KLASIFIKACIJ

AI
ARHIVIRANJE
DOKUMENAT
A
 Pravila arhiviranja fizičke
dokumentacije
 Čim dobijete novi dokument, odmah mu pronađite prikladno mesto. Samo vam se čini da je
jednostavnije odložiti papir u stranu kada ga dobijete od kolege ili klijenta, jer ćete najverovatnije
izgubiti vreme tražeći ga u budućnosti, kad vam bude bio preko potreban.
 Bacite nepotrebne dokumente u kantu za smeće. Oslobodite se tzv. sindroma hrčka i prestanite
da čuvate svaki dokument koji vam se jednom nađe u rukama. Međutim, kako ne biste trajno izgubili
nešto što se naknadno ispostavi kao važno, neko vreme čuvajte sva dokumenta, a onda se poduhvatite
velikog čišćenja.
 Poštujte doslednu metodu imenovanja fascikli, foldera za dokumenta, polica i ostalog
kancelarijskog materijala za odlaganje dokumentacije. Tako ćete ne samo vi, već i vaši saradnici, brzo
moći da dođu do papira koji im treba, bez mnogo lutanja. Obimne foldere podelite u podkategorije, a
potrudite se da dokumenta različite vrste odlažete u fascikle različite boje.
 Dokumente koji su u vezi odlažite zajedno. Bez obzira da li se radi o pismima, promo materijalu,
izveštajima, grafikama itd, ako priradaju istom projektu, oni fizički treba da se čuvaju na istom mestu.
Ovaj metod je mnogo efikasniji od razvrstavanja dokumentacije po tipu dokumenta.
 Razdvoijte aktuelne dokumente od onih koji pripadaju završenom zadatku. Dok radite na
nekom projektu, potrudite se da materijal u vezi sa njim bude u vašoj blizini. Kada je posao gotov,
odvojite još malo vremena kako biste odložili dokumentaciju na njeno mesto, gde je možete uvek naći,
kad vam zatreba.
 Ne pretrpavajte fascikle i foldere. Radi lakšeg snalaženja u obimnoj dokumentaciji, podelite je u
podkategorije, a njih u podpodkategorije itd. Poseban folder nije potreban, ako u njega odlažete manje
od 5 dokumenata.
 Digitalizujte. U slučaju da vam je ponestalo prostora za nove fascikle, foldere i police, skenirajte
dokumenta i arhivirajte ih  u računar, a papir bacite. Ovo pravilo ne važi u slučaju dokumenata sa
originalnim potpisima – za njih morate naći mesta.
Pravila arhiviranja elektronske
dokumentacije
 Pravila arhiviranja elektronske dokumentacije
 Dosledna metoda imenovanja, opet. Kao i u slučaju materijalne
dokumentacije, fajlovi i folderi na vašem računaru treba nazivati po
utvrđenom šablonu, naročito ako delite dokumenta sa saradnicima, kako bi
njima samo na osnovu naziva fajla odmah bila transparentna i njegova
sadržina, bez potrebe da ga pregledaju. Standardizovano ime fajla omogućiće
njegovo lakše pronalaženje ako ste propustili da ga odložite u pravi folder. Ako
tokom rada napravite više verzija istog dokumenta, sačuvajte ih po sledećem
pravilu: ime projekta, verzija 1 ili ime projekta, datum izrade i sl.
  Ne zloupotrebljavajte veličinu vaše memorije. Možda u računaru imate
dovoljno mesta da nikad ne morate da brišete fajlove, ali ipak budite
selektivni. Pravilo bacanja nepotrebne materijalne dokumentacije važi i za
elektronske fajlove i foldere; ono što je suvišno ima samo jedno mesto:
recycle bin.
 Backup-ujte. Svako ko je jednom ostao bez hard diska posvedočiće koliko je
važno da napravite kopiju važnih fajlova i foldera na eksternom disku ili na
online servisima poput iCloud, Mozy, SugarSync itd. Konsultujte se sa
menadžmentom i IT sektorom da li postoji utvrđena politika backup-ovanja u
kompaniji.
 Poslovanje se sve više oslanja na elektronske
dokumente, u koje svakako spada i e‑mail, koji
često ima centralnu ulogu. Porastom broja
elektronskih dokumenata povećava se mogućnost
da neki od njih završe na pogrešnom mestu, u
pogrešnim rukama ili pred pogrešnim očima. Jasno
je da je pored upravljanja elektronskim
dokumentima neophodno posvetiti pažnju i
njihovom čuvanju i zaštiti.
Sledeca pravila treba uraditi da bi
se dokumenti sacuvali.
Prvo – klasifikujte dokumente

