MANUAL SMM 4.

0 ONLINE
KANDUNGAN
l. PENGENALAN
2. PERSEDlAAN FAlL DARl SMM OFFLlNE
2.l Regional setting
2.2 Nama Kelas
2.3 Naik Kelas
2.4 Eksport Sekolah
3. MUATNAlK KE SMM 4.0 ONLlNE (admin)
3.l Periksa Data
3.2 Ujian Keserasian (lmport Semula ke SMM offline)
4. NAVlGASl & FUNGSl
4.l Pelarasan Default Pilihan
4.2 Senarai mengikut Kelas
4.3 Senarai mengikut Tahun/Tingkatan
4.4 Senarai Keseluruhan
4.5 Maklumat Terperinci Murid
4.6 Ubah Maklumat Murid
4.7 Jalan pintas untuk ubah
4.8 Daftar Pelajar
4.9 Fungsi eksport individu
4.l0 Fungsi Eksport pilihan
4.ll Fungsi Eksport Keseluruhan
l
4.l2 Fungsi Padam lndividu
4.l3 Fungsi ubah nombor kad pengenalan/Sijil Lahir
4.l4 Padam Pilihan
4.l5 Padam Keseluruhan (admin)
4.l6 Naik Kelas Global (admin)
4.l7 Ubah Nama Kelas Pilihan
4.l8 Semakan Tiada Maklumat
4.l9 Kesan penggunaan (Tracking log) [admin]
5. EKSPORT, MUAT-TURUN DAN SOKONGAN (BACKUP)
5.l Eksport lndividu
5.2 Eksport Pilihan
5.3 Eksport Semua Pelajar & Sekolah
5.4 Sokongan (backup)[admin]
6. lMPORT KE SMM OFFLlNE (admin)
6.l Unzip / Extract File
6.2 Padam Maklumat SMM Offline
6.3 lmport ke SMM offline
7. MASALAH YANG SERlNG Dl HADAPl
Dibahagikan kepada dua l.SMM Online , 2. SMM offline
7.l SMM Online
7.l.l Tidak boleh masuk ke bahagian SMM
7.l.2 Tiada maklumat sekolah dan tiada maklumat pelajar di pamerkan
7.l.3 Sebahagian maklumat sekolah dan sebahagian maklumat pelajar
2
7.l.4 Sebahagian maklumat sekolah, tiada maklumat pelajar
7.l.5 Hampir semua error pada tarikh lahir dan tarikh masuk sekolah
7.l.6 Daftar Pelajar baru, setelah simpan , tidak dapat ke muka 2.
7.l.7 Maklumat bantuan tiada atau tidak disimpan
7.l.8 Maklumat bantuan Agensi Lain tiada atau tidak disimpan
7.l.9 Maklumat Tanggungan tiada atau tidak disimpan
7.l.l0 Auto Lagout
7.l.ll Jumlah pelajar pada senarai, bewarna merah
7.l.l2 Tidak boleh atau tiada fungsi ubah nama kelas lebih dari seorang pelajar
7.l.l3 Tiada fungsi ubah tingkatan/tahun lebih dari seorang pelajar
7.l.l4 Jumlah Keseluruhan pelajar tidak sama dan melebihi data dari SMM offline
7.2 SMM Offline
7.2.l Tidak boleh import semula ke SMM offline
7.2.2 Jumlah senarai Sila Semak Pendapatan lbu berbeza
8. CARlAN
8.l Carian Pelajar
8.2 Carian Bapa atau lbu
3
l. PENGENALAN
SMM 4.0 dibina oleh syarikat Mechatronic Gallery (www.mechatronicg.com) mengikut
format SMM offline dengan beberapa ciri tambahan bagi memudahkan pengguna.
Walaubagaimanapun SMM offline masih diperlukan untuk mencetak laporan. Struktur
pengkalan data disalin dari ms access pada sistem SMM offline, menggunakan mysql
sebagai pengkalan data dan php bagi portal dan sistem. SMM 4.0 di bina secara
modul. Sistem boleh di naik taraf dan ditambah fungsi degan lebih mudah oleh pembina
sistem. Portal dan sistem bagi tujuan kegunaan sekolah di tempatkan di
http://www.sistem.my sebagai pusat sehenti.
