TAJUK : TAKLIMAT PEMANTAPAN PENGURUSAN PIBG UNTUK SETIAUSAHA

PIBG SEKOLAH MENENGAN DAN RENDAH TAHUN 2012

Laporan minit curai
Tarikh : 6-8 April 2012
Tempat : Safira Country Resort , Seberang Jaya
Perkara :
1) Setiausaha PIBG merupakan jawatan terpenting di sekolah kerana beliau
merupakan penghubung antara guru dan ibu bapa. Perlu mendapat pengiktirafan
oleh pihak sekolah.
2) Item Penilaian Anugerah PIBG Cemerlang Peringkat Negeri dan Kebangsaan
- Item penilaian meliputi :
i) Pengurusan dan Pentadbiran PIBG (25%)
- Setiausaha perlu merekod keahlian pibg dan dihantar kepada Pendaftar (JPN).
- Mesyuarat Agung Tahunan dibuat setiap tahun sebelum berakhir bulan Mac.
- Perlantikan AJK dibuat setiap tahun mengikut perlembagaan PIBG.
- Penolong Kanan tidak boleh dilantik sebagai jawatan utama PIBG.
- Jawatan YDP dan NYDP mestilah dikalangan ibu bapa.
- Sebarang kutipan sumbangan perlu mendapat persetujuan di dalam mesyuarat
Agung .
- Pihak sekolah perlu memohon kebenaran daripada pihak pendaftar (JPN) untuk
mengutip sebarang sumbangan yang telah diputus dalam mesyuarat Agung
segera selepes mesyuarat agung dibuat menggunakan cabutan minit.
- Surat iringan penting bukti hantar surat kepada JPN.
- Jemputan VVIP untuk perasmian perlu memohon kepada JPN dan JPN akan
buat surat kepada VVIP tersebut bukan sekolah.
- Agenda mesyuarat seperti yang terdapat dalam buku panduan persatuan PIBG.
- Minit mesyuarat perlu dihantar ke JPN dalam masa 30 hari selepas Mesyuarat
Agung Tahunan diadakan bersama senarai AJK baharu yang dilantik.
ii) Pengurusan Kewangan PIBG (25%)
- En. Yusuf bin Man(Ketua Unit Perhubungan ) menyatakan bahawa sebarang
kegunaan duit PIBG yang terdapat dalam akaun perlu mendapat persetujuan
dan kelulusan YDP PIBG dan bukan ex-officio (GB atau Pengetua)
- Pengetua / GB tidak boleh mengarahkan SU/Bendahari tanda tangan cek.
Penggunaan duit PIBG yang terdapat dalam akaun PIBG adalah hak PIBG
walaupun wang tersebut sumbangan dari pihak tertentu ke dalam akaun PIBG
dan bukan wang SUWA sekolah. Semua penggunaan duit PIBG perlu
dikemukakan dalam mesyuarat AJK PIBG. YDP yang berhak meluluskan
sebarang pengeluaran duit PIBG dalam akaun.
- Elakkan memberi sumbangan berbentuk wang tunai. Seeloknya memberi benda
atau barangan tertentu kerana ia melibatkan resit/voucer bayaran atas nama
PIBG yang perlu disimpan oleh bendahari yang akan dipantau oleh JPN.
- Penggunaan duit PIBG perlu ada kertas kerja dan resit/voucer bayaran selepas
wang tersebut dikeluarkan. Pihak SPRM TENGAH MEMANTAU dan ada PIBG
sekolah yang telah disoal siasat oleh pihak SPRM di Perlis .
iii) Aktiviti PIBG (50%)
- Perlu ada perancangan aktiviti PIBG dan takwim setiap tahun. Dirancang
semasa mesyuarat AJK kali pertama. Dan aktiviti PIBG perlu dijalankan bagi
mendapat markah yang terbaik.
- Wajib menubuhkan biro semasa mesyuarat AJK kali pertama bagi membantu
pelaksanaan aktiviti. Ketua biro mestilah dikalangan AJK PIBG dan ahlinya
adalah ahli-ahli biasa PIBG.
a) Biro Akademik
b) Biro Kokurikulum
c) Biro Bina Insan
d) Biri Disiplin
e) Biro Keceriaan
f) Biro Keselamatan dan Kesihatan
- Pemantauan fail akan dibuat pada bulan Mei 2012.
- Sentiasalah rujuk buku panduan pengurusan PIBG bagi mendapatkan maklumat
atau boleh menghubungi Unit Perhubungan jika terdapat masalah.
Yang melaporkan ,
_____________________
(Pn. Nor Edawati Ramli)
Setiausaha PIBG SRI III