КАНЦЕЛАРИЈСКО ПОСЛОВАЊЕ

- појам канцеларијског пословања,

- значај и улога канцеларијског пословања,
- прописи којима је регулисано канцеларијско пословање органа државне управе,
- основни појмови канцеларијског пословања.
- Примање поште.
- Непосредно примање поднесака.
- Потврда о пријему поднеска.
- Пријем поште од другог органа државне управе.
- Пријем поште преко поштанске службе.
- Отварање и прегледање поште.
- Поступак са актима и предметима који садрже тајне податке и ознаку степена
тајности.
- Поступак са актима који подлежу таксирању.
- Пријемни штамбиљ.
- Распоређивање поште и класификација предмета по материји.
- Основне евиденције о актима и предметима:
o картотека предмета,
o скраћени деловодник,
o вођење евиденције путем аутоматске обраде података.
- Помоћне евиденције о актима и предметима:
o попис аката,
o вођење евиденције по досијеима.
- Евидентирање аката који су означени као тајни подаци.
- Поступак са нерешеним предметима истеком године.
- Здруживање аката.
- Омот списа.
- Достављање аката у рад.
- Роковник.
- Развођење аката.
- Отпремање поште.
- Архивирање и чување предмета.
- Архивска књига.  
- Електронско канцеларијско пословање:
o достава електронских докумената,
o поступање са документима у електронском канцеларијском пословању,
o електронска архива. 
- Послови у непосредној вези са канцеларијским пословањем:
o службени акт,
o обнављање (реконструкција) предмета,
o печати и штамбиљи,
o примање и предаја телефонског саопштења,
o надзор над применом прописа о канцеларијском пословању,
o административне таксе.
- Канцеларијско пословање у судовима.
- Канцеларијско пословање у јавном тужилаштву.
- Канцеларијско пословање у органима за вођење прекршајног поступка.
- Канцеларијско пословање у установама за извршење кривичних санкција.

1
 1. Појам канцеларијског пословања

Канцеларијско пословање у најширем смислу обухвата све радне операције које

настају у току остваривања задатака државних и других органа и организација које
обухватају:
- манипулацију актима,
- примену прописа о таксама,
- организовање рада са странкама,
- начин коришћења помоћних техничких средстава (телефона,канцеларијских
машина) и
- опремање и рационално коришћење службених просторија и савремених
канцелариских средстава.

У ужем смислу, канцеларијско пословање обухвата само пословање са актима, тј. оне
послове у вези са примањем, прегледањем, распоређивањем, евидентирањем
(уписивањем) и достављањем предмета у рад, отпремањем решених предмета,
развођењем решених предмета, архивирањем и чувањем списа.

За ове послове везана су три елемента:

- кадровски (запослени са одговарајућим стеченим квалификацијама),
- стварни (обезбеђени просторни услови, техничка опрема, писани, штампани и
канцеларијски материјал и сл.) и
- организациони (уређена унутрашња организација дефинисани процеси рада)

2. Значај и улога канцеларијског пословања

Његов основни задатак јесте да омогући ефикасно и уредно пословање органа.

У том смислу, канцеларијско пословање засновано је на одређеним начелима, и то:

– Начело тачности. Органи морају деловати на основу правилно и потпуно утврђених

чињеница. Обезбеђује се правилном применом правила канцеларијског пословања (нпр.
вођење евиденције, пријем и отпремање поште, развођење предмета и друго).

– Начело експедитивности. Органи су дужни да обезбеде благовремено, правовремено

остваривање и заштиту права и правних интереса странке. У супротном, настају
негативне последице према органу, као у случају тзв. ћутања администрације.

– Начело једноставности и прегледности. Послови администрације морају се

обављати једноставно и прегледно. Стога процес рада у канцеларијском пословању мора
имати логични след ствари, разумљив сваком учеснику у том процесу.

– Начело једнообразности. Послови канцеларијског пословања морају се обављати по

утврђеним и прописаним правилима која морају бити позната свим учесницима.

– Начело економичности. Поступак се мора водити без одуговлачења и са што мање

трошкова за странку и друге учеснике у поступку.

– Начело рационалности. Ово начело подразумева методе рада које обезбеђују да се

канцеларијско пословање одвија са што већом уштедом у времену и материјалу, што се
остварује применом стандардних елемената, као што су: коришћење савремених
средстава комуникације, модела стандардних образаца и слично.

2
 3. Прописи којима је регулисано канцеларијско пословање органа државне
управе

Највиши правни извор који садржи одредбе о канцеларијском пословању у

органима државне управе је Закон о државној управи који под канцеларијским
пословањем обухвата евидентирање, чување, разврставање и архивирање материјала
који је примљен у раду органа државне управе или који настане у раду органа државне
управе. Одредбе овог закона примењују се и на службе Народне скупштине, председника
Републике и Владе, на све имаоце јавних овлашћења кад врше поверене послове
државне управе, као и на органе аутономних покрајина, општина, градова.

Остали прописи који уређују ову област у органима државне управе су ниже правне
снаге – уредбе и упутства, и то:

1) Уредба о канцеларијском пословању органа државне управе, којом се уређује

канцеларијско пословање министарстава и посебних организација (органи државне
управе);
2) Уредба о електронском канцеларијском пословању, којом се уређује поступање
са електронским документима у канцеларијском пословању органа државне управе;
3) Уредба о категоријама регистратурског материјала с роковима чувања, којом
се утврђују категорије и рокови чувања регистратурског материјала који је настао у раду
органа државне управе
4) Упутство о канцеларијском пословању органа државне управе, којим се ближе
утврђују правила канцеларијског пословања министарстава и посебних организација,
служби Народне скупштине, председника Републике, Владе, као и органа општина,
градова и аутономних покрајина кад врше поверене послове државне управе
5) Упутство о електронском канцеларијском пословању органа државне управе,
којим се уређују услови које морају да испуњавају информациони систем и електронска
документа са којима се поступа у информационом систему

Прописи који уређују посебно канцеларијско пословање: у судовима – Судски

пословник, јавним тужилаштвима – Правилник о управи у јавним тужилаштвима,
установама за извршење кривичних санкција – Упутство о врстама евиденције и
начину вођења евиденције осуђених и притворених лица

4. Основни појмови канцеларијског пословања

Основни појмови у канцеларијском пословању су:

1) Поднесак – сваки захтев, образац, предлог, пријава, молба, жалба, приговор, којим се
странке обраћају органима државне управе;

2) Акт – сваки писани састав којим се покреће, допуњује, мења, прекида или завршава
нека службена радња органа државне управе;

3) Прилог – писани састав (документ, табела, графикон, цртеж и сл.) или физички
предмет који се прилаже уз акт ради допуњавања, објашњења или доказивања садржине
аката;

4) Предмет – скуп свих поднесака, аката и прилога који се односе на исто питање или
задатак и као такви чине јединствену целину;

5) Досије – скуп више предмета који се односе на исту материју или на исто правно или
физичко лице;

3
6) Фасцикла – скуп више предмета или досијеа који се после завршеног поступка чувају
сређени у истом омоту (кутија и слично);

7) Регистратурски материјал – предмети и акти, фотографски и фонографски снимци,

књиге и картотеке о евидентирању записа и докумената и микрофилмови настали у раду
органа државне управе;

8) Архивска грађа – писани, цртани, штампани, фотографски, филмовани, фонографски

и на други начин забележени изворни материјал од посебног значаја за историју, културу,
без обзира на то када је настао у раду органа.

