ADMINISTRATIVNO I

KANCELARIJSKO
POSLOVANJE
Docent dr Slavica Luki

Literatura
Slavica Luki: Administrativno i
kancelarijsko poslovanje udbenik
Zakonski i podzakonski propisi iz oblasti
administrativnog i kancelarijskog
poslovanja

Sadraj predmeta
Prvo poglavlje - Kancelarijsko poslovanje
Drugo poglavlje Organizacija prijema stranaka
Tree poglavlje Upravni postupak i upravni spor
etvrto poglavlje Peati
Peto poglavlje Arhivska djelatnost
esto poglavlje - Kulturna dobra
Sedmo poglavlje Ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa
Osmo poglavlje Elektronsko poslovanje
Deveto poglavlje Takseno poslovanje
Deseto poglavlje Povremeni poslovi
Jedanaesto poglavlje Odgovornosti u kancelarijskom poslovanju

Istorijat kancelarijskog poslovanja

Razvoj kancelarijskog poslovanja tekao sa
razvojem drutva
Postojalo je i prije donoenja propisa
Prvi propis 1931.g. Poslovnik za opte
upravne vlasti regulisan je cjelokupan
postupak sa aktima
Drugi svjetski rat je prekinuo kontinuitet
razvoja

Istorijat kancelarijskog poslovanja

Uputstvo o uvoenju jednoobraznog
djelovodnika za poslove opte administracije
1950.g. regulisao samo nain voenja
djelovodnog protokola
Elaborat Organizacija kancelarijskog
poslovanja u dravnoj administraciji 1955.g.
regulisao obavezu voenja pored djelovodnika i
predmetnog registra, interne dostavne knjige,
kurirske knjige i ekspedicione knjige

Istorijat kancelarijskog poslovanja

Prva Uredba o kancelarijskom poslovanju
i uputstva za njeno izvrenje 1957.g.
koje se usavrava razvojem drutva

Kancelarijsko poslovanje danas

Najvanija pomona djelatnost organa i
organizacija
Kancelarijsko poslovanje obuhvata:
- evidentiranje
- uvanje
- klasifikovanje i arhiviranje materijala primljenog
i nastalog u radu organa ili organizacija
- kao i druge radnje, vezane za njihovo
poslovanje

Kancelarijsko poslovanje danas

Za rad u dravnim organima Vlada je
donijela:
- Uredbu o kancelarijskom poslovanju
republikih organa uprave
- Uputstvo o sprovoenju kancelarijskog
poslovanja republikih organa uprave

Kancelarijsko poslovanje danas

Kancelarijsko poslovanje je ureeno i
drugim:
Nearhivskim
Arhivskim i
Meunarodnim propisima

Kancelarijsko poslovanje danas

Nearhivski propisi u Republici Srpskoj
su:
Uredba o kancelarijskom poslovanju
republikih organa uprave
Uputstvo o sprovoenju kancelarijskog
poslovanja republikih organa uprave
Zakon o administrativnoj slubi u upravi RS
Zakon o optem upravnom postupku

Kancelarijsko poslovanje danas

Zakon o republikoj upravi
Zakon o peatima
Zakon o ovjeravanju potpisa, rukopisa i
prepisa
Zakon o administrativnim taksama
Zakon o posebnim republikim taksama
Zakon o sudskim taksama

Kancelarijsko poslovanje danas

Nearhivski propisi na nivou BiH:

Zakon o upravi
Odluka o kancelarijskom poslovanju
Zakon o upravnim sporovima BiH
Uputstvo o nainu vrenja kancelarijskih
poslova ministarstava, slubi, institucija i
tijela Vijea ministara BiH
Zakon o peatu institucija BiH

Kancelarijsko poslovanje danas

Arhivski propisi na nivou RS:

Zakon o arhivskoj djelatnosti
Zakon o kulturnim dobrima
Pravilnik o optim uslovima uvanja
dokumentarne grae u digitalnom obliku i
posebnim uslovima uvanja specifine
dokumentarne grae
Pravilnik o uslovima i nainu primopredaje javne
arhivske grae izmeu imaoca i Arhiva RS

Kancelarijsko poslovanje danas

Pravilnik o uslovima uvanja
dokumentarne grae
Pravilnik o prostornim, kadrovskim i
finansijskim uslovima za osnivanje i
poetak rada arhiva
Pravilnik o optim i posebnim uslovima
uvanja javne arhivske grae

Kancelarijsko poslovanje danas

Arhivski propisi na nivou BiH:
Pravilnik o zatiti i uvanju arhivske grae
u Arhivu BiH i registraturske grae u
institucijama BiH

Kancelarijsko poslovanje danas

Meunarodni propisi o zatiti kulturnih
dobara:
UNIDROIT-ova konvencija o ukradenim ili
nezakonito izvezenim kulturnim dobrima
Konvencija za zatitu kulturnih dobara u
sluaju oruanog sukoba

Organizacija kancelarijskog
poslovanja

Kancelarijsko poslovanje vodi se po naelima:

Obaveznosti
Sveobuhvatnosti
Urednosti
Ekonominosti
Jednostavnosti
Tanosti
Ekspeditivnosti
Racionalnosti
uvanja vitalne dokumentacije

Organizacija kancelarijskog
poslovanja

U uem smislu kancelarijsko poslovanje obuhvata:

Primanje akata - pote
Otvaranje akata pote
Pregledanje i rasporeivanje akata pote
Zavoenje akata pote
Zdruivanje akata i dostavljanje u rad
Administrativno-tehniko obraivanje akata
Otpremanje pote
Razvoenje akata
Arhiviranje i uvanje akata

Organizacija kancelarijskog
poslovanja

Primanje akata
Na jednom mjestu pisarnica
U toku cijelog radnog vremena
Putem knjige primljene i dostavljene pote

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Knjiga primljene pote
r/br

Datu
m
upisa

Broj
Akta

Prepor
uke

Poiljalac primalac
Prezim
e i ime
- naziv

Mjesto

Potvrda
prijema
Datum

Potpis

Organizacija kancelarijskog
poslovanja

Pota moe da se prima:

Neposredno od stranke
Putem potanske slube
Putem dostavljaa

Organizacija kancelarijskog
poslovanja

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Primjer obavjetenja
______________________________
(Naziv organizacije)
_____________________________
(Broj i datum)
OBAVJETENJE
O POMJERANJU ROKA ZA RJEEVANJE ZAHTJEVA
Va zahtjev broj: __________________________ od _________________g. radi
____________________________________________________________________
(Sadraj zahtjeva)
Nee biti rijeen u roku oznaenom na potvrdi koju ste dobili prilikom predaje zahtjeva, ve
najdue do ______________ iz slijedeih razloga _________________________
_______________________________________________________________________
Ako rjeenje ne dobijete do ovog roka, imate pravo podnijeti albu drugostepenom organu
_____________________________ putem ovog organa organizacije.
Ovlateni slubenik:
_________________________

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Otvaranje pote
Paziti da se ne oteti sadraj, ne pomijeaju
prilozi i slino
Provjeriti da li se oznake i brojevi napisani na
koverti slau sa oznakama i brojevima
primljenog akta
Da li su priloeni prilozi naznaeni na aktu
Da li se moe utvrditi poiljalac
Za sve nedostatke sainiti slubenu zabiljeku

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
ZABILJEKA
Prilikom otvaranja koverte upuene od _________________
utvreno je da se u koverti sa oznakom broj ______________
nalaze samo akti broj __________, a da nema akta broj _____.
Koverta se prilae ovoj zabiljeci.
_____________ (mjesto), datum ___________g.
Ovlateni slubenik pisarnice:
_______________________

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Otvaranje pote
Potu otvara slubenik nadlean za otvaranje pote
Povjerljivu i strogo povjerljivu potu otvara starjeina organa ili
organizacije ili slubenik koji je za to ovlaen
Vrijednosne poiljke otvara slubenik odgovoran za materijalnofinansijsko poslovanje ili posebno ovlaen slubenik
Pota u vezi sa licitacijama, konkursima i sl. otvara se na mjestu, u
vremenu i na nain utvren posebnim propisom ili odlukom
Pota naslovljena na linost neotvorena se upuuje licu kojem je
upuena (ako se radi o slubenom aktu vraa se u pisarnicu radi
evidentiranja)
Elektronsku potu otvara slubenik ovlaen za pristup elektronske
adrese organa ili organizacije

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Pregled i rasporeivanje pote
Akti se razvrstavaju na:
Akte upravnog postupka
Ostale akte akte neupravnog postupka

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Pota se razvrstava na:
Linu potu
Neslubenu i slubenu potu
Redovnu i hitnu potu
Obinu i povjerljivu potu
Predmete upravnog i predmete
neupravnog postupka

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Nakon razvrstavanje vri se signiranje
Signiranje vri rukovodilac organa ili organizacije
Na svaki akt u gornjeg desnom uglu prve
stranice akta upisuje se oznaka organizacione
jedinice ili radnog mjesta kojem e se akt
dostaviti
Organizaciona jedinica ili radno mjesto
oznaavaju se arapskim brojevima od 01 na
dalje koji su posebnim rjeenjem oznaeni

