Federal Student Aid 

Federal Family Education Loan (FFEL) 
Data Flow Reengineering Focus Group
Orlando, FL
Sunday, October 29, 2006
 Agenda
• Introductions

• Schedule

• Objectives

• Background

• Current Improvement Ideas

• Breakout Session

• Closeout

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 Introductions

Provide:
• Name
• Organization
• Stage of the FFEL lifecycle you 
predominately work with

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 Schedule

Time Agenda Topic  Description

Purpose of this session is to present opening 
Background and Focus  remarks, set focus group objectives and 
1:00pm to 1:45pm
Group Vision expectations, provide background, and introduce 
current improvement ideas 

Breakout Sessions Attendees will break out into four facilitated 
1:45pm to 3:15pm discussion groups covering different stages of 
 (with breaks as needed) the FFEL lifecycle 

3:15pm to 3:40pm Break

Attendees will reconvene into one group; Federal 
Breakout Session  Student Aid facilitators will present ideas 
3:40pm to 4:50pm
Presentations  generated during breakout sessions and open the 
floor for further discussion

Federal Student Aid will provide closing remarks 
4:50pm to 5:00pm Closeout
and discuss next steps

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 Ground Rules

• Feel Free to Express All Ideas
• Silence cell phones, blackberries, etc.
• Contractual implications/questions are 
off limits for discussion
• Respect everyone’s opportunity to 
participate, provide input, and feedback

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 Background

• Federal Student Aid's core strategic objectives include:
• Integrate systems and provide new technology solutions
• Improve program integrity
• Improve products and services to provide better customer 
service
• To achieve these strategic objectives, several key initiatives 
were introduced:
• Borrower Services
• ADvance
• Integrated Partner Management (IPM) System
• Information Framework

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 Background

• Borrower Services Initiative: Started in FY 2004 to 
integrate Federal Student Aid's disparate back­office legacy 
student financial 

• ADvance Initiative: Started in FY 2005 to modernize 
Federal Student Aid's core front office business functions 

• IPM system Initiative: Started FY 2006, will integrate the 
eligibility, certification, demographic, financial, audit and 
default rate information received from schools, lenders, 
guaranty agencies and servicers

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 Background
Information Framework (IF) Initiative 

• Started in FY 2003, the goal of the IF is to ensure that accurate 
and consistent data is exchanged among:
• Federal Student Aid systems and employees
• Customers
• Partners
• Will improve business operations and data management 
functions by centralizing data transformation services
• The IF will replace existing functionality including the 
National Student Loan Data System (NSLDS)

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 Background
Information Framework (IF) Initiative (continued) 
• Will facilitate the flow of business data across the enterprise

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 Background
• Federal Student Aid data strategy efforts:
• Documented as­is business processes
• Developed Target State Vision (TSV)
• Analyzed and documented gaps in current understanding
• Conducted an internal analysis of as­is FFEL data flows
• Developed internal ideas on ways to improvement the 
FFEL program
• The purpose of today's focus group is to:
• Generate ideas for improving the FFEL program's data 
flow
• Document your feedback on current Federal Student Aid 
ideas 

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 Current Improvement Ideas

• Federal Student Aid's goal is to streamline the FFEL 
reporting process and make it easier for our partners to 
conduct business with us
• Our current improvement goals are grouped into three areas:
1
Capturing the data needed to meet business and 
Data Collection reporting requirements; eliminating unnecessary 
and duplicative data collection requirements

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Getting the right data, to the right place, at the right 
Data Process Flows
time

3 Preserving the reliability and condition of FFEL 
Data Integrity data so that it is consistently defined and 
maintained during the lifecycle of a FFEL loan

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 Current Improvement Ideas
• Based on our improvement goals, we have identified 
the following initial high­level improvement ideas

• Data Integrity Standards 
GOALS • Common Identifier Methodologies
• Link Data Collection to Business 
Data Collection
Requirements
Data Process Flows • Timeliness of Data Consistent with 
Business Requirements
Data Integrity • Loan Holder Responsible for Reporting 
• Single Federal Student Aid Gateway
• Reporting Standards
• Consolidation Standards

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 Current Improvement Ideas
Data Integrity Standards 
Common Identifier Methodologies
Link Data Collection to Business Requirements
Timeliness of Data Consistent with Business Requirements
Loan Holder Responsible for Reporting 
Single Federal Student Aid Gateway

Data Integrity Standards
Reporting Standards
Consolidation Standards

• Develop and implement standard data 
definitions, consistent edits, and collection 
methods 
• Standard data definitions and processes
• Adoption of standards

