Laporan Setiausaha

Bagi menyempurnakan tugasan kursus PKE 3103E Pendidikan Kesihatan Seksualiti,

kami, siswa pendidik dari unit Pendidikan Jasmani dan Kesihatan SJK(C) dan SJK(T)
Ambilan Jun 2014 telah menganjurkan lawatan akademik ke Lembaga Penduduk Dan
Pembangunan Negara (LPPKN) Seremban 2. Saya telah dilantik sebagai setiausaha bagi
program tersebut.
Setelah saya dilantik sebagai setiausaha, saya memulakan tugasan saya dengan
mencatat nama-nama ahli jawatankuasa yang lain dan juga perbincangan pada hari
pertama mesyuarat program dijalankan. Saya juga mencatat segala nasihat dan tunjuk ajar
yang diberikan oleh pensyarah kursus PKE 3103E Pendidikan Kesihatan Seksualiti, Puan
Darinda binti Asari semasa mesyuarat dijalankan. Saya mempunyai segelintir pertanyaan
yang memerlukan tunjuk ajar bagi menyempurnakan kertas kerja program tersebut dan
perkara tersebut telah saya kemukakan kepada pensyarah supaya program dapat
dilancarkan.
Selaku setiausaha program tersebut, saya perlu menyediakan kertas kerja bagi
mendapat kelulusan pihak atasan. Selepas mesyuarat dengan semua ahli jawatankuasa,
saya telah memulakan tugasan saya dengan menyediakan kertas kerja dalam masa yang
ditetapkan dan diberikan kepada Puan Darinda binti Asari untuk menyemak dan
mencadangkan penambahbaikan. Terdapat kesilapan pada kertas kerja pertama yang telah
saya buat. Dalam hal ini, saya telah diberitahu oleh Puan Darinda supaya membetulkan
kesilapan tersebut. Puan Darinda juga telah memberi tunjuk ajar dalam persediaan aspekaspek penting dalam kertas kerja yang lengkap. Hal ini adalah untuk memudahkan
kelulusan daripada pihak atasan.
Pada keesokan harinya, saya telah menghantar kertas kerja yang telah dibetulkan
kepada Puan Darinda bagi semakan kali kedua. Dengan syukurnya saya mendapat
kelulusan daripada Puan Darinda untuk menghantar kertas kerja tersebut kepada pihak
atasan. Pihak atasan telah memberi kelulusan kepada kertas kerja tersebut dua hari
kemudian. Dengan ini, saya dapat memberi tumpuan kepada tugasan lain dalam program
tersebut.
Setiausaha juga berperanan dalam pengurusan mensyuarat bagi mengetahui
perkembangan tugasan yang diberikan kepada setiap ahli jawatankuasa. Di samping itu,
setiausaha berperanan dalam semua urusan mesyuarat iaitu sebelum, semasa dan selepas
mesyuarat. Agenda-agenda juga perlu dibawa kepada perbincangan dengan pengerusi
sebelum mengadakan mesyuarat dengan ahli jawatankuasa lain. Hal ini supaya tidak

mengalami perselisihan faham dalam tugasan yang diberikan dan program dapat dijalankan
dengan lancar. Setiausaha juga bertanggungjawab untuk mengedarkan surat-menyuarat,
menyimpan, dan mengendalikan sistem fail, menyediakan agenda yang sempurna untuk
diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat dan menguruskan sesuatu mesyuarat seperti
membuat beberapa penempahan. Selain itu, setiausaha perlu menjalinkan hubungan yang
baik dengan ahli jawatankuasa lain bagi memastikan pelaksanaan program ini berjalan
dengan lancar .dan sempurna. Setiausaha sentiasa perlu bertindak dengan bijak dan cepat.
Hal ini kerana segala urusan perlu dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan.
Semasa mesyuarat dijalankan, saya selaku setiausaha dipertanggungjawabkan
untuk mengesan pelaksanaan keputusan mesyuarat untuk direkodkan, mencatat minit
mesyuarat dengan ringkas dan tepat. Oleh itu, setiausaha perlu mempunyai beberapa
kemahiran dan kebolehan seperti peka dengan persekitaran, mahir mencatat dan bertindak
segera. Segala isi yang dibentangkan dan disuarakan oleh ahli mesyuarat telah saya
catatkan. Aspek ini amat penting supaya setiap pandangan daripada setiap ahli
jawatankuasa dihormati.
Untuk memastikan kelancaran program tersebut, saya turut membantu ahli
jawatankuasa yang lain dalam tugasan mereka. Apabila mereka meminta bantuan, saya
cuba memberikan bantuan yang sebaik mungkin. Contohnya, saya cuba mendapatkan
nombor telefon pihak LPPKN kepada ahli jawatankuasa protokol yang perlu menghubungi
pihak tersebut. Selain itu, saya juga menyampaikan masalah yang dihadapi dalam
perkembangan program kepada pengerusi dan pensyarah sebelum masalah itu bertambah
teruk. Walaupun tugasan yang dilakukan bukan dalam bidang saya, tetap saya lakukan bagi
memastikan program tersebut dijalankan dengan lancar.
Selepas program lawatan, saya telah mengadakan post mortem dengan ahli
jawatankuasa. Hal ini supaya mengetahui tentang kekuatan dan kelemahan dalam
pelaksanaan program. Dalam pada itu, hal ini juga bertujuan untuk mengetahui cadangan
penambahbaikkan aktiviti yang dijalankan supaya setiap ahli jawatankuasa dapat membuat
tugasan masing-masing dengan lagi baik pada tugasan seterusnya. Selepas mesyuarat,
saya menyiapkan minit mesyuarat tersebut dan mengemaskinikannya untuk diedarkan
kepada ahli-ahli jawatankuasa selepas perbincangan dengan pengerusi.
Akhir kata, saya amat bersyukur kerana rakan-rakan dan pensyarah telah memberi
kepercayaan kepada saya bagi menjalankan tugasan setiausaha yang amat muktamad
dalam program lawatan.

Dilaporkan oleh :

(LOW YING YIN)

Setiausaha,
Program Lawatan Akademik PKE3013E
PISMP Ambilan Jun 2014
Unit Pendidikan Jasmani (SJKC/SJKT)
IPG Kampus Raja Melewar
Seremban, N.Sembilan.