PENGURUSAN KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

1.0 PENGENALAN
Kewangan Pusat Sumber perlu diuruskan secara kemas kini dan sistematis untuk
memastikan urusan pentadbiran dan pengurusan PSS berjalan dengan sempurna dan
segala rancangan serta aktiviti dapat dilaksanakan sebaik mungkin. Penyelaras PSS perlu
mengetahui sumber serta kedudukan kewangan PSS dan memahami prosedur penggunaan
kewangan PSS.

2.0 SUMBER KEWANGAN DAN MAKSUD PERBELANJAAN

Setiap PSS mempunyai sumber kewangan daripada punca yang boleh digunakan untuk
menjalankan rancangan dan aktiviti tahunan. Antara sumber kewangan PSS ialah:
2.1 Peruntukan daripada Kementerian Pelajaran
Mengikut surat Pekeliling Kewangan Bil. 5 Tahun 2002 bertarikh 11 Februari 2004
(KP. 1574/17/ Jld.15 (25) ), jenis Bantuan Per Kapita dan maksud Perbelanjaan adalah
seperti berikut:
2.1.1 Bantuan Pusat Sumber Sekolah
Kumpulan sasar bagi Bantuan Pusat Sumber Sekolah ialah meliputi perbelanjaan
bagi Perpustakaan dan Pusat Sumber Pendidikan.
2.1.2 Yuran Pelajar
Yuran pelajar bagi tujuan ini ditentukan tidak melebihi daripada yang telah
ditetapkan oleh Jabatan Pelajaran Negeri (RM 3.00setiap bagi setiap pelajar SM
& RM 1.50 bagi setiap pelajar SR)
Kutipan Yuran Pusat Sumber yang melebihi dari had di atas, mesti mendapat kebenaran dan
kelulusan dari Jabatan Pendidikan Negeri melalui permohonan bertulis.

2.1.3 Derma atau sumbangan daripada orang perseorangan atau kumpulan (PIBG,
Yayasan, Institusi dan sebagainya). Wang Suwa boleh digunakan untuk
keperluan pelajar-pelajar bagi tujuan membeli;
i.
bahan-bahan bacaan
ii.
bahan rujukan
iii.
bahan bantu pembelajaran (BBM)
iv.
perabot
v.
peralatan untuk pengajaran dan pembelajaran
vi.
serta tujuan aktiviti-aktiviti berkaitan dengan pengajaran dan
pembelajaran (pertandingan, lawatan,kursus)

Page
1

2.2 Sumber-Sumber Tambahan.

Pihak sekolah dan Pusat sumber Sekolah boleh mengusahakan punca kewangan
tambahan bagi meningkatkan sumber kewangan PSS. Sumber kewangan tambahan
yang diusahakan melalui aktiviti-aktiviti ini boleh digunakan bagi tujuan-tujuan
khusus ataupun projek-projek khas seperti membuat pengubahasuaian PSS seperti,
projek naik taraf bilik-bilik, mewujudkan unit-unit tambahan dan menjalankan aktivitiaktiviti tambahan. Cadangan bagi mendapatkan punca kewangan tambahan,
antaranya ialah;
i.
Mengadakan hari kantin, hari usahawan dan Jualan barangan terpakai.
ii.
Aktiviti berterusan, contoh: jualan majalah, surat khabar atau buku-buku.
iii.
Mengadakan jogathon dan aktiviti seumpamanya.
iv.
Aktiviti bermusim, seperti jualan kad ucapan sempena hari-hari perayaan,
hari guru dan lain-lain.
v.
Aktiviti bekerja dan mendapatkan upah
vi.
Aktiviti daripada Radio Sekolah
vii.
Aktiviti menyewa bahan atau peralatan
viii.
Upah menaip
ix.
Khidmat laminating, penjilidan
x.
Jualan akhbar lama
xi.
Tayangan Video
xii.
Upah potong huruf Polysterin
xiii.
Program Riang Ria Satu Sen.
xiv.
Tabung Derma hari aktiviti sekolah.
xv.
Kuiz

SUMBER PSS

SUMBER
TAMBAHAN
Hari Kantin
Jualan Akhbar lama
Jualan Buku Nilam
Tayangan Video
Rakam salin
Percetakan
Photo copy

