Ustalenia weryfikatorw rodowiskowych dotyczce interpretacji przepisw Rozporzdzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 z dnia 25 listopada 2009

r. w sprawie dobrowolnego udziau organizacji w systemie ekozarzdzania i audytu po spotkaniu w Warszawie w dniu 16 czerwca 2010 r. 1. Definicja pojcia istotnej zmiany Biorc pod uwag cel, jakiemu przywiecaj przepisy art. 8 ust. 2 i 3 ustalono, e konieczno zwikszenia typowej czstotliwoci zaangaowania weryfikatora powinna by zarezerwowana dla zasadniczych zmian w profilu dziaalnoci lub znacznym zwikszeniem zdolnoci produkcyjnych. Zmiana powinna zosta uznana za istotn i wymagajc zmian w deklaracji rodowiskowej wtedy, gdy w wyniku jej wprowadzenia rozbieno midzy informacjami zawartymi w deklaracji a stanem rzeczywistym powoduj oczywiste wprowadzenie w bd spoeczestwa. W zwizku z powyszym uznano, e nie naley utosamia definicji istotnej zmiany z definicj istotnej zmiany instalacji zawartej w ustawie Prawo ochrony rodowiska. Biorc pod uwag uwarunkowania formalne towarzyszce tego typu zmianom np. konieczno udziau w szeregu procedur administracyjnych, trudno spodziewa si, e wprowadzone zmiany spowoduj, e deklaracja rodowiskowa bdzie zawiera nieaktualne informacje przez okres czasu istotny z punktu widzenia potrzeb zainteresowanych stron. 2. Przegld rodowiskowy w przypadku organizacji posiadajcych certyfikat zgodnoci z ISO 14001 Ustalono, e w przypadku organizacji podlegajcych weryfikacji po raz pierwszy, a posiadajcych certyfikat zgodnoci z ISO 14001, nie jest wymagane formalne przeprowadzenie przegldu rodowiskowego lub przedstawienie jednolitego raportu z takiego przegldu. Pod warunkiem, e organizacja jest w stanie wykaza, e dysponuje aktualnymi informacjami w zakresie opisanym w Zaczniku 1 do Rozporzdzenia nr 1221/2009. W takim przypadku weryfikator nie powinien domaga si formalnego przeprowadzenia przegldu rodowiskowego. Analogicznie, w przypadku istotnej zmiany okrelenie uaktualnia wstpny przegld rodowiskowy znajdujce si w art. 8 ust. 2 naley rozumie, jako aktualizacj informacji z zakresu opisanego w Zaczniku 1 do Rozporzdzenia nr 1221/2009, a nie konieczno tworzenia jakiegokolwiek dodatkowego dokumentu. Oczywicie, jeeli organizacja chce udokumentowa wymagane informacje w formie przegldu, ma do tego prawo. 3. Owiadczenie weryfikatora Naley przyj, e owiadczenie weryfikatora, o ktrym mowa w art. 25 ust. 9 Rozporzdzenia nr 1221/2009 oraz w Zaczniku VII do tego rozporzdzenia powinno stanowi integraln cz deklaracji rodowiskowej przekazywanej waciwemu organowi w ramach procesu rejestracji oraz zainteresowanym stronom w ramach obowizku udostpniania deklaracji. Organ waciwy nie powinien da przekazania tego owiadczenia, jako odrbnego dokumentu. 4. Udostpnianie deklaracji rodowiskowej a. Stwierdzono, e nie ma adnych przeszkd, aby organizacja udostpnia publicznie deklaracj rodowiskow (zwalidowan lub nie) przed uzyskaniem wpisu do rejestru EMAS, jeeli nie posuguje si logo EMAS. b. Udostpnianie publiczne deklaracji rodowiskowej oznaczonej logo EMAS, jest dozwolone jedynie po uzyskaniu przez organizacj numeru rejestracyjnego.

