實用文格式

實用文筆記@cyss Gillian Li
書信
分類
私人書信公函
私人往來的書信，多用於勸勉、慰問、建議具有專門用途，或用於處理公務的信件。常
等。見的專用書信包括求職信、投訴信、申請信、
邀請信、表揚信等。
多用於對親朋的書信。多用於對公眾或機構負責人。
格式
私人書信
實用文筆記 P.1 ©cyss Gillian Li

禮勤：上款：收信人的姓名和稱謂。如
今天收到你的來信，讀過你到英國旅遊的趣事，又看收信人為朋友或後輩
後輩，
後輩，可稱呼其
過幾幀你寄來的照片，知道旅途愉快，心中也替你高興。名字（如「慧心」
名字、「禮勤」）；如
英國與香港的時間相差十多小時，不知你適應了時差沒收信人為長輩
長輩，
長輩，則應書其身份（如
有？希望這不會影響你的精神與作息。「爸爸」、「姊」）。須頂格書寫
頂格書寫，
頂格書寫
來信還提及中五會考放榜在即，你預料大約只能取得後面加上冒號（：）。
後面加上冒號
七至八分的成績，正為應繼續升學或投身社會工作而煩
惱。我知道你一向十分謹慎，你大概已認真地蒐集了不同問候語：問候對方近況，以表親
的升學資訊，以及詢問過師長的意見了。數年前，我也經切關懷。
歷過會考，能讓我分享一下我的意見嗎？
近年，香港經濟轉型，成為知識型經濟社會，在勞動正文：
市場上，知識與學歷變得十分重要。中五及中七的畢業轉入正題，宜先說明來函目的
來函目的，
來函目的
生，由於缺乏學歷與工作經驗，故要找到工作，都比較困然後分段
分段有條理地鋪寫內容。
分段
難。今年初一份調查就顯示，青少年的失業率高達三成
半。即使年青人找到工作，但薪金亦不高，也缺乏晉升機
會。我明白你想早日自食其力，減輕父母的經濟負擔，所
以考慮投身社會；但假若現在就工作，將來在事業方面的
發展是有限的。故在我看來，工作未必是最佳的選擇，繼
續進修會更切合社會的需要呢！
平日與你傾談，知道你不太喜歡文法學校教授的科
目，但對電腦科技，你卻有濃厚的興趣。事實上，你在電
腦科技方面，也頗具天份。前年的全港校際電腦程式編寫
大賽及去年的全港校際網頁設計比賽，你都取得亞軍；而
親戚們的電腦每有故障，你都能修理妥當，可見你在電腦
科技方面，確實具備很大的潛能。倘若你能修讀資訊科技
的課程，相信能全面發揮你的潛能呢！
七至八分的成績，不足以升讀中六，你當然可以選擇
到私校或自修重讀一年，但你既然對應考的科目不感興
趣，重讀一年，也未必能取得更好的成績。近年，香港很
多教育機構都開辦了不同的資訊科技課程，七至八分的成
績，實足以選讀專業進修學院或其他私營教育機構開辦的
資訊科技文憑課程。這些課程提供專業訓練及實習機會，
當你修讀完畢後，會具備一定的專業知識與工作經驗，到
時再找相關的工作，薪酬與晉升機會，都會較現在理想得
多。此外，這些課程也可以銜接高級文憑及大學課程，屆
時你也可以選擇繼續進修，選擇機會亦較現在多。
在父母口中得知，大伯的工作穩定，收入尚算寬裕；
加上修讀文憑課程一般都能申請學費及生活費資助，故你
也不必太擔心升學會為家庭帶來太大的經濟負擔。若你選
擇繼續進修，相信大伯與伯娘都會感到高興！

以上是以我所知所見而提出的意見。你也可以再與師
長商量，那你自然能作出最適合你的抉擇了。無論你的決結尾：
定如何，我都會十分支持，因為我知道，那是你經過深思可作勸勉或鼓勵。或期待回
熟慮後所作出的決定。信等。
身在北京，要年底才能返港，未能伴你迎接放榜，可
惜！還望一切順利。收到成績單後，能告知你的成績與決祝頌語：「祝」字開新行低兩
定嗎？格書寫，
格書寫頌語再另開新行頂
，頌語再另開新行頂
祝格書寫。
格書寫。
身體健康
表哥署名：
國棟若與收信人為朋友，可只寫
八月三日名字；若與收信人為親屬關
附：升學及就業小冊子係的長輩，可只寫關係。如
「父」。
「附」
：若有任何事項需要補日期：可只寫月、日，
若收信人為長輩，宜於名字
充，可在日期後開新行頂格年份可略。
前加上自己的輩份
自己的輩份（如「學
自己的輩份
書「附：」
，然後在後面列寫
生」），在名字後加上啟告語
要補充的事項。切忌寫「P.S.」
（如「謹啟」）。
及寫得太長。
小胋士：
留意身份，運用不同語氣：
寫信給長輩，語氣宜謙恭有禮；寫信給後輩，語氣宜關切；寫信給同輩朋友，語氣宜誠懇。
記熟格式，避免扣分：
留意上款要運用題目所給的名字，頂格書寫，要在最後寫冒號；祝頌語的「祝」字要開新行、
低兩格書寫，祝頌語需另開新行頂格書寫；下款署名及日期需靠右拍齊；日期應留意題目所
寫的事件日期，寫出適當的日期。

