atas pentas, dihamparkan permaidani besar berwarna merah / ............... (jika perlu) dan diatur dengan enam buah settee dan kerusi mengikut protokol di atasnya. Settee Ke Bawah Duli Yang AJK Persiapan Pentas Maha Mulia Pemangku Raja dan Duli Yang Teramat Mulia Raja Puan Muda Perlis di tengah-tengah AJK Protokol bahagian hadapan pentas, settee YAB Menteri Besar Perlis dan isteri, settee YBhg. Timbalan AJK Minuman/Jamuan Pengarah Pendidikan Guru, dan settee YBsh. Pengarah Maktab Perguruan Perlis di susun mengikut protokol di bahagian belakang sedikit daripada settee diRaja dan dilekatkan dengan tanda nama (jika perlu). Pastikan kedudukan kerusi tidak terlalu ke hadapan hingga menjadikan laluan untuk para graduan agak sempit. Di hadapan settee/kerusi tersebut disediakan meja kecil untuk diletakkan jambangan bunga dan air mineral /100 Plus (jika perlu).
12
Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

MASA

AKTIVITI

TINDAKAN

SEMAKAN

Kedudukan settee / kerusi Tetamu Kehormat (VVIP) di atas pentas adalah seperti berikut : AJK Persiapan Pentas 3 1 9 2 AJK Protokol 4 6 8

Petunjuk: 1 : Kerusi DiRaja Ke Bawah DYMM Pemangku Raja Perlis; 2 : Kerusi DiRaja Ke Bawah DYMM Raja Puan Muda Perlis; 3 : Kerusi YAB Menteri Besar Perlis; 4 : Kerusi isteri YAB Menteri Besar Perlis;

Dua buah kipas angin berdiri / penyaman udara bergerak diletakkan di sebelah kiri dan kanan AJK Persiapan Pentas bahagian hadapan platform diRaja.

Rostrum DiRaja disediakan di sebelah kiri pentas. Satu pembesar suara (yang dibaluti alas/span berwarna kuning) disediakan di hadapan rostrum tersebut. Sebuah rostrum untuk bacaan doa, ucapan YBsh. Pengarah MPPP, dan ucapan YAB Menteri Besar Perlis disediakan di sebelah kanan pentas. Sebuah pembesar suara juga disediakan di hadapan rostrum tersebut. Beberapa buah pasu bunga yang bersesuaian disusun di hadapan kedua-dua rostrum tersebut bagi AJK Persiapan Pentas AJK Persiapan Dewan menghiasi dan mencantikkan kedua-dua rostrum berkenaan.

Di hadapan pentas, betul-betul di bahagian tengah pentas, diletakkan tangga yang dihamparkan dengan permaidani berwarna merah atau ........ dan dihiasi dengan pokok-pokok bunga pelbagai jenis dan warna di kiri dan kanan tangga.
13
Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

Tatacara Menghadiri Majlis Rasmi Tanggungjawab apabila menerima kad undangan: Baca kad jemputan Teliti tujuan; Teliti tarikh, hari dan masa; Teliti tempat majlis; Teliti panduan pakaian; Buat keputusan kehadiran; dan Hantar jawapan segera. Persiapan bagi menghadiri majlis: Beritahu penganjur jika ada perubahan; Kelengkapan diri; Kemudahan-kemudahan yang diperlukan; dan Tinjauan tempat majlis. Ketibaan di tempat majlis: Arahan lalu lintas; Ikut pintu masuk yang ditetapkan; Arahan penyambut tetamu; Tentukan tempat duduk; Minuman sebelum majlis dimulakan; Pergaulan sebelum majlis dimulakan; dan Majlis perkenalan. Dalam majlis: Arahan duduk; Tidak puas hati dengan keadaan?; Tertib ketika majlis sedang berjalan; dan Cara mula makan (dalam majlis jamuan). Majlis tamat: Ikut peraturan yang ditetapkan; Berdiri mengadap tetamu kehormat; Mengambil sesuatu di meja (dalam majlis jamuan); dan Tunggu giliran. Kerosakan majlis yang disebabkan oleh tetamu: Tidak memberi jawapan kehadiran; Memberi jawapan lambat; Jawab hadir tetapi tidak hadir atau sebaliknya; Jawab hadir dengan isteri/suami tetapi datang seorang atau sebaliknya; Hadir tetapi lewat tiba; Hadir membawa extra; Hadir dengan berpakaian tidak sesuai; Hadir tanpa membawa kad undangan seperti dikehendaki; Tidak mengikut arahan pegawai lalu lintas; dan Tidak mengikut arahan penyambut tetamu.
Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

