6.

PENGURUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS

6.3.1 OBJEKTIF
6.3.1.1
6.3.1.2
6.3.1.3
6.3.1.4

Meluluskan pinjaman SPBT kepada semua pelajar (Warganegara).

Membentuk dasar untuk mengawal keadaan fizikal buku agar sentiasa
dalam keadaan baik dan boleh diguna.
Memberi perkhidmatan yang memuaskan hati kepada semua pihak yang
berhubung dengan SPBT
Menyimpan maklumat dan bahan yang berkaitan dengan SPBT dengan
lengkap, teratur, sistematik, mudah dirujuk dan boleh diperolehi dengan
segera oleh pihak-pihak yang memerlukan.

6.3.2. CARTA ORGANISASI

PENGETUA

PENOLONG KANAN
PENTADBIRAN

PENOLONG KANAN
HAL EHWAL MURID

PENOLONG KANAN
KOKURIKULUM

SETIAUSAHA
SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

6.3.3.

SENARAI TUGAS
6.3.3.1.

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Buku Teks

Mesyuarat diadakan dua kali, iaitu di awal dan di akhir tahun.

Pembahagian tugas pagi/petang

Taklimat untuk guru tingkatan

6.3.3.2.

Pembahagian tugas pentadbiran;

o Buku stok (Mengikut Tingkatan)
o Pengedaran/pengumpulan
o Buku stok/hilang
o Menubuhkan Pasukan Bertugas SPBT (pelajar)
Borang Permohonan SPBT
Menyemak borang BMM pelajar (dilengkapkan)

6.3.3.3

6.3.3.4.

Borang yang lengkap dikumpul oleh guru Tingkatan dan

diberikan kepada guru SPBT
Mesyuarat Jawatankuasa SPBT
Mengadakan mesyuarat yang dipengerusikan oleh Pengetua/
Penolong Kanan HEM bagi menilai perjalanan kerja dan
masalah SPBT.
Membuat Pesanan Buku
Membuat pesanan mengikut jadual yang ditetapkan oleh JPN.

Mencadangkan pertukaran buku jika perlu.

Membuat anggaran yang tepat untuk tahun berikutnya.

6.3.3.5

Mengisi borang maklumat berkomputer dan menghantar

mengikut jadual.
Pengedaran
Mengedarkan mengikut Tingkatan

Menentukan tarikh pengedaran

Mengesan kelancaran pengedaran

Mendapatkan borang BMM dari pelajar yang baru masuk/

bertukar sekolah
Mengedarkan buku kepada pelajar yang baru masuk

6.3.3.6

6.3.3.7

6.3.3.8

Memastikan borang BMM telah dihantar ke sekolah pelajar

yang bertukar
Memastikan guru Tingkatan telah mengagihkan buku pinjaman
kepada semua pelajar
Memastikan semua guru Tingkatan telah melengkapkan borang
pinjaman SPBT/borang G mengikut jadual.
Pengurusan Rekod dan Dokumen
Menyelenggara fail yang kemaskini mengikut jenis

Rekod buku stok yang kemaskini (mengikut Tingkatan)

Senarai tugas guru-pengedaran/pengumpulan

Menyimpan rekod buku, hapuskira, rosak, hilang.

Pengurusan Keselamatan Buku
Memastikan ada bilik khas SPBT

Mengurus bilik SPBT

Membuat peraturan penggunaan bilik SPBT

Memastikan pelajar membalut buku SPBT dengan pembalut

plastik

Pengurusan Pemulangan SPBT

Menentukan tarikh pemulangan mengikut Tingkatan

6.3.3.9

Menyediakan senarai nama guru bertugas mengikut

tarikh/Tingkatan
Melaporkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM tentang
proses pemulangan.
o Peratus rosak/hilang
o Guru bertugas
o Hapus kira
o Kekurangan/lebihan
Pengurusan Stok dan Inventori
Surat menyurat kepada Biro Buku Teks dan Jabatan Pendidikan

Menyimpan invois, bil dan pengesahan.

Melengkapkan buku stok dan menyimpan dokumen dengan

teratur dan selamat.
Mengemaskini inventori SPBT

6.3.3.10

Mengisi borang maklumat kekurangan/lebihan buku ke PPD.

Cadangan Buku Bacaan Tambahan
Mendapat maklumat tambahan dari Ketua Panitia/Guru Kanan
Mata Pelajaran
Merekodkan dan menyimpan buku-buku bacaan tambahan.

6.3.3.11

6.3.4.

Memaklumkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM.

Menyediakan senarai buku teks bagi setiap Tingkatan untuk diedarkan
kepada pelajar yang tidak mahu menerima SPBT.

PROSES KERJA PINJAMAN BUKU TEKS

6.3.4.1

Proses Kerja

PROSES KERJA

JAWATAN
Pengetua

1.