9) Пријемна канцеларија – организациона јединица у којој се обављају: информисање и

пружање стручне помоћи странкама за састављање поднесака; непосредни пријем
поднеска од странака; основно обавештавање странака о стању решавања њихових
захтева

10) Писарница – организациона јединица у којој се обављају: примање поднесака од

странака, пријем, отварање, прегледање и распоређивање поште; евидентирање
предмета; здруживање аката; достављање предмета и аката унутрашњим
организационим јединицама; отпремање поште; чување предмета у роковнику;
развођење предмета као и њихово архивирање;

11) Архива – саставни део писарнице или посебна организациона јединица у којој се
чувају завршени (архивирани) предмети, евиденције о предметима, до предаје
надлежном архиву или до његовог уништења.

5. Примање поште

5.1. Непосредно примање поднесака

Пошта се прима у пријемној канцеларији или у писарници, у време утврђено актом

органа о распореду радног времена. Неопходно је обезбедити техничка и друга средства
којима се грађанима омогућава да брже обаве послове, а нарочито да саопште усмену
представку, жалбу или други одговарајући поднесак. На видном месту просторије
неопходно је да буду истакнути обрасци поднесака са детаљним упутствима о начину
њиховог састављања.

Ако поднесак приликом непосредне предаје садржи који формални недостатак (није
потписан, није оверен печатом, нема прилога наведених у тексту, нема адреса примаоца,
пошиљаоца и сл.), или ако орган државне управе коме се предаје акт није надлежан за
његов пријем, радник одређен за пријем поште указаће странки на те недостатке и
објасниће како да се они отклоне. Ако странка и поред упозорења захтева да се акт
прими, радник ће га примити, с тим што ће на њему сачинити службену забелешку о
упозорењу.

5.2. Потврда о пријему поднеска

На захтев странке која лично предаје акт издаје се потврда о пријему. Потврда се издаје
на отиску пријемног штамбиља у који се уноси датум предаје, број под којим је
евидентиран акт, евентуални прилози и вредност таксе.

4
 За поднеске по којима се решава у управном поступку који су непосредно предати
органу државне управе надлежном за пријем поднеска или су му усмено саопштени на
записник обавезно се издаје потврда о пријему поднеска, која садржи податке који се
односе на:
- датум пријема поднеска;
- рок у коме је орган надлежан за решавање дужан да донесе одлуку;
- правно средство које странка може да употреби ако јој није у прописаном року
достављена одлука по захтеву;
- орган којем се предаје правно средство и висина таксе;
- орган којем се изјављује правно средство и орган код ког се правно средство може
изјавити усмено на записник.

5.3. Пријем поште од другог органа државне управе

Пријем поште од другог органа државне управе која се доставља преко

достављача (курира) потврђује се на доставници, повратници или копији акта чији се
оригинал прима стављањем датума, времена пријема, читког потписа овлашћеног лица и
печат органа.

Пријем поште која садржи тајни податак, као и поште означене ознаком
„рестриктивно/лимите“ врши се преко курира и обавља се у посебној просторији коју
одреди руководилац органа државне управе. Потврда пријема тајног податка врши се на
Обрасцу потврде о пријему тајног податка.

5.4. Пријем поште преко поштанске службе

Врши се по прописима поштанске службе.

Приликом пријема, радник писарнице не сме подићи пошиљку на којој је означена
вредност или је у питању препоручена пошиљка која је оштећена. У таквом случају
радник писарнице мора захтевати од одговорног радника поште да се стање и садржина
пошиљке комисијски утврди и да преда пошти поднесак у вези са накнадом штете, а
након чега преузима пошиљку са записником о комисијском налазу.

6. Отварање и прегледање поште

Приспеле пошиљке које су адресиране на друге органе, организације или лица,

писарница не отвара већ их на најпогоднији начин шаље адресату или враћа пошти.

Посебно овлашћени радник писарнице отвара новчана писма и друге вредносне

пошиљке.

Пошиљке примљене у вези са лицитацијом, конкурсом за радове и слично не

отварају се, већ се само на коверту ставља датум, час и минут пријема. Ове пошиљке
отвара одређена комисија.

Пошта примљена за одређено лице запослено у органу државне управе уручује се

неотворена адресату преко књиге примљене поште на личност. Ако пошиљка ове врсте
представља службени акт упућен органу државне управе, прималац је дужан да најдаље
у року од 24 часа по пријему акт врати писарници ради евидентирања.

Уз примљени акт прилаже се и коверат, поготову кад датум предаје пошти може
бити важан за рачунање рокова (рок за жалбу, рок за учешће на конкурсу итд.) или кад се

5
из поднеска не може утврдити место одакле је послат или се не може утврдити име
подносиоца, а ови подаци су означени на коверти.

Ако је у једном коверту приспело више аката уз које би коверат требало приложити,
он ће се приложити само уз један акт, с тим што ће се на осталим актима уписати број под
којим је евидентиран акт уз који је приложен коверат.

Ако су пошиљке примљене оштећене, а постоји сумња о неовлашћеном отварању,

пре отварања треба о томе сачинити, у присуству још два радника, записник у коме ће се
констатовати врста и обим оштећења и да ли нешто недостаје у приспелој пошиљци.

Недостатке и неправилности утврђене приликом отварања пошиљке треба

констатовати кратком забелешком која се уписује непосредно уз отисак пријемног
штамбиља (на пример: „примљено без прилога“, „непотписано“ и слично).

Ако се у коверту нађе акт адресиран на неки други орган државне управе или лице,
на њему ће се уписати забелешка „погрешно достављен“, а затим ће писарница на
најпогоднији начин акт послати ономе коме је упућен. Овакви акти се не воде у
евиденцији примљених аката.

Ако се приликом отварања поште утврди да је уз акт приложен новац или нека
друга вредност, на примљеном акту се кратком забелешком констатује садржај. Новац се
истог дана уплаћује на одговарајући рачун, а признаницу о уплати треба приложити
осталим актима. Приложене друге вредности (чек, меница, племенити метали и сл.)
одмах се депонују у служби за материјално-финансијско пословање органа и писмено се
странка извештава о поступљеном.

