BAB 5 PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

5.1 PENDAHULUAN Definisi Pengurusan dan Pentadbiran Pentadbiran dan pengurusan ialah satu proses mengintegrasi sumber manusia, fizikal dan kewangan dalam sesuatu organisasi untuk mencapai matlamat/objektif yang telah ditetapkan oleh organisasi secara berterusan.

5.2

PRINSIP ASAS PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN 5.2.1 Berorientasikan Pelanggan/Pengguna Sesebuah PSS mestilah mengutamakan pelanggan/pengguna semasa beroperasi dan berkonsepkan mesra pelanggan. 5.2.2 Menepati Masa PSS wajib mengamalkan ketepatan masa operasi seperti yang telah ditetapkan oleh pengurusan PSS bagi melancarkan penggunaan dan memudahkan pengguna. 5.2.3 Kawalan Kos Jawatankuasa PSS mestilah mengamalkan etika berjimat cermat dalam menguruskan sesebuah pusat sumber.

5.3

ELEMEN PENTING DALAM PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PSS 5.3.1 Perancangan Melibatkan penentuan visi, misi, matlamat, objektif, polisi, dasar dan membuat keputusan. 5.3.2 Pengorganisasian Tanggungjawab terhadap pembahagian tugas, penurunan kuasa dan perhubungan dalam organisasi. 5.3.3 Kepemimpinan Arahan terhadap kerja atau tugas dan memotivasikan kakitangan.

5.3.4 Pengawalan Menilai prestasi kerja dan pembetulan kesilapan secara berterusan bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas. 5.4 PROSES PENGURUSAN PSS 5.4.1 Penubuhan Jawatankuasa A. Menubuhkan Jawatankuasa Induk PSS (Rujuk Lampiran 5.1) B. Menubuhkan Jawatankuasa Kerja PSS (Rujuk Lampiran 5.2) C. Menubukan Badan Pengawas PSS (Rujuk Lampiran 5.3) D. Menentukan pembahagian tugas jawatankuasa 5.4.2 Polisi A. Pada umumnya, polisi PSS haruslah berdasarkan: a. Falsafah Pendidikan Kebangsaan b. Dasar Pendidikan Kebangsaan c. Prinsip-prinsip Rukun Negara B. Garis panduan membentuk polisi PSS: a. Aspek Murid : Memberi peluang kepada murid-murid untuk mendapatkan perkhidmatan dan kemudahan PSS bagi meningkatkan prestasi pembelajaran berdasarkan perbezaan peringkat umur, jantina, kebolehan dan minat. b. Aspek Guru : Memberi peluang kepada guru-guru mendapatkan perkhidmatan PSS untuk meningkatkan kualiti pengajaran dalam bidang masing- masing.

5.5

FAIL KUASA PUSAT SUMBER SEKOLAH 5.5.1 Definisi Fail Kuasa merupakan rekod penting tentang dasar/polisi dan keputusankeputusan yang diambil mengenai satu-satu prosedur PSS . 5.5.2 Tujuan Menyediakan Fail Kuasa A. Tidak menjejaskan pengurusan PSS apabila berlaku pertukaran Guru Perpustakaan dan Media. B. Guru baru dapat terus menyambung kerja dan tugas dengan merujuk Fail Kuasa yang disediakan. C. Mengelakkan berlakunya percanggahan idea dalam kalangan ahli jawatankuasa dan kakitangan PSS. D. Dapat mewujudkan satu penyelarasan dan kesinambungan dalam pengurusan dan pentadbiran PSS.

5.5.3 Prosedur Penyediaan Fail Kuasa A. Guru Perpustakaan dan Media bertanggungjawab merangka isi kandungan Fail Kuasa yang merupakan dasar/polisi mengenai peraturan, pelantikan jawatankuasa kerja, pemerolehan bahan dan sebagainya. B. Membentangkan kandungan Fail Kuasa kepada Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapat persetujuan dan dikuatkuasakan sepenuhnya. 5.5.4 Kandungan Fail Kuasa PSS A. Bahagian-bahagian dalam Fail Kuasa: a. Muka surat judul b. Pengenalan kepada Fail Kuasa B. Isi kandungan Fail Kuasa C. Kandungan dan pindaan mengikut bab: a. Setiap bab akan dinamakan mengikut tajuk utama. b. Selepas tajuk utama akan disusun pula kandungan bab berkenaan. c. Borang berkuat kuasa bab berkenaan yang telah disahkan (Rujuk Lampiran 5.4). d. Jika ada pindaan, borang pindaan akan disusun di akhir bab berkenaan mengikut bilangan pindaan (Rujuk Lampiran 5.5). 5.5.5 Perincian Isi Kandungan A. Pengenalan kepada Fail Kuasa a. Pendahuluan b. Tujuan c. Isi kandungan d. Prosedur pindaan Maklumat PSS Maklumat PSS a. Sejarah Penubuhan b. Lokasi c. Visi/ Misi d. Piagam/ Matlamat e. Objektif f. Fungsi dan Peranan Jawatankuasa Pentadbiran PSS a. Jawatankuasa Induk b. Struktur organisasi c. Senarai tugas

