GARIS PANDUAN AKTIVITI PELAJAR UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

ISI KANDUNGAN BIL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. TAJUK Pendahuluan Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) Penubuhan Kelab Keahlian Badan Pelajar Pemegang Jawatan Dalam Badan Pelajar
Bidang Kuasa Majlis Eksekutif Dan Jawatankuasa Adhoc

Mesyuarat Agung Perancangan Aktiviti Tahunan Badan Pelajar

Permohonan Mengadakan Aktivti Dan Syarat-Syaratnya

Pengurusan Kewangan Badan Pelajar Laporan Program/Aktiviti

Panduan Peminjaman Peralatan UMT

Panduan Elaun Pelajar

Panduan Pengeluaran Sijil Penyertaan Aktviti

Pemantauan Aktiviti
Panduan Notis, Poster, Sepanduk Dan Kain Rentang

Kemudahan Pengangkutan Hal Hal Lain Penutup Lampiran

MUKA SURAT 2 2 36 7 8 9 12 13 14 15 15 19 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 29

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

2 / 41

GARIS PANDUAN AKIVITI PELAJAR UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU (UMT)

1. PENDAHULUAN Garis Panduan ini adalah untuk rujukan Majlis Perwakilan Pelajar dan kelab-kelab sekutunya serta Penasihat mengenai prosedur asas aktiviti pelajar.

2.

MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR

2.1

Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) sebagai badan tertinggi Persatuan Pelajar dipilih melalui Majlis Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar oleh pelajar yang berdaftar sepenuh masa di UMT. Bilangan kerusi yang dipertandingkan akan ditentukan oleh Naib Canselor mengikut Fakulti atau Kolej Kediaman. MPP yang dipilih akan berfungsi dalam satu penggal (1 tahun) dan akan dibubarkan sebelum pemilihan MPP bagi penggal seterusnya dijalankan (bergantung kepada pihak pengurusan Universiti). Pelajar yang ingin bertanding untuk menjadi Exco MPP mestilah mendapat persetujuan dan kelulusan Dekan Fakulti masing-masing (Kawasan Fakulti) dan Pengarah Pusat Pembangunan dan Perkembangan Pelajar (Kawasan Umun). MPP akan memilih AJK Eksekutif dan membentuk beberapa sekretariat untuk melicinkan pengurusan aktiviti. Semua minit mesyuarat MPP hendaklah dipanjangkan kepada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni).

2.2

2.3

2.4

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

3 / 41

3.

PENUBUHAN KELAB

3.1

Penyertaan pelajar dalam kegiatan berpersatuan merupakan salah satu daripada matlamat Universiti Malaysia Terengganu (UMT) ke arah melahirkan pelajar yang berpengetahuan dalam bidang kepimpinan dan perkembangan sahsiah. Sebagai dasar dan dengan maksud untuk menjamin budaya pelajar selaras dengan iklim dan aspirasi negara dan bangsa, badan pelajar yang diizinkan pengwujudannya, mestilah berpandukan kepada perkara perkara berikut:

3.2

(i) (ii) (iii)

Orientasi sikap dan mental untuk membentuk diri yang boleh berdikari dan menuju ke arah self actualization. Mencerminkan maruah, prestasi, sumbangan dan kaliber UMT sebagai sebuah Universiti Nasional. Mempunyai asas asas yang kukuh dalam keilmuan, kebudiman dan kebaktian. 3.3 Kriteria penubuhan badan pelajar (persatuan/kelab) hendaklah melambangkan cita cita dan imej UMT. Keanggotaan dan sifatnya mestilah memenuhi ciri ciri berikut: Keanggotaan mestilah terdiri dari berbilang kaum Keanggotaan mestilah melambangkan integrasi daerah Tidak ada pertindihan atau duplikasi dalam kegiatan Keutamaan dan galakan akan diberikan kepada persatuan/kelab yang berasaskan akademik atau sesuatu disiplin ilmu. pertubuhan dan

(i) (ii) (iii) (iv)

3.4

Kumpulan pelajar boleh memohon daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) untuk menubuhkan badan pelajar dengan mengisi Borang Penubuhan Badan Pelajar yang disediakan oleh pihak HEPA. Permohonan perlu mendapat sokongan MPP terlebih dahulu sebelum dimajukan untuk kelulusan kepada pihak Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA). 3.5 Kelab yang diluluskan akan diletakkan di bawah sekretariat MPP yang berkaitan. Minit mesyuarat kelab mestilah disertakan kepada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni).

3.6

Nama dan Alamat Badan Pelajar

(i) Badan pelajar di Universiti Malaysia Terengganu (UMT) dinamakan sebagai

Persatuan atau Kelab ...................... Universiti Malaysia Terengganu.

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

4 / 41

(ii) Alamat pejabat Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEPA) digunakan sebagai alamat rasmi badan pelajar yang berdaftar dengan HEPA. Sebarang surat-menyurat hendaklah menggunakan alamat rasmi tersebut seperti contoh : Persatuan/ Kelab ................... Universiti Malaysia Terengganu D/A Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Bangunan Canseleri dan Pentadbiran Universiti Malaysia Terengganu 21030 Kuala Terengganu Terengganu Darul Iman 3.7 Logo Badan Pelajar

(i) Setiap badan pelajar perlu mempunyai logo yang melambangkan identiti
tersendiri masing-masing. Walaubagaimanapun logo yang dibenarkan adalah logo rasmi Universiti Malaysia Terengganu sahaja dan dituliskan nama badan pelajar terbabit di bawah logo tersebut. Berikut diberikan contoh logo tersebut.

Kelab Akademik UMT

(ii) Bagi kelab Eksekutif, Sekretariat dan sebagainya, penggunaan logo sendiri adalah dibenarkan.

(iii)

Logo badan pelajar dan alamat hendaklah diletakkan di sebelah kanan bawah kepala surat manakala logo Universiti Malaysia Terengganu (UMT) di sebelah kiri atas kepala surat.

(iii) Manakala, untuk kedudukan di kain rentang atau backdrop dan poster, logo UMT mesti diletakkan di sebelah kiri manakala logo persatuan/kelab di sebelah kanan. (ii) Setiap logo badan pelajar mesti mendapat persetujuan dan kelulusan Timbalan Naib Canselor (HEPA) terlebih dahulu sebelum digunakan oleh persatuan/ kelab. 3.8 Objektif Penubuhan Badan Pelajar

(i) Setiap badan pelajar perlu mempunyai objektif penubuhan Persatuan/

Kelab masing-masing yang telah diluluskan oleh Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni).

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

5 / 41

(ii) Setiap kegiatan yang ingin dilaksanakan oleh badan pelajar perlu menepati
objektif penubuhan badan pelajar berkenaan. 3.9 Penaung, Penasihat dan Penyelaras Badan Pelajar (i) Setiap badan pelajar akan diketuai oleh Penaung. Selain itu, badan pelajar adalah DIWAJIBKAN mempunyai seorang Penasihat dari kalangan tenaga akademik (pensyarah) atau kakitangan Universiti dan seorang Penyelaras bagi membantu dan menyelaras badan pelajar dalam urusan perancangan aktiviti, input nilai tambah dalam aktiviti badan pelajar dan pemantauan kegiatan. (ii) Berikut adalah bidang tugas Penaung, Penasihat dan Penyelaras badan pelajar: a. Penaung Penaung adalah orang-orang ternama yang boleh memberi sokongan agar projek boleh dijalankan.

a.

b. Secara tidak langsung, hasrat mengadakan penaung adalah untuk mendapatkan sumber kewangan untuk program. b. Penasihat c. Memastikan badan pelajar mematuhi Akta Universiti dan Kolej Universiti (AUKU), Perlembagaan Universiti serta peraturan semasa yang berkuatkuasa di Universiti. d. Memastikan badan pelajar mengikut prosedur dan garis panduan yang telah ditetapkan oleh HEPA dan pihak berkuasa universiti dalam melaksanakan sebarang aktiviti. Memberi khidmat nasihat dan nilai tambah kepada badan pelajar dalam perancangan kegiatan tahunan agar menepati objektif penubuhan badan pelajar dan mempunyai elemen akademik, kesedaran sosial, integrasi kaum, nilai pengantarabangsaan dan mendokong aspirasi kerajaan dan nilai patriotisme.

e.

f. Merancang dan memberi penerangan berkaitan aktiviti yang akan dilaksanakan oleh badan pelajar. g. Menyemak dokumen berkaitan permohonan kelulusan mengadakan aktiviti (kertas kerja) yang akan dilaksanakan oleh badan pelajar. h. Memantau atau melantik pegawai pemantau untuk memantau aktiviti yang dilaksanakan oleh badan pelajar.
Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

6 / 41

i. Menyemak dan mengesahkan laporan aktiviti badan pelajar . j. Menyemak dan mengesahkan (pendapatan dan perbelanjaan) badan pelajar. kewangan

k. Menghadiri atau melantik wakil untuk menghadiri Mesyuarat Agung Tahunan dan aktiviti anjuran badan pelajar. Membantu pelajar mendapatkan tajaan daripada syarikat-syarikat dan pihak-pihak tertentu bagi menampung kos perbelanjaan aktiviti.

l.

c.

Penyelaras Menyelaras, menyelia atau dilaksanakan oleh badan pelajar. memantau aktiviti yang

m. Melantik pegawai pengiring untuk mengiringi pelajar dalam semua aktiviti badan pelajar samada dijalankan di dalam atau di luar kampus. n. Menyelaras kerja-kerja perolehan maklumat, dokumentasi dan bahan-bahan untuk arkib, rekod dan rujukan khususnya berkaitan aktiviti badan pelajar. o. Menyediakan dan mengemaskini rekod atau maklumat badan pelajar serta laporan aktiviti yang telah dilaksanakan oleh badan pelajar. p. Menghadiri dan memantau Mesyuarat Agung Tahunan dan aktiviti anjuran badan pelajar.

