zavisi od toga kako ce on biti pripremljen. Zato je
pripremanje poslovnog razgovora i izlaganja tokom poslovne komunikacije izmedju partnera kao pitanje veoma vazno. Time se projektuje tok i nacini odvijanja razgovora. Prvo pitanje koje se postavlja je: koja je svrha poslovnog razgovora i koje sve odlike mi zelimo da usvojimo. Sama priprema poslovne komunikacije sastoji se od vise medjusobno povezanih tacaka cijim redosledom uz uslov da ih se pridrzavamo dolazimo do zeljenog cilja a samim tim i ispunjenjem poslovnog razgovora kojim tezimo postici isti cilj. Priprema za poslovni razgovor tece ustaljenim redosledom ali je bitno pretodno odrediti strategiju kojom ce razgovor teci kao i prikupiti sve potrebne informacije cije razmatranje moze biti uzeto u obzir tokom komuniciranja. Posto postoji veliki broj varijacija i mogucih scenarija u toku razgovora potreboje skicirati odluku koja ce biti doneta i tako preduprediti varijacije koje mogu utixati na njeno donosenje. Sam radni koncept razgovora zavisi od teme koju zelimo pokrenuti tokom komunikacije ali bitno je napomenuti da sadrzina treba da bude sto jasnija i shvatljivija a sve u cilju ispunjenja zeljenog stanja. Uvodno izlaganje teme je takodje pozeljno jer se na taj nacin zeljena osoba podrobnije upoznaje sa vasom namerom. Strategija je uvek odredjena tom razgovora i menja se u zavisnosti od partnera i trenutnih uslova. !eophodno je prouciti strategiju poslovnog partnera osmlisliti pogodnu atmosferu za razgovor pripremiti plan informisanja sa mogucim odgovorima pripremiti pitanja za dobijanje i proveru informacija razmotriti nacin izrazavanja voditelja pripremiti i alternativne ciljeve varijante. "soba koja organizuje razgovor polazi od odredjenih stategija i cilj razgovora mora da odredi izvore informacija #licnost publikacije sluzbeni podaci$ i da organizuje prikupljanje gradje. !ije potrebno napomenuti da je preko potrebna ili podrazumevana strucna kompetentnost. Stvaranje mogucih odluka sa varijantama donosi se nakon prethodnih faza skiciraju se moguca resenja priprema se predlog mogucih odluka u nekoliko varijanti%jedna se izdvaja kao najbolja a ostale rezervne. &adnim konceptom razgovora dobija se tok razgovora od procene vremenskog trajanja pa sve do mogucih resenja. Pripremanje radnog koncepta zahteva timski rad. Potrebne su tehnoloske pripeme za izvodjenje komunikacije koja ce uroditi plodom i u takve se ubrajaju: odredjivanje dana datuma vremena #pocetka i trajanja$ mesto kao i ustanoviti broj ucesnika. "dredjivanje saradnika za docek proveru tehnicke ispravnosti uredjaja i aparata na mestu sastanka proveriti da li su pozivi upuceni blagovremeno odrediti zapisnicara na pocetku podsetiti ucesnike na nacin i vreme dato za izlaganje najkasnije nakon tri dana poslati zapisnik poslovnom partneru. 'ada se izvse sve navedene pripreme poslovni razgovor moze da pocne. Znacaj komunikacije(nastavak)%Poslovne komunikacije karakterisu: ucesnici razgovora #najmanje govornik i sagovornik$ i vreme trajanja poslovnog razgovora #vazno je koliko je moguce odrzati paznju ucesnika ali i koliko se moze planirano realizovati u okviru odredjenog vremena$. (reme u velikoj meri zavisi od : sadrzine razgovra broja ucesnika strategije razgovora i priblizavanja pozitivnom rezultatu: prostor u kome se realizuje poslovni razgovor treba da je marketinski ujednacen da pozitivno govori o firmi da pokazuje odredjeni ukus i imidz domacina da stvara lagodnu atmosferu da je opremljen tako kako bi se usmeno komuniciran je optimalno realizovalo)gramatika