c. Ustalono, e przepis art. 6 ust. 3 Rozporzdzenia nr 1221/2009 nakada obowizek publicznego udostpnienia deklaracji rodowiskowej nie pniej ni w cigu miesica od rejestracji. W praktyce weryfikatorzy powinni liczy okres 1 miesica od dnia otrzymania przez organizacj informacji od organu waciwego o dokonaniu rejestracji. Analogicznie zaktualizowana deklaracja rodowiskowa powinna zosta udostpniona publicznie nie pniej ni w cigu miesica od odnowienia rejestracji. W adnym przypadku wymagania te nie oznaczaj zakazu udostpniania deklaracji rodowiskowej wczeniej, jeeli organizacja jest zarejestrowana, a deklaracja zostaa zwalidowana przez akredytowanego weryfikatora. 5. Czstotliwo weryfikacji a. Biorc pod uwag przepis art. 19 ust. 2 Rozporzdzenia nr 1221/2009 a take zasady akredytacji weryfikatorw rodowiskowych bazujce na wymaganiach normy ISO 17021, naley przyj, e okres 12 miesicy (lub 24 miesicy w przypadku odstpstwa dla maych organizacji), o ktrym mowa we wzmiankowanym przepisie naley liczy od ostatniego dnia weryfikacji na miejscu w obiektach nalecych do organizacji. Okrelenie na miejscu naley interpretowa zgodnie z p. 9.1.9. normy ISO 17021: oprcz wizytowania lokalizacji fizycznej(-ych) (np. przedsibiorstwa), pojcie "na miejscu" moe obejmowa zdalny dostp do zasobw elektronicznych, w ktrych znajduj si informacje odpowiednie do auditowania danego systemu. b. Termin rozpoczcia kolejnej weryfikacji nie ma zwizku z terminami odnawiania rejestracji okrelonymi innymi przepisami Rozporzdzenia nr 1221/2009. 6. Audity wewntrzne a. Ustalono, e przepisy art. 18 ust. 5 b) wskazujce, e warunkiem zgodnoci jest przedstawienie przez organizacj w peni zaplanowanego programu audytu oznacza, e program ten zawiera przesanki do stwierdzenia, e organizacja przeprowadzi cay cykl audytu w zaoonym terminie tj. w cigu 3 lat lub 4 lat - jeeli ma zastosowanie odstpstwo dla maych organizacji. Ze wzgldu na to, e szczegowe planowanie audytw na kilka lat do przodu nie ma uzasadnienia, wtpliwoci naley interpretowa na korzy organizacji. W adnym razie weryfikator nie powinien wymaga, aby program audytw na drugi lub trzeci rok po weryfikacji zawiera wszystkie elementy wymienione w Zaczniku III do Rozporzdzenia (Cz A, punkt 3). W szczeglnoci weryfikator nie powinien wymaga szczegowych harmonogramw dotyczcych audytw, ktre bd przeprowadzane w terminie dalszym ni 1 rok. b. Kluczowe znaczenie dla (w trakcie) pierwszej weryfikacji ma potwierdzenie, e realizacja programu audytw wewntrznych zostaa rozpoczta to jest, e audyty zostay wykonane w taki sposb, e objto nim przynajmniej najbardziej znaczce wpywy na rodowisko. c. Uznano, e badanie skutecznoci planowania audytw naley przeprowadza zasadniczo ex post. Dlatego raz na 3 lata lub raz na 4 lata - jeeli ma zastosowanie odstpstwo dla maych organizacji weryfikator powinien potwierdzi, e cay cykl audytw wewntrznych zosta zrealizowany. 7. Ciga zgodno z wymaganiami prawnymi Uznano, e jednym z wanych zada weryfikatora jest ocena zgodnoci z wymaganiami prawnymi, wykonywana metod prbkowania. Ustalono, e ciga zgodno z wymaganiami

