NOTA UMUM

Bahagian 2:

Format Surat Rasmi

Format surat rasmi kerajaan berbeza dengan surat biasa. Jabatan Perdana Menteri
telah memperkenalkan satu format bagi menulis surat rasmi dengan tujuan wujud
keseragaman di semua kementerian dan agensi kerajaan. Arahan itu disampaikan
melalui surat pekeliling Am Bil. 8 tahun 1980 bertarikh 01 Oktober 1980.

Kandungan Format:

1. Kepala surat - logo/lambang institusi

- nama jabatan
- alamat
- nombor telefon
- faksimili
- e-mel

2. Nama/Jawatan penerima dan alamat

3. Nombor fail/rujukan – rujukan tuan & rujukan kami
4. Tarikh
5. Kata sapaan / kata menghadap surat
6. Tajuk / perkara
7. Isi surat - pendahuluan
- kandungan surat (dimulakan dengan nombor 2)
- penutup (tiada nombor)
- cogan kata
- kata rujukan diri
- tandatangan
- nama pengirim
- nama jawatan
8. Salinan kepada
9. Nama ringkas pendraf surat/jurutaip

Adakala surat yang dikirimkan kepada Ketua Jabatan akan diuruskan oleh
seorang pegawai khas (desk officer). Oleh sebab itu untuk melancarkan urusan
rasmi, pada bahagian bawah alamat penerima dicatat “untuk perhatian pegawai
yang berkenaan” (U.P), contoh:

Pengetua
Sekolah Menengah Kebangsaan Jitra
Jitra
06000 Kedah Darul Aman
(U.P: Encik Mukhtar b. Mustaffa)
Nombor Rujukan

Ditulis di sebelah kanan surat.

Contoh:

KP/JPK/BPKPK/03/01/Jld. III ( 40 )

Kementerian Jabatan Pendidikan

Pendidikan Khas

Bahagian Perkhidmatan
Kursus Pendidikan Khas Bilangan surat

Nombor Fail

Tarikh

30 Ogos, 2003
30 Ogos 2003
30hb. Ogos 2003
30 OGOS 2003 (disarankan oleh Lembaga Peperiksaan Malaysia)

Kata Sapaan

Perkataan yang digunakan untuk menyeru/menyapa penerima surat. Panggilan

ini disesuaikan dengan darjat, pangkat dan gelaran penerima. Contohnya:

 Yang Berhormat
 Yang Mulia
 Tan Sri
 Datuk
 Tuan
 Puan, dll.

Perkara / tajuk:

Tajuk surat hendaklah tepat, ringkas dan padat serta dapat membayangkan
kandungan surat. Huruf pertama setiap perkataan ditulis dengan huruf besar dan
seluruh perkataan digarisbawahkan atau boleh juga ditulis keseluruhannya
dengan huruf besar dan dihitamkan.

Pemerengganan

Perenggan pertama dan akhir tidak dinomborkan. Perenggan kedua dan

seterusnya dinomborkan. Bagi perenggan yang mempunyai ceraian isi, boleh
dinomborkan dengan abjad (a), (b), ... atau huruf roman (i), (ii), ...

Walau bagaimanapun bagi perenggan yang mempunyai peringkat pecahan, cara

menomborkannya seperti berikut:

- Peringkat pertama: 2.1, 2.2, dan seterusnya

- Peringkat kedua: 2.1.1., 2.1.2, dan seterusnya

(peringkat pecahan dihadkan kepada dua sahaja)

Penutup Surat

Ringkas dan sesuai dengan tujuan surat itu ditulis. Contoh:

 Sekian, terima kasih.

 Sekian.
 Terima kasih.
 Sekian untuk makluman dan tindakan tuan.
 Sekian untuk makluman.
 Sekian untuk perhatian dan makluman tuan/pihak tuan.
 Kerjasama tuan sangat dihargai dan diucapkan ribuan terima kasih.

Cogan kata

Ditulis di bawah penutup surat dengan menggunakan huruf besar. Contoh:

 “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

 “CINTAILAH BAHASA KITA”
 “MAJULAH SUKAN UNTUK NEGARA”
 “TEKNOKRAT TUNGGAK KECEMERLANGAN”, dll.

Akuan / Rujukan diri

Ditulis sebelum tandatangan. Contohnya:

  Yang benar (bagi individu)
 Yang menjalankan tugas (syarikat/perbadanan)
 Yang menurut perintah (kerajaan)

Tandatangan dan nama pengirim

Ditandatangani oleh ketua jabatan atau wakilnya dan diikuti dengan nama
penuh. Nama jawatan perlu dicatatkan. Contoh:

Abu Bakar
(ABU BAKAR BIN SAAD)
Pengetua
Sekolah Menengah Kebangsaan Jitra

Salinan kepada

Sekiranya salinan surat perlu dikirim kepada pihak lain, tulis di bawah nama
jawatan (ikut keutamaan/kekananan), contoh:

s.k:

Pengarah Pendidikan
Jabatan Pendidikan Negeri Kedah

Penanda surat

Surat-surat rasmi kerajaan perlu dicatatkan nama singkatan pegawai yang

mendaraf dan singkatan nama jurutaip. Contoh:

ZA/ros
Singkatan nama jurutaip

Singkatan nama pendraf surat

BAHASA SURAT RASMI

Bahasa surat rasmi perlu mematuhi prinsip dan peraturan berbahasa yang telah
diterima pakai, baik dari segi ejaan, bentuk kata mahupun ayat.

Ayat:
- digalakkan menggunakan ayat yang mudah, jelas dan tepat maknanya.
 - memenuhi empat pola ayat dasar.
- membina ayat kompleks / berlapis yang betul.
- ayat songsang.
- tanda baca yang betul.

Wacana:

- mempunyai tujuan tertentu.

- berlandaskan hubungan penulis/pembaca
- kedudukan penulis jelas
- ada susunan / tatacara
- ada maklumat baru

Penanda wacana;

- kata ganti
- kata / frasa rujukan
- kata hubung / kata depan

Unsur kesantunan

Bahasa yang bersantun memancarkan sifat ketimuran yang beradab, berbudi

dan bersopan santun. Kesopanan bahasa dapat dikesan melalui kata, frasa,
ungkapan dan ayat. Kesantunan bahasa dapat menghasilkan komunikasi yang
lancar dan berkesan. Malah pengguna bahasa akan tertariik dan berasa selesa
apabila menggunakan bahasa tersebut.

Contoh:

i. Tidak bersetuju/ agak keberatan/ berhalangan/ tidak berkelapangan

ii. Hormat / takzim/ besar hati
iii. Dukacita/ berat hati/ terkilan
iv. Bertuah/ gembira/ sukacita
v. Sila hadir / sila jawab/ sila hubungi...
vi. Kehadiran tuan amat diharapkan...

Unsur kesantunan juga berkait rapat dengan bahasa sapaan. Contoh:

Tuan/puan/saudara - boleh digunakan secara umum.

Gelaran khas perlu digunakan.

Penggunaan kata ganti:

Contoh:

Surat tuan telah diterima ...

Beliau telah dimaklumkan ...
Kami akan mengambil tindakan ...