MEMO

BERKUALITI

1
 PRINSIP PENULISAN MEMO

4C
Correct (betul)
Clear (jelas)
Comprehensive (Iengkap)
Concise (ringkas)

2
Bersambung ...
Memo:

Alat komunikasi bertulis di dalam

jabatan sendiri untuk berhubung
secara rasmi.

3
1.0 Pengenalan

Memo merupakan singkatan perkataan

“memorandum” (catatan atau
peringatan).

Memo juga merupakan sejenis surat.

4
… bersambung
Memo juga berperanan seperti surat
tetapi biasanya hanya digunakan untuk
dalam jabatannya sendiri.

Misalnya:
Hebahan atau pangilan mesyuarat.

5
2.0 Bentuk Memo

Tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang

tertentu seperti surat rasmi.

Memo boleh ditulis dalam bentuk borang

dan boleh juga dalam bentuk surat.

6
… bersambung
Boleh dibahagikan kepada dua bentuk
iaitu:

•bentuk borang; dan

•bentuk terbuka.

7
 MEMO
Kepada:
Daripada
Untuk kelulusan ( ) Sila uruskan ( )
Untuk makluman ( ) Sila bercakap ( )
Untuk pandangan ( ) Sila taip ( )
Untuk difailkan ( ) Sila cetak ( )
Catatan:

Tandatangan:

Tarikh:
8
 JPA

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA

(MEMO ANTARA BAHAGIAN)

Fail: INTAN: 51/4/1-1/07( ) Tarikh: Februari 2008

TAJUK MAJLIS PERHIMPUNAN BULANAN JPA BULAN FEBRUARI 2008

Salinan:
DARIPADA Pendaftar INTAN

KEPADA SEPERTI DI LAMPIRAN 1

9
Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

2. Untuk makluman tuan, .............................................

....................................................................................

Sekian terima kasih.

“SETIASA DI HADAPAN”

(RAHIMAH YEOP)
 7373
 rahimah@intanbk.intan.my 10
INTAN: 51/4/1-1/07( ) LAMPIRAN 1

NAMA PEGAWAI-PEGAWAI KE PERHIMPUNAN BULANAN JPA

BULAN FEBRUARI 2008
TARIKH: 13 FEBRUARI 2008

BIL. NAMA PEGAWAI BAHAGIAN/UNIT

1.

2.

11
3.0 Kaedah Penulisan Memo

Memo hendaklah ditulis secara ringkas

iaitu dengan memulakan isi penting dan
diikuti dengan data sokongan. Akhir
sekali ialah pernyataan tetang apa yang
diharapkan oleh penulis. Kaedah ini
dinamakan kaedah ‘kun terbalik’

12
… bersambung
ISI PENTING

DATA SOKONGAN

HARAPAN

13
4.0 Bahasa Memo

Gaya bahasa menulis memo berbeza

dengan gaya penulisan surat rasmi. Memo
lebih memberi tumpuan kepada isi.
Bahasa yang digunakan untuk memo
seharusnya:

14
… bersambung
• Ringkas, padat dan jelas
• Lembut dan berdiplomasi
• Tidak menimbulkan sikap negatif
kepada pembaca

15
… bersambung
• Tidak menimbulkan prasangka.
Contoh: jika hendak memberikan pujian
janganlah keterlaluan hingga
menimbulkan perasaan yang boleh
dikatakan ‘membodek’.
• Elakkan daripada membuat teguran
yang berbentuk negatif.

16
17