LOGO

BM KONTEKSTUAL – Kuliah 4

BAHASA DALAM KOMUNIKASI

BERTULIS
a) Surat Rasmi
b) Memo
 Rakaman KOMUNI-
idea dan KASI
pendapat BERTULIS

Berbentuk Pentingkan
Berbentuk
tidak formal
aspek
Formal kesantunan

Cth: kata
Tidak sapaan,
sentuh isu gaya
sensitif bahasa,
dll
 Surat Rasmi

Memo

Kertas Kerja

Minit Mesyuarat

Komunikasi Karya Kreatif

Bertulis
Laporan

Rencana

Kritikan / Ulasan

Teks Ucapan
 LOGO

SURAT
RASMI
 Pengenalan
Surat rasmi merupakan teks yang berformat
kerana mempunyai peraturan dan gaya
persembahan yang perlu dipatuhi.
Surat rasmi masih digunakan secara meluas
pada hari ini walaupun sudah ada kemudahan
ICT.
Surat rasmi ditulis oleh pihak tertentu, bertujuan
menyampaikan maklumat.
Merupakan dokumen bercetak yang boleh
dibaca berulang kali.

4/22/2018 5
 Definisi Surat Rasmi
Menurut Shurter, R.L (1954),
“ A message that attempt’s to influence its
recipient to take some action or attitude
desired by the sender.”
Menurut Asmah Hj. Omar(1997),
“ Surat yang ditulis untuk urusan rasmi, iaitu
dalam urusan yang berhubung dengan
pejabat, misalnya kerajaan, badan berkanun,
syarikat perniagaan, institusi pengajian serta
urusan persekolahan dsbnya.”

4/22/2018 6
 Rumusan Definisi
Surat Rasmi
Surat yang ditulis oleh pihak jabatan-
jabatan kerajaan, badan-badan
berkanun, institusi-institusi dan juga
pihak swasta untuk berhubung antara
satu sama lain dalam urusan rasmi.

7
 Konsep Surat Rasmi
Surat yang dikeluarkan oleh jabatan
sektor awam (Persekutuan, Negeri, Pihak
Berkuasa Tempatan dan Badan
Berkanun) untuk pelanggan di jabatan
sektor awam, sektor swasta atau orang
awam.
Surat yang dikeluarkan oleh sektor
pengurusan swasta untuk pelbagai tujuan.
Segala yang bertulis atau bercetak untuk
dihantar kepada penerima yang tidak
terbatas sifat dan saiznya.
Surat yang ditulis untuk urusan rasmi yang
berhubung dengan pejabat seperti pejabat
kerajaan, syarikat atau institusi.
Surat yang berkaitan dengan urusan atau
tanggungjawab rasmi.
Wahana perhubungan dan perwakilan
bertulis antara individu dengan individu,
individu dengan institusi dan sebaliknya,
dan antara institusi dengan institusi.
Surat yang menggunakan bahasa rasmi
yang baku.
Surat yang menggunakan format tertentu
yang telah ditetapkan.
 Format Rasmi
Format JPM berdasarkan Surat Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 bertarikh 30 April 2007
yang dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri.
Pekeliling itu bertujuan menyeragamkan format surat
rasmi untuk semua kementerian dan agensi kerajaan.

Format LP berdasarkan Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1987

bertarikh 22 Januari 1987 yang dikeluarkan oleh Lembaga
Peperiksaan, Kementerian Pendidikan Malaysia. Format LP berupa
ubahsuai Format JPM.

Format ketiga (?) sama seperti format kedua dengan

tambahan salinan kepada pada bahagian akhir surat.
11
  Jenis Surat Rasmi
 Surat Rasmi Peribadi:
1. Surat undangan sosial
2. Surat balasan undangan
3. Surat ucapan terima kasih
4. Surat ucapan takziah.
5. Surat mohon maaf

 Surat Rasmi Tak Peribadi:

1. Surat permohonan
2. Surat panggilan temu duga
3. Surat panggilan kursus
4. Surat tawaran kerja
5. Surat panggilan mesyuarat
6. Surat menjawab panggilan temu duga/ kursus/kerja
7. Surat aduan
8. Surat laporan
9. Surat menempah barangan/perkhidmatan
10. surat pengesahan menerima barangan/perkhidmatan
12
 1. 0 JENIS SURAT KIRIMAN RASMI

Antara Jenis Surat Kiriman Rasmi Termasuklah:

Surat Undangan
 Surat yang ditulis untuk mengundang seseorang menghadiri majlis-majlis rasmi.
Antaranya majlis penyampaian hadiah, majlis perasmian, dan majlis pelancaran.

Surat Permohonan
 Surat yang bertujuan memohon pertimbangan seperti jawatan atau mendapatkan
sumbangan seperti bantuan biasiswa.

Surat Rayuan
 Surat rayuan lazimnya ditulis sebagai susulan kepada surat permohonan setelah
permohonan tersebut gagal mendapat pertimbangan. Laras bahasa surat rayuan
adalah lebih lembut dan lebih mengharap.
Surat Aduan
 Surat yang ditujukan kepada pihak berkuasa tertentu bagi melaporkan masalah
yang dihadapi. Biasanya kandungan surat ini turut memohon pihak berkuasa
tersebut mengambil apa-apa tindakan yang sewajarnya.

Surat Bantahan
 Surat yang dikemukakan dalam nada yang lebih keras kerana tidak bersetuju
terhadap sesuatu isu. Surat bantahan juga kebiasaanya ditulis sebagai susulan
setelah semua aduan tidak mendapat perhatian pihak berkuasa.

Surat Cadangan
 Surat cadangan merupakan usulan kepada pihak berkenaan bagi menyampaikan
sesuatu hasrat, pendapat, dan cadangan. Dalam surat ini, beberapa idea baru akan
dikemukakan demi menjayakan sesuatu matlamat.
 Ciri Utama
1. Unsur kerasmian:
 Mengandungi maklumat organisasi yang perlu
ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau
pegawai yang diberi kuasa untuk
menandatanganinya bagi pihak Ketua
Jabatan atyau bagi pihak organisasi.
 Dokumen rasmi yang sah dan bersifat bukan
peribadi.
 Mengungkapkan hal atau urusan rasmi.
2. Aspek Isi:
 Mengandungi satu perkara atau hasrat
sahaja.
 Idea dan isi mestilah padat dan tepat dengan
tujuan surat.
 Ringkas dan boleh disertai data sokongan.
 Lazimnya memerlukan tindakan atau
jawapan.
3. Aspek Format:
 Ditulis dalam format yang ditetapkan sama
ada sebagai surat biasa, pekeliling am,
perjawatan, dsbnya.
 Memerlukan maklumat pengirim dan
penerima yang lengkap.
4. Aspek Bahasa:
 Menggunakan laras bahasa surat rasmi.
 Menggunakan BM baku yang baik dan tepat.
 Mengutamakan kesantunan berbahasa.
 2.0 CIRI-CIRI UMUM SURAT KIRIMAN RASMI

Nama Dan Alamat Pengirim

 Nama pengirim hendaklah ditulis dengan huruf besar dan alamat yang lengkap
mestilah terletak di atas penjuru sebelah kiri surat rasmi. Ini memudahkan
penerima menjawab kembali surat tersebut atau menghubungi pengirim
disamping memberi gambaran bahawa surat berkenaan adalah atas urusan rasmi
Kerajaan.

