Vodi za programiranje

Viekorisnike IPA-e
2011. 2013.
Vodi za programiranje Viekorisnike IPA-e 2011.-2013.

Nakladnik:
Sredinji dravni ured za razvojnu strategiju i koordinaciju fondova
Europske Unije


CIP zapis dostupan u raunalnom katalogu Nacionalne i sveuiline knjinice
u Zagrebu pod brojem 730945
ISBN 978-953-7443-12-2

Naklada:
1.000






Tiskano uz fnancijsku potporu Delegacije Europske Unije
u Republici Hrvatskoj
Sadraj
PREDGOVOR .............................................................................................................................................................. 5
UVOD ............................................................................................................................................................................ 6
1 Viekorisnika pomo iz programa IPA .................................................................................................. 8
1.1 Viegodinji indikativni financijski okvir ..................................................................................... 8
1.2 Viegodinji indikativni planski dokumenti ............................................................................... 9
1.3 Viekorisniki program(i) ................................................................................................................. 9
1.4 Prioriteti i financijska podjela po komponentama .................................................................. 10
2 Proces programiranja viekorisnike IPA-e ........................................................................................... 11
2.1 Sudionici u programiranju ............................................................................................................... 11
2.2 Viekorisniki VIPD 2011. - 2013. ................................................................................................... 11
2.2.1 Pripremna faza. ..................................................................................................................... 11
2.2.2 Faza identifikacije .................................................................................................................. 12
2.2.2.1 Odrediti indikativne prioritetne sektore .......................................................... 12
2.2.3 Faza izrade nacrta .................................................................................................................. 13
2.2.3.1 Odrediti indikativne strateke odluke ............................................................ 13
2.2.3.2 Nacrt indikativnog Viekorisnikog trogodinjeg plana ........................... 14
2.2.4 Faza odobravanja ................................................................................................................. 14
2.2.4.1 Konzultacije o indikativnom Viekorisnikom trogodinjem planu ...... 15
2.2.4.2 Pripremljen nacrt Viekorisnikog VIPD-a ......................................................... 15
2.2.5 Faza usvajanja ............................................................................................................................ 16
2.2.5.1 Konzultacije unutar slubi EK-a ............................................................................. 16
2.2.5.2 Prijevod .......................................................................................................................... 16
2.2.5.3 Konzultacije s Odborom za program IPA ........................................................... 16
2.2.5.4 Odluka Komisije .......................................................................................................... 16
2.3 Viekorisniki program(i) 2011. ...................................................................................................... 17
2.3.1 Pripremna faza ........................................................................................................................... 17
2.3.2 Faza identifikacije ..................................................................................................................... 17
2.3.2.1 Izrada logike matrice projektnih saetaka ...................................................... 18
2.3.3 Faza izrade nacrta ................................................................................................................ 18
2.3.3.1 Izrada projektnog saetka ....................................................................................... 18
2.3.4 Faza odobravanja ................................................................................................................... 20
2.3.4.1 Konzultacije o projektnim saecima .................................................................... 20
2.3.4.2 Pripremljen nacrt Viekorisnikog programskog
paketa za 2011. godinu ............................................................................................ 20
2.3.5 Faza usvajanja........................................................................................................................ 21
2.3.5.1 Skupina za podrku kvaliteti i konzultacije izmeu slubi EK-a ................. 21
2.3.5.2 Skupina za podrku kvaliteti .................................................................................. 21
2.3.5.3 Konzultacije izmeu slubi EK-a ................................................................... 21
2.3.5.3 Prevoenje ................................................................................................................ 21
2.3.5.4 Konzultacije Odbora za program IPA ............................................................... 21
2.3.5.5 Odluka Komisije ....................................................................................................... 22
2.3.5.6 Sporazum o financiranju ...................................................................................... 22
Dodatak 1: Vremenski okvir za programiranje Viekorisnike IPA-e 2011. 2013. 23
5
Predgovor
Potovani itatelji,
Uz nacionalni IPA program, Republika Hrvatska je korisnica i Viekorisnikog IPA programa.
Namjera Viekorisnikog IPA programa jest da dopunjuje i bude usklaen s nacionalnim IPA
programom te se koristi samo onda kada se moe ostvariti jasna komparativna prednost
u odnosu na nacionalni IPA program. Viekorisniki IPA program provodi se na nain da se
projekti provode zajedniki u svim dravama korisnicama IPA programa, a ne u svakoj dravi
zasebno.
Drave korisnice Viekorisnikog IPA programa sve su drave koje koriste i nacionalne IPA
programe: Albanija, Bosna i Hercegovina, Crna Gora, Hrvatska, Kosovo prema rezoluciji UN-a
br. 1244, Makedonija, Srbija i Turska.
Priprema i provedba Viekorisnikog programa provodi se prema centraliziranom modelu,
to znai da su za pripremu, provedbu i praenje provedbe viekorisnikih projekata
zaduena sredinja tijela Europske komisije u Bruxellesu.
Kako bi ojaala vlasnitvo drava korisnica nad Viekorisnikim IPA programom, Europska
komisija uvela je novi princip programiranja koji je zapoeo s programskom godinom 2011.
Za razliku od dosadanjeg pristupa, pri kojem je ukljuenost drava korisnica u programiranje
bila ograniena, u novom pristupu pokuat e se ukljuiti to vie predstavnika drava
korisnica ve u najranijoj fazi programiranja, odnosno ve pri odabiru stratekih prioriteta
Viekorisnikog programa.
U tu su svrhu, djelatnici Ope uprave za proirenje EK (DG ELARG) izradili ovaj Vodi za
programiranje u kojem su opisane uloge pojedinih dionika, proces programiranja te
vremenski slijed programiranja za razdoblje od 2011. do 2013. godine.
Vjerujem da e Vam ovaj Vodi biti zanimljiv i koristan te da e Vam pomoi u boljem
razumijevanju Viekorisnikog IPA programa.
Hrvoje Dolenec
Dravni tajnik
Sredinji dravni ured za razvojnu strategiju i koordinaciju fondova Europske Unije
6
Uvod
Svrha pomoi u okviru Instrumenta pretpristupne pomoi IPA (Instrument for Pre-Accession
Assistance) je pomoi zemljama kandidatkinjama (Hrvatska, Turska, biva jugoslavenska
Republika Makedonija) i zemljama potencijalnim kandidatkinjama za lanstvo u Europskoj
uniji (EU) (Albanija, Bosna i Hercegovina, Island, Crna Gora i Srbija, kao i Kosovo
1
) (dalje u
tekstu korisnici IPA-e ) u:
provedbi potrebnih politikih, gospodarskih i institucionalnih reformi potrebnih za
