omslagen_epp_parkmanagement 21-03-2005 10:42 Pagina 3

Draaiboek Parkmanagement

Telecom
 Draaiboek Parkmanagement

Telecom

Oost NV
Provincie Gelderland

1 Parkmanagement in de praktijk
 Samenvatting

Onder collectieve inkoop telefonie wordt het
gezamenlijk inkopen van ‘voice’, oftewel de ‘bel-
tikken’, verstaan waardoor individuele bedrijven
kunnen besparen op hun belkosten. Naast het
inkopen van voice,kan tevens de aanschaf van
telefonische apparatuur, zoals telefooncentra-
les, in het gezamenlijk inkooptraject opgeno-
men worden.
Het inkopen van telefonie is een relatief klein
project en is door een werkgroep van onderne-
mers zelfstandig uit te voeren. Ook is de beno-
digde kennis & kunde beperkt. De reden hiervoor
is dat de telecom aanbieders allen gebruik
maken van ‘standaard’ alliantieovereenkomsten.
Deze zijn goed met elkaar te vergelijken. Ook is
het mogelijk om later deelnemers toe te voegen,
waardoor de deelname geleidelijk kan groeien.
Het inkoopproject bestaat uit een aantal stap-
pen. Aan het einde van elke stap zal bekeken
moeten worden op welke wijze het project het
best kan worden voortgezet. Hieronder is een
kort overzicht gegeven van de noodzakelijke
activiteiten.

Initiatief

Onderzoeken
samenwerking andere Creëren draagvlak Interessepeiling
initiatieven

Stoppen Nee Voldoende schaalgrootte?

Ja

Aanvragen en beoordelen
offertes

Concrete aanbieding naar

bedrijven

Overstappen bedrijven
naar nieuwe aanbieder

Nazorg

Organisatie en draagvlak
Allereerst moet het project worden opgezet. Daarvoor kan een werkgroep geformeerd worden. Een
van de eerste taken van de werkgroep is het uitvoeren van een interessepeiling bij de bedrijven.

2
 Vaststellen ambitieniveau inkoopproject
Nadat er voldoende bedrijven aangegeven heb-
ben, geïnteresseerd te zijn in een collectieve
inkooptraject moet vervolgens vastgesteld wor-
den wat er daadwerkelijk ingekocht gaat wor-
den: wordt er alleen vaste telefonie ingekocht,
of wordt er ook mobiel en het inkopen van appa-
ratuur van telefonie ingekocht. Aangezien de
markt voor mobiel bellen op dit ogenblik te veel
in beweging is, wordt in de volgende stappen
alleen het inkopen van vaste telefonie behan-
deld.
kans, nu de aanbieding concreet is, dat men
deze toch overweegt alsnog aan te sluiten
Overstappen naar de nieuwe telecomaanbieder
Na het tekenen van de contracten door de deel-
nemers, worden de bedrijven aangesloten op
het netwerk. De meeste aanbieders gebruiken
hiervoor Carrier Preselect (CPS). Hierdoor hoeft
de beller niet elke keer eerst het nummer van de
nieuwe aanbieder te kiezen en wordt al het uit-
gaande telefoonverkeer automatisch door die
aanbieder afgehandeld.

Inventarisatienoodzakelijke gegevens en mogelijke Evalueren aanbieder

partners
Het beste is de maandelijkse telefoonnota’s op
te vragen en deze als basis te gebruiken voor de
inventarisatie. Hierdoor kan het belgedrag
bepaald worden en ook van welke diensten men
nog meer gebruik maakt. Naast de telefoonno-
ta’s kan ook gevraagd worden om een intentie-
verklaring. Hiermee kan de aanvraag bij aanbie-
ders steviger worden onderbouwd.
In deze fase kan ook onderzocht worden of er
aangesloten kan worden bij initiatieven van
andere bedrijventerreinen. Op deze manier kan
regionaal worden ingekocht, wat weer kan lei-
den tot schaalvergroting en verdere regionale
ontwikkelingen.
Contracten met aanbieders lopen gemiddeld 1
tot 3 jaar. Hierdoor zal het na enige tijd nodig
zijn het huidige raamcontract te heroverwegen.
Ook zal de aanbieder gedurende de looptijd van
het raamcontract over haar prestaties moeten
rapporteren aan de bedrijvenvereniging en de
bedrijven. Tegen het eind van de looptijd moet
de werkgroep besluiten of zij dit raamcontract
willen verlengen of dat men een nieuwe offerte-
ronde wil houden.