poslovnog razgovora uredjeni niz reci i recenica u dijalogu je veoma znacajan jer se zeli da se izvrsi odredjeni uticaj na poslovnog partnera. Zbog toga je veoma vazno poznavanje osnove javnog izlaganja posedovanje jezicke kompetencije. *zrazavanje treba da bude takvo da informacija bude jezicki tacna jasna i ubedljiva. Nacin vodjenja komunikacije-(odjenje je podproces globalnog procesa upravljanja u kome menadzeri vrse usmeravanje i koordinaciju kadrova u izvrsenju planiranih poslova i zadataka. +efinise se i kao odnos izmedju predpostavljenih #menadzeri$ i podcinjenih #radnici$ u zajednickom cilju efikasnijeg obavlajnja poslova i zadataka. Sam proces vodjenja kao podproces menadzmenta obuhvata sledece aktivnosti:%Usmeravanje i koordinacija)'omuniciranje),otivaciju)"dlucivanj e menadzera,otivacija predstavlja unutrasnji proces kod coveka koji ga podstice na obavljanje ili neobavljanje neke aktivnosti. *z definicije motivacije donosimo zakljucak da je motivacija radnika izuzetno vazna aktivnost u procesu vodjenja.'ada govorimo o preduzecu i motivaciji radnika za bolji rad najvise motivisu:%+obre plate ,ogucnost napredovanja)*nteresantan posao)+obri uslovi rada%+obri menadzeri)prijatna okolina ,enadzer je vazan cinilac u motivaciji radnika. "n mora dobro da poznaje svoje radnike i motivacione faktore i da pronadje najpogodniji nacin da motivise radnike. *pak treba znati da motivacioni faktori nemaju istu vaznost za svakog radnika. 'od nekih radnika osnovni motivacioni faktor je plata. 'od drugih radna okolina treci nacin na koji menadzer postupa prema njima.,otivacija je neodvojiva od dobrog i uspesnog vodjenja poslovne komunikacije. +obar ili los menadzer moze svojim postupcima i ponasanjem da motivise radnike ili da negativno utice na motivaciju za rad a sta ce za posledicu imati zeljene rezultate odnosno ne zeljene posledice. Znacaj kreativnosti u poslovnom komuniciranju -edan od najvaznijih elemenata uspesnog poslovnog komuniciranja jeste poruka. Poslovne poruke su usmerene na resavanje problema i cesto stvaraju ili oblikuju zelje i ciljeve potrosaca. Poslovna komunikacijska poruka je nacin da se kupcima kaze kako proizvod ili usluga mogu resiti njihov problem pomoci da se zadovolje njihove zelje ili ostvare ciljevi. Poslovno komuniciranje takodje moze biti korisceno za kreiranje slika ili asocijacija i pozicioniranje marki proizvoda u mislima potrosaca kao i za promenu iskustva u kupovini ili koriscenju proizvoda ili usluga. Postoji vise nacina da se komunicira poslovnom porukom a zajednicko svima je postojanje kreativne strategije koja odredjuje sta ce markentinska poruka reci ili komunicirati i kreativne taktike koja govori o tome kakva ce strategija poruke biti izvrsena. Sta je kreativnost?-Postoje dva razlicita misljenja o tome sta je kreativnost jedno miljenje je da je poslovna poruka kreativna ako prodaje proizvode usluge a drugo misljenje je da se kreativnost prosudjuje kroz umetnicku i estetsku vrednost oglasa. ,edjutim sigurno je to da poslovna poruka mora biti jedinstvena i zabavna ako zeli da se probije .drugih oglasa/ i izazove paznju viljnog auditorijuma. Za uspeh je kljucna njena dopadljivost ili potrosaceva ukupna reakcija. 