SVEUILITE U ZAGREBU

UITELJSKI FAKULTET

Studij za dokolovanje uitelja razredne nastave
Program informatike









S E M I N A R S K I R A D

PLANIRANJE PROJEKTA








Mentor: prof. dr. sc Vladimir imovi Studenti: Branka Paukovi
Kolegij: Informacijski sustavi Ivana Rajkovi








Zagreb, rujan 2006.



2
SADRAJ

1. Pojam i definiranje projekta ........................................................................ 3
2. Projekt karakteristike................................................................................. 3
3. Uspjean projekt ........................................................................................... 3
4. ivotni ciklus projekta ................................................................................. 4
5. Korelacija broja aktivnosti i vremena ........................................................... 5
6. Korelacija broja trokova i vremena ............................................................ 5
7. Poetna faza ................................................................................................. 6
8. Kako napisati prijedlog projekta Korak po korak ..................................... 8
9. Pisanje prijedloga projekta ........................................................................... 8
10. Standardna struktura projekta ...................................................................... 9
11. Uvodno/popratno pismo ............................................................................... 9
12. Naslovna stranica ......................................................................................... 9
13. Saetak projekta ......................................................................................... 10
14. Uvod o organizaciji .................................................................................... 10
15. Opis problema/potrebe ............................................................................... 10
16. Ciljevi ........................................................................................................ 11
17. Logiko povezivanje elemenata projekta .................................................... 12
18. Ciljane skupine/korisnici ............................................................................ 12
19. Aktivnosti .................................................................................................. 13
20. Monotoring i evaluacija ............................................................................. 14
21. Evaluacija .................................................................................................. 15
22. Odrivost.................................................................................................... 15
23. Proraun ..................................................................................................... 15
24. Prilozi ........................................................................................................ 16
25. Smjernice za izradu .................................................................................... 16
26. Literatura ................................................................................................... 17


















3
Pojam i definiranje projekta

Vizija bez akcije je halucinacija;
A.Low, izvrni dir. mrket.agenc. St. Lukes

projekt .. projicere izvedenica iz latinske rijei projectum - baciti neto
naprijed
projekt je mogu u slijedeim poslovnim situacijama
razvoj novog proizvoda ili usluge
promjene u organizacijskoj strukturi ili pri rasporedu zaposlenika
usvajanje i razvoj novog ili modificiranog informacijskog sustava
konstruiranja novog pogona ili tvornice
izgradnja novih objekata, prometnica
uvoenja nove organizacijske kulture
implementiranja nove poslovne procedure ili procesa

Projekt je sredstvo organiziranja meusobno povezanih aktivnosti u odreeni redoslijed
kako bi se odstvarili unaprijed odreeni ciljevi u odreenom vremenskom periodu.


Projekt karakteristike

Konkretna akcija unutar nekog sektora, podruja
Provode ga ljudi u organizaciji, industriji, privatnom sektoru
Ope vremensko trajanje do 2 godine
Ima odreen proraun i vremenski okvir
Opis ciljeva i prioriteta



Uspjean projekt ima:

Usmjerenost na stvarne potrebe (dobra procjena potreba)
Suradnju sa svim sudionicima
Sposoban, struan i motiviran tim ljudi
Podrku okruenja
Raspored aktivnosti koje vode provedbi projekta
Osigurana sredstva (financijska i materijalna)
Sustav praenja tijekom provoenja (monitoring) i ocjenjivanja
(evaluacije)




4
ivotni ciklus projekta


faza kljuni zadaci i odluke temeljna pitanja

1.
poetna faza
formuliranje vizije i strategije
projekta, definiranje ciljeva
modeliranje i planiranje,
evaluacija trokova i koristi
analiza resursa
Izrada prorauna
(budetiranje)
to treba uraditi
zato to treba initi
kako e se to ostvariti
tko e to raditi i tko je sve
ukljuen
tko je sponzor i menader
kad je poetak, a kad zavretak
projekta
koliko e to stajati

2.
faza provedbe
prikupljanje tima,
organizacija, kontrola,
voenje, donoenje odluka i
rjeavanje problema,
konflikata, ugovaranje,
provedba, predaja projekta
na koji nain e se rukovoditi
projektom
tko e obavljati kontrolu nad
projektom
hoe li projekt biti zavren na
vrijeme i u okvirima budeta

3.
zavrna faza
procjena procesa i
uinkovitosti, evaluacija,
prikupljanje i implementacija
znanja u sustav, promjene za
budunost
kakvi su rezultati ostvareni
projektom
kako kontinuirano poboljavati
i razvijati projektni menadment
je li korisnik zadovoljan
projektnim rezultatom

