Aanvragen en beoordelen offertes

Eerst moet een selectie worden gemaakt van de
mogelijke aanbieders. Daarna worden offertes
gevraagd en beoordeeld. Het is goed om met
enkele aanbieders een oriënterend gesprek te
voeren. Daarbij moet vooral duidelijkheid wor-
den verkregen over de (aanvullende) diensten
zoals serviceverlening, proces van overstappen,
toezenden rekeningen, klachtenafhandeling etc.
Ook is het belangrijk na te gaan of de bedrijven-
vereniging ook opbrengsten kan genereren van-
uit de collectieve inkoop.

Concrete aanbiedingen bedrijven

De geselecteerde aanbieder per bedrijf een con-
crete aanbieding opstellen, passend binnen de
alliantie overeenkomsten en de daarbij behoren-
de staffelkortingen. Ook kan een aanbieding
worden opgestuurd naar de leden die aangege-
ven hadden niet geïnteresseerd te zijn. Grote

3
 Inhoud

Samenvatting 2

1 Inleiding 5

2 Wat houdt collectieve inkoop van telefonie in? 6

3 Betrokken partijen 7
3.1 Voor alle bedrijven 7
3.2 De overheid 7
3.3 De telecom aanbieders 7
3.4 Adviseurs 7

4 Het collectieve telefonie inkoop project 8

4.1 Start project Collectieve inkoop telefonie 9
4.2 Vaststellen ambitieniveau inkoopproject 9
4.3 Inventarisatie van interesse en mogelijke partners 10
4.4 Aanvragen en beoordelen offertes 11
4.5 Concrete aanbieding bedrijven 13
4.6 Overstappen naar de nieuwe aanbieder 13
4.7 Evalueren aanbieder 14

Bijlage 1: Inventarisatie 15

4
 1 Inleiding

Een bedrijvenvereniging moet, naast een belang-

rijke sociale functie, ook andere functies bieden
die voor de leden toegevoegde waarde hebben.
Eén daarvan is de rol als aanspreekpunt voor
Gemeenten en overheden, andere daarvan kun-
nen betrekking hebben op de invulling van park-
managementactiviteiten.

Veel activiteiten op het gebied van parkmanage-

ment richten zich op het collectief inkopen van
diensten. Deze activiteiten kunnen de leden
direct voordeel opleveren. Collectief inkoop van
telefonie is zeker een van de diensten die relatief
makkelijk en mogelijk met een redelijk rende-
ment kan worden gerealiseerd. In dit thema-
nummer zal worden ingegaan op het collectief
inkopen van vaste telefonie (beltikken), door de
aanbieders wordt deze dienst ‘voice’ genoemd.

In dit thema wordt nog niet ingegaan op ‘voice

over IP’ (bellen over het internet). Deze dienst
groeit behoorlijk en zal zeker binnen enkele
jaren zeer interessant zijn voor het bedrijfsleven
in de provincie Gelderland. In veel gevallen ont-
breken nu echter nog de benodigde ICT breed-
band verbindingen.

5
 2 Collectieve inkoop van telefonie

Telefonie is een essentieel onderdeel van elk
bedrijf; de telefoon moet het gewoon doen.
Hierdoor zijn veel bedrijven terughoudend met
overstappen. Veel aanbieders van telefoon-
diensten zijn bij de ondernemers onbekend.
verkeer naar mobiel wordt naar de gateway, een
soort groot uigevallen mobiele telefoon, geleid.
Hierdoor betaalt de deelnemer de kosten van
mobiel naar mobiel, die aanmerkelijk lager lig-
gen.

