Project Charter Document

Project Name: Aplikasi Penjadwalan Rapat Himpunan Mahasiswa

Product/Process: Website
Project Time : March 2015 till May 2015
Cost Estimation : Rp 5.000.000,00

Confidential

Page 1

4/22/2015

TABLE OF CONTENTS
1

PROJECT CHARTER PURPOSE.......................................................................................... 3

PROJECT EXECUTIVE SUMMARY.......................................................................................3

PROJECT OVERVIEW........................................................................................................... 3

PROJECT SCOPE.................................................................................................................. 4

4.1

Goals and Objectives................................................................................................. 4

4.2

Departmental Statements of Work (SOW)..................................................................4

4.3

Organizational Impacts............................................................................................... 4

4.4

Project Deliverables.................................................................................................... 5

4.5

Deliverables Out of Scope.......................................................................................... 5

4.6

Project Estimated Costs & Duration...........................................................................6

PROJECT CONDITIONS........................................................................................................ 6
5.1

Project Assumptions................................................................................................... 6

5.2

Project Issues............................................................................................................. 6

5.3

Project Risks.............................................................................................................. 7

5.4

Project Constraints..................................................................................................... 8

PROJECT STRUCTURE APPROACH...................................................................................8

PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS...........................................................................8

APPROVALS.......................................................................................................................... 9

Confidential

Page 2

4/22/2015

PROJECT CHARTER PURPOSE PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah aplikasi penjadwalan rapat himpunan
mahasiswa. Aplikasi ini sebagai media untuk mempermudah dalam himpunan untuk
menentukan jadwal rapat sehingga lebih efisien. Aplikasi akan berisi tentang informasi
mengenai list anggota himpunan, struktur organisasi himpunan, penjadwalan rapat
himpunan, serta kegiatan yang akan dilakukan himpunan.

PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

Project goals
Objectives
Scope
Assumptions
Risks
Costs
Timeline
Approach
Organization

PROJECT OVERVIEW
Dalam perkembangannya, Himpunan mahasiswa belum memiliki sebuah sistem guna
menentukan jadwal rapat. Penjadwalan rapat di himpunan masih dilakukan secara manual
sehingga membutuhkan banyak waktu dalam menentukannya. Anggota himpunan
mahasiswa yang ingin mengetahui informasi mengenai jadwal rapat akan mengalami
kesulitan. Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan aplikasi penjadwalan rapat yang
sederhana namun tetap dapat menyampaikan infomasi mengenai kapan penentuannya.
Aplikasi web akan dibangun guna mempermudah anggota dalam melakukan update
informasi. Sistem aplikasi akan dibangun menggunakan database guna menyimpan
informasi dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
Implementasi aplikasi website hanya akan diterapkan di himpunan mahasisawa saja. Jika
diluar itu mungkin bisa digunakan juga namun bisa menimbulkan resiko karena belum diuji
diluar cakupan tersebut.

Confidential

Page 3

4/22/2015

4 PROJECT SCOPE
4.1

Goals and Objectives

Goals
Proyek akan
menambahkan informasi
visi dan misi himpunan

Objectives
1. Melakukan interview kepada ketua himpunan
mahasiswa
2. Melakukan interview kepada anggota himpunan
mahasiwa
3. Mengembangkan halaman / page webiste mengenai
visi dan misi himpunan

Proyek akan
memberikan fitur absensi
rapat

4.2

1. Mengembangkan fitur absensi rapat pada menu

penjadwalan
2. Menyiapkan storage untun menyimpan data absensi
anggota

Departmental Statements of Work (SOW)

Departmental SOW

Owner/Prime

Due Date/Sequence

Mengetahui kebutuhan
sistem

Project Manager

Melakuka wawancara untuk

mendapatkan kebutuhan utama

Fitur-fitur mengenai sistem

yang akan dibuat

Web Developer

Tim web developer

mendiskusikan dan membuat
requirement fitur-fitur apa
yang diperlukan

Melakukan desain interface

sesuai dengan kebutuhan

Web Designer

Web Designer mendiskusikan

desain yang sesuai dengan
kebutuhan namun tidak dapat
keluar dari ruang lingkup yang
ada.

