КАНЦЕЛАРИЈСКО ПОСЛОВАЊЕ

1. ПОЈАМ КАНЦЕЛАРИЈСКОГ ПОСЛОВАЊА, ЗНАЧАЈ И УЛОГА КП

Канцеларијско пословање је део административног пословања које се, пре свега, односи на руковање списима
(документима). Oбухвата разноврсне административне послове који захтевају добру организацију и стручност у
њиховом извршавању.
Канцеларијско пословање у најширем смислу обухвата све радне операције које настају у току остваривања
задатака државних и других органа и организација.Све манипулативне техничке и интелектуалне активности у
оквиру административног радног процеса, које обухватају: манипулацију актима, организацију рада у вези са
решавањем, преписивањем и потписивањем аката; примену прописа о таксама; обављање службених радњи
ван службених просторија; организовање рада са странкама; начин коришћења помоћних техничких средстава
(телефона, канцеларијских машина) и опремање и рационално коришћење службених просторија и савремених
канцелариских средстава.
У ужем смислу, канцеларијско пословање обухвата само пословање са актима, тј. оне послове који се односе на
канцеларијско-технички рад у вези са примањем, прегледањем, распоређивањем, евидентирањем (уписивањем)
и достављањем предмета у рад, отпремањем решених предмета, развођењем решених предмета, архивирањем и
чувањем списа.
Значај - обезбеђује ефикасно и уредно пословање органа државне управе
Канцеларијско пословање мора бити: тачно, уредно, једноставно, прегледно, економично, експедитивно,
рационално..Циљ – добра организација државне управе

2. ПРОПИСИ КОЈИМА ЈЕ РЕГУЛИСАНО КП ОРГАНА ДРЖАВНЕ УПРАВЕ

Основни задатак канцеларијског пословања јесте да омогући минимум правила за ефикасно и уредно пословање
органа, односно да обезбеди процес планирања, координације, праћења и контроле стручних радњи у поступку
обраде предмета и документације. Канцелариско пословање засновано је на одређеним начелима, и то:
- Начело тачности -Органи морају деловати на основу правилно и потпуно утврђених чињеница и околности, како
би се одезбедила законитост и правилност поступака и донетих одлука. Обезбеђује се и правилном применом
правила канцеларијског пословања (нпр. вођење евиденције о актима и предметима, пријем и отпремање поште,
развођење предмета и др.).
- Начело експедитивности - Органи који воде поступак, дужни су да обезбеде успешно и квалитетно остваривање
и заштиту права и правних интереса физичких лица, правних лица или других који могу имати својство странке.
Овакво поступање обезбеђује се, између осталог, експедитивним (благовременим, правовременим)
остваривањем свих елемената канцеларијског пословања.
- Начело једноставности и прегледност - Послови администрације морају се обављати једноставно и прегледно.
Стога процес рада у канцеларијском пословању мора имати логични след ствари разумљив сваком учеснику у том
процесу.
- Начело једнообразности - Послови канцеларијског пословања морају се обављати по утврђеним и прописаним
правилима која морају бити позната свим учесницима. Правилима се на јединствен начин утврђују сви потребни
облици и радње, њихов распоред, права и овлашћења, дужности и одговорности учесника и други потребни
елементи за утврђивање правно релевантних чињеница на основу којих се решава о правима, правним нтересима
и обавезама странака.
- Начело економичности - Поступак се мора водити без одуговлачења и са што мање трошкова за странку и друге
учеснике у поступку. Када се ова правила примењују у канцеларијском пословању, мора се спровести у свим
његовим елементима, јер се само на тај начин остварују очекивани резултати у раду.
- Начело рационалности - Ово начело подразумева методе рада које обезбеђују да се канцеларијско пословање
одвија са што већом уштедом у времену и материјалу, што се остварује применом стандардних елемената, као
што су: коришћење савремених средстава комуникације, модела стандардних образаца и слично.

3. ОСНОВНИ ПОЈМОВИ КАНЦЕЛАРИЈСКОГ ПОСЛОВАЊA

Поднесак је сваки захтев, образац, предлог, пријава , молба, жалба, приговор, којим се грађани, правна лица и
друге странке обраћају органима државне управе
Акт је сваки писани састав којим се допуњује, мења, прекида или завршава нека службена радња органа државне
управе
Прилог прилаже се уз акт ради допуњавања објашњења садржине акта
Предмет је скуп свих поднесака, аката и прилога, који се односе на исто питање
Досије је скуп више предмета који се односе на исту материју или исто лице.
Фасцикла је скуп више предмета или досијеа који се после завршеног поступка чувају сређени у истом омоту.
Роковник је место у писарници где се држе предмети у којима поступак није окончан, и то за време када се на
њима ништа не ради.
Регистратурски материјал чине предмети и акти, електронски, фотографски и фонографски снимци, записа и
докумената, примљени и настали у раду органа државне управе.
Архивска грађа представља писани, цртани, штампани, фотографски, филмовани, и на други начин забележени
изворни и репродуковани документарни материјал од посебног значаја за историју, културу који је настао у раду
органа државне управе,
Пријемна канцеларија је службена просторија у којој се обављају следећи послови:
- информисање и пружање стучне помоћи странака за састављање поднесака.
- обавештавање странака о стању решавања њихових захтева
- решавање одређених предмета
Писарница је службена просторију канцеларија у којој се обављају следећи послови:
- примање поднесака од странака,
- пријем, отварање и прегледање, као и распоређивање поште, здруживање аката, достављање предмета,
отпремање поште, чување предмета у роковнику.
Архива је саставни део писарнице, у којој се чувају завршени предмети, евиденција о предметима, до предаје
надлежном архиву или до његовог уништења.