ispunjenje zahtjeva EU-a,
ostvarenju napretka u Procesu stabilizacije i pridruivanja i
ispunjenju kopenhakih kriterija za lanstvo u EU.
Financijska pomo u okviru IPA-e voena je potrebama pristupanja, a mjere proizlaze iz
prioriteta utvrenih u stratekim dokumentima EU-a, kao to su Europsko partnerstvo i
Pristupno partnerstvo za svakog korisnika, Strateki dokumenti EK-a o proirenju, Izvjea o
napretku te relevantna Priopenja Komisije
2
.
Na Donatorskom koordinacijskom sastanku u Albaniji u travnju 2009. godine zagovaran
je razvoj sektorskih strategija u cilju uinkovitije donatorske potpore korisnicima IPA-e.
Donatori su se dogovorili kako bi bilateralne agencije mogle primijeniti i Viekorisnike
indikativne planske dokumente, VIPD (Multi-annual Indicative Planning Documents, MIPD) za
planiranje svoje podrke s korisnicima.
Glede Viekorisnikog (regionalnog) programa IPA, potrebno je osigurati da korisnici zadre
i vlasnitvo nad procesom programiranja i izrade projekata u cilju postizanja odrivih
rezultata. U cilju poveanja obveze od strane korisnika, dosadanje je iskustvo pokazalo
kako je kljuno da inicijative za projekte proizau iz same regije. Korisnici su prije svega
odgovorni za svoj vlastiti razvoj te stoga imaju vodeu ulogu u programiranju.
Regionalno vlasnitvo kao i koordinacija s ostalim dionicima u samoj jezgri su provedbe
programiranja.
Uzimajui u obzir regionalnu narav Viekorisnikog programa i injenicu da on ukljuuje
nekoliko koordinacijskih tijela korisnika IPA-e, potrebno je uspostaviti sustav kojim bi se
omoguilo sudjelovanje svih korisnika te istovremeno osigurati postojanje koordinacije i
izradu programskih dokumenata kao i djelotvornu provedbu projekata.
1
Prema RVSUN-u 1244/99
2
Priopenje Komisije Dijalog civilnog drutva EU i zemalja kandidatkinja (COM/2005/0290), od 29.
lipnja 2005.; Priopenje Komisije Zapadni Balkan na putu prema EU: konsolidiranje stabilnosti i podi-
zanje prosperiteta (COM/2006/0027), od 27. sijenja 2006.; Priopenje Komisije Zapadni Balkan: una-
preenje europske perspektive (COM/2008/127), od 5. oujka 2008.; Priopenje Komisije Strategija
proirenja i glavni izazovi 2008.2009., COM(2008) 674, od 5 . studenog 2008.
7
Ovaj vodi za programiranje Viekorisnike IPA-e pripremljen je na osnovi tih razmiljanja
i iskustva dosadanjih krugova programiranja. Vodi utvruje korake i vremenske rokove
pomou procesa sudjelovanja radi uspostavljanja viegodinjeg (trogodinjeg) Plana za
razdoblje od 2011. do 2013. godine na osnovi sektorskih strategija. U ovom procesu utvrdit
e se sektori za koje e biti planirana potpora iz programa IPA, a unutar svakog sektora bit
e opisana prioritetna podruja, pojedinani ciljevi i oekivani rezultati za viekorisniku
potporu iz programa IPA za to trogodinje razdoblje. Plan e ukljuiti korake potrebne za
izradu projekata ili mjera za pruanje takve potpore.
U cilju usvajanja od strane Komisije, osnovni dijelovi ovog trogodinjeg plana bit e
pretvoreni u Viekorisniki viegodinji indikativni planski dokument za razdoblje 2011. do 2013.
godine u kojem se utvruju ove sektorske odluke kao i strateki ciljevi i odluke. Odluke
koje treba donijeti za viegodinje programiranje unutar tih sektora iz VIPD-a su navedene
kao strateke odluke u okviru svakog sektora. Viekorisniki programi kako za 2011. tako
i za kasnije godine bit e izraeni sukladno viegodinjem planu dogovorenom izmeu
dionika.
Ovim dokumentom detaljno se utvruje ovaj proces, a saetak glavnih koraka i vremenski
rok nalaze se u Dodatku 1.
Ovaj pristup predstavljen je korisnicima IPA-e tijekom Viekorisnikog koordinacijskog
sastanka u lipnju 2009. godine u Zagrebu.
8
Viekorisnika pomo iz programa IPA 1
Viegodinji indikativni fnancijski okvir 1.1
Viegodinji indikativni fnancijski okvir za program IPA (VIFO) namijenjen je pruanju
informacija o indikativnim fnancijskim alokacijama za Viekorisniki program IPA kao i za
svaki Nacionalni program IPA.
Financijska matrica VIFO-a ini poveznicu izmeu politikih i proraunskih okvira. VIFO je
uspostavljen za sedmogodinje razdoblje od 2007. do 2013. godine te se godinje revidira
za trogodinje razdoblje. Posljednji objavljeni VIFO
3
, koji ukljuuje saetak fnancijskih
alokacija za razdoblje od 2007. do 2013. godine, glasi kako slijedi:
Zemlja 2007. 2008. 2009. 2010. 2011. 2012. 2013.
Hrvatska 141,2 146 151,2 153,6 156,5 159,7 162,9
Biva jugoslavenska
Republika Makedonija
58,5 70,2 81,8 91,7 98 105,1 117,2
Turska 497,2 538,7 566,4 653,7 781,9 899,5 935,5
Albanija 61 70,7 81,2 92,7 94,4 96,3 98,1
Bosna i Hercegovina 62,1 74,8 89,1 105,4 107,4 109,5 111,8
Crna Gora 31,4 32,6 33,3 33,5 34,1 34,8 35,4
Srbija 189,7 190,9 194,8 197,9 201,9 205,9 214,7
Kosovo
(prema RVSUN-a 1244)
68,3 184,7 106,1 67,3 68,7 70 73,7
Viekorisniki programi 109 135,7 166 143,8 178,6 174,4 189,8
3
COM (2009) 543, Viegodinji indikativni fnancijski okvir za program IPA 2011.-2013.
9
Viegodinji indikativni planski dokumenti 1.2
Priprema Viekorisnikog viegodinjeg indikativnog planskog dokumenta (VIPD) temelji
se na alokacijama u VIFO-u i na prioritetima utvrenim unutar politikog okvira. Osim
Viekorisnikog VIPD-a, za svaku zemlju se pripremaju i nacionalni VIPD-ovi koje izrauju
nadleni Odjeli Glavne uprave za proirenje.
Strateki ciljevi i odluke za pretpristupnu pomo predstavljeni su u Viekorisnikom VIPD-u
koji obuhvaa trogodinje razdoblje. Posljednji objavljeni Viekorisniki VIPD obuhvaa
razdoblje od 2009. 2011. godine.
Za VIPD za razdoblje od 2009. 2011. nisu predviene velike promjene nakon njegove
procjene, ali namjera je primijeniti novu metodu za pripremu VIPD-a za 2011. 2013. Kako
bi se omoguila primjena indikativnog planiranja kao alata za programiranje IPA-e za 2011.
godinu i naknadnih godinjih programa, potrebno je unaprijed postii dogovor o ovom
planu.
Strateki ciljevi i odluke VIPD-a odredit e se kroz izradu trogodinjeg plana programiranja
(Plan). Plan e biti izraen u suradnji s korisnicima IPA-e i slubama Komisije zajedno s
Vijeem za regionalnu suradnju (VRS) i drugim neposredno ukljuenim tijelima.
Plan e biti izraen u uskoj suradnji s ostalim relevantnim dionicima, ukljuujui, na primjer,
drave lanice Europske unije kao i druge donatore, organizacije civilnoga drutva (OCD) i
organizacije predstavnice poslovnog sektora, meunarodne i domae fnancijske institucije
i meunarodne organizacije (dalje u tekstu viekorisniki dionici).
Planom e se utvrditi i vremenski rok za pripremu i provedbu projekata kao i studije ili
istraivanja potrebna za omoguavanje daljnjeg razvoja sektorske strategije ili pripremu
projekata ili drugih vrsta aktivnosti. Plan e se aurirati jednom godinje i prema potrebi
revidirati.
Viekorisniki program(i) 1.3
Godinji viekorisniki program sastavlja se u skladu sa sektorskim podrujima odreenim u
Viekorisnikom trogodinjem planu programiranja.
Svaki godinji program u okviru IPA-e sastoji se od jednog ili vie projekata koji opisuju
konkretne mjere fnancijske suradnje izmeu Europske komisije i kandidata i potencijalnih
kandidata za lanstvo. Nakon to se programi usvoje, provode se kroz ugovore, bespovratna
sredstva ili druge vrste sporazuma.
Viekorisniki program IPA namijenjen je dopunjavanju i usklaivanju s Nacionalnim IPA
programima. Viekorisniki projekti izradit e se samo u sluajevima u kojima postoji jasna
dodana vrijednost.
10
Viekorisnika pomo programira se kroz regionalne i horizontalne projekte:
Regionalni projekti imaju za cilj omoguiti regionalnu suradnju izmeu korisnika
programa IPA. Tim projektima nastoji se promicati pomirba, obnova i politika
suradnja.
Horizontalni projekti bave se zajednikim potrebama vie korisnika IPA-e i nastoje
postii ekonominosti i ekonomije razmjera u provedbi.
Prioriteti i fnancijska podjela po komponentama 1.4
Viekorisniki VIPD 2009. 2011. odreuje sljedee glavne prioritete i indikativne fnancijske
alokacije po podrujima intervencije:
PODRUJA INTERVENCIJE
RASPON U
POSTOCIMA
Bavljenje politikim kriterijima (ukljuujui razvoj civilnoga drutva) 25% - 30%
Bavljenje ekonomskim kriterijima 38% - 44%
Sposobnost preuzimanja obveza iz lanstva i pribliavanje europskim
standardima
15% - 18%
Informiranje i komunikacija 5% - 7%
Aktivnosti potpore 4% - 7%
11
Proces programiranja viekorisnike IPA-e 2