公函
格式
簡易流行式
傳統式

香港時代巴士公司公關部經理先生：上款：如寄給某一機構，可加上
收信人的機構名稱及職銜
機構名稱及職銜，並於
機構名稱及職銜
巴士服務投訴信對方姓氏或名字之後加上
加上「
加上「先
女士」
生」或「女士」，以表尊重；若
我是一名中學生，現向貴公司反映有關巴士停站安排失不清楚收信人的姓名，可用「「執
當的情況。事先生」
事先生」代替姓名。
每天早上都要在彌敦道 XXX 號 XX 珠寶行門外乘搭 XX
號巴士到官塘上學。該巴士站共有 9 條路線的巴士停靠，每正文：
天早上七八點之間候車乘客眾多；該站又設於繁忙的街道若有需要，可於上款與正文之間
上款與正文之間
上，穿梭往來的行人加上大量候車的乘客，往往使車站附近加上標題，說明書信主題，但必
加上標題
異常擁擠。須置中；正文首句或首段必須說
本月九日上午七時二十分，一輛 XX 號巴士靠站後，我明致函目的
致函目的，之後可按內容分段
致函目的
剛越過了一些等候其他路線巴士的乘客，正要上車，突然有書寫，但一般不列點；行文應切
行文應切
幾個乘客搶先上車，把我撞倒在巴士與鐵欄之間，擦破了膝實有禮，
實有禮切忌誇張及渲染；於正
，切忌誇張及渲染
蓋。我掙扎起來時，司機已經關上車門，離站而去。文結束前，要加上聯絡方法
聯絡方法、
聯絡方法、敦
這次意外雖然不是直接由貴公司導致，但如上述車站的請回覆及致謝的語句。
請回覆及致謝的語句
候車安排得當，相信此等意外當可避免。不知貴公司可否考
慮於繁忙時間在該站安排站長維持秩序，並與政府有關部門祝頌語：祝頌語要適合對方身份
商討，把不同路線的巴士分開不同路段停靠，避免過多乘客（如寄予編輯祝「編安」；寄予
聚集在同一個車站候車，以減少行人乘客互相擁擠的機會。教師祝「教安」；寄予商人祝「業
此等安排將進一步改善貴公司的服務素質，增加乘客對貴公務蒸蒸日上」）；「祝」字開新行
司的信心，希望貴公司能加以考慮。低兩格書寫，頌語再另開新行頂
敬候格書寫。
台安
署名：必須寫全名
必須寫全名；若以個人名
必須寫全名
乘客義發出，需於署名前指出發信人
發信人
程家俊的身份（如「讀者」、「市民」）；
一九九九年十一月十二日若以機構名義發出，則需於署名
通訊地址：九龍油麻地 XX 街 XX 號 XX 大廈 X 樓 X 座前加出機構名稱與職銜（機構名
稱與職銜、署名可分兩行書
寫）；若為去函，需於署名後加
聯絡方法或附件說明：若有日期：必須包括年、月、
上「
「上」、
「啟
「啟」或「謹啟」
謹啟」等敬
聯絡方法或附件說明，可寫日。
辭；若為「覆函」，需加上「覆」
於日期之前或之後，但必須
或「謹覆」。
頂格書寫。

敬啟者：啟告語：若為去函，需寫
為提高本校同學對中國文化的認識，本校學生會依一九「敬啟者」；若為覆函，需
九九至二零零零年度工作計畫及第二次幹事會會議決定，訂寫「敬覆者」。
於明年二月十五日至十八日元宵節前一連四天，舉辦「民間
節日知多少」活動。活動包括認識民間節日的攤位遊戲、燈
謎競猜、壁報展覽，以及文化常識問答比賽。
素仰老師學識淵博，於中國文化造詣尤深，故特奉函邀
請老師出任上述活動中「文化常識問答比賽」的顧問，指導
我們擬定比賽題目，並於比賽當天擔任評判及主持頒獎。比
賽訂於十八日上午在本校禮堂進行。隨函奉上程序及細則，
以供省覽。如蒙俯允，不勝感激。結束語：若為去函，寫「此
如何之處，敬候示覆。致」；若為覆函，寫「此
此致覆」。需低兩格書寫。
林文翰老師
收信人：如寄給某一機
學生會會長構，可加上收信人的機構
鍾清平謹上名稱及職銜，並於對方姓
一九九九年十二月十七日氏或名字之後加上「先生」
或「女士」，以表尊重；若
日期：年、月、日必備，正文、下款及署名：寫法與不清楚收信人的姓名，可
需頂格書寫。「流行式」完全相同，唯正用「執事先生」代替姓名。
文在措辭用語方面，會比「流
行式」古雅。
小胋士：
記緊格式，避免犯錯：
若小心比較「傳統式」與「流行式」，會發現兩者最大分別在於「上款 / 祝頌語」及「啟告
語 / 結束語」的寫法。常見的錯誤是開首寫「敬啟者」，結尾寫「祝 XXXX」
；或開首寫「陳
XX 先生」，結尾寫「此致陳 XXX 先生」。同學千萬不要犯上這些錯誤！
認清身份，決定語氣：
若能運用適當的語氣，就能有效達到預期的寫作目的。舉例說，申請信或邀請信寫得情辭懇
切、求職信寫得不卑不亢、投訴信寫得平實而立場堅定，自然更容易令對方接受你的要求了。
牢記辭句，忌用生僻語：
有一些辭句，常在專用書信中出現，牢記了，在適當時候使用出來，能收簡潔典雅之效，如
「素仰」（一向仰慕）、「倘蒙」（若能得到）、「至深銘感」（十分感激）、「佇候示覆」（站立等
候你的回覆）等。但緊記不要誤用或使用冷僻之語。

傳統公函類別：
求職信投訴信
開端開端
1. 從何得知職位 1. 投訴原因
2. 所求職位正文
正文 2. 事件詳情
3. 專業學歷 3. 要求賠償
4. 個人專長結尾
5. 申明自己勝任 4. 聯絡方法
結尾 5. 要求回覆
6. 請求約見祝頌語
7. 聯絡方法
祝頌語
附件
8. 證明文件
嘉許信 / 感謝信申請信
開端開端
1. 嘉許原因 1. 申請東西(如獎學金)
正文 2. 從何得知
2. 事件詳情正文
3. 值得嘉許 / 感謝的地方 3. 學業成績
4. 嘉許方法 4. 其他獎項
結語 5. 抱負
5. 盼望將感謝傳達 / 學習其榜樣結語
祝頌語 6. 希望面試
7. 聯絡方法
祝頌語
邀請信
開端
1. 邀請原因
正文
2. 邀請詳請
3. 被邀者適合的原因
結尾
4. 期望抽空出席
5. 回覆期限
6. 聯絡方法
祝頌語