'omunikacijska kreativnost je sposobnost da se stvaraju sveze originalne i odgovarajuce ideje koje mogu biti resenja za komunikacijke poslove. +a bi bila odgovarajuca i delotvorna kreativna ideja mora biti bitna tj relevantna za auditorijum. Osobine poruka upucene tokom komunikacije Sadrzaj poruke-'od odredjivanja sadrzaja poruke koje ce se komunicirati ciljnom auditorijumu posiljac mora proceniti stra treba reci ciljnom auditoriju da bi proizveo zeljenei odgovor ili ocekivanu reakciju. !ajvazniji deo sadrzaja poruke jeste formuliranje neke vrste koristi motivacije identifikacije ili razloga zbog kojeg ciljni auditorijumu trebao o necemu razmisljati ili nesto uraditi. To se razlicito naziva kao 0 apel tema ideja vodilja moto kompanije obecavanje ili jedinstvena prodajna propozicija. 1peli su motivaciona snaga u rukama posiljaoca poruke. 1peli su impulsi ili potsticaji koji ce na osnovu rezultata primenjene psihologije upotrebaljavaju u oglasivackim porukama da bi pobudili ili aktivirali zelje i osecaje sto stvaraju potrebe za oglasivanom robom. Svi se apeli temelje na ljudskim motivima te se slikom recju i zvukom nastoje ljudi informisati i aktivirati. &azlikuju se tri osnovne grupe apela: racionalni #apeluju na licni interes ciljnog auditorijuma$ i emocionalni #nastoje motivisati ciljni auditorijum putem izazivanja pozitivnih ili negativnih emocija$ i moralni #usmereni su prema osecajima auditorijuma za pravednost iskrenost dobrotu i cestitost i dr.$ Struktura poruke-Pitanja strukturiranja poruke odnose se uglavnom na: Pitanja izvodjenja zakljucaka;Pitanja jednostrane ili dvostrane argumentacije;Pitanja redosleda prezentacije argumenata Treba li posiljac izvuci definitivni zakljucak za odredjeni auditorijum ili da to prepusti auditorijumu2 *zvodjenje zakljucaka manje je delotvorno u sledecim situacijama:1ko odredjeni auditorijum smatra posiljaoca poruke nepouzdanim mogao bi da mu zameri na pokusaju da na njega utice)1ko je problem jednostavan auditorijum bi se mogao dosajivati pri pokusaju necega sto je samo po sebi razumljivo) 1ko je komuniciranjm problem naglasen licen prirode auditorijum bi mogao zameriti komunikatoru sto pokusava izvuci neki zakljucak.Sto se tice jednostranih ili dvostranih argumenta postavlja se pitanjeda li iznositi u poruci samo pozitivne strane proizvoda. Pokazalo se da i dvostrani argumenti u pojedinim situacijama imaju svoje opravdanje. Upotreba dvostrane argumentacije na polju licne prodaje pokazala je efikasne rezultate. Upotrebom dvostrane argumentacije izlazu se pozitivne i negativne strane proizvoda i na svaki negativni argument kuca prodavac odgovara pozitivnim argumentom. Sto se tice oglasavanja dvostrana argumentacija se retko primenjuje medjutim istrazivanja su pokazala da je upotreba dvostarne argumentacije efikasnija pri uticaju na stavove: 1uditorijuma sa vecim obrazovanjem i inteligencijom 1uditorijuma koji se u pocetku suprostavljau sadrzaju poruke 1uditorijuma koji bi mogao biti izlozen protivnickom oglasavanju konkurencije *znosenjem manjih nedostataka oglasavanog proizvoda sprecava da se ti nedostaci kada ih iznese konkurencija postanu mnogo znacajniji za kupce. 'od dvostrane argumentacije najjaci argumenti nikada ne idu na srediste sadrzaja poruke dok u slucaju jednostranih poruka prednost prezentacije najjaceg argumenta na pocetku poruke ogleda se u otvaranju paznje i interesa. Oblik poruke "blikovanje poruke znaci uskladjivanje sadrzaja poruke i podloge koja ce nositi sadrazaj poruke. -edan od osnovnih nosilaca poruke je stampani oglas zatim imamo akusticna sredstva #radio$ te vizuelna sredstva #T( spot$. Struktura poslovnog razgovora-Sama struktura poslovnog razgovora ima nekoliko faza: Uvod u razgovor ili zapocinjanje razgovora *nformisanje ili ulazenje u temu 1rgumentovanje ili dokazivanje &eakcija sagovornika Usaglasavanje stavova +onosenje odluke ,oguca je