Untuk mencuba setiap sistem yang di bangunkan lawati : http://test.mechatronicg.com
2. PERSEDlAAN FAlL DARl SMM OFFLlNE
Terdapat dua cara untuk menyediakan (eksport) fail dari SMM komputer anda. Perkara
2.l - 2.2 berikut perlu diberi perhatian.
2.l Regional Setting (admin)
2.l.l Kesilapan yang sering dilakukan oleh Guru Kelas dan juga Guru data adalah tidak
membetulkan Regional setting sebelum maklumat pertama kali dimasukan.
2.l.2 Terdapat kes di mana tarikh bagi data yang dimasukkan (tanpa membetulkan
regional setting terlebih dahulu) tetap tidak berubah selepas regional setting di
betulkan.
Kesan dari kesilapan adalah pada tarikh iaitu tarikh lahir, tarikh masuk sekolah &
tarikh kemaskini ( Rujuk 2.l.8 ii bagi format tarikh yang betul), pemisah (separator)
setiap data ( , koma bagi pemisah - betul, ; koma bernokhtah - salah).
2.l.3 Data tidak boleh digabungkan eki!an"a di ambil da!i kom#ute! "ang be!lainan
!egional etting.
2.l.4 Begitu juga data yang di muat naik ke SMM 4.0 online yang mana regional setting
tidak dibetulkan juga akan menghadapi masalah untuk digabungkan semula ke SMM
offline.
2.l.5 Kesalahan (Error) pada tarikh lahir, tarikh masuk sekolah dan tarikh kemaskini akan
ditanda dengan 'err!' .
2.l.6 Fail dengan error ini menyebabkan fail SMM 4.0 Online tidak boleh digabung semula
ke SMM offline.
2.l.7 Tarikh yang tidak dimasukkan atau dibiarkan kosong juga ditanda 'err!' tetapi tidak
kritikal dan boleh di abaikan.
4
2.l.8 Apa yang anda perlu buat ialah:
i) Buka SMM 4.0 Online, klik Sekolah & Semua Pelajar di bahagian EKSPORT, rujuk
5.3 untuk ekport ke SMM offline. Sekiranya fail boleh di gabungkan di SMM offline.
Sila abaikan error tersebut.
ii)Sekiranya fail tidak boleh digabungkan, hapuskan semua maklumat pada SMM
online, betulkan dahulu regional setting pada komputer anda, pastikan tarikh betul
mengikut format "dd/MM/yyyy" iaitu 2 digit hari diikuti 2 digit bulan dan 4 digit tahun,
ekport dengan merujuk langkah pada 2.4.2 atau 2.4.3
2.l.9 Regional Setting #e!lu dibetulkan ebelum $ail diek#o!t dan dimuat%naik dan
#atikan ta!ikh mengikut $o!mat &.'.( ii diata.
2.l.l0 Cara membetulkan Regional Setting adalah sebagaimana berikut:
a) Buka SMM offline, Di bahagian Kemudahan Regional Setting klik
Betulkan Secara Automatik. Rujuk gambar di bawah:
b) Periksa tarikh lahir, tarikh masuk sekolah. Format mestilah mengikut 2 digit
haribulan, 2 digit bulan dan 4 digit tahun.
2.2 Nama Kelas
2.2.l Nama Kelas perlu ada dan sama dari segi ejaan dan huruf (besar/kecil) bagi setiap
pelajar yang berada dalam kelas yang sama.
2.2.2 Nama Kelas bagi SMM 4.0 Online adalah case-sensitive (bagi pendaftaran
baru,nama kelas akan ditukar kepada huruf besar secara automatik).
)ontoh ', kelas 'A adalah tidak sama degan kelas 'a.
)ontoh &, kelas Amanah tidak sama dengan kelas AMANA*
2.2.3 Biasanya bagi kelas Pra sekolah yang ada satu kelas, nama kelas tidak dimasukkan.
Sistem SMM online tidak dapat mengenal pasti kelas yang tiada nama. Nama kelas
yang dibiarkan kosong akan di tanda degan dash (-).
2.3 Naik Kelas
2.3.l Sekiranya senarai adalah dari pelajar tahun sebelumnya, pada SMM offline sila
gunakan fungsi naik kelas global terlebih dahulu sebelum fail di eksport.
5
2.3.2 Terdapat kes dimana data telah di muat naik dan guru data terlupa untuk klik naik
kelas global, menyebabkan data baru bercampur dengan data lama. Kerja untuk
mengasingkan agak sukar, adalah lebih selamat untuk di naik kelas sebelum di muat
naik.