Nombor Telefon/Faks/E-mail/ Laman Web

 Ditulis pada baris yang sama dengan baris akhir alamat pengirim bagi surat
yang tiada kepala surat (letter head). Seperti alamat pengirim nombor-nombor di
atas bertujuan untuk memudahkan si penerima untuk menghubungi kembali si
pengirim dan dapat mengelakkan dari sebarang kesulitan.

Garis Pemisah
 Satu garisan melintang dibuat selepas langkau 2 baris dari alamat pengirim.
Nama dan Alamat Penerima
 Ditulis langkau satu baris dibawah garisan melintang yang sejajar dengan nama dan
alamat pengirim. Hendaklah ditulis dengan lengkap termasuk gelaran dan pangkat.
Surat kepada sesebuah agensi kerajaan hendaklah di alamatkan kepada ketua agensi
berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatan. Jika surat tersebut ingin di tujukan
kepada pegawai tertentu hendaklah di tambah di bawah alat dengan perkataan
’untuk perhatian’ (u.p nama pegawai berkenaan)

Melalui dan Salinan

 Jika surat rasmi dikirim melalui ketua penerima, pengirim perlu menulis ‘Melalui
dan salinan’ dan dilangkau dua baris di bawah alamatnya nama serta alamat ketua
penerima dituliskan dibawah. Surat yang mempunyai melalui ketua organisasi pada
kebiasaannya surat yang di tujukan kepada sesebuah organisasi yang besar di mana
terdapat seorang pengarah dan di bawahnya mempunyai banyak ketua jabatan.
Melalui ketua organisasi penting bagi memastikan ketelusan dan tiada keputusan di
buat tanpa pengetahuan pengarah organisasi.

Nombor Rujukan
 Untuk tujuan fail dan memudahkan urusan surat-menyurat. Nombor rujukan surat
ditulis pada sudut kanan, dilangkau dua baris di bawah garis melintang. Cara
menulis nombor fail bergantung kepada cara yang ditetapkan oleh pejabat mengikut
kesesuaian sesuatu kementerian atau organisasi. Surat hendaklah mempunyai
nombor rujukan fail supaya mudah dikesan untuk tindakan lanjut. Nombor rujukan
hendaklah di catat seperti di dalam contoh.
Tarikh
 Ditulis di sudut sebelah kanan surat pada baris yang sama dengan baris akhir
alamat penerima. Tarikh ditulis dalam bentuk angka, bulan yang ditulis dengan
huruf besar, tahun dan diletakkan tanda noktoh. Tarikh selalunya di tulis dengan
penuh dan bukan dalam bentuk digit. Sebagai contoh jika 17/3/2008 ianya akan
di tulis 17 MAC 2008.

Untuk Perhatian
 Ditulis dalam kurungan, bersama dengan nama pegawai tertentu yang ingin
ditujukan.

Kata Penghadapan Surat

 Bermaksud panggilan atau rujukan kehormat kepada penerima. Ditulis langkau 2
baris dan sejajar dengan alamat penerima surat. Tanda koma perlu ditaip
dihujung. Surat yang di tujukan kepada agensi kerajaan hendaklah di mulakan
dengan ’Tuan’. Jika surat tersebut di tujukan khusus kepada Ketua Jabatan yang
mempunyai gelaran kebesaran hendaklah di dahului dengan kata hormat dan
gelaran kebesarannya. Contoh : Yang Berbahagia Dato’,
Perkara/Tajuk
 Ditulis langkau 2 baris di bawah kata penghadapan, iaitu sejajar dengan nama
dan alamat pengirim dan penerima. Tajuk di tulis dalam huruf besar tanpa
sebarang noktah atau pun di gariskan untuk menunjukkan penekanan kepada
perkara yang ingin di sampaikan. Ianya mestilah pendek, ringkas dan tepat dan
sepadan dengan isi yang tercatat di dalam surat
 Gunakan huruf besar pada semua huruf,dihitam atau digariskan.
 Tidak perlu noktah diakhir tajuk..Setiap surat seboleh-bolehnya dihadkan kepada
satu tajuk (atau perkara) sahaja.

Pemerengganan
 Pada kebiasaannya perenggan pertama tidak di nomborkan kerana di sini tiada
isi penting yang di tekankan hanyalah penyataan semula berkenaan dengan tajuk
surat tersebut.
 Perenggan pertama perlu ditulis selang dua baris dibawah tajuk dan dimulakan
sejajar dengan tajuk, nama dan alamat pengirim serta penerima
 Perenggan pertama (pendahuluan) tidak bernombor dan dimulakan dari tepi
sebelah kiri surat.
 Perenggan kedua dan seterusnya perlu bernombor dan ditulis di tepi.
Penutup surat
 Perlu ringkas,tepat dan sesuai dengan tujuan dan hasrat surat berkenaan.
 Tidak memerlukan nombor.
 Contoh : Sekian,terima kasih

Cogan kata
 Perlu ditulis jika surat rasmi adalah atas urusan rasmi. Ianya akan di tulis dengan
huruf besar untuk memberi penekanan kepada motto tersebut dan menunjukkan
kepentingannya.
 Ditulis di bawah penutup surat dan ditulis dengan huruf besar menggunakan
tanda bacaan pembuka dan penutup pengikat kata dan dihitamkan.
 Contoh: ” BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Pemerengganan
 Pada kebiasaannya perenggan pertama tidak di nomborkan kerana di sini tiada
isi penting yang di tekankan hanyalah penyataan semula berkenaan dengan tajuk
surat tersebut.
 Perenggan pertama perlu ditulis selang dua baris dibawah tajuk dan dimulakan
sejajar dengan tajuk, nama dan alamat pengirim serta penerima
 Perenggan pertama (pendahuluan) tidak bernombor dan dimulakan dari tepi
sebelah kiri surat.
 Perenggan kedua dan seterusnya perlu bernombor dan ditulis di tepi.
Penutup surat
 Perlu ringkas,tepat dan sesuai dengan tujuan dan hasrat surat berkenaan.
 Tidak memerlukan nombor.
 Contoh : Sekian,terima kasih
 Cogan kata
 Perlu ditulis jika surat rasmi adalah atas urusan rasmi. Ianya akan di tulis dengan
huruf besar untuk memberi penekanan kepada motto tersebut dan menunjukkan
kepentingannya.
 Ditulis di bawah penutup surat dan ditulis dengan huruf besar menggunakan tanda
bacaan pembuka dan penutup pengikat kata dan dihitamkan.
 Contoh: ” BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Pengakuan Tanggungjawab
 Setiap surat biasanya perlu di sesuaikan dengan pembuka surat. ’Yang Benar’ atau
”Yang Menurut Perintah’ adalah yang terbaik untuk kebanyakan surat rasmi.
 Ditulis sebelum tandatangan.
 Huruf pertama pada perkataan pertama hendaklah menggunakan huruf besar dan
perkataan lain ditulis dalam huruf kecil dan tanda koma diletakkan di akhir ayat.
 Ditulis disebelah kiri sejajar dengan penutup dan perlu langkau dua baris ke bawah
 3.0 STRUKTUR SURAT KIRIMAN RASMI