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Zavoenje akata
Akti se zavode istog dana kada su primljeni
Ako nisu zavedeni istog dana onda najkasnije prvog
narednog radnog dana, prije zavoenja nove pote
Na akt se stavlja otisak prijemnog tambilja u gornjem
desnom uglu prve stranice akta, ako nema mjesta na drugo
slobodno mjesto da ne prekrije tekst
Ako nigdje na prvoj stranici nema mjesta stavlja se na
poleini akta u lijevom gornjem uglu
Ako ni na poleini nema mjesta na posebnom komadu papira
format A5 i privruje za akt
Prijemni tambilj se ne stavlja na priloge
Prijemni tambilj se stavlja i na primljene raune

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Formati
Formati

Dimenzije u mm

A0

841 x 1188

A1

594 x 841

A2

420 x 594

A3

297 x 420

A4

210 x 297

A5

148 x 210

A6

105 x 148

A7

74 x 105

A8

52 x 74

A9

37 x 52

A10

26 x 37

Organizacija kancelarijskog
poslovanja

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Raspored zavoenja
Prvi se zavode hitni akti i akti sa rokovima
rjeavanja
Odmah po zavoenju dostavljaju se u rad
Ostali akti se upisuju po redosledu
primljenih akata

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Knjige evidencije
Djelovodnik predmeta i akata
Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu potu
Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka
Upisnik drugostepenih predmeta upravnog
postupka
Arhivska knjiga
Sve knjige se zakljuuju na kraju kalendarske godine

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Pomone knjige evidencije
Baza podataka
Knjiga primljene i dostavljene pote
Knjiga rauna
Karton za dostavu slubenih listova i asopisa
Imeniki registar
Rokovnik
Interna dostavna knjiga
Knjiga otpreme pote
Knjiga reversa

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Djelovodnik
Broj

Predm Podbr
et
oj

Preno
s

Preno
s

Datu
m
prije
ma

Poilja
lac

Prezim
e i ime
naziv
i
mjesto

Broj
i
datu
m

Orga
nizacio
na
jedini
ca

Razvod
Datu
m

Oznak
a

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Ukoliko ima manje od 2000 predmeta
godinje vodi se skraeni djelovodnik
Broj

Organ.
jedinica
i datum
upisa

Poiljalac
Kratka sadrina
predmeta

Kretanje
predmeta

Primjed
ba

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Kartoteka
Kartice su poprenog formata A6 u pet boja
Bijela za akte koji nemaju svojstvo upravnog akta
Zelena za prvostepene upravne predmete po
zahtjevu stranke
uta za prvostepene upravne predmete po
slubenoj dunosti
Crvena za drugostepene upravne predmete
Plava za prvostepene i drugostepene upravne
predmete u kojima su uloena vanredna pravna
sredstva

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Karton predmeta
Klasifikaciona ozaka
Veza brojeva
________________
__________
Broj i godina
Ime i prezime (naziva)
Mjesto
__________
____________________
______
Kratka sadrina predmeta
____________________________________
Podaci o kretanju predmeta

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Klasifikaciona oznaka oznaava:
Sadraj
Mjesto
Oblik i
Vrijeme nastanka akta
Klasifikaciona oznaka moe biti izraena:
Numerikim
Alfabetskim i
Kombinovanim numeriko-alfabetskim znakom

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Kao numeriki sistem koristi se:
Niz prirodnih arapskih brojeva od 0 do 9 u
raunovodstvu, matinim knjigama i sl.
Sistem univerzalne decimalne klasifikacije u
bibliotekarstvu
Sistem obavezne decimalne klasifikacije
propisan Uredbom o kancelarijskom poslovanju
republikih organa uprave
Proizvoljni numeriki sistem klasifikacije u
preduzeima i ustanovama

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Alfabetski sistem je zasnovan na
azbunom ili abecednom redosledu kod
imenika, pregleda, registara i sl.
Kombinovani numeriko-alfabetski sistem
kod telefonskih imenika i u pravosuu

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Pregradni karton slui za razdvajanje
kartica razliitih klasifikacionih onaka
Za svaku klasifikacionu oznaku
upotrebljava se poseban pregradni karton
Pregradni karton je formata A6

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Pregradni karton

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Brojani karton slui za oznaavanje
rednih brojeva pod kojima su na kartici
evidentirani predmeti u okviru kalendarske
godine format A6

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Brojani karton
1

11

21

31

41

51

61

71

81

91

12

22

32

42

52

62

72

82

92

13

23

33

43

53

63

73

83

93

14

24

34

44

54

64

74

84

94

15

25

35

45

55

65

75

85

95

16

26

36

46

56

66

76

86

96

17

27

37

47

57

67

77

87

97

18

28

38

48

58

68

78

88

98

19

29

39

49

59

69

79

89

99

10

20

30

40

50

60

70

80

90

10
0

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Zdruivanje i spajanje akata
Poslije prijema akata u pisarnici i zavoenja u osnovne
evidencije, slubenik pisarnice zdruuje akte sa
predmetom u vezi sa kojim je i zaprimljen
Na osnovu podataka iz kartoteke utvruje se gdje se
predmet nalazi
Dostavljanje novog akta OJ gdje se predmet nalazi vri
se putem interne dostavne knjige
Ako je u pitanju arhivirani predmet, prvo se izuzima
arhivirani predmet iz arhive, njemu se prilae akt kojim
se ponovo pokree postupak, a kartica se vraa u
aktivnu kartoteku

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Dostavljanje predmeta i akata u rad vri
se istog, a najkasnije narednog radnog
dana po njihovom zavoenju i zdruivanju
Dostavljanje se vri putem interne
dostavne knjige

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Interna dostavna knjiga
Red
ni
broj

Datu
m
upisa

Broj
akta

Referent

Vraeno
pisarnici

Datu
m

Potpi
s

Datum

Potpi
s

Primjed
ba

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Administrativno-tehnika obrada akata
Rjeava se hronolokim redom
Upoznavanje sa predmetom
Prikupljanje podataka i dokaza
Sainiti zabiljeku o prikupljenim podacima ime i
prezime osobe od koje su podaci dobijeni, opis
podataka, datum kada je sainjena zabiljeka, potpis
slubenika koji je sainio zabiljeku
Pismeno obavijestiti stranku o nepotpunim podacima
rok dostavljanja potrebnih podataka
Donoenje odgovarajueg rjeenja

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Razvoenje predmeta i akata
Nakon donoenja rjeenja akt se vraa pisarnici
Oznaiti akt ili predmet sa:
-

a/a i datum kada su akti zavreni i odlau se u arhivu

- R i datum kada se akti upisuju u rokovnik i nastupom roka dostavljaju u rad

- Brojana oznaka OJ i datum ako se akt ustupa drugoj OJ
- I i datum kada je rije o izvornom rjeenju

Vraaju se takoe putem interne dostavne knjige

Ispod sadraja teksta sa lijeve strane slubenik koji
je akt obraivao unosi nain otpreme preporueno,
hitno, avionom i td.

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Rokovnik predmeta
U rokovniku se vode nezakljueni predmeti prema
datumu isteka roka u kojem bi trebalo da se rijei
Na dan roka predmeti se dostavljaju u rad
Ako je dan roka neradni dan dostavlja se jedan dan
ranije
Ako se akt koji pripada predmetu u rokovniku primi prije
isteka roka, zdruuje se sa predmetom i odmah
dostavlja u rad
Rokovnik moe da bude fascikla ili orman sa oznaenim
brojevima od 1 do 31 i ostali rokovi

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Vraanje predmeta pisarnici i otpremanje
Vraanje predmeta pisarnici se vri:
- Putem knjige za otpremu pote putem dostavljaa
- Putem knjige za otpremu pote putem potanske slube
Otprema povjerljive i strogo povjerljive pote vri se
zapeaena sa rastopljenim peatnim voskom i suvim
igom
Ukoliko se trai potvrda o prijemu pote dostavlja se
dostavnica zajedno sa potom
Predmeti ili akti koji se istog dana otpremaju na istu
adresu stavljaju se u istu kovertu

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Knjiga otpremljene pote
Redni
broj

Broj i
PRIMALAC
datum
Ime i
Mjesto
otpreme prezime naziv
2

Iznos
potarin
e

Potvrda
prijema

Organizacija kancelarijskog
poslovanja
Arhiviranje i uvanje akata
Akti i predmeti uvaju se u OJ ili kod referenta
Zatita akata od oteenja, nestanka ili neovlatenog uvida
Organ je obavezan obezbijediti odgovarajuu prostoriju i
opremu za smjetaj i uvanje dokumentacije
Zavreni predmeti odlau se u prirunu arhivu, a
pripadajua kartica u pasivnu kartoteku
Arhivirani predmeti sreuju se hronolokim redom njihovog
nastanka
Povjerljivi i strogo povjerljivi predmeti uvaju se odvojeno
od obine dokumentacije

Naela kancelarijskog poslovanja

Naelo tanosti
Naelo ekspeditivnosti
Naelo jednostavnosti
Naelo preglednosti i urednosti
Naelo ekonominosti
Naelo budnosti