演講辭
分類：
簡短致辭專題演講
用於介紹集會目的及演講嘉賓，或致送賀辭對某個專門學問的見解，或對某個普羅大眾
或謝辭等；關注的問題提出個人意見。
格式

簡短演講
稱謂：按聽眾的身份地位排列
按聽眾的身份地位排列
陳校董、譚校長、各位老師、各位校友：
稱謂。先寫有特定職銜、地位
今天是校友會一年一度的周年聯歡會，區錦成主席因為要較高的嘉賓，然後再寫本機構
到外地公幹，不能出席今天的會議，由我代表他在這裏講幾句的高職人士，最後寫泛稱。頂
頂
話。格書寫，
格書寫後加冒號
，後加冒號。
首先，我代表校友會全體幹事，歡迎剛畢業的師弟師妹加
入我們的大家庭，更歡迎幾位早些年移民外地，現在又回港發
展，再次重投我們懷抱的校友；並感謝母校的教務主任趙嘉麗引言：寫法多樣，視寫作目的
目的
老師和地理科麥志榮老師抽空參加我們的活動，給予我們支持及語境
語境而定，一般會感謝主辦
語境
和鼓勵。單位邀請致辭、介紹演講主題
今天晚上，我們準備了很多精彩的節目，包括昔日歌詠團及大綱等引入演講主題。
的「台柱」李一心和王樂天校友為大家獻唱、我們的外務祕書正題：圍繞主題，按事理順序
彈奏鋼琴、陳君希和林明傑校友的「棟篤笑」；最難得的是何允鋪寫內容。活動開幕辭多介紹
行主任在我們極力邀請、苦苦哀求底下，終於為我們的真情打活動內容。
動，願意為大家唱一首粵曲。
此外，大家不容錯過的，是我們今天特意安排的「昔日濃
情」環節，我們特別向母校和一些校友徵求了一批舊照片，在
這裏通過實物投影，與大家共同懷緬一下往日的校園生活，我
肯定大家一定會很喜歡這個環節。
不耽誤大家的時間，以下請司儀介紹表演項目，請大家盡
情欣賞。希望各位今天盡興而歸！
結束語：可作出呼籲及盼望；
也可用客套說話作結（如「身
小貼士：體健康」、「生活愉快」等）。
要簡短：
簡短演講字數多不會太長，故文辭要簡潔！
稱位排位要留意：
緊記要以身份排位，不要有所缺漏或排錯身份，貽笑大方。

專題演講（政務司司長曾蔭權於七月六日出席第一屆「香港中
學生領袖會議」暨「學生領袖網絡」成立典禮的致辭全文，主
題為《我對學生領袖的期望》。）
王葛鳴博士，各位嘉賓，各位同學：
出席今天的大會，我有一種很特別的感覺，因為我現在面
對著的七百多名中學生領袖中，必定有未來的領袖。你們可能引言：寫法多樣，視寫作目的
目的
都聽說過，美國前總統克林頓，就是因為在學生時代有機會到及語境
語境而定，一般會感謝主辦
語境
白宮見到甘迺迪總統，而立下當總統的志向的。後來，他真的單位邀請致辭、介紹演講主題
當上了。我不敢同甘迺迪相比，但我相信在座的同學都有偉大及大綱、以故事
以故事、
以故事、史例或事例
的抱負，將來會成為出色的領袖。
引入演講主題。
事實上，今天的年輕人特別珍貴，而且可能越來越令人覺
得珍貴，原因是按照目前的推算，他們在人口中的比例會越來
越小。政府統計處上星期剛發表的推算數字，就清楚顯示了這
樣的人口老化趨向。根據這項推算，三十年後的人口年齡中位
數會由現在的三十八歲上升至四十九歲，而零至十四歲人口的
比例，會由百分之十六下降到百分之十一，下降到九個人中才
有一個。
人口老化，是當前經濟成熟社會的趨勢，香港也不例外。
你們可以見到，年輕人將來在保持香港社會的活力和動力上，
發揮更重大的作用。
大會給我設定的講題，是《我對學生領袖的期望》
。說句實
話，大會真的給了我一個難題。因為我雖然從事公務多年，但
我不敢視自己為權威，開列一份期望學生領袖要做到甚麼的清
單來。或許，我可以就學生領袖應有的基本理想及原則，同各演講要有明確的主題，而見解
位同學分享一下我的想法。亦要精到；陳腔濫調，難吸引
聽眾注意。在申述主題時，應
首先，我認為做領袖的，要有清晰的目標。大家都知道時
間是有限的，若做事情缺乏一個目標，很容易使人耗盡精力，多加入具體生活例子、史例或
而最終徒勞無功。但是要切記，不可以急功近利。舉一個例子
舉一個例子，
舉一個例子，語例，以增加演講辭的趣味及
香港以前有渡海泳，
香港以前有渡海泳，由尖沙咀游到中環。
由尖沙咀游到中環。有經驗的泳手，
有經驗的泳手，都不吸引力。
是眼睛盯著中環游，
是眼睛盯著中環游，而是根據水流情況，
而是根據水流情況，向著灣仔或西環游。
向著灣仔或西環游。
如果急功近利，
如果急功近利，只懂得向著中環猛游，
只懂得向著中環猛游，結果會被沖到不知哪裡
去。
第二，要善於與人溝通，要懂得尊重及考慮他人的意見。
一個人的領袖才能，不是取決於他的技術才能，而是在於他是
否善於表達自己的思想，和善於包容他人。無論一間公司或一
無論一間公司或一
個社會，
個社會，都是由不同的個人組成的。
都是由不同的個人組成的。作為領袖，
作為領袖，必須首先懂得
體諒其他人的處境及想法
體諒其他人的處境及想法，
處境及想法，求同存異，
求同存異，和衷共濟，
和衷共濟，才能讓其他
人對要解決的問題有參與的熱誠，
人對要解決的問題有參與的熱誠，有受尊重的感覺，
有受尊重的感覺，才能使一
個組織、
個組織、一個社會團結成為目標一致、
一個社會團結成為目標一致、有力量的群體。
有力量的群體。現時香

