GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PEMBUBARAN PERSATUAN

UiTM CAWANGAN PAHANG, KAMPUS KUANTAN

Had dan batasan 1. Garis panduan ini adalah terpakai selagi tidak bercanggah dengan Seksyen
8 (1) Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976.

Cara Penubuhan 2. Persatuan boleh ditubuhkan dengan dua cara iaitu inisiatif dari pelajar dan
arahan/nasihat dari pensyarah/kakitangan lain.

Jawatankuasa Penaja 3. Seboleh-bolehnya bentuklah Jawatankuasa Penaja untuk memikirkan nama per-
satuan, objektif, logo, penasihat dan sebagainya.

Mesyuarat 4. Jawatankuasa Penaja boleh mengadakan mesyuarat-mesyuarat khusus un-

Jawatankuasa Penaja tuk membincangkan draf perlembagaan persatuan. Namun perjumpaan ini
Perlu Kelulusan perlulah dimaklumkan kepada pihak Penyelaras Kampus atau Bahagian Hal
Ehwal Pelajar.

Mesyuarat Agong Pe- 5. Jawatankuasa Penaja dinasihatkan mengadakan mesyuarat (agong)

nubuhan Bincang Draf penubuhan yang mana agendanya ialah membincangkan dan mendapatkan
Perlembagaan pengesahan perlembagaan persatuan. Senarai nama kehadiran di
Mesyuarat agong perlulah dilengkapi dengan tandatangan. Perjumpaan ini
juga perlu mendapat kelulusan Penyelaras Kampus atau
Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

Pemilihan AJK 6. Kriteria Pemilihan :

CGPA tidak kurang dari 2.50.

Bukan pelajar dari semester satu (01).
Bukan pelajar dari semester akhir.
Tidak ada masalah disiplin/tatatertib.
Dan peruntukan-peruntukan yang terkandung dalam Perkara 18
Bahagian IV Perlembagaan Persatuan Pelajar UiTM.

Perlantikan AJK 7. Perlantikan AJK

» Lantikan Jawatankuasa sehingga cukup tempoh satu (1) tahun atau

sehingga mesyuarat agong tahunan yang seterusnya.
» Anggota Jawatankuasa Tertinggi mestilah tidak kurang daripada empat
(4) orang iaitu (Pengerusi, Tim. Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari).
» Anggota Jawatan Berpotfolio (exco/biro) mestilah tidak kurang dari
tujuh (7) orang dan tidak lebih dari lima belas (15) orang.
» Surat pelantikan Ahli Jawatankuasa untuk persatuan/kelab di bawah
fakulti diurus dan ditandatangani oleh Dekan Fakulti berkenaan.

1
 Perlantikan 8. Pelantikan Penasihat Persatuan seperti berikut :-
Penasihat Persatuan
Ö Kakitangan dari Kumpulan A.
Ö Bukan dari kalangan Pegawai Hal Ehwal Pelajar (kecuali mendapat
kelulusan dari Timbalan Naib Canselor HEP & Alumni).
Ö Keutamaan adalah dari kalangan staf yang berdamping rapat
dengan pelajar seperti :-
- Pensyarah.
- Pegawai Pembangunan Pelajar.
- Staf yang ‘commited’ dengan aktiviti pelajar.
- Mendapat sokongan dari Koordinator Kampus.
Ö Surat pelantikan Penasihat diurus dan ditandatangan oleh
Timbalan Rektor HEPA melalui Penyelaras Kampus berkenaan
bersama skop tugas.

Tugas Penasihat Per- 9. Tugas Penasihat Persatuan :-

satuan
> Menasihat persatuan mengenai perancangan aktiviti yang
dijalankan.
> Memantau pelaksanaan aktiviti.
> Memastikan kelancaran aktiviti, kebajikan dan keselamatan pelajar.
> Memastikan pelajar sentiasa menjaga sahsiah diri dan imej
universiti.
> Memastikan persatuan membuat laporan aktiviti dan kewangan.
> Membuat penilaian program mengikut objektif yang ditetapkan dan
cadangan pelaksanaan untuk penambahbaikan.
> Dan peruntukan-peruntukan yang terkandung dalam Perkara 7,
Bahagian II Perlembagaan Persatuan Pelajar UiTM.

Pendaftaran 10. Jawatankuasa yang mendapat mandat di mesyuarat agong bolehlah

Persatuan mengisi Borang Pendafftaran Persatuan. Borang C : 100-CPH(HEP.35/6).

Maklumat Tambahan 11. Borang C yang telah diisi dengan lengkap perlulah dihantar ke Pejabat Bahagian
Pendaftaran Hal Ehwal Pelajar berserta dengan minit mesyuarat agong, senarai kehadiran di
Persatuan mesyuarat agong (beserta tandatangan) dan salinan surat pelantikan Penasihat
yang ditandatangani oleh Timbalan Rektor HEPA melalui Penyelaras Kampus juga
perlu dikembarkan bersama.

Tanggungjawab HEP 12. Bahagian Hal Ehwal Pelajar akan menyemak kesahihan maklumat-maklumat yang
diberikan sebelum menyerahkan kepada Rektor /Timbalan Rektor HEPA untuk
kelulusan.