2.1 Sudionici u programiranju
2.1.1 Europska komisija i korisnici
4
:
Jedinica za regionalne programe pri Glavnoj upravi za proirenje zajedno s korisnicima
nadlena je za (i) Viekorisniki VIPD kao i za (ii) godinje viekorisnike programe. Ostale
jedinice pri Glavnoj upravi za proirenje kao i ostale Glavne uprave i Delegacije Europske
komisije ukljuuju se prema potrebi. Poseban znaaj pridaje se i Vijeu za regionalnu
suradnju (VRS) kao predstavniku korisnika IPA-e za regionalnu suradnju.
2.1.2 Ostali dionici:
Ostali dionici ukljueni u proces programiranja ukljuuju, izmeu ostalih, drave lanice
Europske unije kao i ostale donatore, regionalna tijela, organizacije civilnoga drutva i
organizacije predstavnike poslovnog sektora, meunarodne i domae fnancijske institucije
i meunarodne organizacije.
2.2 Viekorisniki VIPD 2011. - 2013.
2.2.1 Pripremna faza
Svrha
Utvrditi proces, rokove i dionike za uspostavljanje viekorisnikog VIPD-a 2011. - 2013.
Proces
VIPD je rezultat procesa u tri koraka, kako slijedi:
1. Odreivanje prioritetnih sektora na koji se podrka viekorisnike IPA-e moe primijeniti;
2. Odreivanje stratekih odluka za potporu iz programa IPA u viegodinjem planu programiranja
unutar svakog prioritetnog sektora i
3. Usvajanje viegodinjeg plana programiranja pretvaranjem njegovih kljunih dijelova u VIPD.
Rezultat
1. Dionici odreeni.
2. Proces i rokovi dogovoreni za tri koraka.
Rok
Svibanj - kolovoz 2009.
Nadlenost
Glavna uprava za proirenje
Koordinator programa i voditelji projekata nadleni za razliite korake procesa VIPD-a su
odreeni.
4
Nacionalni koordinator za Instrument pretpristupne pomoi (NIPAK) uz pomo resornih ministar-
stava i drugih vladinih institucija.
12
Koordinator programa koordinira uspostavljanje viegodinjeg Plana i konano pretvaranje
Plana u VIPD.
Koordinator programa i voditelji projekata sastavljaju:
Popis dionika za svaki prioritetni sektor, nakon konzultacija s ukljuenim tijelima i
u odnosu na korisnike IPA-e, kako su dostavili uredi NIPAK-a i VRS. Ovaj indikativni
popis kontakata ukljuuje imena i nadlenosti dionika, njihove e-mail adrese i
brojeve telefona u obliku tablice.
Rok za uspostavu viekorisnikog VIPD-a.
2.2.2 Faza identifkacije
Svrha
Odrediti viekorisnike prioritetne sektore kojima e se baviti unutar okvira Viekorisnikog
trogodinjeg Plana
Rezultati
Viekorisniki prioritetni sektori odreeni
Rok
Lipanj - kolovoz 2009.
Nadlenost
Glavna uprava za proirenje i korisnici
2.2.2.1 Odrediti indikativne prioritetne sektore
Jedinica za regionalne programe Glavne uprave za proirenje pokree viegodinje
programiranje pozivanjem korisnika, Tajnitva VRS-a i ostalih dionika, prema potrebi, na
sudjelovanje na Viekorisnikom koordinacijskom sastanku.
Jedan od ciljeva Viekorisnikog koordinacijskog sastanka je usuglasiti se oko sektora
kojima e se pruiti potpora iz programa viekorisnike IPA-e tijekom idueg trogodinjeg
razdoblja. Utvreni indikativni prioritetni sektori odrazit e se kao sveobuhvatni strateki
ciljevi i odluke u Viekorisnikom VIPD-u.
13
2.2.3 Faza izrade nacrta
Svrha
Izrada nacrta Viekorisnikog trogodinjeg plana (dalje u tekstu Plan). Plan e ukljuiti IPA region-
alne prioritetne sektore, odnosno sektore za koje e potpora biti planirana kao i nacrt stratekih
odluka za potporu tijekom trogodinjeg razdoblja unutar tih sektora .
Rezultat
1. Nacrt Viekorisnikog trogodinjeg plana izraen, ukljuujui:
a. Prioritetne sektore za planiranje potpore iz VK IPA-e
b. Strateke odluke odreene za svaki prioritetni sektor
c. Rok i plan rada za pripremu i provedbu IPA potpore utvreni kao strateke odluke tijekom
trogodinjeg razdoblja.
Rok
Kolovoz 2009. oujak 2010.
Nadlenost
Sektorske radne skupine i Glavna uprava za proirenje
2.2.3.1 Odrediti indikativne strateke odluke
Nakon to su prioritetni sektori dogovoreni, utvrdit e se nain odreivanja stratekih odluka
unutar svakog pojedinog sektora. Uobiajeni nain bit e uspostava radne skupine. U nekim
podrujima vrsta aktivnosti ne zahtijeva duboku strateku analizu ili su druge platforme ili
sustavi u kojima e se odvijati programiranje ve stvoreni.
Cilj svake radne skupine je odrediti i izraditi strateke odluke koje e biti ukljuene u
trogodinji plan za taj sektor. Radna skupina moe se sastajati u IPA regiji ili u Bruxellesu. U
svrhu potpore izradi stratekih odluka, radna skupina moe zatraiti dodatne analize radi
poboljanja viegodinje strategije za potporu iz viekorisnike IPA-e u nekom sektoru, ili
izraditi tone potrebe i ciljeve koji e se postaviti za strateke odluke odreene i/ili konkretno
osmiljavanje mjera/projekata u cilju kasnije izrade projektnih saetaka.
Svakoj radnoj skupini pomagat e voditelj projekata iz Jedinice za regionalne programe,
Glavne uprave za proirenje. Radna skupina sastoji se od osnovne skupine lanova, koji
