UREDBA O KANCELARIJSKOM

POSLOVANjU ORGANA DRAVNE

UPRAVE
(Objavljena u "Sl. glasniku RS", br. 80/92)
lan 1.
Ovom uredbom ureuje se kancelarijsko poslovanje ministarstava i posebnih organizacija (u
daljem tekstu: organi dravne uprave).
Ova uredba primenjuje se i na slubu Narodne skuptine, predsednika Republike i Vlade,
organe optina, gradova, grada Beograda i autonomnih pokrajina kada vre poverene
poslove dravne uprave iz okvira prava i dunosti Republike, kao i na preduzea i druge
organizacije kad vre javna ovlaenja.

lan 2.
Kancelarijsko poslovanje obuhvata: primanje, pregledanje, rasporeivanje, evidentiranje,
dostavljanje u rad i otpremanje pote; administrativno-tehniko obraivanje akata;
arhiviranje i uvanje arhiviranih predmeta; izluivanje bezvrednog registraturskog materijala
i predaja arhivske grae nadlenom arhivu; praenje efikasnosti i aurnosti rada organa
dravne uprave; preduzea i drugih organizacija kada vode upravni postupak reavajui o
pravima, obavezama i pravnim interesima graana i drugih stranaka.

lan 3.
Izrazi upotrebljeni u ovoj uredbi imaju sledea znaenja:
1) podnesak je svaki zahtev, obrazac koji se koristi za automatsku obradu podataka, predlog,
prijava, molba, alba, prigovor i drugo saoptenje kojim se graani, pravna lica i druge
stranke obraaju organima dravne uprave;
2) akt je svaki pisani sastav kojim se pokree, dopunjuje, menja, prekida ili zavrava neka
slubena radnja organa dravne uprave;
3) prilog je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crte i sl.) ili fiziki predmet koji se
prilae uz akt radi dopunjavanja, objanjenja ili dokazivanja sadrine akta;
4) predmet je skup svih podnesaka, akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i
kao takvi ine jedinstvenu celinu;
5) dosije je skup vie predmeta koji se odnose na istu materiju ili na isto pravno ili fiziko
lice;
6) fascikla je skup vie predmeta ili dosijea koji se posle zavrenog postupka uvaju sreeni
u istom omotu (kutija i slino);
7) registraturski materijal ine predmeti i akti, fotografski i fonografski snimci i na drugi
nain sastavljeni zapisi i dokumenti, knjige i kartoteke o evidentiranju tih spisa, zapisa i
dokumenata, kao i mikrofilmovi o njima primljeni i nastali u radu organa dravne uprave;
8) arhivska graa predstavlja pisani, crtani, tampani, fotografski, filmovani, fonografski i na
drugi nain zabeleeni izvorni i reprodukovani materijal od posebnog znaaja za istoriju,
kulturu i druge potrebe, koji je nastao u radu organa dravne uprave, preduzea i
organizacija u vrenju javnih ovlaenja bez obzira kada je nastao;
9) prijemna kancelarija je organizaciona jedinica u kojoj se obavljaju sledei poslovi:

informisanje i pruanje strune pomoi strankama za sastavljanje podnesaka; neposredni

prijem podnesaka od stranaka; osnovno obavetavanje stranaka o stanju reavanja njihovih
zahteva i drugih podnesaka kao i reavaju odreeni predmeti;
10) pisarnica je organizaciona jedinica u kojoj se obavljaju sledei poslovi: primanje
podnesaka od stranaka; prijem, otvaranje, pregledanje i rasporeivanje pote; evidentiranje
predmeta; zdruivanje akata; dostavljanje predmeta i akata unutranjim organizacionim
jedinicama; otpremanje pote; uvanje predmeta u rokovniku; razvoenje predmeta kao i
njihovo arhiviranje - uvanje;
11) arhiva je sastavni deo pisarnice ili posebna organizaciona jedinica sa istim ili slinim
uslovima za rad, u kojoj se uvaju zavreni (arhivirani) predmeti, evidencija o predmetima
kao i ostali registraturski materijal do predaje nadlenom arhivu ili do njegovog unitenja.