Deskripsi hasil kerja

(spesifikasi kebutuhan,
source code, test plan)

Tim proyek

Pada tim proyek harus dapat

mendiskripsikan dan
mendiskusikan mengenai
asumsi projek yang dibuat

Estimasi usaha setiap work

product tersebut

Project Manager

Project manager memilih

seorang moderator dan tim
estimasi. Jika tim yang telah
dipilih merasa bahwa
dokumen vision dan scope
kurang memberikan informasi,
maka project manager harus
memperbaiki dokumen
tersebut

Testing aplikasi

Tester

Melakukan uji coba terhadap

aplikasi yang telah dibuat

Implementasi aplikasi web

Tim Proyek

Tim melakukan implementasi

aplikasi web.

Confidential

Page 4

4/22/2015

4.3

Project Deliverables
Milestone

Deliverable

1. Melakukan wawancara
atau interview kepada
ketua himpunan untuk
mendapatkan
kebutuhan proyek yang
sesuai

Mendapatkan data dan infromasi mengenai proyek

Mendapatkan kebutuhan utama himpunan
Data struktrur organisasi himpunan
Data anggota himpunan
Menentukan batasan proyek
Menentukan estimasi kebutuhan dana awal
Dokumentasi pertemuan
Dokumen kebutuhan proyek

2. Pembuatan Sistem
(prototyping)

Mendapatkan hasil website sementara (prototype)

Layanan website sudah bekerja 80 persen
Dokument pengembangan aplikasi (progress)

3. Desain Interface

Hasil desain website telah selesai dan tetap merujuk

pada dokumen kebutuhan
Dokumen pengembangan aplikasi (final)

4. Presentasi Prototype
kepada stakeholder

Mendapatkan feedback dari stakeholder

Informasi tentang kebutuhan minor
Dokument kebutuhan proyek

5. Presentasi produk akhir

Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan

stakeholder
Sistem dapat berjalan dengan baik
Produk telah diimplementasikan

4.4

Deliverables Out of Scope

Tidak termasuk dalam proyek ini adalah pengolahan data diluar dari ruang lingkup
pengerjaan proyek yang tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan
dalam proses pengerjaan proyek.

4.5

Project Estimated Costs & Duration

Project ini diperkirakan akan selesai dalam jangka waktu 3 bulan.
Biaya yang di butuhkan untuk pengembangan sekitar Rp 5.000.000,00

Confidential

Page 5

4/22/2015

Project
Milestone

Deliverable(s) Included

Confidence Level

Informasi mengenai
himpunan mahasiswa

High

Informasi stakeholder
yang terlibat

Informasi struktrur
organisasi

Dokumen Kebutuhan

Mendapatkan kebutuhan
utama

Dokumen kebutuhan
(final)

Desain Sistem
dan interface

Prototype

High

Presentasi ke
Stakeholder

Feedback mengenai
prototype

Medium

Testing aplikasi

Memperoleh
dokumentasi testing
aplikasi

High

Melakukan
interview pada
stakeholder

Analisa hasil
interview

5
5.1

High

PROJECT CONDITIONS
Project Assumptions
Proyek ini diasumsikan bertujuan untuk membantu dalam menentukan jadwal rapat
himpunan mahasiswa.
Proyek ini diasumsikan suatu aplikasi yang akan memberikan informasi yang aktual bagi
yang menggunakannya

5.2

Project Issues
Priority Criteria
1High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.
2Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.
3Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.
4Closed issue.