4. ПРИМАЊЕ, ОТВАРАЊЕ И ПРЕГЛЕДАЊЕ ПОШТЕ

ПРИМАЊЕ ПОШТЕ Пошта (акти, пакети, новчана писма, телеграми и др.) прима се у пријемној канцеларији или
одређеном месту у писарници, односно на другом одређеном месту које одреди функционер у органу државне
управе у коме се предмет решава.Пошта се прима у пријемној канцеларији у току трајања редовног радног
времена.
4.1.НЕПОСРЕДНО ПРИМАЊЕ ПОДНЕСАКА
Врши се у пријемној канцеларији, на видном месту мора бити означено за које органе поједина службена лица
примају поднеске и друге акте
- Ако акт приликом предаје садржи неки недостатак (није потписан, није оверен печатом, нема адресе итд.)
радник ће указати странци на те недостатке. Ако странка инсистира да се акт прими , радник прима поднесак и на
њему сачињава службену забелешку
- Ако орган коме се предаје акт није надлежан за његов пријем, странку треба упозорити на то и упутити је
надлежном органу државне управе.
4.2.ПОТВРДА О ПРИЈЕМУ ПОДНЕСКА
На захтев странке која лично предаје акт издаје се потврда о пријему. Потврда се издаје на отиску пријемног
штамбиља (у који се уноси датум предаје, број под којим је евидентиран, евентуални прилози и вредност таксе.
За поднеске по којима се решава у управном поступку садржи следеће податке:
- датум пријема поднеска
- рок у коме је орган надлежан за решавање дужан да донесе одлуку
- правно средство које странка може употребити ако јој није у прописаном року достављена одлука по захтеву
- орган којем се предаје правно средство и висина таксе
- орган којем се изјављује правно средство и орган код кога се правно средство може изјавити усмено на записник.
Потврду о пријему поднесака потписује службено лице које је примило поднесак и оверава печатом органа.
4.3.ПРИЈЕМ ПОШТЕ ОД ДРУГОГ ОРГАНА ДРЖАВНЕ УПРАВЕ
Доставља се преко курира и потврђује стављањем датума и потписа овлашћеног лица у доставној књизи, на
доставници, као и печат органа државне управе, који прими пошту. Поред ових података, убележава се још и
време пријема (час и минут). У доставној књизи се не ставља печат органа државне управе.
4.4.ПРИЈЕМ ПОШТЕ ПРЕКО ПОШТАНСКЕ СЛУЖБЕ
- Приликом подизања поште из поштанског преградка, радник писарнице не сме подићи оштећену пошиљку на
којој је означена вредност или је у питању препоручена пошиљка. Стање и садржина пошиљке морају се
комисијски утврдити.

5.ОТВАРАЊЕ И ПРЕГЛЕДАЊЕ ПОШТЕ

Обичну и препоречену пошту, примљену у затвореним ковертима, отвара овлашћени радник писарнице.
- Тамо где постоји служба дежурства, хитну пошту примљену ван радног времена отвара дежурни радник.
- Пошиљке које су адресиране на друге органе, писарница не отвара већ их на најпогоднији начин враћа пошти.
(*погрешно достављен * и печат органа)
- Новчана писма и друге вредносне пошиљке отвара овлашћени радник одговоран за материјално- финансијско
пословање (забелешка о новчаном износу, истог дана се уплаћује на одговарајући рачун)
- Пошиљке у вези са лицитацијом, не отварају се, већ се на коверту ставља датум, час и минут пријема. Отвара их
одређена комисија.
- Пошта примљена на личност не отвара већ се уручује одређеном лицу преко књиге примљене поште на личност.
Ако представља службени акт прималац је дужан да одмах (24) акт врати писарници ради евидентирања.
- Приликом отварања коверата треба пазити да се не оштети њихова садржина, да се прилози не помешају.
- Ако је у једном коверту приспело више аката, коверат ће се приложити само уз један акт, а на осталим ће бити
уписан број под којим је евидентиран.
- Ако је уз акт приложена доставница, на њој треба потврдити пријем датумом, потписом и печатом и одмах је
вратити пошиљаоцу.