KERAJAAN
Geran Perkapita
PSS

SUWA
Terbahagi 2:
Yuran Pelajar
SM : RM 3.00
SR : RM 1.50
PIBG
Derma PIBG

Page
2

3.0. AMALAN-AMALAN YANG TIDAK HARUS DILAKUKAN OLEH SEKOLAH

DALAM MEMBUAT PEROLEHAN
3.1 Membeli tanpa menggunakan borang pesanan bagi pembelian, kecuali
pembelian melalui panjar* wang runcit yang tidak melebihi dari RM50.00.
3.2 Membeli dari satu kedai tertentu sahaja bagi semua barangan.
3.3 Pembelian yang dibuat secara spontan tanpa ada perancangan awal.
3.4 Mengambil barang dahulu dan membuat pesanan kemudian.
3.5 Membeli dari wang Pengetua/Guru besar sendiri atau lain-lain pegawai dan
kemudian dituntut dari sekolah.
3.6 Tidak mencatat dalam buku daftar bil
3.7 Pembelian dibuat melalui telefon sahaja.
3.8 Pembelian dari koperasi sekolah.
* Panjar wang runcit sekolah merupakan sejumlah wang pendahuluan yang pada
permulaannya dikeluarkan daripada wang SUWA di bawah butiran yang tidak dikhaskan
untuk sesuatu tujuan tertentu, seperti butiran kantin atau pelbagai.

Page
3

4.0. CARTA ALIRAN PEMBELIAN

mul
a
Mesyuarat JK kewangan Sekolah

Pastikan baki mencukupi dalam buku

wang tunai

Pastikan jenis/kaedah/nilai pembelian

Senarai pembelian melalui borang

pesanan sementara

TIDAK

PT
J
YA

Sediakan borang pesanan tempatan (LO)

Terima dan semak borang DO
Terima invois / Bil Rekod Daftar stok

Cap terima bil / invois

Merekod dalam daftar bil.

tam
at

Page
4

4.1. PROSES PEMBELIAN

Pembelian barangan yang menggunakan sumber dari Wang Kerajaan dan Wang suwa
hendaklah direkod. Pusat Sumber Sekolah hendaklah mengenalpasti pembelian bagi satusatu item yang hendak dibeli sama ada perlu dirujuk kepada PTJ atau tidak, dan mesti
mengikut peraturan kewangan. Barang yang hendak dibeli perlu direkod ke dalam daftar
stok. Bil atau invois hendaklah direkod dalam daftar bil.
Langkah 1
Mesyuarat AJK Induk/AJK Kewangan Sekolah
Langkah 2
GPM memastikan peruntukan kewangan dalam buku tunai mencukupi dan juga perlu
mengetahui sumber kewangan yang akan digunakan.
Langkah 3
Kelulusan PTJ diperlukan jika pembelian melebihi RM 2,000.00 bagi sekolah
menengah dan melebihi RM 1,000 bagi sekolah rendah.
Langkah 4
Senaraikan jenis pembelian dalam borang pesanan sementara, dan dapatkan kelulusan
pentadbir.
Langkah 5
Borang pesanan (LO) disediakan dalam 3 salinan dan disahkan oleh pentadbir.
Hanya 2 Salinan kepada Pembekal.
Langkah 6
Pastikan barangan/bahan yang diterima sama dengan pesanan, semak
borang pesanan.
Langkah 7
Rekodkan dalam daftar stok/rekod perolehan bahan (buku/bahan bukan
buku)serta penuhi perakuan penerimaan dalam borang pesanan.
Langkah 8
Cap tarikh terima pada bil/invois
Langkah 9
Rekod dalam daftar bil. Pastikan daftar bil lengkap dengan nombor invois

Page
5

5.0. CARTA ALIRAN PEMBAYARAN

mul
a

Pastikan invois dan salinan asal borang pesanan diterima

balik

Pastikan bil-bil dijelaskan dalam tempoh 30 hari.

Sediakan baucer pembayaran 2 salian

Dapatkan kelulusan Pengetua / Guru Besar

Tulis cek dan cap sudah bayar pada bil/invois dan dapatkan
tandatangan penanda tangan yang diluluskan.

Rekod pembayaran dalam buku tunai

Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal

Rekod pembayaran dalam daftar bil

Failkan baucer

tam
at

Page
6

5.1. PROSES PEMBAYARAN

Pembayaran hendaklah dibuat mengikut peraturan yang betul supaya tidak menimbulkan
masalah dalam urusan pengauditan kewangan sekolah. Pembayaran sebaik-baiknya dibuat
dalam tempoh 30 hari dari tarikh penerimaan. Baucer hendaklah dibuat dalam 2 salinan.
Penandatangan cek terdiri daripada pegawai yang diluluskan oleh Jabatan Akauntan
Negara.
Langkah 1
Pastikan Invois/bil dan salinan asal L.O diterima balik dan jumlahnya betul.
Langkah 2
Penjelasan bil-bil hendaklah dipastikan dalam tempoh 30 hari.
Langkah 3
Baucer pembayaran hendaklah dibuat dalam 2 salinan.
Langkah 4
Dapatkan kelulusan pihak pentadbir sekolah.
Langkah 5
Bayaran dibuat dengan cek berpalang dan cap sudah dibayar pada baucer dan
semua dokumen, serta dapatkan tandatangan pegawai yang dilantik oleh JPN.
Langkah 6
Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal.
Langkah 7
Rekod pembayaran dalam daftar bil.
Langkah 8
Simpan salinan baucer di dalam fail

