Panduan Pengurusan Pejabat

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT
PP BIL: 5 Tahun 2007

(berkuatkuasa mulai 30 April 2007)
PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

- menggantikan Arahan Perkhidmatan (AP)1974 - digubal berasaskan mengambil kira ICT AP dan ditambahbaik dengan
- meliputi aspek asas dan umum untuk beri ruang untuk perubahan bakal berlaku serta inovasi/ kreativiti - agensi yang diberi kuasa boleh keluarkan peraturan untuk laksana dan jelaskan mana-mana perkara
- penjelasan lebih terperinci dalam peraturan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa
BAHAGIAN PERKHIDMATAN INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, KAMPUS WILAYAH TIMUR
KANDUNGAN
BAHAGIAN I II III IV V TAJUK PENGURUSAN AM PEJABAT PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
KANDUNGAN (SAMB.)
BAHAGIAN VI VII VIII IX X TAJUK URUSAN SURAT KERAJAAN PENGURUSAN FAIL PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
BAHAGIAN I PENGURUSAN AM PEJABAT

Peranan Kerajaan
- bangunkan negara dengan menggariskan hala-tuju, wawasan menerusi penggubalan dan pelaksanaan dasar - tubuhkan agensi dan jabatan yang bertanggubjawab melaksana dan rancangan dengan cekap dan berkesan - usaha berterusan dalam mengoptimunkan penggunaan sumber, elak pembaziran dan beri perkhidmatan terbaik
BAHAGIAN I PENGURUSAN AM PEJABAT (samb)

Tanggungjawab Ketua Jabatan
-
sedia dan pamerkan visi. misi, objektif, fungsi, slogan Q,piagam pelanggan dan carta organisasi. pastikan semua pegawai faham dan hayatinya terutama pegawai baru sediakan SKT jabatan dan pegawai utamakan penggunaan ICT dalam pengurusan pejabat galakkan perhubungan yang sihat di antara pegawai dan sediakan suasana bekerja yang harmonis gunakan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia sedia dan laksana program kualiti jabatan wujud dan perkukuhkan mekanisme kerjasama dengan sektor swasta semak semula fungsi jabatan agar kemaskini dengan objektif kerajaan nilai semula aktiviti jabatan

Undang-undang dan peraturan
- maklum dan difahami oleh setiap pegawai - kaji dan kemaskini agar relevan dengan perkembangan semasa dan boleh tingkatkan sistem penyampaian Senarai Tugas
- sediakan untuk semua pegawai - sentiasa dipantau agar kemaskini dengan perubahan dasar kerajaan atau jabatan

Kemudahan Komunikasi
gunakan secara berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi perkhidmatan pos untuk hantar surat dan bungkusan. Pos berdaftar dibuat jika bukti penghantaran dan penerimaan diperlukan perkhidmatan telefon termasuk telefon bimbit dikawal penggunaannya mengikut peraturan semasa penggunaan mesin faksimili ikut peraturan semasa persidangan video mengikut peraturan yang ditetapkan kaedah komunikasi manual lain seperti telegram boleh guna kaedah komunikasi terbaru selaras dengan ICT

Ruang Pejabat - pastikan ruang pejabat mengikut keluasan ditetapkan dan kesesuaian sesuatu jabatan
yang
Kebersihan pejabat - pastikan pejabat dan kawasannya kemas mengikut konsep 5S

Pencegahan Kebakaran
- lantik pegawai atau bentuk jawatankuasa untuk rancang dan ambil langkah yang sesuai mencegah kebakaran - Aspek yang diberi perhatian:
i. adakan pelan tindakan kebakaran

ii. sistem pencegahan kebakaran iii. pemeriksaan alat pemadam api
iv. latihan kebakaran

V. bilik simpanan rekod tahan api
10

Khidmat Nasihat
PERKARA Perundangan AGENSI Jabatan Peguam Negara
Kewangan
Perbendaharaan, Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara

Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan, Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan PDRM
Keselamatan
11

Khidmat Nasihat
PERKARA AGENSI
Personel
Pengurusan Rekod Kerajaan ICT (keselamatan)
Jabatan Perkhidmatan Awam