14

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

8.4

Peranan Pengacara Majlis / Juruacara Pengacara majlis merupakan orang yang : Akan memaklumkan kepada tetamu tentang situasi yang berlaku sepanjang majlis mengikut urutan waktu dan situasi seperti yang terkandung dalam buku program ( atur cara ) majlis semasa majlis dilangsungkan; Berkebolehan serta memiliki nada suara dan intonasi yang sesuai; dan Sekiranya berpasangan, mempunyai ketinggian yang sama antara pasangan tersebut. Perlu ada teks pengacara majlis : Teks pengacara majlis perlu ditaip; Menggunakan kertas berukuran b5 posisi landskap; Satu halaman hanya memuatkan satu pengumuman atau satu situasi sahaja; dan Format teks pengacara majlis : Mengikut format seperti berikut : MASA CUE ANN : : : Anggaran sahaja. Catatan situasi yang berlaku untuk panduan pengacara. Teks pengumuman berkaitan situasi oleh pengacara.

Contoh format :

MASA

CUE

ANN

Gaya dan teks tertakluk kepada tahap majlis, sama ada rasmi, separuh rasmi atau tidak rasmi. Perlu disemak oleh jawatankuasa dan diluluskan oleh pengetua/pengarah. Pengacaraan / pengajuran majlis kelaziman/ tradisi. Majlis rasmi / formal & tidak rasmi / tak formal. Pengacara / pengerusi berperanan menghidupkan sesuatu majlis. Pengerusi boleh terus sebagai pengacara tetapi pengerusi majlis.
Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

pengacara tidak boleh ambil alih tugas

Zainal Ariff Mat/PG/03

15

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

Pengacara boleh lebih dari seorang. Sekiranya berpasangan, mempunyai ketinggian yang sama antara pasangan tersebut. Atur cara pengacara hanya menjalankan tugas mengikut atur cara. R. Terry Ellimore (1991) Pengacara sebagai Master of ceremonies (mc) is an individual who acts as a hos on a radio or television program. Often spelled emcee (MC). Ciri-ciri pengacara majlis yang berkesan : Berpengetahuan tinggi; Berkebolehan- mampu berkomunikasi; Peka dengan situasi majlis; Gaya bahasa baik/ tidak tersekat-sekat; Wajah / air muka ceria; Kreatif berbahasa; Tidak kaku; Boleh membezakan majlis; dan Bijak menyusun ucapan Contoh teks pengacara majlis adalah seperti berikut :

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

16

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

Contoh Teks Pengacara Majlis

MASA

Majlis Konvokesyen Maktab Perguruan Perlis, Perlis Kali Ketiga, Tahun 2003 CUE ANN

9:15 pagi

Giliran

Apabila Tuan Pengarah BPG tiba di hadapan pintu masuk Dewan Besar MPPP, muzik gamelan dibunyikan. Pengacara majlis mengumumkan :

MENGUMUMKAN KETIBAAN YANG BERBAHAGIA PENGARAH PENDIDIKAN GURU, KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA.