У случају када је уз акт приложена доставница, треба на њој потврдити пријем

датумом, потписом и печатом и одмах је вратити пошиљаоцу.

7. Поступак са актима и предметима који садрже тајне податке и ознаку степена

тајности

Пошиљке на којима је означено да представљају тајне податке означене степенима

тајности, као и пошиљке на којима је стављена ознака „рестриктивно/лимите“ отвара
руководилац корисника органа државне управе или запослени који буде за то одређен, а
који има сертификат за приступ тајним подацима најмање оног степена тајности податка
који се доставља. Ову пошту писарница уручује лицу које је овлашћено за њено отварање
преко књиге примљене поште за место, и то неотворену.

Руководилац органа државне управе води евиденцију о тајним подацима који су

достављени другим корисницима изван органа државне управе.

Такође, орган државне управе који архивира тајне податке означене степеном
тајности води евиденцију остварених увида након архивирања документа.

8. Поступак са актима који подлежу таксирању

Радник који прима пошту дужан је да води рачуна о томе који акти и радње подлежу
таксирању, колика је висина таксе предвиђена за поједине врсте аката и исправа и у којим
случајевима постоји законски основ за ослобађање од плаћања таксе.

6
 Ако се утврди да поднесак није таксиран или да је недовољно таксиран, радник
писарнице ће обавестити странку да достави одговарајућу вредност таксе а поднесак ће
доставити у рад одговарајућој организационој јединици.

Ако је поднесак ослобођен плаћања таксе, радник писарнице ће то констатовати

кратком забелешком, уз навођење одговарајућег прописа о ослобођењу.

9. Пријемни штамбиљ

Радник који отвара и прегледа примљену пошту, по завршеном прегледу, ставља

отисак пријемног штамбиља на сваки примљени поднесак.

Отисак пријемног штамбиља ставља се, по правилу, у горњи десниугао прве

стране акта, а ако ту нема довољно места, на празно место прве стране, на полеђини
акта у горњем левом углу или на другом месту, водећи рачуна да текст акта остане
потпуно читљив. Ако су стране акта у целини попуњене текстом, отисак пријемног
штамбиља треба ставити на лист чисте хартије који се прилаже уз акт.

У отисак пријемног штамбиља органа управе уписују се следећи подаци:

- у „Писарница“ – назив органа управе

- у „Примљено“ – датум кад је акт примљен;
- у „Орган“ – ознака органа државне управе;
- у „Организациона јединица“ – ознака унутрашње организационе јединице;
- у „Број“ – класификациони знак и број предмета
- у „Прилог“ – укупан број примљених прилога; и
- у „Вредности“ – укупан износ таксених марака, односно новчани износ
административне таксе.

10. Распоређивање поште и класификација предмета по материји

Примљену пошту распоређује, по правилу, радник писарнице који је отвара и

прегледа. Разврставање поднесака врши се:
- по садржини материје
- по органима државне управе и њиховим организационим јединицама.

Предмети и акти класификују се по материји у десет главних група и то:

0 – државно уређење, организација и рад државних органа и статистика;
1 – рад и радни односи и социјално осигурање;
2 – лична стања грађана, државна и јавна безбедност;
3 – привреда;
4 – финансије;
5 – здравље и социјална заштита;
6 – просвета, наука, култура;
7 – судство, тужилаштво и правобранилаштво;
8 – војни предмети – народна одбрана;
9 – предмети који не спадају у групе од 0 до 8.

Онда када није класификацију могуће означити тачно утврђеним знаком користи се
термин „опште“

7
 11. Основне евиденције о актима и предметима

11.1. Евидентирање аката и предмета

Примљени и распоређени акти евидентирају се у основне евиденције истога дана

и под истим датумом под којим су примљени.

Телеграме и акте са одређеним кратким роком за одговор, као и акте по којима

треба хитно поступати, треба евидентирати пре осталих аката и одмах их доставити у рад
одговарајућој организационој јединици.

А ако се због великог броја примљених аката или из других оправданих разлога
примљени акти не могу евидентирати истога дана када су примљени, евидентираће се
најдоцније следећег дана, пре евидентирања нове поште, и то под датумом када су
примљени.

Ако се евидентирање врши према пошиљаоцу, наводи се:

- презиме, име и пребивалиште (за физичка лица),
- назив и седиште (за правна лица)
- предмет (кратка садржина акта),

Функционер органа одређује систем вођења основне евиденције у просторијама органа и

ван седишта органа:
1) Картотека предмета;
2) Скраћени деловодник;
3) Евиденција путем аутоматске обраде података.

11.2. Картотека предмета

Картотека се састоји од преградних картона, бројчаних картона и картица.

Картице се држе у одвојеним кутијама, у зависности од тога да ли се односе на

решене или нерешене предмете (активна и пасивна картотека).

Преградни картони служе за раздвајање картица различитих класификационих

знакова предмета по материји. За сваки класификациони знак употребљава се посебан
преградни картон.

Бројчани картони служе за означавање редних бројева под којима су на

картицама евидентирани предмети у једној календарској години.

Картице служе за вођење евиденције о предметима, а штампају се на

јединственом обрасцу, тако што се на картицама:
(1) беле боје – води евиденција о вануправним предметима
(2) беле боје са црвеним рубом – води евиденција о првостепеним управним
предметима у којима се поступак покреће поводом захтева странке
(3) беле боје са жутим рубом – води евиденција о првостепеним управним предметима
у којима се поступак покреће по службеној дужности
(4) беле боје са плавим рубом – води евиденција о другостепеним управним
предметима у којима се поступак покреће поводом жалбе
(5) беле боје са љубичастим рубом – води евиденција о предметима другостепеног
управног поступка у којима се поступак покреће по службеној дужности води

8
(6) беле боје са испрекиданим црвеним рубом – води евиденција о управним
предметима поводом употребе ванредних правних средстава уложених код првостепеног
органа
(7) беле боје са испрекиданим плавим рубом – води евиденција о управним
предметима поводом употребе ванредних правних средстава уложених код другостепеног
органа

Жалбе се евидентирају на белим картицама и одлажу се иза картице где је

евидентиран основни предмет.

У оквиру истог класификационог знака картице се слажу следећим редом:

1. бројчани картон
2. картице вануправних предмета по редном броју
3. картице првостепеног управног поступка, који се покреће поводом захтева странке
по абецедном реду (презиме)
4. картице предмета првостепеног управног поступка који се покреће по службеној
дужности, по редном броју
5. картице управних предмета поводом употребе ванредних правних средстава
уложених код првостепеног органа
6. картице евидентираних предмета другостепеног управног поступка, који се покреће
поводом жалбе
7. картице другостепеног управног поступка који се покреће по службеној дужности
8. картице евидентираних управних предмета поводом употребе ванредних правних
средстава уложених код другостепеног органа.