2.4 Eksport (SMM offline)
2.4.l Setelah perkara 2.l 2.3 telah di pastikan betul, ikut langkah-langkah berikut untuk
eksport data dari komputer anda.
2.4.2 Cara l - satu fail jenis zip iaitu datahem (datahem.zip)
a) Buka aplikasi SMM Offline pada komputer anda
b) Klik lmport/Eksport Sekolah Eksport Semua
c) Masej pemberitahuan eksport akan dipaparkan, klik ok
d) Lokasi fail yang telah siap berada di C:\HEM\datahem.zip
e) Fail ini dihasilkan walaupun komputer anda tiada pemacu A (Floppy Disk Drive)
f) Pastikan kelima-lima fail text(sila rujuk nama fail text pada 2.4.3 di bawah) wujud
dalam datahem.zip
6
2.4.3 Cara 2 lima fail jenis text
(TBantuan.txt, TBantuanAl.txt, TMurid.txt, TLBSek.txt dan TTanggung.txt)
a) Buka aplikasi SMM Offline pada komputer anda
b) Klik lmport/eksport JPN/PPD Pemacu Pilihan Eksport
c) Pada Sila Pilih Pemacu, pilih C:\
d) Klik Teruskan
e) Masej pemberitahuan eksport akan dipaparkan, klik ok
f) Klik My Computer dan klik pada C:\
g) Pastikan kelima-lima fail (TBantuan.txt, TBantuanAl.txt, TMurid.txt,
TLBSek.txt dan TTanggung.txt) ada dan mengandungi data. Klik pada fail untuk
melihat isi kandungan setiap fail.
h) Kelima-lima fail ini telah sedia untuk di muat naik
i) Fail ini juga boleh di 'zip' kan, pilih semua fail text [rujuk g) diatas], klik
kanan pada salah satu fail dan pilih Sent To Compressed (zipped) folder dan
namakan fail sebagai datahem (datahem.zip), dan di muat naik hanya satu fail.
Rujuk 2.4.2
7





3.0 MUATNAlK KE SMM 4.0 ONLlNE (admin)
Setelah fail disediakan dari SMM offline (rujuk 2.4). Login ke portal sekolah dan klik SMM.
Sekiranya anda tidak boleh buka SMM dan ada masej "You are not allowed to enter this
area"
dan tidak boleh logout, jangan risau, tutup sahaja browser, anda telah logout secara
automatik. Maklumkan kepada Pentadbir laman atau Guru data sekolah. Sekiranya SMM
boleh di buka teruskan dengan langkah di bawah.
3.0.l Di bahagian Menu Utama SMM online, klik SEKOLAH & SEMUA PELAJAR di
bahagian lMPORT SMM
3.0.2 Pada paparan lmport Fail & Proses terdapat 2 cara untuk muat naik fail
Cara l, Muat naik l fail jenis zip. Rujuk 2.4.2 bagi penyediaan fail zip.
a) Klik Browse, klik My Computer, C:\ , klik folder HEM,
8
b) Klik fail datahem.zip dan klik Open atau dwiklik terus pada fail
datahem.zip
c) Klik MUATNAlK & PROSES
Cara 2. Muat naik fail jenis text. Sila rujuk 2.4.3 cara menyediakan fail text.
a) Klik Browse untuk pilih fail text pada C: computer anda
b) Fail yang di pilih mestilah menyamai nama fail yang terdapat di paparan
lMPORT FAlL & PROSES
c) Setelah kelima-lima fail di pilih, klik butang MUATNAlK & PROSES
d) Anda akan di bawa ke Menu Utama SMM setelah selesai muat naik dan
proses menyalin fail ke pengkalan data SMM online.
e) Fail yang telah dimuat naik akan di pamerkan disebelah setiap butang
browse (rujuk gambar diatas). Klik nama fail untuk melihat kandungan.
f) Klik ikon Padam Fail ini untuk padamkan fail text yang telah di muat naik.
g) Klik ikon lmport Fail ke Pengkalan data. Fungsi ikon ini adalah untuk
menggantikan maklumat yang telah di salin ke pengkalan data dengan
maklumat yang ada dalam text fail asal yang di muat naik.
h) Sekiranya fail text masih wujud, anda tidak perlu muat naik fail dari
komputer anda, hanya klik butang MUATNAlK & PROSES untuk menyalin
maklumat dari text fail ke pengkalan data.
