SISTEM FAIL DAN SURAT-MENYURAT

OLEH: EN. MAZLAN BIN HJ.JUNAIDI

1. Mentadbir persatuan ialah mengurus kewangan, suratmenyurat, menyimpan fail, mengadakan mesyuarat &menentukan matlamat persatuan supaya dpt dilaksanakan. 2. Sistem fail dan surat-menyurat bagi sesebuah persatuan sangat penting untuk melicin dan melancarkan perjalanan persatuan. Tujuan diadakan sistem fail adalah untuk: a) Memudahkan sesuatu rekod dicari apabila diperlukan tanpa membuang masa. b) Memastikan maklumat dan rekod tidak hilang, mudah disediakan dan disimpan. 3. Empat sistem fail utama yang digunakan oleh agensi, sekolah dan persatuan di peringkat sekolah. Antaranya ialah: a) Pengelasan ikut abjad b) Pengelasan ikut perkara c) Pengelasan ikut angka d) Pengelasan ikut tempat / kawasan

Definisi
Sistem fail ? PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN, MEYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA APABILA DIPERLUKAN

Warna Kulit fail

TERBUKA - PUTIH TERHAD - PUTIH DAN TERCATAT PERKATAAN TERHAD SULIT - HIJAU DAN TERCATAT PERKATAAN SULIT RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG DAN TERCATAT PERKATAAN RAHSIA RAHSIA BESAR - KUNING DAN BERPALANG MERAH DAN TERCATAT PERKATAAN RAHSIA BESAR

Pengelasan Sistem Fail

Fail boleh disusun mengikut tajuk-tajuk besar atau disebut tahap pertama yang boleh dipecahkan sehingga 99 tajuk utama. Tajuk besar/tahap pertama boleh dipecahkan kepada subtajuk/tahap kedua sehingga 99 atau lebih subtajuk dan seterusnya. Penyusunan tajuk, subtajuk dan perkara disusun mengikut abjad supaya lebih senang membuat rujukan atau mencari fail.

Tahap Pertama ( Tajuk Utama)

01 Asrama 02 Audit 03 Hal-ehwal 04 Kemudahan Infrastruktur 05 Kewangan dan Akaun 06 Kokurikulum 07 Kurikulum 08 Pentadbiran Am Sekolah

Tahap Kedua ( Subtajuk )

Subtajuk KoKurikulum ( 06 ) 06/01 Hari Ucapan 06/02 Kelab Sukan dan Kebajikan Sekolah 06/03 Keceriaan Sekolah 06/04 Koperasi Sekolah 06/05 Unit Pakaian Seragam 06/06 Pameran dan Pertandingan 06/07 Persatuan Berasaskan Akademik

Tahap Ketiga ( Perkara )

Subtajuk Kokurikulum ( 06/05 ) 06/05/01 Bridge 06/05/02 Pandu Puteri 06/05/03 PBSM 06/05/04 Pengakap 06/05/05 Puteri Islam 06/05/06 Kadet Remaja Sekolah 06/05/07 Kadet Bomba

Bilangan Surat

Bilangan surat mengikut nombor urutan berpandukan tarikh sesuatu surat berkenaan ditulis. Bilangan surat berkenaan perlu dicatat dalam kurungan ( ) di bahagian belakang kod tajuk, subtajuk dan perkara. Con: 06/05/04(10)

4. Terdapat beberapa jenis surat rasmi yang biasa bagi sesebuah persatuan di peringkat sekolah. Antaranya ialah: a) Surat panggilan mesyuarat ( Agung/JK/Tergempar) b) Surat perhubungan/pemberitahuan c) Surat memohon mengadakan lawatan d) Surat memanggil penceramah

5. Beberapa perkara asas dalam sesuatu surat rasmi yang ditulis oleh persatuan. Antaranya ialah: a) logo, nama dan alamat sekolah/persatuan b) Nama JK tertinggi persatuan (jika kepala surat dicetak khusus) c) Nombor fail (rujukan kami dan rujukan tuan) d) Tarikh e) Alamat penerima f) Mengadap atau membuka surat g) Perkara (tujuan surat itu ditulis) h) Kandungan surat (seringkas mungkin) i) Ucapan terima kasih dan penghargaan j) Cogan kata (jika perlu) k) Yang menurut perintah / yang menjalankan tugas l) Tandatangan m)Nama dan jawatan n) Salinan ditaip dengan perkataan s.k. o) Kependekan (initial) Nama Penulis dan Jurutaip.- ditaip di bahagian paling bawah di sudut kiri surat.

PERSATUAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN PUTRI SAADONG 16030 Bukit Marak, Kota Bharu, Kelantan Ruj.Tuan: Ruj.Kami:06/09/001/(14) Tarikh : 7 Julai 2006
Tuan Pengurus Syarikat Batik al-Hidayah No.34, Jalan Pantai Cahaya Bulan 15350 Kota Baharu Kelantan Melalui: Tuan Pengetua Sek.Men.Keb.Putri Saadong Bukit Marak, Kota Bharu

Tuan, Permohonan Membuat lawatan Ke Kilang Batik al-Hidayah Dengan segala hormatnya dimaklumkan kami Persatuan Bimbingan dan Kaunseling Sekolah Kebangsaan Putri Saadong bercadang untuk mengadakan lawatan ke Kilang Batik alhidayah.Cadangan lawatan tersebut adalah seperti berikut: 1.1 Tarikh : 22 Julai 2006 1.2 Hari : Sabtu 1.3 Masa : 10.00 pagi 1.4 Bil.Pelajar : 40 orang 2. Diharap tuan dapat mempertimbangkan permohonan ini dan memberi jawapan kepada kami dengan kadar yang segera. Atas kerjasama dan pertimbangan tuan, terlebih dahulu diucapkan ribuan terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Sekian terima kasih.

Yang menjalankan tugas,

.. (MAZLAN BIN JUNAIDI)

Persatuan Bimbingan dan Kaunseling

Sekolah Menengah Kebangsaan Putri Saadong

MAZ/na

6. Internet mempunyai kemampuan penyiaran ke seluruh dunia tanpa batasan dan sempadan. Internet merupakan sebuah infrastruktur informasi global. 7. Penggunaan e-mel dalam komunikasi seharian mempunyai banyak kelebihan berbanding komunikasi yang lama. Antaranya ialah: a) E-mel sangat mudah dan cepat sampai b) E-mel tidak perlu respon spontan c) Si penerima e-mel boleh lakukan tugas-tugas biasa tanpa diganggu oleh e-mel. d) Membolehkan komunikasi secara bertulis dilakukan e) E-mel boleh dihantar kepada banyak penerima f) Bentuk komunikasi yang lebih jelas dan mengurangkan beberapa halangan komunikasi

8. Cara menggunakan E-mel ialah: a) Melancarkan perisian e-mel, jika terdapat e-mel baharu, ia akan memaklumkan kepada anda. b) Pilih e-mel yang hendak dibaca dan baca e-mel dalam peti e-mel.

c) Balas kepada penghantar atau kirim mesej orang lain.

d) Simpan mesej untuk kegunaan masa depan. e) Karang e-mel baharu f) Kirim e-mel