Akaun bisnes kecil cara mudah

Ramai usahawan baru atau pekerja makan gaji yang baru berjinak-jinak dengan bisnes parttime, menghubungi saya untuk bertanya mengenai bagaimana menyimpan akaun perniagaan. Mereka ini terdiri daripada peniaga kecil yang berniaga produk-produk seperti cupcake, pakaian bayi, tudung, aksesori wanita, secara kecil-kecilan sama ada online atau offline. Pertama sekali, tahniah diucapkan kerana anda semua berani menceburkan diri ke alam perniagaan. Bukan senang nak buat perniagaan walaupun kecil. Saya menyokong niat suci anda dan mendoakan perniagaan anda berjaya. Saya ingin menceritakan di sini bahawa penyimpanan rekod dan akaun perniagaan adalah suatu yang mudah. Tak perlu lah anda risau melampau takut diaudit oleh LHDN atau pening kepala kerana tak pandai buat akaun. Menyimpan akaun ini boleh dilakukan walaupun perniagaan anda masih kecil, hatta jika anda menjual barang di eBay sekalipun. Mereka (peniaga kecil) merungut kepada saya bahawa mereka pernah bertanya soalan ini kepada kawan-kawan mereka yang belajar jurusan accountancy. Para akauntan ini memberikan jawapan yang rumit mengenai sistem akaun seakan-akan peniaga ingin membuka perniagaan jutaan ringgit. Perlu ada general ledger, double entry bookkeeping system, this and that statement, etc. sehinggakan kakak yang ingin menjual tudung di ofis pun jadi takut mengenai akaun.

Saya ingin menghuraikan cara mudah menyimpan akaun dan rekod perniagaan anda. Dengan menyimpan rekod yang lengkap, anda dapat melihat perkembangan perniagaan anda dan membuat rancangan untuk mengembangkan perniagaan ke tahap seterusnya. (DISCLAIMER: segala yang ditulis dalam entri ini adalah cadangan peribadi penulis sematamata. Penulis tidak bertanggungjawab atas segala yang berlaku natijah daripada anda mengikuti cadangan penulis).

Berikut adalah langkah-langkah menyimpan rekod perniagaan dengan mudah, tanpa memeningkan kepala mempelajari sistem perakaunan yang susah-susah: 1. Akaun bank berasingan Walaupun anda berniaga kecil-kecilan tanpa mendaftarkan syarikat, anda sepatutnya mengasingkan duit peribadi anda daripada duit perniagaan. Jika anda sudah mendaftarkan perniagaan (samada bentuk pemilik tunggal, perkongsian atau Sdn Bhd), maka lebih wajiblah anda membuka akaun bank untuk perniagaan dan mengasingkan wang peribadi anda daripadanya. Jika anda tidak mendaftarkan perniagaan, buka akaun bank kedua atas nama anda untuk menyimpan tunai yang terhasil dari perniagaan anda. Simpan semua rekod transaksi bank tersebut. Penyata bulanan bank anda adalah dokumen terpenting dalam perniagaan anda. Dengan penyata inilah anda dapat melihat tahap kesihatan perniagaan anda. Untuk yang nak memohon kemudahan kewangan daripada bank atau agensi kerajaan, penyata bank adalah dokumen utama yang disemak oleh pegawai pinjaman. Adalah sangat penting anda mengasingkan duit perniagaan dengan duit peribadi. Setiap transaksi antara kedua-dua akaun tersebut mestilah dicatat. Jangan campur aduk wang peribadi dengan perniagaan. Ini adalah langkah pertama yang anda perlu ambil untuk menyimpan rekod perniagaan yang bersih. 2. Kos inventori (Belian) Perkara kedua yang perlu anda buat setelah membuka akaun bank ialah membeli barangan yang akan dijual atau inventori. Barangan ini boleh jadi dalam bentuk bahan mentah (tepung, gula, icing, etc jika anda membuat cupcake) atau bahan siap (contoh: beg tangan, kasut). Rekod kesemua kos tersebut dengan lengkap: tarikh, item, kuantiti, harga, nama penjual. Itu sahaja. Pastikan anda menyimpan resit bagi semua transaksi yang anda buat. Catat semua belian anda di dalam satu jadual (hardcopy atau Excel). Column yang perlu ada ialah tarikh, item, kuantiti, harga, dan penjual. Saya membuat andaian kesemua jualan anda adalah dalam bentuk tunai, bukannya kredit. Perniagaan kecil biasanya menggunakan tunai sahaja. 3. Jualan Sekali lagi, saya membuat andaian kesemua jualan anda adalah dalam bentuk tunai (jika tidak, mungkin entri ini tak sesuai untuk anda). Tunai adalah lifeblood bagi perniagaan kecil, jadi pastikan setiap jualan anda dilangsaikan dengan tunai tanpa ada tempoh hutang. Untuk setiap jualan, anda perlu mencatit maklumat berikut: tarikh, item, kuantiti, harga, diskaun (jika ada), nama pembeli. Pastikan setiap transaksi direkod dengan menyimpan resit atau slip pembayaran.