Приликом евидентирања предмета на празну картицу најпре се уписују основни подаци:

(1) у левом горњем углу изнад линије – класификациони знак и редни број узет из
бројчаног картона, а испод линије година;
(2) на средини изнад линије уписује се презиме и име физичког лица, односно назив
правног лица, као и други подаци одзначаја за идентификацију лица (јединствени матични
број грађана и сл.), а испод линије кратка садржина предмета;
(3) у десном горњем углу изнад линије место (адреса пошиљаоца), а у предметима у
којима је одређено да ће се водити досије, испод адресе уписује се број досијеа.

Затим се у вертикалне колоне уписују подаци који значе:

(1) подаци у првој колони означавају место где се предмет налази. Поједине ознаке у
оквиру ове колоне значе: арапски двоцифрени бројеви (од 01 па надаље) означавају
унутрашњу организациону јединицу, слово „Р“ значи да је предмет у року, ознака „Изв“
значи да је предмет решен изворно и сви списи предмета упућени другом органу државне
управе, ознака „а/а“ значи да је предмет у архиви, а ознаке „2 год.“, „10 год.“, „трајно“
означавају рок чувања архивираног предмета према утврђеној листи категорија
регистратурског материјала;
(2) у другој колони ставља се датум који означава када је предмет предат, односно
одложен на место означено у првој колони, а у случају да се уписивање података на
картици наставља у следећој години, у овој колони треба означити ту годину, а претходне
податке подвући црвеном оловком;
(3) подаци у трећој колони ближе објашњавају податке из прве и друге колоне

Картице у које се евидентирају предмети управног поступка, поред друге половине

вертикалних колона, имају редне бројеве, и то:

9
(1) од 1 до 12 - картице предмета првостепеног управног поступка који се покреће
поводом захтева странке
(2) од 1 до 9 - картице предмета првостепеног управног поступка који се покреће по
службеној дужности
(3) од 1 до 13 - картице управних предмета поводом употребе ванредних правних лекова
уложених код првостепеног органа
(4) од 1 до 9 - картице предмета другостепеног управног поступка који се покреће
поводом жалбе
(5) од 1 до 7 - картице предмета другостепеног управног поступка који се покреће по
службеној дужности
(6) од 1 до 16 - картице управних предмета поводом потребе ванредних правних лекова
уложених код другостепеног органа

11.3. Скраћени деловодник

Функционер органа државне управе утврђује решењем да ће се у наредној години

основна евиденција водити путем скраћеног деловодника, на јединственом обрасцу
вертикалног формата А4, у који се акти евидентирају по хронолошком реду.

У скраћени деловодник уписују се по колонама следећи подаци:

(1) изнад црте редни број предмета, а испод црте класификациони знак предмета по
материји;
(2) кратка садржина предмета;
(3) изнад црте подаци о месту где се предмет налази, а испод црте датум достављања
предмета у рад, у рок или архиву и слично,
(4) (примедба) подаци који ближе обавештавају уписе из колоне 2 и 3, као и за
повезивање уписа (нови број деловодника). У овој колони уносе се за управне предмете
подаци о начину решавања и о роковима у којима су завршени.

Деловодник се закључује на крају године (31. децембра) службеном забелешком

написаном испод последњег броја који показује колико је предмета заведено у тој години,
која се датира и оверава печатом, а потписује је радник који води скраћени деловодник

За сваку врсту предмета води се посебан скраћени деловодник (вануправни,

првостепени управни предмети покренути по захтеву странке, првостепени управни
предмети покренути по службеној дужности и тако даље).

11.4. Вођење евиденције путем аутоматске обраде података

За аутоматску обраду података у канцеларијском пословању главни мени садржи опције

које се односе на:
1) формирање и одржавање датотека
2) рад са странкама
3) израда дневних извештаја
4) периодични извештаји
5) динамика примљених и архивираних предмета
6) статистичка обрада података.

Помоћне датотеке садрже податке о:

1) органима – шифре и називе органа државне управе односно организационих јединица;
2) класама – јединственој класификацији предмета по материји са класификационим
знацима и садржином;
3) предметима – свим подацима за управне предмете;

10
4) историјату – кретању предмета и фазама решавања,
5) жалбама – органима надлежним за решавање жалби.

Само евидентирање предмета врши се по врсти предмета, и то ознаке:

1) Ц – „црвени предмет“ –првостепени управни предмети у којима се поступак покреће по
захтеву странке,
2) Ж – „жути предмет“ – првостепени управни предмети у којима се поступак покреће по
службеној дужности,
3) П – „плави предмет“ – другостепени управни предмети у којима другостепени орган
покреће поступак по жалби, захтеву или предлогу,
4) Л – „љубичасти предмет“ – другостепени управни предмети у којима је поступак
покренут по службеној дужности,
5) И – „испрекидани црвени предмет“ – управни предмети поводом употребе ванредних
правних средстава уложених код првостепеног органа,
6) Ц – „испрекидани плави предмет“ – управни предмети поводом употребе ванредних
правних средстава уложених код првостепеног органа,
7) О – „бели предмети“ – вануправни.

На крају радног дана треба одштампати садржину свих евидентираних предмета за

тај дан и одложити у посебан досије који служи као паралелна евиденција у случају
евентуалног уништења података меморисаних у одговарајућим уређајима.

При томе, могу се штампати дневни извештаји, периодични извештаји, оперативни

извештаји, годишњи извештаји и аналитички извештај о свим нерешеним предметима.

Када су у питању дневни извештаји, могу се израдити:

1) извештај о кретању предмета управног поступка појединог органа државне управе
односно организационе јединице (може се бирати да ли се желе црвени предмети, жути
предмети), сврстани у групе – решени односно нерешени предмети;
2) извештај о кретању вануправних предмета по појединим органима (бели предмети),
сврстани у групе – решени, нерешени;
3) рекапитулација о кретању предмета управног поступка свих органа државне управе
односно организационих јединица (свега решено – нерешено по врстама предмета и
класификационим знацима);
4) рекапитулација о кретању стварних и обичних личних предмета свих органа државне
управе односно организационих јединица.

Периодични извештаји штампају се као аналитички прегледи „од датума до

датума“ који обухватају све решене и нерешене предмете по органима државне управе,
односно организационим јединицама и врстама предмета (управни и вануправни), са
збиром предмета по класификационим знацима и збиром за поједине органе државне
управе односно организациону јединицу.