Pada kebiasaannya surat rasmi akan ditulis mengikut urutan seperti di bawah:

Pengenalan
 Pengirim
 Penerima

Isi Surat
 Perkara
 Pengenalan isi
 Isi utama/Isi Sokongan

Penutup
 Harapan
 Akhir kata
 Slogan (Mengikut keadaan)
 Ungkapan kesetiaan/pengakuan
 Tanda tangan/ nama/ jawapan
 4.0 LARAS BAHASA SURAT KIRIMAN RASMI
Laras bahasa
 Laras bahasa bermaksud jenis bahasa yang sesuai dengan tujuan dan suasana
yang didukungnya. Laras bahasa yang digunakan haruslah bersifat formal.
 Gunakan bahasa yang mudah, tepat dan padat. Bahasa yang digunakan mestilah
baku dan betul dari segi ejaan dan tanda baca
 Elakkan penggunaan unsur-unsur kiasan dan ungkapan peribahasa dalam
penulisan surat rasmi

Penggunaan Ganti Nama Diri

 Dalam surat menyurat secara rasmi terdapat peraturan yang khusus dalam
penggunaan ganti nama diri. Kita tidak boleh menggunakan kata ganti diri
sesuka hati ketika menulis surat rasmi kerana laras bahasa yang digunakan di
dalam surat rasmi adalah formal.
 Pada kebiasaanya kata ganti nama seperti saya di gunakan untuk jumlah tunggal
manakala kami untuk jumlah yang ramai mewakili jabatan atau institusi.
 Untuk kata ganti nama diri kedua, tuan dan puan digunakan. Ia adalah rujukan
natural yang boleh digunakan oleh sesiapa sahaja tanpa mengira pangkat atau
keturunan. Bagi gelaran kehormat seperti Yang Berbahagia,Yang Berhormat,
Yang Arif, Yang Dimuliakan boleh digunakan.
 LOGO

PRINSIP-PRINSIP
PENULISAN SURAT
RASMI

Kampus Pendidikan Teknik

25/02/2009 26
 PRINSIP PENULISAN
SURAT RASMI

A) Ketepatan Kandungan dengan

perkara surat.
B) Maklumat jelas dan terus kepada
maksud.
C) Isi kandungan ringkas tetapi padat.
D) Terdapat tarikh, tandatangan dsbnya.

4/22/2018 27
 Ciri-ciri surat rasmi berkualiti
Md. Fadzil Hassan (1998): surat rasmi
dianggap berkualiti jika mempunyai ciri
4C+P:
i. Clear (jelas & tidak mengelirukan)
ii. Correct (betul)
iii. Comprehensive (lengkap)
iv. Concise (ringkas/padat)
v. Polite (sopan)
 Prinsip-prinsip Penulisan Surat Rasmi : LOGO

4C + 1P

1. C : Correct (betul)
i. Ejaan
ii. Tatabahasa
iii. Laras bahasa (penggunaan ganti
nama dan gelaran)
iv. Data, fakta, dan maklumat
v. Wacana
vi. Format
vii.Teknik
32
 Prinsip-prinsip Penulisan Surat RasmiLOGO
:
4C + 1P
2. C : Clear ( jelas )
i. Tujuan
ii. Perkara/tajuk/mesej
iii. Prosedur penulisan/protokol
iv. Struktur penulisan
o Pengenalan :
- Pengirim (nama jabatan,alamat)
- Rujukan fail dan fail
- SULIT/BERDAFTAR/DENGAN TANGAN
- Penerima (jawatan,alamat dan poskod)
- Untuk perhatian (u.p. :)
- Melalui
- Rujukan kehormat
33
 LOGO

Prinsip-prinsip Penulisan Surat Rasmi:

4C + 1P

o Isi Surat :
- Tajuk surat
- Keselarasan rujukan kehormat
- Pengenalan isi utama
- Isi utama/rujukan
- Harapan

34
 LOGO

Prinsip-prinsip Penulisan Surat Rasmi:

4C + 1P

o Akhir Surat :
- Pengakuan/pengakuan kesetiaan
- Tandatangan/nama/jawatan/bagi pihak
(b.p.)
- Slogan (tetap/sementara)
- Salinan kepada (s.k. :)
- Initial (huruf ringkas) penderaf dan penaip

35
 LOGO
Prinsip-prinsip Penulisan Surat Rasmi :
4C + 1P

2. C : Clear (jelas)
i. Ayat mudah
ii. Pengolahan (urutan logik)
iii. Penggunaan huruf potong dan akronim
iv. Penggunaan perenggan
v. Sistem nombor

36
 LOGO
Prinsip-prinsip Penulisan Surat Rasmi:
4C + 1P

3. C : Concise (Ringkas dan padat)

i. Terus kepada mesej
ii. Tidak ada pembaziran perkataan

4. C : Comprehensive (Lengkap)
i. Data utama dan data sokongan
ii. Spesifikasi yang terperinci
iii. Maklumat yang lengkap (data dan fakta)
iv. Rasional /justifikasi
v. Konstruktif

37
 LOGO
Prinsip-prinsip Penulisan Surat Rasmi:
4C + 1P

5. P : Polite (Bersopan santun dan hormat)

i. Diplomasi
ii. Wacana hormat
iii. Wacana rujukan
iv. Wacana harapan
v. Wacana antisipasi

38
 FORMAT SURAT RASMI
1. Alamat Pengirim
13. Salinan. 2. Garis Panjang
Melintang

3. Nama/Alamat
12. Nama Penuh Penenrima
Pengirim

11. Tandatangan
Pengirim 4. Tarikh
FORMAT
Surat Rasmi
10. Pengakuan 5. Panggilan Hormat
Pengirim Penerima

9. Perenggan
Penutup 6. Perkara/Tajuk

8. Perenggan 7. Perenggan
Isi Pertama

4/22/2018 39
 PANDUAN PENULISAN SURAT
RASMI
 Secara amnya, surat rasmi kerajaan hendaklah mengandungi
elemen yang berikut:
(a) Kepala Surat (Letterhead), Sila fikirkan
(b) Maklumat Penerima, surat rasmi
(c) Nombor Rujukan dan Tarikh, yang hendak
(d) Ungkapan Sapaan, ditulis dan mula
(e) Tajuk atau Perkara, tulis mengikut
(f) Isi kandungan atau maksud, sub-sub tajuk
(g) Penutup Surat yang
(h) Slogan atau motto, dibincangkan.
(i) Tandatangan pengirim, nama dan jawatannya
(j) Penerima salinan surat; dan
(k) Tandatangan ringkas pendraf / jurutaip dan nombor rujukan rekod
 (a) Kepala Surat (Letterhead)
 Muka surat pertama hendaklah menggunakan kepala
surat (Letterhead) yang mengandungi nama, alamat,
nombor telefon, nombor faksimile, dan laman web. Hal
ini akan memudahkan penerima menjawab surat atau
menghubungi di samping mengesahkan bahawa surat
berkenaan adalah atas urusan rasmi kerajaan.

