Digitalizacija dokumenata-skeniranje

www.BesplatniSeminarskiRadovi.com
1
1. Uvod
Ideja o uredu bez papira javila se s prvim danima raunarstva. !apir je stolje"ima bio
neizbje#an element poslovanja te se njegova uporaba nije smanjila niti masovnim
uvo$enjem raunala u poslovne procese. !apir ostaje prisutan jer se i danas mnogi
digitalni dokumenti ispisuju na papir% &aksiraju% kopiraju itd. 'akav nain poslovanja
ostavlja mnogobrojne in&ormacije u ar(ivama ne upravlja se s njima na nain koji bi
pove"ao produktivnost a nji(ovo uvanje pove"ava tro)kove i smanjuje mogu"nost
nji(ovog brzog pronala#enja. S obzirom na sve te injenice i na paralelnu uporabu
papirni( i digitalni( dokumenata poslovne procese treba prilagoditi. !oslovi se moraju
obaviti automatski pomo"u digitalni( dokumenata. *ako bi se papirnati dokumenti
uklopili u automatizirane procese i digitalne poslovne sustave% mnoga poduze"a se
odluuju za skeniranje papirni( dokumenata te spremanje ti( dokumenata u elektroniki
sustav za upravljanje dokumentima. +a taj nain in&ormacije na papirnatim dokumentima
mogu biti uvane i dijeljene kao i bilo koja druga datoteka te mogu u"i u automatizirane
poslovne procese. ,a uspje)no pretvaranje papirnati( dokumenata u digitalni oblik%
potrebno je analizirati postoje"e procese i tijekove dokumenata u cijelosti. Skeniranje i
izvlaenje in&ormacija iz skenirani( dokumenata samo su dio poslovnog procesa.

-
-. Skeniranje
-.1. !roces skeniranja
!roces skeniranja mo#emo podijeliti na . cjeline /
1. Priprema papirnih dokumenata 0 to su sve razliite radnje koje se moraju obaviti
runo prije samog skeniranja a ukljuuje / otvaranje kuverti% uklanjanje spajalica%
sortiranje prema veliini% boji ili vrsti dokumenata itd1!rema nekim
istra#ivanjima% na ovaj esto zanemaren element otpada oko 23 4 ukupni(
tro)kova 5'67 0 'otal 6ost o& 7wners(ip8 procesa skeniranja
-. Skeniranje i poboljanje kvalitete slike 0 kvaliteta i brzina skeniranja ovise o
pripremi materijala za skeniranje% o postavki skenera te o kvaliteti i nainu
uporabe so&tvera za pobolj)anje kvalitete slike. Iako so&tver nije nu#an dio
skeniranja% njegova uporaba smanjuje tro)kove te ubrzava skeniranje.
.. Indeksiranje i izvlaenje informacija, verifikacija i izvoz digitalnih dokumenata
0 in&ormacije koje se izvlae iz dokumenata moraju se unaprijed de&inirati kao i
nain izvlaenja 5runo ili automatski8. 'reba odrediti koje in&ormacije moraju i"i
na dodatnu provjeru prije odno)enja u digitalni ar(iv. !a#ljivo planiranje
.
pretvorbe papirnati( u digitalne in&ormacije je nu#no #eli li se tro)ak digitalizacije
svesti na minimum a pove"ati produktivnost. 'ako$er je bitno donijeti odluku
(o"e li se skeniranje obaviti na poetku 5early capture8 ili na kraju 5late
capture8. 'reba odrediti (o"e li se skeniranje obavljati centralizirano% na jednoj
lokaciji ili distribuirano% na lokaciji primitka papirnog dokumenta. ,a siguran
prijenos osjetljivi( podataka putem Interneta upotrebljava se enkripcija.
Suvremeni sustavi za skeniranje omogu"uju potpunu &leksibilnost prilikom
dizajniranja sustava distribuiranog skeniranja pa se svaki korak mo#e obaviti na
odgovaraju"oj lokaciji.
-.-. 7dabir skenera i nain skeniranja
+ajva#nije komponente skeniranja i najbitnije stavke su brzina, rezolucija% volumen
skeniranja, uvlaenje dokumenata, poboljanje kvalitete slike, automatska obrada
skenova i odabir digitalnog formata. 9edna od osnovni( karakteristika skenera je
njegova brzina odnosno broj listova koje mo#e obraditi u jednoj minuti. Brzine skeniranja
se kre"u se od nekoliko desetaka dokumenata u minuti pa do nekoliko stotina u minuti.