B.

C.

C.

Pengawas PSS a. Badan Pengawas PSS (struktur organisasi) b. Prosedur pemilihan Pengawas PSS: I. kriteria pemilihan II. pakaian seragam III. kehadiran IV. senarai tugas V. senarai semak VI. borang kebenaran VII. surat pelantikan VIII. Sistem Merit Pengawas PSS Peraturan PSS a. Peraturan Am/ Khusus b. Peraturan Penggunaan Alat/Ruang (Bilik) c. Peraturan Pinjaman dan Pemulangan Bahan/Alat Pengurusan dan Pentadbiran PSS a. Pengurusan Sistem Fail PSS b. Rekod Penggunaan, Pinjaman dan Pemulangan c. Rancangan Tahunan PSS d. Laporan PSS (bulanan dan tahunan) e. Manual Prosedur Kerja (MPK) /Fail Meja (FM) f. Rancangan Pembangunan PSS/ Dokumentasi Koleksi Bahan Pusat Sumber Sekolah a. Dasar pemilihan buku dan bukan buku b. Prosedur pemilihan koleksi buku dan bukan buku (jenis, nisbah, bahasa dan sebagainya) c. Proses pemilihan dan pemerolehan bahan/alat d. Pemeliharaan dan pemuliharaan koleksi PSS Kewangan PSS a. Prosedur kewangan b. Punca kewangan c. Anggaran Perbelanjaan d. Laporan Kewangan Organisasi Bahan PSS a. Pengurusan bahan secara berpusat b. Sistem Pengelasan c. Proses Teknik d. Pengkatalogan e. Lokasi bahan/ Penyusunan bahan

E.

F.

G.

H.

I.

J.

Aktiviti PSS a. Mesyuarat/Taklimat b. Kursus/Bengkel c. Pertandingan/pameran d. Program Perkembangan staf e. Program orientasi PSS f. Lawatan/Gotong-royong g. Minggu PSS h. Promosi PSS i. Program Panitia Matapelajaran j. Aktiviti Galak Guna PSS Stok dan Inventori PSS a. Pengurusan Harta Modal (Kew PA2) b. Penyenggaraan Harta Modal (Kew PA 17) c. Daftar Inventori (Kew PA3) d. Daftar Bekalan Pejabat (Kew 300 J) e. Rekod Perolehan Bahan Buku f. Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku g. Rekod Perolehan Akhbar h. Rekod Perolehan Majalah i. Semakan stok (buku, bukan buku, perabot dan peralatan) j. Pelupusan/Hapus kira k. Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (Kew PA6) Sirkulasi/Edaran Bahan PSS a. Sistem sirkulasi b. Keahlian c. Pinjaman berkelompok Perkhidmatan PSS a. Jenis-jenis perkhidmatan: I. Peminjaman buku/buku rujukan II. Peminjaman kelompok III. Peminjaman bahan bukan buku/peralatan b. Waktu Perkhidmatan: I. Satu masa khas setiap kelas II. Waktu rehat III. Waktu tengah hari, dll Automasi PSS a. Sistem yang digunakan b. Sistem keselamatan c. Menu utama (Output) d. Prosedur memasukkan data e. Alat Pembaca Label Kod Berpalang (Bar code)

K.

L.

M.

N.

f. g. h. O.