(iii)

Badan pelajar boleh mencadangkan nama Penasihat kepada Timbalan Naib Canselor (HEPA) untuk perlantikan. Sekiranya badan pelajar gagal menamakan Penasihat badan pelajar tersebut, maka Timbalan Naib Canselor (HEPA) akan melantik Penasihat badan pelajar tersebut dari kalangan tenaga akademik atau kakitangan Universiti Malaysia Terengganu.

3.10

Badan pelajar tidak akan dizinkan atau akan dimansuhkan sekiranya membawa sifat yang bertentangan dengan nilai nilai UMT termasuk yang mempunyai ciri ciri seperti di bawah :

(i)

Mono kaum keanggotaan dimonopoli oleh sesuatu kaum sahaja (ii) Agama, kedaerahan dan politik (iii) Duplikasi Persatuan/kelab yang ketara sekali pertindihan matlamat dan kegiatan kegiatannya

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

7 / 41

(iv)Persatuan Bahasa Kecuali Persatuan Bahasa Malaysia dan bahasa bahasa pengajian lain.

4.

KEAHLIAN

4.1

Majlis Eksekutif badan pelajar hendaklah menyenggara, menyimpan dan sentiasa mengemaskini satu daftar ahli badan pelajar itu dalam bentuk yang diarahkan oleh pihak HEPA, dan hendaklah mengemukakan daftar itu untuk pemeriksaan pihak HEPA apabila dikehendaki. Daftar ahli adalah dokumen yang penting bagi setiap badan pelajar dan akan menjadi rujukan pihak HEPA terutama dalam permohonan kelulusan mengadakan Mesyuarat Agung. Daftar ahli perlu mengandungi maklumat nama ahli, nombor matriks, nombor kad pengenalan,nombor ahli, alamat hubungan dan nombor telefon. Jika ada perubahan tentang butir-butiir seseorang ahli badan pelajar, ahli itu hendaklah memberitahu secara bertulis mengenai perubahan maklumat diri ahli tersebut kepada Setiausaha badan pelajar dan badan pelajar hendakalah menghantar satu salinan pemberitahuan kepada pihak HEPA. Setiausaha badan pelajar perlu mengemaskini senarai keahlian setiap badan pelajar bagi tempoh perlantikannya dan memberikan nombor pendaftaran keahlian sebagai rekod rujukan. Seorang pelajar yang sedang menghadapi tindakan tatatertib atau telah didapati bersalah atas satu kesalahan tatatertib tidak boleh dipilih atau terus menjadi ahli atau pemegang jawatan untuk persatuan atau mana-mana jawatankuasa adhoc melainkan dengan kebenaran bertulis oleh Naib Canselor. Seseorang pelajar yang belum mengambil peperiksaan yang pertama atau telah gagal atau tidak masuk peperiksaan akhirnya sebelum sahaja apa-apa pemilihan peringkat badan pelajar, hilang kelayakan dari dipilih dalam pemilihan.

4.2

4.3

4.4

4.5

4.6

4.7

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

8 / 41

PEMEGANG JAWATAN DALAM BADAN PELAJAR

5.1

Setiap persatuan/ kelab akan memilih (4) orang pemegang jawatan di dalam Mesyuarat Agung Tahunan yang terdiri daripada : (i) Presiden

(ii) (iv)

Naib Presiden (iii) Setiausaha Bendahari dan lain-lain jawatan yang disebut seperti yang dibenarkan secara bertulis oleh Timbalan Naib Canselor (HEPA).

5.2 5.3

Setiap jawatan lain yang ingin diwujudkan oleh badan pelajar perlu menepati perancangan kegiatannya pada tahun tersebut. Setiap ahli Majlis Eksekutif badan pelajar yang telah dipilih/ dilantik perlu mengemukakan borang biodata diri mereka kepada pihak HEPA dengan mengisi Borang Biodata Ahli Majlis Eksekutif Badan Pelajar yang disediakan oleh pihak HEPA. Semua pemegang jawatan hendaklah dipilih untuk tempoh satu (1) tahun dan menjadi Ahli Majlis Eksekutif badan pelajar dan pelajar tidak boleh memegang lebih daripada satu jawatan dalam mana-mana persatuan/ kelab pada satusatu masa. Sekiranya berlaku kekosongan luar jangka dalam tempoh seseorang pemegang jawatan, Majlis Eksekutif boleh menamakan pemegang jawatan yang baru untuk baki tempoh jawatan yang dikosongkan itu atau dengan mengadakan Mesyuarat Agung Luar Biasa dan melaporkan kepada Timbalan Naib Canselor (HEPA). Setiap pemegang jawatan juga mesti bebas dari tindakan tatatertib Universiti Malaysia Terengganu. Timbalan Naib Canselor (HEPA) boleh menetapkan syarat-syarat tambahan pemegang jawatan dari masa ke semasa.

5.4

5.5

5.6 5.7

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

9 / 41

6.

BIDANG KUASA MAJLIS EKSEKUTIF DAN JAWATANKUASA ADHOC 6.1 Semua pemegang jawatan adalah bertanggungjawab terhadap pengurusan dan perjalanan hal ehwal badan pelajar termasuk menimbang semua permohonan untuk menjadi ahli persatuan. Majlis Eksekutif hendaklah mengadakan mesyuarat dari masa ke semasa sebagaimana yang difikirkan perlu. Setiausaha perlu memohon setiap kali ingin mengadakan mesyuarat tidak kurang empat puluh lapan jam sebelum mesyuarat dan mengemukakan satu salinan agenda mesyuarat kepada pihak HEPA. Tanggungjawab Majlis Eksekutif : (i) Majlis Eksekutif boleh membentuk dari semasa ke semasa dengan terlebih dahulu mendapat kebenaran secara bertulis daripada Timbalan Naib Canselor (HEPA), Jawatankuasa-jawatankuasa Adhoc dari antara ahi-ahli persatuan/kelabnya bagi maksud dan tujuan-tujuan yang tertentu manamana ahli persatuan/kelabnya kecuali mereka yang dikenakan tindakan tatatertib. (ii) Memanggil Mesyuarat Agung Luar Biasa Persatuan/ Kelab bagi membincangkan sesuatu perkara yang dianggap perlu tertakluk kepada perenggan 6.3 (i). (iii) Menerima perletakan jawatan daripada mana-mana ahli Majlis Eksekutif dan Jawatankuasa Adhoc. (iv) Boleh memenuhkan segala kekosongan jawatan sama ada dikalangan ahli Majlis Eksekutif melalui Mesyuarat Eksekutif atau dari kalangan ahli persatuan/kelab dengan mengadakan Mesyuarat Agung Luar Biasa dan melaporkan kepada Timbalan Naib Canselor (HEPA). (v) Merancang, melaksana, mengawasi dan menilai aktiviti persatuan/ kelab bersesuaian dengan matlamat penubuhan persatuan/ kelab sepanjang tempoh tahun perkhidmatannya. (vi) Majlis Eksekutif Persatuan/ Kelab boleh dari semasa ke semasa membuat perintah tetap untuk mengawal perjalanan mesyuaratnya dengan syarat bahawa perintah tetap itu, tidak boleh berlawanan mana-mana peruntukan

6.2

6.3

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

10 / 41

lain undang-undang bertulis berhubung dengan mana-mana petunjuk, arahan atau kehendak yang sah yang diberi atau dibuat oleh Majlis atau oleh mana-mana pegawai atau membuat petunjuk, arahan atau kehendak itu. Satu salinan perintah tetap itu dan apa-apa pindaan padanya hendaklah dihantar oleh Setiausaha kepada pihak HEPA selepas sahaja ianya dibuat. (vii)Bertanggungjawab terhadap semua urusan dan perjalanan persatuan/ kelab

6.4

Mesyuarat Majlis Eksekutif (i) Majlis Eksekutif hendaklah mengadakan mesyuarat-mesyuarat dari semasa ke semasa tertakluk kepada kelulusan pihak HEPA sebagaimana yang difikirkan perlu dan adalah menjadi kewajipan Setiausaha Agung menyimpan minit-minit tiap-tiap Mesyuarat Majlis Eksekutif dan minit itu hendaklah disahkan di suatu mesyuarat yang berikutnya dan satu salinan minit mesyuarat hendaklah dikemukakan kepada pihak HEPA. (ii) Mesyuarat Majlis Eksekutif hendaklah dipanggil oleh Setiausaha Agung dengan memberi notis bertulis tidak kurang dari 3 hari sebelum mesyuarat. (iii) Tidak kurang dari satu pertiga (1/3) daripada ahli Mesyuarat Eksekutif membentuk satu korum. (iv) Bagi sesuatu perkara yang mendesak dan Mesyuarat Majlis Eksekutif tidak dapat diadakan untuk membincangkan perkara itu, Setiausaha boleh mengadakan Surat Pekeliling dan memperolehi persetujuan majoriti daripada ahli-ahli Majlis Eksekutif secara bertulis. Perkara ini hendaklah dilaporkan oleh Setiausaha Agung kepada Mesyuarat Majlis Eksekutif yang berikutnya. (v) Mana-mana ahli Majlis Eksekutif yang tidak hadir 3 kali berturut-turut hendaklah memberi sebab-sebab yang memuaskan kepada Majlis Eksekutif tentang ketidakhadiran dalam mesyuarat tersebut. (vi) Keputusan Mesyuarat Majlis Eksekutif hendaklah di ambil mengikut undi terbanyak dengan tidak kurang daripada dua pertiga (2/3) daripada ahliahli Majlis Eksekutif yang hadir dan mengundi. (vii)Pendaftar Badan Pelajar (HEPA) atau wakil boleh menghadiri mana-mana Mesyuarat Majlis Eksekutif dan boleh meminta supaya suatu salinan minit mana-mana Mesyuarat Majlis Eksekutif dikemukakan kepadanya dan apabila diminta, minit itu hendaklah dikemukakan dengan segera kepadanya oleh Setiausaha .