fleksibilnost u etapama%sto zavisi od poslovnosti partnera. Pri poslovnom izlaganju u poslovnom razgovoru voditelj razgovora uvodnicar ili govornik veoma mnogo mora voditi racuna o sadrzajusvoga izlaganja kako bi ono bilo korektno jasno i dovoljno funkcionalno. (azni elementi poslovnog izlaganja: -ezicka kompetentnost #podrazumeva da se obezbedi dvosmerno komuniciranje$ Strucna kompetentnost #koja obezbedjuje strucne informacije uz podatke o primarnim i sekundarnim izvorima$ 1ktuelnost informacija #prezentirati aktuelne i prave informacije$. *pak ne reci vec treba imati granicu informacija -asnost i slikovitost u izlaganju sadrzaja izbegavati dvosmislenost i nejasne recenice. Slikovitost se odnosi na vizuelne predstave. Selektivnost: nikada ne treba reci sve informacija treba da rasvetli i utemelji argument Stalna umerenost prema temi i cilju% ne izlaziti iz okvira teme stavove zasnivati na cinjenicama. Zadrzati umerenost prema osnovnom cilju. .*n medias res/% .po sredi stvari/ +uzina izlaganja mora da bude u funkciji sadrzine. !i dugacko ni dosadno vec jezgrovito i ubedljivo 3lementi humora mogu da pomognu narocito ako je situacija slozena. 'ratka anegdota sala moze da prekine monotoniju i da pojaca paznju ucesnika. Usmeno poslovno komuniciranje je najstariji i nejjednostavniji oblik poslovne komunikacije. Zato onaj ko vodi razgovor mora voditi racuna o sledecem: sta reci #razmisliti pre nego sto se kaze$) treba izbegavati preopsirnost i neopravadano duge razgovore) govor treba da bude jasan kratak ali razumljiv) partneru treba dati sansu da govori) ne prekidati tudje izlaganje) mora se oceniti kome se govori odabrati odgovarajuci nacin na koji ce se govoriti) spolnji izgled #kontrolisanje neverbalne komunikacije$) dobar ton i lepe reci #bonton$) neuzvracen telefonski poziv neuzvracen odgovor na pismo ili telefax% najcesce imaju previsku cenu) nije pozeljno preterana ravnost u razgovoru nametljivost) izbegavati improvizacije i pripemiti se za razgovor. Oblici usmenog poslovnog komuniciranja-'onsultacija% kraci poslovni razgovor radi razmatranjanekog konkretnog problema davanja saveta ili uputstava za rad Poslovni sastanak% oblik interakcije veceg broja ljudi poslovnih partnera vezan za jedan konkrentan problem. Poslovni razgovor% skup jednog ili vise poslovnih partnera koji zele da urede poslovan odnos da postignu dogovor i da zakljuce odredjen posao. Poslovni razgovor moze podrazumevati jedan ili vise poslovnih sastanaka. Sednica% povremen skup poslovnih ljudi #oko 45$ na kome se donose znacajne odluke za celokupno poslovanje firme. Sednica se po pravilu odrzava samo u okviru jedne firme. !ju po pravilu vodi najvisi po rangu. 'onferencija ili konvencija% organizuje se po specijalnosti ili sa tematskim sadrzajem. !ju moze organizovati jedna firma i pozvati firme slicne delatnosti ili pak asocijacije firmi na nivou drzave. ,ogu biti pozvani i predstavnici stranih organizacija i poznati strucnjaci iz domena. Simpozijum% broja masovan skup sastanak poslovnih ljudi sa osmovnim ciljem sa 6rezentuju nova znanja i razmene iskustva. kongres% ima masovni karakter uz naglasenu drustvenu notu. ,oze biti i oblik obelezavanja odredjenog jubileja ili zelje da se firma posebno istakne. Poslovna okupljanja posrednim putem: 1udio sastanak #audio konferencija$ ima kao medij radio odakle se emituje razgovor poslovnih ljudi. !jih povezuje voditelj #novinar ili gost%voditelj$. (ideo ili T( sastanak #konferencija$ ima kao medij televiziju ili video uredjaj. Poslovni razgovor je najcesce koriscen