 Rajah 2 menunjukkan kepala surat yang perlu

digunakan oleh warga MAMPU. Penyediaan surat
kepada agensi luar negara perlu menggunakan kepala
surat dalam bahasa Inggeris mengikut kesesuaian.
 (b) Nombor Rujukan
 Nombor rujukan surat hendaklah dicatatkan di
ruang atas sebelah kanan surat dan dikandungkan
mengikut fail yang berkenaan.
 Rujukan Tuan (Ruj.Tuan) ditulis di atas sebelah
kanan surat diikuti Rujukan Kami (Ruj. Kami)
ditulis di sebelah bawah Ruj. Tuan.
 Nombor rujukan surat juga perlu diletakkan di atas
sebelah kanan setiap helaian surat. Nombor
rujukan mesti disertakan dalam surat rasmi bagi
memudahkan rujukan, pengesanan, dan
penyimpanan.
 Bagi surat rasmi yang menggunakan senarai
edaran tidak perlu meletakkan Rujukan Tuan (Ruj.
Tuan).
(c) Tarikh Surat
 Tarikh surat hendaklah dicatatkan di ruang atas sebelah
kanan surat di bawah Ruj. Kami. Ruangan tarikh perlu
dikosongkan dan perlu diisi oleh pegawai yang
menandatangani surat. Tarikh yang ditulis mestilah
tarikh surat dihantar, bukan tarikh surat ditulis.

(d) Nombor Faksimile Penerima

 Nombor faks penerima hendaklah dicatatkan di ruang

atas sebelah kanan surat sebaris dengan alamat terakhir
penerima. Rajah 3 menunjukkan contoh catatan nombor
rujukan fail, tarikh surat, dan nombor faks penerima.
(e) Nama dan Alamat Penerima
Alamat penerima hendaklah dicatatkan
pada sebelah kiri surat. Terdapat tiga
kategori penerima surat, iaitu:
i. Agensi kerajaan,
ii. Pihak berkuasa berkanun/pertubuhan /
firma;
iii. Orang awam /individu.
iv. Surat melalui peguam
i. Agensi Kerajaan (Kementerian, Jabatan
Persekutuan, dan Negeri serta Pihak
Berkuasa Berkanun dan Tempatan)
Surat kepada agensi kerajaan boleh
dibahagikan kepada tiga jenis, iaitu:
a) surat kepada agensi – dialamatkan
mengikut gelaran rasmi jawatan ketua
agensi. Rajah 4 menunjukkan contoh
surat kepada agensi.
b) Surat khusus kepada ketua agensi –
Kata hormat, gelaran kebesaran, nama,
gelaran rasmi jawatan dan alamat rasmi
agensi berkenaan didahulukan. Rajah 5
menunjukkan contoh surat yang khusus
kepada ketua agensi.
c) Surat kepada pegawai - Surat yang
ditujukan kepada pegawai tertentu
hendaklah dialamatkan mengikut gelaran
rasmi jawatan ketua agensi dan ditambah
di bawah alamat dengan singkatan
perkataan “untuk perhatian” dan diikuti
oleh nama pegawai berkenaan (u.p. nama
pegawai). Rajah 6 menunjukkan contoh
surat kepada pegawai tertentu.
 ii. Sektor Swasta/Badan Bukan
Kerajaan/Pertubuhan

Surat kepada sektor swasta, badan bukan

kerajaan atau pertubuhan hendaklah
dialamatkan kepada ketua organisasi
berkenaan mengikut gelaran rasmi
jawatannya, diikuti oleh nama
organisasi, alamat rasmi serta nama
pegawai yang hendak dihubungi. Rajah
7 menunjukkan contoh surat berkenaan
 iii. Orang Awam/Individu
 Surat kepada orang awam atau individu juga
hendaklah dialamatkan kepada nama dan alamat
individu berkenaan. Bagi individu yang
mempunyai gelaran kebesaran, kata hormat, dan
gelaran hendaklah dinyatakan pada namanya.
 Bagi surat yang mempunyai bilangan penerima
lebih daripada satu pihak, senarai edaran perlu
digunakan. Rajah 8 menunjukkan contoh surat
dengan senarai edaran.
 Jika senarai edaran panjang, hanya muka surat
yang mempunyai penerima tersebut perlu
dihantar.
 (f) Panggilan Hormat Penerima
atau Kata Sapaan
 Surat yang ditujukan kepada agensi kerajaan
hendaklah dimulakan dengan ‘Tuan’ seperti yang
ditunjukkan pada Rajah 9(a), manakala surat
kepada orang awam hendaklah dimulakan dengan
‘Tuan’ atau ‘Puan’.

 Surat yang khusus kepada Ketua Agensi yang

mempunyai gelaran kebesaran hendaklah
mendahulukan kata hormat dan gelaran
kebesarannya seperti ‘YBhg. Tan Sri/Datuk/Dato’.
Begitu juga bagi surat kepada orang awam yang
mempunyai gelaran kebesaran. Rajah 9(b)
menunjukkan contoh panggilan hormat penerima
atau kata sapaan dengan gelaran kebesaran.
 (g) Tajuk atau Perkara:
Surat perlu diberikan tajuk atau perkara yang
dapat menggambarkan kandungan surat
berkenaan.
Ditulis dengan huruf besar dan digelapkan.
Oleh sebab tajuk bukanlah ayat, maka
noktah tidak diperlukan.
Tajuk mestilah ringkas dan padat.
Setiap surat hendaklah dihadkan kepada
satu tajuk atau perkara sahaja. Bagi surat
jawapan, tajuk yang sama hendaklah
digunakan. Rajah 10 menunjukkan contoh
tajuk surat.
 h) Isi Kandungan
Surat hendaklah dimulakan dengan:
‘Dengan hormatnya saya merujuk surat tuan
bil. ...’atau
‘Dengan hormatnya surat kami bil. ... nombor
rujukan....., bertarikh .... dirujuk’
Semua perenggan dalam surat, kecuali
perenggan pertama dan perenggan akhir,
hendaklah dinomborkan secara berturutan.
Rajah 11 menunjukkan contoh isi kandungan
surat, dan nombor perenggan.
Isi kandungan atau maksud:
 Merupakan maklumat, berita dan segala
keterangan yang mewakili tujuan surat ditulis.
 Disusun dalam beberapa perenggan.
 Penyampaiannya jelas dan memuatkan
maklumat penting yang berkaitan sahaja.
 Perenggan dinombori bagi memudahkan
rujukan dan pemahaman.
 Perenggan pertama dan terakhir tidak
dinombori.
 Perenggan pertama angka satu tidak ditulis.
 Perenggan permulaan berkisar kepada pendahuluan
atau merujuk kepada surat terdahulu dan tajuk surat.
 Bahagian ini dimulakan dengan ungkapan:
• Merujuk perkara di atas…..
• Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa…
• Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa…
 Untuk mendapatkan tindak balas biasa, positif atau
negatif.
 Pembaca dapat menghayati tujuan dan matlamat
surat.
Perenggan kedua, angka 2 ditulis.
Maksud dan kandungan surat, tujuan surat
ditulis, ulasan, data, penghujahan dan
pengolahan.
Perenggan yang mempunyai dua atau lebih
pecahan, pemberian nombor mengikut
peringkat, misalnya 2.1, 2.2, 2.3 dan seterusnya.
Pecahan boleh dilakukan dengan menggunakan
sistem penomboran lain seperti nombor roman
(besar atau kecil) ataupun abjad.
Contoh:

2. Sehubungan dengan itu, pihak kami bersetuju

melantik tuan sebagai penceramah dalam
program tersebut. Untuk maklumat pihak tuan,
program ini akan diadakan berdasarkan
ketetapan seperti yang berikut:

2.1 Tarikh : 10 Februari 2017

2.2 Tempat : Hotel Seri Malaysia, Alor Setar
2.3 Masa : 8.30 pagi hingga 4.30 petang
Perenggan ketiga – untuk maklumat tambahan.
Contoh:

3. Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa

pelantikan ini tertakluk kepada syarat-syarat
dan kadar bayaran yang telah ditetapkan oleh
Dewan Bahasa dan Pustaka. Bersama-sama
dengan surat ini, pihak kami lampirkan atur
cara majlis, boring penerimaan lantikan dan
borang tuntutan perkilometeran yang perlu
diserahkan kembali kepada pihak kami
selewat-lewatnya pada 18 Februari 2017.
 Perenggan 4 – menggunakan ayat penegasan, harapan
atau penyertaan. Ayat yang digunakan memberikan
isyarat bahawa maklumat dan pemberitahuan penting
telah dimaklumkan. Contoh:

4. Sekiranya pihak tuan memerlukan keterangan lanjut,

silalah hubungi En. Mat Hassan bin Abdullah melalui
talian telefon ataupun e-mel, mathassan@.gov.my.
Pihak kami berharap agar pelantikan ini akan diterima
dan kesudian pihak tuan untuk membantu kami amat
dihargai.
Tujuan surat dihadkan kepada satu
perkara sahaja.
Jika dicampurkan dengan beberapa
perkara lain dalam sepucuk surat, besar
kemungkinan akan menimbulkan
kekeliruan kepada penerima.
(i) Pengakhiran Surat/ Penutup
 Setiap surat hendaklah diakhiri dengan Sekian, terima
kasih atau Sekian, “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
dan diikuti dengan Saya yang menurut perintah, di sudut
kiri sebelah bawah surat sebelum ruangan tandatangan
pegawai yang berkenaan. Nama pegawai hendaklah
menggunakan huruf besar di sudut kiri surat di bawah
tandatangannya dan diikuti dengan singkatan bagi pihak
(b.p.) Ketua Pengarah.

 Semua surat perlu disertakan dengan nombor telefon,

faksimile, dan alamat e-mel bagi memudahkan penerima
menghubungi pihak berkenaan. Rajah 12 menunjukkan
contoh pengakhiran surat.
 (j) Muka Surat dan Lampiran
 Bagi surat yang mengandungi lebih daripada satu
muka surat, muka surat seterusnya hendaklah
juga diberikan nombor yang berturutan.
 Lampiran yang disertakan bersama-sama surat
hendaklah dilabelkan di bahagian atas sebelah
kanan. Misalnya Lampiran 1 atau Lampiran A
dan mestilah selaras dengan label yang dirujuk
dalam surat. Rajah 13 menunjukkan contoh
penomboran muka surat dan Rajah 14
menunjukkan contoh lampiran surat.
 Pastikan muka surat yang terakhir tidak mengandungi
tandatangan sahaja. Sekurang-kurangnya perlu ada satu ayat
atau baris daripada perenggan yang terakhir sebagai
hubungkait antara tandatangan dengan kandungan surat.

 Hal ini perlu bagi memastikan tandatangan yang diperoleh

adalah untuk tujuan surat berkenaan sahaja dan bukannya
untuk tujuan lain.

 Perkara ini adalah mustahak kerana tandatangan merupakan

satu bentuk kelulusan dan langkah ini dapat mengelakkan
penyalahgunaan dan penyelewengan dalam urusan surat-
menyurat. Rajah 15 menunjukkan cara menghubungkaitkan
tandatangan surat dengan kandungannya.
 Surat hendaklah disediakan dalam tiga salinan asal.
Salinan pertama dihantar kepada penerima, salinan
kedua dikandungkan dalam fail yang berkenaan dan
salinan ketiga dalam fail timbul (float file).

 Pewujud surat juga hendaklah merakam (captured)

surat berkenaan dalam aplikasi Digital Document
Management System (DDMS). Sekiranya surat perlu
diedarkan kepada penerima dalam senarai salinan
kepada (s.k), salinan tambahan perlu dibuat. Butiran
s.k. ini boleh disediakan selepas ruangan tandatangan
surat. Rajah 16 menunjukkan contoh penggunaan s.k.
Semua surat yang diterima hendaklah
diambil tindakan segera.
Sekiranya perlukan jawapan, surat perlu
dibalas dalam masa yang singkat.
Sekiranya jawapan segera tidak dapat
diberikan, penulis surat hendaklah
dimaklumkan melalui surat akuan terima
yang menyatakan bahawa jawapan yang
lengkap akan disusuli dalam jangka masa
yang dinyatakan.
 Bahasa Surat Rasmi

Guna bahasa surat/bahasa formal

• Kata ganti nama diri.
• Gelaran Rujukan.
• Frasa Penanda

85
Penggunaan Kata Ganti Nama Diri.
a) Kata ganti nama diri pertama:
. Saya, patik
b) Kata ganti nama diri kedua:
. Kami, kita
• Tuan (panggilan umum)
• Puan (umum untuk perempuan)
• Encik (panggilan umum)
• Cik (perempuan berkahwin/belum)
• Yang mulia, Y.A. Berhormat,
• Yang Berhormat, Yang amat Arif
• Yang berbahagia (gelaran)
86
 c) Kata ganti nama diri ketiga

• Beliau- merujuk sesiapa sahaja.

• Mereka (ramai)
• Tuanku, Seri Paduka
• dll

4/22/2018
Pusat Perkembangan 87
Kurikulum
Gelaran Rujukan Bagi Jawatan-jawatan
Mengikut Protokol

• Yang di-Pertuan Agong:

Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda
Yang di-Pertuan Agong
• Seri Paduka Baginda Raja Permaisuri Agong:
D.Y.M.M.S.P.B. Raja Permaisuri Agong
• Yang di-Pertuan Besar Negeri Sembilan
Darul Khusus:
Duli Yang Mulia Tuanku

88
Gelaran rujukan bagi jawatan-jawatan
mengikut protokol (samb)

Duli Yang Maha Mulia:

 Raja Perlis
 Sultan Selangor
 Sultan Terengganu
 Sultan Pahang
 Raja Perempuan Perlis
 Tengku Ampuan Selangor
 Tengku Ampuan Negeri Sembilan
 Raja Perempuan Kelantan

89
 Gelaran Rujukan

Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia

Perdana Menteri Isteri Yang di-Pertua Negeri
Timbalan Perdana Menteri
Menteri-menteri Besar
Ketua-ketua Menteri