6.ПОСТУПАК СА АКТИМА И ПРЕДМЕТИМА КОЈИ САДРЖЕ ТАЈНЕ ПОДАТКЕ И ОЗНАКУ СТЕПЕНА ТАЈНОСТИ
Пошиљка на којима је означено да предсатвљају тајне податке и означени су степенима тајности Државна тајна,
Строго поверљиво, Поверљиво и Интерно, евидентирају се у посебне евиденције. Отвара функционер који
руководи органом државне управе, руководилац корисника органа државне управе или запослени који буде за то
одређен, а који има сертификат за приступ тајним подацима најмање оног степена тајности податка који се
доставља. Пошиљке на којима је стављена ознака „рестриктивно/лимите” отвара функционер који руководи
органом државне управе, руководилац корисника органа државне управе, или запослени који буде за то одређен.
Ову пошту писарница уручује лицу које је овлашћено за њено отварање преко књиге примљене поште за место, и
то неотворену.
Орган државне управе који архивира тајне податке означене степеном тајности „ДРЖАВНА ТАЈНА” или „СТРОГО
ПОВЕРЉИВО” води евиденцију остварених увида након архивирања документа, која садржи: кратак садржај
предмета; број, датум, степен тајности и број примерака документа који садржи тајни податак; име и презиме
лица које се упознало са тајним податком, као и број његовог сертификата за приступ тајним подацима; разлог
увида; датум и време када је увид остварен; потпис лица које се упознало са тајним податком.

7.ПОСТУПАК СА АКТИМА КОЈИ ПОДЛЕЖУ ТАКСИРАЊУ

- Радник који прегледа пошту, дужан је да води рачуна о томе који акти и радње код органа државне управе
подлежу таксирању, која је висина таксе предвиђена за појединачне врсти аката и постоји ли законски основ
ослобађање од плаћања таксе.
- Ако је поднесак ослобођен плаћања таксе, радник писарнице ће то констатовати кратком забелешком, уз
навођење одговарајућег прописа о ослобођењу.

8.ПРИЈЕМНИ ШТАМБИЉ
Писарница сваког органа државне управе има свој пријемни штамбиљ, који се ставља на сваки примљени акт који
ће бити уписан у основну евиденцију.Ставља се у горњи десни угао прве стране акта
- У отисак пријемног штамбиља органа управе уписују се следећи подаци:
1. у рубрику «Писарница» (назив органа управе у чијем се саставу налази писарница)
2. «Примљено» (датум кад је акт примљен)
3. «Орган» (ознака органа државне управе)
4. «Организациона јединица» (ознака унутрашње орг.јединице)
5. « Број» (класиф.знак и број из бројчаног картона или скраћ. деловодника)
6. «Прилог» (укупан број примљених прилога)
7. «Вредности» (укупан износ таксених марака)

9. РАСПОРЕЂИВАЊЕ ПОШТЕ И КЛАСИФИКАЦИЈА ПРЕДМЕТА ПО МАТЕРИЈИ

Примљену пошту распоређује радник који је отвара и прегледа.Разврставање се врши по садржини материје која
се у предмету обрађује и њиховим организационим јединицама. Предмети се класификују по материји у 10
главних група (од 0 до 9) и то:
0 – државно уређење, организација и рад државних органа
1 – рад и односи и социјално осигурање
2 – лична стања грађана, државна и јавна безбедност
3 – привреда
4 – финансије
5 – здравље и социјална заштита
6 – просвета, наука и култура
7 – судство, тужилаштво и правобранилаштво
8 – војни предмети
9 – предмети који не спадају у групе од 0 до 8
- У оквиру наведене поделе врши се даље рашчлањивање главних група на групе (двоцифрени знаци) и на
подгрупе (троцифрени знаци). Разврстани предмети обележавају се ознакама по правилу : - органи са римским
бројевима а њихове организ. јединице арапским двосифреним бројевима
10. ОСНОВНЕ ЕВИДЕНЦИЈЕ О АКТИМА И ПРЕДМЕТИМА
Примљени и распоређени акти евидентирају се у основне евиденције истога дана и под истим датумом под којим
су примљени. У канцеларији пословању прописане су основне и помоћне евиденције. У основну евиденцију
предмета (аката) не уписују се пошиљке које не представљају службену преписку (рачуни, службена гласила,
часописи, књиге, позиви за седнице и друге састанке примљених на личност, проспекти и сл.).
10.1. Основне евиденције о актима и предметима води се по систему:
- картотеке, - скраћеног деловодника - путем аутоматске обраде података.
Основне евиденције садрже:
- класификациони знак,
- основне податке о пошиљаоцу и примаоцу,
- подаци где се предмет налази у току његове обраде, све до архивирања.
Основне евиденције садрже и податке о:
- рок решавања,
- исход решавања,
- да ли је жалба одбијена или одбачена, да ли поништено решење.
- томе да ли је решење извршено.

10.2.КАРТОТЕКА ПРЕДМЕТА- Картотека се састоји од преградних картона, бројчаних картона и

картица. Картице се држе у одвојеним кутијама на решене или нерешене (Активне или Пасивне)
 преградни картони - Служе за раздвајање картица различитих класификационих знакова и на нима се
исписује, односно за њих причвршћују класификациони знаци из јединствене класификације предмета по
материји.
- За сваки класификациони знак употребљава се посебан преградни картон.
 бројчани картони - Служе за означавање редних бројева под којима су на картицама евидентирани предмети
у једној календарској години.
- За сваки класификациони знак употребљава се посебан бројчани картон. У горњем десном углу бројчаног
картона уписује се класификациони знак кроз годину у којој се евидентира предмет. Означавање под којим
редним бројем су евидентирани предмети врши се заокруживањем плавом бојом редних бројева, одштампаних
на бројчаном картону.
 Картица - Служе за вођење евиденције о предметима. Штампане су на јединственом обрасцу.
1. евиденција о вануправним предметима (на картицама беле боје)
2. евиденција о првостепеним управним предметима у којима се поступак покреће поводом захтева странке
(беле боје са црвеним рубом)