9:20 pagi ASSALAMUALAIKUM WRH. WBH SALAM SEJAHTERA DAN SELAMAT DATANG KE MAJLIS KONVOKESYEN MAKTAB PERGURUAN PERLIS, PERLIS KALI KETIGA TAHUN 2003. YANG BERBAHAGIA TUAN HAJI RAZALI BIN ISMAIL, PENGARAH PENDIDIKAN GURU, KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA;

Giliran

Setelah tetamu kehormat duduk di tempat duduk yang dikhaskan, buku program Konvokeyen MPPP Kali Ketiga 2003 diedarkan. Sebaik selesai buku program diedarkan, pengacara majlis memulakan majlis dengan ucapan pembukaan :

YANG BERUSAHA DR. HAJI MOHD. AINUL SYAUQIE ABDULLAH, PENGARAH, MAKTAB PERGURUAN PERLIS, PERLIS; DIF-DIF JEMPUTAN; KETUA-KETUA JABATAN; PARA PENSYARAH; IBU-IBU DAN BAPA-BAPA; SERTA PARA LULUSAN YANG DIKASIHI SEKALIAN

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

17

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

MASA MAJLIS MERAKAMKAN UCAPAN JUTAAN TERIMA KASIH.

CUE

ANN

10:00 pagi

Giliran

Setelah selesai ucapan Pengarah Maktab Perguruan Perlis, Perlis dan setelah pengarah duduk di tempat yang dikhaskan, pengacara majlis mengucapkan terima kasih.

Seterusnya, ucapan Pengarah Pendidikan Guru. Pengacara majlis mengumumkan :

SETERUSNYA, MAJLIS DENGAN PENUH TAKZIM MEMPERSILAKAN YANG BERBAHAGIA TUAN HAJI RAZALI BIN ISMAIL, PENGARAH PENDIDIKAN GURU, KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA UNTUK MENYAMPAIKAN UCAPAN DAN SETERUSNYA MERASMIKAN MAJLIS KONVOKESYEN MAKTAB PERGURUAN PERLIS, PERLIS KALI KETIGA TAHUN 2003. MAJLIS DENGAN PENUH TAKZIM, MEMPERSILAKAN.

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

18

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

8.5

Penyediaan Teks Ucapan Definisi dan konsep ucapan Sebahagian daripada pengucapan awam/umum. sebahagian daripada cara manusia berinteraksi atau berkomunikasi secara lisan dan bukan lisan. merupakan ucapan-ucapan, sama ada berbentuk nasihat, perbincangan, atau pemberitahuan secara terbuka kepada sekumpulan pendengar terhadap sesuatu isu atau perkara. Perutusan wahana terpenting dalam pengucapan umum. boleh menghantar dan menerima pelbagai maklumat atau mesej.

Maklumat diperolehi melalui dua cara : komunikasi lisan melalui deria pendengaran; komunikasi bukan lisan melalui deria penglihatan: (terhadap pergerakan tangan dan bahasa badan yang digunakan pengucap - merupakan mesej atau maklumat tersirat yang ingin disampaikan oleh pengucap. Tujuan ucapan: Penerangan: menerangkan sesuatu yang baru, misalnya polisi baru/metodologi baru Pemberitahuan: memberitahu terhadap sesuatu peristiwa, tentang seseorang atau organisasi; Keyakinan: meyakinkan pendengar terhadap hal atau isu yang ingin disampaikan; Motivasi: menggerakkan semangat pendengar terhadap sesuatu isu; Hiburan: menunjukkan rasa gembira terhadap sesuatu penghargaan yang diberi; dan Kempen politik: membentangkan manifesto dan mempengaruhi pendengar bersetuju dengannya. Panduan Menulis Teks Ucapan : Terdapat lima unsur penting dalam pengucapan umum berdasarkan pandangan Aristotle :Idea pokok yang diperkatakan dalam ucapan; Gaya atau bahasa yang digunakan; Penyusunan atau pengolahan idea; Cara menyampaikan ucapan; dan Kebolehan memberi ucapan daripada ingatannya. Justeru, sebelum menulis, fikirkan tentang : Latar belakang pendengar (pengetahuan dan nilai mereka); Latar belakang upacara/majlis;
Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