Yang Amat Arif Tuan Yang Terutama

 Ketua Hakim Negara  Pesuruhjaya Tinggi
 Duta-duta Besar

90
 Yang Berhormat:
• Yang di-Pertua Dewan Negeri
• Yang di-Pertua Dewan Rakyat
• Ahli-ahli Jemaah Negeri
• Wakil-wakil Rakyat
• Setiausaha Kerajaan Negeri
• Timbalan Yang di-Pertua Dewan Negeri
• Timbalan Yang di-Pertua Dewan Rakyat
• Setiausaha Parlimen
• Penyadang Gelaran Dato’ Negeri Johor
Yang Arif:
• Hakim-hakim Besar
• Hakim-hakim Mahkamah Agong
• Hakim-hakim Mahkamah Tinggi
91
Yang Berbahagia:
• Setiausaha Jemaah Menteri
• Ketua Setiausaha Negara
• Peguam Negara
• Panglima Angkatan Tentera
• Ketua Polis Negara
• Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
• Ketua-ketua Setiausaha Kementerian
• Penyandang Gelaran Dato’ (kecuali Negeri Johor)

Yang Berusaha:
• Setiausaha-setiausaha

92
 LOGO

UNGKAPAN
PENANDA WACANA
Frasa Penanda
Surat Rasmi

Kampus Pendidikan Teknik

25/02/2009 93
 UNGKAPAN KHUSUS

1. Penanda makluman
2. Penanda matlamat
3. Penanda penamat
4. Penanda pendapat
5. Penanda penghargaan
6. Penanda penyertaan
7. Penanda perintah
8. Penanda perwakilan
94
 UNGKAPAN KHUSUS (samb…)

9. Penanda permintaan/permohonan
10. Penanda rujukan
11. Penanda sambungan
12. Penanda sebab - musabab
13. Penanda sikap.

95
1) PENANDA MAKLUMAN

Sukacita dimaklumkan/dinyatakan
Saya dengan hormatnya memaklumkan
Dengan hormatnya dimaklumkan
Seperti yang tuan sedia maklum

Contoh:
Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa…
Kami ingin memaklumi tuan bahawa…
Seperti yang puan sedia maklum bahawa...

96
 2) PENANDA MATLAMAT

• Untuk tujuan ini …

• Untuk makluman tuan …
• Untuk pertimbangan tuan …
• Untuk pengetahuan tuan …
• Bagi pihak kami …

4/22/2018
Pusat Perkembangan 97
Kurikulum
 • 3) PENANDA PENAMAT

- Sekian untuk perhatian

dan makluman tuan.
- Sekian dimaklumkan.
- Terima kasih.

4/22/2018
Pusat Perkembangan 98
Kurikulum
 4) PENANDA PENDAPAT

- Pada pendapat saya …

- Pada fikiran kami …
- Pada pandangan saya ...

5) PENANDA PENGHARGAAN
- Atas kerjasama tuan, saya dahului dengan
ucapan terima kasih.
- Kerjasama tuan didahului dengan ucapan
terima kasih.

4/22/2018 99
 LOGO
6) PENANDA PENYERTAAN
Bersama-sama ini disertakan…
Dengan ini dikemukakan…
Saya lampirkan bersama-sama ini…
Sukacita dimaklumkan…

Contoh:
Bersama-sama ini disertakan …
Dengan ini dilampirkan...

100
7) PENANDA PERINTAH

a) Perintah kurang halus

Saya telah diarah

Diharapkan dapat kiranya tuan
Tuan diminta menjelaskan

Contoh:
Saya telah diarahkan…
Tuan diingatkan…
Puan dikehendaki...

101
 8) PENANDA PERWAKILAN

- Bagi pihak jabatan ini, saya …

- Saya, bagi pihak rakan-rakan ...

9) PENANDA PERMINTAAN/PERMOHONAN

a) Permintaan langsung
Meminta, Diminta, Memohon,
Contoh :
Tuan diminta melaporkan diri….
Kami memohon kerjasama tuan...
102
9) PENANDA PERMINTAAN (Samb…)

b) Permintaan tak langsung

ingin , mendapatkan, suka

c) Permintaan halus
… sudilah ….
… berbesar hati sekiranya…
Sila...

103
 10) PENANDA RUJUKAN
 Perkara di atas dirujuki.
 Berhubung dengan….
 Sehubungan dengan itu….
 Berkenaan dengan….
 Mengikut arahan….
 Menurut kenyataan….

Contoh:
 Merujuk kepada perkara yang tersebut di atas….
 Merujuk kepada perbincangan telefon antara….
 Berhubung dengan perkara di atas….
 Sehubungan dengan perkara di atas….

104
 10) PENANDA RUJUKAN (Samb…)

b) Perintah Halus

i) Harapan
Harap, Berharap, Mengharapkan, Harapan,
Diharapkan

Contoh:
Harap maklum bahawa…
Diharapkan agar…

ii) Nasihat, Menasihat, Dinasihati

Contoh: Saya ingin menasihati tuan...
Tuan dinasihati …

105
11) PENANDA SAMBUNGAN/
KESINAMBUNGAN

- Sebagai lanjutan kepada surat saya …

- Merujuk kepada perbualan telefon antara …
- Berikutan daripada percakapan melalui telefon
antara ...

106
12) PENANDA SEBAB-MUSABAB

Oleh sebab tuan

Atas kerjasama tuan saya/kami ucapkan
Kerana keadaan tidak mengizinkan

Contoh:
Berhubung dengan kesalahan yang tuan lakukan …
Atas kelewatan tersebut …
Dengan kejayaan yang diperoleh, pihak kami ...

107
13) PENANDA SIKAP
i) Positif: Terima kasih, menghargai / dihargai
Sukacita, setuju

Contoh:
-Pihak kami mengucapkan terima kasih ...
-Kami bersetuju membenarkan puan …
-Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa tuan …
-Kerjasama tuan amat dihargai ...

ii) Negatif: Kesal, berhalangan, tidak setuju,

dukacita
Contoh: -Pihak kami tidak bersetuju ...
-Kejadian tersebut amat dikesali ...
-Dengan dukacitanya dimaklumkan
bahawa ...

108
 FRASA PENANDA (tambahan)
i) PENANDA HARAPAN
Harap maklum,,,…
Harap dapat kiranya tuan…
Menjadi harapan kami…
Besarlah harapan kami…
Sudilah kiranya

ii) PENANDA NASIHAT

Tuan dinasihatkan menjelaskan…
Saya ingin menasihatkan….
Tuan diingatkan …

109
iii) PENANDA ANTISIPASI/RAMALAN
Dahulu
Didahului
Atas kerjasama tuan itu saya ucapkan terima kasih.

iv) PENANDA PENEGAS

Tuan telah didapati
Tuan dengan hormatnya dimaklumkan

110
5) PENANDA PENGHARGAAN
- Atas kerjasama tuan, saya dahului dengan
ucapan terima kasih.
- Kerjasama tuan didahului dengan ucapan
terima kasih.

111
 PENGGUNAAN BAHASA

Penggunaan Ayat Pasif lebih

diutamakan daripada ayat aktif atau
jenis ayat yang lain.
 Ayat Pasif lebih menimbulkan suasana
lebih formal.
Contohnya: SR jenis - permohonan
jawatan, kebenaran membuat lawatan,
memohon biasiswa atau tajaan dll.