Оперативни извештаји за дневно праћење стања решавања архивирања

управних и вануправних предмета, и то:
1) преглед нерешених управних предмета код одабраних организационих јединица,
односно органа државне управе са стањем на дан унетог датума (предмети чији су рокови
решавања истекли са датим датумом);
2) преглед предмета који су решени у једном назначеном временском периоду по врсти
предмета и органу државне управе односно организационој јединици;
3) графички приказ укупно примљених и архивираних предмета по месецима за текућу
годину за одабрани орган државне управе односно организациону јединицу;
4) екрански приказ стања решавања предмета за одабрани орган државне управе
односно организациону јединицу (број предмета пренетих из ранијих година, број

11
предмета примљених у текућој години, укупно решено предмета у року, по истеку рока,
број нерешених предмета с обзиром на рок – да ли је истекао или није).

У оквиру статистичке обраде података израђују се годишњи извештаји о раду на

решавању управних предмета по одговарајућим управним областима. На крају
календарске године штампа се аналитички извештај о свим нерешеним предметима.

12. Помоћне евиденције о актима и предметима

12.1. Попис аката

Попис аката служи за евидентирање аката или исте врсте или који се масовно
примају, а по којима се на исти начин води поступак. Води се у облику табака или књиге,
саставни је део картотеке предмета, односно скраћеног деловодника

Сви акти који припадају истом предмету, евидентираном у посебну евиденцију,

држе се у посебном омоту списа одговарајуће боје. Списи из више предмета,
евидентираних у исти попис акта који се састоје из малог броја аката, могу се држати у
заједничком омоту. Управни предмети морају имати посебне одговарајуће омоте списа.

12.2. Вођење евиденције по досијеима

У досије се обавезно улажу акта којима је предмет завршен, као и друга значајна
документација. За сваку врсту досијеа треба саставити посебан списак који садржи
рубрике: редни број, назив, односно лично име лица и примедбе.

Акти и предмети о којима се евиденција води у оквиру досијеа одлажу се у кутије,

омоте и слично, на које се уписује редни број из матичне евиденције, односно из списка
устројених досијеа. По бројевима из матичне евиденције, односно из списка, досијеи се
ређају у одговарајућим орманима, полицама и слично.

Ако се у оквиру досијеа налазе управни акти, сва документација која се односи на
исти управни предмет држи се у посебном, по боји одговарајућем, омоту списа. Сваки
досије мора садржати списак управних предмета по датуму настанка предмета. У списак
се уписују и одговарајуће ознаке са омота списа о начину и роковима решавања
предмета.

13. Евидентирање аката који су означени као тајни подаци

Ради евидентирања аката који су означени као тајни подаци устројава се посебан
скраћени деловодник, с тим што се свака година посебно закључује.

После евидентирања аката који су одређени као тајни подаци, у пријемни штамбиљ
испред класификационог броја предмета уписују се велика штампана слова за
одговарајуће степене тајности, и то:
„ДТ“ –за степен тајности „ДРЖАВНА ТАЈНА“,
„СП“ – за степен тајности „СТРОГО ПОВЕРЉИВО“,
„П“ – за степен тајности „ПОВЕРЉИВО“ и
„И“ – „ИНТЕРНО“

Евиденција о тајним подацима води се одвојено од осталих евиденција органа

државне управе.

12
 14. Поступак са нерешеним предметима истеком године

Сви нерешени управни предмети, покренути по захтеву странке, истеком године

достављају се писарници ради евидентирања у наредној години (презавођење). За
презаведене предмете рокови за решавање рачунају се и исказују у извештају о кретању
управних предмета од датума пријема захтева у органу надлежном за пријем поднеска.

Сваки запослени у органу управе дужан је да уз све нерешене предмете састави

образложење о разлозима који су довели да поједини предмети не буду решени у текућој
години када су и евидентирани. Разлоге оправданим цени функционер који руководи
органом државне управе.

15. Здруживање аката

Врши се на тај начин што се на основу података из картотеке предмета, односно

скраћеног деловодника утврђује где се налази предмет.

С тим у вези, радник писарнице придржава се следећих правила:

(1) Ако се предмет, коме треба придружити нови акт, налази у раду код органа државне
управе, поред пријемног штамбиља треба ставити датум који показује од када се предмет
тамо налази.
(2) Ако се новопримљени акт доставља у рад истом органу државне управе код кога се
налази предмет, достављање ће се извршити путем интерне доставне књиге.
(3) Ако се предмет налази код другог органа државне управе, писарница ће извршити
достављање у рад у споразуму између органа код кога се предмет налази и оног коме
треба новопримљени акт доставити у рад.
(4) Ако је у питању архивирани предмет, здруживање се врши на тај начин што се
архивирани предмет узима из архиве и здружује са актом којим се поново покреће
поступак. Архивирана картица такође се узима из пасивне и враћа у активну картотеку
предмета. При томе, акт којим се поново покреће поступак, ако је поднет у истој години
када је предмет завршен, евидентира се под бројем под којим је завршен предмет са
којим се здружује, а ако је поднет касније, евидентира се под одговарајућим бројем из
године у којој је поднет.

16. Омот списа

Сваки акт којим почиње нови предмет или досије треба по евидентирању уложити у
посебан омот списа. На омот списа уписује се број, година, ознака органа државне управе
и његове унутрашње организационе јединице, а испод тога кратак садржај предмета.

За вануправне предмете користе се омоти беле боје, а за управне предмете омоти

беле боје са одговарајућом бојом горњег руба, као и боје на картицама одговарајуће
врсте.

Омот списа у којем се чува документ који садржи тајне податке означава се истим
степеном тајности као и документ и чини његов саставни део.

Акте истог предмета треба улагати у омоту по датумима пријема, односно

решавања тако да се акти са новијим датумом налазе на врху.

Радник писарнице је дужан да уложи списе са старим омотом у нови омот са рубом
одговарајуће боје сваки пут кад је органу предмет враћен на поновни поступак због тога
што је управни акт поништен поводом жалбе или ванредног правног средства.

13
 17. Достављање аката у рад

17.1. Интерна достава

Акти и предмети достављају се у омоту у рад преко интерне доставне књиге. Акти
који стигну после формирања предмета који се већ налазе у унутрашњој организационој
јединици достављају се без омота. Ове акте ставља у омот одговарајућег предмета
радник који обрађује предмет, одмах по пријему аката.

Достављање рачуна у рад рачуноводственој служби врши се преко књиге рачуна.

Пријем рачуна потврђује својим потписом рачунополагач.

Достављање поште упућене на личност врши се преко књиге примљене поште на

личност.

Службени листови, часописи и друге публикације достављају се преко картона за

доставу службених листова и часописа.

17.2. Враћање решених предмета писарници

Решени предмети враћају се писарници преко интерне доставне књиге.

Приликом враћања решеног предмета писарници, обрађивач предмета дужан је да

издвоји део предмета који се отпрема од дела који остаје у писарници за архивирање.
Такође, дужан је да акта која остају у предмету поређа хронолошки и попуни списак аката
у предмету. Код решених предмета обавезно се ставља рок чувања предмета.