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju

Akt
Podnesak
Predmet
Prilog
Dosije
Fascikl
Omot
Pota
Arhivska graa
Registraturski materijal
Arhiv
Arhiva
Arhivski depo
Pisarnica
Rokovnik predmeta
Rjeenje
Djelovodni broj
Klasifikacioni znak

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Akt
Akt je svaki pisani sastav kojim se pokree,
dopunjava, mijenja, prekida ili zavrava
neka radnja
Razlikujemo: primljene i vlastite akte, itne i
redovne akte
Prema vrsti tajnosti podataka akti mogu biti
oznaeni kao povjerljivi i strogo povjerljivi
akti

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Akt mora da sadri:
Zaglavlje naziv organa ili organizacije, broj akta, mjesto i datum
Naziv i adresu primaoca
Kratak sadraj predmeta
Sadraj akta
Otisak slubenog peata
Potpis ovlatenog lica
Pored obaveznih dijelova akt moe da sadri:
Vezu na broj ranijeg akta
Broj ili naziv priloga
Nain otpreme akta
Kome se dostavlja akt

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Forme slubenog akta
Francuska ili evropska forma koristi se
pri pisanju rjeenja i zakljuaka
Amerika blok forma koristi se pri
slubenoj prepici

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Francuska forma slubenog akta
_________________
_________________ zaglavlje
Razmak 1 1,5 cm
Broj: _____________
Datum: ___________
Razmak 6 8 cm
______________
adresa primaoca
______________
mjesto
Razmak od 2,5 3 cm
PREDMET: ________________
VEZA: ____________________
____________________________________________________________________________________________
____________ sadraj teksta slubenog akta
PRILOGA: _______ navesti broj
_______________ navesti nain otpreme (preporueno)
(M.P.)
Dostavljeno:
1.________
2.________
3.________

Funkcija i potpis:
______________

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Amerika blok forma
_________________
_________________
Razmak 1 1,5 cm
Broj: _____________
Datum: ___________
______________
______________

zaglavlje

adresa primaoca
mjesto

PREDMET: ________________
VEZA: ____________________
Rastojanje 3 4 cm
_______________________________________________________________________________________________
sadraj teksta slubenog akta
PRILOGA: _______ navesti broj
_______________ navesti nain otpreme (preporueno)
(M.P.)
Dostavljeno:
1.________
2.________
3.________

Funkcija i potpis:
______________

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Pod podnescima se podrazumijevaju:
Zahtjevi
Obrasci za automatsku obradu podataka
Prijedlozi
Prijave
Molbe
albe
Prigovori

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Podnesak mora da sadri:
Organ kome se upuuje
Predmet na koji se odnosi
Zahtjev odnosno prijedlog
Ko je zastupnik ili punomonik
Ime, prezime i adresu podnosioca
podneska, zastupnika ili punomonika

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Potvrda o prijemu podneska na zahtjev stranke
NAZIV ORGANA ILI ORGANIZACIJE
POTVRDA
Potvruje se da je ____________________________ (ime i prezime
naziv) dana __________g. podnio ovom organu organizaciji
ponesak ________________ (naziv i sadraj podneska).
Datum, _____________g.
Izdao:
__________________
(potpis slubenog lica)

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Predmet je skup akata i priloga koji se odnose na
pitanje ili zadatak i ine jednu cjelinu
Prvostepeni predmeti upravnog postupka po
slubenoj dunosti omot oznaen plavom bojom
Prvostepeni predmeti upravnog postupka na
zahtjev stranke omot oznaen zelenom bojom
Drugostepeni upravni predmeti omot oznaen
crvenom bojom
Neupravni predmeti omot oznaen bijelom bojom

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Prilog je dokument, tabela grafikon, crte,
fiziki predmet i slino koji se prilae uz
akt radi dopunjavanja, objanjenja ili
dokazivanja sadrine akta

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Dosije je skup vie predmeta koji se odnose
na istu materiju ili isto pravno ili fiziko lice i koji
se uvaju na istom mjestu
Fascikl je omot, kutija, sanduk, korice i slino u
koje je sloeno vie predmeta ili vie dosijea
koji se uvaju u tim fasciklima
Omot slui da se predmeti i akti sauvaju od
oteenja i uvaju na jednom mjestu
kouljica ili papirni omot sa ivicom u boji kartice

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Arhivska graa je sav izvorni i reproducirani,
pisani, crtani, tampani, fotografisani, filmovani,
fonografisani ili na drugi nain zabiljeen
materijal od znaaja za istoriju, kulturu i ostale
drutvene potrebe
Registraturski materijali su spisi, stenografski i
fonografski snimci, knjige i kartoteke o
evidentiranju tih spisa, zapisa i dokumenata,
primljeni ili nastali u organu ili organizaciji, dok
su od znaaja za njihov tekui rad ili dok se iz
njega ne odabere arhivska graa

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Pisarnica je OJ ili radno mjesto gdje se vri djelatnost:
Prijema, otvaranja, pregledanja i rasporeivanja pote
Evidentiranja i zdruivanja akata
Dostavljanja akata u rad
Otpremanja pote
Razvoenja akata
Arhiviranja i uvanja akata
Pisarnica treba da bude u blizini ulaznih vrata
Stranke u pisarnici se primaju svakodnevno u toku cijelog
radnog vremena

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Pod potom se podrazumijeva sve to je
predmet prijema i otpreme u organu i
organizaciji
Pota se moe zaprimiti: lino od stranke,
putem dostavljaa i putem potanske
slube
Pod potom se podrazumijevaju i slubeni
glasnici ili asopisi, koji se zavode u karton
sl.glasnika ili asopisa

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Karton za dostavu sl.glasnika i asopisa
____________

____________

(naziv organa)
___________________
(organizaciona jedinica)

(glasnik asopis)

Broj primjeraka _______________

_______________
Broj
Potvrda prijema
glasnika
asopisa

Datum

Potpis

Broj
glasnika
asopisa

Potvrda prijema
Datum

(godina)
Potpis

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Arhiva je dio pisarnice gdje se uvaju arhivirani
predmeti i akti do njihove predaje nadlenom arhivu na
uvanje ili do unitenja
Arhiv je ustanova u kojoj se prikuplja, uva, titi,
obrauje, evidentira i izdaje na koritenje arhivska
graa
Arhivski depo je prostorija u kojoj se uvaju zavreni
predmeti i akti poslije isteka roka
Arhivski depo ne smije biti u blizini kotlovnice,
trafostanice, pumpne stanice, velikih mokrih vorova
Uslovi za uvanje arhivske grae u depoima i arhivama
ropisani su propisima o arhivskoj djelatnosti

Osnovni pojmovi u kancelarijskom

poslovanju
Forma rjeenja
____________________
____________________ zaglavlje
Broj: ________/____
Datum: __________g.
____________________________________________________________uvod
RJEENJE
________________________________________________________ dispozitiv
OBRAZLOENJE
_______________________________________________________________________________
__________________________________tekst obrazloenja
___________________________________________ uputstvo o pravnom lijeku
MP

(funkcija i potpis)
______________________

Djelovodni broj
Djelovodni broj je numerika oznaka koja
oznaava broj i godinu nastanka predmeta
Sastoji se iz:
Klasifikacione oznake
Rednog broja
Dvije poslednje cifre godine nastanka
predmete

Organizacija prostora i radnog

vremena
Jasno definisati radno vrijeme
Prijem stranaka svakodnevno u toku cijelog radnog dan
Stranke treba da budu obavjetene o radnom vremenu i prijemu
stranaka
Rijeen pristup invalidnim licima
Prostorije gdje stranke najee dolaze blie ulaznim vratima
Slube iste OJ treba da su povezane radi lake komunikacije
Spratovi se obiljeavaju rimskim brojevima
Radne prostorije se obiljeavaju rednim brojevima
Na vratima se itko istie: naziv organa ili organizacije, oznaka
radnog mjesta, ime, prezime i funkcija radnika, radno vrijeme i
vrijeme prijema stranke, vrijeme pauze
Na oglasnoj ploi istaknuti osnovna obavjetenja

Sekretarski poslovi
Sekretar po funkciji
Sekretar radno mjesto, najblii saradnik
rukovodioca koji obavlja administrativne
poslove
Posao sekretara/sekretarice je
raznovrstan

Sekretarski poslovi
Line osobine sekretarice:
Sposobnost za saradnju
Sposobnost brzog i lakog prilagoavanja novonastalim situacijama
Sposobnost lakog navikavanja na promjene
Sposobnost da prihvati dobronamjerne kritike
Smisao za organizaciju
Sposobnost da istovremeno izvrava vie poslova
Zainteresovanost za rad organa ili organizacije
Sposobnost za razlikovanje bitnog od nebitnog
Sposobnost da pravilno i na vrijeme reaguje
Urednost
Efikasnost i ekspeditivnost
Sposobnost uvanja slubene i poslovne tajne