Brzina skeniranja u karakteristikama skeniranja navodi se kao pages per minute 0 ppm
5broj listova u minuti8 ili images per minute 0 ipm 5broj slika u minuti8. +a brzinu
skeniranja utjeu i mnogi drugi &aktori/ priprema dokumenata% uestalost zaglavljivanja
papira ili dvostrukog uvlaenja% orijentacija i rezolucija pri skeniranju% korisniko suelje
itd.. Rezolucija 0 odabir skenirati u boji ili crno-bijelo ovisi o daljnjem tijeku rada.
Skenovi u boji daju kvalitetniju sliku pri maloj rezoluciji i ugodniji su za vizualnu
provjeru% no zauzimaju vi)e prostora te nisu pogodne za automatsko izvlaenje
in&ormacija. 7dabir rezolucije ovisi o potrebi za kvalitetom slike% ve"a rezolucija
rezultira sporijim radom skenera.. 7sim brzine i rezolucije% podjednako je bitan
predvi$en dnevni volumen dokumenata za skeniranje% koji se u karakteristikama skenera
2
navodi u broju stranica koje skener mo#e skenirati na dan. 7vaj podatak ovisi o kvaliteti
dijelova ugra$eni( u skener te o njemu ovise i tro)kovi odr#avanja skenera. Suvremeni
skeneri s :D;-om imaju mogu"nost detekcije uvlaenja vi)e dokumenata odjednom% )to
dovodi do zastoja u skeniranju. 'ako$er su opremljeni sustavima za detekciju spajalica
koje nisu bile uklonjene prije samog ubacivanja u skener. *omponente sustava za
uvlaenje dokumenata podlo#ne su tro)enju te i( je potrebno s vremenom istiti ili
mijenjati. Uestalost odr#avanja ti( komponenti% osim o koliini skenova% ovisi i o
kvaliteti papira koji se skenira. So&tver za pobolj)anje kvalitete slike trebao bi biti
obveznim dijelom sustava za skeniranje. 7n mo#e biti ugra$en u sam skener ili mo#e biti
dio obrade slike na raunalu. Uobiajeno% takav so&tver ima mogu"nost automatske
detekcije boje% uklanjanja boje pozadine% <izgla$ivanja< pozadine% uklanjanja mrlja%
automatske orijentacije dokumenata% uklanjanja prazni( stranica% ispravljanja kuta pod
kojim je dokument skeniran itd.. 7sim skenera i so&tvera za pobolj)anje kvalitete slike%
bitan &aktor u procesu digitalizacije papirnati( dokumenata jest i so&tver za automatsko
oitavanje podataka 576R8. Suvremeni so&tverski paketi za 76R odlikuju se velikom
tono)"u oitavanja kako sa strukturirani(% tako i s nestrukturirani( dokumenata te
velikom tono)"u automatske klasi&ikacije dokumenata. 'renutano naje)"e kori)teni
&ormati za spremanje digitalizirani( dokumenata jesu 'I;; i !D;% iako je primjetan trend
sve ve"eg kori)tenja !D; &ormata.
=
.. Skeneri
.. 1. >rste skenera
'ri su osnovne vrste skenera% rotacijski skeneri 5drum scanners8 koji se koriste samo u
pro&esionalnoj upotrebi i imaju veliku razluivost 5resolution8. 7va vrsta skenera izlazi iz
upotrebe i zamjenjuju i( stolni skeneri 5desktop ili &latbed scanners8 velike kvalitete.7vi
skeneri su i daleko najra)ireniji na tr#i)tu. 're"a vrsta skenera su runi skeneri 5(and-
(eld scanners8 koje esto mo#ete vidjeti npr. u trgovinama na kasama 5barcode skeneri8.
Runi postoje u nekoliko oblika/ mali skeneri slini olovci za skeniranje teksta ili
crtinog koda 5engl. bar code8 i ure$aji malo ve"i od mi)a. ,naajke runi( skenera su
niska cijena i relativno niska kvaliteta. !ostoje crno-bijeli i u boji% razluivosti do najvi)e
233 dpi 5engl. dots per inch8% a obino imaju najvi)e osam bita po boji. Runi skeneri se
danas rabe uglavnom kao itai bar coda% dok se za digitalizaciju slika vi)e ne rabe.