Rangkaian (networking) Carian maklumat Laporan

Program Bacaan (NILAM) a. Konsep Program NILAM b. Latar belakang/Rasional c. Asas pertimbangan/Pendekatan/Model NILAM d. Pengenalan/Pelaksanaan e. Bahan/Peranan f. Pengumpulan data g. Contoh-rekod bacaan/aktiviti NILAM

Terdapat 15 bab dalam sesuatu Fail Kuasa. Fail Kuasa PSS lazimnya disimpan dalam bentuk ring-file supaya sesuatu keputusan/pindaan itu dapat diganti tanpa menjejaskan keseluruhan isi asal. Fail Kuasa yang lengkap mempunyai tarikh kuat kuasa sesuatu prosedur. Ini memudahkan pengguna mengenal pasti prosedur yang patut diutamakan ketika membuat penyemakan semula. Biasanya penyemakan semula Fail Kuasa dilakukan lima tahun sekali atau mengikut keperluan.

Lampiran 5.1
JAWATANKUASA INDUK PUSAT SUMBER SMK / SK / SJK (T) / (C) .. TAHUN _________
PENGERUSI Pengetua / Guru Besar TIMBALAN PENGERUSI Penolong Kanan SETIAUSAHA Guru Perpustakaan & Media PENOLONG SETIAUSAHA * Dipilih oleh Pengetua / Guru Besar

NAIB PENGERUSI Penyelia Petang (jika ada) Pen. Kanan HEM Pen. Kanan Kokurikulum

BENDAHARI * Dipilih oleh Pengetua / Guru Besar AHLI JAWATANKUASA

PERPUSTAKAAN KURIKULUM Ketua Bidang (Sekolah Menengah) atau Ketua Panitia Matapelajaran (Sekolah Rendah) ALAT PANDANG DENGAR BAHAN BANTU BELAJAR PENERBITAN & PERCETAKAN KOLEKSI SOALAN GURU KAUNSELING (Sekolah Menengah) atau GURU BIMBINGAN (Sekolah Rendah) FOTOGRAFI & VIDEO PERKEMBANGAN STAF KECERIAAN & GRAFIK KOMPUTER / ICT GURU PROGRAM NILAM PENILAIAN LAIN-LAIN (jika ada)

WAKIL PIBG WAKIL MURID TUA WAKIL MASYARAKAT

(Hanya Ketua Unit shj)

Lampiran 5.2
JAWATANKUASA KERJA PUSAT SUMBER SMK / SK / SJK (T) / (C) .. TAHUN _________
PENGERUSI Penolong Kanan

SETIAUSAHA Guru Perpustakaan dan Media PENOLONG SETIAUSAHA Penolong Setiausaha Jawatakuasa Induk PSS AHLI JAWATANKUASA

KURIKULUM Semua Guru Kanan Panitia Matapelajaran

PERPUSTAKAAN Ketua : AJK:

FOTOGRAFI & VIDEO Ketua : AJK:

ALAT PANDANG DENGAR Ketua : AJK:

PENERBITAN DAN PERCETAKAN Ketua : AJK:

PERKEMBANGAN STAF Ketua : AJK:

BAHAN BANTU BELAJAR Ketua : AJK:

KECERIAAN DAN GRAFIK Ketua : AJK:

KOMPUTER / ICT Ketua : AJK:

KOLEKSI SOALAN Ketua : AJK:

PENILAIAN Ketua : AJK:

LAIN-LAIN (jika ada) Ketua : AJK:

BADAN PENGAWAS PUSAT SUMBER SEKOLAH

Lampiran 5.3
JAWATANKUASA BADAN PENGAWAS PUSAT SUMBER SMK / SK / SJK (T) / (C) .. TAHUN _________

GURU PENASIHAT

PENGERUSI Ting. 5 @ 6 / Tahun 6

NAIB PENGERUSI

Ting. 4 @ 5 / Tahun 5 SETIAUSAHA Ting. 5 @ 6 / Tahun 6

PEN. SETIAUSAHA

Ting. 4 @ 5 / Tahun 5
BENDAHARI

Ting. 5 @ 6 / Tahun 6
PEN. BENDAHARI

Ting. 4 @ 5 / Tahun 5 AHLI JAWATANKUASA

TINGKATAN 5 & 6 atau TAHUN 6

TINGKATAN 3 & 4 atau TAHUN 5

TINGKATAN 1 & 2 atau TAHUN 4

Lampiran 5.4

KANDUNGAN DIPERSETUJUI INDUK KALI

DALAM DALAM

BAB

INI

TELAH AHLI

DIBENTANG

DAN

MESYUARAT YANG

JAWATANKUASA DIADAKAN PADA

KE - ________

TELAH

____________________

Disediakan oleh;

Disahkan oleh;