Sekretarski poslovi

Sekretarica:
Obavjetava rukovodioca o svim primljenim porukama
Upoznaje rukovodioca o zakazanim sastancima
Predoava rukovodiocu novine, asopise, primljenu potu
Izvjetava rukovodioca o svim obavljenim poslovima koje je
prethodnog dana uradila
Prima od rukovodioca radne zadatke
Vodi zabiljeke sa sastanaka
Povezuje telefonske razgovore
Prima telefonske pozive u odsustvu rukovodioca
Predoava rukovodiocu na potpis uraene akte

Sekretarski poslovi
Obrazac o primljenim pozivima
Datum: ____________________ g.
TELEFONSKA PORUKA ZA ________________________
Poruka primljena u _____________ asova
Od _____________________ (ime, prezime i funkcija lica koje ostavlja poruku)

____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____ (tekst poruke)
Poruku primio:
___________________

Upravni postupak
Upravni postupak je regulisan Zakonom o optem
upravnom postupku iz 2002., 2007. i 2010.g.
Razlikujemo:
Opti upravni postupak to su jedinstvena opta
pravila ili skup pravila postupanja koja se tiu
rjeavanja upravnih stvari, koja se mogu primjeniti za
rad organa uprave i drugih republikih organa
Posebni upravni postupak obuhvata posebna
procesnopravna pravila kojima se regulie rad nekog
organa ili materija u odreenoj upravnoj oblasti

Upravni postupak

Upravni postupak moe se pokrenuti pismenim putem po zahtjevu

stranke ili se pokree po slubenoj dunosti
Ako organ po zahtjevu strnke utvrdi da nema uslova za pokretanje
upravnog postupka donijee zakljuak o odbacivanju zahtjeva
Protiv rjeenja donesenog u prvom stepenu stranka ima pravo albe
Prvostepeno rjeenje u upravnom postupku postaje pravosnano
istekom roka za albu, ako alba nije izjavljena
Ako se na rjeenje ne moe izjaviti alba niti pokrenuti upravni spor,
ono postaje pravosnano izdavanjem rjeenja
Stranka u postupku ima pravo da se slui svojim jezikom/putem
prevodioca
Protiv rjeenja domova Parlamentarne skuptine BiH, Vijea
ministara BiH, Vlade, Narodne skuptine, Skuptine grada ili optina
u prvom stepenu alba se ne moe izjaviti

Upravni postupak
U albi se mora navesti rjeenje na koje se ali,
oznaavajui naziv organa koji ga je donio, broj i
datum. alba se ne mora obrazlagati, ve samo izjaviti
na koji dio rjeenja se ali iznosei injenice i dokaze i
obrazloenje zato ih nije u prvom stepenu iznio
alba se prilae u onoliko primjeraka koliko je stranaka
u postupku
Svakoj stranci u postupku se dostavlja primjerak albe
uz rok u kojem se trebaju izjasniti ne krai od 8 i dui
od 15 dana
alba se predaje organu koji ga je donio

Rjeenje drugostepenog organa po

albi
Drugostepeni organ e albu:
Odbiti
Ponititi prvostepeno rjeenje u cjelosti ili djelimino
Izmjeniti rjeenje
alba e se odbiti ako drugostepeni organ utvrdi da je
prvostepeno rjeenje zasnovano na zakonu, a alba
neosnovana
Ako drugostepeni organ utvrdi da je prvostepeno rjeenje
nepotpuno, da je dispozitiv nejasan ili u proturjenosti sa
obrazloenjem, on e upotuniti postupak i otkloniti nedostatke
ili vratiti prvostepenom organu na ponovni postupak
Drugostepeni organ koji je rijeio upravnu stvar, svoje rjeenje sa
spisima predmeta vraa prvostepenom organu radi dostave
stranci

alba kad prvostepeno rjeenje nije

doneseno
Drugostepeni organ e traiti obrazloenje
zato rjeenje nije doneseno
Ako rjeenje nije doneseno iz opravdanih
razloga odredie rok prvostepenom organu,
ne dui od 30 dana
Ako prvostepeni organ nije donio rjeenje iz
neopravdanih razloga moe se naloiti
prvostepenom organu da donese rjeenje ili
traiti spis predmeta i sam donijeti rjeenje

Upravni spor
Pokretanje spora pred nadlenim sudom stranka i
organ koji je donio rjeenje
Spor se pokree protiv konanog rjeenja u
upravnom postupku
Sud rjeava upravni spor rjeenjem ili presudom
Presudom tuba se uvaava ili odbija kao
neosnovana (presuda je obavezujua i konana)
Rjeenjem tuba se odbacuje kao neblagovremena
Ako tuilac odustane od spora u toku postupka sud
e rjeenjem obustaviti postupak

Peati, tambilji, faksimili

Peatom se potvruje autentinost javne isprave i slui za ovjeru
vjerodostojnosti slubenog akta
Peati, igovi i tambilji su pomona sredstva u kancelarijskom poslovanju
Peat se stavlja s lijeve strane pored potpisa ovlatenog lica
Ako organ ili organizacija imaju vie peata, oni moraju biti istovjetni a svaki
primjerak oznaen arapskim brojem
uvanje peata onemoguiti nezakonitu upotrebu
O peatu se stara rukovodilac organa ili organizacije ili ovlateno lice
(zapisnik)
Nestanak se prijavljuje nadlenom organu unutranjih poslova i oglasiti u
Slubenom glasniku
U sluaju kasnijeg pronalaska unitava se
Novi peat mora biti posebno oznaen
Izrada peata ovlatena peatoreznica na osnovu potrebne
dokumentacije
Oblik i tekst peata definisan osnivakim aktom (statut)

Peati, tambilji, faksimili

tambilji se koriste za otiskivanje teksta,
potvrde, kratke zabiljeke i sl.
Najee je u upotrebi prijemni tambilj
dimenzija 60x20 mm
Naziv organa ili organizacije
Primljeno:
Organizacion
a jedinica

Broj

Prilog

Vrijednost

Peati, tambilji, faksimili

Daktilografi koriste daktilografski tambilj
Primljeno
Prepisano
Sravnjeno
Otpremljen
o

Datum

Potpis

Peati, tambilji, faksimili

Otisak tambilja kod ovjere potpisa ili rukopisa
___________________________
(Organ nadlean za ovjeravanje)
Ov. broj ____________ datum _________
__________________________________
(prezime i ime)
__________________________________
(adresa)
Svojeruno je potpisao-la ovu ispravu priznao-la je za svoj potpis rukopis na
ovoj ispravi. Identitet je utvren na osnovu
_________________________________________________________.
Napomena: _______________________________
Taksa: ___________________________________
(M.P.)

Ovjeravanje izvrio:
_________________________

Peati, tambilji, faksimili

Otisak tambilja kod ovjere prepisa
___________________________
(Organ nadlean za ovjeravanje)
Ov. broj ____________ datum _________
Ovaj prepis istovjetan je sa njegovim ______________ napisanim
___________ koji se sastoji od _______ stranica, a nalazi se kod
_______________________.
Napomena: _______________________________
Taksa: ___________________________________
(M.P.)

Ovjeravanje izvrio:

_________________________

Peati, tambilji, faksimili

Faksimil je poseban peat sa potpisom i
koristi se potpisivanje akata u veem broju
Faksimil ne moe zamijeniti svojruan
potpis lica

Peati sa grbom ili amblemom

Republike Srpske
Republika Srpska
Predsjednitvo, Narodna skuptina, Vlada RS
Republiki organi, izvrni organi, optinski
organi i upravne organizacije
Sudovi, javna tuilatva, javna
pravobranilatva i sudovi za prekraje
Drugi organi i organizacije kada vre poslove
dravne uprave koje im povjerava RS

Peati sa grbom ili amblemom

Republike Srpske
Tekst peata sa grbom ili amblemom RS ispisuje se
irilicom i latinicom, srpskim jezikom ijekavskog ili
ekavskog izgovora
Tekst se ispisuje u koncentrinim krugovima oko grba
RS spoljni krug RS, sledei unutranji krug naziv
organa, sjedite se ispisuje u dnu peata
Peat RS se utiskuje na zakone i druge akte koje
odredi zakon
Oblik kruga prenika 50 mm, u sredini grb RS
Peat RS uva se u Narodnoj skuptini RS
odgovoran sekretar Narodne skuptine

Peati sa grbom ili amblemom

Republike Srpske
Peat predsjednika, narodne skuptine i
Vlade RS oblik kruga prenika 50 mm
Peat ostalih organa i organizacija
prenika 35 mm
MUP vodi evidenciju o izradi peata sa
grbom ili amblemom RS

Peati institucija BiH

Regulisan Zakonom o peatu institucija BiH
Oblik kruga sa tekstom: BiH, naziv
institucije napisan latininim pismom
ijekavskog izgovora i irilinim pismom
ekavskog izgovora u koncentrinim
krugovima oko grba BiH, prenika 50 i 30
mm
Moe biti i prenika 20 mm

Peati institucija BiH

Odgovorno je Ministarstvo civilnih poslova i komunikacija BiH
Peat institucija BiH koristi se u slubenoj prepisci lanova:
Predsjednitva
Vijea ministara i ministarstava
Parlamentarne skuptine BiH
Ustavnog suda BiH
Stalnog komiteta za vojna pitanja
Komisije za ljudska prava
Centralne banke
Stalne izborne komisije
Ministara pojedinano i zamjenika ministara
Ostalih slubenih lica koji su pod upravom institucija BiH

Istorijat arhivske djelatnosti u BiH

Arhivska djelatnost u BiH ustrojena je
nakon Drugog svjetskog rata
Dravni arhiv BiH osnovan je 1947.g.
Gradski arhivi Sarajevo - 1948., Banja
Luka - 1953., Mostar, Tuzla, Doboj i
Travnik 1954., Biha 1982. Foa
1983.g.