Jabatan Arkib Negara MAMPU
12
Sistem dan cara Kerja MAMPU

Penyelarasan Dan Pemantauan
kekalkan hubungan baik Persekutuan/ Negeri/ Daerah di peringkat
adakan musyawarah, dialog, lawatan, pemeriksaan program kemasyarakatan, sukan, keagamaan dan aktiviti lain
13

Program Kebajikan
- adakan program yang sesuai untuk eratkan perhubungan sesama warga jabatan di samping memelihara kebajikan - contoh: hari keluarga, pesta sukan, penubuhan kelab kebajikan, pusat penjagaan kanak-kanak, majlis keagamaan, jamuan, ceramah dan lawatan
14
BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Rekod Perkhidmatan Pegawai Tanggungjawab Ketua Jabatan - pastikan maklumat perkhidmatan pegawai di bawah penyeliaannya direkod dengan teratur, lengkap dan terkini. Direkod dalam komputer/ buku khas. Secara manual direkod dengan dakwat kekal Tanggungjawab Pegawai - maklumkan maklumat peribadi semasa lapor diri dan perubahan maklumat agar kemaskini
15
BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

Maklumat Dalam Rekod Perkhidmatan
Maklumat yang perlu direkodkan, antaranya:
i. ii. iii. iv. v.
maklumat peribadi pegawai; semua maklumat perkhidmatan pegawai; maklumat cuti; lembaran kelakuan; dan maklumat lain yang diputuskan oleh kerajaan dari semasa ke semasa.
16

Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatan
a. semua catatan dalam rekod tidak boleh dipinda tanpa kebenaran pegawai diberi kuasa
b. maklumat perlu direkod dengan segera dengan mengikut peraturan yang ditetapkan (jika rekod berkomputer). Jika manual ditandatangani pegawai dan dicop jabatan. Rekod disimpan di lokasi pegawai berkhidmat dokumen penting, tindakan sesuai untuk pastikan ia selamat. Adakan rekod pendua dan disimpan selamat rekod bertaraf SULIT. Pegawai boleh lihat dengan kebenaran
c. d.
17
BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Rekod Kehadiran - selenggara rekod kehadiran mengikut kaedah yang sesuai untuk merekod waktu sampai dan waktu meninggalkan pejabat - adakan jadual tugas yang ada maklumat pegawai yang bercuti atau tugasan di luar untuk tujuan pemantauan
18

Penilaian Prestasi - sebahagian dari sistem pengurusan personel yang penting untuk membantu pegawai tingkatkan prestasi kerja. Penilaian prestasi pegawai disediakan mengikut prosedur yang ditetapkan - kaedah prestasi yang baik mempunyai ciri berikut: i. pegawai dinilai dari sasaran kerja tahunan yang ditetapkan ii. penilaian dibuat secara berterusan bukan bermusim iii. ekspektasi dari tahap yang perlu dicapai dimaklum kepada pegawai yang dinilai
19

Penilaian Prestasi
iv. pegawai penilai bersedia mendengar pandangan pegawai yang dinilai v. pegawai penilai tidak guna penilaian prestasi sebagai intrusmen untuk menekan / mengugut pegawai yang dinilai sebaliknya untuk meningkat motivasi/ prestasi pegawai
20

Pemupukan Budaya Kerja Positif
Ketua Jabatan hendaklah secara berterusan laksanakan peranan berikut: i. wujud dan memupuk semangat kerja berpasukan; ii. memiliki dan menampilkan ciri kepimpinan yang baik dan berkesan; iii. beri tunjuk ajar dan bimbingan; iv. beri tanggungjawab dan kepercayaan melaksana tugas yang telah diamanahkan; dan kepada pegawai telah
v. beri pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang memberi sumbangan

21

Pembangunan Modal Insan
Ketua Jabatan bertanggungjawab membangunkan sumber manusia supaya berpotensi dan berupaya menyumbang kepada kecemerlangan dengan tindakan berikut: i. rancang dan kelola program latihan yang sesuai ii. bantu menyediakan penggantian laluan kerjaya dan kerja perancangan ikut bagi tempoh pelan yang
iii. rancang dan laksanakan pusingan sesuai dalam pelbagai bidang
iv. beri pendedahan yang sesuai pengetahuan dan pengalaman kerja
mendapatkan
22