Код управних предмета обрађивач као последњу ставља доставницу, односно

други доказ о достављању управног акта странци.

Кад је донето заједничко решење за више предмета, обрађивач предмета је дужан

да на одређеном месту упише све бројеве заједно решених предмета.

Приликом примања завршених предмета од обрађивача, радник писарнице је

дужан да провери формалну исправност предмета.

18. Роковник

Предмети у којима поступак није окончан (нису завршени) држе се у роковнику

писарнице кад се по њима ништа не ради.

Роковник се састоји од фасцикла (преграда и сл.) у које се стављају предмети

према датуму рока из текућег месеца, сложени по класификационим знаковима и
бројевима са бројчаног картона односно редним бројевима из скраћеног деловодника.

Ако за предмет који се држи у роковнику пре истека означеног рока приспе нови
акт, тај акт се здружује с предметом и предмет се одмах доставља у рад

19. Развођење аката

Развођење аката и предмета врши се на следећи начин:

14
1) „а/а“ – архива;
2) „Р“ – евиденција
3) унутрашња организациона јединицу којој се акт уступа;
4) „Изв“- изворно решен, затим датум, тачан назив и седиште органа државне управе
коме је предмет отпремљен.

20. Отпремање поште

Отпремање поште врши се преко поштанске службе или преко достављача

(курира).

Предмети предузети у току радног дана до 12 часова морају се отпремити истог

дана. Предмети примљени после закључивања отпремних књига, ако нису хитни,
отпремају се наредног радног дана.

Предмети и акти који се истог дана упућују на исту адресу:

1) стављају се обавезно у исти коверат;
2) ако се један од тих предмета шаље препоручено, у заједнички коверат треба ставити и
остале предмете, који би се иначе отпремили као обичне пошиљке;
3) ако се отпрема више аката или неки други материјал, који не може да стане у коверат,
треба их упаковати и отпремити по важећим поштанским прописима.

Коверат у ком се отпремају акти треба да садржи у горњем левом углу прве стране:
тачан назив и адресу пошиљаоца и ознаку свих аката који се налазе у коверту

Сва пошта која се отпрема преко поштанске службе разврстава се у две групе:
I – обичне пошиљке,
II – препоручене пошиљке
и тим редом уписују се у одговарајућу књигу експедоване поште

Акти и други материјали које треба хитно отпремити другим органима или лицима у
истом месту уписују се у доставну књигу за место и отпремају преко достављача (курира).

21. Архивирање и чување предмета

Обрађивач предмета пре архивирања предмета ставља ознаку „а/а“ са роком

чувања који је утврђен у листи регистратурског материјала, док радник писарнице пре
стављања у архиву проверава формалну исправност предмета.

Завршени (архивирани) предмети и други регистратурски материјали чувају се у

архиви у фасциклама, кутијама, регистраторима, смештеним у одговарајуће полице или
ормане, у подесним, сувим и светлим просторијама осигураним од нестајања, влаге и
других оштећења.

У архиву писарнице се чувају најдуже до истека текуће године, а после тога се

пребацују у архивски депо.

Безвредни регистратурски материјал излучује се сваке године уз знање надлежног

архива путем одговарајуће комисије. О излучивању безвредног регистратурског
материјала води се записник. Копија записника доставља се надлежном историјском
архиву.

15
 22. Архивска књига

Сав регистратурски материјал, заједно са основним евиденцијама, уписује се у

архивску књигу по годинама и класификационим знацима

Архивска књига води се као општи инвентарски преглед целокупног архивског

материјала из ранијих година. Она се не закључује на крају године, већ се води у
непрекидном низу бројева. Препис архивске књиге доставља се надлежном архиву.

23. Електронско канцеларијско пословање

Електронско канцеларијско пословање обезбеђује поступање са поднесцима,

актима и прилозима у електронском облику.

23.1. Достава електронских докумената

Информациони систем врши проверу идентитета корисника на бази лозинке или

електронског сертификата.

Приликом квалификованог електронског потписивања електронском документу се

придружује и временски жиг.

Пре рока истицања, информациони систем аутоматски врши додатно

придруживање временског жига, јер истицањем електронског сертификата престаје
могућност успешне провере електронског потписа.

23.2. Поступање са документима у електронском канцеларијском пословању

Поднесци, акта и прилози примљени, односно сачињени у облику електронског

документа, чувају се у информационом систему.

Примљени електронски документи дневно се сортирају и формира се електронска

књига докумената.

На крају радног дана формира се електронска резервна копија свих докумената

пристиглих у току радног дана.

23.3. Електронска архива

Електронска архива је део информационог система у оквиру кога се чувају

поднесци акта и прилози у електронском облику,

Опрема за складиштење података мора се налазити у просторији у којој је

заштићена од влаге и физичког оштећења и уз прописане услове одржавања.

Улазак у просторију писарнице мора да буде контролисан на начин да се

онемогући неовлашћен приступ опреми за складиштење података.

Редовно се морају формирати резервне копије свих података из електронске

архиве на за то предвиђеним медијима, тако да у сваком тренутку постоје резервне копије
са стањем које није старије од 36 сати.

16
 24. Послови у непосредној вези са канцеларијским пословањем

24.1. Службени акт

Акти службене преписке обавезно садрже:

- заглавље
- назив и седиште примаоца
- текст акта
- број прилога
- отисак службеног печата и функцију и
- потпис овлашћеног лица
- и друге податке:
- везу бројева
- констатацију коме је све акт достављен и слично.

Документа која садрже тајне податке садрже и

- ознаку степена тајности,
- начин престанка тајности,
- податак о лицу овлашћеном за одређивање степена тајности и
- податак о органу државне управе.

Заглавље се ставља у горњи леви угао аката, испод грба Републике Србије, и садржи:
- назив Републике Србије
- назив општине, или града Београда
- назив унутрашње организационе јединице
- назив органа државне управе
- број акта
- датум акта
- назив округа
- седиште органа државне управе са адресом и бројем телефона и иницијале
презимена и имена радника органа државне управе који је саставио акт.

Број који се пише у заглављу акта који припада предмету:

1) ако се нигде не евидентира - класификациони знак и ознака органа / организационе
јединице
2) ако се евиденција води у оквиру досијеа - класификациони знак, број досијеа и
ознаке органа / организационе јединице;
3) ако се евиденција води у основној евиденцији - класификациони знак, број са
бројчаног картона / скраћеног деловодника кроз годину
4) на основу кога се врши упис у службену евиденцију или који садржи податке из
службене евиденције састоји се од класификационог акта, текућег броја кроз годину
у којој је извршен основни упис у службену евиденцију и ознаке органа /
организационе јединице;
5) уписаном у посебну евиденцију - класификациони знак, број са бројчаног картона /
скраћеног деловодника кроз годину, редног броја из посебне евиденције и ознаке
органа /организационе јединице.