港社會的衝突就是在於不理解別人的環境，只是顧着自己的意
願向前衝，這就是問題的癥結所在。
第三，要有誠信及服務社群的品德。不要把這當作老生常
談。我們看一些偉人的傳記，必不可少的共同經驗，就是要有
個人誠信，把個人利益置於整體利益之下。這未必在上進的每
一個階梯上發生作用，但在關鍵的時刻決不可少。缺少了它，
就好比一枝旗桿，
就好比一枝旗桿，由於缺少廣闊的底座，
由於缺少廣闊的底座，高極有限。
高極有限
第四，要保持好奇心，和培養敏銳的分析能力。人類的好
奇心是最強的，其中又以年輕人的好奇心最強，因此也最善於
學習。保持好奇心，即是保持好學不倦，終身學習不是苦，而
是樂。正如蘇東坡說
正如蘇東坡說：
正如蘇東坡說：「凡物皆有可觀
「凡物皆有可觀，
凡物皆有可觀，苟有可觀，
苟有可觀，皆有可樂。」
皆有可樂。」
作為領袖人物，需要廣博的知識；而沒有廣泛的興趣和好奇心，
廣博的知識是無法建立起來的。至於做事，我們不是憑簡單的
直覺或者人云亦云的作出判斷，而是通過冷靜和客觀的思考和
分析，看看事物或觀點是否真有道理和事實根據，才能作出中
肯的判斷。
香港青年協會舉辦中學生領袖培訓，是一項十分有遠見的
結尾：可撮要正題重點或提
工作。通過一個網絡把中學生領袖組織起來，非常有利於這些
同學交流意見，從中得到鍛練和進步。我很希望你們能夠在這出語例，總結正題的內容；
個過程中，學會與人分享自己的苦與樂、成與敗，學會關心他亦可作出呼籲及盼望；也可
人和社會事務，進而推動社會的進步。用客套說話作結（如「身體
健康」、「生活愉快」等）。
最後我祝願，這個大廳的年輕人當中，將誕生未來治理香
港、以至更廣泛地區的領袖人才。
謝謝大家。
小貼士：
引入形式要吸引：
開門見山的引入方式雖然簡單，但作為專題演講，引入要吸引觀眾，故宜用不同的引入方法。
如用「小故事」引入、事例、史例、設例、名人巂語等等。
分清正文要分段：
用文字表現演講辭，要讓人感到條理清晰，分段是很重要的。能適當運用標示語，如「第一」、
「第二」；「首先」、「其次」，也能增加演講辭的清晰。
稱謂後的標點：
緊記稱謂後要用冒號（：），同學容易將中英寫法混淆，故錯用逗號。
引言：
開新行書寫，不能不開新行，緊接稱謂書寫。
語氣要得體：
要因應不同場合，調節語氣，但一般來說，都應該保持大方、親切的態度，這才能令聽眾受落。

用字淺白，宜用短句：
聆聽不像閱讀，不能回讀，而聆聽時理解及記憶講辭的時間亦不多，故演講辭用字淺白
用字淺白，
用字淺白，用
短句子，才能幫助聽眾接收訊息。
短句子

建議書
功用：
個人或團體，就整體發展或某項工作，向機構提出針對性
針對性的具體
針對性具體建議。
具體
格式：

徐校長：
上款：由三部分組成：
綠化校園建議書收件人機構
機構、
機構、姓名及身分（如
九龍巴士公司陳大文經理）
；
近年，環境污問題日趨嚴重，空氣污染及紫外線指數攀升、若不清楚收件人的姓名，可
城市的熱島效應、海岸線上升，都為地球生態及人類居住環境響用「執事先生
執事先生」
執事先生
起警號。有科學家警告，若不及時保護環境，電影《明日之後》若建議書屬公開發表，可省
所展現的冰河時期，可能會在不久將來出現。因此，環保工作及略此部分
教育亦逐漸受到社會人士的重視。為響應環保，今年學校擬定環頂格書寫，
頂格書寫，後面加上冒號
保教育為其中一個重點發展項目。而為更有效推行環保育，本會
建議校方推行「綠化校園計劃」。標題：須標示建議的主題及
加上「建議書
建議書」
建議書」三字
推行「綠化校園計劃」，可達到以下效果：
前言：著重分析現有情況
分析現有情況，
分析現有情況
1. 有效提高同學的環保意識：保護環境，應由教育做起，而讓說明提出建議的背景
背景及原
背景原
同學直接參與環保活動，更能有效培養學生環保意識。綠化因。
校園的工作，多交由同學管理，在長期的直接參與過程中，
同學的環保意自會逐漸提高。
2. 美化校園：綠化校園包括在校內栽種植物，若學校的正門、
操場、花圃、走廊、以至課室，皆栽種樹木或盆栽，校園環
境定會變得更為優美。
3. 增加同學對校園的歸屬感：推行綠化校園計劃，同學有較多
機會與同學合作管理校園環境，既能營造團結合作的氣氛，
又能令同學明白到自己也屬於學校的一份子，對學校的歸屬
感自能有所提高。而校園環境優美潔淨，也能令同學更熱愛
校園。正文：
回應前言所提出的背景及實
有關「綠化校園計劃」的具體內容，本會有以下建議：況，提出針對性
針對性的建議；
針對性
可分點列寫
分點列寫，每點寫一項建
分點列寫
1. 圍繞校舍栽種樹苗：學校可以購入樹苗，然後圍繞校舍裁議；
種。樹苗長成叢木後，校舍四周林蔭處處，既能美化環境，建議要具體，每項建議必須
又可阻隔部分由校外馬路傳來的噪音，而樹蔭更可成為同學包括主張
主張、具體施行方法
主張具體施行方法（負
休憩的地方。學校可以舉辦「校園植樹日」，邀請全校同學責人、施行時間、人力財務
參與，裨便建立團結精神，共同進行校園綠化工作。資源、施行步驟）及預期效
預期效
果；
2. 於正門、走廊及課室種植盆栽：學校可以購買盆栽，放置於可加上小標題
小標題；
小標題
學校正門及各樓層的走廊，綠化校園環境。正門的植物，可宜按邏輯順序鋪排次序
邏輯順序鋪排次序。
邏輯順序鋪排次序
交由本會照料；各樓層的盆栽，則可交由附近的班別打理。