19

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

Latar belakang pemidato/pengucap/ komunikator; Hubungan anda dengan pendengar; Tujuan disampaikan (memaklum, menghibur, memujuk); Tone/Nada (formal / tak formal); dan Format yang digunakan (ucapan, surat, memo, laporan). Analisis persekitaran melibatkan unsur 5W 1H : Siapakah yang terlibat? ( Who? ) latar belakang pendengar meliputi : pengalaman dan tahap pengetahuan tanggapan tentang topik perbincangan umur purata jantina bilangan tahap dan taraf pembelajaran taraf ekonomi pekerjaan tetap Apakah yang hendak disampaikan? ( What? ) idea polisi peraturan akta organisasi pandangan Mengapa disampaikan? ( Why? ) untuk makluman untuk menerangkan untuk meyakinkan untuk menghiburkan Bagaimana disampaikan? ( How? ) berucap, berpidato, berceramah, berdebat, forum, komentar

Bila disampaikan? ( When? ) pagi tengah hari petang malam Di mana disampaikan? ( Where? ) masjid dewan orang ramai padang ladang
Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

20

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

Analisis Upacara Analisis tujuan perjumpaan formal / tidak formal pengkisahan sejarah menyambut sesuatu perayaan / ulangtahun peristiwa budaya Analisis lokasi - kemungkinan boleh dikaitkan dengan ucapan: bilik kuliah bilik makan auditorium bilik mesyuarat Analisis Jangka masa berucap : panjang pendek sesuai berceloteh dengan pendengar? pendengar ingin mendengar? Analisis Pemidato/Pengucap Tahap pengetahuan tentang topik/subjek yang dipilih : Penyediaan bahan ucapan yang ada kaitan dengan latar belakang pengucap. Masa untuk membuat persediaan : jangka masa perlu cukup dan realistik - menjamin kualiti dan keberkesanan ucapan. Minat terhadap topik/subjek yang dibincangkan : agar pemidato dapat berkomunikasi dengan lebih berkesan dan realisitik dengan pendengar.

Taraf dan keupayaan pemidato : mempunyai taraf atau kedudukan dan kebolehan serta pengalaman yang diakui atau diiktiraf oleh pendengar. harus menggunakan segala pengetahuan dan pengalaman yang ada sebagai maklumat asas serta kajian-kajian tambahan sebagai sokongan.

Pemilihan dan pengelolaan bahan ucapan : terdapat empat jenis ucapan: ucapan secara spontan ( impromtu ); ucapan secara rujukan ( extemporaneous ); membaca dari skrip atau teks ( manuscript ); dan menghafal skrip ( memorized ). pemilihan bahan berasaskan jenis-jenis ucapan tersebut. Keberkesanan ucapan bergantung kepada : situasi ucapan disampaikan;
Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

21

Zainal Ariff Mat/PG/03

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

gaya/cara ucapan; persediaan ucapan; tujuan ucapan; bahasa ucapan; dan idea ucapan. Pilih tajuk yang : sesuai dan boleh menarik perhatian pendengar. senang dihayati / mampu menyampaikannya dengan baik. mempunyai pengetahuan yang cukup dengan topik yang diberi/dipilih. mampu memberi ilmu kepada pendengar. mampu dikupas dan diulas dengan gaya tersendiri. Pengelolaan bahan : mempunyai pendahuluan, isi, dan penutup atau kesimpulan. mempunyai fakta, huraian, dan contoh bagi setiap isi atau perenggan. secara informal untuk menjamin reaksi pendengar. elakkan membuat andaian yang positif atau negatif terhadap reaksi pendengar. rancangkan ayat pertama sebagai pembuka bicara dengan penuh teliti. penggunaan gaya bahasa yang mudah tetapi menarik. libatkan unsur kecindan.

Pengurusan Gerko Protokol dan Majlis Rasmi

22

Zainal Ariff Mat/PG/03