Кратка садржина акта (предмет) ставља се са леве стране испод адресе примаоца.
Испод се стављају број и датум актана који се одговара.

Текст акта мора бити јасан, сажет и читак. Законе и друге прописе, који се наводе у
акту, треба написати њиховим пуним називом уз означење службеног гласила у коме су
објављени.

17
са леве стране од места за потпис овлашћеног лица иде отисак печата и то тако да
отисак печата једним делом захвати текст назива функције потписника акта.

Прилози који се достављају уз акт, на пример: прилога пет, или њиховим називом,
наводе се испод завршетка текста акта са леве стране.

Констатација о томе коме је све акт достављен ставља се на следећи начин:

1) ако се доставља акт исте садржине разним органима и организацијама или
заједницама, назначиће се на самом акту коме је такав акт све достављен;
2) ако је потребно да се са садржином акта упознају и неки други заинтересовани
органи, организације и заједнице, као и физичка лица, акт треба адресирати на онога
који је покренуо поступак, а испод текста навести све остале којима се акт доставља
ради знања;
3) ако се једним актом расправља више предмета заведених у картотеци предмета или
скраћеном деловоднику под посебним бројевима, такав акт треба донети под
највећим бројем, а испод текста навести све подносиоце захтева на које се такав акт
односи.

24.2. Обнављање (реконструкција) предмета

Ако се предмети или делови предмета изгубе или тако оштете да су

неупотребљиви покреће се поступак за обнављање, на захтев странке, заинтересованог
органа или по службеној дужности

Обнављање предмета врши се на основу преписа или фотокопија несталих,

оштећених или уништених списа који се прибављају од имаоца потребних списа. Кад о
појединим радњама нема података, а изјаве наведених лица нису сагласне, те радње ће
се поновити ако није донето првостепено решење.

24.3. Печати и штамбиљи

Законом о државном печату Републике Србије уређен је изглед и употреба печата

Републике Србије.

Ставља се на:
- одлуке Народне скупштине о проглашењу Устава Републике Србије и акте о избору
функционера
- акте које потписује председник Републике приликом представљања Републике
Србије у иностранству,
- указе о проглашењу закона, постављењу и опозиву амбасадора Републике Србије
- акте о додели одликовања;
- међународне уговоре о постављењу и опозиву конзуларних представника
Републике Србије,
- као и на оригинале других аката за које је то одређено законом.

Текст државног печата исписује се на српском језику, ћириличким писмом, великим

штампаним словима.

Печати државних и других органа уређени су Законом о печату државних и других

органа. Ове печате користе Народна скупштина, председник Републике, Влада, органи
државне управе, Заштитник грађана, Војска Србије, судови, јавна тужилаштва, Уставни
суд, Републичко јавно правобранилаштво, органи аутономних покрајина и јединица

18
локалне самоуправе, јавне агенције, јавна предузећа, привредна друштва, установе,
организације и појединци када врше јавна овлашћења.

Текст печата исписује се на српском језику ћириличким писмом, а печат органа, који
има седиште на територији на којој су у службеној употреби и језик и писмо припадника
националних мањина, исписује се и на језику и писму националних мањина.

Текст печата исписује се у концентричним круговима око грба Републике Србије, тако
што од споља према унутра пише:

- назив Републике Србије.

-назив аутономне покрајине
- назив органа.
- Назив органа управе у саставу министарства / организационе јединице
- Седиште органа / организационе јединице органа исписује се у дну печата

Текст печата органа на језику и писму националних мањина исписује се у наставку

ћириличног уписа сваког круга.

Пречник печата који се исписује на српском језику ћириличким писмом износи 32

mm, а ако се исписује и на писму националних мањина, од 40 mm до 60 mm.

Жиг је печат урезан у металу, његов садржај није рељефан већ је утиснут Служи за
печаћење утискивањем у печатни восак затворених службених пошиљака код којих је
потребно обезбедити неповредивост.

Штамбиљ је израђен од гуме и садржи краћи текст. Користи се за израду краћих

списа, за стављање краћих клаузула, ознака, упозорења и слично.

24.4. Примање и предаја телефонског саопштења

О сваком примљеном или предатом телефонском саопштењу које замењује

службену преписку у вези са решавањем предмета ставља се службена забелешка на
самом предмету.

Треба да садржи: датум време разговора, податке о саговорнику, садржину

саопштења и потпис радника који је саопштење примио, односно предао.

24.5. Надзор над применом прописа о канцеларијском пословању

Поштовање правила о канцеларијском пословању у органима врши управна

инспекција

24.6. Административне таксе

Обвезник таксе јесте странка по чијем захтеву се покреће управни, или други
поступак или управна радња код органа,

Таксена обавеза настаје:

1) за захтеве – у тренутку њиховог подношења;
2) за решења, дозволе и друге исправе или за управне радње – у тренутку подношења
захтева заза њихово издавање, односно за извршење тих радњи.

19
Када се захтев подноси електронским путем,
таксена обавеза, за захтев и за списе и радње који се врше, настаје по њиховом
издавању

Плаћања таксе ослобођени су:

- органи и организације Републике Србије
- органи и организације аутономних покрајина,
- органи и организације јединица локалне самоуправе,
као и установе основане од њихове стране,
- организације обавезног социјалног осигурања;
- цркве и верске заједнице,
- Црвени крст Србије
- дипломатско-конзуларна представништва стране државе, под условом узајамности.

Такође, такса се не плаћа за:

- списе и радње у поступцима који се воде по службеној дужности;
- списе и радње у поступку за повраћај више или погрешно плаћених јавних прихода,
као и за рефакцију, односно за рефундацију јавних прихода;
- списе и радње у поступку за исправљање грешака у решењима, другим исправама
и службеним евиденцијама;
- пријаве за упис у матичне књиге, као и прилоге који се морају поднети уз пријаве;
- пријаве и прилоге уз њих за утврђивање јавних прихода, списе и радње у поступку
за утврђивање смањења катастарског прихода због елементарних непогода,
биљних болести, штеточина и других ванредних догађаја укључујући и списе и
радње у поступцима за остваривање права на подстицаје у складу са прописима
који уређују пољопривреду, као и списе и радње за остваривање законом
прописаних пореских подстицаја и ослобођења код плаћања јавних прихода;
- списе и радње за остваривање права из обавезног социјалног осигурања,
социјалне заштите, борачко-инвалидске заштите и заштите цивилних инвалида
рата, односно права у складу са прописима којима се уређује финансијска подршка
породици са децом, као и за списе и радње у поступку остваривања права жртава
породичног насиља;
- списе и радње у поступку остваривања права на приступ информацијама од јавног
значаја и права на заштиту података о личности;
- списе и радње у вези са предшколским и школским васпитањем и образовањем,
образовањем студената, стручним усавршавањем, односно преквалификацијом;
- списе и радње, као и прилоге који се морају поднети уз захтев, у вези са
регулисањем војне обавезе;
- списе и радње у поступку за сахрањивање;
- поднеске упућене органима за представке и притужбе;
- списе и радње у поступку за заснивање радног односа и остваривање права по том
основу;
- поднеске јавном тужилаштву;
- списе и радње за које је ослобођење од плаћања таксе уређено међународним
уговором;
- молбе за помиловање и одлуке по тим молбама;
- списе и радње у поступку за састављање, односно исправљање бирачких спискова,
као и спискова за кандидовање;
- списе и радње за које јеослобођење од плаћања таксе посебно прописано
Тарифом;
- за потврду о пријему захтева и за потврду о правноснажности или извршности која
се ставља на управни акт.