4/22/2018
Pusat Perkembangan 112
Kurikulum
 MENGAPAKAH BANYAK BENTUK
PASIF DALAM SURAT RASMI?
Jawapannya:
1. Ayat pasif menimbulkan suasana tak peribadian dan
tak bersahaja.
Pelaku tidak disebut – memudahkan suasana tak
peribadian, terutamanya dalam suasana perintah.
Contoh: Tuan diminta … (pasif)
Saya meminta tuan … (aktif)
2. Objek berkenaan yang dipentingkan / diutamakan.
Oleh itu, objek dikedepankan..

113
 LOGO

PENGGUNAAN BAHASA
UNSUR
KESANTUNAN

Kampus Pendidikan Teknik

25/02/2009 114
BAHASA YANG BERSANTUN
-Beradab, berbudi, bersopan santun

Aspek Pilihan Kata

Contoh:
Tidak berapa bersetuju
Agak keberatan
Berhalangan
Tidak berkelapangan

115
BAHASA YANG BERSANTUN
hormat takzim besar hati
dukacitanya berat hati terkilan
bertuah gembira sukacita

Ragam Ayat:
Sesungguhnya kehadiran tuan amatlah kami
harapkan. Namun, sekiranya pihak tuan
berhalangan, dapatlah kiranya pihak kami
dimaklumi dengan ...
116
 LOGO

KEJANGGALAN
BAHASA

Kampus Pendidikan Teknik

25/02/2009 117
 KEJANGGALAN BAHASA DALAM
SURAT RASMI
1. Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut.
2. Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihak
tuan adalah dikesalkan.
3. Sila majukan bersama ini satu salinan surat…
4. Permohonan ini dipanjangkan…
5. Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak tuan
untuk mendapatkan kerjasama dalam bidang ini.
6. Kesudian tuan untuk menerima jemputan ini
amatlah kami hargai dan diucapkan terima kasih.

118
 LOGO

KESALAHAN
DAN
PEMBETULAN

Kampus Pendidikan Teknik

25/02/2009 119
 KESALAHAN DAN PEMBETULAN

*Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut.

- Saya mohon perhatian tuan terhadap …
*Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan
adalah dikesalkan.
- Sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan
amat dikesali.
*Sila majukan bersama ini satu salinan surat …
- Sila kemukakan bersama-sama dengan ini satu …

120
 KESALAHAN DAN PEMBETULAN
* Permohonan ini dipanjangkan …
Permohonan ini dikemukakan …
* Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak tuan …
Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan …
* Kesudian tuan untuk menerima jemputan ini amatlah
kami hargai dan diucapkan terima kasih. Sekian, terima
kasih.
Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami
hargai dan kami mengucapkan terima kasih.
Sekian.

121
 KESALAHAN BAHASA DALAM
SURAT-MENYURAT

* Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa …

Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa …
* Sukacita dimaklumkan bahawa …
Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa …
* Perkara di atas adalah dirujuk.
Perkara di atas dirujuki.
* Berhubung perkara di atas, …
Berhubung dengan perkara di atas, …
122
 KESALAHAN BAHASA DALAM
SURAT-MENYURAT

* Bersama ini disertakan …

- Bersama-sama dengan ini disertakan …
* Sehubungan itu …
- Sehubungan dengan itu …
* Kehadiran ke mesyuarat ini adalah diwajibkan.
- Kehadiran tuan/puan dalam mesyuarat ini adalah
wajib.

123
 KESALAHAN BAHASA DALAM
SURAT-MENYURAT

* Perkara atas dirujuki

Perkara di atas dirujuki
* Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En. Saiful
bin Haris di Unit KBSR, telefon 03-44556677 ext. 213
Segala pertanyaaan boleh diajukan kepada En.
Saiful bin Haris di Unit KBSR, telefon 03-44556677
samb. 213
* Yang Benar,
Yang benar,
124
 LOGO

125
 LOGO

126
 LOGO
Kepada,
Pengetua,
Maktab Perguruan Keningau,
Beg Berkunci No. 11,
89009 Keningau,
Sabah.

Melalui:
Ketua Jabatan Pengajian Melayu,
Maktab Perguruan Keningau,
Beg Berkunci No. 11,
89009 Keningau,
Sabah.

….

(LINUS BIN MERINGKING)

Peserta KSPK Sastera,
Maktab Perguruan Keningau.

---------------------------------------------

Kepada,
Pengetua,
Maktab Perguruan Keningau,
Beg Berkunci No. 11,
89009 Keningau,
Sabah.

Melalui:
Ketua Jabatan Pengajian Melayu,
Maktab Perguruan Keningau,
Beg Berkunci No. 11,
89009 Keningau,
Sabah.

Melalui:
En. Abdullah bin Musa,
Tutor Kumpulan KSPK Sastera,
Maktab Perguruan Keningau,
Beg Berkunci No. 11,
89009 Keningau,
Sabah.

….

(LINUS BIN MERINGKING)

Peserta KSPK Sastera,
Maktab Perguruan Keningau.

127
 LOGO

128
Melalui:
Ketua Jabatan Pengajian Melayu,
Maktab Perguruan Keningau, Ada kes
Beg Berkunci No. 11, tiada tandatangan!
89009 Keningau.
Sabah.

129
 Ada tandatangan dan hari bulan seperti ini
memang lebih baik.

Melalui:
Ketua Jabatan Pengajian Melayu,
Maktab Perguruan Keningau, 18/9/2000
Beg Berkunci No. 11,
89009 Keningau.
Sabah.

130
 Ada tandatangan, hari bulan dan
kenyataan “disampaikan” seperti ini
memang lebih baik tetapi masih
dianggap ringkas.

Melalui:
Ketua Jabatan Pengajian Melayu, Disampaikan.
Maktab Perguruan Keningau,
Beg Berkunci No. 11,
18/9/2000
89009 Keningau.
Sabah.

131
 Yang ini kelihatan lebih formal dan lengkap.
Namun, adakah anda berpuas hati
hanya dengan catatan “disampaikan”?

Melalui: Disampaikan.
Ketua Jabatan Pengajian Melayu,
Maktab Perguruan Keningau,
Beg Berkunci No. 11, 18/9/2000
89009 Keningau. Mohd. Isa bin Abd. Razak
Ketua Jabatan Pengajian Melayu
Sabah. Maktab Perguruan Keningau

132
 Penerima mungkin memerlukan kenyataan
“disokong” seperti ini.

Melalui:
Ketua Jabatan Pengajian Melayu,
Maktab Perguruan Keningau,
Beg Berkunci No. 11,
89009 Keningau.
Disokong.
18/9/2000
Mohd. Isa bin Abd. Razak
Ketua Jabatan Pengajian Melayu
Maktab Perguruan Keningau

Sabah.