9
3.l Periksa Data
3.l.l Periksa tarikh lahir dan tarikh masuk sekolah dan tarikh kemaskini. Sekiranya hampir
semua tarikh terdapat error "err!" , ada kemungkinan regional seting tidak
dibetulkan (rujuk 2.l) , maklumkan kepada admin untuk di buat Ujian
keserasian (rujuk 3.l.2).
3.l.2 Ujian Keserasian (admin)
Untuk pastikan data boleh di pindah semula, sila rujuk 5.3 6.3
Sekiranya berjaya di gabungkan semula ke SMM offline, data online sudah sedia
untuk diubah atau ditambah. Abaikan tanda 'err!'.
4.0NAVlGASl & FUNGSl
4.l Pelarasan Default Pilihan (admin)
4.l.l Fungsi Pelarasan default pilihan adalah untuk memudahkan Guru Kelas bagi
pendaftaran baru dengan tidak lagi perlu mengisi maklumat yang sama bagi majoriti
pelajar.
4.l.2 Contoh pilihan ialah pilihan negeri, default pilihan negeri di laras mengikut negeri
pengguna, poskod, agama dan lain-lain.
l0
4.2 Senarai mengikut Kelas
ll
4.2.l Klik pada nama kelas dari senarai untuk memaparkan senarai hanya dari kelas
pilihan
4.2.2 Terdapat pilihan eksport, kemaskini dan Tukar Nama Kelas di bahagian bawah
senarai.
4.3 Senarai mengikut Tahun/Tingkatan
4.3.l Senarai semua kelas dari tahun atau tingkatan yang sama.
4.3.2 Senarai disusun mengikut turutan kelas dan abjad
4.3.3 Terdapat pilihan eksport, kemaskini dan ubah nama kelas di bahagian bawah
senarai. Rujuk gambar pada 4.2.3
4.4 Senarai Keseluruhan
4.4.l Senarai keseluruhan boleh di paparkan dari menu utama SMM online, klik pada
Senarai Keseluruhan. Hanya 50 orang pelajar di paparkan bagi setiap muka.
4.4.2 Boleh juga diklik di bahagian navigasi kelas
4.5 Maklumat Terperinci Murid
4.5.l Klik nama pelajar dari senarai kelas.
4.5.2 Maklumat terperinci pelajar akan dipaparkan. Maklumat ini hanya untuk paparan dan
tidak boleh di ubah. Terdapat 3 butang di bahagian atas kiri iaitu, Ubah, Padam &
Eksport.
l2
4.5.3 Untuk mengubah maklumat pelajar klik pada butang Ubah
4.5.4 Untuk mengeksport pelajar ini klik butang Eksport Pelajar lni. Hanya pelajar ini sahaja
yang akan dieksport untuk digabungkan pada SMM offline.
4.5.5 Untuk Padamkan pelajar ini, klik butang Padam
4.6 Ubah Maklumat Murid
Semua maklumat termasuk nombor kad pengenalan boleh diubah kecuali Negara asal.
4.7 Jalan pintas untuk ubah
Setelah Login, klik Nama Kelas yang anda kehendaki, klik ikon ubah disebelah kanan
pelajar yang anda ingin ubah.
l3
4.8 Daftar/Tambah Pelajar
4.8.l Sekiranya maklumat sekolah telah ada(dimuat naik dari SMM offline atau daftar
sekolah), klik butang Daftar Pelajar (Pihak Sekolah).
4.8.2 Sekiranya tiada maklumat sekolah, import dari SMM offline (rujuk 2.0 3.0 terlebih
dahulu), atau sekiranya tiada maklumat SMM offline, klik Daftar Sekolah. lsi no kod
sekolah (penting), nama sekolah dan lain-lain. Setelah siap dan di simpan, klik Daftar
Pelajar (Pihak Sekolah).
l4
4.8.3 Di bahagian atas kiri terdapat ikon dan pautan SET DEFAULT PlLlHAN, hanya
pentadbir laman (web admin) sahaja yang boleh mengubah default pilihan. Sila rujuk
4.l untuk maklumat default pilihan.