mogu ukljuiti korisnike (NIPAK i resorna ministarstva), slube Europske komisije (Glavna
uprava za proirenje, resorne Glavne uprave), kao i sektorske strunjake VRS-a. Kako bi se
osigurala zastupljenost regionalne perspektive od velikog je znaaja da strunjaci iz sektora
VRS-a sudjeluju u radnoj skupini to je vie mogue.
Radna skupina moe se dogovoriti o osobi, osim voditelja projekata Glavne uprave za
proirenje, koja e djelovati kao tajnik za izradu trogodinjeg Plana. Voditelj projekata e
u svakom sluaju davati smjernice radnoj skupini o izradi nacrta i stilu kao i o rokovima
5
To znai podruja utvrena unutar svakog sektora za koja se smatra da potpora iz viekorisnike
IPA-e ima najvei utjecaj i dodanu vrijednost, ukljuujui rok, nain i organizaciju za pripremu i proved-
bu takve potpore tijekom trogodinjeg razdoblja programiranja, ukljuujui potrebe za studijama, anali-
zom ili istraivanjima.
14
za dovrenje. Plan se sastavlja u skladu s predlokom koji osigurava Jedinica za regionalne
programe Glavne uprave za proirenje.
Plan bi trebao odraavati potrebe odreene u stratekim dokumentima EU-a kao i
pojedinane ciljeve regionalne suradnje utvrene od strane korisnika programa IPA i VRS-a.
Izrada Plana treba ukljuiti odgovarajuu koordinaciju i rasprave sa svim relevantnim
dionicima, ukljuujui relevantne slube Komisije, bilateralne donatore, drave lanice EU-a
i viekorisnike dionike. Ova e se koordinacija dogovoriti unutar radne skupine a bit e
utvreni i plan i rok. Mogu se primjenjivati razliite metode, ukljuujui vee sastanke s raznim
dionicima, bilateralne rasprave, telefonske ili video konferencije, pisanu komunikaciju i razne
IT alate. Kako bi se osiguralo potpuno sudjelovanje svih partnera u procesu programiranja,
predlae se da Plan i drugi povezani dokumenti budu dostupni na internetu.
Nadalje, radna skupina dogovora se o tome tko e preuzeti odgovornost za izradu konkretnih
mjera odreenih za programiranje i stvarnu izradu projektnog(ih) saetka/saetaka, kako je
navedeno u Odjeljku 2.3.2 dalje u tekstu. Pri tome e se odrediti pojedinani dionici i ukljuiti
u izradu konkretnih mjera putem radnih podgrupa ili na neki drugi prikladan nain.
Nakon to bude dovren, prvi nacrt Plana usuglaava se unutar radne skupine i dostavlja
elniku Jedinice za regionalne programe Glavne uprave za proirenje.
2.2.3.2 Nacrt indikativnog Viekorisnikog trogodinjeg plana
Koordinator programa pregledat e nacrte planova svake radne skupine u pogledu kvalitete i
usklaenosti. Koordinator programa objedinjuje te planove u jedinstveni nacrt indikativnog
Viekorisnikog trogodinjeg plana. Svaki plan mora biti izvedivo proveden zajedno s
planovima ostalih radnih skupina. Koordinator programa povezuje se s odgovarajuim
voditeljem projekata radi svladavanja eventualnih odstupanja. Viekorisniki trogodinji plan
pregledava menadment Jedinice za regionalne programe Glavne uprave za proirenje.
2.2.4 Faza odobravanja
Svrha:
Nacrt viekorisnikog VIPD-a pripremljen
Rezultat:
1. Viekorisniki trogodinji plan potvren od strane dionika
2. Nacrt Viekorisnikog VIPD-a pripremljen
3. Nacrt VIPD-a dostavljen tijelu Europske komisije za kvalitetu (QSG)
Rok
Oujak lipanj 2010.
Nadlenost
Glavna uprava za proirenje
15
2.2.4.1 Konzultacije o indikativnom Viekorisnikom trogodinjem planu
Koordinator programa dostavlja radi primjedaba dovreni Viekorisniki trogodinji plan
proirenoj skupini dionika.
Dionici pregledavaju Plan i daju svoje primjedbe u pisanom obliku unutar utvrenog roka.
Voditelj(i) projekata nadlean(nadleni) za pojedinu radnu skupinu mogu sazvati sastanak/
konferenciju i sl. sa sudionicima radne skupine radi rasprave o primjedbama. Koordinator
programa objedinjuje zaprimljene primjedbe i povezuje se s menadmentom i voditeljima
projekata u vezi s primjedbama kao i svim izmjenama Plana koje mogu biti potrebne.
2.2.4.2 Pripremljen nacrt Viekorisnikog VIPD-a
Koordinator programa izrauje nacrt Viekorisnikog VIPD-a koji e jednostavno odraavati
prioritetne sektore i strateke odluke izraene u Viekorisnikom trogodinjem planu. S
obzirom da je VIPD strateki dokument, prioriteti mogu biti odreeni u irem smislu dok
Viekorisniki trogodinji plan sadri konkretnije podatke o mjerama i projektima koje
treba provesti u pojedinom prioritetnom sektoru zajedno s konkretnim rokom za njihovo
programiranje, pripremu i provedbu.
Nacrt VIPD-a pregledava i odobrava voditelj svakog pojedinog odsjeka i elnik jedinice u
Jedinici za regionalne programe Glavne uprave za proirenje. Koordinator programa zatim
alje revidirani nacrt VIPD-a radnim skupinama na pregled i mogue primjedbe. Radne
skupine pak pregledavaju VIPD i daju primjedbe u pisanom obliku unutar utvrenog roka.