Sijil Perhargaan - diberi kepada pegawai yang telah berkhidmat secara berterusan tidak kurang daripada 15 tahun sama ada yang bersara atau meninggal dunia - sediakan sijil 3 bulan sebelum bersara atau sampaikan kepada waris 2 minggu selepas meninggal dunia - ditandatangani oleh pihak ditetapkan - tanggungjawab Ketua Jabatan: dapatkan contoh dari JPA dan cetak sendiri; pastikan sijil diberi kepada pegawai yang layak; dan anjurkan majlis penyampaian sijil.
23

Pewartaan
- bagi semua pelantikan dan kenaikan pangkat Kumpulan Pengurusan Tertinggi & Ketua Jabatan di peringkat Negeri & ke atas - sesuatu jawatan yang dikehendaki oleh undang-undang tanpa mengira kumpulan/ gred jawatan - pengosongan jawatan yang penyandangnya disahkan tidak hadir & tidak dapat dikesan mengikut P.U(A) 395/1993 - Ketua Jabatan pastikan kehendak undang-undang dipatuhi - pewartaan dalam bentuk yang diluluskan oleh Jabatan Peguam Negara
24

Pewartaan (samb)
Dalam penyediaan Warta Kerajaan, Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan berikut:
- maklumat hendak diwartakan dirujuk ke Jabatan Peguam Negara memastikan teratur dari segi perundangan - bahan disemak dengan teliti sebelum dihantar untuk cetak - dicetak oleh pihak Perbendaharaan pencetak yang diberi kuasa oleh
- setiap pewartaan hendaklah mengandungi maklumat (nama, No. Kad Pengenalan, nama jawatan, tarikh kuatkuasa lantikan/ naik pangkat dan tempat bertugas)
25

Pengurusan Maklumat Sumber Manusia Secara Elektronik Ketua Jabatan bertanggungjawab melaksanakan melalui tindakan berikut: selaraskan di peringkat Jabatan/ Bahagian/ Cawangan/ Unit menguruskan sumber manusia sediakan pegawai yang melaksanakan tugas sediakan peruntukan kewangan yang mencukupi pastikan maklumat yang diperlukan sentiasa kemas kini pastikan pegawai ikut program latihan dan lantik sebagai jurulatih di peringkat jabatan lantik pentadbir sistem aspek keselamatan mengikut standard yang ditetapkan wujudkan meja bantuan (help desk) uruskan inventori perkakasan
26
BAHAGIAN III KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN

Keperibadian setiap pegawai awam hendaklah menjaga imej penjawat awam semasa bertugas atau di luar masa bertugas memiliki keperibadian unggul (nilai murni) dan profesional competency Ketua Jabatan pastikan pegawai menghayati nilai murni berikut: - berintegriti - berkebolehan untuk mengawal emosi - berkebolehan untuk bertindak secara bijaksana & berhemah - mempunyai pendekatan yang fleksibel tetapi tegas - bersedia berkhidmat untuk kepentingan negara - berpegang teguh kepada prinsip akauntabilti - mempunyai sifat keberanian & sanggup menerima cabaran - bersifat positif - mempunyai kestabilan dalam kehidupan berkeluarga, peribadi dan kerjaya
27
BAHAGIAN III KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN (samb)

Tatakelakuan - mempunyai disiplin diri dengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuan
seperti dalam P.U(A) 395/ 1993.
Pakaian
memakai pakaian kemas & sesuai semasa bertugas dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan termasuk memakai pakaian seragam yang dikehendaki.
Tanda Nama - Ketua Jabatan sediakan tanda nama dan dipakai sepanjang masa
bekerja.
28
BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

Mengutamakan Pelanggan
Ketua Jabatan memberi penekanan kepada perkhidmatan berkualiti seperti:
- beri layanan yang mesra & adil kepada pelanggan;

- wujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan; - perluaskan mekanisme penyebaran & penyampaian kemudahan perkhidmatan; dan - kurangkan karenah birokrasi dalam urusan dengan pelanggan.
29
BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN (samb)

Kemudahan Pelanggan
Ketua Jabatan digalakkan menyediakan kemudahan berikut: - telefon awam; - alat siar raya; - kafeteria; - galeri pameran aktiviti jabatan; dan - kemudahan sukan & riadah.
30

Piagam Pelanggan
Ketua Jabatan hendaklah gubal piagam pelanggan berdasarkan penyampaian perkhidmatan/produk kepada pelanggan ikut standard kualiti yang dapat penuhi kemahuan & citarasa pelanggan; kemaskini pelaksanaan piagam pelanggan dengan tindakan berikut:
- semak & kaji semula jaminan kualiti perkhidmatan/ produk yang dijanjikan;
- pastikan jaminan kualiti perkhidmatan/ produk dijanjikan dipatuhi pada setiap masa; sediakan sistem pemulihan keyakinan pelanggan; dan perkhidmatan bagi mengukuhkan
- pamerkan piagam pelanggan di tempat strategik di persekitaran pejabat.