4.8.4 lsi maklumat sebagamaina pada borang, klik butang 'Simpan & Ke Muka 2' untuk ke
bahagian kedua.
4.8.5 Pada muka 2, Sila klik OK pada hujung sebelah kanan sekiranya ada maklumat yang
diisi pada ketiga-tiga bahagian, iaitu jenis bantuan, jenis bantuan agensi lain dan
maklumat tanggungan.
4.9 Fungsi eksport individu
4.9.l Klik SMM setelah login, klik nama pelajar dari senarai kelas yang dipilih.
l5
4.9.2 Pada paparan maklumat pelajar terdapat 3 butang, ubah, eksport dan padam di
sebelah atas kiri.
4.9.3 Klik pautan Eksport Pelajar lni Klik Save pada dialog box pilih lokasi untuk
disimpan fail. Fail adalah jenis zip. Bagi pengguna Windows Vista, sila install winrar
terlebih dahulu. Rujuk 4.ll.4 di bawah.
4.l0 Fungsi Eksport pilihan
l6
4.l0.lSekiranya ada beberapa orang pelajar dari kelas yang sama atau dari
tahun/tingkatan yang sama perlu di eksport, sila klik nama kelas atau tahun/tingkatan
dahulu.
4.l0.2Dari senarai tandakan pada kotak pelajar yang anda kehendaki.
4.l0.3Setelah ditanda, klik pilihan eksport, klik teruskan.
4.l0.4Anda akan di bawa ke muka pilihan muat turun. Klik muat turun dan klik Save pada
lokasi pilihan anda.
4.ll Fungsi Eksport Keseluruhan
4.ll.lPada menu utama SMM, di bahagian Eksport, klik Semua Pelajar dan sekolah
4.ll.2Klik Save dan pilih lokasi untuk menyimpan fail yang dimuat turun.
4.ll.3Sekiranya anda menggunakan Windows Vista, anda perlu menggunakan win rar.
4.ll.4Pautan ke laman win rar , http://www.win-rar.com
4.ll.5Pasang (install) winrar pada computer anda, setelah dimuat turun data SMM, klik
kanan pada folder DATAHEM.ZlP, klik Extract here.
4.ll.6Setelah di extract, folder dengan nama SMM Online akan terhasil. Fail yang berada
dalam folder adalah jenis text, copy semua fail dan paste ke folder C:\HEM\

4.l2 Fungsi Padam lndividu
4.l2.lSetelah login sebagai Guru Kelas, klik nama pelajar dari senarai kelas.
4.l2.2Terdapat tiga butang di bahagian atas kiri, butang Ubah, Padam dan Eksport.
4.l2.3Untuk padam pelajar klik butang Padam, pada paparan seterusnya klik Padam sekali
lagi.
l7
4.l3 Fungsi ubah nombor Kad Pengenalan/Sijil Lahir
4.l3.lSekiranya pelajar didaftar dengan no. sijil lahir atau no rekaan.
4.l3.2Setelah login sebagai Guru Kelas, klik nama pelajar dari senarai kelas.
4.l3.3Klik butang ubah. Pada ruang no kad pengenalan klik Ubah no kad pengenalan.
4.l3.4Pada paparan masukan no kad pengenalan mengikut ruang yang disediakan. Klik
Simpan
4.l3.5Maklumat yang berkaitan dengan no asal, seperti maklumat tanggungan dan
bantuan juga akan di ubah dengan merujuk no (kad pengenalan) baru yang di
masukkan.
4.l4 Padam Pilihan
4.l4.lSetelah login sebagai Guru Kelas, klik nama kelas sekiranya pelajar yang ingin
dipadamkan berada dalam satu kelas yang sama, atau klik Tahun/Tingkatan
sekiranya pada tahun yang sama dan kelas berlainan.
4.l4.2Di hujung kanan nama terdapat kotak pilihan. Pilih pelajar yang ingin dipadamkan
4.l4.3Pada bahagian bawah senarai, pilih Padam Pelajar dan klik butang Teruskan.
4.l5 Padam Keseluruhan (admin)
4.l5.lFungsi Padam Keseluruhan adalah untuk Guru data/Pentadbir laman sahaja.
4.l5.2Setelah Login sebagai Pentadbir laman (web Admin), Pilihan Padam Semua akan
wujud di bahagian Padam. Di "o!kan anda klik Ek#o!t Semua te!lebih dahulu
ebagai okongan(ba+ku#).