Istorijat arhivske djelatnosti u BiH

Arhiv grada Banja Luka prerasta u Sreski
arhiv BL, nadlean za BL i Prijedor
1963.g. prerasta u Arhiv Bosanske Krajine
nadlean za srezove BL i Biha
U zgradu u kojoj se danas nalazi smjeten je
1973.g.
1992. prerasta u Arhiv Srpske Republike BiH
Danas nosi naziv Arhiv Republike Srpske i u
nadlenosti je Ministarstva prosvete i kulture

Osnovni pojmovi arhivske

djelatnosti
Arhivske prostorije: pisarnica i arhivski
depo
Arhivska oprema: fascikle, registratori,
registraturske jedinice uvanja, metalne
police, ormari, kase, vodootporni sanduci,
termometri, protivpoarni aparati

uvanje dokumentarne i arhivske

grae
uva se u prostorijama sa klimatskim, hemijskobiolokim i fiziko-tehnikim uslovima uvanja
Uslovi uvanja propisani su Pravilnikom o uslovima
uvanja dokumentarne grae
Arhivski depoi u kojima se uva graa moraju biti: suvi i
zrani, zatieni od sunane svjetlosti, odvojeni od
ostalih prostorija, udaljeni od izvora otvorenog plamena i
lako zapaljivih materija, opremljeni sistemom za
automatsku dojavu poara, obezbjeeni opremom za
gaenje poara, zatieni od neovlatenog pristupa,
vlage, zraenja, praine, mikroorganizama, glodara,
insekata itd.

uvanje dokumentarne i arhivske

grae
Osvjetljene obinom sijalicom snage 60W ili
neonskom rasvjetom (obina sijalica manje UV
zraenje)
Temperatura vazduha od 13 do 18 stepeni C (u
Arhivu BiH od 10 do 15 stepeni C)
Vlanost od 55 do 65% (u Arhivu BiH od 50 do
60%)
U elektronskom obliku graa se uva u najmanje
dva primjerka, a presnimavanje se vri najmanje
svake pete godine

Rukovanje arhiviranim predmetima

Ovlateni slubenik arhivar
Predmeti iz arhiva se izdaju na revers,
osim ako im se treba pridruiti akt primljen
poslije njihovog arhiviranja
Arhivirani predmeti mogu da se iudaju na
koritenje drugim organima

Javna arhivska graa

To je graa koja je nastala radom republikih, zakonodavnih,

izvrnih i sudskih organa, organa jedinica lokalne samouprave,
privrednih drutava i drugih pravnih i fizikih lica koja vre javna
ovlatenja
JAG je vlasnitvo Republike
JAG koja je u nadlenosti arhiva jedinica lokalne samouprave je
vlasnitvo jedinica lokalne samouprave
JAG predaje se nadlenom arhivu u roku ne duem od 30 godina od
njihovog nastanka
JAG predaje se u originalu, sreena, popisana, tehniki obraena
JAG ne moe se otuiti, ali se moe privremeno iznijeti u
inostranstvo po odobrenju Arhiva Republike
JAG od izuzetnog znaaja moe se privremeno iznijeti u
inostranstvo uz saglasnost ministra, na prijedlog Arhiva Republike

Privatna arhivska graa

Privatna dokumentarna i arhivska graa nastala djelovanjem pravnih i
fizikih lica, ali nije nastala obavljanjem javne slube i nije u dravnom
vlasnitvuvlasnik PAG duan je da obavijesti nadleni arhiv o posjedovanju
grae, preduzme mjere zatite, uvanja, sreivanja, evidentiranja,
konzervacije i restauracije i o svim promjenama u vezi sa tom graom
Vlasnik PAG moe da pohrani, pokloni, zavjeta ili proda grau nadlenom
arhivu
Vlasnik PAG moe da je privremeno ili trajno izveze, ali na osnovu
odobrenja Arhiva Republike
U sluaju trajnog izvoza duan je nadlenom arhivu omoguiti njihovo
kopiranje
Arhiv Republike ima pravo pree kupovine PAG
U sluaju prodaje PAG nadlenom arhivu vlasnici su osloboeni plaanja
poreza

Nain odabiranja arhivske grae i izluivanja

bezvrijedne registraturske grae
Iz registraturskog materijala vri se odabir arhivske grae na osnovu
liste kategorija registraturske grae sa rokovima uvanja
Listakategoriia dijeli se na opte, resorske i pojedinane
Razlikujemo:
Pozitivnu listu arhivska graa koja podlijee trajnom uvanju
Optu listu utvruju se rokovi uvanja
Jedinstvenu listu cjelokupan registraturski materijal koji se trajno
uva ili je ogranien rok uvanja
Godinu dana nakon isteka roka uvanja izluuje se bezrijedna
registraturska graa
Komisija sastavlja popis bezvrijedne grae i predaje je nadlenom
arhivu
Graa koja podlijee arhiviranju predaje se najkasnije 50 godina od
njenog natanka

Voenje evidencija i knjiga

Evidencije o arhivskoj grai uvaju se
trajno
Knjiga ulaznog inventara
Zapisnik o prijemu

Red.br
oj
1
Koliina

8i9

Broj

Naziv
fonda

Raspon
godina

Od
koga je
primlje
n

Smjetaj
do
preuzim
anja

Datum

2
3
4
Stepen
Otkup sreeno
poklon
sti
10

11

5
6
Smjetaj Kategori
ja
12

13

7
Primjed
ba
14

Voenje evidencija i knjiga

Karton fonda
Broj i
datum
zapisni
ka o
prijem
u

Od
koga
je
fond
preuz
et

Sadr Grani
aj i
ne
koliin godin
a
e od
-do
3

Sreen
ost

Oznaka Smje
kategor
taj
ije

Primjedb
a

Voenje evidencija i knjiga

Azbuni indeks
Redni broj

Naziv fonda /
zbirke

Raspon godina
(od-do)

Voenje evidencija i knjiga

Knjiga depozita
Re
d.
bro
j

Broj
zapisnika
o
deponova
nju

Prezime,
ime
naziv
deponen
ta

Zanima
njedjela
tnost
adresa
depone
nta

Naziv i
sjedit
e
stvara
oca

Sadr
aj
depoz
itagra
nine
godin
e
koliin
a

Smje
taj

Datum
deponova
nja

Vrije
me
uva
nja

Bilje
ke

10

Voenje evidencija i knjiga

Knjiga otkupljene i poklonjene grae
Redni
broj

Zapisnik
Datum

Naziv
fonda ili
zbirke

Primljen
o
otkuplje
no od

Raniji
smjetaj

Broj

Koliina

Vrsta

Stepen

Otkupna Smjetaj
vrijedno
st
10

11

Primjed
be
12

Voenje evidencija i knjiga

Arhivska knjiga
Redn
i broj

Datu
m
upisa

Godina
nastank
a (oddo)

Registraturski materijal
Klasifikacio
ni znak

Sadraj

Koliina

Smjet
aj

Primjedb
a

Voenje evidencija i knjiga

Knjiga evidencije arhivske i registraturske
grae
Naziv i
sjedite
imaoca

Naziv
fonda

Granin
e
godine
fonda

Ime,
prezim
ei
zvanje
zadue
nog lica

Osnovn
e serije
grae

Stanje
sreen
osti

Izluiva
nje BRG

Kontrol
ni
pregled
i

Primjed
be

Voenje evidencija i knjiga

Knjiga registra arhiva
Redn
i broj
upisa

Naziv
i
sjedi
te
arhiv
a

Naziv
i
sjedi
te
osniv
aa

Podru
je 1

Regista
rski2
organ

Broj i
3
datum
akta o
registra
ciji

10

11

12

Prijava upisa
Broj

Datum

Zadac
Broj
4
ii
fondo
namje
va
na
arhiva

13

Rjeenje
upisa

14

Broj

Osnivaki akt

Datum

Broj

lanovi
Zaposleni
6
7
organa
radnici
upravlja
Bro Klasifikacio
nja
j
na
struktura

15

16

17

Datum

8status

Pravni

Primjed
9be

18

19

Rokovi uvanja dokumentacije

Organ ili organizacija utvruje rok uvanja za
svaku jedinicu dokumentacije
Ako se uva vie primjeraka, za pojedine
primjerke moe da se utvrdi krai rok uvanja
Izluivanje dokumentacije iji je rok istekao vri
se jednom godinje
Izluivanje se vri komisijski
O izluivanju se sainjava zapisnik
Unitavanje izluenog materijala vri se na nain
kojim se obezbjeuje zatita tajnih podataka