20
 25. Канцеларијско пословање у судовима

Канцеларијске послове у судовима обавља судска управа.

Судску управу чине

- послови уређивања унутрашњег пословања, позивања и распоређивање судија,
поротника,
- послови везани за вештаке и тумаче,
- разматрање притужби и представки, (рок 15 дана за решавање)
- вођење статистика и израда извештаја,
- извршење кривичних и прекршајних санкција,
- финансијско и материјално пословање и
- овера исправа намењених употреби у иностранству.

Пословима судске управе руководи председник суда. Поједине послове судске управе
председник суда може поверити заменику председника суда и председницима одељења.

Председник суда врши надзор над радом судских одељења и служби прегледом
уписника и помоћних књига, роковника и рочишта, прибављањем извештаја и на други
погодан начин.

Председник непосредно вишег суда има право да надзире судску управу нижег суда,
као и да при нечињењу председника нижег суда донесе акте из његовог делокруга.

Административни и технички послови у суду обављају се у судској писарници у

седишту суда.

У писарници се
- врши пријем писмена,
- отварање и прегледање поште,
- распоређивање примљених писмена,
- оснивање предмета,
- попис списа,
- здруживање,
- отпремање писмена
- Писарница констатује правноснажност и извршност судске одлуке,
- даје обавештења на основу података из уписника и обавља друге административне
и техничке послове.

Писарница суда као основну евиденцију предмета води уписнике и помоћне књиге.

Уписници, именици и друге помоћне књиге се састоје из потребног броја табака

прописаног обрасца, који су повезани у књигу са тврдим корицама. На корицама се
ставља ознака уписника и година на коју се уписник односи (на пример, „Су 2017.“, „П.
2018.“).

Писмена се у уписнике заводе хронолошким редом.

Сваки предмет у уписнику води се до окончања поступка под истим редним бројем,
осим у случају раздвајања предмета.

Уписници се воде хемијском оловком, привремене забелешке обичном оловком, док се

црвеном оловком стављају забелешке које су предвиђене пословником.

21
 Уписници се могу водити на картицама и рачунарима, али морају имати исте рубрике
као и уписници.

Сви судови воде уписнике, и то:

- Уписник судске управе „Су“,
- Попис списа судске управе „Пс“
- Поверљиви и строго поверљиви уписник судске управе „Пов. Су“ и „Стр. пов. Су“.

Основни судови воде уписнике за:

- кривичне предмете
- грађанске предмете (парница, оставина...)

Помоћне књиге које се воде у суду су:

- књига условних осуда и отпуста,
- књига одузетих предмета и оружја,
- Контролник новчаних казни трошкова кривичног поступка и одузете имовинске
користи,
- Контролник лица у притвору,
- Евиденција о надзору над извршењем казне затвора,
- Списак пописа,
- Доставне књиге и друго

Законом о судским таксама регулисан је начин утврђивања вредности спора ради

наплате судске таксе, ослобађањеод судских такси, поступак за наплату судских такси.

26. Канцеларијско пословање у јавном тужилаштву

Административни послови који се односе на пријем поднесака, списа, новчаних

писма, телеграма, пакета и других пошиљака за јавна тужилаштва врши се у писарници

Основна евиденција о предметима и актима у тужилаштву води се по систему

уписника. Уписивањем писмена у одговарајући уписник оснива се предмет – спис.

Писмено којим се оснива нови предмет улаже се у омот списа на коме се исписује
ознака предмета, који се састоји од назива уписника, редног броја уписа и последња два
броја године у којој је предмет унет у уписник (на пример Кт 81/16). Прво писмено уписује
се на омогу списа под редним бројем „1“. Остала писмена уписују се под наредним
редним бројевима. На омоту списа уписују се и предузете радње – прикупљање
потребних обавештења, стављање захтева за спровођење истраге, учешће у истрази,
учешће на претресу, итд. Пошто се изврше све претходне радње у вези са оснивањем и
сређивањем предмета, водилац уписника предаје предмет у рад на основу интерне
доставне књиге.

Предмете хитне природе, а посебно притворске предмете, писарница је дужна да

одмах унесе у уписник и преда у рад пошто се видно означи ознаком „хитно“.

27. Канцеларијско пословање у установама за извршење кривичних санкција

Казнено-поправни дом уводи осуђена лица у матичну књигу по датуму пријема на

издржавању казне. Затвор води посебну књигу за осуђене и за прекршајно кажњена лица
и закључује их сваке календарске године.

22
 Поред матичне књиге као основне евиденције води се и азбучни регистар који
садржи јединствени матични број грађана, презиме, очево име и име, датум доласка,
датум и основ изласка из установе. Регистар се води одвојено за осуђена, прекршајно
кажњена и притворена лица.

За свако осуђено лице води се лични лист. У лични лист улажу се сви списи који се
односе на третман осуђеног лица. Након пуштања на слободу осуђеног лица лични лист
се трајно чува у установи.

Поред основне евиденције осуђених лица, установе за извршење заводских

санкција воде и помоћне евиденције.

Помоћне евиденције су:

- књига дневног бројног стања лица на издржавању казне затвора. Ова књига води
се о дневном кретању лица (дошли – отишли) посебно за мушка, а посебно за
женска лица. Такође, у овој књизи се посебно исказују осуђена, прекршајно
кажњена и притворена лица.
- Роковник истека казне,
- Књига пролазника,
- Књига извршених бекстава,
- Књига дисциплинских казни,
- Дисциплинска пријава,
- Књига лекарских прегледа,
- Књига умрлих лица,
- Књига молби и жалби,
- Књига лица пуштених на условни отпуст и друге евиденције.

Министарство правде води посебне књиге у које се уносе подаци о лицима којима је
извршен прекид казне, према којима је изречена посебна мера усамљења, као и о лицима
која су побегла из установе.

23