Surat Rasmi 13. Surat Kelulusan akan dikeluarkan oleh Rektor /Timbalan Rektor HEPA berkenaan.
Kelulusan
Ditandatangani
Oleh
Pengarah Kampus

2
 Prosedur 14. Persatuan hanya boleh menjalankan program dan aktivitinya selepas mendapat
Menjalankan Aktiviti kelulusan penubuhan persatuan/kelab dari Rektor/Timbalan Rektor HEPA.

Pemantauan Aktiviti 15. Pegawai Hal Ehwal Pelajar dari masa ke masa akan memantau program dan ak-
Persatuan tiviti yang dijalankan. Pihak persatuan tidak boleh menghalang pegawai-pegawai
ini menjalankan tugas mereka.

Mesyuarat Agong Ta- 16. Perkara yang perlu diberi perhatian dalam mesyuarat agong tahunan adalah
hunan seperti berikut :-

‫ס‬ Persatuan/Kelab Pelajar dan Penasihat Persatuan adalah tertakluk

kepada Perlembagaan Persatuan Pelajar UiTM di bawah Seksyen 8
(1) Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976.
‫ס‬ Semua Persatuan/Kelab Pelajar dimestikan mengadakan mesyuarat
agong sekali setahun. Persatuan yang tidak mengadakan
mesyuarat agong akan dikenakan tindakan termasuk tidak
dibenarkan mengadakan aktiviti.
‫ס‬ Dekan/Penasihat Persatuan diminta memastikan persatuan/kelab
pelajar di bawah fakulti mengadakan mesyuarat agong masing-
masing pada hujung setiap tahun.
‫ס‬ Mesyuarat agong persatuan/kelab pelajar mestilah dihadiri dan
dipantau oleh Penasihat Persatuan.
‫ס‬ Persatuan/Kelab Pelajar dikehendaki menghantar laporan
mesyuarat agong, minit mesyuarat dan carta organisasi terkini
(lengkap dengan butiran Penasihat dan AJK serta gambar) kepada
Hal Ehwal Pelajar untuk dikemaskini.
‫ס‬ Dan peruntukan-peruntukan yang terkandung dalam Perkara 25
Bahagian V Perlembagaan Persatuan Pelajar UiTM.

17. Pihak Hal Ehwal Pelajar akan mengadakan surat peringatan satu bulan
Tindakan Sebelum sebelum tempoh berakhir perlunya mesyuarat agong diadakan. Jika
Notis Pembubaran mesyuarat agong masih belum diadakan, HEP akan menghantar surat
amaran. Jika persatuan masih gagal mengadakan mesyuarat agong selepas
surat amaran ini, satu notis pembubaran persatuan akan dikeluarkan oleh
Rektor/Timbalan Rektor HEPA berkenaan.

18. Sebarang usaha menghidupkan kembali persatuan perlulah mengulangi semula

Mengaktifkan proses dan prosedur yang telah ditetapkan di atas.
Persatuan Yang
Telah Dibubarkan

Disediakan Oleh :-

Bahagian Hal Ehwal Pelajar

UiTM Pahang, Kampus Kuantan

3
 CARTA ALIR KERJA : PERMOHONAN PENUBUHAN DAN PENDAFTARAN PERSATUAN

ORANG YANG
BERTANGGUNG ALIRAN KERJA PROSES KERJA
JAWAB

Mula

Terima permohonan
PT (KTN)
pelajar

Semak status sama ada

EO HEP
memenuhi kriteria di
Tidak Lulus Lulus
senarai semak

Serahkan permohonan
PPK
kepada PPK untuk
tindakan seterusnya
Tidak memenuhi
kretiria dan
Terima permohonan
PPK maklumkan kepada
dan buat semakan
pemohon
PPK membuat
Tidak Lulus Lulus
keputusan
PPK
Hantar permohonan dan
Maklumkan
sediakan sijil kelulusan
kepada kerani
kepada Rektor /Timbalan
PPK
Rektor HEPA

Rektor/Timbalan Rektor
HEPA terima permohonan
REKTOR/
dan sijil kelulusan
TIMBALAN REK-
TOR HEPA Tidak Lulus Lulus
Rektor/Timbalan Rektor
membuat keputusan
REKTOR/
TIMBALAN REK- Mak- lumkan
TOR HEPA kepada
pemohon
Rektor/Timbalan Rektor
REKTOR/
Pengarah Kampus
TIMBALAN REK-
menandatangani Sijil
TOR HEPA
Kelulusan

Sambungan

4
ORANG YANG
BERTANG- ALIRAN KERJA PROSES KERJA
GUNGJAWAB

Bersambung

Hantar sijil kelulusan

PT (KTN)
kepada pemohon

Pemohon terima sijil

PT (KTN)
Kelulusan

PT (KTN)
Daftarkan no. sijil
pendaftaran persatuan
baru yang dicatat pada
sijil kelulusan

Kemaskini rekod
PT (KTN)

PT (KTN)
Tamat