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 Current Improvement Ideas
Data Integrity Standards 
Common Identifier Methodologies
Link Data Collection to Business Requirements
Timeliness of Data Consistent with Business Requirements
Loan Holder Responsible for Reporting 
Single Federal Student Aid Gateway

Common Identifier Methodologies Reporting Standards
Consolidation Standards

• Adopt unique and immutable identifiers
• Specific identifiers include:
• Enterprise Aid Identifier (Aid ID)
• System ID (SID) 
• Routing ID (RID)
• Transaction ID (TID)

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 Current Improvement Ideas
Data Integrity Standards 
Common Identifier Methodologies
Link Data Collection to Business Requirements
Timeliness of Data Consistent with Business Requirements

Common Identifier Methodologies 
Loan Holder Responsible for Reporting 
Single Federal Student Aid Gateway

(continued)
Reporting Standards
Consolidation Standards

• Enterprise Aid Identifier (Aid ID): A consistent 
methodology for defining and maintaining the uniqueness of 
an aid instance (i.e., a specific loan)
• System ID (SID): A consistent methodology for defining a 
student, parent, or borrower
• Routing ID (RID): A consistent methodology for defining 
partners such as schools, lenders, servicers, and guaranty 
agencies
• Transaction ID (TID): Use Institutional Student 
Information Record (ISIR) transaction identifiers to ensure 
awards are based on documented eligibility

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 Current Improvement Ideas
Data Integrity Standards 
Common Identifier Methodologies
Link Data Collection to Business Requirements
Timeliness of Data Consistent with Business Requirements
Loan Holder Responsible for Reporting 

Link Data Collection to Business 
Single Federal Student Aid Gateway
Reporting Standards
Consolidation Standards

Requirements

• Collect the data needed to meet business 
requirements
• Eliminate unnecessary and redundant data 
collection
• Integrate data usage

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 Current Improvement Ideas
Data Integrity Standards 
Common Identifier Methodologies
Link Data Collection to Business Requirements
Timeliness of Data Consistent with Business Requirements
Loan Holder Responsible for Reporting 
Single Federal Student Aid Gateway
Reporting Standards
Consolidation Standards

• Timeliness of data consistent with business 
requirements

• Loan holder responsible for reporting

• Single Federal Student Aid Gateway

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 Current Improvement Ideas
Data Integrity Standards 
Common Identifier Methodologies
Link Data Collection to Business Requirements
Timeliness of Data Consistent with Business Requirements
Loan Holder Responsible for Reporting 

Reporting Standards
Single Federal Student Aid Gateway
Reporting Standards
Consolidation Standards

Adopt industry standards across the FFEL program
• Use and or modify existing standards as appropriate
• Create new standards where needed
Reporting areas that could benefit from standardization include:
• Student/borrower and aid identification
• Servicing activities
• Claims
• Consolidations (loan verification certificates)
Automation tools
• XML Registry and Repository
• XML schemas
• Digital imaging

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 Current Improvement Ideas
Data Integrity Standards 
Common Identifier Methodologies
Link Data Collection to Business Requirements
Timeliness of Data Consistent with Business Requirements
Loan Holder Responsible for Reporting 

Consolidation Standards
Single Federal Student Aid Gateway
Reporting Standards
Consolidation Standards

• Definitively link consolidation loans to their 
underlying loans through the use of standard 
loan identifiers (i.e., the Aid ID
• Standardize loan verification and payoff 
processes
• Use date certain payoff totals during 
consolidations

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 Breakout Session

• We are now going to break out into four 
individual groups where we will lead 
facilitated discussions on the FFEL lifecycle

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 Breakout Session Topics

A B C D
Groups

Certification through  Repayment through  Claim Filing 

Consolidations
Entering Repayment Closure (non­claims) through Closure

• Establish the person  • Initiate the borrower  • File for default  • Initiate a consolidation 

record (FAFSA/ISIR  repayment process  • File for discharge  request
Example Lifecycle Activities

process) • Perform exit  (disability, death,  • Verify consolidation 

• Determine aid eligibility counseling bankruptcy, etc.) eligibility 
• Receive student and  • Conduct servicing  • File for loan  •Send/receive Loan 
school aid award records activities assignment Verification Certificates 
• Process promissory notes • Includes delinquency  • Determine claim  (LVC)
• Distribute funds for aid  status; does not include  eligibility • Payoff underlying 
awards default status • Conduct default  loans
servicing activities   • Communicate with 
• Request reinsurance borrower

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 Closeout

• Thank you for participating in our first FFEL 
Data Flow Reengineering Focus Group
• Document feedback and new ideas discussed 
today
• Incorporate feedback into FFEL data flow 
reengineering efforts
• Continue community dialogue
• Work in partnership to improve FFEL data flow

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