( Cap: )

( Cap: )

Guru Perpustakaan dan Media Tarikh : ________________

Pengetua / Guru Besar Tarikh : _________________

Lampiran 5.5
BORANG PINDAAN DASAR / POLISI FAIL KUASA PSS

10

Pindaan : Bil ________ / Tahun : __________ BAB : ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

Ceraian Bab

Perkara DASAR / POLISI ASAL

Tarikh Dikuatkuasa

Tarikh Dimansuh

PINDAAN / TAMBAHAN DASAR / POLISI

KEPUTUSAN TERSEBUT DI ATAS TELAH DIBUAT DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK PUSAT SUMBER SEKOLAH KALI ______ / _______ YANG TELAH DIADAKAN PADA __________________

Disediakan oleh; ( Cap: Guru Perpustakaan dan Media Tarikh : ________________ )

Disahkan oleh; ( Cap: Pengetua / Guru Besar Tarikh : _________________ )

11

12

RUJUKAN Faisal Hj. Mohamad dan Norzita Hj Abu Mansor,Pusat Sumber dan Kemahiran Maklumat - Kajian Berasaskan Sekolah, Kedah: Jabatan Sains Perpustakaan, Institut Perguruan Darulaman, 2007. Print. Garis Panduan Pemarkahan Penggredan Pusat Sumber Sekolah, Negeri Sembilan: Pusat Sumber Pendidikan Negeri, 2006. Print. Azman Larut, Panduan Mengurus Pusat Sumber Sekolah, Pahang: PTS Professional Publishing, 2005. Print. Kemudi 3, Kemahiran Menu Defusi Pusat Sumber Sekolah, Pulau Pinang: Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Pulau Pinang, 2008. Print. Kemudi PSS 1.Pulau Pinang: Pusat Sumber Pendidikan Negeri Pulau Pinang, [t.t]. Print. Aktiviti-Aktiviti Untuk Waktu Perpustakaan, Kedah: Pusat Sumber Pendidikan Negeri Kedah,1994. Print. Modul Kemahiran Pengurusan Sumber Untuk Guru, Kuala Lumpur: Bahagian Teknologi Pendidikan ,Kementerian Pendidikan Malaysia, 2002. Print. Kamus Dewan, Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka, 2005. Print. Sukatan Pelajaran Pengurusan Pusat Sumber Sekolah. Satu Garis Panduan Untuk Kursus Dalam Pendidikan, Kuala Lumpur: Bahagian Sekolah-Sekolah Kementerian Pendidikan Malaysia,1987. Print. Garis Panduan Perpustakaan Khusus, Kuala Lumpur:Perpustakaan Negara Malaysia, 2001. Print. Senarai Buku Pusat Sumber Untuk Sekolah Rendah dan Menengah, Kuala Lumpur:Bahagian Teknologi dan Pendidikan, Kementerian Pendidikan Malaysia,1991. Print. Buku Panduan Perlaksanaan Program NILAM. Pulau Pinang: Pusat Sumber Pendidikan Negeri Pulau Pinang, 2005. Print. Buku Panduan Pengurusan Pusat Sumber Sekolah Untuk Guru Perpustakaan Dan Media. Kuala Lumpur, 2007. Print.

13

Poh Swee Hiang, Mokhtar Affandi Pengajaran Pembelajaran 1: Sumber Perpustakaan Amran dan Tajuddin Hassan.Pengurusan Sumber. Kuala Lumpur: Kumpulan Budiman ,1995. Print. Faridah Abdul Manaff. Pusat Sumber Perpustakaan Sekolah, Kaedah dan Kegunaan. Petaling Jaya: Penerbit Fajar Bakti,1991. Print. Siti Hajar Hj.Abdul Aziz dan Kamarudin HJ. Husin. Pusat Sumber Sekolah(Untuk Sekolah Rendah dan Menengah), Kuala Lumpur: Kumpulan Budiman,1996. Print. Ab.Rahim Selamat dan Ismail Hj Adnan.Pusat Sumber Pendidikan Negeri, Daerah dan Sekolah. Kuala Lumpur: Nurin Enterprise,1990. Print. Irma Indayu Omar. Panduan Mengurus Perpustakaan. Pahang : PTS Profesional, 2005. Point. Irma Indayu Omar dan Yushiana Mansor. Panduan Mencari Maklumat. Pahang : PTS Profesional, 2005. Print.

14

15