另外，學校可為每班購入種子及花盆，然後讓同學在課室內
栽種植物，藉此提高環保意識，訓練同學的責任心。
3. 於學校天台開闢花圃及魚池：學校的天台鮮有師生使用，便
用率甚低。故本會建議將天台開闢為花圃及魚池，既可進一
步綠化校園，美化環境，又可以增加校園活動空間，讓同學
在課餘時間，有多一個休憩的地方。至於花圃與魚池的管理
工作，本會亦願意承擔。
購買物資及改裝天台，大約需消耗資一萬元。而上述計劃，
亦可於十月正式開展，本會願意全力協助推行有關計劃。
結語：促請受文機構採納及
以上建議，望校長能詳加考慮，採納推行。實施上文提出的建議。
環保學會會長署名：由三部分組成：撰寫
呂惜花謹啟人機構、職銜及姓名，不必
加啟告語。
二零零三年九月五日日期：必須包括年、月、日，
開新行頂格書寫。
小貼士：
建議要有針對性
針對性：
針對性
建議要針對前言提出的實況，以求解決當前面對的問題，若前言與建議全無關係（如前言分析
同學對中文缺乏學習動機，但建議部分討論綠化校園）會令全文的主題含糊不清。
建議要具體
具體：
具體
同學習慣只提出主張，不作深入闡釋。站於讀者的立場，若不清楚具體的實施方法及預期效果，
他們是不敢貿然接受有關建議的。為了說服讀者接受建議，除了主張以外，務須交代施行的方
法及簡介預期效果，以顯示建議可以及值得施行。
建議要切實可行
切實可行：
切實可行
提出建議時，必須就人力、物力、社會大眾接受程度等方面，考慮建議的可行性。如向學校提
出綠化校園的建議，同學提議將整個籃球場改建為有機耕種農地，學校又怎會接受呢？
先就着資料中的問題作出建議，然後才對其他
先就着資料中的問題作出建議
在卷五綜合能力中，若果寫建議的話，宜先就着資料中的問題作出建議
方面作建議！

新聞稿
分類：
消息發布就一些即將舉行的事情或活動作報導。
活動報導就已舉行或正在進行的活動作報導。
格式：
倒金字塔式：把新聞中最重要、最精采的事實放在導語，然後再跟據內容，先重後輕的安排

消息發佈
標題：概括
概括新聞的主要內
概括內
港大職業展覽 2007
容，以吸引讀者
吸引讀者閱讀新聞的
吸引讀者
看重職業籌劃
內容，或對新聞內容有基本
了解。因此，標題必須寫得
香港大學職業展覽 2007 將於 3 月 7-9 日在港大舉行。今年的
醒目吸引，
醒目吸引，精鍊簡潔。
精鍊簡潔
主題是「掌握你的職業」。與其他職業展覽不同，港大職業展覽
標題包括引題
引題、
引題、正題及副
2007 的目的是透過一連串的節目和活動及臨床心理學家的協
題；但時的報章一般只有引引
助，讓學生踏上職業籌劃之路。
題及正題，
題及正題正題及副題，甚
，正題及副題
至只有正題
只有正題。
只有正題
學生發展及資源中心將舉辦 28 項活動，包括職業展覽、講
座、論壇及「飛黃騰達@港大」—— 一個取材自美國同名電視
節目的暑期實習機會爭奪賽，讓學生，特別是第一年和第二年的導言：新聞稿的第一段，把
本科生，體驗不同階段的職業籌劃。新聞中最重要的事實，用簡
明生動的文寫出來，吸引讀
誠邀傳媒出席以下活動：者讀下去，或掌握這則新聞
的基本內容。
職業展覽將於 3 月 7-9 日，下午 12:30 至下午 2:30 在港大邵導語一般要包括以下幾個內
逸夫平台舉行。參展機構共 35 個，包括政府部門、大企業及集容：
團、志願組織、教育機構及外國駐港總領事館等。臨床心理學家 a. Who 甚麼人
和職業顧問會在展覽場地，與學生進行一對一的面談及提供職業 b. What 甚麼事
籌劃的意見。 c. When 甚麼時間
d. Where 甚麼地點
首場論壇會於 3 月 7 日(星期三)下午 12:45 至下午 2:00 在港 e. Why 為甚麼
大中山廣場舉行，主題為事業成功所需的態度和質素。講者包括：
主體：主體是新閒稿的主幹
- 方敏生女士，香港社會服務聯會總幹事；
部分，緊接在導語之後，對
- 莫乃光先生，詩納柏國際有限公司主席；
導語的內容作進一步的展
- 邱騰華先生，政府新聞處處長。
開、詳化和補充。
主體一般有以下三種形式：
相關網站：
a. 按事件的重要程度安排；
學生發展及資源中心：http://cedars.hku.hk/
b. 按事件的時間順序安排；
c. 事件的重要程度與時間的
傳媒查詢，請聯絡香港大學外務處張仲華先生(電話：2859 2600)。
順序結合。
主體的內容必須具體、真
小貼士：
實，層次分明。
1. 消息發佈多為「鱔稿」
，即為廣告之用的新聞稿。故寫前應認
清撰寫對象，從而提供相關的資料，吸引對象。
2. 消息發佈要吸引讀者參加該活動或知道該消息，所以宜在文
末提供聯絡方法，方便讀者查詢。