31
BAHAGIAN IV MENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN (samb) Pengurusan Aduan - wujudkan satu sistem pengurusan pengaduan awam berkesan - lantik pegawai perhubungan awam jabatan - wujudkan pelbagai saluran perhubungan secara manual/ elektronik untuk urusan dengan orang ramai - tetapkan tempoh munasabah bagi penyelesaian/ pemulihan berpandukan piagam pelanggan - sistem aduan dipertingkatkan mengikut peraturan berkuatkuasa
32

Pengurusan Media jalinkan hubungan secara berterusan dengan media massa secara positif dan meluas mengikut peraturan yang dengan melaksanakan langkah berikut: - lantik Pegawai Perhubungan sebagai perantara/ jurucakap dengan media; - pantau & nilai liputan media dan beri respon kepada isu termasuk membetulkan salah liputan/ persepsi; dan - wujudkan jalinan hubungan yang baik dengan pihak media massa.
33
BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

Perkhidmatan Kaunter
Sediakan kaunter yang sesuai, mesra pelanggan, menepati peraturan yang ditetapkan dan mempertingkatkan dengan: - sediakan jumlah kaunter yang mencukupi; - memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu lokasi; - sediakan pelbagai perkhidmatan (termasuk bayaran); - kaunter khas untuk OKU/ warga emas dll/ kes kecemasan; - sistem giliran; - buka kaunter pada masa ditetapkan; - borang maklum balas; - peti cadangan; - buat analisis berkala ke atas maklum balas; - pegawai di kaunter mesra pelanggan; - lantik penyelia kaunter; dan - pantau secara berterusan oleh Ketua Jabatan.
34
BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (samb)

Perkhidmatan Telefon Berkualiti
Ketua Jabatan meningkat kualiti layanan telefon dengan melaksanakan langkah berikut: - pastikan layanan telefon cekap, berkesan dan memenuhi standard kualiti yang ditetapkan - pastikan sambutan telefon oleh pegawai sentiasa mesra, sopan dan berbudi bahasa - bekalkan maklumat tepat dan kemaskini - sistem telefon diprogramkan jika panggilan tidak dijawab - mesin rakaman dalam answering machine mesra pelanggan - sistem telefon lain yang diperkenalkan berkesan
35

Sistem dan Prosedur Kerja Adakan sistem dan prosedur kerja yang teratur, jelas, difahami, dikemaskini dengan mengambil tindakan: - semak & kaji semula untuk permudah/ pendekkan tempoh masa
- wujudkan Pusat Setempat

- pamerkan carta aliran kerja bagi suatu permohonan di tempat yang sesuai - sedia dan pamerkan senarai semak - mengeluarkan surat akuan terima - maklumkan pelanggan tempoh masa, status dan jangka masa memproses sesuatu permohonan
36

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja
Ketua Jabatan hendaklah: - gubal Manual Prosedur Kerja yang komprehensif - memastikan setiap pegawai ada Fail Meja - MPK & FM dikemaskini setiap masa
Borang Permohonan
Borang ringkas & memenuhi kehendak/tujuan. Dikemaskini dengan langkah: - kaji kesesuaian bagi kurang/ hapuskan borang; - kaji kesesuaian bagi gabungkan beberapa borang; - kesesuaian penggunaan borang komposit; - setiap borang yang digunakan hanya menerima maklumat yang perlu & berkaitan; dan - sediakan kemudahan untuk dapatkan borang di pelbagai saluran.
37

Lesen dan Permit Dikeluarkan selaras dengan tujuan diadakan. Sentiasa dikemaskini dengan inisiatif berikut: - semak dan kaji kesesuaian bagi penghapusan, - perkenalkan lesen komposit dalam bentuk yang sesuai dengan keadaan semasa; dan - melanjutkan tempoh masa lesen dengan memberi pilihan tentang tempoh. Pungutan Hasil Usaha peningkatan dengan cara: - pelbagai saluran bayaran; - pelbagai kaedah penerimaan bayaran; dan - beri tumpuan sewajarnya kepada usaha untuk memungut tunggakan hasil Kerajaan.
38
BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN

Pendahuluan Satu cara perhubungan penting dokumen dan rekod rasmi penyaluran maklumat jelas, tepat dan ringkas sesuai dengan perkembangan teknologi di samping melalui pos/ serahan tangan
Penyediaan
alamat pengirim alamat penerima nombor rujukan tarikh surat tajuk surat pembukaan dan pengakhiran surat penomboran perenggan, muka surat dan lampiran disediakan tiga salinan (penerima, fail & fail timbul) perakukan kepada Pegawai Pengelas menentukan taraf keselamatan
39
BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN (samb)

Pendaftaran dan Pengedaran
surat untuk Ketua Jabatan/ Timb. Ketua Jabatan diserahkan kepada Pembantu khas. Surat untuk perhatian kepada pegawai; Pembantu Khas / pegawai bertanggungjawab boleh buka surat & daftar surat ikut prosedur yang ditetapkan; sebelum edar, masukkan surat dalam fail; semua surat ambil tindakan segera, jika tidak boleh maklumkan melalui surat akuan terima; surat dihantar keluar, pastikan lengkap dan ditandatangani; dan hantar melalui mesin faksimili/ e-mel, peraturan hendaklah dipatuhi.
Pengurusan Surat Terperingkat

pengurusan dikawal dengan selamat ikut Arahan Keselamatan & peraturan yang berkaitan
40
BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL

Kepentingan Pengurusan Fail - semua surat dan dokumen yang diterima atas urusan rasmi dikandung dalam fail yang didaftarkan guna fail yang ditetapkan - fail diurus secara sistematik ikut piawaian & prosedur rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara Pengelasan Fail
- fail dikategorikan kepada fail urusan am dan urusan fungsian - fail terperingkat dikelaskan ikut Arahan Keselamatan
Pengelasan Perkara dan Pengkodan - fail diberi tajuk berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan/ agensi - fail diberi pengkodan yang menjadi nombor rujukan - dapatkan khidmat nasihat daripada Jabatan Arkib Negara
41
BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL (samb)

Pembukaan Fail semua dokumen diterima difailkan fail dilengkap dengan kertas minit dan dikandungkan surat yang disusunkan seturut ikut tarikh transaksi , dakwat merah (masuk), biru/hitam (keluar) fail lebih 100 kandungan / 4 cm ditutup dan buka fail baru
Fail Sementara dibuka apabila surat/dokumen memerlukan tindakan segera dan fail tak dapat dikesan atau lebih seorang pegawai guna fail yang sama
guna nombor dan tajuk yang sama. Apabila selesai masukkan fail & isi kandungan dalam fail asal sebagai satu kandungan. Jika tak dapat dikesan buka fail baru
42

Penyimpanan dan Pergerakan fail
fail terbuka disimpan di Bilik Rekod, guna rak yang sesuai. Rak disusun berturutan ikut nombor rujukan dan dilabel untuk pengesanan; fail terperingkat disimpan ikut Arahan Keselamatan; dan pergerakan fail direkod untuk kawalan dan pengesanan.
Simpan Dalam Perhatian (SDP)

kaedah digunakan bagi memudahkan tindakan susulan ke atas surat dalam tempoh dan tarikh yang ditetapkan.
Fail Timbul
digunakan untuk maklumkan Ketua Jabatan/ pegawai atasan tindakan yang telah diambil. Jika pengedaran secara ICT, fail timbul tidak perlu.
43

Sistem Pengurusan Dokumen dan Rekod Elektronik
selaras dengan perkembangan ICT, digalakkan membangunkan aplikasi agar penyimpanan capaian maklumat & rekod secara maya (virtual)
Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer

pembangunan sistem aplikasi berkomputer bagi rekod elektronik mendapatkan nasihat daripada Jabatan Arkib Negara agar ikut piawaian kearkiban
Pelupusan Fail
Jabatan Arkib Negara dirujuk untuk mendapatkan nasihat bagi pelupusan fail
44
BAHAGIAN VIII PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM

Rekod Awam Rekod yang diterima secara rasmi atau dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam, perusahaan kerajaan, pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam menjalankan tugas rasminya. Tanggungjawab Ketua Jabatan dan Ketua Agensi patuhi dan laksanakan semua piawaian dan prosedur pengurusan rekod awam yang ditetapkan oleh JAN; adakan bilik rekod jabatan; laksanakan pelupusan rekod awam mengikut Peraturan Rekod Awam, Akta Jabatan Arkib Negara 2003 (Akta 629); lantik Pegawai Rekod Jabatan; dan
- ambil tindakan yang sesuai untuk menyelenggara & memelihara rekod awam.
45
BAHAGIAN VIII PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM (samb) Pembaikan Kecil
kerosakan kecil dibaiki dengan cermat dan guna perekat yang sesuai kertas/ lampiran tertanggal dimasuk & disusun semula rekod yang basah dikeringkan
Bilik Rekod
digunakan untuk penyimpanan rekod bukan tujuan lain. Dipastikan sentiasa bersih dan mempunyai peredaran udara yang baik. Hanya pegawai dibenarkan saja dibenarkan masuk.
46
BAHAGIAN VIII PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM (samb) Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR)
sediakan JPR Rekod Fungsian dan mendapat kelulusan JAN bagi pelupusan Rekod Urusan Am, tindakan hendaklah mengikuti JPR Am sediaan JAN
Program Rekod Penting

kenalpasti dan membuat perancangan memelihara rekod penting salinan keselamatan hendaklah dibuat dan disimpan di lokasi berasingan dapatkan nasihat daripada JAN
Pelan Tindakan Bencana

sediakan pelan tindakan bencana untuk hadapi bencana, tindakan pemulihan dan dapatkan nasihat daripada JAN
47
BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Pelan Strategik Teknologi Maklumat (ISP) satu pelan jangka panjang (1-5 tahun) yang menetapkan hala tuju perancangan, strategi pembangunan dan pelaksanaan projek ICT bagi menyokong pencapaian visi kerajaan Ketua Jabatan sediakan ISP berpandukan ISP sektor awam, kemukakan ke MAMPU untuk kelulusan Jawatankuasa IT dan Internet Kerajaan (JITIK)
Perolehan Perkakasan dan Perisian
kemukakan cadangan projek ICT kepada MAMPU bagi kelulusan teknikal sebelum laksanakan
- kemukakan laporan status pelakasanaan projek ICT kepada MAMPU setiap 6 bulan hingga siap atau ikut peraturan sedang kuatkuasa
48
BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT (samb)

Rangka dan Keselamatan Teknologi Maklumat
satu dasar yang memenuhi keperluan penguatkuasaan, kawalan dan langkah menyeluruh untuk melindungi aset ICT Ketua Jabatan bertangggungjawab merangka satu dasar keselamatan ICT jabatan supaya dilindungi dan urusan jabatan dapat beroperasi lancar serta meminumkan kerosakan. Rujuk MAMPU ikut peraturan berkuakuasa lantik Ketua Pegawai Maklumat (CIO) dan pegawai Keselamatan ICT (ICTSO). Maklumkan ke MAMPU
pastikan ICTSO membuat laporan kepada Pasukan Tindakan Balas Insiden Keselamatan ICT (GCERT) MAMPU jika berlaku sebarang insiden keselamatan ICT. Peraturan semasa dipatuhi
49

Penggunaan Perkhidmatan Internet
rangkaian komputer global yang menyediakan pelbagai maklumat sebagai alat meningkatkan prestasi, keupayaan dan produktiviti pegawai & jabatan pastikan penggunaan ikut etika, garis panduan dan prosedur keselamatan internet dipatuhi layari laman yang dibenarkan dan dilarang melayari, menyedia, memuat naik/ turun dan simpan laman web dilarang dilarang guna untuk tujuan peribadi kerana boleh ganggu kestabilan talian rangkaian (networking)
50

Penggunaan Perkhidmatan-e-mel
aplikasi yang membolehkan komunikasi berbentuk mesej elektronik dilakukan lebih dari dua hala dengan cara yang pantas digunakan mengikut prosedur dan disesuaikan dengan keperluan jabatan kaedah yang betul dan
e-mel adalah rekod awam, menghantar e-mel tidak aktif yang mempunyai nilai arkib ikut format dan prosedur ditetapkan oleh JAN pegawai harus gunakan identiti/ akaun e-mel sendiri apabila guna emel dan dilarang guna e-mel untuk tujuan peribadi termasuk yang dilarang masalah berkaitan penggunaan e-mel ke MAMPU, keselamatan dirujuk ke Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan
51