Deze activiteit is één van de private onderdelen Betrouwbare partners

van parkmanagementactiviteiten. Primair is dit
dan ook een actie die door de ondernemers zelf
moet worden opgepakt. De Gemeente zal vanuit
haar beleid hieraan niet snel een bijdrage leve-
ren. Wel kan zij als groot verbruiker deelnemen
aan het collectief.
Er kunnen besparingen bereikt worden
Het collectief inkopen van ‘voice’, zeg maar bel-
tikken, heeft als doel het besparen op de tele-
foonkosten. Als er bij de bedrijven op het terrein
op het gebied van telecom nog weinig is onder-
nomen, zijn besparingen van 8 % tot 15 % moge-
lijk.
Standaard overeenkomsten
De aanbieders van ‘voice’ hebben allen de moge-
lijkheid om gebruik te maken van een ‘stan-
daard’ alliantieovereenkomst. De alliantieover-
eenkomsten maken het mogelijk om het belvo-
lume te bundelen in één raamcontract. Ten eer-
ste zullen de tarieven (starttarief, lokaal, regio-
naal, mobiel en internationaal) vaak lager liggen
dan die van de KPN. Daarnaast ontvangen de
deelnemers een volumekorting op basis van de
totale belkosten van alle deelnemers per maand.
KPN heeft momenteel het grootst en meest
betrouwbare infra-netwerk in Nederland.
Andere aanbieders maken gebruik van dit net-
werk, slechts een enkeling heeft (hier en daar)
een eigen kabelnetwerk liggen. Dit houdt in dat
de betrouwbaarheid van de verbindingen vaak
gelijk ligt aan die van de grootste aanbieder van
dit moment.
De aanbieders van telecom bieden vaak ook
internet aan. Het kan interessant zijn om dit
met het inkooptraject van telecom te combine-
ren. Dit traject is moeilijker, omdat de behoeftes
hierin sterk kunnen verschillen (telefoon, kabel,
adsl). Internetdiensten worden in dit thema-
nummer dan ook buitenbeschouwing gelaten.
In de toekomst zal hiervoor een apart thema-
nummer verschijnen.

Indien een bedrijvenvereniging een bepaald per-

centage van de gerealiseerde besparingen op de
telefoonkosten zou willen ontvangen, moeten
vaak aanvullende afspraken op de alliantieover-
eenkomst worden gemaakt.

Ook collectieve inkoop telecom accessoires

Naast het traject van het collectief inkopen van
‘voice’ kunnen ondernemers ook gezamenlijk
optrekken bij het inkopen van telefooncentrales
en andere verwante systemen. Naast de kosten-
besparing op de aanschaf, kunnen deze ook op
een andere manier bijdragen aan de reductie
van de belkosten. Zo zorgt bijvoorbeeld een
’mobile gateway’ ervoor, dat kosten voor bellen
vanaf kantoor met een vaste lijn naar mobiel,
sterk worden teruggebracht. Het vaste telefoon-