Menerima Borang BMM

PK(HEM)/

2.

Menyelaras percetakan Borang BMM

PK(HEM)/Penyelaras
SPBT/Guru Tingkatan

3.

Mengedarkan Borang Permohonan BMM kepada pelajar/ waris

Guru Tingkatan

4.

Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh pelajar/ waris.

5.

Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta

dan menyediakan enrolmen pelajar yang layak.

Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT

(warganegara sahaja).
Memaklumkan waris sama ada anak-anak mereka layak menerima
bantuan (jika tiada masalah disiplin)

Pengetua/PK(HEM)/
JKSPBT
Guru Tingkatan

7.

Penyelaras SPBT

8.

Penyelaras SPBT menyediakan rumusan enrolmen.

9.

Mengisi Borang Keperluan Buku Teks Borang Komputer

BTBTR 190 berdasarkan enronmen.

PK (HEM)

10. Menyemak Borang BTBTR 190 dan Buku Stok.

Pengetua

11.

PK(HEM)/PTR

12. Borang-borang tersebut beserta enrolmen pelajar dihantar ke

Bahagian Buku Teks, JPNS.

6.4.3.2

Menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya.

Carta Alir
Menerima Borang BMM
Menyelaras percetakan Borang BMM
Mengedarkan Borang BMM
pelajar untuk tindakan waris.

kepada

Mengutip borang yang telah dilengkap isi

oleh waris pelajar

Menyemak Borang BMM dan dokumen

sokongan yang diserta dan menyediakan
cadangan senarai pelajar yang layak.

Le ngkapkan
semua dokumen
yang diperlukan

Lengkap
Tidak

Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang

layak Pinjaman SPBT
Hantar surat kepada waris memaklumkan
sama ada anak-anak mereka layak
menerima.
Sediakan
rumusan
enrolmen
dan
kelayakan pelajar mengikut tingkatan.
Mengisi Borang Keperluan Buku Teks
Borang Komputer BTBTR 190 dan buku
stok.
PK(HEM) menyemak Borang BTBTR
190
Pengetua
menyemak borang-borang
tersebut dan menandatanganinya.
Borang-borang dihantar ke Bahagian
Buku Teks, JPNS

6.4.3.3 Senarai Semak

Bil.

Tindakan

1.

Menerima Borang BMM

2.

Cetakkan Borang BMM

3.

Edar Borang BMM

Tandakan ()

Catatan

4.

Kutip borang yang telah dilengkap diisi oleh waris

5.

5.1. Semak Borang BMM dan dokumen sokongan

yang diserta
5.2. Sediakan senarai enrolmen pelajar yang layak.

6.

Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak

menerima Pinjaman SPBT

7.

Surat kepada waris memaklumkan sama ada anakanak mereka layak SPBT.

8.

Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar

mengikut tingkatan.

9.

Isi Borang Keperluan Buku Teks Borang Kompuer

BTBTR 190 dan buku stok.

10.

Pengetua dan PK(HEM) menyemak Borang BTBTR

190.

11.

Borang-borang tersebut beserta Senarai enrolmen

Pelajar Layak dihantar ke Bahagian Buku Teks,
JPNS

6.3.4.4

Borang Digunakan

i.
ii.

6.3.4.5

Borang Komputer BTBTR 190

Buku Stok

Proses Permohonan Bekalan Buku

Buku Stok

Bilangan buku
yang elok
dalam stor + di
tangan

Bilangan pelajar yang

layak

Bilangan buku yang elok

Dalam stor + di tangan

Tidak perlu
bekalan tambahan

Memohon
tambahan 3%
bagi gantian
kerosakan

Permohonan melalui
Borang BPBTR 190
(+30%) (Fail 001 03)

Isikan Borang Agihan

PPD
6.3.5.

URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS

6.3.5.1

Proses Kerja

PROSES KERJA

JAWATAN
Pengetua/Penolong
KananGuru SPBT/KPT

1.

Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.

2.

Pastikan bahawa:
2.1 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul.
2.2 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan
adalah seperti pada invois dan BTBTR 460.
2.3 Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik.

3.

Penerima mengisi invois dengan:

3.1 menurun tandatangan dan kad pengenalan
3.2 menulis tarikh penerimaan buku
3.3 meletak mohor sekolah
3.4 mengisi store certificate

Pembantu Tadbir/

4.

Menyerahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar.

Guru SPBT

5.

Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT.

6.

Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dalam buku

stok.
6.1 Cop sekolah
6.2 Memberi nombor siri/nombor perolehan dan tarikh pada
setiap buku.

7.

Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian

Buku Teks, JPNS.

PK(HEM)/Penyelaras
SPBT

6.3.5.2 Carta Aliran

Menerima buku teks yang dihantar oleh
pengedar.