Perisian
Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan sebarang instalasi perisian ICT berlesen sahaja dibenarkan untuk kegunaan jabatan, yang tidak berlesen/ cetak rompak dilarang
Pembangunan Sistem Aplikasi

- pastikan sebarang pembangunan sistem aplikasi yang menyokong urusan jabatan gunapakai kod standard di bawah Data Dictionary Sektor Awam (DSSA)/ mengikut peraturan semasa
- pastikan sistem aplikasi generik yang dikongsi dengan jabatan lain didaftar dengan MAMPU melalui Respository Apilkasi Perkongsian Pintar (RAPP) / ikut peraturan semasa - sistem dibangunkan disertakan dengan dokumentasi sistem dan dilaksanakan penduaan bagi pangkalan data dan kod pengaturcaraan sistem
52

Laman Web Jabatan
salah satu saluran maklumat dan perkhidmatan atas talian kepada orang awam. Pastikan maklumat terperingkat tidak dipaparkan
- memastikan laman web dibangun dan diselenggara dengan berkesan, maklumat kemaskini dan mengikut peraturan berkuatkuasa
53
BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

Pendahuluan
- Inventori - barang-barang tak luak yang bernilai kurang daripada RM500 setiap
satu pada masa perolehan (termasuk perabot, permaidani, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira kos) - bekalan pejabat - semua barang luak dan tak luak yang mana setiap satunya bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu - dikategorikan: - alat tulis; - borang; - mesin pejabat; - perabot dan perkakas; - peralatan komunikasi; - kelengkapan pejabat; - urusan perolehan, senggaraan dan pergerakan inventori dan bekalan pejabat hendaklah mematuhi peraturan dan prosedur yang ditetapkan.
54
BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT (samb)

Perolehan
-
kelulusan pihak berkenaan diperolehi jika memerlukan kelulusan perolehan item yang ada Kontrak Pusat. Pembelian luar Kontrak pusat ikut kaedah berkuatkuasa semua perolehan yang diterima, disemak agar memenuhi spesifikasi pesanan borang bercetak/ dokumen keselamatan/ dokumen lain dibuat dengan syarikat yang ditetapkan percetakan dokumen tiada unsur keselamatan dan kos tambahan boleh dicetak sendiri oleh jabatan jika membenarkan pelanggan cetak sendiri dokumen/borang, pastikan kebenaran dengan jelas Jabatan menyediakan borang baru Siri Am, Siri Kewangan dan Siri Jabatan dapatkan nasihat dari MAMPU dan Perbendaharaan, Aspek undang-undang (Jabatan Peguan Negara), hasil (Jabatan Audit Negara). Selepas kelulusan diperolehi. Urusan percetakan ikut peraturan berkuatkuasa
55

Kawalan Penggunaan
Untuk mencegah pembaziran, kehilangan, kerosakan dan penyalahgunaan, langkah berikut hendaklah diambil: merekod dengan lengkap, tepat dan diberi nombor kawalan serta disimpan dengan selamat pengeluaran bagi tujuan rasmi berdasarkan anggaran keperluan semasa. Pengeluaran perlu dilulus & direkod dalam daftar. Pengeluaran dilaksanakan secara masuk dahulu keluar dahulu mewujudkan sistem kawalan guna aplikasi IT bagi pemantauan selaras dengan peraturan kewangan jika berlaku kehilangan, ambil tindakan ikut peraturan berkuatkuasa jika berlaku kecuaian/ penyalahgunaan yang mendatang kerugian kepada kerajaan, ambil tindakan surcaj/ tatatertib
56
BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT (samb) Penyimpanan

Memastikan tempat yang digunakan memenuhi kriteria berikut: - mempunyai ciri keselamatan ikut kesesuaian jenis aset - tempat yang sesuai ikut fizikal & ciri sesuatu aset - tempat penyimpanan aset dalam proses pelupusan selamat dari kehilangan
57
BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT (samb)
Penyelenggaraan
dibuat dengan terancang ikut jadual ditetapkan melainkan berlaku kerosakan adakan perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dengan pembekal/ pihak mempunyai kepakaran penyelenggaraan disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa rekodkan aktiviti penyelenggaraan kemas kini dan disimpan dengan selamat nilai program penyelenggaraan, tentukan matlamat, kenalpasti usaha penyelenggaraan dan bantu membuat keputusan menyewa atau membeli
58