Catat semua jualan anda di dalam satu jadual (hardcopy atau worksheet Excel). Sekarang kita sudah ada dua jadual, Belian dan Jualan. 4. Kos-kos lain (Expenses) Expenses ialah segala kos yang ditanggung dalam perniagaan selain daripada kos membeli bahan mentah dan menghasilkan produk siap untuk dijual. Ini termasuklah pengangkutan, postage, printing, bil elektrik/air/telefon, sewa pejabat, gaji pekerja, marketing, packaging, dan sebagainya. Sekali lagi, saya menganggap setiap kos-kos tersebut dilangsaikan dalam bentuk tunai (sesuai untuk perniagaan kecil). Catat setiap expenses tersebut dan rekod dalam satu jadual hardcopy atau Excel worksheet. Ini adalah jadual ketiga anda, selepas Belian dan Jualan. 5. Ambilan dan Modal Ambilan dan Modal adalah pertukaran wang/produk antara akaun peribadi dan akaun perniagaan. Contohnya, jika anda ingin mengambil satu pasang pakaian bayi dalam inventori anda untuk digunakan oleh anak anda sendiri, ini dikira sebagai ambilan. Begitu juga jika anda ingin mengambil wang daripada akaun perniagaan untuk digunakan secara peribadi. Ini juga wajib direkod. Modal adalah sebaliknya: menggunakan wang peribadi untuk kegunaan perniagaan, atau menggunakan perkakas peribadi untuk kegunaan perniagaan. Ini juga perlu dicatat. Setiap duit yang bertukar tangan antara akaun peribadi dengan akaun perniagaan anda mesti dicatat, sama ada sebagai ambilan (perniagaan > peribadi) atau sebagai modal (peribadi > perniagaan). _______________________________________ Sekarang kita sudah ada 5 Jadual: Belian, Jualan, Expenses, Ambilan dan Modal. Ini sudah cukup untuk kegunaan peniaga-peniaga kecil yang membuat all-cash transaction, iaitu tiada belian atau jualan kredit, atau pinjaman. Pastikan duit yang diterima daripada jualan dimasukkan ke dalam bank dengan kerap supaya baki bank anda melambangkan wang yang dimiliki oleh perniagaan anda dengan tepat. Sebaik-baiknya minta pembeli bank-in terus bayaran ke dalam akaun anda. Saya pernah berborak dengan seorang taukeh kedai Mamak di KL yang memberitahu saya bahawa beliau mempunyai seorang staff yang kerjanya pergi ke bank setiap 30 minit untuk deposit semua wang tunai yang diterima di cash register machine. Kurangkan simpan duit dalam bentuk petty cash (di luar bank) melainkan untuk beberapa expenses yang tertentu sahaja. Menyimpan petty cash yang banyak boleh meningkatkan nafsu anda untuk mengambil duit itu untuk berbelanja untuk kegunaan peribadi. Dengan ini, tunai bisnes anda akan berkurang. Guna cek untuk membayar bil, gaji pekerja dan supplier untuk meningkatkan aktiviti akaun bank anda. Kos sekeping cek ialah lebih kurang RM0.50.