6.5

Bidang Kuasa Ahli Majlis Eksekutif (a) Presiden

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

11 / 41

(i) Menjadi pengerusi bagi semua mesyuarat Majlis menandatangani minit mesyuarat yang disahkan. (ii) Berhak menetapkan semua mesyuarat. (iii) Mengeluarkan kenyataan persatuan/kelab. kepada ahli

Eksekutif

dan

mengenai

rancangan

(iv) Bersama dengan Majlis Eksekutif menimbangkan dan memutuskan bagi persatuan/kelab perkara-perkara pentadbiran dan aktiviti persatuan/kelab yang memerlukan tindakan segera. (v) Bersama Bendahari mengesahkan segala tuntutan perbelanjaan bagi kelulusan Timbalan Naib Canselor (HEPA). (vi) Bertanggungjawab terhadap perjalanan pentadbiran persatuan/kelab. (b) Naib Presiden (i) Membantu Yang Dipertua dalam urusan-urusan persatuan/kelab. (ii) Dalam ketiadaan Yang Dipertua oleh sebab ketidakupayaan, sakit, cuti atau apa-apa sebab yang munasabah untuk menjalankan mana-mana daripada tugas jawatannya, maka Naib Yang Dipertua hendaklah menjalankan tugas-tugas itu. (c) Setiausaha Agung (i) Menjadi Ketua Sekretariat Persatuan/Kelab, (ii) Bertanggungjawab atas surat menyurat Persatuan/Kelab dan mesyuaratmesyuarat Persatuan/Kelab, (iii) Menyimpan rekod dan minit mesyuarat persatuan/kelab, (iv) Menyediakan laporan tahunan persatuan/kelab yang lengkap dan kemaskini, (v) Menjalankan tugas khas yang diputuskan oleh Mesyuarat Majlis Eksekutif, (vi) Menyimpan senarai ahli-ahi Persatuan/Kelab dengan lengkap dan hendaklah mengemukakan daftar kemaskini untuk pemeriksaan oleh Pendaftar badan Pelajar (HEPA) apabila dikehendaki olehnya, (vii)Bertanggungjawab memanggil semua mesyuarat. (d) Bendahari (i) Menyediakan penyata dan laporan kewangan persatuan/kelab. (ii) Menyimpan akaun-akaun persatuan/kelab seperti yang ditetapkan oleh Bendahari Universiti. (iii) Bendahari hendaklah menyimpan akaun-akaun Persatuan/Kelab dengan sepatutnya dan tidak lewat daripada tiga bulan selepas akhir tiap-tiap
Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

12 / 41

tahun kewangan, iaitu suatu tahun kewangan sebagaimana yang ditentukan oleh Timbalan Naib Canselor (HEPA) suatu salinan akaunakaun tersebut yang diaudit oleh seorang yang dilantik oleh Majlis hendaklah dikemukakan oleh persatuan/kelab kepada Majlis untuk diluluskan. (iv) Bersama Yang DiPertua mengesahkan dan mengemukakan tuntutantuntutan yang berpatutan yang disokong dengan resit dan baucer-baucer itu bagi diluluskan oleh Timbalan Naib Canselor (HEPA) untuk dibayar oleh Universiti. (v) Bertanggungjawab penuh atas soal kewangan persatuan/kelab. (e) Lain-lain Jawatan Yang Diluluskan oleh Timbalan Naib Canselor (HEPA) (i) Menjalankan tugas-tugas seperti yang ditetapkan. 6.6 Majlis Eksekutif boleh membentuk jawatankuasa adhoc dari semasa ke semasa untuk menjalankan sesuatu kegiatan. Jawatankuasa ini juga hendaklah mengadakan mesyuarat mengikut keperluan semasa. Jawatankuasa adhoc yang ditubuhkan adalah Jawatankuasa Sementara dan berperanan sebagai Jawatankuasa Pelaksana bagi sesuatu program/ aktiviti dan akan terbubar selepas program dilaksanakan dan laporan program perlu dihantar kepada pihak HEPA dalam masa 14 hari selepas berakhirnya program/ aktiviti. (i) Struktur organisasinya dianggotai oleh : Pengarah Projek Timbalan Pengarah Projek Setiausaha Projek Penolong Setiausaha Projek Bendahari Projek Ahli Jawatankuasa (tidak melebihi 8 jawatankuasa)

6.7

(ii) Biro-biro Jawatankuasa setiap projek adalah seperti berikut : AJK AJK AJK AJK AJK AJK Logistik dan Pengangkutan Jamuan Publisiti Jemputan, Protokol dan Sambutan Tajaan dan Sumbangan Buku Cenderamata

(iii) Bagi melicinkan aktiviti/projek setiap AJK di atas boleh melantik 5 orang Ahli Jawatankuasa Kecil masing-masing. (iv)Semua AJK yang dilantik perlu menyerahkan nama kepada penyelaras/ penasihat/ pengetua/ fellow masing-masing untuk tujuan pengesahan sijil.

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

13 / 41

Hanya AJK Pelaksana Program sahaja yang akan mendapat pengesahan sijil yang ditandatangan oleh Timbalan Naib Canselor (HEPA). (v)Semua jawatan dan AJK yang ditetapkan adalah kekal untuk digunakan bagi setiap urusan surat-menyurat dan sijil penyertaan.

7.

MESYUARAT AGUNG 7.1 Mesyuarat Agung Kelab hendaklah dipanggil oleh Setiausaha dan mesyuarat -mesyuarat itu adalah: (i) Mesyuarat Agung Tahunan (ii) Mesyuarat Agung Luar Biasa 7.2 Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah diadakan sekurang-kurangnya 30 hari sebelum tempoh perlantikan Jawatankuasa yang lama tamat. (i) Agenda Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah mengandungi :(a) Ucapan Presiden (b) Ucapan dari Tetamu Jemputan (Jika ada) (c) Pembentangan untuk pengesahan :

Laporan Tahunan Minit Mesyuarat Agung yang lepas Laporan tahunan aktiviti kelab Penyata kewangan kelab (d) Membincangkan perkara yang telah diberitahu lebih awal kepada Setiausaha (e) Memilih Majlis Eksekutif Baru (f) Ucapan ringkas dari Presiden baru (g) Menghantar segala minit, laporan usul, akaun yang telah diaudit dan lain-lain kertas mesyuarat kepada ahli sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat. 7.3 Notis Mesyuarat dan Korum (i) Notis Pemberitahuan bagi Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah ditampal di papan-papan kenyataan Universiti Malaysia Terengganu beserta dengan agendanya sekali sekurang-kurangnya sepuluh (10) hari sebelum mesyuarat diadakan. Salinan notis ini hendaklah juga dikemukakan kepada Pendaftar Badan Pelajar (HEPA).
Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

14 / 41

(ii) Korum bagi Mesyuarat Agung Tahunan ialah satu perempat (1/4) daripada jumlah ahli dengan syarat jika jumlah itu tidak tercapai, maka dengan kebenaran khas dari Timbalan Naib Canselor (HEPA), mesyuarat boleh dijalankan dengan tidak kurang dari 10 orang ahli hadir. (iii) Jika kehendak para 7.3 (ii) pun tidak dapat dicapai selepas menunggu setengah jam, mesyuarat hendaklah ditangguhkan ke suatu tarikh yang ditetapkan oleh Majlis Eksekutif dan pada kali ini mesyuarat boleh dijalankan tanpa korum tetapi mesyuarat tidak boleh membuat keputusan mengenai pindaan peraturan dan perkara-perkara yang berhubung dengan hak ahliahli. 7.4 Mesyuarat Agung Luar Biasa (i) Mesyuarat Agung Luar biasa hendaklah diadakan apabila ada permintaan dari 10 atau lebih ahli-ahli persatuan/kelab yang menandatangani surat rasmi memohon supaya mesyuarat itu diadakan dengan syarat ianya diluluskan oleh Timbalan Naib Canselor (HEPA). (ii) Mesyuarat Agung Luar biasa juga boleh diadakan atas kehendak Majlis Eksekutif dengan syarat ianya diluluskan terlebih dahulu oleh Timbalan Naib Canselor (HEPA). (iii) Notis mesyuarat dan agendanya hendaklah ditampal di papan kenyataan 3 hari sebelum mesyuarat ini. (iv) Korum bagi Mesyuarat Agung Luar Biasa hendaklah tidak kurang daripada jumlah ahli.

7.5

Pendaftar Badan Pelajar (HEPA) atau wakil boleh hadir dalam mana-mana Mesyuarat Agung dan beliau boleh mengawasinya atau memberi apa-apa arahan mengenainya yang difikirkan patut. Keputusan Mesyuarat Agung hendaklah diambil mengikut undi (sulit atau tidak sulit) terbanyak dengan tidak kurang daripada dua pertiga (2/3) daripada ahli-ahli yang hadir dan mengundi dan satu salinan minit mesyuarat hendaklah dikemukakan kepada Pendaftar Badan Pelajar (HEPA). Badan pelajar yang gagal mengadakan Mesyuarat Agung dalam tempoh ditetapkan boleh dibatalkan pendaftarannya. Panduan mengendalikan mesyuarat adalah seperti di Lampiran 1.

7.6

7.7

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

15 / 41

8.

PERANCANGAN AKTIVITI TAHUNAN BADAN PELAJAR

8.1

Badan pelajar DIWAJIBKAN menyediakan Kertas Kerja Perancangan Aktiviti Tahunan untuk kelulusan Timbalan Naib Canselor (HEPA). Kertas kerja perancangan hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya 2 minggu selepas berakhir Mesyurat Agung Tahunan badan pelajar. Kertas Kerja Perancangan Aktiviti Tahunan adalah sebagai rujukan pihak HEPA tentang kegiatan yang akan dilaksanakan oleh badan pelajar untuk tujuan penyelarasan kalender kegiatan tahunan dan persediaan peruntukan kewangan HEPA kepada setiap badan pelajar. Badan pelajar yang gagal mengemukakan kertas perancangan aktiviti tidak akan dibenarkan melaksanakan apa-apa aktiviti dan boleh dianggap tidak aktif.