poslovni susret. "n dominira u savremenom poslovnom svetu jer omogucava razmenu misljenja daje mogucnost da se ukaze na prednosti ili slabosti poslovnoh poduhvta i da se dosje do zajednice odluke. !e daju svi poslovni razgovori pozitivne rezultate ali svaki poslovni razgovor predstavlja bar jedan korak u medjusobnoj saradnji. Pre uspostavljanja komunikacije i odrzavanja njenog visokog nivoa posebno mesto zauzima izgled. Poslovna garderoba je itekako vazna doprinosi kod sagovornika stvaranju osecaja vaznosti susreta ozbiljnosti odgovornosti. "dnosi sa javnoscu su vazan deo poslovne kulture7 jer ono sto nije poznato javnosti kao da se nije ni desilo. Zato se posebno obucavaju ljudi ciji je posao odnos sa javnoscu. 'ultura poslovnog razgovora je neophodna svakom poslovnog coveku posebno menadzerima ali u firmama organizacijama institucijama. Obelezja poslovnog komuniciranja Poslovno komuniciranje u sustini znaci usmeni ili pismeni kontakt izmedju poslovnih partnera. "ni najcesce imaju punomocja ili ovlascenja od strane svojih organizacija za resavanje poslovnih situacija ili problema. Poslovno komuniciranje je istovremeno davanje i primanje poslovnih informacija. &adi se o planiranoj akciji kojom se utice na sagovornika radi uspostavljanja odredjenih odnosa u poslovima. Zato poslovno komuniciranje: informise utemeljuje i unapredjuje vec uspostavljene poslovne odnose pokrece proizvodne odnose i uspostavlja nove poslovne odnose. Poslovno komuniciranje #usmeno pismeno i telefonsko$ je delotvorno i unapredjuje poslovne odnose samo ukoliko se unapred temeljno pripremi i adekvatno realizuje. 8osa poslovna komunikacija moze izazvati negativne posledice izmedju poslovnih partnera. Prvi uslov dobre komunikacije je da govornik i sagovornik govore istim kodom. Takodje je vazna forma kojom je oblikovana informacija. Za kulturu poslovnog komuniciranja veoma je vazna kultura govora. 'ako se govori i pise odnosno kako je komunicira znacajno pomaze ili odmaze u poslovnom kontaktu. 'ulturra govora i razgovora je nesto sto se generacisji neguje sto je deo porodicnog zivota i porodnicne kulture vaspitanja obrazovanja itd. Usmeno poslovno komuniciranje se jos naziva i licno. Usmeni govor kao oblik komuniciranja medju ljudima ima znacajne prednosti nad pisanim. Usmena poslovna komunikacija zauzima centralno mesto u celokupnoj poslovnoj komunikaciji. !i jedan znacajan posao se ne moze zavrsiti dok se poslovni partneri ne sastanu da bi zakljucili posao. "vo je nezamenljiv vid opstenja poslovnih ljudi pruza optimalne uslove da se uvek cuje svaka strana da se dopunjuju informacije i u hodu prilagodjavaju poslovnim partnerima. Usmeno poslovno komuniciranje obezbedjuje: da su poslovni partneri u istom prostoru i vremenu da su poslovni partneri u situaciji da odmah dobijaju i daju informacije od znacaja za obavljanje posla da poslovni partneri svojim autoritetom i nacinom komuniciranja uticu na posao tj. na donosenje poslovne odluke da poslovni partneri mogu da prateci gestikulacije ili na neki drugi nacin prate reagovanje poslovnog partnera. Obelezja poslovnog komuniciranja (nastavak)- "d prvog trenutka od nacina prijema pozdrava oslovljavanja #uvek sa (i$ vodjenja dijaloga pa sve do rastanka i poslednjeg pozdrava poslovan covek mora da pokaze visok stepen poznavanja i prakticne primene osnova poslovne kulture. ,ozda samo ponasanje nece uvek doneti dodatne poene ali ce sigurno ostaviti pozitivno misljenje kod sagovornika a samim tim i o firmi koju poslovni covek predstavlja. !edostatak poslovne kulture ostavice kao trag losu poslovnu reputaciju poljuljace poslovnost ili cak prekinuti poslovne razgovore. Zato se u savremenom svetu narocito u razvijenim zemljama poslovnoj kulturi pridaje posebna paznja i zato se organizuju posebni oblici osposobljavanja poslovnih ljudi za adekvatnu poslovnu komunikaciju u kontekstu poslovne kulture. 