4.l5.3Setelah di buat sokongan klik Padam Semua, dan klik Padam sekali lagi pada
paparan seterusnya.
4.l6 Naik Kelas Global (admin)
4.l6.lFungsi adalah untuk kegunaan Pentadbir laman (web admin) sahaja.
4.l6.2Sebelum menggunakan fungsi ini, ila buat okongan te!lebih dahulu dengan
mengklik butang Ek#o!t Sekolah dan Semua ,ela-a!.
l8
4.l6.3Maklumat pelajar tahun akhir (Tahun Enam atau Tingkatan 5 & 6 Atas) akan di
simpan di Jadual Tamat Pengajian. Fail boleh di akses setelah paparan siap (masih
dalam proses pembinaan) bagi kegunaan pindahan sekolah (sekolah rendah ke
menengah) atau sebagai rujukan Alumni.
4.l7 Ubah Nama Kelas Pilihan
Sekiranya Nama kelas telah ditukar , pilih nama kelas, dari senarai, klik butang
Tanda Semua di bahagian bawah, pada pilihan, pilih Ubah Nama Kelas, masukan
nama kelas baru dan klik Teruskan

4.l8 Semakan Tiada Maklumat
4.l8.lBagi maklumat yang tidak diisi boleh di rujuk dengan mengklik butang SEMAKAN
TlADA MAKLUMAT.
4.l8.2Di bahagian hujung terdapat pautan SlLA SEMAK, klik pautan SlLA SEMAK untuk
melihat senarai pelajar maklumat tidak lengkap mengikut ruang yang tidak diisi
4.l8.3Bagi pendapatan ibu dengan pilihan X0l Tidak Bekerja, pendapatan tidak di ambil
kira.
l9
4.l9 Kesan penggunaan (Tracking log) [admin]
4.l9.lKesan Penggunaan adalah satu fungsi mengenal pasti setiap perubahan yang di
buat oleh pengguna. Perubahan meliputi, muat naik fail dari SMM offline, ubah,
padam, daftar pelajar, eksport, dan lain-lain.
4.l9.2la dapat membantu pentadbir dalam mengenal pasti kesilapan yang dilakukan dan
mengambil langkah yang perlu bagi mengelak kesilapan berulang.
4.l9.3Fungsi ini juga dapat membantu Pembina sistem membuat penambah baikan.
20
5.0EKSPORT, MUAT-TURUN DAN SOKONGAN (BACKUP)
5.l Eksport lndividu
5.l.l Klik SMM setelah login, klik nama pelajar dari senarai kelas yang dipilih.
5.l.2 Pada paparan maklumat pelajar terdapat 3 butang, ubah, eksport dan padam di
sebelah atas kiri.
5.l.3 Klik butang eksport Klik Save pada dialog box pilih lokasi untuk disimpan fail.
Fail adalah jenis zip. Bagi pengguna Windows Vista, sila install winrar terlebih
dahulu.
5.2 Eksport Pilihan
5.2.l Sekiranya ada beberapa orang pelajar dari kelas yang sama atau dari
tahun/tingkatan yang sama perlu di eksport, sila klik nama kelas atau tahun/tingkatan
dahulu.
5.2.2 Dari senarai tandakan pada kotak pelajar yang anda kehendaki.
5.2.3 Setelah ditanda, klik pilihan eksport, klik teruskan.
5.2.4 Anda akan di bawa ke muka pilihan muat turun. Klik muat turun dan klik Save pada
lokasi pilihan anda.
2l
5.3 Eksport Semua Pelajar & Sekolah
5.3.l Pada menu utama SMM, di bahagian Eksport, klik SEKOLAH & SEMUA PELAJAR
5.3.2 Klik Save dan pilih lokasi untuk menyimpan fail yang akan dimuat turun.
5.3.3 Sekiranya anda menggunakan Windows Vista, anda perlu menggunakan win rar.
5.3.4 Pautan ke laman win rar , http://www.win-rar.com
5.3.5 Pasang winrar pada computer anda, setelah dimuat turun data SMM, klik kanan
pada folder DATAHEM.ZlP, klik Extract here.