8.2

8.3

PERMOHONAN MENGADAKAN AKTIVTI DAN SYARAT-SYARATNYA 9.1 KERTAS CADANGAN AKTVITI (i) Setiap aktiviti WAJIB mempunyai kertas kerja cadangan sebelum aktiviti berkenaan dilangsungkan. Kelab diingatkan agar tidak menjalankan sebarang aktiviti/program tanpa kebenaran bertulis daripada Timbalan Naib Canselor (HEPA) terlebih dahulu. Sekiranya berlaku, tindakan tatatertib akan dikenakan kepada kelab terbabit. (ii) Format kertas kerja antara lain mengandungi : Tajuk - Jelas dan menggambarkan matlamat/objektif program Tujuan - Kelulusan/makluman/perbincangan/dll - Untuk siapa dikemukakan Latarbelakang Program Objektif Penjelasan Aktiviti Perasmian Pembukaan dan Penutup (sekiranya ada) Penyertaan - Nyatakan kumpulan sasar yang akan menyertai program ini sama ada pelajar/kakitangan/masyarakat luar atau antarabangsa serta bilangan peserta dari setiap kumpulan sasaran.

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

16 / 41

Tentatif Program - Sediakan tentatif program yang terperinci dari awal hingga akhir termasuk aturcara perasmian dan penutupan dengan menyatakan masa, tempat dan penceramah serta tajuk. Senarai Penceramah (sekiranya ada) - cadangan penceramah/ pengerusi/ pembentang dan lain lain yang berkaitan bersama maklumat maklumat, alamat majikan untuk tujuan kelulusan/ makluman.

J/K Pelaksana Program Struktur Organisasi Induk Kelab Belanjawan - Nyatakan secara terperinci dan logik anggaran pendapatan serta perbelanjaan termasuk belanja kontigensi (tidak lebih dari 10%) dan diperincikan mengikut butir butir perbelanjaan. Syor Penutup - Nyatakan terima kasih serta mohon pertimbangan untuk kelulusan program * Sertakan sekali : Minit mesyuarat induk persatuan/kelab yang telah memutuskan untuk mengadakan projek yang dipohon Senarai penuh AJK beserta no. matrik dan jawatan Peranan dan bidang tugas jawatankuasa Format kertas kerja boleh didapati di Pejabat Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA), Bangunan Canseleri Universiti Malaysia Terengganu & Majlis Perwakilan Pelajar (MPP)

(iii) Borang Penghantaran Kertas Kerja hendaklah diisi semasa menghantar kertas kerja aktiviti kepada HEPA disertakan dengan dokumen berikut :

(a) Satu Kertas Kerja dasar aktiviti yang kemas dan distapler sahaja
(b) Minit Mesyuarat Majlis Eksekutif yang meluluskan aktiviti berkenaan (c) Minit Mesyuarat Eksekutif yang secara jelas menubuhkan Jawatankuasa Adhoc dengan perlantikan Pengarah dan Ahli Jawatankuasanya (d) Ulasan dan sokongan dari Presiden kelab, Penasihat badan pelajar dan MPP (iv) Penyertaaan mestilah secara menyeluruh, iaitu bukan dari satu kumpulan tertentu sahaja. Kertas kerja tersebut hendaklah dipersetujui dan ditandatangan oleh Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) dan Penasihat Kelab sebelum dimajukan kepada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) untuk kelulusan. (v) Aktiviti yang dirancang mestilah yang ditetapkan oleh kelab dan hendaklah bersesuaian peranan kelab. Setiap kertas kerja ini mesti dikemukakan kepada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) tidak kurang dari 30 hari sebelum aktiviti berkenaan dijalankan. Panduan semakan pengendalian projek/ program adalah seperti di Lampiran 2.

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

17 / 41

(vi) Pihak HEPA TIDAK akan memperuntukkan sebarang bantuan kewangan untuk majlis makan dan aktiviti bercorak perkelahan. Walaubagaimanapun, kelab boleh mengelolakan bagi pihak sekretariat MPP yang menganjurkan aktiviti berkenaan. (vii)MPP digalakkan untuk mencari penganjur/penderma untuk membantu menggerakkan aktiviti pelajar.

9.2

LAWATAN SAMBIL BELAJAR

(i) Bagi Kelab Akademik, lawatan sambil belajar perlu mendapat sokongan dari
Dekan Fakulti dan kelulusan Timbalan Naib Canselor (HEPA). Trip lawatan sambil belajar perlu diiringi oleh pegawai pengiring yang terdiri daripada staf UMT.

(ii) Untuk

program lawatan ke luar negara, badan pelajar adalah DIWAJIBKAN untuk mendapat perakuan Timbalan Naib Canselor (HEPA) sebelum dimajukan kepada Naib Canselor untuk kelulusan permohonan. Peraturan-peraturan yang ditetapkan untuk lawatan ke luar negara dinyatakan di Lampiran 3.

9.3

KURSUS DI LUAR KAMPUS (i) MPP bolah menganjur dan mengendalikan kursus luar kampus pada waktu cuti panjang. Tempat yang dipilih mestilah sesuai dengan program dan acara yang diselitkan. Pihak HEPA akan menentukan bentuk bantuan yang akan diberi.

9.4

KAMPUNG ANGKAT/KHIDMAT MASYARAKAT (i) Kampung angkat yang dipilih mestilah di kawasan luar bandar yang dipersetujui oleh pihak berkuasa UMT dan Kementerian Pengajian Tinggi. Kertas kerja perlu dimajukan ke pihak Kementerian melalui HEPA dan perlu dihantar 3 bulan sebelum program dijalankan. (ii) Pihak HEPA akan memberi cenderahati di samping lain-lain bantuan yang difikirkan sesuai. Tempoh projek kampung angkat mestilah tidak melebihi dari satu (1) minggu yang dijalankan dalam masa cuti panjang sahaja.

9.5

SUKAN (i) HEPA akan menentukan bantuan bagi peserta sukan yang dianjurkan oleh MPP sahaja. Untuk sukan persahabatan, tiada peruntukkan akan diberi. Bagi pertandingan yang diiktiraf (seperti pertandingan yang dianjurkan oleh kelab sukan yang diiktiraf) yuran penyertaan dan bantuan kenderaan akan diberi (jika ada).

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

18 / 41

(ii) Pelajar yang dipilih mewakili negeri dalam mana-mana sukan perlu memaklumkan kepada Dekan Fakulti serta memohon pelepasan kuliah dari pensyarah kursus jika terpaksa menyertai pertandingan pada waktu kuliah. 9.6 PERASMI PROGRAM (i) Bagi tujuan perasmian, keutamaan kendaklah diberikan kepada PegawaiPegawai Utama UMT termasuk Naib Canselor, Timbalannya, Dekandekan atau Timbalannya ataupun Ketua Jabatan. Jika mana-mana pegawai utama ini tidak dapat hadir atas suatu sebab, maka ia bolehlah mewakilkan kepada pegawai lain yang ada hubungannya dengan program tersebut. (ii) Surat jemputan bersama aturcara majlis hendaklah dihantar lebih awal untuk memaklumkan tujuan, objektif dan lain-lain perkara yang perlu disebut. 9.7 JEMPUTAN KE ATAS VIP (i) Jemputan ke atas VIP luar kampus seperti Menteri Besar, SUK, Menteri, Exco Kerajaan dan lain-lain orang kenamaan termasuk pegawai tinggi kerajaan mestilah dirujuk terlebih dahulu dan mendapat persetujuan Naib Canselor melalui Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni). 9.8 PENETAPAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGIRING (i) Bagi projek yang berisiko tinggi seperti di hutan belantara, laut dan seumpamanya, permohonan bagi pegawai pengiring yang ikut serta dengan menyatakan nama projek, tarikh dan tempat projek serta cadangan nama pegawai pengiring. (ii) Pegawai pengiring yang dipilih boleh memohon daripada Timbalan Naib Canselor HEPA untuk perkara berikut:(a) Kebenaran mengikuti projek pelajar (b) Memohon menjalankan tugas rasmi (iii) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) atas budi bicaranya berhak: (a) Untuk meluluskan kehadiran pegawai pengiring (b) Meluluskan peruntukan dengan vot HEPA untuk elaun makan dan penginapan. (iv) Semua pegawai pengiring yang diluluskan oleh Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) perlu mengikuti sepenuhnya program yang dianjurkan oleh pelajar bersama-sama dalam perjalanan dan penginapan pelajar dan bertanggungjawab di atas keselamatan dan tatatertib pelajar.

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

19 / 41

(v) Pegawai pengiring telah diluluskan untuk mengikuti sesuatu program perlu mengemukakan laporan projek secara berasingan kepada Timbalan Naib Canselor HEPA dalam tempoh seminggu selepas tamat projek. (vi) Penasihat perlu memaklumkan penglibatan/kehadiran pegawai pengiring kepada Ketua Jabatan setelah pegawai pengiring berkenaan mendapat kelulusan daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni). (vii)Bagi pegawai pengiring yang telah diarahkan oleh Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) untuk menghadiri mana-mana program perasmian atau penutup projek pelajar berhak menuntut apa-apa elaun yang berkelayakan. (viii)Semua penetapan di atas adalah tertakluk kepada keputusan terakhir daripada Naib Canselor UMT berdasarkan kepada kes projek dari semasa ke semasa.

PENGURUSAN KEWANGAN BADAN PELAJAR

10.1

Badan pelajar boleh mendapatkan sumber pendapatan aktiviti melalui kutipan derma, tajaan, iklan, bantuan kewangan HEPA, sumbangan perasmi, yuran penyertaan ahli, hasil jualan dan wang tabung badan pelajar. Seperti yang termaktub di dalam Undang-Undang Malaysia AKTA A295 dan Seksyen 15A Bahagian III AKTA 30, Akta Universiti dan Kolej Universiti (AUKU), pelajar universiti atau pertubuhan, badan atau kumpulan pelajar universiti dilarang memungut wang di dalam mahupun di luar kampus kecuali dengan kebenaran Naib Canselor. Kutipan dan permohonan derma mesti mendapat kelulusan Naib Canselor melalui Timbalan Naib Canselor UMT dan bayaran melalui cek boleh di buat atas nama BENDAHARI UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU. Akaun Tabung Amanah boleh diwujudkan untuk sesuatu aktiviti/program yang dapat mengumpul derma (di mana akaun ini akan ditutup setelah aktiviti/program selesai) dan untuk sumbangan kewangan. Apa-apa perbelanjaan yang berpatutan yang dilakukan oleh badan pelajar dengan terlebih dahulu dibenarkan secara bertulis oleh Timbalan Naib Canselor (HEPA) boleh dibayar oleh Universiti Malaysia Terengganu jika tuntutan-tuntutan bertulis yang berpatutan disokong dengan resit-resit dan baucer-baucer.