Issue

Anggota tim
mendapatk

Confidential

Priority
Low

Owner

Description

Status & Resolution

Project
Manager

Kemungkinan
terjadi hal yang

Mempunyai anggota
cadangan yang siap

Page 6

4/22/2015

Issue

Priority

Owner

an musibah

5.3

Description

Status & Resolution

tidak diharapkan
yang menimpa
anggota tim

dipekerjakan sesuai
dengan keahlian yang
dibutuhkan

Listrik mati
pada saat
pengemban
gan aplikasi
web

High

Web
Develop
er,Web
Designer

Kemungkinan
terjadi mati listrik
pada saat
pengembangan
proyek.

Menyiapkan aliran listrik

cadangan menggunakan
genset, atau UPS untuk
keadaan mendesak.

Data Hilang

High

Tim
Proyek

Dimungkinkan
sekali data
dapat hilang
begitu saja
karena ancaman
virus dan
bencana yang
tidak terduga

Melakukan backup secara

berkala pada media
penyimpanan yang
terpisah dengan komputer
untuk mengembangan.
Menggunakan tools
pendukung keamaan
komputer pengembangan
seperti antivirus.

Project Risks
Likelihoo
d

RiskOw
ner

Project Impact-Mitigation
Plan

Risk Area

Waktu
untuk
melakukan
pertemuan
sangat sulit

High

Project
Manager

Meeting dilakukan dengan mencari

hari yang longgar dan sebisa
mungkin
diadakan
pertemuan
setiap harinya walaupaun hanya
sebentar.
Jika belum mengatasi solusi lain
adalah
melakukan
netmeeting
untuk memecahkan masalah jarak
dan waktu.

Informasi
yang
kurang

Medium

Project
Manager

Mencari stakeholder yang lainnya

yang tahu tentang himpunan

Ruang
Lingkup
proyek
melebar
terlalu luas

High

Project
Manajer

Melakukan inisiasi diawal mengenai

batasan-batasan atau constrains
yang terdapat dalam proyek

Waktu
pengerjaan
proyek
terlambat
dari target

High

Stakeholder

Membuat schedule task pada

setiap kegiatan yang berkaitan
dengan proyek yang disesuaikan
dengan kesepakatan pengerjaan
proyek

Kurangnya
personil tim

Medium

Project
Manager

Mencari atau merekrut anggota

baru yang sesuai dengan bidang
keahlian yang dibutuhkan

Confidential

Page 7

4/22/2015

5.4

Project Constraints
Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :

Proyek hanya melakukan pengembangan terhadap aplikasi penjadwalan rapat.

Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan kebutuhan yang ada.
Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan
dokumen kebutuhan yang telah dibuat. Bila ada kebutuhan yang ingin
diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan
ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.
Tingkat sekuritas aplikasi web sesuai dengan kebutuhan.
Aplikasi web yang dikembangkan dibuat khusus untuk himpunan mahasiswa.

Project Structure Approach

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan
interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang
mudah dilakukan karena dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang
dibutuhkan. Informasi tersebut kemudian diolah untuk menjadi sebuah dokumen
kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek aplikasi penjadwalan.

Project Team Organization Plans

Project Team Member(s)

Project Team Role

Gani Gunawan Kusdiana

Project Manager, Web

Developer

Responsibilities

Feri Dwi Saputro

Web Developer, Web

Designer

Melakukan interview
terhadap stakeholder
proyek
Melakukan pembagian
tugas
Control Project Team
Bertanggung jawab atas
berjalannya proyek
Finnancial
Melakukan
pengembangan aplikasi
Melakukan
pengembangan aplikasi
Desain interface website

Asep Dian Rosdiana

Web Designer, Web

Analyst

Desain interface website

Melakukan analisa
terhadap rancangan
website

M Rafsanjani Ichsan

Dokumenter, Tester

Dokumentasi pengerjaan
proyek
Dokumentasi
pengembangan website

Confidential

Page 8

4/22/2015

Melakukan pengujian
terhadap fitur-fitur
website
Memberikan feedback

APPROVALS

Prepared by

Gani Gunawan Kusdiana

Project Manager

Approved by

Himpunan Mahasiswa
Project Sponsor

Confidential

Page 9

4/22/2015