 Nisu svi dokumenti jednaki i dobro je biti svestan s kojim

tipom dokumenata u kom trenutku radimo i gde ih
smeštamo ili snimamo, za šta je potrebno pravilno
razvrstavanje ili klaslifikacija elektronskih dokumenata.
Pravila o klasifikaciji se donose najčešće na osnovu stepena
poverljivosti informacija koje se nalaze u
dokumentu/e‑mail‑u i potrebno je da budu unapred
definisana (odeljenje rizika ili management najčešće
definiše nivoe poverljivosti, tj. način klasifikacije). Brz i lak
način da se uvede klasifikacija dokumenata je korišćenje
protokola Traffic Light (semafora), gde nalik svetlima na
semaforu delimo, klasifikujemo dokumenta sa oznakama:
 Crveno (C4) – strogo poverljive informacije koje se dele samo direktno
primaocima, onima kojima su namenjene, lično i najčešće direktno,
usmeno tokom sastanka ili kroz zaštićenu, šifrovanu elektronsku
komunikaciju, takvu da samo primalac može da otvori i pročita sadržaj
poruke.
 Žuto (C3) – poverljive informacije koje se mogu deliti unutar
organizacije/preduzeća na bazi „samo onima kojima je neophodno da
znaju“.
 Zeleno (C2) – interne informacije, koje se mogu deliti unutar
organizacije/preduzeća, ali ne i javno.
 Belo (C1) – javne informacije koje nemaju nikakvo ograničenja u
distribuciji odnosno deljenju.
 Najjednostavniji način da dodelimo oznake elektronskim dokumentima i
e‑mail porukama, bez upotrebe dodatnih alata i softvera, jeste taj da se u
nazivu dokumenta (fajla) ili naslovu poruke (Subject) doda oznaka
klasifikacije, na primer C1, C2, C3 ili C4 (naravno, mogu se upotrebiti i
druge oznake, recimo ST. POV, POV, INT, JA.
 Prednost klasifikovanih dokumenata je u tome što drugi alati (kao što su
e‑mail serveri, rešenja za filtriranje e‑mail poruka, rešenja za šifrovanje,
rešenja za backup…) lako mogu da primene odgovarajuću akciju na
osnovu klasifikacije i da spreče, bilo usled namere, bilo nehotice,
gubitak važnih informacija.
Drugo – šifrujte važne
dokumente

 Šifrovanje ili enkripcija je dobar način zaštite važnih dokumenata i

poruka.Sifrovanjem se poverljivi dokumenti i poruke štite kako od
onih očiju koje ne treba da ih vide (a često su radoznale preko
svake mere), tako i u slučaju da se nenadano izgube ili završe u
tuđim rukama (krađa laptopa, pogrešno usmerena e‑mail poruka,
gubitak USB ključa/diska, pametnog telefona ili tableta itd).
 Šifrovani dokumenti i e‑mail poruke se mogu otvoriti samo uz
odgovarajući ključ, koji se može sastojati i iz više faktora (PIN ili
šifra, smart kartica ili token i možda neki biometrijski podaci –
otisak prsta, prepoznavanje lica…) Šifrovanje omogućava i da
dokažete/osigurate da ste baš vi i samo vi pošiljalac tog
dokumenta/poruke, kao i da dokument, odnosno poruku, može da
otvori samo ona osoba kojoj je namenjen.
 Treće – sprečite curenje

 Zaposleni u svakom preduzeću su ključni za njegov napredak,

rast, postojanje i funkcionisanje. Nažalost, oni su i najveća
pretnja informacijama – veća i od samih hakera ili NSA–
prosto zato što pristupaju internim sistemima i aplikacijama, a
time i važnim, poverljivim dokumentima. Najnoviji talas
informacija, dokumenata koji su procureli od insajdera (ljudi
zaposlenih u preduzećima, a ne popularne TV emisije) jasno
je pokazao da preduzeća i organizacije moraju mnogo više da
investiraju u sigurnost i zaštitu važnih dokumenata, kako od
zlonamernih pojedinaca čiji cilj jeste krađa dokumenata, tako
i od dobronamernih zaposlenih koji nehotice dovode do
gubitka ili curenja podataka. Prema nedavnom istraživanju,
greške ljudi i greške u računarskim sistemima zaslužne su za
dve trećine izgubljenih, procurelih podataka.
Četvrto – zaštitite se od gubitka
dokumenata
 Lakoća rukovanja elektronskim dokumentima nosi još
jedan rizik – rizik od gubitka/uništenja dokumenata.
Koliko god dobri bili sistemi za smeštanje elektronskih
dokumenata, hardver i softver su podložni kvarovima,
otkazima i grešakama. Bilo da je u pitanju kvar
diskova, greška u softveru, virusi ili nehotična
greška/intervencija zaposlenog, rezultat može biti
gubitak/uništenje elektronskih dokumenata. Ukoliko ne
postoje rezervne kopije (backup) dokumenata, moguće
je i da su informacije ili rad u njima zauvek izgubljeni.
Hvala na saslusanju.

By:Andjela Zebeljanovic