10.2

10.3

10.4

10.5

KUTIPAN DERMA (i) Jabatan Pengajian Tinggi, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia dalam surat bil. JPT.S(HEP)2000/01/02/01.Jld2(162) bertarikh 30 Jun 2008 telah menetapkan perkara berikut :-

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

20 / 41

Perkara-Perkara Yang Perlu Dipatuhi Oleh Pelajar/Kumpulan Pelajar Dalam Memungut Derma/Membuat Kutipan Wang Diluar Kampus. (i) Peserta-peserta HANYALAH dihadkan kepada pelajar-pelajar kampus universiti sahaja. Penyertaan para peserta luar hendaklah dengan kebenaran Naib Canselor atau dengan kelulusan Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni); Adalah diingatkan, para pelajar hendaklah PATUH kepada jangka masa yang ditetapkan yang membenarkan mereka memungut derma; Jika projek berbentuk LAWATAN, maka senarai para peserta yang lengkap dengan butiran yang diperlukan hendaklah dikemukakan kepada Naib Canselor;

(ii) (iii)

(iv) Jika ianya melibatkan ceramah, maka ceramah itu hendaklah sebolehbolehnya diadakan dalam BAHASA MALAYSIA, dan jika di dalam bahasa lain, kelulusan hendaklah didapati dari Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar Alumni). Bagi kegiatan yang melibatkan peserta antarabangsa atau kegiatan yang berkaitan yang melibatkan peserta antarabangsa atau kegiatan yang berkaitan dengan sains dan teknologi, penggunaan BAHASA INGGERIS adalah dibenarkan; (e) (f) Kutipan yang dilakukan hendaklah diletakkan di bawah pengawasan dan penyelarasan Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni; Adalah diingatkan bahawa nama Y.B. Menteri Pengajian Tinggi dan Pejabat Menteri Pengajian Tinggi juga Naib Canselor dan Pejabat Naib Canselor TIDAK BOLEH dilibatkan dalam usaha kutipan derma yang telah diluluskan ini, sama ada secara langsung ataupun tidak langsung; dan Adalah dilarang membuat sebarang usaha kutipan derma atau tajaan SECARA PERIBADI daripada mana-mana Menteri, Timbalan Menteri, Setiausaha Parlimen dan Wakil-wakil Rakyat bagi tujuan projek/program yang akan dilaksanakan.

(g)

(ii)

Jabatan Pengajian Tinggi, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia dalam surat bil. JPT(HEP)2000/016/035 Jld. 7 (1) bertarikh 20 September 2007 telah menetapkan format dan garis panduan yang ditetapkan bagi permohonan mendapatkan kelulusan mengenai pungutan derma/kutipan wang di luar kampus di bawah Seksyen 15 A Akta Universiti dan Kolej Universiti (AUKU) 1971 pindaan 1996. (iii) Garis panduan permohonan untuk mendapatkan kelulusan bagi memungut derma/kutipan wang di luar kampus di bawah seksyen 15 A Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (pindaan 1996) adalah seperti di Lampiran 4.

10.6

Pemegang Tabung Amanah adalah Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) atau Penasihat Kelab. Adalah digalakkan jika ada lebihan kewangan dimasukkan ke dalam Tabung Kebajikan Pelajar, UMT. Panduan memohon anggaran kewangan adalah seperti di Lampiran 5.
21 / 41

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

10.7

Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) amat menggalakkan badan pelajar berusaha mencari sumber kewangan sendiri bagi menampung perbelanjaan aktiviti melalui tajaan dan sumbangan serta jualan berbanding mengharapkan bantuan HEPA semata-mata. Aktiviti seperti ini dapat membantu pelajar dalam meningkatkan kemahiran komunikasi, penampilan diri, kemahiran mengurus dan menyelesaikan masalah serta kemahiran berunding dengan pihak luar.

11.

LAPORAN PROGRAM/ AKTIVITI

11.1

Badan pelajar digalakkan untuk mengadakan mesyuarat post-mortem setelah selesai sesuatu program/ aktiviti. Mesyuarat post-mortem boleh dipengerusikan oleh Penasihat badan pelajar. Mesyuarat post-mortem bertujuan untuk mengenalpasti sebarang kelemahan dalam pelaksanaan aktiviti dan seterusnya mencari langkah-langkah memperbaiki kelemahan tersebut. Setiap badan pelajar adalah diingatkan untuk menyediakan laporan aktiviti berserta sekurang-kurangnya tiga (3) keping gambar berwarna dan laporan kewangan setiap aktiviti/program yang telah dilaksanakan dan menghantarnya dalam masa 14 hari selepas selesainya aktiviti/program yang diadakan. Format dan Panduan Menyediakan Laporan Projek adalah seperti di Lampiran 6. Sekiranya ada sebarang tututan perbelanjaan, ia hendaklah dikemukakan bersama dengan laporan aktiviti dan laporan kewangan dan disertakan dengan resit atau bil asal perbelanjaan. Badan pelajar tidak dibenarkan menjalankan aktiviti lain sekiranya gagal mengemukakan laporan aktiviti dan laporan kewangan seperti yang ditetapkan.

11.2

11.3

11.4

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

22 / 41

12.

PANDUAN PEMINJAMAN PERALATAN UMT

12.1

Pelajar diminta untuk mambayar wang cagaran ke atas peralatan yang dikenakan cagaran, contoh: khemah, jaket keselamatan dan sebagainya. Surat permohonan untuk pinjaman peralatan Fakulti mestilah melalui Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni). Permohonan untuk meminjam peralatan hendaklah dikemukakan dengan memenuhi borang yang disediakan di PTJ yang berkenaan seminggu sebelum tarikh aktiviti dijalankan. Kelulusan penggunaan peralatan tertakluk kepada tempahan dan kekosongan semasa peralatan berkenaan. Setiap badan pelajar perlu bertanggungjawab memastikan peralatan yang dipinjam dijaga dengan baik dan sempurna dan dipulangkan dalam keadaan yang bersih dan mencukupi. Peralatan yang didapati hilang atau rosak perlu dilaporkan kepada HEPA dan sekiranya kehilangan atau kerosakan disebabkan kecurian maka badan pelajar perlu menggantikan peralatan yang telah hilang atau rosak tersebut. Harga bagi kos kehilangan peralatan berkenaan berdasarkan harga semasa. Sekiranya pengguna berkenaan gagal menggantikan kehilangan atau kerosakan barangan berkenaan tindakan memotong biasiswa atau dianggap penghutang akan dikenakan. Semua permohonan penggunaan peralatan hanya untuk aktiviti rasmi Universiti sahaja. Badan pelajar akan dikenakan deposit sebanyak RM 20.00 sebelum peralatan dapat dikeluarkan untuk memastikan segala peralatan yang dipulangkan dalam keadaan sempurna, bersih dan mencukupi. Deposit akan dikembalikan setelah pegawai memberi pinjam berpuas hati dengan tahap kebersihan dan kesempurnaan peralatan yang digunakan. sekiranya badan pelajar tidak dapat memenuhi semua keperluan di atas; jika sekiranya tarikh program yang diluluskan bertindih dengan program yang

12.2

12.3 12.4

12.5

12.6 12.7

12.8 12.9

12.10 HEPA berhak membatalkan mana-mana kelulusan yang telah diberikan

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

23 / 41

dijalankan oleh Universiti dan HEPA dan pelajar tertakluk dan terikat dengan Garis Panduan Kegiatan Pelajar UMT dan AUKU.

13.

PANDUAN ELAUN PELAJAR 13.1 13.2 (i) (ii) Elaun ini hanya layak dibayar bagi aktiviti yang dianjurkan oleh UMT sahaja sekiranya kemudahan-kemudahan tidak disediakan oleh universiti. Elaun yang dibenarkan bagi penyertaan pelajar dalam sesuatu aktiviti dalam negeri adalah seperti berikut :Elaun Makan Elaun Penginapan Tambang pengangkutan - RM10.00 dalam Terengganu - RM15.00 luar daripada Terengganu - Maksima RM40.00/hari (jika aktiviti diadakan di luar lingkungan 25 km dari kampus) - Pengangkutan bas awam dari UMT ke tempat program/ aktiviti dengan tiket (bas) pergi dan balik.

(iii)

13.3 13.4 13.5 13.6

Elaun makan layak dibayar apabila sesuatu aktiviti itu dijalankan tidak kurang dari 24 jam (termasuk waktu perjalanan). Elaun penginapan layak dibayar apabila sesuatu aktiviti itu dijalankan di luar lingkungan 25 kilometer daripada kampus. Resit/tiket penginapan dan pengangkutan dikemukakan selepas tamat sesuatu aktiviti itu. awam berkenaan hendaklah

Tuntutan tambang teksi hendaklah berasaskan kos satu tempat duduk sahaja dan bukan kos keseluruhan sebuah teksi. Bagi teksi awam bermeter bayaran hendaklah berasaskan bayaran sebenar dan tidak melebihi kadar yang ditetapkan oleh Badan Perlesenan Teksi Awam. Perbelanjaan penyertaan pelajar di luar negara hendaklah pada kadar yang berpatutan bagi sesebuah negara tertakluk kepada jumlah peruntukan yang dibenarkan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) boleh menggunakan budi bicaranya untuk meluluskan sejumlah peruntukan yang bersesuaian selain dari yang dinyatakan di atas tertakluk kepada peraturan Universiti yang sedang berkuatkuasa.