133
 Anda mahu saluran yang dilalui memberikan
komitmennya seperti ini?

Melalui: Disampaikan. Diharap

Ketua Jabatan Pengajian Melayu,
Maktab Perguruan Keningau,
Beg Berkunci No. 11,
89009 Keningau.
Sabah.
mendapat kerjasama
tuan.
18/9/2000
Mohd. Isa bin Abd. Razak
Ketua Jabatan Pengajian Melayu
Maktab Perguruan Keningau

134
 Komen yang bersesuaian dapat memperlihatkan pendirian
saluran yang dilalui terhadap kandungan surat itu.
 Komen yang bersesuaian boleh memberi kesan kepada penulis
dan penerima surat.

Contoh
Permohonan ini disokong penuh.
Diharap organisasi tuan akan terus memberi sumbangan
kepada maktab kami.
Permohonan ini disokong penuh kerana projek ini bermanfaat
untuk maktab dan negara.

135
BAHASA

Mari kita berbahasa sebaiknya

Bahasa adalah pengatur

Pucuk fikiran yang bertabur

Bahasa adalah pelentur

Ranting perasaan yang bersiur.

Rahman Shaari
136
Antologi Anak Bumi Tercinta
 LOGO

MEMO
 Memo
 Memo merupakan ringkasan daripada perkataan ‘memorandum’ yang
bertujuan untuk mengingatkan individu atau kumpulan tertentu berkenaan
sesuatu perkara
Terdapat beberapa peranan Memo iaitu;

Memberikan arahan

Membuat pengumuman

Memberikan penjelasan

Menyampaikan pengumuman

Memohon sesuatu perkara @ memberi

cadangan

Menyediakan maklumat @ penerangan

Membuat pembetulan tentang sesuatu polisi syarikat

@ organisasi
• Memo tidak mempunyai format yang khusus
• Memo mengandungi maklumat tentang;

APA M Merujuk perkara yang dinyatakan

Tarikh memo / tarikh sesuatu perkara berlaku /

BILA tarikh penerimaan perlu bertindak

SIAPA Pengirim & penerima memo

Cara penerima bertindak terhadap perkara

BAGAIMANA yang dinyatakan

Kepentingan penerima melakukan sesuatu

MENGAPA
Memo berperanan seperti surat rasmi tetapi
lebih ringkas dan biasanya digunakan
sebagai alat komunikasi bertulis dalam
organisasi untuk berhubung secara rasmi.
Penulisan memo tidak terikat kepada sesuatu
bentuk yang tertentu seperti surat rasmi.
Bentuknya tidak terlalu formal dan
mempunyai catatan “salinan kepada”. Oleh
itu, pemilihan bentuk memo terpulang kepada
organisasi masing-masing.
Ciri-ciri memo yang baik adalah seperti
yang berikut:
(i) Maklumat yang hendak disampaikan perlu
jelas;
(ii) Isinya perlu ringkas, tepat, dan padat;
(iii) Memo perlu lengkap dengan maklumat;
(iv) Nombor rujukan, tarikh, perkara,
tandatangan, dan sebagainya perlu ada; dan
(v) Ciri-ciri surat rasmi boleh diaplikasikan
dalam memo.
Kaedah penulisan memo dinamakan
“piramid terbalik”. Bahagian atas
dimulakan dengan isi penting, diikuti oleh
data sokongan. Bahagian akhir ialah
penyataan tentang harapan penulis. Rajah
18 menunjukkan kaedah penulisan memo
yang digambarkan melalui piramid
terbalik.
 Pada umumnya, struktur memo ini boleh
dibahagikan kepada dua bentuk, iaitu bentuk
borang, dan bentuk terbuka.
KEMBALI
FORMAT MEMO MAMPU
 LOGO

PANDUAN PENULISAN
E-MEL
 E-mel berperanan seperti surat rasmi tetapi lebih
ringkas dan biasanya digunakan sebagai alat
komunikasi bertulis dalam organisasi untuk
berhubung secara rasmi melalui elektronik.
 Penulisan e-mel tidak terikat kepada sesuatu
bentuk yang tertentu seperti surat rasmi.
Bentuknya tidak terlalu formal dan butiran
penerima dan pengirim telah sedia ada
diformatkan dalam sistem.
 Pengirim hanya perlu memasukkan butiran
penerima serta tajuk e-mel. Oleh hal yang
demikian, pemilihan bentuk e-mel yang
diformatkan dalam sistem elektronik tersebut
terpulang kepada organisasi masing-masing.
Ciri-ciri e-mel yang baik adalah seperti yang
berikut:
(i) Maklumat yang hendak disampaikan perlu
jelas;
(ii) Isinya perlu ringkas, tepat, dan padat;
(iii) E-mel perlu lengkap dengan maklumat;
(iv) Nombor rujukan, tarikh, perkara,
tandatangan, dan sebagainya perlu dimasukkan
dalam ruang yang telah diformatkan; dan
(v) Ciri-ciri surat rasmi boleh diaplikasikan
dalam memo.
PENGGUNAAN BAHASA DALAM SURAT
RASMI, MEMO, DAN E-MEL
Penggunaan bahasa yang betul dalam
penulisan surat rasmi, memo, dan e-mel
perlulah selaras dengan prinsip penulisan
surat atau memo,iaitu betul, jelas,
lengkap, ringkas, dan bersopan.
Penggunaan frasa penanda yang betul
adalah seperti yang berikut:
Kerancuan bahasa atau penggunaan bahasa
yang tidak teratur sering ditemukan dalam
surat rasmi, memo, dan e-mel. Kerancuan
bahasa mengikut kategori serta
pembetulannya adalah seperti yang berikut:
(i) Kesalahan Tanda Bacaan
(ii) Kesalahan Ejaan
(iii) Kesalahan Kata Majmuk
(iv) Kesalahan Kata
(v) Kesalahan Frasa
(vi) Kesalahan Ayat
Kesalahan Tanda Bacaan
Tanda noktah, koma, titik bertindih, sempang,
sengkang, tanda petik tunggal, tanda petik mengapit,
dan tanda kurungan tidak digunakan dengan betul
Kesalahan Ejaan
Kesalahan Kata Majmuk
 Kesalahan Kata
(a) Imbuhan
 Contoh: Kerjasama dan keprihatinan pihak tuan didahului
ucapan terima kasih
 Sepatutnya: kami dahulukan

(b) Kata pemeri

 Contoh: Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

 Adalah tidak perlu dalam ayat ini.

(c) Kata sendi

 Contoh: Butiran mesyuarat adalah seperti berikut:

 Sepatutnya: Butiran mesyuarat adalah seperti yang berikut:
(d) Kata ganti
Contoh: Surat pekeliling ini berkuatkuasa
mulai tarikh ia dikeluarkan.
Sepatutnya: ...berkuat kuasa mulai tarikh
surat tersebut dikeluarkan.

(e) Kesalahan kosa kata

Contoh: ...yang baru untuk tindakan.
Sepatutnya: ... yang baharu untuk tindakan.
Kesalahan Frasa
 Kesalahan Ayat

a) Semoga kehadiran dan sokongan YBhg.

Dato’/tuan/puan ...
 Sepatutnya: Kami berharap semoga kehadiran
dan sokongan YBhg. Dato’/tuan/puan ...

b) Banyak aktiviti dilakukan di mana melibatkan

semua kakitangan
 kerajaan,
 Sepatutnya: Banyak aktiviti yang dilakukan bagi
melibatkan
 semua kakitangan kerajaan.