5
Korelacija broja aktivnosti i vremena


Korelacija broja trokova i vremena


vrijeme
b
r
o
j
n
o
s
t

a
k
t
i
v
n
o
s
t
i
poetna
faza
faza
implementacije
(provedbe)
zavrna
faza

vrijeme
t
r
o

k
o
v
i
poetna
faza
faza
implementacije
(provedbe)
zavrna
faza

6
POETNA FAZA

Svaki pothvat oznauje novi poetak...
T.S. Eliot am. pisac, nobelovac

Poetna faza ivotnog ciklusa projekta podijeljena je na tri podfaze:

Iniciranje projekta okida cijelog projektnog ciklusa.
IDEJE mogu doi od strane internih i eksternih sudionika
(menadment pozicija na tritu, radnici zbog nagrada i napredovanja,
vlada sa zakonskom regulativom, klijenti radi zadovoljavanja potreba....,
- prepoznaje se potreba, postavljaju ciljevi, izabiru izvritelji (menader i
sponzor), utvruje rizik.....
- Inicijator je esto budui korisnik projektnog rezultata
Korisniki projektni zahtjev definira:
- to je problem
- to se treba napraviti
- kako e se projekt uklopiti u strategiju organizacije (korisnika)
- koji su potrebni ljudski i financijski resursi
- koje su oekivane koristi od projektnog proizvoda
- preliminarni projektni plan natjeaji

Selekcija projekta
Izbor projekta proces procjene (evaluacije) na osnovi postavljenih
poslovnih ciljeva organizacije, uvaavajui tehnike aspekte projekta,
zahtijevane ljudske i ostale resurse, mogunost financiranja projekta

V
a

n
o
s
t

(
r
e
l
e
v
a
n
t
n
o
s
t
)
rizinost
Linija prihvatljivosti

7
Za selekciju projekata dva bazna sustava: nenumeriki i numeriki
Bitni kriteriji ovise i o prirodi projekta
Projekt u proizvodnoj organizaciji uvaava imbenike (faktore):
proizvodnje, marketinga, financija, ljudskih potencijala i administrativne
zahtjeve
Projekt drutvenog znaaja: vanost, izvedivost i odrivost

idiotizacija projekta financijska mjerila primarna bez obzira je li
organizacija profitna ili ne

Planiranje projekta
Planovi nisu nita drugo do dobre namjere, do trenutka u kojem se
degeneriraju u naporan rad P.Drucker
Primarni razlog za planiranje jest uspostava jasnih smjernica :
Svrha: kako i kada se projekt odvija te njegov obuhvat
Ciljevi: specifini rezultati koje e projekt proizvesti
Ogranienja: restrikcije na ono to elimo postii, kako i kada i koliko e
to kotati
Pretpostavke: nesigurne informacije koje uzimamo pri pripremi,
implementaciji i zavretku projekta

PRISTUPI PROCESU PLANIRANJA
PROCES PLANIRANJA MOE SE RAZGRANIITI NA DESET
FAZA*:
Analiza proizvoda procesa iniciranja
Odreivanje projektnih ciljeva
Definiranje projektnog obuhvata
Izrada strukture ralanjenih poslova
Izrada gantorgama i mrenih dijagrama
Identificiranje uloga i odgovornosti
Procjena kljunih parametara projekta
Budetiranje i procjena trokova
Niveliranje i optimiziranje resursa
Identificiranje i procjena projektnih rizika
*Projektni menadment; M.A.Omazi, S.Baljkas, Sinergija, Zagreb, 2005.








8
Kako napisati prijedlog projekta Korak po korak













Pisanje prijedloga projekta

Kvaliteta prijedloga procjenjuje se po slijedeim kriterijima:
prezentacijski stil
projektna logika kao kriterij logiko povezivanje elemenata projekta
obrazloenje opravdanosti projekta
kvantiteta pruenih informacija








STRATEKI
PRISTUP
OPORTUNISTIKI
PRISTUP
procjena potreba
analiza (dionika,
problema, ciljeva)
pisanje projekta po
standardnoj strukturi
istraivanje
donatora (investitota)
prilagodba otvorenih
projekata natjeajima
za financiranje
natjeaj
donatora
analiza problema u
skladu s ciljevima
donatora
pisanje projektnog
prijedloga
PRIJEDLOG
PROJEKTA
PLANIRANJE
PROJEKTA