13.7

13.8

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

24 / 41

14.

PANDUAN PENGELUARAN SIJIL PENYERTAAN AKTVITI 14.1 Sijil penyertaan untuk setiap aktiviti beserta jawatan yang disandang akan dikeluarkan selepas badan pelajar menyiapkan laporan aktiviti yang lengkap dalam masa 14 hari dari tarikh program dilaksanakan dan menyerahkannya kepada pihak HEPA Penasihat/Penyelaras dan Pengarah Program perlu mengesahkan penyertaan pelajar dalam setiap aktiviti yang dilaksanakan. Sijil yang dikeluarkan untuk AJK Pelaksana Pogram sahaja dan akan ditandatangani oleh pegawai berikut berdasarkan kepada jenis program yang dilaksanakan seperti di bawah :

14.2 14.3

Semua aktiviti diperingkat Kolej Kediaman Pengetua Kolej Kediaman Semua aktiviti dalam persatuan/kelab/Jawatankuasa Ad-hoc Timbalan Naib Canselor HEPA (AJK Pelaksana Program). Aktiviti peringkat Kebangsaan Timbalan Naib Canselor HEPA Aktiviti peringkat antarabangsa Naib Canselor / Timbalan Naib Canselor HEPA Anugerah Kolej Pengetua dan Timbalan Naib Canselor HEPA Anugerah Universiti Naib Canselor dan Timbalan Naib Canselor HEPA 14.4 Bagi tujuan penyampaian watikah perlantikan dan surat/sijil penghargaan adalah seperti berikut: HEPA

Majlis Perwakilan Pelajar Naib Canselor/ Timbalan Naib Canselor Urusetia Pelajar- Timbalan Naib Canselor HEPA 14.5

Semua format sijil dan isi kandungan adalah boleh didapati di Pejabat HEPA, Bangunan Canseleri dan Pentadbiran dan MPP.

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

25 / 41

15.

PEMANTAUAN AKTIVITI 15.1 Tujuan Pemantauan : (i) Pemantauan dilakukan bagi memastikan aktiviti yang dirancang oleh badan pelajar dilaksanakan seperti yang telah ditetapkan dalam syarat-syarat kelulusan sesuatu aktiviti yang dikeluarkan oleh pihak HEPA. Antara program-program yang memerukan pemantauan termasuklah mesyuarat agung, mesyuarat eksekutif, mesyuarat jawatankuasa adhoc, taklimat dan perjumpaan.

(ii) Selain daripada itu, pemantauan penting bagi memastikan keselamatan

serta memberi khidmat nasihat untuk melicinkan lagi perjalanan sesuatu aktiviti terutama aktiviti di luar kampus dan melibatkan tetamu kehormat.

(iii)

Pegawai Pemantau bagi sesuatu aktiviti badan pelajar akan di lantik oleh Timbalan Naib Canselor (HEPA) atau Penolong Pendaftar, Unit Kegiatan Pelajar dengan kebenaran khas Timbalan Naib Canselor (HEPA).

15.2

Tanggungjawab Pegawai Pemantau (a) Mendapatkan maklumat terperinci tentang aktiviti yang akan dijalankan dan berada di tempat aktiviti bagi satu tempoh tertentu. (b) Membantu memberi khidmat nasihat kepada menghadapi sebarang masalah yang tidak diatasi. penganjur sekiranya

(c) Pemantauan meliputi semua aktiviti badan pelajar samada dijalankan di dalam atau di luar kampus.

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

26 / 41

16.

PANDUAN NOTIS, POSTER, SEPANDUK DAN KAIN RENTANG 16.1 Semua notis, sepanduk, bunting atau banner atau apa-apa sahaja yang dicetak/ dicat oleh badan pelajar bertujuan untuk promosi dan dipamerkan kepada umum perlu mendapat kelulusan daripada Timbalan Naib Canselor HEPA atau Pengetua Kolej Kediaman atau mana-mana pegawai HEPA sebelum ditampal dan digantung di kawasan Universiti. Setiap program badan pelajar perlu mendapat kelulusan daripada Timbalan Naib Canselor (HEPA) sebelum notis, sepanduk, bunting atau banner atau apa-apa sahaja yang dicetak dan ditampal di sekitar kampus oleh badan pelajar bertujuan untuk promosi program tersebut dan dipamerkan kepada umum. Logo yang boleh digunakan pada setiap notis atau sepanduk adalah logo rasmi yang diterima pakai oleh UMT atau mana-mana badan atau organisasi yang tidak bertentangan dengan peraturan-peraturan dan undang-undang Universiti. Semua jenis lukisan dibenarkan selagi ianya tidak menyentuh mana-mana pihak atau bertentangan dengan peraturan dan undang-undang universiti. Notis atau sepanduk hendaklah dibuat dalam Bahasa Malaysia. Penggunaan bahasa-bahasa lain hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Timbalan Naib Canselor HEPA. Notis atau sepanduk hanya boleh ditampal atau digantung di tempat yang dibenarkan sahaja untuk jangka masa yang dipohon. Persatuan/Kelab bertanggungjawab menanggalkan sepanduk/notis/banner selepas 3 hari program dijalankan. Semua notis, sepanduk, bunting atau banner dan sebagainya yang tidak mengikut garis panduan di atas akan ditanggalkan oleh mana-mana pegawai atau pihak keselamatan tanpa memaklumkan terlebih dahulu kepada badan pelajar berkenaan. Tindakan tatatertib boleh dikenakan kepada mana-mana pelajar yang tidak mematuhi peraturan di atas seperti yang termaktub dalam Akta Kolej Universiti (Pindaan) 2009.

16.2

16.3

16.4

16.5

16.6

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

27 / 41

17.

KEMUDAHAN PENGANGKUTAN 17.1 Permit penggunaan kenderaan UMT adalah untuk membawa pelajar-pelajar dan kakitangan UMT sahaja. Penumpang-penumpang selain dari yang dinyatakan dalam permohonan adalah dilarang menaiki kenderaan. Bas UMT hendaklah digunakan khusus untuk tujuan RASMI sahaja. Sesiapa pun tidak dibenarkan memandu bas UMT kecuali pemandu UMT yang menjalankan tugas-tugas yang diarahkan melainkan mereka mendapat kebenaran dan kelulusan Naib Canselor atau wakilnya. Semua permohonan hendaklah dikemukakan ke Unit Kenderaan HEPA sekurangkurangnya 14 hari sebelum tarikh dikehendaki dengan mengisi Borang Tempahan Perkhidmatan Kenderaan yang disediakan. Permohonan yang dikemukakan lewat dan tidak diisi dengan lengkap terpulang kepada budi bicara selanjutnya dan kemungkinan tidak akan dilayan. Semua permohonan penggunaan kenderaan Universiti hendaklah diperakukan oleh Ketua PTJ atau mana-mana pegawai yang bertanggungjawab. Keputusan permohonan akan diberikan 10 hari sebelum tarikh diperlukan. Semua permohonan hendaklah disahkan semula dengan Unit Kenderaan HEPA 3 hari sebelum perjalanan. Setiap perjalanan mestilah diiringi oleh pegawai yang menempah atau pegawai yang bertanggungjawab untuk perkara-perkara diluar bidang kuasa pemandu seperti :

17.2

17.3

17.4 17.5 17.6

17.7

(i) Bertanggungjawab memastikan kelancaran program/ aktiviti yang dirancang

dengan berpandukan kepada penggunaan kenderaan yang telah diluluskan. pengiring hendaklah menandatangani dan mengesahkan penggunaan kenderaan setelah selesai perjalanannya. (iii) Pegawai pengiring hendaklah membuat aduan secara bertulis kepada Unit Kenderaan, HEPA sekiranya berlaku sebarang keadaan yang kurang memuaskan dari pihak pengguna. (iv) Kelulusan penggunaan kenderaan Universiti adalah berasaskan permohonan dahulu diterima akan didahulukan. Walabagaimanapun, sekiranya berlaku

(ii) Pegawai

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

28 / 41

pertembungan permohonan, kelulusan akan dibuat mengikut keutamaan penggunaan berasaskan perkara 17.8 di bawah. 17.8 Kelulusan kenderaan Universiti adalah diluluskan mengikut keutamaan berikut :

(i) Aktiviti-aktiviti Akademik dan Ko-Kurikulum yang perlu untuk memenuhi

keperluan khusus.

(ii) Aktiviti pelajar yang dianjurkan oleh organisasi-organisasi luar dan diluluskan (iii)
oleh Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar dan Alumni. Penggunaan Rasmi (berdasarkan permohonan yang terdahulu diterima)

19.

HAL-HAL LAIN

19.1

Percetakan menggunakan kemudahan UMT mesti diluluskan oleh Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)/pegawai yang diberi kuasa. Permohonan menggunakan perkhidmatan percetakan boleh dikemukakan dengan dengan mengisi borang yang boleh diperolehi di Pejabat Am HEPA, Bangunan Canselori, UMT. Badan pelajar perlu mendapatkan kelulusan draf bahan percetakan tersebut daripada Timbalan Naib Canselor HEPA atau pegawai yang diberi kuasa. Pelajar boleh memohon kemudahan logistik daripada pihak Pejabat Pembangunan dan Harta (PPH). Di antara keperluan yang boleh diperolehi adalah seperti kemudahan kerusi, meja, khemah, kanopi, rostrom, hiasan pokok bunga dan sebagainya. Untuk nasihat berkenaan protokol dan promosi program, badan pelajar bolehlah merujuk dan berjumpa dengan Pegawai di Pejabat Komunikasi dan Korporat (PKK) dengan membawa sekali surat kelulusan program kepada Ketua BKKHL yang ditandatangani oleh TNC (HEPA), Pegawai HEPA atau Penasihat badan pelajar. Selain daripada itu, bantuan khidmat nasihat Pejabat Keselamatan sekiranya pelajar menjemput tetamu kehormat dari kalangan pembesar negara seperti Menteri untuk kawalan keselamatan. Pembekuan program/ aktiviti dalam tempoh minggu peperiksaan. Pembekuan aktiviti bercorak persembahan dan hiburan di sepanjang bulan puasa (Ramadhan) kecuali diluluskan oleh Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni). Surat-menyurat yang berurusan dengan pihak luar mestilah melalui Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) KECUALI surat kepada Y.B Menteri dan yang setaraf, mesti melalui Naib Canselor. Menggalakkan aktiviti berbentuk profesional dan keusahawanan.