Primopredaja arhivske grae

nadlenom arhivu
Obavlja se komisijski 3 predstavnika
imaoca grae i 2 predstavnika Arhiva
Graa se predaje sreena, popisana,
kompletna i tehniki opremljena
Popis grae vri se po godinama, vrsti i
koliini
O primopredaji sainjava se zapisnik

Koritenje arhivske grae

Pristup javnoj arhivskoj grai je slobodan i
besplatan
Daje se na koritenje u slubene, naune,
kulturne, obrazovne i druge svrhe
Odobrenje o koritenju izdaje se na osnovu
pisanog zahtjeva
Ako bi moglo doi do oteenja grae na
koritenje e se izdati kopija
Arhiv vodi evidenciju o korisnicima grae

Koritenje arhivske grae

Knjiga evidencije o korisnicima i koritenoj
arhivskoj grai
Red
ni
broj

Datum
podnoen
ja
zahtjeva

Svrha
istraiva
nja

10

Naziv
teme

11

Odobrenj
e
Broj

Datu
m

Ime i
prezime
korisnika

Broj
identifik.
dokument
a

Adres
a

Dravljans
tvo

Profesija
i
zanimanj
e

Signatur
a

Broj
arhivske
jedinice

Datum
koritenj
a

Datum
vraanja

Naruen
e usluge

Prijem
tampan
og
teksta

12

13

14

15

16

17

Koritenje arhivske grae

JAG koja od svog nastanka nije bila namjenjena
javnosti postaje dostupna po isteku roka od 30 g.
po nastanku
JAG koja sadri podatke koja se odnose na
odbrambena i meunarodna pitanja, dravne i
javne bezbjednosti, ije je javno objavljivanje
protivno interesima Republike, postaje dostupna
po isteku roka od 50 godina od njenog nastanka
JAG koja sadri osjetljive line podatke pojednica
postaje dostupna nakon 70 godina ili 10 godina po
smrti lica na koje se ti podaci odnose

Koritenje arhivske grae

Graa se izdaje na revers

REVERS
Potvrujem da sam iz arhive _________________________________
(naziv organa)
Preuzeo akt predmet dosije, evidencioni broj ___________ /______
Preuzeti akt predmet dosije vratiu do _______________________
___________________
(datum izdavanja)

Izdao:
_____________

Primio:
_____________

Kulturna dobra
Regulisano zakonom o kulturnim dobrima RS
Kulturna dobra su stvari i tvorvine materijalne i
duhovne kulture od interesa za dravu i uivaju
posebnu zatitu
Kulturnim dobrima se smatraju pokretna i
nepokretna dobra spomenici kulture, umjetnosti
ili istorije, arheoloka mjesta, graevine od
istorijskog ili umjetnikog znaaja, rukopisi, knjige,
objekti u kojima se uvaju pokretna kulturna dobra
muzeji, biblioteke, arheoloka skladita

Kulturna dobra
Nepokretna kulturna dobra spomenici
kulture, objekti, freske i ikone, vajarska
djela, prostor gdje se nalazi vie
nepokretnih dobara, arheoloka nalazita
Pokretna kulturna dobra umjetnika
djela i istorijski predmeti, arhivska graa,
filmska graa, stare i rijetke knjige

Kulturna dobra
Ralikujemo:
Kulturna dobra od izuzetnog znaaja
koja imaju poseban znaaj za istoriju i
kulturni razvoj naroda i manjina
Kulturna dobra od velikog znaaja koja
su znaajna za jedno podruje ili jedan
period
Ostala kulturna dobra

Institucije zatite kulturnih dobara

Zavod i Arhiv Republike Srpske

Muzej RS
Muzej savremene umjetnosti RS
JU Kinoteka RS
Narodna i univerzitetska biblioteka RS

Meunarodni dokumenti koji se odnose

na zatitu kulturnih dobara
UNIDROIT-konvencija o ukradenim i
nezakonito izvezenim kulturnim dobrima
Konvencija za zatitu kulturnih dobara u
sluaju oruanog sukoba

Ovjeravanje potpisa, rukopisa i

prepisa
Regulisano Zakonom o ovjeravanju potpisa, rukopisa i
prepisa
Vri se u prostorijama jedinice lokalne samouprave
Ovjeravanje potpisa i rukopisa podrazumijeva
potvrivanje autentinosti potpisa i rukopisa
Ovjeravanje prepisa podrazumijeva potvrivanje
istovjetnosti prepisa sa originalom ili ovjerenom
kopijom, ali se ne potvruje istinitost sadraja
Autentinost potpisa i rukopisa vri se potvrivanjem
pred slubenim licem da je potpis ili rukopis autentian

Ovjeravanje potpisa, rukopisa i

prepisa
Ovjera isprave na stranom jeziku vri se uz prevod
ovjeren od strane sudskog tumaa
Ovlateno lice vri identitet osobe, osim ako ga
lino poznaje, uvidom u neki identifikacioni
dokument ili svjedoenjem dva punoljetna svjedoka
U potvrdi o ovjeri unosi se nain identifikacije
Ovjera prepisa vri se uporeivanjem dokumenta
sa izvornim dokumentom
Ako prepis ima vie listova oni moraju biti povezani
Ovjeravanje isprava koje su namijenjene za
upotrebu u inostranstvu vre osnovni sudovi

Ovjeravanje potpisa, rukopisa i

prepisa
Upisnik za ovjeravanje
Broj

Predmet
ovjerava
nja

Naziv
isprave
na kojoj
se vri
ovjeravan
je, imalac
isprave,
broj i
datum

Ime,
prezime i
adresa lica
iji se
potpis ili
rukopis
ovjerava,
svojeruni
potpis tog
lica

Nain na
koji je
utvren
identitet
lica, iji
se potpis
ili
rukopis
ovjerava

Napome
na

Iznos
takse ili
razlog
oslobaa
nja takse

Potpis
ovlaten
og
radnika

Takseno poslovanje
Regulisano Zakonom o administrativnim taksama,
Zakonom o posebnim republikim taksama i
Zakonom o sudskim taksama
Za spise i radnje u postupku pred organima uprave
plaaju se takse po tarifi republikih
administrativnih taksi prihod budeta RS
Za spise i radnje u postupku kod jedinica lokalne
samouprave taksa se plaa po tarifi administrativne
takse skuptine jedinice lokalne samouprave
prihod budeta jedinice lokalne samouprave
Slubeno lice koje prima taksiran podnesak duno
je ponititi taksenu markicu

Takseno poslovanje
Za rjeenje za koje je taksa plaena navodi se iznos i
tarifni broj po kojem je taksa plaena
Ako je isprava koja se izdaje osloboena plaanja takse
mora se oznaiti na osnovu kojeg propisa se oslobaa
plaanja takse i u koje svrhe
Posebnu republiku taksu plaaju pravna lica RS,
predstavnitva pravnih lica ije je sjedite izvan RS i
domaa i strana fizika lica koja u RS obavljaju
preduzetniku djelatnost
Sudska taksa se plaa za spise i radnje pred sudovima
Konzularna taksa se plaa za spise i radnje pred
konzularnim predstavnitvima

Nain plaanja administrativne takse

Taksenim markicama u apoenima od
1,2,5,10 i 50 KM
Nalogom na raun
Nadlenost Ministarstvo finansija
Taksena tarifa je sastavni dio zakona i
sastoji se od taksenih brojeva

Takseni obveznik
Lice po ijem se zahtjevu pokree
postupak
Ako postoji 2 ili vie taksenih obveznika
njihova obaveza je solidarna
Na jedan zahtjev bez obzira koliko je lica
podnijelo zahtjev plaa se jedna taksa

Kada se plaa administrativna

taksa?
U trenutku nastanka taksene obaveze:
- za pismene podneske u trenutku predaje podneska,
- na usmeno saoptenje datu u zapisnik u trenutku
sastavljanja zapisnika,
- za rjeenja, dozvole i druge isprave u trenutku
podnoenja zahtjeva,
- za upravne radnje u trenutku podnoenja zahtjeva za
izvrenje tih radnji
Ako se isprava za koju se plaa taksa po zahtjevu
stranke izdaje u dva ili vie primjeraka za drugi i svaki
sledei primjerak plaa se taksa kao za prepis ili ovjeru
prepisa

Oslobaanje od plaanja
administrativne takse
Taksa se ne plaa za:
spise i radnje u postupcima koji se vode po slubenoj dunosti,
podneske upuene organima za prestavke i pritube,
molbe za pomilovanja i rjeenja po tim molbama,
spise i radnje u postupku za povrat nepravilno naplaenih dabina,
spise i radnje u postupku usvojenja i u postupku za postavljanje staraoca,
spise i radnje u postupku za ostvarivanje zakonom priznatih poreskih olakica,
spise i radnje za dodjelu socijalne pomoi i za ostvarivanje drugih oblika socijalne
zatite,
spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava boraca,
spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava porodica poginulih boraca, a u svrhu
rjeavanja socijalnih, zdravstvenih, stambenih i potreba prekvalifikacije,
dokvalifikacije i ostalog kolovanja,
spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava invalida,
spise i radnje u postupku ostvarivanja prava na penziju i prava iz zdravstvene zatite,
spise i radnje u postupku osnivanja vatrogasnih drutava i njihovih jedinica,
spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava nosilac odlikovanja,
spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava na dodatak za djecu,