Pastikan bahawa:
Kod sekolah dan nama sekolah pada
invois adalah betul.
Judul buku dan bilangan naskhah
buku yang dibekalkan adalah seperti
pada invois dan BTBTR 460.
Buku yang dibekalkan adalah dalam
keadaan yang baik.
.
Penerima mengisi invois dengan:
menurun tandatangan dan KP
menulis tarikh penerimaan buku
meletak mohor sekolah
mengisi store certificate
Serahkan invois yang lengkap diisi
kepada pengedar.
Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam
Fail Invois SPBT.
Buku yang diterima dihantar diproses dan
direkod dlam buku stok.
Cop sekolah
Memberi
nombor
siri/nombor
perolehan dan tarikh pada setiap
buku
Laporan penerimaan buku/salinan invois
dihanter ke Bahagian Buku Teks, JPNS.
Tamat
6.3.5.3
Bil.
1.

Senarai Semak

Tindakan
Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.

Tandakan ()

Catatan

2.

Pastikan bahawa:
2.4 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois
adalah betul.
2.5 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang
dibekalkan adalah seperti pada invois dan
BTBTR 460.
2.6 Buku - dalam keadaan yang baik.

3.

Penerima mengisi invois dengan:

3.5 menurun tandatangan/ KP
3.6 menulis tarikh penerimaan buku
3.7 meletak mohor sekolah
3.8 mengisi store certificate
Serahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar.

4.
5.

Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois

SPBT

6.

Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod

dlam buku stok.
6.3 Cop sekolah
6.4 Memberi nombor siri/ nombor perolehan dan
tarikh pada setiap buku

7.

Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke

Bahagian Buku Teks, JPNS.

6.3.5.4 Borang Digunakan

i.
ii.

Borang BTBTR 460

Invois/SAP

6.3.6.

URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

6.3.6.1

Proses Kerja

JAWATAN

PROSES KERJA

Guru SPBT

1.

Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan
lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat.

2.

Bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan

direkod.(KEW 300 V).

3.

Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.

4.

Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan.

PK(HEM)/Guru SPBT

5.

Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak

dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30,000.00.

Pengetua/JK Pemeriksa
Pelupusan Buku Teks

6.

Menyemak dn mengesahkan Borang Kew 300-V

PK(HEM)/Penyelaras
SPBT

7.

Menghantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku

Teks, JPNS.

Pengetua

8.

Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan

mengambil tindakan pelupusan dengan segera. Cara pelupusan
seperti yang disyorkan:
8.1 dijual (melalui sebut harga)
8.2 ditanam (Buku Agama)
8.3 dibakar (Buku Agama)
8.4 dihadiahkan kepada pelajar dll

9.

Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 X) yang telah diisi dan
sijil saksi ke Bahagian Buku Teks, JPNS

10.

Mengemaskinikan rekod stok SPBT.

Guru SPBT

6.3.6.2 Carta Aliran

Buku teks yang usang/rosak atau buku

teks yang tidak digunakan lagi kerana
pertukaran sukatan pelajaran diasingkan
dan diikat.
Rekodkan bilangan naskhah bagi setiap
judul buku yang hendak dilupuskan.
Buku Teks Pendidikan Agama Islam
diasingkan.
Mengisi Borang Kew. 300-V dalam
7 salinan.
Memastikan bahawa jumlah nilai buku
teks yang hendak dilupuskan bagi setiap
permohonan
tidak
melebihi
RM30,000.00.
Menyemak dan mengesahkan Borang
Kew 300-V
Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke
Bahagian Buku Teks, JPNS
Menerima surat kelulusan pelupusan
daripada JPNS dan mengambil tindakan
pelupusan dengan segera. Cara pelupusan
seperti yang disyorkan
Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300
X) yang telah diisi dan sijil saksi ke
Bahagian Buku Teks, JPNS
Mengemaskinikan rekod stok SPBT.

Tamat

6.3.6.3

Senarai Semak

Bil.

Tindakan

1.

Asingkan dan ikat:

1.1 Buku teks yang usang/rosak
1.2 Buku teks yang tidak digunakan lagi kerana
pertukaran sukatan pelajaran

2.

Rekod bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang

hendak dilupuskan.

3.

Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.

4.

Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan.

5.

Nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap

permohonan tidak melebihi RM30,000.00.

6.

Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V

7.

Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian

Buku Teks, JPNS

8.

Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS

dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera.
Cara pelupusan seperti yang disyorkan(dijual,ditanam
Dihadiahkan kepada pelajar dll)
Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 X) yang
telah diisi dan sijil saksi ke Bgn..Buku Teks, JPNS

9.
10.

Mengemaskinikan rekod stok SPBT.

6.3.6.4 Borang Digunakan

i.
ii.

Borang Kew 300 - V

Borang Kew 300 - X

Tandakan ()

Catatan