3. евиденција о првостепеним управним предметима у којима се поступак покреће по службеној дужности (беле
боје са жутим рубом)

4. евиденција о другостепеним управним предметима у којима се поступак покреће поводом жалбе (беле боје са
плавим рубом)
5. евиденција о предметима другостепеног управног поступка у којима се поступак покреће по службеној
дужности (беле боје са љубичастим рубом)

6. евиденција о управним предметима поводом употребе ванредних правних средстава уложених код
првостепеног органа води се на картицамабеле боје са испрекиданим црвеним рубом)

7. евиденција о управним предметима поводом употребе ванредних правних средстава уложених код
другостепеног органа (беле боје са испрекиданим плавим рубом)

На празну картицу најпре се уписују основни подаци:

1. - класиф. знак и редни број узет из бројч. картона (у левом горњем углу изнад линије )
- година (испод линије )
2. - презиме и име лица (на средини изнад линије)
- кратка садржина предмета (испод линије )
3. - адреса пошиљаоца (у десном горњем углу изнад линије)
- број досијеа (испод адресе)
Уписи у вертикалним колонама картице значе:
I колона (означавају место где се предмет налази.)
- арапски двоцифрени бројеви (од 01 па на даље означавају унутрашњу орг. јединицу)
- слово Р (значи да је предмет у року)
- «Изв» (значи да је предмет решен изворно)
- «а/а» (значи да је предмет у архиви)
- «2 год.» , « 10 год.» , «трајно» (рок чувања архивираног предмета)
II колони ( ставља се датум који означава када је предмет предат)
III колони ( ближе се објашњавају подаци из прве и друге колоне)

10.3.СКРАЋЕНИ ДЕЛОВОДНИК - Води се на јединственом обрасцу вертикалног формата А4.

- У њему се акти евидентирају по хронолошком реду. Поред броја по хронолошком реду акт добија и
класификациони знак из предмета по материји.
- Поједини уписи у скраћени деловодник врши се на следећи начин:

I колона
- редни број предмета, ( уписује се изнад црте )
- класиф.знак предмета по материји (испод црте)
II колона - кратка садржина предмета
III колона
- уписују се подаци о месту где се предмет налази (у простор изнад црте)
- датум достављања предмета у рад, датум стављања предмета у рок или архиву (испод црте)
IV колона
- уписују се подаци који ближе обавештавају уписе из II и III колоне.)
Деловодник се закључује на крају године 31. децембра службеном забелешком написаном испод
последњег броја који показује колико је предмета заведено у тој години. Оверава се печатом, а потписује је
радник који води деловодник.
За сваку врсту предмета води се посебан деловодник (вануправни, првостепени управни предмети
покренути по захтеву странке, првостепени управни предмети покренути по службеној дужности итд.)

10.4.ВОЂЕЊЕ ЕВИДЕНЦИЈЕ ПУТЕМ АУТОМАТСКЕ ОБРАДЕ ПОДАТАКА

- По пријему поднесака странке евидентирање се врши путем терминала
- У датотеку се уносе подаци о страници и врсти и садржини предмета
- Обележавање предмета врши се по врстама и то као:
1. Ц – црвени предмет (првостепени управни предмети по захтеву странке)
2. Ж – жути предмет (првостепени управни предмети по службеној дужности)
3. П – плави предмет (другостепени по жалби, захтеву или предлогу)
4. Љ – љубичасти предмет (другостепени по службеној дужности)
5. И – испрекидани црвени предмет (I степени поводом ванредних правних средстава)
6. Ц – испрекидани плави предмет (II степени поводом ванредних правних средстава)
7. О – бели предмет (вануправни предмети)
Датотеке се претражују на терминалу према презименима и именима странака, према класификационим
знацима под којима се предмет води.
На крају радног дана треба одштампати садржину свих евидентираних предмета за тај дан и одложити у
посебан досије.
На крају календарске године штампа се аналитички извештај о свим нерешеним предметима са свим
подацима и аутоматски се сви подаци преносе у датотеку као почетно стање предмета за решавање у наредној
календарској години.

11. ПОМОЋНЕ ЕВИДЕНЦИЈЕ О АКТИМА И ПРЕДМЕТИМА:

Помоћне евиденције се воде у оквиру:
1. попису аката (предмети исте врсте који се примају и по којима се води исти поступак.)
2. досијеа (када је решавање олакшано здруживањем више предмета у досијеа.)
11.1.ПОПИС АКАТА - саставни је део картотеке односно скраћеног деловодника.
- Води се у облику табака или књиге и служи за евидентирање аката који се масовно примају, а по којима се на
исти начин води поступак. За ове врсте аката треба на почетку године одвојити тј. резервисати картице (односно
прве редне бројеве у деловоднику) где се уписују преко водоравних црта крупним словима „ПОПИС АКАТА“и
наводи кратак садржај предмета. Ако се попис аката не води у писарници орган државне управе који води попис
аката дужан је да га закључи најкасније до 5. јануара наредне године и да га одмах достави писарници.
11.2.ВОЂЕЊЕ ЕВИДЕНЦИЈЕ ПО ДОСИЈЕИМА
Евиденција по досијеима води се у писарници а ако је то неопходно може се водити и у органу државне
управе због специфичности одређене врсте предмета. У досије се обавезно улажу акта којима је предмет завршен.
За савку врсту досијеа треба саставити посебан списак. Списак досијеа садржи: редни број, назив односно лично
име лица и рубрику за примедбе. На сваку кутију, омот и сл. у које се одлажу акти и предмети о којима се води
евиденција у оквиру досијеа треба уписати редни број из матичне евиденције.
Кад се досије изда на реверс лицу за које се води или пошаље другом органу, реверс односно копију
дописа којим је досије послат треба држати на месту на коме се налазио тај досије а у матичној евиденцији у
рубрици Примедба треба уписати одговарајућу забелешку.
Код великог броја досијеа ради бржег проналажења предмета за сваку врсту досијеа може се устријити посебан
азбучни регистар и у њему поред сваког личног имена уписати и број досијеа.

12.ЕВИДЕНТИРАЊЕ АКАТА КОЈИ СУ ОЗНАЧЕНИ КАО ТАЈНИ ПОДАЦИ

Акти и предмети који су прописом одређени као државна, војна и службена тајна евидентирају се у
посебне евиденције. За сваку врсту тајне устројава се посебан скраћени деловодник. Ови деловодници воде се на
истом обрасцу и на исти начин као скраћени деловодник у укориченим кљигамакоје се по правилу користе за
више година, с тим што се свака година посебно закључује одговарајућом забелешком.
После евидентирања аката који су одрађени као државна, војна и службена тајна, у пријемни штамбиљ
испод броја предмета уписује се скраћеница: Државна тајна, Војна тајна, Службена тајна. Акти који су одређени
као службена тајна поред ове скраћенице, имају ознаку Строго поверљиво, Поверљиво, или Интерно

13. ПОСТУПАК СА НЕРЕШЕНИМ ПРЕДМЕТИМА ИСТЕКОМ ГОДИНЕ

- Сви нерешени управни предмети покренути по захтеву странке истеком године достављају се писарници ради
евидентирања у наредној години. Сваки запослени у органу управе дужан је да уз све нерешене предмете састави
образложење о разлозима који су довели да поједини предмети не буду решени у текућој години када су и
евидентирани.

14. ЗДРУЖИВАЊЕ АКАТА - врши се на начин што се на основу података из картотеке, односно скраћеног
деловодника утврћује где се налази предмет. Пре достављања аката у рад органу писарница мора извршити
њихово здруживање са предметом у вези са којим су примљени. Ако се новопримљени предмет доставља у рад
истом органу државне управе код кога се налази предмет, достављање се врши путем интерне доставне књиге, а
ако се налази код другог органа писарница ће извршити достављање у рад у споразуму између органа код кога се
предмет налази и оног коме треба новопримљени акт доставити у рад. Акт којим се поново покреће поступак, ако
је поднет у истој години када је предмет завршен евидентира се под истим бројем ако је поднет касније
евидентира се под бројем из године када је поднет.

15. ОМОТ СПИСА

- Сваки акт којим почиње нови предмет или досије требе по евидентирању у основној евиденцији уложити у
посебан омот списа. На омот списа у горњем левом углу одговорни радник писарнице ставља отисак пријемног
штамбиља и уписује ознаку органа државне управе и његове унутрашње организационе јединице,
класификациони знак, број, годину, а испод тога назив подносиоца и кратак садржај предмета, као и списак
прилога.
- За вануправне предмете користе се омоти беле боје. За управне предмете користе се омоти беле боје са
одговарајућом бојом горњег руба, као боје на картицама одговарајуће врсте

16. ДОСТАВЉАЊЕ АКАТА У РАД

- Акти и предмети достављају се у рад преко интерне доставне књиге.
- Пре него што се доставе у рад организ. јединицама предмети се морају ставити у омот. Акти који стигну после
формирања предмета који се већ налази у унутрашњој о.ј. достављају се без омота.
- Достављање рачуна у рад рачуноводственој служби врши се преко књиге рачуна.
- Достављање поште упућене на личност врши се преко књиге примљене поште на личност.
- Службени листови, часописи и друге публикације достављају се преко картона за доставу службених листова и
часописа

17. РОКОВНИК - Предмети у којима поступак није завршен држи се у роковнику писарнице кад се по њима ништа
не ради. Роковник се састоји од фасцикла у које се стављају предмети према датуму рока из текућег месеца,
сложени по класификационим знаковима и бројевима из основне евиденције предмета.
- Предмет се у роковнику држи до дана који је на омоту списа означио радник који врши стручну обраду предмета
нпр. Рок – 18.04. Ако за предмет који се држи у роковнику пре истека означеног рока приспе нови акт, тај акт се
здружује са предметом и предмет се оставља у рад без обзира на одређени рок. Када дан истек тока пада у
недељу, или државни празник, предмет треба доставити у рад један радни дан раније.

