Tajuk: Penulisan Memo Berkualiti

1.0 Pengenalan Apa itu Memo ? Memo merupakan singkatan perkataan 'memorandum' yang bermaksud catatan atau peringatan. Memo juga merupakan sejenis surat.

2.0 Bentuk Memo

(a) Memo Bentuk Borang Memo jenis ini semua tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam borang. Penulis hanyak perlu, sarna ada mengisi atau menandakan sahaja pada ruang yang telah disediakan. Di samping itu, disediakan juga ruang kosong untuk catatan tambahan jika perlu. MEMO Kepada: Daripada Untuk kelulusan Untuk makluman Sila uruskan Sila bercakap Sila taip Untuk pandangan Sila cetak Untuk difailkan Catatan:

Tandatangan: Tarikh:

(b) Memo Bentuk Terbuka

Terdapat juga memo bentuk terbuka. Memo bentuk ini samalah seperti surat tetapi ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya ynag tersendiri bagi tujuan memudahkan urusan.

Logo

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA (INTAN) Tarikh:

Ruj. Tuan: Ruj. Kami: Perkara: Kepada: Daripada:

Salinan:

Catatan:

Tandatangan: Tarikh:

3.0 Bahasa Memo Gaya bahasa yang digunakan untuk menulis memo berbeza dengan gaya penulisan surat rasmi. Memo lebih memberi tumpuan kepada isi yang hendak disampaikan. Oleh sebab itu, bahasa yang digunakan seharusnya:

ringkas, padat dan jelas Lembut dan berdiplomasi Tidak menimbulkan sikap negatif kepada pembaca Tidak menimbulkan prasangka. Elakkan daripada membuat teguran berbentuk negatif.

4.0 Kaedah Penulisan Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data soKongan. Bahagian akhir ialah pernyataan tetang apa yang diharapkan oleh penulis. Kaedah ini dinamakan 'Kun Terbalik' lsi penting Data sokongan Harapan

5.0 Langkah Menulis Memo 5.1 Merancang: Tujuan penulisan memo tersebut Mengenal pasti siapakah sasaran Apa yang diharapkan Apakah reaksi pembaca apabila membaca memo tersebut

5.2 Menulis Menepati tujuannya Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut Satu isi satu perenggan

5.3 Menyemak

Maklumatnya adakah tepat dan betul Tidak menuimbulkan sikap negatif pembaca Konstruktif

Contoh Memo 1

Logo

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA (INTAN)

MEMOANTARA PUSAT/PROGRAM/KAMPUS WILAYAH Ruj. Tuan: Tarikh: 06 September 2005 Ruj Kami: Jld. 1 ~ 430/4/2005 Perkara: Mesyuarat Penyelaras Projek KOMUNlKASI INTAN Bukit Kiara

Semua Salinan: Pengarah Penyelaras Projek Kanan INTAN, JPA Malaysia KOMUNlKASI INTAN Bukit Kiara Daripada: Ketua Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (KOMUNlKASI) INTAN Bukit Kiara

Kepada:

Mesyuarat tersebut akan diadakan pada: Tarikh: Masa: Tempat: 13 September 2005 9.00 pagi Bilik Mesyuarat 2B

1. Bersama-sama ini disertakan Minit Mesyuarat Bil. 8/05 untuk makluman dan tindakan tuan selanjutnya. 2. Semua Penyelaras Projek Kanan atau wakil diminta hadir.

Terima kasih.

Tantatangan:

Latihan Anda sebagai setiausaha diminta menghasilkan memo dengan maklumat yang berkaitan di bawah: Gunakan Times Roman Font 12. i. Perkara pemberitahuan perubahan tarikh mesyuarat ii. Mesyuarat kurikulum kali kedua ditunda kepada tarikh, masa dan tempat seperti berikut 25 Februari 2014, Isnin dan di Bilik Mesyuarat 2. iii. Penerima Tn Hj Norazam B Ibun, Tn Hj Hidayat B Yahya, Pn Nor Aliza Bt Mohd Ridwan, Pn Fauziah Bt Ramli, Pn Nor Hanisah Bt Ishak dan Cik Intan Rohaiza Bt Mohamad Hashimi

MEMO
Daripada : Kepada : Tarikh : Perkara :

. ( S.K. Fail