Kadangkala anda diminta untuk memberi akaun kewangan yang lengkap untuk disemak. Akaun kewangan lengkap terdiri daripada tiga dokumen: income statement, cashflow statement, dan balance sheet. Anda akan diminta menyiapkan ketiga-tiga dokumen ini kalau anda ingin membuat pinjaman, atau ingin memohon geran. Anda boleh membina ketiga-tiga dokumen tersebut dengan 5 Jadual yang saya huraikan tadi Belian, Jualan, Expenses, Ambilan dan Modal. Tak perlu pening-pening kepala, cuma tunjukkan 5 jadual tersebut kepada rakan anda yang pernah belajar accountancy, nescaya rakan anda itu boleh menghasilkan IS/CF/BS untuk perniagaan anda. Anda seharusnya membiasakan diri anda menyimpan rekod perniagaan yang lengkap walaupun perniagaan anda masih kecil (e.g. menjadi pengedar produk atau menjual barangan di pejabat secara part-time). Dengan menyimpan rekod perniagaan, anda dapat mengkaji untung rugi perniagaan anda, disamping membolehkan anda mengembangkan perniagaan anda di masa hadapan. Menyimpan rekod bagi perniagaan kecil adalah mudah, tak perlu degree accountancy atau pergi kursus-kursus yang mahal. Anda cuma perlu simpan 5 Jadual sahaja Belian, Jualan, Expenses, Ambilan dan Modal. Semua transaksi yang penting dalam perniagaan kecil terkandung dalam kelima-lima jadual tersebut. Jika perniagaan anda dah besar nanti, baru anda perlu fikir mengenai sistem perakaunan yang canggih-canggih. Untuk peniaga kecil, fokus untuk kembangkan perniagaan dan banyakkan cash sales anda. Gunakan sistem menyimpan rekod yang mudah dahulu. Semoga berjaya!

Periksa Kedudukan Kewangan Anda

Suka atau tidak, kita terpaksa menerima hakikat bahawa kita tidak boleh terus bekerja selama-lamanya. Samada kita masih mampu dari aspek fizikal atau mental, ia bukanlah persoalannya kerana menjelang umur 55, kebanyakan daripada kita akan menempuhi alam persaraan. Dalam situasi sebegini, kita perlu merancang bagaimana untuk terus menyara hidup dalam masa 20 tahun berikutnya kerana jangka hayat hidup seseorang ialah 75 tahun (berdasarkan laporan-laporan mengenai purata jangka hayat rakyat Malaysia). Apakah maksud keterangan di atas? Ia bermakna, kita akan terus menempuh hidup sebagai warga emas untuk 20 tahun yang akan datang. Pernahkah kita terfikir bagaimana untuk meneruskan hidup selama 20 tahun lagi dalam keadaan selesa setelah kesemua wang KWSP habis dibelanjakan untuk membiayai kos pendidikan anak-anak serta melangsaikan pinjaman bank? Lebih teruk lagi, bagaimana pula keadaannya sekiranya wang simpanan yang tinggal semakin sedikit setelah kita membeli kereta mewah dan rumah idaman yang telah sekian lama diimpikan. Bagi mengatasi masalah seumpama ini, kita perlu berusaha menggandakan wang untuk memastikan kita dapat meneruskan hidup dalam keadaan selesa selepas bersara. Bagi menyelesaikan masalah di atas, kita perlu mengetahui kedudukan kewangan sendiri dan cara-cara menilai kedudukan kewangan kita. Langkah-langkah berikut dapat membantu anda melakukan Pemeriksaan Kewangan anda. Makmal 1 Ujian Sumber-Sumber Pendapatan Utama Untuk mengetahui kedudukan kewangan semasa, anda perlu mengetahui aliran keluar dan masuk wang anda. Anda perlu mengenal pasti sumber-sumber utama pendapatan anda, iaitu wang yang masuk ke kocek anda seperti gaji, dividen, keuntungan modal, pendapatan dari hartanah yang disewakan, pembahagian daripada perniagaan, faedah daripada simpanan bank dan simpanan tetap. Umumnya, jumlah pendapatan boleh dibahagikan kepada tiga kategori, iaitu pendapatan yang diperolehi, pendapatan pasif dan pendapatan portfolio. Pendapatan yang diperolehi ialah wang gaji anda. Lazimnya, pendapatan ini dikenakan cukai yang lebih tinggi berbanding jenis pendapatan yang lain. Pendapatan pasif pula ialah wang yang diperolehi daripada pelaburan hartanah dan pembahagian daripada perniagaan. Pendapatan jenis ini tidak memerlukan perhatian yang banyak daripada anda, namun ia mampu menjana aliran kewangan yang berterusan. Pendapatan portfolio ialah wang yang diperolehi hasil daripada pelaburan anda dalam produk kewangan seperti dividen saham, pendapatan daripada bon dan juga pulangan daripada unit amanah. Ini juga merupakan sejenis pendapatan pasif yang tidak memerlukan penglibatan langsung anda dalam menjana pendapatan. Makmal 2 Ujian Sumber-Sumber Perbelanjaan Utama