Ploni skeneri 5engl. flatbed scanner8 su najpopularniji% a zbog injenice da se dr#e na
stolu pored raunala zovu se i stolni skeneri. S gornje strane imaju staklenu plo(u na koju
se stavlja predlo#ak. Skener ima izvor svjetlosti 5ako se radi o re&lektivnom predlo)ku s
donje% a ako je rije o transparentnom predlo)ku s gornje strane8 i optiki sustav koji
dovodi svjetlost do &otoosjetljivi( elemenata. Stolni( skenera ima crno-bijeli( i u boji% a
&ormat im je naje)"e :2 ili rje$e :.. Razluivost stolni( skenera je do 1-33 dpi% a rabe
naje)"e 1- bita po boji. Stolni skeneri danas su najrasprostranjenija vrsta skenera i
upravo oni se najvi)e koriste za digitalizaciju poslovni( dokumenata.
?
Rotacijski su skeneri skupi% a razluivosti su od -233 do @?33 dpi. !redlo#ak se lijepi na
prozirni )uplji valjak 5bubanj8 koji rotira i pomie se u smjeru osi rotacije. +a
rotacijskom skeneru mogu se skenirati samo savitljivi predlo)ci. Rotacijski skeneri rabe
se za pro&esionalnu primjenu gdje je potrebna vr(unska kakvo"a skeniranja.
'ablica 1. >rste skenera
Slika 1. Runi skener Slika 2. Ploni skener Slika 3. Rotacijski skener
Slike 1% -% .
A
2. !rednosti i nedostaci
Zato digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima?
,ato jer se na obradu dokumenata tro)i i -B. radnog vremena
9er se 23 posto od tog vremena gubi na tra#enje in&ormacije
9er se svaki dokument u prosjeku kopira u pet primjeraka
prijenos poslovne dokumentacije u elektronski oblik
pravovremeni pristup i pregled dokumenata
pojednostavljeni rad sa dokumentima
brzo tekstualno pretra#ivanje
digitalni dokumenti su autentini originalima
jednostavna prezentacija
jedan dokument je na raspolaganju ve"em broju osoba
manji tro)kovi tra#enja% kopiranja% slanja% prostora
ve"a pouzdanost% sigurnost% prepoznatljivost
pristup preko Interneta
to mo!emo posti"i uvo#enjem sustava upravljanja dokumentima?
- 'ro)kovi optiki( medija za po(ranu je&tiniji su od papira
- Ubrzava se protok in&ormacija% a iskljuuje nji(ov gubitak i potreba kopiranja
- Skra"uje se vrijeme obrade
- Uvid u obradu i stanje dokumenta je trenutano
- Brz pristup in&ormacijama koje dokumenti sadr#e
- I konano% vrijeme trajanja pojedinog poslovnog procesa se nakon uvo$enja sustava za
upravljanje dokumentima skra"uje i do A3 posto.
U svijetu se sve vi)e ide na earlC capture - to znai da se papirnati dokument )to prije
pretvori u digitalni i da onda u tom obliku kru#i prema de&iniranim pravilima poslovnog
procesa. !apirnati dokument mo#e se uvati na udaljenoj lokaciji 5ukoliko je to potrebno
zbog zakonski( propisa8% a digitalna verzija postaje trenutano dostupna svima s pravom
pristupa.
U Drvatskoj% kada je u pitanju po(rana i uvanje elektroniki( dokumenata% situacija nije
do kraja sre$ena. Iako novi zakon o elektronikim dokumentima omogu"ava da uvate
dokumente u digitalnom obliku% zakon o !D>-u tra#i npr. da imate raune na papiru -
mada se ti isti rauni uglavnom )tampaju iz raunala. +o puko ar(iviranje nije jedina
svr(a digitalizacije dokumenata% ve" je to i trenutna dostupnost in&ormacija svima kojima
je namijenjena/ trenutano% bilo kada i bilo gdje.
Svakako se postavlja pitanje isplativosti uvo$enja takvog sustava. Sustav je svakako
isplatim za velika poduze"a% dok se za male tvrtke na tr#i)tu pojavljuju tvrtke koje nude
usluge digitalizacije poslovni( dokumenata. 6ijena usluga takvi( tvrtki ovisi o &aktorima
kao )to su/ koliina dokumenata za skeniranje% koliina podataka za indeksiranje%
eventualna priprema dokumenata prije skeniranja 5sortiranje% uklanjanje spajalica%...8 itd.