5.3.6 Setelah di extract, folder dengan nama SMM Online akan terhasil. Fail yang berada
dalam folder adalah jenis text, copy semua fail dan paste ke folder C:\HEM\
5.4 Sokongan (backup)[admin]
5.4.l Untuk membuat sokongan (backup) , sila rujuk 5.3. Adalah disyorkan pentadbir atau
Guru Kelas membuat sokongan sebelum sebarang perubahan dibuat.
5.4.2 Setelah dimuat turun, ubah nama fail mengikut format, tahun, bulan & haribulan,
contoh: tahun 20l2, bulan Mac dan 07, namakan fail sebagai 20l2C07.zip gunakan
abjad untuk bulan, A untuk Januari, B untuk Februari C untuk Mac dan seterusnya.
6.0 lMPORT KE SMM OFFLlNE (admin)
6.l Unzip / Extract File
6.l.l Setelah di eksport dari SMM online (rujuk 5.3). Kenal pasti lokasi fail yang telah di
muat turun.
6.l.2 Klik kanan pada fail datahem (datahem.zip), klik E.t!a+t all/ klik Next, di bahagian
hujung kanan ruang Extract destination, klik Browse, klik My Computer C: klik
Hem klik OK
6.l.3 Pada ruang Extract destination adalah C:\HEM klik Next Finish
6.l.4 Satu folder mm0online akan terhasil, buka folder mm0online
6.l.5 Terdapat 5 fail text iaitu;
a) tbantuan.txt,
22
b) tbantuanAL.txt,
c) tlbsek.txt,
d) tmurid.txt dan
e) ttang.txt
6.2 Padam Maklumat SMM Offline
6.2.l Sebelum fail di gabung ke SMM offline, anda di syorkan untuk membuat salinan
sebagai sokongan kepada fail SMM offline dengan cara menyalin folder HEM ke
thumbdrive atau mana-mana lokasi.
6.2.2 Buka SMM offline dengan dwiklik pada SMMAPP.
6.2.3 Klik Hapus Rekod Hapus Pilihan HAPUS SEMUA Yes Ok
6.2.4 Anda boleh minimized atau tutup SMM offline
6.3 lmport ke SMM offline
6.3.l Salin kesemua fail pada 6.l.5 ke lokasi C:\HEM\
6.3.2 Sekiranya terdapat fail yang sama pada lokasi, klik Yes untuk
menggantikan(overwrite) fail sediada.
6.3.3 Buka semula SMM offline, klik lmport/Eksport Sekolah lmport
6.3.4 Pada paparan lmport/Gabung Data, klik butang Gabung data yang telah di import
(abaikan butang import data dari disket A:\ ke pengkalan data).
6.3.5 Tunggu hingga selesai, dan klik OK pada paparan gabung data selesai.
6.3.6 Sila periksa data yang telah di gabungkan.
23
7.0 MASALAH YANG SERlNG Dl HADAPl
Dibahagikan kepada dua l.SMM Online, 2. SMM offline
7.l SMM Online
7.l.l Tidak boleh masuk ke bahagian SMM
Sekiranya anda tidak boleh masuk ke bahagian SMM, sila hubungi pentadbir laman
(web admin) atau Guru Data bagi mengubah kumpulan anda dari kumpulan
Registered User kepada kumpulan Guru Kelas. Sekiranya anda adalah pentadbir
laman (web admin) sila hubungi webmaster (Pembina sistem) melalui email,
webmaster@sistem.my dengan maklumat laman web sekolah, nama dan no telefon
untuk di hubungi.
7.l.2 Tiada maklumat sekolah dan tiada maklumat pelajar di pamerkan
Setelah di muat naik dan di proses, tiada maklumat sekolah dan pelajar
dipamerkan. Sila periksa perkara berikut:
a) Pada Menu Utama SMM online di bahagian lMPORT SMM, Klik SEKOLAH &
SEMUA PELAJAR
b) Rujuk Cara 2. Text Fail (.txt), terdapat fail disebelah kanan butang Browse.
Sekiranya tiada fail disebelah butang Browse, bermakna fail yang di muat naik
tidak dijumpai. Berkemungkinan fail zip yang di muat naik tidak dinamakan
sebagai datahem.zip
c) Klik pada nama fail untuk melihat kandungan bagi setiap fail. Sekiranya tiada
maklumat pada fail
i. tlbsek.txt tiada maklumat sekolah.
ii. tmurid.tx tiada maklumat murid.
d) Sila rujuk 2.4 untuk menyediakan fail untuk di muat naik semula
e) Sekiranya ada maklumat pada fail text yang dimuat naik, sila rujuk 2.l
24
7.l.3 Sebahagian maklumat sekolah dan sebahagian maklumat pelajar
Berkemungkinan regional setting tidak di betulkan, sila rujuk 2.l untuk
membetulkan regional setting.