9
Standardna struktura projekta

uvodno/popratno pismo
naslovna stranica
saetak projekta
uvod o organizaciji
opis problema/potrebe
ciljevi
aktivnosti
vremensko trajanje projekta
mjesto provoenja
evaluacija
odrivost
proraun
prilozi


Uvodno/popratno pismo

poeljno je ukljuiti slijedee dijelove:
pozvati se na natjeaj / prethodni dogovor s donatorom (investitorom)
predstaviti osnovni cilj, potreban iznos, i organizaciju (osnovne
djelatnosti/programi)
zavriti s uobiajenim uljudnim frazama te navesti mogunost daljnjeg
kontakta
popis materijala u privitku


Naslovna stranica

format A4, a moe sadravati:
ime organizacije (memorandum)
naziv projekta
trajanje projekta (od do)
ime voditelja ili osobe odgovorne za daljnje kontakte)
datum predaje prijedloga projekta







10
Saetak projekta

Predstavlja sr prijedloga projekta, ne due od jedne stranice, jednostavan
jezik. Ukratko dati informacije kratko odgovoriti na osnovna pitanja:
opis problema/potrebe zato? gdje?
ciljevi to?
ciljane grupe za koga?
aktivnosti kako? do kada?
ukupni troak koliko?
osnovne informacije o organizaciji tko?


Uvod o organizaciji

Kratak osvrt na vrijeme i razloge osnivanja
Izjava o ciljevima i osnovne djelatnosti
Pravni status
osnovni programi, projekti, aktivnosti
postignuti rezultati, uinak
opis krajnjih korisnika ili klijenata
struktura organizacije
suradnja s drugim organizacijama, lanstvo
krai citati iz relevantnih dokumenata


Opis problema/potrebe

Ovaj dio predstavlja sve razloge zbog kojih bi trebalo provesti projekt i njime
ostvariti eljenu promjenu u zajednici

Koje su potrebe i problemi vaih korisnika?
to e se dogoditi ako se nita ne poduzme?
Moe li se to dokazati?
to se dogaa ukoliko se neto napravi?









11
Ciljevi

TO elimo promijeniti ili postii?
KAKO elimo ostvariti promjenu?
ZATO provodimo aktivnosti?
KAKO emo postii cilj?

Karakteristika reenica kojom definiramo CILJ: zapoinje
INFINITIVOM:
unaprijediti, poveati, omoguiti, poboljati, razviti, ojaati,
pospjeiti, pridonjeti, poticati, smanjiti, izgraditi



Opi ciljevi ostvaruju se kroz dugoronije razdoblje - nee biti u
potpunosti ispunjen
Specifini ciljevi: ostvaruju se kad projekt zavri
Specific, specifini - smjer/podruje djelovanja
Measurable, mjerljivi - stupanj promjene, broj
Achievable - ostvarivi, dohvatljivi
Realistic, realni - izvediva korist za korisnike
Time - bouunded, vremensko ogranienje
CILJ
TO elimo
promijeniti ili postii?
Aktivnost
ZATO provodimo
aktivnosti?
K
A
K
O

e
m
o
p
o
s
t
i

i
c
i
l
j
?
K
A
K
O

e
l
i
m
o
o
s
t
v
a
r
i
t
i

p
r
o
m
j
e
n
u
?

12
Logiko povezivanje elemenata projekta

Smjer djelovanja povezivanje specifinog cilja sa bitnim UINAK
(mjerljiv, realan, vremenski ogranien) moemo mjeriti provedbu
projekta.




Ciljane skupine/korisnici

to detaljnije opisati ciljane skupine ovisno o vrsti projekta (spol, dob,
obrazovanje, radno iskustvo, vjetine, sposobnosti...)
Primarna ciljana skupina ili krajnji korisnici
direktna korist, koriste proizvod ili usluge
Sekundarna ciljana skupina
indirektna korist, kroz utjecaje primarne skupine
Tercijalna ciljana skupina (mali projekti je nemaju)
ira javnost, radno sposobni, porezni obveznici









REZULTATI
UTJECAJ eljena promjena
kojoj e projekt doprinijeti
ali se nee dogoditi
po zavretku projekta
AKTIVNOSTI
OPI CILJ
UINAK eljena promjena
vidljiva po zavretku
projekta
SPECIFIAN CILJ
RESURSI: osoblje,
novac, vrijeme,
tehnologija,
prostor, Know-how

13
Aktivnosti

Ukljuuju i pripremne korake:
KAKO e organizacija postii specifine ciljeve
(kvantiteta, kvaliteta)?
TKO e provoditi pojedinu aktivnost?
KADA e se provoditi (vremenski plan)?