活動報導
標題：概括
概括新聞的主要內
概括內
容，以吸引讀者
吸引讀者閱讀新聞的
吸引讀者
內容，或對新聞內容有基本
衣香鬢影了解。因此，標題必須寫得
醒目吸引，
醒目吸引精鍊簡潔。
，精鍊簡潔
杏檀中學五十周年校慶音樂晚會標題包括引題
引題、
引題、正題及副
題；但時的報章一般只有引引
日前，香港著名學府杏檀中學慶祝創校五十周年，舉行盛大題及正題，
題及正題正題及副題，甚
，正題及副題
的音樂晚會；並藉此機會，為學校籌募修建資訊及語言教學室經至只有正題
只有正題。
只有正題
費。是夜冠蓋雲集，校友闔府聯袂而至，絡繹不絕。昔日校友，
現任文康廣播司的陳郭傳先生，更是當晚大會的主禮嘉賓。
導言：新聞稿的第一段，把
音樂晚會於本月九日（星期六）晚上七時，假灣仔影藝學院新聞中最重要的事實，用簡
音樂廳舉行，參與者接近千人，整個會場坐無虛設。晚會邀得譽明生動的文寫出來，吸引讀
滿海內的維也納管絃樂團蒞臨演出；此外，莫華倫先生亦表演高者讀下去，或掌握這則新聞
音獨唱，節目十分豐富，極盡視聽之娛，贏得了全場不絕的掌聲。的基本內容。
據音樂晚會發起人，杏檀中學校友曾造財博士縷述，是次活動異導語一般要包括以下幾個內
常成功，是夜共籌得港幣 800,000 元正。音樂晚會約於晚上十一容：
時結束。 a. Who 甚麼人
b. What 甚麼事
c. When 甚麼時間
主體：主體是新閒稿的主幹部分，緊接在導語之後，對導語
d. Where 甚麼地點
的內容作進一步的展開、詳化和補充。
e. Why 為甚麼
主體一般有以下三種形式：
a. 按事件的重要程度安排；
b. 按事件的時間順序安排；
c. 事件的重要程度與時間的順序結合。
主體的內容必須具體、真實，層次分明。
小貼士：
1. 活動報導主要是抽取活動中最精彩部份來報導，所以主體宜用「事件的重要程度與時間的
順序結合」這手法來寫。
2. 若活動有一特別主題，宜就該主題來撰寫主體，其他與主題無關的，可刪去。避免流於純
記事的記敘文般。

報告
分類
調查報告完成調查後，分析調查結果，並提出針對性建議。
工作報告完成一個年度的工作，或某項個別工作後，總結工作內容，檢討得
失，分析箇中原因，並提出針對性的建議，以作日後參考之用。
結構

調查報告
杏壇中學陳校長：上款：由三部分組成：收件人機構、姓名及身分。
本校小食部服務情況調查報告標題：由三部分組成：機構、報告
主題、
「調查報告」四字。必須置中。
本校小食部服務情況如何﹖這是一個很值得關注的問題。但
一直以來，大家都無法尋得答案，我們調查小組今次特地對這個調查背景及目的
問題展開調查，一方面希望使小食部的服務更切合同學們的雖
要，另一方面也為小食部提供資料，以便改善服務，最終令雙方
都得益。
本組在三月中旬派出問卷 135 張，成功收回 110 張，調查對

象遍及全校五個級別，更採用隨機派發調查問卷的方法，務使資調查方法及對象
料真實具有代表性。現把調查結果報告如下：
一. 關於學生購買食品的費用調查結果及分析
適當運用小標題
在受調查者中有 50%每星期花大約 0 至 25 元購買本校小食部的簡明地列舉最重要的數據
食品。而花 25 玩至 50 元的同學佔 20%，剩下 30%的同學則每週
花 50 至 100 元購買食品，以平均每星期 100 元零用錢計，可見本從數據分析所得
校學生的消費意欲頗高。
二. 最受歡迎食物排行榜調查結果及分析
調查結果中顯示大多數同學喜歡的食品是各式果汁飲品，其次是簡明地列舉最重要的數據
各種糖果和支裝鮮奶。而熱狗、香腸、維他奶及汽水都不分伯仲，
各有支持者。從以上資料看，同學們的愛好教分散，而喜歡該食從數據分析所得
物的原因都很實際，大致是能解渴、飽肚和方便進食。
三. 對價格、品質、存量、種類的評價調查結果及分析
價格方面：79%的同學認為價錢偏貴，而認為價錢算便宜的只佔
價格方面簡明地列舉最重要的數據
2%，可見小食部在價錢方面應做適當的調整，減輕同學的負擔。內文可再分細點
品質和衛生方面：大部分的同學認為小食部食品的品質和衛生只
品質和衛生方面
是一般的水平，尚可接受。雖然如此，我們仍希望小食部職員能
再接再勵，精益精，努力保證食物的品質和衛生，確保學生的健
康。
種類和存量方面：超過半數的同學認為小食部的食品不夠多元
種類和存量方面從數據分析所得
化，而在食品存量方面，則大至滿意，但希些同學投訴支裝鮮奶

的存量不足。小食部實在需要設法了解同學的需要，以便適當地
採取配合行動。
四. 同學最喜歡增設售賣的食品調查結果及分析
大部分同學為小食部食品種類單調，所以提出許多建，經整理，可運用圖表列明數據
結果如下：
食品雪糕杯麵 (熟) 雞翼 (熟) 魚蛋 (熟) 壽司漢堡包其他
種類 /雞脾
佔被 38% 24% 16% 10% 6% 4% 2%
調查
者身
分份
數（%）
綜合以上調查，同學普遍慮為學校小食部應進一步改善其服結論及建議
務，例如增加售賣食品的種類，根據同學之喜好提供多元化的選針對調查分析出的結果，
擇，並保證某些暢銷食品的存量，以及合理的存量，以及合理調作出針對性、具體的建議。
低食品的價錢。
為了了解同學的需要，我們建議小食部設立一個意見箱，使
能即時了解學生的訴求。調查數據顯示，同學們的消費意欲頗
高，如小食部能多關注及照顧學生們的需求，時加配合，這樣同
學們更樂於惠顧，彼此互相得益，達至雙贏的局面。
下款
杏壇中學學生會
報告者身份，姓名
調查小組主席 XXX
二零零一年二月十九日
日期
置左，年月日俱備
小貼士
1. 切忌在調查報告中羅列過多數據或事例，這會流於繁鎖，不利讀者閱讀。撰寫調查報告時
只要簡明地列舉最重要的數據
最重要的數據說明，即應選取與主題有關的數據
最重要的數據選取與主題有關的數據，或比率比較高的數據說
選取與主題有關的數據
明便可。另外，所提出的觀點與列舉的資料數據必須一致
觀點與列舉的資料數據必須一致。例如報告是有關「學生在學校
觀點與列舉的資料數據必須一致
的飲食習慣」，但若引出「學生在家的飲食習慣」則不符。
2. 分析必須與所指出的觀點一致，亦應根據數據作出合理的分析
合理的分析。
合理的分析
3. 建議需合理、可行、具針對性，亦宜詳加說明，若能有創見
有創見更佳。(針對綜合能力卷，應就
有創見
着資料作有創見的建議。)要避免空泛、游談無根。