lan 4.
U kancelarijskom poslovanju predmeti se dele na upravne i ostale predmete, pri emu se
upravnim predmetima smatraju predmeti u kojima se vodi upravni postupak u kojem se
reava o pravima, obavezama i pravnim interesima graana, pravnih lica i drugih stranaka.

lan 5.
Za svaki organ dravne uprave vodi se osnovna evidencija o predmetima.
Vlada Republike Srbije moe odluiti da se za dva ili vie organa dravne uprave organizuje
zajednika pisarnica odnosno jedinstvena osnovna evidencija predmeta i jedinstvena arhiva.

lan 6.
Osnovna evidencija o aktima i predmetima po osnovu jedinstvenih klasifikacionih znaka vodi
se po sistemu kartoteke, skraenog delovodnika ili putem automatske obrade podataka.

lan 7.
Osnovna evidencija o svim aktima i predmetima kao minimum podataka sadri: klasifikacioni
znak iz jedinstvene klasifikacije akata i predmeta po materiji, osnovne podatke o poiljaocu i
primaocu, podatke iz kojih se moe utvrditi gde se predmet odnosno akt nalazi u toku
njegove obrade do arhiviranja.
Pored elemenata iz st. 1 ovog lana, osnovna evidencija o predmetima i aktima upravnog
postupka sadri sledee podatke o: roku reavanja (da li je predmet reen u zakonskom roku
ili nije); ishodu reavanja (usvojen, odbijen, odbaen zahtev); uloenim pravnim sredstvima i
odluci povodom uloenih pravnih sredstava (odbaena ili odbijena alba; poniteno reenje);
o tome da li je reenje izvreno, kao i druge neophodne podatke znaajne za praenje
ostvarivanja prava, obaveza i na zakonu zasnovanih pravnih interesa graana, pravnih lica i
drugih stranaka.

lan 8.
Svi predmeti i akti u kancelarijskom poslovanju obavezno se klasifikuju po materiji koja je po
decimalnom sistemu svrstana u 10 glavnih grupa.
Glavne grupe su razvrstane u 10 grupa, a grupe su razvrstane u 10 podgrupa.
U skladu sa potrebama organa dravne uprave, odnosno drugih organa, slubi, preduzea i
drugih organizacija na koje se primenjuje ova uredba, mogu se obavezni klasifikacioni
znakovi dalje ralanjavati u decimalnom sistemu, s tim da se ovim ralanjavanjem ne

remeti osnovna klasifikacija po materiji.

Akt o ralanjavanju obaveznih klasifikacionih znakova iz stava 1 ovog lana donosi za
organe dravne uprave ministar nadlean za poslove u oblasti uprave, a za druge organe,
slube i preduzea i organizacije na koje se primenjuje ova uredba - lica koja rukovode tim
organima slubama i preduzeima i organizacijama.

lan 9.
Evidencija o aktima vodi se po pravilu u okviru predmeta.
Ako je to neophodno zbog specifinosti odreenih vrsta akata i predmeta, o aktima i
predmetima izuzetno se mogu voditi evidencije i u okviru:
1) popisa akata - kada su u pitanju akti i predmeti iste vrste koje organ dravne uprave
prima i po kojima se vodi isti postupak ili se radi o masovnijem prijemu predmeta iste vrste;
2) dosijea - kada je reavanje odreenih pitanja olakano zdruivanjem vie predmeta u
dosije (u borako-invalidskoj zatiti; penzijskom i invalidskom osiguranju itd.).
O kojim vrstama predmeta e se voditi evidencija iz stava 1. ovog lana odluuje funkcioner
koji rukovodi organom dravne uprave u ijem sastavu se nalazi pisarnica.

lan 10.
Akti i predmeti koji su propisom odreeni kao dravna, vojna i slubena tajna evidentiraju se
u posebne evidencije.
Ako posebnim propisom nije odreeno, funkcioner koji rukovodi organom dravne uprave u
skladu sa zakonom i drugim propisom odreuje koji se akti i predmeti smatraju tajnim,
stepen tajnosti odnosno poverljivosti, nain postupanja sa tim aktima i predmetima i
utvruje mere njihove zatite.

lan 11.
Akti slubene prepiske obavezno sadre: zaglavlje koje se sastoji iz naziva drave, naziva i
sedita organa, klasifikacionog znaka, broja i datuma akta; naziva i sedita primaoca; tekst
akta; broj priloga koji se prilau uz predmet odnosno akt; otiska slubenog peata i funkcije i
potpisa ovlaenog lica.