Pemeriksaan
Membuat pemeriksaan bekal atau mengejut ke atas inventori dan bekalan pejabat ikut peraturan ditetapkan dan memastikan: baki dalam buku rekod sama dengan baki dalam simpanan; berkeadaan baik; tempoh penggunaan masih belum luput; stok mencukupi ikut had keperluan ditetapkan; disimpan di tempat ditetapkan; kemukakan sijil pemeriksaan inventori dan bekalan pejabat ke Ketua Setiausaha Kementerian setelah selesai pemeriksaan.
59

Pelupusan dan Hapuskira
urusan pelupusan ikut peraturan berkuatkuasa dan dilaksanakan setelah diluluskan urusan hapuskira ikut peraturan berkuatkuasa
60
Contoh Soalan (Esei)

Nyatakan aspek-aspek penting yang perlu diberi perhatian di dalam pengurusan tenaga manusia untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan staf kaunter. (15 markah)
61
62

Panduan Pengurusan Pejabat

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Panduan Pengurusan Pejabat

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

PP BIL: 5 Tahun 2007

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

BAHAGIAN I PENGURUSAN AM PEJABAT

BAHAGIAN PERKHIDMATAN INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, KAMPUS WILAYAH TIMUR

BAHAGIAN I PENGURUSAN AM PEJABAT (samb)

BAHAGIAN I PENGURUSAN AM PEJABAT (samb)

BAHAGIAN I PENGURUSAN AM PEJABAT (samb)

BAHAGIAN I PENGURUSAN AM PEJABAT (samb)

Kebersihan pejabat - pastikan pejabat dan kawasannya kemas mengikut konsep 5S

BAHAGIAN PERKHIDMATAN INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, KAMPUS WILAYAH TIMUR

BAHAGIAN I PENGURUSAN AM PEJABAT (samb)

i. adakan pelan tindakan kebakaran

iv. latihan kebakaran

BAHAGIAN I PENGURUSAN AM PEJABAT (samb)

Perbendaharaan, Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara

BAHAGIAN I PENGURUSAN AM PEJABAT (samb)

Jabatan Perkhidmatan Awam

Sistem dan cara Kerja MAMPU

BAHAGIAN PERKHIDMATAN INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, KAMPUS WILAYAH TIMUR

BAHAGIAN I PENGURUSAN AM PEJABAT (samb)

BAHAGIAN PERKHIDMATAN INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, KAMPUS WILAYAH TIMUR

BAHAGIAN I PENGURUSAN AM PEJABAT (samb)

BAHAGIAN PERKHIDMATAN INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, KAMPUS WILAYAH TIMUR

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

i. ii. iii. iv. v.

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

BAHAGIAN PERKHIDMATAN INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, KAMPUS WILAYAH TIMUR

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

BAHAGIAN PERKHIDMATAN INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, KAMPUS WILAYAH TIMUR

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

v. beri pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang memberi sumbangan

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

iii. rancang dan laksanakan pusingan sesuai dalam pelbagai bidang

iv. beri pendedahan yang sesuai pengetahuan dan pengalaman kerja

BAHAGIAN PERKHIDMATAN INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, KAMPUS WILAYAH TIMUR

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

BAHAGIAN III KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN

BAHAGIAN III KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN (samb)

BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

- beri layanan yang mesra & adil kepada pelanggan;

BAHAGIAN PERKHIDMATAN INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, KAMPUS WILAYAH TIMUR

BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN (samb)

BAHAGIAN PERKHIDMATAN INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, KAMPUS WILAYAH TIMUR

BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN (samb)

- pamerkan piagam pelanggan di tempat strategik di persekitaran pejabat.

BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN (samb)

BAHAGIAN PERKHIDMATAN INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, KAMPUS WILAYAH TIMUR

BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (samb)

BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (samb)

- wujudkan Pusat Setempat

BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (samb)

BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (samb)

BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN

BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN (samb)

Pengurusan Surat Terperingkat