6
 3 Betrokken partijen
Bij het inkopen van telefonie zijn de onderne-
mers de belangrijkste partij. Daarnaast zullen
onderhandelingen moeten worden gevoerd met
verschillende telecomaanbieders en kan gebruik
gemaakt worden van een ondersteunend advies-
bureau.
3.1 Voor alle bedrijven
De op het terrein gevestigde bedrijven zijn
natuurlijk direct betrokken bij het collectief
inkopen van telefoondiensten. Zij zijn de belang-
rijkste doelgroep. Ondernemers/bedrijven zijn
vaak lid van verschillende netwerken en organi-
saties. Dit kan een rol spelen bij het inkooppro-
ject.
Het georganiseerde bedrijfleven
De bedrijvenvereniging, het georganiseerde
bedrijfsleven is vaak initiatiefnemer van collec-
tieve trajecten, ook van projecten gericht op col-
lectieve telefooninkoop. De vereniging, of een
werkgroep daarvan, kan optreden als gemanda-
teerde gesprekspartner voor de leveranciers van
telecomdiensten.
Het ongeorganiseerde bedrijfsleven
Alle bedrijven die op een bedrijventerrein geves-
tigd zijn, kunnen deelnemen van het collectieve
inkoopcontract. Dit is voor alle partijen een inte-
ressante optie, het volume wordt groter en daar-
mee ook de korting die valt te behalen.
Indien ongeorganiseerde bedrijven in het kader
van collectieve inkoopprojecten worden bena-
derd, kan als voorwaarde worden gesteld, dat
uiteindelijke deelname aan het contract tevens
inhoud dat men lid van de bedrijvenvereniging
wordt.
Branche- en andere organisaties
Deze organisaties vertegenwoordigen hun
leden, bijvoorbeeld in de metaalsector of de
houtverwerking. De schaal van deze organisaties
is vaak behoorlijk. Als deze organisaties ook col-
lectieve contracten aanbieden zal het moeilijk
zijn om te concurreren. Gelukkig zijn niet veel
brancheverenigingen actief op dit terrein.
7
3.2 De overheid
De Gemeente heeft in dit traject geen taak als
overheid. Wel is zij vaak een van de grootverbrui-
kers op het gebied van telefonie. Wanneer moge-
lijk, is het goed om de Gemeente als private par-
tij te laten deelnemen aan dit traject. Eventueel
kan zelfs worden aangesloten bij het contract
dat door de Gemeente is afgesloten.
3.3 De telecomaanbieders
Na het openstellen van de markt voor de vaste-
en mobiele telefonie, zijn er een groot aantal
aanbieders bijgekomen.
Het vast net
Op het vaste net is de KPN de grootste aanbie-
der. Om de marktwerking te stimuleren heeft de
KPN niet het recht gekregen om collectieve voor
bedrijven af te sluiten. De OPTA ziet hierop toe.
Mobiele telefonie
Voor de mobiele telefonie gaan de ontwikkelin-
gen erg snel, prijzen veranderen, voorwaarden
veranderen en de technologie verandert. Het col-
lectief inkopen van mobiele telefonie is, gezien
de ondoorzichtigheid en bewegelijkheid van de
markt dan ook erg lastig en wordt niet aanbevo-
len.
3.4 Adviseurs telecom
Het gaat hier om adviseurs die specialist zijn op
het gebied van telecom. In principe is het
inkooptraject zelfstandig door een bedrijvenver-
eniging uit te voeren. Wel is het handig om
gebruik te maken van de kennis en ervaring van
adviseurs en ondersteuners.
In veel gevallen beschikken adviseurs over toe-
gang tot collectieve contracten of hebben hun
eigen contract. Naast dat dit erg handig kan zijn,
kan het ook leiden tot verstrengeling van belan-
gen. Het is daarom aan te bevelen offertes van-
uit verschillende kanalen te vergelijken.
Ook bieden sommige adviseurs de mogelijkheid
bedrijven te ondersteunen bij de inkoop van
telefooncentrales. Adviseurs voor telecom en
aanbieders van telefooncentrales zijn vaak
dezelfde partij. Het bureau kan in dat geval de
telefooncentrales centraal voor de bedrijven-
vereniging inkopen en tegelijkertijd gratis de
adviseren ten aanzien van telecom aanbieders.
 4 Het collectieve telefonie inkoop project

Het inkopen van telefonie is een relatief klein In onderstaand schema is het project op hoofd-
project en is nog goed door een werkgroep van lijnen weergegeven. Van het nemen van het
ondernemers, zelfstandig uit te voeren. Ook is initiatief tot het selecteren van de aanbieder en
de kennis & kunde beperkt. De reden hiervoor is het uiteindelijk afsluiten van de noodzakelijke
dat de telecomaanbieders allen gebruik maken individuele bedrijfscontracten.
van ‘standaard’ alliantieovereenkomsten. Deze
zijn goed met elkaar te vergelijken. Ook is het bij
deze alliantieovereenkomsten mogelijk om later
deelnemers toe te voegen. De deelname kan dan
ook geleidelijk groeien.