prawnymi przedstawiona w art. 18 ust. 7 jako kryterium zgodnoci przy corocznej weryfikacji naley rozumie jako potwierdzenie funkcjonowania mechanizmw systemowych zapewniajcych bezzwoczn identyfikacj niezgodnoci z wymaganiami prawnymi oraz skuteczne prowadzenie dziaa korygujcych prowadzcych do usunicia niezgodnoci. Innymi sowy niezgodnoci z wymaganiami prawnymi, ktre organizacja wykrya w odpowiednim czasie i dla ktrych zaplanowaa i rozpocza realizacj dziaa korygujcych mona uzna za potwierdzenie funkcjonowania mechanizmw systemowych. Okrelone sytuacje np. brak wymaganych prawem pozwole naley uzna za niezgodno z prawem, nawet jeeli odpowiednie wnioski zostay ju przedoone organowi ochrony rodowiska, a wina za ich niewydanie nie ley w sposb oczywisty po stronie organu. 8. Identyfikacja porednich aspektw rodowiskowych (zamwienia publiczne) Ustalono, e wymaganie identyfikacji znaczcych aspektw rodowiskowych oraz wpyww na rodowisko zwizanych z procedurami zamwie zawarte w Zaczniku I do Rozporzdzenia (punkt 2 b)) ma zastosowanie do wszystkich organizacji, a nie tylko tych stosujcych procedury zamwie publicznych w rozumieniu ustawowym. Przyjto, e tumaczenie wymaga Rozporzdzenia jest w tym zakresie nieprecyzyjne i w nieuzasadniony sposb obnia poziom wymaga. 9. Raport z weryfikacji Ustalono, e szczegowo informacji zawartych w raporcie z weryfikacji sporzdzanym zgodnie z przepisem art. 25 ust. 6 Rozporzdzenia nr 1221/2009 nie musi odbiega od szczegowoci raportw stosowanych przez wikszo jednostek certyfikujcych na zgodno z norm ISO 14001. W szczeglnoci: a) opis zgodnoci ze wszystkimi wymogami niniejszego rozporzdzenia, cznie z dowodami, wynikami i wnioskami oznacza, e w raporcie znale si powinno odniesienie do wszystkich wymaga Rozporzdzenia wraz ze skrtowym opisem przesanek wskazujcych na zgodno. b) porwnanie osigni i zada z wczeniejszymi deklaracjami rodowiskowymi, ocen efektw dziaalnoci rodowiskowej oraz ocen cigej poprawy efektw dziaalnoci rodowiskowej organizacji nie musi wykracza poza krtk konstatacj zawierajc potwierdzenie zaistnienia poprawy bd jej brak. Szczegowe informacje na ten temat powinny znale si w deklaracji rodowiskowej i nie ma potrzeby powielania ich w raporcie tworzonym na potrzeby organizacji. 10. Deklaracja rodowiskowa wskaniki Ustalono, e weryfikatorzy bd traktowa zapisy dotyczce wskanikw przedstawianych w deklaracji rodowiskowej z uzasadnion elastycznoci. Przyjto, e nadrzdn zasad, jak powinna kierowa si organizacja tworzc zestaw wskanikw jest przedstawienie w deklaracji jasnego i jednoznacznego obrazu organizacji i jej rzeczywistych wpyww na rodowisko. Dlatego w sytuacji, kiedy cise kierowanie si wskazaniami Zacznika IV nie zapewni realizacji tego celu, organizacja moe zastosowa wskaniki zamienne, uzasadniajc kady przypadek braku odniesienia do wymienionego w za IV gwnego wskanika. Biorc pod uwag moliwo indeksowania danych (przedstawion w p. 1 Czci C Zacznika IV) uznano, e jest to zgodne z intencj Rozporzdzenia. 11. Umowa midzy weryfikatorem a organizacj a) Uzgodniono, e pisemna umowa midzy weryfikatorem a organizacj, o ktrej mowa w art. 25 oznacza umow zawart bezporednio miedzy akredytowanym weryfikatorem

a organizacj. W szczeglnych sytuacjach moe by to umowa trjstronna, pod warunkiem, e organizacja i weryfikator s jej stronami. b) Ustalono, e weryfikator powinien otrzymywa do wgldu wniosek o rejestracj lub odnowienie rejestracji. Z punktu widzenia weryfikatora, najlepszym rozwizaniem byoby przedstawienie takiego wniosku w trakcie weryfikacji. Wymagaoby to wprowadzenia stosownych zapisw w umowach midzy weryfikatorem, a organizacj. Wersja z dnia 23 sierpnia 2010 r.