'ultura poslovnog ponasanja i izgled su u osnovi sastavni deo poslovnog morala ali ih je potrebno izdovojiti kao poseban element poslovne kulture. Poznata narodna izreka je .lepa rec i gvozdena vrata otvara9.lepa rec u omunikaciji moze veoma mnogo da pomogne a pri tome ne kosta nista. Sve sto je napadno neprirodno mrzovoljno sporo moze da ostavi veoma los utisak na sagovornika. Treba zapamtiti nekoliko vaznih pravila. (azan je strav mi smo tu zbog korisnika.!emoje samo odgovarati na pitanje otpratire korisnika i pokazite mu sta trazi. 1ko nesto ne znate potrudite se da to saznate. !e postoje glupa pitanja. Pri tome treba odustati od nade da je moguce promeniti drugu osobu i napraviti distance izmdje vas i teskog ponasanja. Ponasanje koje pri tom treba ispoljavati najcesce je asertivno ponasanje. Pojam: zadovoljavajuce komuniciranje u uslovima osujcenja i konflikta. 1sertivno ponasanje podrazumeva: odbranu svojih prirodnih i legitimnih prava slobodno otvoreno i iskreno izrazavanje svojih stavova uverenja i osecanja sposobnost za rec .ne9 kada se treba suprostaviti necijem nekorektnom ponasanju neopravdanoj kritici i manipulaciji samopotvrdjujuce ponasanje Obelezja poslovnog komuniciranja (nastavak )- Poslovno komuniciranje uslovljeno je poslovnom kulturom pojedinca% poslovnog coveka ali i poslovnom kulturom u okviru odredjenih poslovnih organizacija #firmi$. Zato je neophodno da se ukazen i na neke bitne elemente poslovne kulture. Poslovna kultura pojedinca i grupe u okviru firmi temelji se na opstoj kulturi kulturi usmene i pisane komunikacije na kulturi govora i lepom ponasanju. !a nu utice i sire okruzenje kao i poslovna politika koja dominira u odredjenom vremenu. Poslovna kultura veoma je znacajna u svakodnevnoj komunikaciji. +obra verbalna komunikacija podrazumeva: upotrebu jezika koji je opsteprihvacen i razumljiv nastojanje da se razjasne moguce nejasnoce tumacenja reci nastojanje da poruka bude kratka jednostavna ili koherentna da se sledi glavna misao ili tema da se objasne apstraktne ideje na konkretnim primerima da se ponovi vec receno kod opsezne komunikacije Potrebno je proceniti da li su u pitanju teski ljudi ili lose raspolozeni. Unoverzalna pravila komunikacije sa teskim ljudima su: sacuvati smirenost i govoriti jezikom cinjenica. !everbalno komuniciranje popularno se naziva .tihi jezik9. !ajcesce se ostvaruje u sledecim oblicima: pokretima tela #drzanje tela gestovi$ i drugi slicni pokreti kao: izraz lica pokreti ociju parajezik #obuhvata glasovne kvalitete: smejanje gundjanje ili zevanje$ kretanje u prostoru #rec je o covekovoj percepciji i koriscenju fizickog prostora$ koriscenje grimasa i upotreba razlicitih kozmetickoh proizvoda sto podrazumeva odecu sminkanje i dr. Potrebno je naglasiti da je neverbalno komuniciranje uslovljeno kulturm ako i da je to nauceno ponasanje. To ponasanje se uci prevashodno tokom neformalne socijalizacije. Sve to upucuje na zakljucak da je neverbalno komuniciranje razlicito u razlicitim kulturama. U aktivnom slusanju je veoma vazno postaviti pitanja. Time se moze dobiti tacno znacenje izgovorenog i mogu se otkriti prave potrebe sagovornika. *stovremeno slusalac time proverava da li je dobro razumeo poruku