Oslobaanje od plaanja
administrativne takse
spise i radnje u vezi sa prijemom poklon-paketa od dobrotvornih organizacija iz
inostranstva, ako su upueni dobrotvornim organizacijama u Republici Srpskoj,
spise i radnje u vezi sa vojnim evidencijama,
spise i radnje u vezi sa priznavanjem prava na povlaenu vonju graanima
kojima to pravo pripada po vaeim propisima,
spise i radnje u postupku podravljenja nekretnina po osnovu nacionalizacije,
eksproprijacije, arondacije, komasacije i drugih vidova podravljenja,
spise i radnje u postupku ostvarivanja prava pree kupovine nepokretnosti u korist
Republike Srpske,
originale diploma, svjedoanstava i drugih isprava o zavrenom kolovanju ili
klasifikaciji, osim njihovih duplikata i prevoda,
spise i radnje u vezi sa zatitom spomenika kulture,
spise i radnje u postupku za sahranu umrlih,
spise i radnje u postupku za ispravljanje greaka u upravnim i drugim aktima,
sve vrste prijava i uvjerenja o registraciji i odjavi registracije obveznika kod
poreskog organa i
spise i radnje u postupku usklaivanja evidencija poreskih obveznika kod Poreske
uprave.

Oslobaanje od plaanja
administrativne takse
Pravna lica osloboena plaanja takse:
Republika Srpska i jedinice lokalne samouprave;
fondovi ustanove u oblasti obrazovanja, nauke, kulture, fizike kulture i socijalne
zatite za spise i radnje u vezi sa obavljanjem svoje djelatnosti;
pravna lica u oblasti fizike kulture, osim sportskih organizacija u kojima su
ulanjeni profesionalni sportisti;
organizacije Crvenog krsta;
pravna lica osnovana radi borbe protiv alkoholizma, narkomanije i drugih oblika
zavisnosti, raka i distrofije za spise i radnje u vezi sa obavljanjem svoje djelatnosti;
pravna lica osnovana za zatitu lica sa fizikim i psihikim nedostacima i
poremeajima za spise i radnje u vezi sa obavljanjem svoje djelatnosti;
savezi gluvih i savezi slijepih i njihove organizacije u poslovima u vezi sa
rehabilitacijom gluvih i slijepih;
invalidske organizacije, osim u poslovima u vezi sa vrenjem privredne djelatnosti;
vatrogasna drutva i vatrogasne jedinice;
strana diplomatska i konzularna predstavnitva u vezi sa obavljanjem diplomatskim
i konzularnim poslovima, pod uslovom reciprociteta.

Oslobaanje od plaanja
administrativne takse
Fizika lica osloboena plaanja takse:
invalidi rata, invalidi rada i civilne rtve rata za spise i radnje u vezi
sa kolovanjem u svim kolama;
invalidi koji su osloboeni plaanja godinjih naknada za upotrebu
motornih vozila, u postupku strunog pregleda tih vozila radi
registracije;
lica koja nisu u radnom odnosu za prijavu na konkurs za
zasnivanje radnog odnosa;
graani za spise i radnje u vezi sa ostvarivanjem i zatitom prava
iz radnog odnosa;
uenici i studenti za sve spise i radnje u vezi sa kolovanjem do
navrenih 26 godina ivota;
radioamateri ulanjeni u Savez radioamatera Repubike Srpske;
graani koji poklanjaju svoju imovinu u korist Republike Srpske ili
se odriu prava vlasnitva, kao i za prenos vlasnitva.

Zastarjevanje plaanja takse i povrat

vika uplaene takse
Pravo na naplatu takse zastarjeva u roku od
dvije godine od roka kada je taksu trebalo
platiti
Ako je plaeno vie takse ili ako je lice platilo
taksu a nije bilo duno ima pravo povrata
Zahtjev za povrat podnosi se Poreskoj upravi
Pravo na povrat zastarjeva u roku od dvije
godine od dana kada je taksa plaena

Posebne republike takse

PRT za pravna lica i poslovne jedinice plaa se u
godinjem iznosu
PRT se plaa:
Za djelatnost bankarstva, elektroprivrede, potanske i
telekomunikacione usluge, osiguranje imovine i lica i
drugo finansijsko posredovanje 5.000 KM
Za djelatnost trgovine, osim trgovine na malo
prehrambenim proizvodima 2.500 KM
Za ostale djelatnosti i predstavnitva 500 KM
Za preduzetnike advokatska, apotekarska,
ugostiteljska i trgovinska djelatnost 250 KM, a ostale
djelatnosti 50 KM

Posebne republike takse

PRT ne plaaju:
Republiki organi uprave i organizacije
Jedinice lokalne samouprave
Ustanove koje se finansiraju iz budeta i
doprinosa za obavezno socijalno osiguranje
Organizacije crvenog krsta i druge organizacije
koje se bave pruanjem humanitarne pomoi
Udruenja i fondacije, osim onih koji se bave
djelatnou radi sticanja dobiti

Sudske takse
Sudsku taksu plaaju:
lica po ijem zahtjevu ili u ijem interesu se preduzimaju
radnje u sudskom postupku,
lica na iji zahtjev se sastavlja zapisnik za podneske i
zapisnike koji zamjenjuju podneske,
tuilac, odnosno predlaga za odluku prvostepenog suda, a
za sudsko poravnanje taksu su dune da plate obje
stranke, ukoliko sudskim poravnanjem nije drugaije
ugovoreno,
podnosilac albe, odnosno lice u ijem interesu je pokrenut
postupak po vanrednom pravnom sredstvu za odluku
drugostepenog suda i za odluku po vanrednom pravnom
sredstvu.

Sudske takse
Taksena obaveza nastaje:
za tubu i podneske danom podnoenja tube, odnosno podnesaka,
za sudske odluke danom donoenja sudske odluke, a ukoliko jedna
od stranaka nije prisustvovala glavnoj raspravi, od dana dostavljanja
pisanog obavjetenja o datumu donoenja odluke, odnosno danom
dostavljanja odluke,
za sudsko poravnanje kada se sudsko poravnanje zakljui,
za paualnu taksu u postupku raspravljanja zaostavtine danom
donoenja rjeenja o nasljeivanju,
u postupsku steaja danom donoenja rjeenja o glavnoj diobi u
postupku steaja,
u postupku likvidacije danom donoenja rjeenja o zakljuenju
likvidacionog postupka,
za sudske prepise kada se zatrai od suda i
za ostale radnje kada se zatrai njihovo preduzimanje.

Oslobaanje od plaanja sudske takse

Od plaanja sudske takse osloboeni su:
Republika Srpska i njeni organi koji se finansiraju iz
budeta Republike Srpske i nisu upisani u sudski registar,
Jedinice lokalne samouprave,
Izdravana lica u postupcima utvrivanja i ostvarivanja
prava po osnovu zakonskog izdravanja,
Lica koja poklanjaju svoju imovinu organima koja se
finansiraju iz budeta Republike Srpske i jedinicama lokalne
samouprave, socijalno-humanitarnim, naunim ili kulturnim
organizacijama, ustanovama ili fondacijama, za podneske i
radnje vezane za poklanjanje imovine i
Lica u sporovima u vezi sa ostvarivanjem njihovih prava iz
radnog odnosa.

Oslobaanje od plaanja sudske takse

Sudska taksa se ne plaa:
Na podneske i odluke suda u svim sudskim postupcima u
ostvarivanju prava i statusa porodica poginulih boraca
Vojske Republike Srpske, kao i porodica, civilnih rtava
rata,
Na podneske i odluke suda kojim ratni vojni invalidi vode
postupak za ostvarivanje prava iz borako-invalidske zatite
i
Na podneske kojim se trai izdavanje uvjerenja i na
uvjerenje radi ostvarivanja prava iz zdravstvenog i
penzijsko-invalidskog osiguranja i uvjerenja potrebnog za
zasnivanje radnog odnosa.

Povrat sudske takse i zastarjevanje

Pravo na naplatu sudske takse zastarjeva
u roku od dvije godine od nastanka
taksene obaveze
Zahtjev za povrat takse pokree se u roku
od 30 dana od plaanja takse, a
najkasnije u roku od dvije godine

Povremeni kancelarijski poslovi

Organizovanje sastanaka
Voenje zapisnika na sastancima

Sastanci
Formalni propisani aktima donose se
zakljuci ili odluke
Neformalni neformalni skupovi
sveanosti, proslave, sportska takmienja,
izleti

Sastanci
Prema cilju organizovanja sastanke
dijelimo na:
Diskusione
Informativne
Radne
Anketne

Faze organizacije sastanka

Pripremna faza pozivanje uesnika na
sastanak, priprema potrebne
dokumentacije, priprema prostorije u kojoj
e se sastanak odrati
Voenje sastanka

Poziv na sastanak
Pismeno usmeno
3 dana 7-8 dana
Poziv treba da sadri:
Naziv organa i organizacije koji poziva na sastanak,
Ime, prezime i zvanje lica koje se poziva na sastanak,
Mjesto i vrijeme odravanja sastanka, sa tanim nazivom
adrese (po potrebi broj sale, sprat na kome se nalazi
sala itd.),
Prijedlog dnevnog reda,
Ime, prezime i funkciju lica koje saziva sastanak i
Po potrebi obavijest o putnim trokovima, smjetaju,
dnevnicama i slino.