Page
7

Lampiran A
ANGGARAN PENDAPATAN PUSAT SUMBER SEKOLAH
(NAMA SEKOLAH :

( TAHUN )
Bil
1
2
3

Perkara
Bantuan Pusat Sumber sekolah + baki tahun
.
Wang Suwa + baki tahun
Sumber lain:
3.1. Sumbangan PIBG
3.2. Jualan kad keahlian
3.3. Jualan gambar
3.4. Jualan akhbar

Jumlah (RM)

Catatan

JUMLAH BESAR

Disediakan oleh

Disemak oleh

( Guru Perpustakaan & Media )

.
( Guru Penolong Kanan Pentadbiran )

Disahkan oleh

( Pengetua / Guru Besar )

Tarikh :

Page
8

Lampiran B
ANGGARAN BELANJAWAN PUSAT SUMBER SEKOLAH
(NAMA SEKOLAH)
(TAHUN..)
Bil
1

Butiran
Buku

Huraian
Nisbah bilangan pelajar dengan buku.
Contoh:
1 orang pelajar : 10 buku
Pertambahan buku tahun ..
1:5 = RM
Pembahagian buku
a. Fiksyen
b. Bukan fiksyen
Bahasa
Sains & Mats
Vok & Teknik
Kemanusiaan

Jumlah (RM)

30%
70%
15 % = RM
20% = RM
15% = RM
20% = RM
JUMLAH

Majalah

Langganan selama setahun

a. Dewan masyarakat (12XRM4.50)
b. Dewan Pelajar (12XRM4.50)
c. Pelita Bahasa (12XRM3.00)

Akhbar

Langganan selama setahun

a. Berita Harian (30XRM1.20X12)
b. Utusan Malaysia (30XRM1.20X12)

Bahan-Bahan Proses
Teknik

a.
b.
c.
d.
e.

Kocek buku
Kad Buku
Slip Tarikh
Label Buku
Gam

Alat Tulis & Alatan

Pejabat

Bahan APD dan BBM

a.
b.
c.
d.
a.
b.
c.

Fail kertas
Pen Maker
Stapler
Ink printer
DVD cakra
Pita audio
OHP filem

Aktiviti Pusat Sumber

a.
b.
c.
d.
e.

Minggu pusat sumber

Perkembangan staf
Penghasilan bahan
Kursus dalaman
Lawatan penanda aras

JUMLAH

JUMLAH

JUMLAH

JUMLAH

Page
9

f. Sijil dan hadiah

g. Pameran bertopik
JUMLAH
8

Projek Khas

a.
b.
c.
d.
e.

Pondok Ilmu
Laluan Ilmu
Keceriaan
Laman informasi
Program Khas
JUMLAH
JUMLAH BESAR

Disediakan oleh

Disemak oleh

( Guru Perpustakaan & Media )

.
( Guru Penolong Kanan Pentadbiran )

Disahkan oleh

..
( Pengetua / Guru Besar )
Tarikh :

Lampiran C
PERBELANJAAN PUSAT SUMBER SEKOLAH
Page
10

TAHUN.
PENDAPATAN
Perkara
Jumlah (RM)
1. Bantuan Perkapita PSS

PERBELANJAAN
Perkara
Jumlah (RM)

2. Bantuan wang suwa

3. Sumber lain
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

JUMLAH

JUMLAH

Page
11

PERMOHONAN MENGELUARKAN PESANAN KERAJAAN

UNTUK PEMBELIAN BARANGAN /PERKHIDMATAN
TAHUN : ..
Lampiran D
Senarai ini hendaklah disertakan bersama-sama dengan
PESANAN KERAJAAN No:..
Saya ingin memesan barangan/perkhidmatan yang tersebut di bawah ini dari peruntukan
*WANG SUWA/WANG KERAJAAN di bawah Pecahan Kepala : PUSAT SUMBER
dari Syarikat :
Alamat :

Bil

Perihal/Penentuan

Kuantiti

Harga seunit
(RM)

Jumlah
(RM)

1
2
3
4
5

JUMLAH
Disediakan oleh

Disahkan oleh

( Guru Perpustakaan & Media )

.
( Guru Penolong Kanan Pentadbiran )