Koordinator programa objedinjuje zaprimljene primjedbe i povezuje se s menadmentom
i voditeljima projekata u vezi s primjedbama i izmjenama u Viekorisnikom VIPD-u. Sve
daljnje izmjene dokumenata izvrava koordinator programa.
S obzirom da se viekorisnike dionike ve konzultiralo o indikativnom Viekorisnikom
trogodinjem planu, dodatne konzultacije o nacrtu Viekorisnikog VIPD-a ne smatraju se
potrebnima.
Konani nacrt VIPD-a se zatim dostavlja Skupini za podrku kvaliteti (QSG-u) na analitiki
pregled. Primjedbe lanova Skupine za podrku kvaliteti (QSG-a) e potom, prema potrebi,
biti ugraene u konani nacrt VIPD-a.
16
2.2.5 Faza usvajanja
Svrha
Osigurati usvajanje VIPD-a od strane Komisije.
Rezultat
VIPD usvojen
Rok
Srpanj studeni 2010.
Nadlenost
Glavna uprava za proirenje
2.2.5.1 Konzultacije unutar slubi EK-a
Nacrt viekorisnikog VIPD-a dostavlja se radi konzultacija unutar slubi EK-a ostalim
relevantnim Glavnim upravama. Rezultat konzultacija esto su dodatne primjedbe i
preporuke. Koordinator programa osigurava izmjene i dopune formulacije Viekorisnikog
VIPD-a u svjetlu tih primjedaba, uz konzultacije s menadmentom i voditeljima projekata u
Jedinici za regionalne programe Glavne uprave za proirenje, prema potrebi.
2.2.5.2 Prijevod
Konani Viekorisniki VIPD se zatim upuuje na prevoenje kao priprema za konzultacije s
Odborom za program IPA.
2.2.5.3 Konzultacije s Odborom za program IPA
Nakon dovretka unutarnjih procedura Komisije, Viekorisniki VIPD dostavlja se
Upravljakom odboru za program IPA na oitovanje. Svi dokumenti se trebaju poslati
sudionicima najmanje tri tjedna prije sastanka Odbora za program IPA.
2.2.5.4 Odluka Komisije
Nakon to Upravljaki odbor za program IPA da povoljno miljenje, Komisija usvaja VIPD.
17
2.3 Viekorisniki program(i) 2011.
2.3.1 Pripremna faza
Svrha
Odrediti proces, rokove i dionike za uspostavljanje Viekorisnikog programa za 2011. godinu,
ukljuujui projektne saetke.
Rezultat
1. Dionici odreeni
2. Proces i rokovi dogovoreni
Rok
Veljaa - oujak 2010.
Nadlenost
Sektorske radne skupine (za sektore u kojima se radna skupina smatra potrebnom); Glavna uprava
za proirenje
Radne skupine izrauju:
Indikativni popis dionika po radnim skupinama. Ovaj popis ukljuuje imena i
nadlenosti dionika, njihove adrese elektronike pote i brojeve telefona u obliku
tablice.
Voditelj programa pri Glavnoj upravi za proirenje utvrdit e vrijeme za izradu
mjera/projekata koji e biti ukljueni u IPA 2011 viekorisniki program.
Ovi pripremni dokumenti dostavljaju se dionicima odreenim u svakoj radnoj skupini u
informativne svrhe.
2.3.2 Faza identifkacije
Svrha
Izraditi logike matrice projektnih saetaka u skladu s prioritetnim podrujima i stratekim odlu-
kama utvrenim u Viekorisnikom trogodinjem planu.
Rezultat
1. Popratne studije i pregledi dovreni, prema potrebi.
2. Logike matrice projektnih saetaka sastavljene i dostavljene Glavnoj upravi za proirenje.
Rok
Travanj svibanj 2010.
Nadlenost
Radne skupine (ili Glavna uprava za proirenje)
18
2.3.2.1 Izrada logike matrice projektnih saetaka
Izrada projektnog saetka treba slijediti pristup logike matrice, kljuni analitiki i upravljaki
alat za formulaciju projekta. Ovaj se pristup temelji na izradi ponajprije logike matrice u
kojoj se projekt odreuje u smislu hijerarhije pojedinanih ciljeva (unosi, aktivnosti, rezultati,
svrha i opi cilj) uz niz utvrenih pretpostavki i okvira za nadzor i ocjenu postignua projekta
(pokazatelji i izvori provjere). Ovaj pristup pretpostavlja aktivno sudjelovanje i suradnju
glavnih dionika, odnosno svih organizacija na koje projekt utjee. Time se eli osigurati visok
stupanj vlasnitva i visoko kvalitetan projektni saetak.
Logiku matricu projektnog saetka izrauje(u) osoba(e) odreena(e) za konkretnu izradu
od strane radne skupine. Nakon to bude dovrena, radna skupina potvruje logiku matricu
projektnog saetka. Za izradu projektnih ideja i kasnije sastavljanje projektnih saetaka,
za koje je prvi korak logika matrica, na sudjelovanje e biti pozvani dionici koji e imati
posebnu ulogu.
Kao prvi korak, od radnih skupina se trai podnoenje samo logikih matrica voditelju
projekata, koji e ih zatim pregledati. Provjera kvalitete logikih matrica omoguit e
voditelju projekata voenje izrade projektnog saetka i osiguranje njegove pravilne izrade.
Nakon provjere kvalitete logikih matrica, voditelj projekata moe dati primjedbe o nainu
na koji ih se moe poboljati kao i o daljnjoj izradi projektnog saetka.
2.3.3 Faza izrade nacrta
Svrha:
Uspostaviti godinji Viekorisniki program.
Rezultat:
Konana verzija Viekorisnikog programskog paketa, ukljuujui nacrt projektnih saetaka.
Rok:
Svibanj - lipanj 2010.
Nadlenost
Glavna uprava za proirenje
2.3.3.1 Izrada projektnog saetka