7.l.4 Sebahagian maklumat sekolah, tiada maklumat pelajar
Rujuk 7.l.l
7.l.5 Hampir semua error pada tarikh lahir dan tarikh masuk sekolah
Rujuk 7.l.l
7.l.6 Daftar Pelajar baru, setelah simpan, tidak dapat ke muka 2.
Sekiranya anda mengisi maklumat murid dan membiarkan borang tidak dikemaskini
melebihi l5 minit, maklumat yang telah diisi tidak akan disimpan, anda perlu login
semula.
7.l.7 Maklumat bantuan tidak disimpan
Dibahagian hujung kanan ruang untuk diisi maklumat bantuan, terdapat butang OK.
Klik butang OK setiap kali maklumat diisi.
7.l.8 Maklumat bantuan Agensi Lain tidak disimpan
Dibahagian hujung kanan ruang untuk diisi maklumat bantuan agensi lain terdapat
butang OK. Klik butang OK setiap kali maklumat bantuan Agensi lain diisi.
7.l.9 Maklumat Tanggungan tidak disimpan
Di hujung kanan ruang maklumat tanggungan terdapat butang Ok. Klik OK untuk
menyimpan maklumat tanggungan yang disi.
7.l.l0 Auto Lagout
Sekiranya anda login melebihi l5 minit tanpa apa-apa aktiviti, anda akan di logout
secara automatik. Sila login semula.
25
7.l.ll Jumlah pelajar pada senarai bewarna merah
Sekiranya pelajar baru didaftar pada kelas yang tiada pelajar kurang dari 5 orang,
jumlah pelajar akan di tanda warna merah. Warna merah akan hilang setelah
pelajar keenam di simpan atau pelajar melebihi 5 orang.
7.l.l2 Tidak boleh ubah nama kelas lebih dari seorang pelajar.
a) Sekiranya nama kelas pada tahun ini telah di tukar kepada nama kelas baru,
pada Menu Utama SMM, sila klik nama kelas.
b) Di bahagian bawah senarai klik Tanda Semua, pada pilihan sila pilih Ubah Nama
Kelas, pada ruang kosong disebelah masukan nama kelas baru dan klik Teruskan.

7.l.l3 Tidak boleh ubah tingkatan/tahun lebih dari seorang pelajar
Bagi mengubah Tahun/Tingkatan adalah disarankan menggunakan SMM offline
sebelum dimuatnaik. Sila rujuk 2.l
7.l.l4 Jumlah Keseluruhan pelajar tidak sama dan melebihi data dari SMM offline
Sekiranya jumlah pelajar tidak sama, sila 2.l hingga 2.3
7.2 SMM Offline
7.2.l Tidak boleh import semula ke SMM offline
Sila rujuk 2.l.l hingga 2.l.7
7.2.2 Jumlah senarai Sila Semak Pendapatan lbu berbeza
Pada sistem SMM online, maklumat ibu yang tidak bekerja, yang mana pada ruang
pekerjaan dipilih X0l Tidak Bekerja, pendapatan tidak diambil kira. Hanya
maklumat selain tidak bekerja dan pendapatan tidak diisi sahaja yang di kira.
Manakala pada sistem SMM offline, semua pendapatan ibu yang tidak diisi akan
dikira tanpa mengambil kira pekerjaan sebagai Tidak bekerja.
8.0CARlAN
8.l Carian Pelajar
26
8.l.l Carian nama pelajar boleh di buat dengan cara berikut
8.l.2 Sekiranya S*A* dimasukan, apa-apa nama yang ada shah di bahagian
tengah nama akan di paparkan, contoh Ahmad S*A*rin, Mohamad
S*A*rizal, Ainul S*A*ira atau Azman bin S*A*rul
8.l.3 Sekiranya nama yang ingin dicari ialah SHAH, tekan space bar selepas
SHAH
8.2 Carian Bapa atau lbu
Bagi carian bapa atau ibu, cara adalah sama sebagaimana carian nama pelajar di
8.l di atas.
27