工作報告
上款：由三部分組成：收件人機構、姓名及身
敬呈翰林中學課外活動組主任鍾樂天老師分（如翰林中學中文學會顧問何
翰林中學中文學會顧問何家明
翰林中學中文學會顧問何家明老師
家明老師：
老師：）
上款前可加上「敬呈」二字，上款後不必加上
翰林中學學生會標點符號。
中六迎新日工作報告
標題：由三部分組成：機構、
為協助中六同學了解預科的課程及校園生活，以及增進原校報告主題、「工作報告」四
與外校同學的認識，本會特舉行「中六迎新日」。有關活動已圓字。必須置中。
滿結束，現將當日的活動概況及檢討建議，簡報如下：
前言：概括或領起全文，內
一、活動過程容多為交代寫作背景及原
因；常以「現報告如下」
、「現
活動於八月二十二日，下午二時至晚上九時，假本校禮堂及將工作情況報告如下」等句
雨天操場舉行。學生會幹事於學校的中六程序結束後，向學校取作過渡。
得各中六同學的聯絡方法，然後致電邀請同學出席。當日，六十
位中六同學悉數出席，而徐校長、訓導組主任尹嚴、輔導組主任
謝慈、課外活動組主任鍾樂天、兩班的班主任梁文及曾理亦撥冗若為某項活動的報告，同樣
出席，與同學一同參與迎新日。分為三部分：
交代活動內容
當日先由徐校長致歡迎辭，然後學生會幹事帶領同學玩三個指出成效
遊戲，分別為「追龍」、「心臟病」、「校內定向」，幫助同學互相指出問題
認識及熟悉校園環境。遊戲過後，老師帶領同學作小組分享，每
十五位同學分為一組，由老師向他們簡介中六的學習及課餘生
活，帶領他們訂立升讀預科的目標，以及為同學排解疑難。之後，
同學們到雨天操場燒烤及抽獎，到晚上九時，活動在一片歡笑聲
中結束。
若有需要，可加上小標題
二、活動成效
活動結束前，學生會幹事邀請參與同學填寫問卷，詢問同學
對是次迎生活動的意見。在問卷中，大部分同學都對活動作出正
面評價，現簡述如下：
活動能增進同學之間及對校園的認識
大部分同學均表示，「追龍」及「心臟病」兩個遊戲，要求他們
牢記同學名字、母校及喜好等資料，這有助他們在短時間內認識
其他同學；而「校內定向」要求同學到校園的不同角落尋找座標，
這亦有助同學——特別是外校同學——認識校園設施與環境。

活動讓同學初步了解預科生活概況
部分同學表示，在參加活動前，雖已有師長指出預科生活與之前
的學習生活有別，但具體情況如何，他們並不了解。但透過當日
的小組分享，他們初步了解中六各科目的學習大綱、學習模式、
大學聯合招生辦法的運作、課外活動的重要及時間分配的方法
等。這對他們迎接預科生活，有很大的幫助。
同學均投入活動
有同學表示，由於迎新日以活動為主，同學有很多參與機會，加若為某項活動的報告
某項活動的報告，分為
某項活動的報告
上活動十分有趣，故他們都十分投入是次迎新日。三部分：
交代活動內容
三、檢討指出成效
指出問題
聯絡倉卒
有數位同學表示，他們於活動開始前一晚才收到通知，獲邀參加
是次迎新日。由於他們仍要做暑期工或上暑期學習班，故需要臨若為全年工作匯報
全年工作匯報，可分為
全年工作匯報
時請假，影響工作及學習。三部分：
報告曾舉辦的活動
同學不太喜歡燒烤財政報告
由於八月仍屬夏季，天氣酷熱，於雨天操場燒烤，同學更覺炎熱，檢討得失
故不少同學沒有燒烤，只坐在一旁，與同學聊天。
四、總結
結語：呼籲保留優點，並針
於中六收生日開始宣傳工作對提出的問題，提出改善建
為了讓同學儘早得知中六迎新日的詳情，建議來年印製宣傳單議。
張，附於中六入學資料中，讓同學參閱；而學生會亦可在中六收
生程序進行期間，在學校大堂設置報名處，方便同學在報名入讀
中六後，立即報名參加迎新日。
將燒烤活動改為火鍋晚宴
由於八月天氣炎熱，減低了同學燒烤的意欲。故建議來年改為在
禮堂舉行火鍋晚宴，由於可啟動空調，同學就能在一個較舒適的
環環下，一邊聊天，一邊用膳。
翰林中學學生會主席由三部分組成：撰寫人
邱樹人敬上機構、職銜及姓名。
二零零三年八月三十日必須包括年、月、日，
開新行頂格書寫。

小貼士
1. 注意一般結構：上文介紹的組織方式，條理較清晰，方便讀者閱讀，故寫作時最好採用以
上的鋪排方法。
2. 將「得」與「失」為兩部分寫作：應將「成效」與「檢討」（問題）分為兩部分，方便讀
者理解與記憶。
3. 要簡潔真實：報告要如實反映活動的面貌：對成效，不能過份吹噓；對問題，不能迴避隱
諱。而且用字必須簡潔，方便讀者於最短的時間內掌握最多的資訊。