Predmet svakog projektnog saetka je pruiti podroban opis predloenog projekta radi
potpore prioritetnom sektoru, kako je utvreno u Viekorisnikom trogodinjem planu.
Po jedan projektni saetak priprema se za svaki pojedini projekt. Projektni saetak treba
sastaviti u skladu s priloenim predlokom. Osoba(e) odreene za konkretno pisanje od
strane radne skupine izrauje(u) projektni saetak. Nakon to bude dovren, radna skupina
potvruje projektni saetak. Radne skupine se potiu na to da Viekorisniko programiranje
smatraju trajnim procesom. Priprema projektnih saetaka moe zapoeti nakon to
Viekorisniki trogodinji plan bude potvren.
19
Na osnovi logike matrice (analiza problema, prethodna iskustva, najnovija analiza trita,
istraivanje trita, ekonomsko-fnancijska analiza kako bi se osiguralo da procjene prorauna
budu odgovarajue, dostupnost i prihvatljivost materijala, roba, usluga u EU, korisnici),
projektni saetak izrauje odreena osoba(e) iz radne skupine u suradnji s relevantnim
dionikom tako to popunjava(ju) obvezne podatke sukladno standardnom predloku
projektnog saetka Europske komisije, ukljuujui njegove dodatke i upute.
Pri izradi projektnog saetka, radna skupina treba osigurati da:
neposredni ciljevi projekta budu usklaeni s opim ciljem za sektor ( relevantnost);
pojedinani ciljevi projekta i oekivani rezultati budu specifni, mjerljivi, ostvarivi,
relevantni i pravovremeni (eng. SMART specifc, measurable, achievable, relevant,
and timely);
pokazatelji za nadzor izvedbe projekta budu relevantni, prihvaeni, uvjerljivi,
jednostavni i vrsti (eng. RACER relevant, accepted, credible, easy, and robust);
rizici i pretpostavke u vezi s projektom budu odgovarajue odreeni ( izvedivost);
sve mjere koje se od korisnika ili nacionalnih tijela zahtijevaju radi osiguranja
utjecaja projekta budu navedene i vremenski ograniene (uvjetovanost);
unosi i rezultati potrebni za provedbu projekta budu dovoljno dobro odreeni;
korisnici imaju dovoljno sposobnosti za provedbu projekta;
mjere za koje se prima potpora budu u potpunosti koordinirane s drugim
pretpristupnim instrumentima;
slina prethodna iskustva iz prolosti budu ugraena;
rezultati budu vjerojatno odrivi;
zahtjevi za vidljivosti budu uzeti u obzir u izradi projekta. Naziv projekta bude jasan
i razumljiv nestrunim itateljima.
Nadalje, oblikovanje, slijed i pravilna uporaba engleskog jezika trebaju biti osigurani u
projektnim saecima. I na kraju, svaki projektni saetak treba imati svoj naziv. Isti naziv
projekta treba se zadrati cijelo vrijeme.
Nakon to radna skupina potvrdi projektni saetak, koordinator programa provjerava
projektni saetak radi kvalitete i usklaenosti u skladu sa smjernicama koje daje Skupina za
podrku kvaliteti Glavne uprave za proirenje.
20
2.3.4 Faza odobravanja
Svrha:
Odobriti godinji(e) Viekorisniki(e) program(e)
Rezultat:
1. Viekorisniki projektni saetak (saeci) potvreni od strane dionika
2. Viekorisniki programski paket za 2011. godinu sastavljen
Rok
Lipanj studeni 2010.
Nadlenost
Glavna uprava za proirenje
2.3.4.1 Konzultacije o projektnim saecima
Konani nacrt projektnog saetka (saetaka) pregledava menadment u Jedinici za
regionalne programe Glavne uprave za proirenje.
Nakon to budu dovreni, koordinator programa ih dostavlja radi primjedaba na projektni
saetak (saetke) dravama lanicama Europske unije i viekorisnikim dionicima.
Dionici pregledavaju projektni(e) saetak (saetke) i daju primjedbe u pisanom obliku unutar
utvrenog roka. Koordinator programa objedinjuje te primjedbe i povezuje se s voditeljima
odsjeka i voditeljima projekata u vezi s tim i drugim moguim izmjenama projektnog saetka
(saetaka).
2.3.4.2 Pripremljen nacrt Viekorisnikog programskog paketa za 2011. godinu
Uzimajui u obzir konane primjedbe o projektnim saecima kao i one o opem sastavu
paketa i proraunu, koordinator programa priprema konani programski paket. Koordinator
programa e se savjetovati s voditeljima projekata o Viekorisnikom godinjem
programskom paketu.
Viekorisniki godinji program pregledava menadment u Jedinici za regionalne programe
Glavne uprave za proirenje. Koordinator programa uz savjetovanje s voditeljima projekata
unosi izmjene u dokumente.
21
2.3.5 Faza usvajanja
Svrha
Osigurati usvajanje Viekorisnikog programa od strane Komisije.
Rezultati
Odluka Komisije o Viekorisnikom programu
Rok
Prosinac 2010. travanj 2011.
Nadlenost
Glavna uprava za proirenje
2.3.5.1 Skupina za podrku kvaliteti i konzultacije izmeu slubi EK-a
Skupina za podrku kvaliteti (QSG) Glavne uprave za proirenje pregledava konani nacrt
Viekorisnikog programa, ukljuujui projektne saetke, koji se potom podnosi radi
konzultacija izmeu slubi EK-a (ISC-InterServiceConsultation) s ostalim relevantnim
Glavnim upravama i konano alje na prevoenje.