19.2

19.3

19.4

19.5 19.6

19.7

19.8

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

29 / 41

19.9

Mengurangkan aktiviti berbentuk perkelahan.

19.10 Aktiviti petang tamat sebelum Maghrib. 19.11 Aktiviti tamat sebelum atau pada jam 10.30 malam.
19.12 Persediaan dan latihan tidak mengambil masa yang panjang.

19.13 Aktiviti bercorak persembahan dan hiburan tidak ke tahap over-doing.

19.14 Penceramah luar mestilah mendapat kelulusan Dekan, pihak berkuasa UMT. 19.15 Galakkan pegawai akademik dan pegawai sokongan UMT untuk turut sama dalam aktiviti pelajar.

19.16 Aktiviti bukan anjuran kelab (contoh : anjuran kelas), mestilah mendapat
persetujuan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) dan dimaklumkan kepada MPP. PENUTUP Diharap agar pelajar dapat menggunakan garis panduan yang telah ditetapkan ini. Sila rujuk dengan Pegawai HEPA untuk sebarang pertanyaan mengenai prosedur atau lainlain yang berkaitan. Hubungi kami untuk sebarang masalah dan pertanyaan berhubung badan pelajar : NAMA & ALAMAT Pn. Intan Farina Ijok Binti Idris Penolong Pendaftar Hal Ehwal Pelajar dan Almuni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu 21030 Kuala Terengganu En. Hazli Bin Husin Pembantu Tadbir (P/O) Hal Ehwal Pelajar dan Almuni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu 21030 Kuala Terengganu NO. TELEFON EMAIL

09 - 6684142

intanfarina@umt.edu.my

09 6684323 09 6684121

hazli@umt.edu.my

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

30 / 41

Lampiran 1
PANDUAN PENGENDALIAN MESYUARAT (SEBELUM MESYUARAT) 1) 2) Sediakan jadual tentatiif mesyuarat untuk sepanjang tahun. Tentukan agenda tetap mesyuarat serta agenda agenda tertentu untuk setiap kali mesyuarat serta sediakan memorandum pelaksanaan untuk mesyuarat berkaitan, setelah berbincang dengan pengerusi mesyuarat. Semua bahan bahan untuk dibincangkan dalam mesyuarat perlu diberikan dan disediakan dengan secukupnya untuk ahli ahli meyuarat. Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat tidak kurang dari tiga hari sebelum mesyuarat serta mengedarkan bahan mesyuarat tidak kurang dari dua hari. Senarai kahadiran, tarikh, masa dan tempat mesyuarat perlu dimaklumkan dan diedarkan. Senarai kehadiran mengandungi: Nama 6) 7) 8) Jawatan Tandatangan

3) 4) 5)

Hendaklah berbincang serta memaklumkan dengan Pengerusi maklumat untuk mesyuarat sebelum dimulakan. Tentukan bilik dan alatan alatan untuk mesyuarat sesuai/selesa/bersih dan diketahui oleh ahli ahli mesyuarat. Membuat tempahan jamuan dan tentukan tempat dan bilangan yang secukupnya.

(SEMASA MESYUARAT)

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

31 / 41

1) Pastikan bilangan ahli mencukupi korum mesyuarat dan ahli ahli yang hadir adalah ahli ahli mesyuarat atau wakil. 2) Edarkan senarai kehadiran untuk diisi oleh ahli ahli mesyuarat.

(SELEPAS MESYUARAT) 1) 2) 3) Ambil tindakan segera terhadap apa apa keputusan yang memerlukan tindakan segera/serta merta seperti yang diputuskan dalam mesyuarat. Berdasarkan kepada catatan yang dibuat, drafkan minit mesyuarat mengikut agenda dan kemukakan untuk semakan pengerusi. Dengan persetujuan pengerusi, edarkan minit sebenar dan edarkan kepada ahli ahli mesyuarat dalam tempoh 7 hari selepas tarikh mesyuarat dan salinan hendaklah dihantarkan ke Timbalan Naib Canselor HEPA. Panjangkan minit kepada pihak yang berkenaan seperti yang diperoleh Ambil segala tindakan terhadap keputusan keputusan yang tidak segera dan yang memerlukan tindakan dan buat catatan segala tindakan yang telah dibuat. Fail dan rekodkan segala bahan mesyuarat serta minit dalam fail yang berkaitan.

4) 5) 6) Nota:

Peranan Pengerusi 1. Mempunyai pengetahuan yang meluas mengenai suatu mesyuarat meluas mengenai suatu mesyuarat yang dipimpinnya. 2. 3. 4. 5. Adil dan tidak menyebelahi mana mana pihak dalam sesuatu mesyuarat. Mempunyai kemahiran dan kebijaksanaan dalam mengendalikan sesuatu mesyuarat. Sanggup mempengerusikan semua mesyuarat jawatankuasa yang telah diaturkan dan mesyuarat mesyuarat lain yang tidak berjadual. Menggunakan undinya sebagai undi pemutus sekiranya dalam sesuatu pengundian jumlah yang menyokong.

Peranan Setiausaha 1. Mengenali dan menjalin hubungan dengan semua ahli jawatankuasa termasuk pengerusi. 2. Menyimpan senarai nama dan alamat ahli jawatankuasa yang kemaskini.
Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

32 / 41

3. Mempunyai pengetahuan yang mendalam mengenai semua peraturan perjalanan mesyuarat. 4. Mempunyai penguasaan bahasa yang baik.

Lampiran 2

PANDUAN SEMAKAN PENGENDALIAN PROJEK 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Setiap jawatankuasa perlu menyenaraikan semua cadangan aktiviti yang hendak laksanakan. Bentangkan kepada mesyuarat untuk dibuat keputusan dan diselaraskan dengan unit unit lain dari segi tarikh/matlamat dan lain-lain. Sediakan kertas kerja untuk kelulusan pihak yang berkaitan. Hantar kertas kerja untuk kelulusan pihak yang berkaitan melalui sokongan Penasihat badan pelajar dan MPP. Dapatkan surat kelulusan dan maklumbalas tehadap kertas kerja untuk tindakan selanjutnya. Uruskan urusan-urusan pentadbiran yang berkaitan seperti surat-menyurat berdasarkan kepada senarai semak dan kelulusan-kelulusan mesyuarat. Tentukan semua urusan berjalan seperti yang dirancang pada hari pelaksanaan projek. Uruskan dan selesaikan segala urusan seperti pemulangan barang dan dapatkan maklum balas tentang projek. Mesyuarat Post Mortem perlu diadakan untuk melihat kekuatan dan kelemahan projek. Sediakan laporan lengkap perjalanan projek dari awal hingga akhir.

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

33 / 41

Lampiran 3

PERATURAN KE LUAR NEGARA 1. Tatacara

Untuk keselamatan individu pelajar sebagai langkah bagi mengelakkan sebarang kejadian atau apa-apa perkara berbangkit yang tidak diingini berlaku maka pihak UMT dengan persetujuan pihak Kementerian Pengajian Tinggi telah menetapkan peraturan berikut :-

(i)

Mana-mana pelajar yang ingin ke luar negara samada atas urusan rasmi/kelab atau atas urusan peribadi hendaklah mengemukakan permohonan kepada Naib Canselor melalui Timbalan Naib Canselor HEPA 3 bulan sebelum tarikh program dijalankan. Permohonan berkenaan hendaklah dikemukakan bersama dengan dokumen-dokumen berikut:(a) Kertas kerja program dan surat permohonan daripada pelajar berkenaan menyatakan sebab dan tujuan hendak ke luar negera dan destinasi yang dituju. Surat sokongan Fakulti/Jabatan/HEPA menyatakan sebab-sebab menyokong atau tidak menyokong permohonan berkenaan.

(b)

(c) Satu salinan sah dokumen perjalanan seperti kad pengenalan, pasport atau pas sempadan dan lain-lain yang berkaitan. 2. Pemakaian UMT tidak bertanggungjawab dan terlepas dari tanggungjawab bagi apa-apa perkara atau pelajar-pelajar yang melanggar peraturan ini. Mana-mana pelajar yang ditangkap pihak berkuasa atau pihak berkuasa Universiti kerana tidak mematuhi peraturan boleh dihadapkan ke Pihak Berkuasa Tatatertib (pelajar) dan jika sabit kesalahan boleh dikenakan tindakan tatatertib mengikut kaedah-kaedah UMT (Tatatertib pelajar) 2001.
Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

34 / 41

3.

Am Sebarang kemusykilan dan penjelasan lanjut boleh dirujuk kepada Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) UMT.

Lampiran 4 GARIS PANDUAN PERMOHONAN UNTUK MENDAPATKAN KELULUSAN BAGI MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG DI LUAR KAMPUS DI BAWAH SEKSYEN 15A AKTA UNIVERSITI DAN KOLEJ UNIVERSITI 1971 (PINDAAN 1996) 1.0 Tujuan garis panduan (i) Memberi penjelasan terhadap tatacara proses permohonan yang perlu disediakan oleh badan pelajar/persatuan untuk mendapatkan kelulusan Y. Bhg. Naib Canselor bagi memungut derma/kutipan wang di luar kampus di bawah Seksyen 15 A Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (pindaan 1996), Menetapkan skop dan definasi aktiviti memungut derma/kutipan wang yang boleh dijalankan oleh badan pelajar/persatuan.