18. РАЗВОЂЕЊЕ АКАТА

- Развођење аката и предмета у картотеци, односно скраћеном деловоднику и врши се на сл. начин:
1. „а/а“ – ако је рад на предмету потпуно завршен и треба га ставити у архиву (а/а – 10 година, или а/а – трајно);
2. „Р“ што значи рок и датум до када се очекује да се по тражењу поступи или када предмет треба поново узети у
рад (Р-15.07.2008.);
3. Ако се акт уступа унутрашњој организационој јединици означити коме се уступа.
4. „Изв“ - треба ставити ако се врши развођење акта који је изворно решен , а затим датум и седиште органа
државне управе коме предмет отпремљен.

- Заведени предмети у бројч. картону разводе се заокруживањем одговарајућег броја црвеном бојом или се
ставља коса црта преко броја.
- Бројчани картони се на крају године закључују подвлачењем црвеном оловком последњег предмета примљеног
у текућој години.После завршеног развођења предмети (акти) које треба отпремити или архивирати предају се
раднику писарнице.

19. ОТПРЕМАЊЕ ПОШТЕ - (слање, достављање) поште обавља се преко поштаске службе или преко курира, у
писарници органа државне управе. Правило је да се сви предмети преузети у току радног дана до 12 часова морају
отпремити истог дана, а предмети примљени после закључивања отпремних књига, ако нису хитни, наредног
радног дана.
Сва пошта која се отпрема преко поштанске службе разврстава се у две групе обичне и препоручене
пошиљке и тим редом се уписују у одговарајућу књигу експедоване поште.
Коверат у коме се отпремају акти треба да садржи у горњем левом углу прве стране тачан назив и адресу
пошиљаоца и ознаку свих аката који се налази у коверту.
Отпремање поште која је означена као Државна тајна и Службена тајна врши се путем специјалних курира.
Коверат се печати на тај начин што се отправак пре стављања у коверат заштићује комадом чистог папира, затим
се на полеђини коверта, по средини, утисне метални жиг преко растопљеног воска.

20. АРХИВИРАЊЕ И ЧУВАЊЕ ПРЕДМЕТА

Завршени (архивирани) предмети чувају се у архиви у одговарајућим фасциклама, кутијама,
регистраторима, смештеним у одговарајуће полице или ормаре, сувим и светлим просторијама осигураним од
нестајања, влаге и других оштећења.
На регистраторским јединицама уписују се подаци:
- назив органа у чијем је раду настао регистратурски материјал
- година настанка материјала и класификациона ознака,
- број предмета, као и р.б. под којим је регистарска јединица уписана у архивску књигу.
Акти и предмети који су одређени као државна, војна или службена тајна чувају се издвојено у челичним
касама на којима се обезбеђује чување њихове тајности.
Сав регистратурски материјал заједно са основним евиденцијама уписује се у архивску књигу по годинама
и класифицационим знацима.
Решени предмети се одлажу у архиву писарнице, а картице ових предмета – у пасивну картотеку
предмета. Решени предмети се чувају у архиви писарнице до истека текуће године. После тога се пребацују у
архивски депо заједно са картицама из пасивне картотеке.
Завршени предмети и други регистратурски материјал чувају се у архиви у регистратурским јединицама
према редним бројевима из архивске књиге. Архивска књига се не закључује на крају године, већ се води у
непрекидном низу бројева. У архивску књигу се уписује рег. материјал из предходне године најкасније до 30
априла текуће године.
Предмети из архиве издају се само уз реверс који се одлаже на место узетог предмета, а по повратку
реверс се поништава. Предмет узет на реверс може се држати највише 60 дана.

21. АРХИВСКА КЊИГА

Писарнице органа управе дужне су да воде архивску књигу као општи инвентарни предмет целокупног
регистратурског материјала из ранијих година.
У архивску књигу уписује се регистратурски материјал из претходне године најкасније до 30. априла текуће године.

22.ЕЛЕКТРОНСКО КАНЦЕЛАРИЈСКО ПОСЛОВАЊЕ

Обезбеђује да се у информационом систему обављају послови канцеларијског пословања (да се поступа са
поднесцима, актима и прилозима у електронском облику).

22.1.ДОСТАВА ЕЛЕКТРОНСКИХ ДОКУМЕНАТА

Достава електронског документа путем информационог система гарантује интегритет, непроменљивост и
непорецивост послатог документа. Информациони систем мора пружити такве техничке могућности да свако лице
коме је предмет дат у рад може коришћењем одговарајуће рачунарске опреме приступити електронским
документима из предмета, придружити предмету акт који је израђен или лично примљен у електронском облику и
вршити друге радње над предметом које обухвата канцеларијско пословање, а које је потребно обавити приликом
рада на предмету. Информациони систем врши проверу идентитета корисника на бази лозинке или електронског
сертификата. Информациони систем кориснику може технички ограничити приступ одређеним подацима, односно
функционалностима. Приликом квалификованог електронског потписивања, електронском документу се
придружује и временски жиг.