Opis aktivnosti organizirati odreenim slijedom

aktivnosti i zadaci izriu se IMENICAMA
(izrada, procjena, nabava, otvaranje, mjenjanje, uvoenje, postavljanje)

Plan aktivnosti
- svaki ralanjeni zadatak unutar pojedine aktivnosti ukratko opisati,
odrediti vrijeme za izvoenje (omoguuje monitoring)
- vizualni plan aktivnosti terminski plan
Gantogram ili GANTT tabela
PERT tehnika
PLANNET tehnika,

Rezultati
Osim akcijskog plana potrebno je izraziti i oekivane rezultate
(konkretne proizvode koji sumiraju konkretne aktivnosti)

Oekivane rezultate dovesti u vezu s uinkom, jer je uinak izravna
posljedica rezultata aktivnosti
















14
Monotoring i evaluacija

Slue poboljanju provoenja projekta, i analizi rada u organizaciji





Monitoring je proces koji podrazumijeva:
dobro izraen plan koji daje podatke to i kako prikupljati
kontinuirano prikupljanje podataka
u odreenim vremenskim razmacima vriti analizu prikupljenih
informacija
provjera napredovanja











POETAK
PROJEKTA
PROVOENJE PROJEKTA
KRAJ
PROJEKTA
EVALUACIJA
MONITORING

Dinamika
praenja
odgovorna
osoba
Metoda
vrsta obrasca
Vrsta
informacija
aktivnost Dinamika
praenja
odgovorna
osoba
Metoda
vrsta obrasca
Vrsta
informacija
aktivnost
Izlazni rezultat
Planirano/ostvareno

15
Evaluacija

Usporeuju se ciljevi iz napisanog projekta s onima koji su postignuti.
kriteriji evaluacije:
efektivnost/uinkovitost
je li projekt postigao zadane ciljeve
koje su aktivnosti uspjeno provedene
efikasnost
koja je povezanost izmeu trokova i koristi
kako e se mjeriti ostvarivanje rezultata
odrivost
jesu li aktivnosti projekta tehniki, ekonomski, socijalno odrivi
utjecaj
kako su rezultati projekta utjecali na potrebe, boljitak i ope resurse
ciljane skupine


Odrivost

Stupanj do kojeg e podrka i korist proizala iz projekta nastaviti djelovati
na ciljane skupine i po zavretku projekta

Jednokratni projekti
Financijska odrivost


Proraun

Faze:

Na osnovu opisa, izlist svih vrsta trokova
to preciznija procjena visine troka za svaku pojedinu aktivnost
Zbroj svih trokova ukupni iznos prorauna
Provjera i prilagodba ukupnog prorauna
Prihvaanje prorauna od projektnog tima i organizacije

Specifine kategorije trokova:
Trokovi osoblja
Direktni trokovi
Indirektni trokovi
Ostali trokovi


16
Prilozi

sve to moe podii kredibilitet projektu, krajnjim korisnicima, organizaciji:

statistiki podaci
godinji izvjetaji
strategije
ivotopisi osoblja koje radi na projektu
relevantne publikacije
citati korisnika usluga
fotografije
pisma preporuke



Smjernice za izradu

EVALUACIJA PROJEKTNOG PRIJEDLOGA

Koliko je projekt svrsishodan s obzirom na cilj,
Koliko su jasno definirani subjekti ukljueni u projekt
(posrednici, krajnji, korisnici, ciljane grupe)?
Jesu li jasno definirane potrebe ciljnih grupa i krajnjih korisnika
Da li su predloene aktivnosti prikladne, praktine i u skladu s
ciljevima i oekivanim rezultatima?
Da li prijedlog uzima u obzir vanjske faktore i predvia
evaluaciju?
Da li je akcijski plan jasan i izvediv?
Da li projekt sadri objektivno provjerljive pokazatelje za ishod
projektne radnje?
Da li su oekivani rezultati predloene radnje odrivi?
Da li su predloeni trokovi nuni za provoenje projekta








17
Literatura

M. A. Omazi, S. Baljkas: Projektni menadment, Sinergija, Zagreb,2005.
G. Fori, S. Novota: Korak po korak do uspjenog projekta, SMART,
Rijeka 2006.
G. Fori, S. Novota: Uokvirite svoju ideju, SMART, Rijeka 2006.
Smjernice EU i MZOS za izradu CARDS projektnih prijedloga