Perbelanjaan ialah wang yang keluar dari kocek anda, iaitu wang yang perlu dibelanjakan untuk menampung gaya hidup seseorang. Contoh-contoh perbelanjaan termasuklah membayar bil kad kredit, ansuran pinjaman perumahan dan kenderaan, bil elektrik, air, telefon, membeli barang runcit, cukai, perjalanan, hiburan dan pelbagai perbelanjaan peribadi yang lain. Untuk mengetahui kedudukan kewangan, anda perlu tahu berapa perbelanjaan yang telah anda buat. Salah satu sebab mengapa ramai orang tidak mempunyai simpanan yang cukup setelah bersara ialah kerana mereka tidak mengawal perbelanjaan mereka. Mereka tidak tahu berapa wang yang dibelanjakan setiap bulan. Apa yang pasti ialah mereka sentiasa kekurangan wang untuk menyara gaya hidup mereka. Gaji yang diperoleh setiap bulan tidak pernah mencukupi dan akibatnya, mereka terpaksa berhutang untuk menampung perbelanjaan bulanan mereka. Salah satu cara untuk mengetahui ke mana perginya wang anda ialah dengan mencatat setiap pembelian yang dibuat. JOT-IT-DOWN! merupakan satu kaedah yang mengambil masa, tetapi dalam jangka masa panjang, ia merupakan satu amalan yang menguntungkan kerana anda akan dapat mengetahui aliran keluar wang anda. Sekiranya sukar untuk mencatatkan kesemua perbelanjaan anda, setidak-tidaknya, pastikan anda membuat catatan apabila membeli barang yang mahal. Ramai yang akan terkejut apabila mengetahui jumlah yang dibelanjakan untuk membeli sesuatu barang. Rujuk jadual di bawah untuk mengetahui caracara membuat penyata kewangan anda. Makmal 3 Peraturan 90 Peratus Ken Little, dalam bukunya yang bertajuk Personal Finance At Your Fingertips menyarankan agar anda menyimpan 10 peratus daripada pendapatan anda. Rujuk jadual di bawah dan anda akan mendapati bahawa pendapatan tolak perbelanjaan bersamaan Aliran Tunai Bersih (net cash flow) (A-B). Peraturan 90 peratus menetapkan bahawa Aliran Tunai Bersih (A-B) perlulah bersamaan sekurang-kurangnya 10 peratus daripada pendapatan anda (A). Di Malaysia, tahap inflasi yang tinggi menyebabkan agak sukar untuk menyimpan 10 peratus daripada pendapatan anda. Tidak kira samada peratusan yang anda simpan ialah 5 peratus, 10 peratus ataupun 15 peratus daripada pendapatan anda, apa yang paling penting ialah anda mengamalkan tabiat menyimpan dan mula menanam sikap menyimpan wang anda. Anda perlu mula menyimpan suatu hari nanti, kenapa tidak mula menyimpan hari ni? PENYATA KEWANGAN