2.3.5.2 Skupina za podrku kvaliteti
U pogledu Viekorisnikog programa i projektnih saetaka, provjeru kvalitete obavlja
Skupina za podrku kvaliteti Glavne uprave za proirenje to ima za rezultat niz preporuka
Jedinici za regionalne programe radi moguih poboljanja. Koordinator programa alje
godinji Viekorisniki paket (ukljuujui i projektne saetke) Skupini za podrku kvaliteti
sukladno dogovorenom roku.
2.3.5.3 Konzultacije izmeu slubi EK-a
Po zavretku rada Skupine za podrku kvaliteti, ostale relevantne sektorske Glavne uprave
konzultiraju se u okviru konzultacija izmeu slubi EK-a, to za rezultat moe imati dodatni
niz primjedaba i preporuka. Koordinator programa osigurava izmjene i dopune formulacija
u projektnim saecima u svjetlu tih primjedaba bilo preko voditelja projekata ili, prema
potrebi, neposrednim izmjenama i dopunama projektnih saetaka.
2.3.5.4 Prevoenje
Konani godinji Viekorisniki program se zatim alje na prevoenje prije konzultacija s
Odborom za program IPA.
2.3.5.5 Konzultacije Odbora za program IPA
Nakon to unutarnje procedure Komisije budu dovrene, Viekorisniki program se dostavlja
Upravljakom odboru za program IPA na oitovanje. Projektni saeci se dostavljaju Odboru
22
samo radi informacije. Sve dokumente potrebno je poslati sudionicima najmanje tri tjedna
prije sastanka Odbora za program IPA.
2.3.5.6 Odluka Komisije
Nakon to Upravljaki odbor za program IPA donese povoljno miljenje, Komisija donosi
Odluku o fnanciranju.
2.3.5.7 Sporazum o fnanciranju
Svrha
Uspostaviti pravnu osnovu za provedbu.
Rezultati
1. Proraun dostupan
2. Sporazum(i) o fnanciranju potpisan(i), prema potrebi
Rok
Travanj 2011. prosinac 2011.
Nadlenost
Glavna uprava za proirenje
Ako je za provedbu Viekorisnikog programa potreban Sporazum o fnanciranju, koji je
pravna osnova za provedbu, on se priprema nakon usvajanja Viekorisnikog programa od
strane Komisije.
Koordinator programa alje dva upotpunjena kompleta Sporazuma o fnanciranju, njegove
dodatke i konane projektne saetke Delegacijama radi slanja NIPAK-ima na potpis. NIPAKi
zadravaju jedan izvorni primjerak dokumenta i vraaju drugi izvorni primjerak Delegaciji i
prosljeuju ga Glavnoj upravi za proirenje. Prilikom potpisivanja Sporazuma o fnanciranju,
NIPAK iskazuje svoju suglasnost sa Sporazumom o fnanciranju u ime korisnika. Projektni
saeci, koje parafraju obje strane, slue kao osnova za tehnike sastavnice koje se odnose
na provedbu programa.
Voditelj projekata istovremeno priprema potrebnu dokumentaciju i sporazume kako bi
se osigurao brz poetak provedbe projekata nakon to Sporazumi o fnanciranju budu
potpisani.
23
o