Permohonan ini diluluskan atau tidak diluluskan

Page
12

( Pengetua / Guru Besar )

Tarikh :
NAMA SEKOLAH
ALAMAT :
No.Telefon:..
Kepada
Pengarah
Jabatan Pelajaran Negeri Johor

Ruj. Tuan
Ruj.Kami
Tarikh

:
:
:

PERBELANJAAN LEBIH DARIPADA RM 2,000.00/RM 1,000.00

Saya ingin memohon kelulusan untuk perbelanjaan khas lebih daripada
RM2,000.00/RM1,000.00 seperti di bawah:a) Perkakas yang hendak dibeli..
b) Harga yang dianggarkan.
c) Perbelanjaan ini akan dibayar dari aktiviti
dan baki yang belum dipertanggungjawabkan itu ialah RM ..
d) Sebab-sebab perkara itu mustahak
..
e) Disahkan barang/ perkakas tersebut tidak terdapat dalam mana-mana kontrak kerajaan
(sama ada kontrak Perbelanjaan/l kontrakKementerian Pelajaran atau kontrak Jabatan
Pelajaran Negeri..) dan sebut harga yang dipanggil dari syarikat-syarikat
berikut(tidak kurang dari 5 syarikat):i)
ii)
iii)
iv)
v)
f) Firma-firma tersebut telah memberikan harga-harga seperti berikut:
i)
ii)
iii)
iv)
v)
g) Jawatankuasa sebutharga sekolah telah menerima tawaran berikut
dengan sebab:i) Syarikat.. RM.
ii) Sebab-sebab mengapa menerima tawaran di atas:...
...

Pengetua/ Guru Besar

Tarikh:
Page
13

Bahagian B.
Kepada
Pengetua/Guru Besar

Perbelanjaan di atas diluluskan / tidak diluluskan

b.p Pengarah Pelajaran

Negeri ..
Tarikh:.

Page
14

BORANG BAUCER BAYARAN

KEPADA
NO BAUCER
PERUNTUKAN

:
:
:

Tarikh Bekalan

Butir-Butir Khidmat/ Bekalan

JUMLAH
(RM)

No. Invois
Saya sahkan bahawa khidmat/beklan di atas telah dilaksanakan/ diterima dengan betul dan
bayaran dikenakan berjumlah: ( RM
)
BUTIR-BUTIR BAYARAN :
No. Cek
:
Tarikh Cek
:
Amaun
:

.
(Tandatangan Pengetua/Guru Besar)
Tarikh :
Nota:
a)Sediakan baucer dalam 2 salinan. Asal simpanan sekolah, pendua salinan penerima
(dilekatkan pada cek)
b)Gunakan kertas lain warna bagi tiap-tiap salinan
c)* Potong mana yang tidak sesuai
BAHAGIAN B
Diterima dari pengetua/ Guru Besar.. Cek bernombor..wang tunai
bernilai (RM
) melalui baucer nombor. bertarikh.. kerana
khidmat / bekalan di atas yang saya bekalkan.
Page
15

..
Nama dan Cap Pembekal
Tarikh :
Lampiran G
Surat Pekeliling Kewangan Bil 5 tahun 2002
Bertarikh : 17 Oktober 2002
PEMBERIAN BANTUAN PERKAPITA UNTUK SEKOLAH-SEKOLAH
Jenis Bantuan 100 murid dan 101 500
501-1000 murid
ke bawah
Murid
PSS Sekolah
RM 1 500.00
RM 1 500 +
RM 7 086 +
Rendah
RM14.00 seorang RM13.00 seorang
murid melebihi
murid melebihi
100 orang
500 orang
PSS Sekolah
Menengah

RM 1 500.00

RM 1 500 +
RM14.00 seorang
murid melebihi
100 orang

RM 7 086 +
RM13.00 seorang
murid melebihi
500 orang

1000 dan ke
atas
RM 13 573 +
RM12.00
seorang murid
melebihi 1000
orang
RM 13 573 +
RM12.00
seorang murid
melebihi 1000
orang

Maksud Perbelanjaan
Meliputi perbelanjaan bagi Perpustakaan dan Pusat Sumber Pendidikan seperti
berikut :
I)

Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi tujuan pengajaran
dan pembelajaran
II) Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain- lain
yang bersesuaian untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran
III) Penyelenggaraan peralatan termasuk komputer yang digunakan untuk tujuan
pengajaran dan pembelajaran.
IV) Program berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses
pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan atau hari
persekolahan.
V) Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.
VI) Program Pendidikan Khas Integrasi Melengkapkan stesen pembelajaran bagi program
pendidikan khas integrasi.

Page
16