Initiatief

4.1/4.2

Onderzoeken
samenwerking andere Creëren draagvlak Interessepeiling
initiatieven
4.3.2 4.3 4.3.1

Stoppen Nee Voldoende schaalgrootte?

4.3.3

Ja

Aanvragen en beoordelen
offertes

4.4

Concrete aanbieding naar

bedrijven
4.5

Overstappen bedrijven
naar nieuwe aanbieder
4.6

Nazorg

4.7

8
 In dit hoofdstuk zijn de verschillende stappen
verder uitgewerkt.
4.1 Start project collectieve inkoop telefonie
Bij aanvang van het project moet eerst de in-
teresse van de bedrijven gepolst worden. Dat
begint al met het kunnen samenstellen van een
werkgroep die het project wil trekken.
Vervolgens kan een interessepeiling onder de
bedrijven worden gehouden en kan worden
vastgesteld welk ambitieniveau het gehele
project moet krijgen.
Het initiatief voor het collectief inkopen van
telecom kan komen van enkele ondernemers,
maar ook vanuit een eerder gehouden peiling
met betrekking tot parkmanagementactivitei-
ten en/of diensten. In het tweede geval zijn alle
geïnteresseerde partijen en mogelijk andere
gegevens bekend.
Formeren werkgroep
Bij het initiatief is het belangrijk dat er duide-
lijke trekkers zijn voor het project. Goed is om
deze een werkgroep te laten formeren. In deze
eerste fase moet duidelijk worden wie in de
werkgroep zitting hebben, wie de voorzitter van
de werkgroep is en wat de taken en bevoegd-
heden zijn van de werkgroep. Een beetje for-
meel, maar duidelijk voor de leden van de bedrij-
venvereniging.
In het merendeel van de gevallen is de werk-
groep verantwoording verschuldigd aan het
bestuur van de bedrijvenvereniging. De werk-
groep krijgt normaal gesproken de volgende
taken:
• Een advies uitbrengen aan het bestuur over
wat en hoe er gaat worden ingekocht;
• het verzamelen van de benodigde gegevens;
• een advies uitbrengen voor de selectie van een
aanbieder;
• evalueren van de aanbieder.
Deze taken zullen in de verdere beschrijving van
het project terug komen.
4.2 Vaststellen ambitieniveau inkoopproject
In deze stap moet de werkgroep bepalen wat zij
9
daadwerkelijk wil inkopen. Gaat het enkel om
‘voice’, vaste telefonie, of ook om mobiel en het
inkopen van apparatuur voor telefonie (tele-
fooncentrales). Dit draaiboek laat het inkopen
van mobiele telefonie buitenbeschouwing, aan-
gezien deze markt momenteel te veel in bewe-
ging is.
Informatie
In sommige gevallen heeft er al een interessepei-
ling plaatsgevonden, waardoor duidelijk is
welke ondernemers interesse hebben in het col-
lectief inkopen van telefonie. Zo niet, dan moet
dit worden meegenomen in de inventarisatie.
Op de benodigde informatie wordt in de volgen-
de paragraaf ingegaan.
Voorbeeld:
Voorbeeld: conclusie inventarisatie
Belgedrag:
• Er is vooral veel regionaal telefoonverkeer, daarna veel
lokaal telefoonverkeer
• De hoogste kostenpost is het telefoonverkeer van bel-
len van vast naar mobiel
• Internationaal is er veel telefoonverkeer met Duitsland
en de V.S.
Diensten:
• Veel bedrijven maken gebruik van 0800/0900 num-
mers
Selectiecriteria
Op basis van de eindconclusie uit de inventarisatie kan de
werkgroep selectiecriteria opstellen voor het beoordelen
van de verschillende offertes.
Voor het vergelijken van de aanbieders op basis van de
tarieven kunnen de volgende selectiecriteria worden
opgesteld:
1. De tarieven voor het telefoonverkeer van vast naar
mobiel
2. De tarieven voor regionaal telefoonverkeer
3. De tarieven voor lokaal telefoonverkeer
4. De tarieven voor nationaal telefoonverkeer
5. De internationale tarieven voor het bellen naar
Duitsland en de V.S.
Voor de diensten kunnen de onderstaande
selectiecriteria worden opgesteld:
• De aanbieder moet 0800- en 0900 nummers aanbieden
• De tarieven voor deze 0800- en 0900 nummers bij de
aanbieders
 Belgedrag van belang voor selectiecriteria
Belangrijk is dat de werkgroep het belgedrag van
de deelnemers kent. Dit belgedrag levert belang-
rijk input voor het opstelen van de selectiecrite-
ria voor het in een latere fase beoordelen van de
offertes van aanbieders.
Aanvullende diensten
Veel bedrijven maken naast het bellen, ook
gebruik van aanvullende diensten. Zo hebben
bedrijven vaak één of meerdere 0800- en 0900-
nummers. Het is geen probleem om deze mee te
nemen. Vaak worden hiervoor wel kosten in
rekening gebracht.
Overstappen naar ander netwerk beperkt mogelijk
Naast het belgedrag is het van belang om te
bepalen of ondernemers bereid zijn om over te
stappen naar een nieuw netwerk of dat men het
KPN-netwerk wenst te behouden. In het laatste
geval krijgen de deelnemers in de toekomst
twee rekeningen, één voor de aansluitingen
(KPN) en één voor de gemaakte belkosten (de
nieuwe aanbieder).
De deelnemers kunnen, bij het overstappen
naar een ander netwerk, hun huidige telefoon-
nummers behouden. Vaak dienen de telefoon-
centrales wel te worden aangepast. Een ander
nadeel van het overstappen naar een nieuw net-
werk is, dat tijdens de overstap het bedrijf enke-
le uren (of dagen) niet te bereiken is. Daarnaast
zijn deze netwerken vaak minder stabiel, dan
dat van KPN.
Het overstappen naar een nieuw netwerk heeft
gevolgen voor de toekomstige onderhandelings-
positie van de bedrijvenvereniging of park-
managementorganisatie. Als in een toekomstige
offerteronde wordt gekozen voor een andere
aanbieder, moet weer worden overgestapt naar
een ander netwerk. Wanneer het KPN-netwerk
gebruikt blijft worden, kan de bedrijvenvereni-
ging of parkmanagementorganisatie makkelijk
veranderen van aanbieder en heeft daardoor een
sterkere onderhandelingspositie.
Op veel bedrijventerreinen in de provincie
Gelderland behoort het overstappen naar een
nieuw netwerk nog niet tot de mogelijkheden,
omdat aanbieders daar nog geen eigen netwerk
hebben.
10
Resultaat
Aan het eind van deze stap, moeten de volgende
zaken globaal duidelijk zijn:
• Welke tarieven zijn van belang (op basis van
het belgedrag);
• welke diensten wil men inkopen (voice,
0800/0900-nummers);
• Is men bereid om over te stappen naar een
ander netwerk.
4.3 Inventarisatie en intentieverklaringen
Om een goed gesprek met potentiële aanbieders
te kunnen voeren en een goede offerte te kun-
nen aanvragen, moeten bepaalde gegevens wor-
den verzameld. Het verzamelen van deze gege-
vens kan op twee manieren:
• Eerst interesse peilen en daarna in een tweede
ronde de gegevens opvragen;
• direct in een keer de interesse peiling én
gegevensverzameling combineren.
Daarnaast kan onderzocht worden of er, bijvoor-
beeld op een naburig industrieterrein, al collec-
tieve inkoopcontracten zijn waarop kan worden
aangesloten.