會議紀錄
結構

會議紀錄
標題：由三部分組成：召開會議
翰林中學中文學會第二次常務會議的機構、會議次數及會議性質；
置於中央，下面可加橫線。
日期：二零零四年十月四日
時間：下午四時正
地點：二零四室基本資料：會議日期、會議時間（可以和日期合
主席：吳愛華在一起寫）、會議地點、主席（主持會議者）、出
紀錄：陳行草席者、缺席者、列席者（並非會議正式成員，沒
出席者：李念詩、宋向文、嚴慎言有動議和投票權）、請假者、紀錄者
缺席者：莫見
列席者：何十老師
通過上次會議紀錄：列明表決情況（如「一致通過」、
一、通過上次會議紀錄「九票贊成，一票反對，一票棄權，通過有關動議」，
一致通過上次會議紀錄。若需修改，則在這裏列明。
二、報告事項報告事項：若在上次會議
1. 報告板設計議決若干工作，可在這裏
宋向文及嚴慎言已完成中文學會壁報板設計工作。報告有關工作的進度。
2. 招收會員工作
嚴慎言報告，已按上次會議擬定的計劃，利用早會及海報
宣傳，呼籲同學到中文學會報告板報名加入中文學會。截
至九月三十日，已招收到三十名會員。
三、討論事項討論事項：
1. 贈送小禮物分點列明討論的事項
李念詩建議向會員贈送小禮物，以歡迎他們加入中文學按發言次序，記錄發言者
會。陳行草贊成有關建議，認為可以加強會員的歸屬感。的姓名及發言要點
宋向文建議先由他製作書籤，然後邀請中文科老師於書籤最後列明表決情
背後寫上鼓勵的語句，作為禮物。各人一致通過有關建
議，宋向文於下次會議時將呈文書籤設計。
2. 週年宿營的目的與對象
嚴慎言認為今年週年宿營應以凝聚會員向心力，培養會員
文學鑑賞能力為目標，故對象應為中文學會會員。
陳行草認為今年中文學會的主要目標是向全校同學推動
文學創作的風氣，若今次活動只限中文學會會員參與，以
及將活動目的定為提高文學鑑賞能力，未能完全配合全年
目標。故建議以培養文學創作的興趣為活動目的，歡迎全
體同學報名參加。
主席宣佈投票議決。投票結果，四票贊成陳行草的建議，

一票贊成嚴慎言的建議，主席宣佈通過陳行草的建議，並
交由陳行草及李念詩討論宿營細節，於下次會議時報告。
臨時動議：於會議議程
四、下次開會日期及地點之外的臨時動議。
二零零四年十月十八日下午四時正，於二零四室進行。
結束部分：下次開會日
五、散會時間期及地點、散會時間、
下午四時三十分散會。主席簽署、秘書簽署、
簽核日期（後三項只需
後三項只需
主席簽名：________ 列出項目，
列出項目，不必簽
紀錄簽名：________ 名）。
簽核日期：________
小貼士：
1. 各個項目不可遺漏：會議紀錄項目雖繁，但由於是法定文書，機構會員須根據紀錄工作，
故不可遺漏任何一個項目
不可遺漏任何一個項目。
不可遺漏任何一個項目
2. 討論事項要仔細：必須仔細記錄討論過程及表決情況
仔細記錄討論過程及表決情況，以作日後工作的依據。
仔細記錄討論過程及表決情況

評論
分類
人物評論事件評論
思想評論文藝評論
結構
事件評論
評港府推行康復服務融入社區的政策標題：概括論題，宜用字
精闢。
在港人安享社會繁榮的時候，政府關注弱智人士及精神病康復
者的需要，推行康復服務融入社區的政策，實為嘉惠社會。可是，
政府在東頭邨興建嚴重弱智人士宿舍及在麗港城附近設立精神病引論：
康復者活動中心的計劃卻遭居民強烈地反對。顯然，政府推行有關指出評論對象
政策的方法出現了問題。點出立場
居民反對在居所附近興建康復中心，所持的理由有三：其一、
社會福利署在決定興建地點前，並無真正諮詢居民的意見；其二、
政府剝奪居民的「知情權」，不就屋鄒附近的服務設施早作交代或
宣傳；其三、弱智人士及精神病康復者會對居民造成滋擾及傷害。
其實，居民反對的主因並非政府不諮詢、不預告，而是對弱智
人士及精神病康復者有所恐懼和厭惡，對設立康復中心帶來的影響
感到疑惑和憂慮。試問政府不經諮詢便在屋邨設立圖書館、郵政本論：
局，興建休憩公園、康體中心，居民會生怨嗎？可能不早作宣傳，提出論點
反而帶來意外的驚喜呢。可見居民要求被諮詢，是為了讓他們有機列舉論據
會提出反對意見；居民要求知情，是為了讓他們早作心理準備。我
們不難想像即政府做足諮詢和預告，假如未能排解居民的疑慮，興
建康復中心的計劃必然受到阻撓，將來入住中心的康復人士也必受
到歧視和排擠。
弱智人士和精神病康復者真的「生人勿近」嗎？醫護人員及康
復中心負責人均認為這是一般人的誤解。弱智人士友善單純；精神
病康復者既已康復，情緒穩定。他們都沒有不良癖好，也不會作出
攻擊性行為。在康復中心的護理下，他們不可能對居民產生滋擾。
為甚麼這種誤解與偏見未有隨着香港市民知識水平的提高及
資訊的發達而消除呢？無可置疑，政府在讓市民認識和接納弱智人
士和精神病康復者融入社區的事情上所作的功夫迹近空白。政府既
沒有透過學校和社區對市民進行教育，也沒有藉着資訊傳媒加以宣
傳，無怪乎居民產生抗拒心理。因此，政府與其依法強制執行有關
政策，不如去除大眾的偏見，讓市民接納及幫助這些不幸的人。
結論：
今日的社會不再視傷殘人士為廢人，我們尊重他們的權利，關重申、總結立場、主張
心他們的需要，更樂見政府為盲人裝置發聲的交通燈，為輪椅使用
者設置專用斜路。假如政府能投入充足的資源，加強對大眾的宣傳
及教育，我們可以預見康復服務融入社區的政策必能順利推行。
小貼士：
1. 一個論題，可從不同方面評論，故宜選取最重要、最核心的問題作出評論。
2. 要立場堅定，有充足的論據；亦可指出其他論點不成立的原因，加強說服力。

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本組在三月中旬派出問卷 135 張，成功收回 110 張，調查對

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