lan 12.
Za podneske po kojima se reava u upravnom postupku koji su neposredno predati organu
izdaje se potvrda o prijemu podneska.
Potvrda o prijemu podneska sadri podatke koji se odnose na:
1) datum prijema podneska;
2) rok u kome je organ nadlean za reavanje duan da donese odluku;
3) pravno sredstvo koje stranka moe upotrebiti ako joj nije u propisanom roku dostavljena
odluka po zahtevu;
4) organ kojem se predaje pravno sredstvo i visina takse; i
5) organ kojem se izjavljuje pravno sredstvo i organ kod kog se pravno sredstvo moe izjaviti
usmeno na zapisnik.
Rokove reavanja predmeta u organu utvruje funkcioner koji rukovodi organom, u skladu sa
zakonom.
Potvrdu o prijemu podneska potpisuje slubeno lice koje je primilo podnesak.

lan 13.

U toku radnog vremena predmeti i akti i drugi materijali ne smeju se ostavljati bez nadzora.
Po zavretku radnog vremena akti i drugi slubeni materijali, peati, igovi, tambilji i drugo
dre se u zakljuanim stolovima, ormanima ili zakljuanim radnim prostorijama u kojima je
obezbeena njihova sigurnost.

lan 14.
Osnovna evidencija o predmetima i aktima vodi se u posebnoj organizacionoj jedinici pisarnici, zajednikoj pisarnici za dva ili vie organa dravne uprave ili u samom organu
dravne uprave.

lan 15.
Zavreni (arhivirani) predmeti i drugi registraturski materijali uvaju se u arhivi u
odgovarajuim registraturskim jedinicama (fasciklama, kutijama, registratorima), smetenim
u odgovarajue police ili ormane, u podesnim, suvim i svetlim prostorijama osiguranim od
nestajanja, vlage i drugih oteenja.
Na registraturskim jedinicama upisuju se sledei podaci: naziv organa u ijem je radu nastao
registraturski materijal; godina nastanka materijala i klasifikaciona oznaka, broj predmeta
kao i redni broj pod kojim je registraturska jedinica upisana u arhivsku knjigu. Na
registraturskim jedinicama se takoe stavlja oznaka o roku uvanja predmeta.
Akti i predmeti koji su odreeni kao dravna, vojna ili slubena tajna i evidencije o njima
uvaju se izdvojeno u ormanima i u elinim kasama na nain kojim se obezbeuje uvanje
njihove tajnosti.

lan 16.
Sav registraturski materijal zajedno sa osnovnim evidencijama upisuje se u arhivsku knjigu
po godinama i klasifikacionim znacima.
Arhivska knjiga vodi se kao opti inventarski pregled celokupnog arhivskog materijala iz
ranijih godina.

lan 17.
Zavreni predmeti i drugi registraturski materijal uvaju se u arhivi prema rednim brojevima
iz arhivske knjige.

lan 18.
Organi dravne uprave duni su u skladu sa utvrenim listama kategorija registraturskog
materijala, i rokovima uvanja, da vre tekue odabiranje i izluivanje bezvrednog
registraturskog materijala.
Ako Vlada drukije ne odlui za svaki organ dravne uprave, utvruje se posebna lista
registraturskog materijala sa rokovima uvanja.

lan 19.
Obraiva predmeta pre arhiviranja predmeta stavlja oznaku "a/a" za arhiviranje predmeta
sa rokom uvanja koji je utvren u listi registraturskog materijala. Svi predmeti i akti za koje
je listama kategorija registraturskog materijala utvreno da predstavljaju arhivsku grau
dobijaju oznaku - "arhivska graa".

lan 20.
Ne smeju se staviti u arhivu predmeti u kojima nije obraen spoljni i unutranji deo omota
spisa, a kod upravnih predmeta ako nema odgovarajue odluke kojom se upravni postupak
okonava i dokaz o dostavljanju odgovarajueg upravnog akta stranci.

lan 21.
U izvrenju ove uredbe ministar nadlean za poslove u oblasti uprave donee posebno
uputstvo.

lan 22.
Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Slubenom glasniku
Republike Srbije".