22.2.ПОСТУПАЊЕ СА ДОКУМЕНТИМА У ЕЛЕКТРОНСКОМ КАНЦЕЛАРИЈСКОМ ПОСЛОВАЊУ

 Основна евиденција о актима и предметима, попис аката и интерна доставна књига у електронском
канцеларијском пословању воде се у информационом систему.
 Поднесци, акта и прилози примљени, односно сачињени у облику електронског документа чувају се у
информационом систему.
 У информационом систему чувају се и електронске копије поднесака, аката и прилога за које је извршена
дигитализација.
 За предмете чији су акти у облику електронског документа омот списа се формира и води у електронском
облику у информационом систему, осим ако информациони систем у коме се води поступак пред органом
државне управе обезбеђује преглед, односно претрагу података који се по прописима који уређују
канцеларијско пословање органа државне управе уносе у омот списа, када се омот списа не формира као
посебан документ.
 Интерна достава предмета и аката у облику електронског документа врши се путем информационог система.
 Примљени електронски документи дневно се сортирају и формира се електронска књига докумената са
датумом пријема електронског поднеска, осим ако информациони систем обезбеђује претрагу електронских
докумената у предметима по датуму пријема.
 На крају радног дана се формира електронска резервна копија свих докумената пристиглих у току радног дана.
 Ако орган државне управе у вези са поступком који спроводи електронским путем прими поднесак, акт или
прилог у папирној форми, по пријему те документације штампа се папирни омот списа у који се та
документација улаже, при чему папирни омот списа носи исти број предмета као и електронски. Ако орган
државне управе такав поднесак, односно акт или прилог дигитализује и уноси у информациони систем, са
оригиналом у папирној форми се након тога поступа у складу са прописима који уређују канцеларијско
пословање органа државне управе.

22.3.ЕЛЕКТРОНСКА АРХИВА - Део информационог система, у оквиру кога се чувају поднесци акта и прилози у
електронском облику, тако да је осигурано дуготрајно чување електронске архивске грађе, њено одржавање,
мигрирање односно пребацивање на нове носаче у прописаним форматима. Опрема за складиштење података
мора да обезбеди редудантно записивање података тако да отказ једног од уређаја за складиштење података не
проузрокује губитак података. Редовно се морају формирати резервне копије свих података из електронске
архиве, на за то предвиђеним медијима, тако да у сваком тренутку постоји скуп медија за резервне копије са којих
се може извршити опоравак електронске архиве са стањем које није старије од 36 сати.

23.ПОСЛОВИ У НЕПОСРЕДНОЈ ВЕЗИ СА КАНЦЕЛАРИЈСКИМ ПОСЛОВАЊЕМ:

23.1.СЛУЖБЕНИ АКТ
Акти службене преписке обавезно садрже:
- заглавље састоји се из назива државе, назива и седишта органа, кл. броја и датума акта)
Заглавље се ставља у горњи леви угао акта,
- назив и седиште примаоца (састоји се из пуног назива и седишта правног лица уз назначење улице и кућног бр.)
- текст акта (кратка садржина акта ставља се са леве стране испод адресе примаоца)
- број прилога који се прилаже уз предмет тј. акт (Ознака о прилозима ставља се испод завршетка текста акта са
леве стране)
- отисак службеног печата (са леве стране од места за потпис овлашћеног лица)
- потпис овлашћеног лица

23.2.ОБНАВЉАЊЕ (РЕКОНСТРУКЦИЈА) ПРЕДМЕТА

Поступак обнављања се покреће ако се поједини предмети или делови списа изгубе или су уништени или
су тако оштећени да су неупотребљиви.
Покреће се на захтев станке, заинтересованог органа или по службеној дужности.
Обрађивач предмета дужан је да сачини извештај о несталом, оштећеном или уништеном предмету и да га
без одлагања достави функционеру који руководи органом државне управе.
Обнављање предмета врши се на основу преписа или фотокопија несталих, оштећених списа који се
прибављају од имаоца.
23.3.ПЕЧАТИ И ШТАМБИЉИ
Државни печат Републике Србије
Законом о државном печату Републике Србије, уређен је изгледи употреба печата.
- Округлог је облика пречника 60мм.
- У средини је велики грб Републике Србије.
- У кругу око грба исписује се назив РС тако што се реч ,,РЕПУБЛИКА,, исписује изнад грба, а реч ,,СРБИЈА,, испод
грба.
- Државни печат се израђује у три истоветна примерка и можа бити израђен за добијање отиска у печатном воску и
за суви отисак. Текст државног печата исписује се на српском језику ћириличном писмом великим штампаним
словима.
Печат државних и других органа садржи :
- назив и грб Републике Србије,
- назив односно име и седиште државног и другог органа или имаоца јавног овлашћења.
Текст печата исписује се на српском језику ћириличним писмом. Текст печата исписује се у концентичним
круговима око грба Републике Србије.
Печат је округлог облика и израђује се од гуме, метала
Пречник печата износи 32мм. Пречник печата на језику и писму припадника националних мањина износи
од 40мм до 60мм.
Орган може имати и један печат мањег пречника који не може бити мањи од 20мм нити већи од 28мм. Садржина
печата иста је и на исти начин као и садржина печата. Печатима рукују овлашћени радници органа државне
управе.Печат се чува и њиме се рукује у службеним просторијама органа, а изузетно се може користити и ван
службених просторија када треба извршити службене радње ван тих просторија.
Поред печата, у органима су у употреби жигови и штамбиљи. Жиг је печат урезан у металу, његов садржај није
рељефан већ је утиснут. Жиг служи за печаћење утискивањем у печатни восак затворених службених пошиљака
код којих је потребно обезбедити неповредивост. Жиг се израђује у утврђеном облику и величини урезивањем
прописане садржине текста.
Штамбиљ је израђен од гуме и садржи краћи текст који се отискивањем може преносити на службене
списе и акте као печат. Штамбиљ се још користи за израду краћих списа, за стављање краћих клаузула, ознака,
упозорења и сл.
Државни и други органи воде евиденцију о печатима, штамбиљима и жиговима који су у употреби.
Евиденција се води на прописаном обрасцу који је утврђен Упуством о канцеларијском пословању органа
државне управе.