Poziv na sastanak
(Naziv organa organizacije)
Broj: _________
Datum: ___________
Za __________________________________
Na osnovu lana ____ stav ___ Statuta ______ i lana ___, stav ___ Pravilnika ______ sazivam __ sjednicu ________
Za sjednicu predlaem sljedei:
DNEVNI RED
1. Usvajanje zapisnika sa prethodne sjednice
2. _______________________________
3. Razno
Sastanak e se odrati dana _______ sa poetkom u ___ asova. Sastanak e se odrati u prostorijama ___________, ulica
___________________, broj ___.
Prsustvo sastanku je obavezno. Eventualno odsustvo sa sastanka duni ste javiti ______________ na telefon _______ ili e-mail
adresu ____________.
Uz poziv se dostavljaju materijali za predloene take dnevnog reda.
Priloga: _____
Na osnovu Pravilnika ____________, lan ___ imate pravo na putne trokove u iznosu od ________ KM i plaeni smjetaj u
hotelu ____________, adresa _____________________, u vremenu od ________ do ___________.
Predsjedavajui:
Ime, prezime i funkcija osobe koja sazaiva sastanak
________________

Voenje sastanka
Sastankom rukovodi predsjedavajui
Tri faze otvaranje sastanka, diskusija i
rasprava i donoenje zakljuaka
Uvodni dio utvrivanje kvoruma, imenovanje
zapisniara, uvrivanje dnevnog reda
Rasprava i diskusija upoznavanje sa
takama dnevnog reda
Donoenje zakljuaka glasanjem javo ili
tajno zavretak sastanka

Voenje zapisnika na sastanku

ZAPISNIK
Sa ________ (broj) sjednice ______________________ (naziv organa
odnosno tijela) iz ___________ (mjesto) odrane __________ (datum
i vrijeme) u prostorijama _________________________ (navesti
prostorije u kojima se odrava sjednica)
Prisutni lanovi: __________________________ (naziv tijela, imena i
prezimena prisutnih lanova)
Opravdano odsutni lanovi: __________________________ (naziv
tijela, imena i prezimena lanova koji su opravdali svoje odsustvo i
navesti njihove razloge)

Voenje zapisnika na sastanku

Neopravdano odsutni lanovi: ___________________________ (naziv
tijela, imena i prezimena lanova koji nisu najavili svoje odsustvo)
Pored lanova _____________________ (naziv tijela) sjednici prisustvuju
___________________________ (navesti imena i prezimena ostalih
prisutnih lica i u kom svojstvu)
Sjednicom predsjedava: ______________________________ (navesti ime
i prezime lica koje predsjedava sjednicom i u kom svojstvu)
Zapisnik sa sjednice vodi: _____________________________(navesti ime
lica koje vodi zapisnik)
Sjednica je poela sa radom u ___________ asova.

Voenje zapisnika na sastanku

Predsjedavajui konstatuje da sjednici prisustvuje dovoljan broj lanova za rad (kvorum) te
predlae sledei:
DNEVNI RED
1. Razmatranje i ovjeravanje zapisnika sa prethodne ____ sjednice _____ odrane
_________
2. __________________
3. __________________
(navesti take dnevnog reda koje je predloio predsjedavajui)
Dnevni red je jednoglasno prihvaen bez dopuna i izmjena.
Taka 1.
Razmatranje i ovjeravanje zapisnika sa prethodne sjednice ____________________
(navesti naziv tijela) odrane ___________g. predsjedavajui obavjetava prisutne da je
zapisnik sa prethodne _________ (navesti broj) sjednice __________ (navesti naziv tijela)
odrane _________g. dostavljen svim lanovima uz poziv za sjednicu te poziva lanove
da stave eventualne primjedbe na zapisnik. Predsjedavajui konstatuje da nije bilo
primjedbi i da je zapisnik sa _____ sjednice ________________ jednoglasno prihvaen.

Voenje zapisnika na sastanku

Taka 2.
Predsjedavai obavjetava prisutne lanove da su uz poziv za sjednicu primili i
informaciju o __________________ (navesti koje vrste je informacija i ko ju je
pripremio.
Uvodno izlaganje je podnio ________ (navesti ime i prezime i funkciju)
Poslije podnesenog uvodnog izlaganja predsjedavajui postavlja pitanje lanovima da
li neko eli uputiti neko pitanje podnosiocu uvodnog izlaganja.
Poto pitanja nije bilo (ili jeste na koje je dobijen odgovor) predsjedavajui otvara
raspravu o informaciji.
U raspravi uestvuju:
_____________________ (navesti ime i prezime uesnika u raspravi i kratak sadraj
diskusije)
____________________
____________________

Voenje zapisnika na sastanku

Poslije zavrene rasprave predsjedavajui stavlja informaciju o ____________ na
glasanje a zatim konstatuje da je informacija o _______________ jednoglasno (ili
sa koliko glasova) prihvaena pa je donesena sledea
ODLUKA
Usvaja se informacija o _______________ koju je pripremio _____________ sa
svim predloenim mjerama sadranim u informaciji.
Zaduuje se _______________ da pristupi provoenju mjera sadrnih u informaciji i
o tome obavijesti __________ najkasnije do ___________ .
Taka 3. (odnosno poslednja taka)
Poto je dnevni red iscrpljen, predsjedavajui konstatuje da je rad sjednice zavren.
Sjednica je zavrila sa radom u __________ asova.
ZAPISNIAR: _____________

PREDSJEDAVAJUI: ______________

Odgovornost u kancelarijskom
poslovanju
Odgovornost u kancelarijskom poslovanju
moe biti:
Krivina odgovornost,
Prekrajna odgovornost i
Disciplinska odgovornost.

Disciplinska odgovornost
Regulie se Pravilnikom o disciplinskoj odgovornosti
zaposlenih za:
Neizvravanje, nesavjesno izvravanje ili
neblagovremeno izvravanje radnih dunosti,
Nedostojno, uvredljivo ili neprimjereno ponaanje prema
strankama,
Nezakonito raspolaganje materijalnim sredstvima,
Zloupotrebu slubenog poloaja ili prekoraenja
ovlatenja,
Dolazak na rad u pijanom stanju ili konzumiranje alkohola
ili drugih opojnih sredstava na radnom mjestu itd.

Disciplinska odgovornost
Disciplinske mjere mogu biti:
Usmena opomena,
Pismena opomena,
Udaljavanje sa posla od dva dana do est
mjeseci,
Obustavljanje plate u iznosu do 50%,
Prestanak radnog odnosa ili otkaz.

Disciplinska odgovornost
Povrede radnih dunosti slubenika u dravnoj upravi su:
neizvravanje, nesavjesno, odnosno neblagovremeno izvravanje radnih dunosti;
izraavanje ili zastupanje politikih opredjeljenja u izvravanju zadataka i poslova u
organu dravne uprave;
nedostojno, uvredljivo ili na drugi nain neprimjereno ponaanje prema graanima,
pravnim i fizikim licima i drugim strankama u postupku pred organom dravne uprave;
odbijanje davanja podataka ili davanje netanih podataka organima dravne uprave,
pravnim i fizikim licima, ako je davanje podataka propisano zakonom ili propisom
donesenim na osnovu zakona;
zloupotreba slubenog poloaja ili prekoraenje ovlatenja;
nezakonito raspolaganje materijalnim sredstvima;
radnje koje ometaju graane, pravna lica i druge stranke u ostvarivanju njihovih prava i
interesa u postupku kod organa dravne uprave;
odbijanje poslova radnog mjesta na koje je zaposleni rasporeen ili odbijanje naloga
funkcionera koji rukovodi organom dravne uprave;
neopravdano izostajanje sa posla pet radnih dana u toku est mjeseci ili neopravdano
izostajanje s posla tri dana uzastopno;
dolazak na rad u pijanom stanju ili uivanje alkohola ili drugih opojnih sredstava koji
smanjuju radnu sposobnost u toku radnog vremena.

Disciplinska odgovornost
Za povrede radnih dunosti dravni slubenik moe biti disciplinski kanjen:
pismenim ukorom;
suspenzijom prava uea u javnim konkurencijama u dravnoj slubi u
period od dvije godine;
obustavljanjem isplate plate u iznosu od 20% u trajanju do 6 mjeseci, i
prestanak radnog odnosa.
U sledeim sluajevima starjeina donosi odluku o suspenziji sa posla:
ako je protiv njega pokrenut krivini postupak za djelo uinjeno u vrenju
njegovih zadataka i poslova;
ako se dravni slubenik nalazi u pritvoru;
ako je protiv dravnog slubenika pokrenut krivini postupak za tee
krivino djelo.