E
Digitalizacija se mo#e provesti na vi)e naina.
$ogu"nosti digitalizacije%
1.8 samo skeniranje dokumenta da bi se dobila njegova slika - jednostavnije% ali
dokument ima nekoliko FB po stranici
-.8 skeniranje i pretvaranje dobivene slike u tekst - za(tijeva 76R% ali dokument ima
nekoliko *B po stranici
..8 kombinacija 1. i -. - uvanje neobra$eni( slika uz 76R za dijelove koji sadr#e tekst
Pohranjivanje
- mikro&ilm 0 dugi vijek trajanja% ali ote#ana naknadna obrada i pretra#ivanje zapisa
- magnetski medij 0 trake% diskete% magnetske kasete 0 ote#ano itanje
- optiki medij 56D-R7F% D>D8 0 naje)"i
&edostaci digitalizacije
- u usporedbi s papirom i mikro&ilmom% digitalni &ormati imaju vrlo kratak #ivotni vijek i
nisu Gokom itljiviH
- dokumenti tiskani na beskiselinskom papiru i uvani u (ladnom prostoru s malo vlage
mogu trajati nekoliko stotina godina
- papir ostaje <oku itljiv<% bez potrebe za dodatnom opremom
- mikro&ilm trajne kvalitete koji se uva u prikladnim uvjetima ima dugi vijek trajanja% ali
za(tijeva posebnu opremu 5tj. Fikro itae8 za kori)tenje

'igitalna zatita ( najve"i problem
Rje)enja/ migracija% emulacija% odr#avanje raunalni( muzeja svi( kombinacija (ardvera
i so&tvera
- sva predlo#ena rje)enja imala su ozbiljne nedostatke i velika je vjerojatnost da bi bila
skupa
- digitalizacija nije za)tita% barem ne za sadaI
- tro)kovi i rukovanje rastu ovisno o stanju% vrijednosti ili kompleksnosti dokumenta i
predvi$enog kori)tenja
- brze izmjene te(nologije i brzo zastarijevanje tra#i stalno prebacivanje na nove digitalne
medije i nove &ormate
- nedostatak standarda ote#ava digitalno po(ranjivanje pravim ar(iviranjem ili digitani
primjerak valjanim dokumentom% iako je u svijetu sve ve"a tendencija ka priznavanju
digitalni( dokumenata ravnopravnim papirnima
- nedostatak standarda za digitalne &ormate daje veliku prednost mikro&ilmiranju
- digitalizacijom se slike pretvaraju u bitove koji se zatim moraju rekonstruirati da bi se
slike vidjele pri tome se sjenoviti prijelazi na slikama mogu pretvoriti u o)tre kontraste.
@
=. ,akljuak
Fe$u brojnim te(nolo)kim inovacijama u suvremenom poslovanju% skener zasigurno
dolazi me$u najva#nijima. Bilo kao ure$aj za kreiranje digitalni( zapisa dokumenata u
poslovanju% bilo kao ure$aj za digitalizaciju ar(ivske gra$e. +jegova korisnost i laka
uporaba% u kombinaciji s pristupanom cijenom% ine ga idealnim za sve vrste poslovanja.
Ubrzava rad s klijentima% olak)ava prijenos in&ormacija te znatno reducira potrebu za
&izikim prostorom kod ar(iviranja.
U eri digitalizacije% skener se postavlja kao nu#nost u svakom poslovanju.
13
?. Jiteratura
1. (ttp/BBwww.bds.(rBdnnBDe&ault.aspKLtabidM1?2 Skeniranje% digitalizacija i
ar(iviranje dokumenata% 1@.32.-33E.
-. (ttp/BBwww.trend.(rBclanak.aspKLBrojIDM=2N*atIDM=N6lanakIDM=@@
Inteligentno s podacima% 1@.32.-33E.
.. (ttp/BBracunala.tt&.(rB&ilesBSkeniranje.pd& Skener i skeniranje% 1@.32.-33E.
2. (ttp/BBwww.trend.(rBclanak.aspKLBrojIDM=3N*atIDM--N6lanakIDM=?3
Digitalizacija papirnate dokumentacije% 1@.32.-33E.
www.BesplatniSeminarskiRadovi.com
11