23.4.ПРИМАЊЕ И ПРЕДАЈА ТЕЛЕФОНСКОГ САОПШТЕЊА

Телефон служи за брже и успешније вршење службених послова. Поред сваког апарата треба да се налази
интерни телефонски именик. Ако је потребно обавити међумесни разговор треба добити одобрење руководиоца
унутрашње организационе јединице.
О сваком примљеним или предатом телефонском саопштењу које замењује службену преписку саставља
се службена забелешка на самом предмету и треба да садржи (датум и време разговора податке о саговорнику,
назив органа, име и презиме функцију радника, број телефона, садржину саопштења и потпис радника које
саопштење предао)

23.5.НАДЗОР НАД ПРИМЕНОМ ПРОПИСА О КАНЦЕЛАРИЈСКОМ ПОСЛОВАЊУ-Врши управна инспекција.

Послове управне инспекције обавља министарство надлежно за послове управе, док послове управне инспекције
за град Београд обавља орган градске управе.

23.6.АДМИНИСТРАТИВНЕ ТАКСЕ
Такса се плаћа у тренутку настанка обавеза. Обавезник таксе је подносилац захтева којим се поступак
покреће. Такса се плаћа пре уручења решења.
Обвезник таксе јесте лице које се захтевом обраћа органу ради покретања управног, односно другог поступка,
односно лице у чију корист се издаје спис, односно врши радња код органа.
Ако за прописану таксу постоји више обвезника, њихова обавеза је солидарна.
Таксена обавеза настаје:
1) за захтеве – у тренутку њиховог подношења;
2) за решења, дозволе и друге исправе – у тренутку подношења захтева за њихово издавање;
3) за управне радње – у тренутку подношења захтева за извршење тих радњи.
Плаћања таксе ослобођени су: органи, организације и институције Републике Србије; органи и
организације аутономних покрајина, односно јединица локалне самоуправе; организације обавезногсоцијалног
осигурања; установе основане од стране Републике Србије, аутономних покрајина, односно јединица локалне
самоуправе; црве и верске заједнице, Црвени крст Србије ...

24.КАНЦЕЛАРИЈСКО ПОСЛОВАЊЕ У СУДОВИМА

Канцеларијске послове у судовима обавља судска управа. Пословима судске управе руководи председник
суда. Администартивни и технички послови у суду обављају се у судској писарници.
Судови као основну евиденцију предмета воде уписнике и помоћне књиге.
Уписници се састоје из потребног броја табака прописаног обрасца, који су повезани у књигу са тврдим корицама
на којима се ставља ознака уписника и година на коју се уписник односи.
Уписници се воде хемијском оловком, привремене забелешке обичном оловком, док се црвеном оловком
стављају забелешке које су предвиђене Судским пословником.
Општински судови воде уписнике за:
- кривичне предмете са одговарајућим скраћеницама
- грађанске предмете са одговарајућим скраћеницама
Помоћне књиге које се у суду јесу:
- књига условних осуда,
- књига условних отпуста,
- књига одузетих предмета.
Уписник и помоћне књиге води писарница.

25.КАНЦЕЛАРИЈСКО ПОСЛОВАЊЕ У ЈАВНОМ ТУЖИЛАШТВУ

Основна евиденција о предметима и актима у тужилаштву води се по систему уписника.
Уписник и помоћне књиге воде се засебно за сваку врсту предмета и за сваку календарску годину. За сваки
уписник ако је број предмета годишње већи од 200, води се именик.
Када је рад по завршен, р.б тог предмета заокружује се у уписнику црвеном оловком.
Уписници се закључују на крају године стављањем констатације која садржи
- р.б последњег уписаног предмета,
- укупан број незавршених предмета навођењем њихових бројева и
- датум закључења уписника.

26.КАНЦЕЛАРИЈСКО ПОСЛОВАЊЕ У УСТАНОВАМА ЗА ИЗВРШЕЊЕ КРИВИЧНИХ САНКЦИЈА

Казнено-поправни дом уводи осуђена лица у матичну књигу по датуму пријема на издржавање казне.
Затвор води посебну књигу за осуђене, посебно за прекршајно кажњена лица, и закључује их сваке календарске
године.
Поред матичне књиге као основне евиденције води се и азбучни регистар . За свако осуђено лице води се
лични лист у коме се улажу сви списи који се односе на третман осуђеног лица.