u
.

1
0
V
K

s
a
s
t
a
n
a
k
(
B
r
u
x
e
l
l
e
s
)
o

u
.

1
0
-
t
r
a
.

1
0
K
o
n
z
u
l
t
a
c
i
j
e

o

V
K
3
-
g
o
d
.

p
l
a
n
u
s
r
p
.

1
0
-
s
t
u
.

1
0
V
K

V
I
P
D

2
0
1
1
.
-
2
0
1
3
.
p
r
e
v
e
d
e
n

i

u
s
v
o
j
e
n
V
K
P

2
0
1
1
.

p
r
e
v
e
d
e
n
.
P
o
z
i
t
i
v
n
o

m
i

l
j
e
n
j
e

I
P
A

o
d
b
o
r
a
.
V
K
P

2
0
1
1
.

u
s
v
o
j
e
n

l
i
p
.

1
0
-
k
o
l
.

1
0
K
o
n
z
u
l
t
a
c
i
j
e

o

P
S
l
i
p
.

0
9
s
v
i
.

1
1
s
r
p
.

0
9
l
i
s
.

0
9
s
i
j
.

1
0
t
r
a
.

1
0
s
r
p
.

1
0
l
i
s
.

1
0
s
i
j
.

1
1
t
r
a
.

1
1
V
K
:

V
i

e
k
o
r
i
s
n
i

k
i
V
K

V
I
P
D
:

V
i

e
k
o
r
i
s
n
i

k
i

v
i

e
g
o
d
i

n
j
i

i
n
d
i
k
a
t
i
v
n
i

p
l
a
n
s
k
i

d
o
k
u
m
e
n
t
V
K
P
:

V
i

e
k
o
r
i
s
n
i

k
i

p
r
o
g
r
a
m
P
S
:

p
r
o
j
e
k
t
n
i

s
a

e
c
i
s
v
i
.

1
0
-
l
i
p
.

1
0
V
K

V
I
P
D

2
0
1
1
.
-
2
0
1
3
.
s
a
s
t
a
v
l
j
e
n
l
i
p
.

0
9
-
o

u
.

1
0
I
n
d
i
k
a
t
i
v
n
i

V
K
3
-
g
o
d
.

p
l
a
n

s
a
s
t
a
v
l
j
e
n
t
r
a
.

1
0
-
l
i
p
.

1
0
P
S
-
i

s
a
s
t
a
v
l
j
e
n
i
l
i
p
.

0
9
V
K

s
a
s
t
a
n
a
k
(
Z
a
g
r
e
b
)
s
t
u
.

0
9
V
K

s
a
s
t
a
n
a
k
(
S
k
o
p
j
e
)
k
o
l
.

1
0
-
s
t
u
.

1
0
V
K
P

2
0
1
1
.

s
a
s
t
a
v
l
j
e
n
k
o
n
z
u
l
t
a
c
i
j
e
d
o
v
r

e
n
e
D
o
d
a
t
a
k

1
:

V
r
e
m
e
n
s
k
i

o
k
v
i
r

z
a

p
r
o
g
r
a
m
i
r
a
n
j
e

V
i

e
k
o
r
i
s
n
i

k
e

I
P
A
-
e

2
0
1
1
.

2
0
1
3
.