(ii) 1.1

Peraturan Am (i) Aktiviti memungut derma/kutipan wang di luar kampus oleh pelajar/ persatuan/pertubuhan pelajar UMT boleh dibuat seperti diperuntukan di bawah Seksyen 15 A Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Pindaan 1996). Pelajar/persatuan pelajar yang boleh memungut derma/kutipan wang ini hendaklah terdiri daripada pelajar/persatuan/pertubuhan pelajar yang berdaftar dengan Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni, Universiti Malaysia Terengganu. Pungutan derma/kutipan wang hanya boleh dibuat setelah mendapat kelulusan daripada pihak yang berkaitan terlebih dahulu seperti:(a) (b) Bahagian Hal Terengganu, Ehwal Pelajar dan Alumni, Universiti Malaysia

(ii)

(iii)

Kementerian Luar Negeri, Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan Polis Diraja Malaysia,
35 / 41

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

(c)

Kementerian Dalam Negeri (Bahagian Penerbitan) bagi program yang melibatkan penerbitan majalah dan risalah jika diedarkan di luar kampus dan Lain-lain Jabatan / Kementerian sekiranya aktiviti yang akan dijalankan memerlukan kelulusan Jabatan / Kementerian berkenaan.

(d)

1.2

Skop Aktiviti Memungut Derma/Kutipan Wang (i) Aktiviti pelajar pra siswazah dan pasca siswazah UMT meliputi aktiviti seperti berikut: (ii) Lawatan sambil belajar di dalam dan luar negara Baktisiswa/khidmat masyarakat Latihan praktikal/pertukaran pelajar Seminar pendidikan/persidangan/seminar/motivasi/rakan muda Eksplorasi/perkhemahan/ekspedisi Ekspo/pameran/karnival/konges/pertandingan Penerbitan majalah/risalah Jamuan makan untuk tujuan amal seperti meraikan anak-anak yatim dan sebagainya.

Jika program pelajar tidak disenarai seperti di atas, sokongan dan ulasan hendaklah diperolehi terlebih dahulu daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni, Universiti Malaysia Terengganu.

1.3

Proses Mendapatkan Kelulusan (i) Semua permohonan hendaklah dikemukakan melalui Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni serta mendapat sokongan daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni), Universiti Malaysia Terengganu, Permohonan yang dikemukakan hendaklah menggunakan format seperti di Lampiran 4A & 4B, Setiap permohonan bagi program yang diadakan di dalam negara dan luar negara hendaklah dikemukakan kepada Naib Canselor 3 (tiga) bulan sebelum tarikh program dijalankan, Permohonan yang dikemukakan hendaklah terlebih dahulu memenuhi semua syarat lain yang perlu dipenuhi terlebih dahulu,

(ii) (iii)

(iv)

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

36 / 41

(v)

Bahagian HEPA hendaklah memberikan maklumat-maklumat yang lengkap kepada pelajar-pelajar terlebih dahulu dan memastikan permohonan yang dikemukakan mengandungi perkara (i) hingga perkara (iv) sebelum mengemukakannya ke Pejabat Naib Canselor untuk diproses bagi mendapatkan kelulusan Naib Canselor.

Lampiran 4A RINGKASAN EKSEKUTIF BAGI PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG DI LUAR KOLEJ KAMPUS DI BAWAH SEKSYEN 15 A AKTA UNIVERSITI DAN KOLEJ UNIVERSITI 1971 (PINDAAN 1996) DAN PROGRAM PELAJAR KE LUAR NEGARA

NAMA BADAN PELAJAR TAJUK PROGRAM JENIS PROJEK* MATLAMAT DAN PENCAPAIAN PROGRAM DENGAN KERJASAMA TARIKH DAN TEMPAT BILANGAN PESERTA ANGGARAN KOS

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

37 / 41

Jenis-jenis Projek:Program pelajar di dalam dan luar negara

Lawatan sambil belajar di dalam dan luar negara Baktisiswa/khidmat masyarakat Latihan praktikal/pertukaran pelajar Seminar pendidikan/persidangan/seminar/motivasi/rakan muda Eksplorasi/perkhemahan/ekspedisi Ekspo/pameran/karnival/konges/pertandingan Penerbitan majalah/risalah Jamuan makan untuk tujuan amal seperti meraikan anak-anak yatim dan sebagainya.

Lampiran 4B MAKLUMAT YANG DIPERLUKAN BAGI PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG DI BAWAH SEKSYEN 15A AKTA UNIVERSITI DAN KOLEJ UNIVERSITI 1971 (PINDAAN 1996) (a) (b) Nama Bandan Pelajar/Persatuan Tujuan Nyatakan tujuan kertas kerja ini disediakan iaitu untuk memohon pertimbangan dan persetujuan Y. Bhg. Naib Canselor atau memohon kebenaran mendapatkan penajaan/kewangan daripada badan-badan tajaan Maklumat Program (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) Nama Program, Tarikh dan tempat program, Anjuran, Objektif Program, Justifikasi mengadakan Program, Matlamat Program Jenis Program, Jangkamasa Program, Bilangan peserta Nyatakan bilangan peserta dan sertakan Senarai Nama Peserta, No. Kad Pengenalan, Alamat dan No. Telefon Bimbit Peserta program (sertakan di dalam kertas kerja). **Untuk program yang akan dijalankan di luar negara maklumat seperti no. pasport, nama waris, alamat waris dan no. telefon waris perlu disertakan sekali. Senarai ahli jawatankuasa pelaksana program, Tentatif program,
38 / 41

(c)

(ix)

(x) (xi)

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

(xii) (xiii)

Ulasan Penasihat/Fasilitator beserta tandatangan, Belanjawan Nyatakan sumber kewangan dan anggaran perbelanjaan Nyatakan jumlah pembiayaan yang diperlukan Pandangan daripada agensi yang berkaitan mengikut program yang dicadangkan (jika melibatkan agensi lain). Kesimpulan, Ringkasan Eksekutif seperti di Lampiran 4A

(xiv) (xv)

(xvi)

Lampiran 5 PANDUAN MEMOHON ANGGARAN KEWANGAN RM (Kredit) RM (Debit) PENDAPATAN 1. Yuran peserta 2. Sumbangan Universiti/HEPA/Jabatan 3. Sumbangan Luar (Penaja) 4. Duit Kelab 5. Sumbangan Amal dll. JUMLAH KESELURUHAN PENDAPATAN PERBELANJAAN 1. Pentadbiran (i) Percetakan (buku cenderamata, sijil, kad jemputan, risalah, dll) (ii) Urusan pos (iii) Telefon/ Faksimili (iv) Pentadbiran Urusetia 2. Logistik (i) Penginapan (ii) Pengangkutan (a) Sewa bas (b) Tuntutan perjalanan (AJK, peserta, Ahli panel/penceramah, tol, dll) (iii) Sewa dewan, sistem siaraya, dll 3. Cenderahati (i) Cenderahati perasmi/penceramah/ ahli panel (ii) Honorium penceramah/ahli panel 4. Publisiti
Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

xxxx.xx xxxx.xx xxxx.xx xxxx.xx xxxx.xx xxxx.xx

xxxx.xx xxxx.xx xxxx.xx xxxx.xx xxxx.xx

xxxx.xx xxxx.xx

xxxx.xx

39 / 41

(Banner, backdrop, poster) JUMLAH PERBELANJAAN 5. Kontigensi (5 -10% daripada jumlah keseluruhan perbelanjaan) JUMLAH KESELURUHAN PERBELANJAAN
(Jumlah Perbelanjaan + Kontigensi)

xxxx.xx xxxx.xx xxxx.xx

xxxx.xx xxxx.xx xxxx.xx xxxx.xx

JUMLAH KESELURUHAN

**Jumlah Pendapatan perlu sama ( PENDAPATAN - PERBELANJAAN ) dengan Jumlah Perbelanjaan

Baki (Kurangan/Lebihan) (Pendapatan - Perbelanjaan)

(** Item ini perlu dimasukkan dalam penyediaan belanjawan untuk laporan sahaja)

Lampiran 6 PANDUAN MENULIS LAPORAN PROJEK 1. Pengenalan (i) Setiap badan pelajar adalah diingatkan untuk menyediakan laporan setiap aktiviti/program yang telah dilaksanakan dan menghantarnya dalam masa 14 hari selepas selesainya aktiviti/program yang diadakan. Bahagian 1 (Nama Projek) (i) Nyatakan maklumat-maklumat umum seperti tarikh, masa, tempat, peserta, perasmi dan lain-lain yang berkaitan sebelum dan selepas projek berjalan termasuk kertas kerja projek. Berikan penjelasan ringkas mengenai aktiviti-aktiviti yang telah dijalankan seperti perjalanan bengkel dan seminar. Nyatakan adakah projek ini mencapai matlamat seperti yang digariskan serta pencapaian-pencapaian lain yang diperolehi oleh peserta, AJK dan unit-unit. Nyatakan kelemahan-kelemahan projek yang dapat dikesan serta masalah yang dihadapi dan nyatakan cadangan.

1.1

(ii) (iii)

(iv) 1.2

Bahagian 2 (Maklumat Kewangan) (i) Nyatakan segala maklumat tentang pendapatan sebenar serta perbelanjaan sebenar yang disokong oleh bil/resit yang asal mengikut aktiviti yang dijalankan.

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

40 / 41

(ii) 1.3

Lampirkan penyata yang teratur dan kemas untuk wang pendahuluan yang diambil.

Bahagian 3 (Surat/Borang) (i) Semua contoh surat-menyurat serta borang-borang yang berkaitan dengan projek serta apa-apa sahaja maklumat tentang projek seperti peta, lakaran, senarai penaja hendaklah disekalikan.

1.4

Bahagian 4 (Gambar) (i) Sertakan gambar-gambar yang berkaitan serta dapat menjelaskan laporan projek.

Nota:Laporan hendaklah semua bahan yang berkaitan dengan projek termasuk gambar. Laporan hendaklah dibinding stapler sahaja dengan kemas dan diserahkan kepada Unit Kegiatan Pelajar, Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA), UMT.

Seksyen Kepimpinan dan Persatuan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) Universiti Malaysia Terengganu

41 / 41