4.3.1 Inventarisatie
Het ligt voor de hand bij de interesse peiling en
het verzamelen van de noodzakelijke gegevens
uit te gaan van de leden van de bedrijvenver-
eniging, het georganiseerde bedrijfsleven. Aan
te bevelen is om ook de niet georganiseerde
leden de mogelijkheid te geven mee te doen aan
het collectieve inkoopcontract. Hiermee kan het
volume van de inkoop groter worden, hetgeen
meer kostenbesparing oplevert en kunnen
bedrijven uitgenodigd worden lid te worden van
de bedrijvenvereniging.
Noodzakelijke gegevens
De inventarisatie voor het collectief inkopen van
telefonie is betrekkelijk kort. Het merendeel van
de benodigde gegevens staat vermeld op de
maandelijkse telefoonnota’s van bedrijven. De
aanbieders zullen bij het overstappen ook
vragen om deze nota’s. De nota’s bevatten
belangrijke gegevens om het overstappen pro-
bleemloos te laten verlopen:
• Telefoonnummers
• Soorten aansluiting
 Het wordt niet aanbevolen zelf te inventariseren
aan de hand van opgestelde invulformulieren. Er
bestaat een kans dat gegevens fout worden
overgenomen en dat de lijst niet compleet is. Dit
kan weer leiden tot problemen bij het opstellen
van de offertes en/of het uiteindelijke overstap-
pen.
Intentieverklaringen van bedrijven
Veel aanbieders vragen om intentieverklaringen
van de deelnemers te leveren. Naast het ver-
zamelen van de telefoonnota’s, kan hiervoor een
aanvullend formulier worden opgestuurd. De
aanbieders kunnen, met behulp van de telefoon-
rekeningen en de intentieverklaringen, de
schaalgrootte inschatten. Dit zal hun bereidheid
tot verdere concessies beïnvloeden. In bijlage 1 is
een voorbeeld inventarisatieformulier en inten-
tieverklaring opgenomen.
Aanbieders hanteren verschillende tarieven. Naast het start-
tarief verschillen de tarieven onderling op basis van de
bestemming:
• Starttarief
• Regionaal
• Nationaal
• Mobiel
• Internationaal
Het start-, regionaal-, nationaal- en mobiel tarief zijn duide-
lijk. De tarieven voor de bestemming ‘Internationaal’ verschil-
len per land. Wanneer blijkt dat veel bedrijven internationaal
bellen, kan het nodig zijn om te achterhalen, naar welke lan-
den gebeld wordt.
Resultaten
Na de inventarisatie moeten de volgende zaken
duidelijk zijn:
• Het aantal deelnemers;
• huidige aanbieders deelnemers;
• de resterende contractduur deelnemers;
• totale aantal regionale belminuten;
• totale aantal nationale belminuten;
• totale aantal belminuten van vast naar
mobiel;
• totale aantal internationale belminuten;
• naar welke internationale bestemmingen er
veel gebeld wordt.
11
Hiernaast is:
• Van elke deelnemer een ondertekende inten-
tieverklaring ontvangen;
• van elke deelnemer een representatieve
maand nota ontvangen.
4.3.2 Aansluiten op bestaande initiatieven
Voordat gekeken wordt naar de potentiële aan-
bieders, is het goed in de regio rond te kijken of
er bij andere bedrijvenverenigingen of parkma-
nagementorganisaties, contracten lopen waar-
op aangesloten kan worden. Op deze manier
kan regionaal worden ingekocht, wat weer kan
leiden tot schaalvergroting en verdere regionale
ontwikkelingen.
Natuurlijk moet wel bekeken worden het con-
tract wat daar overeen is gekomen aansluit op
de eisen en wensen zoals die zijn opgesteld bij
de inventarisatie.
Resultaat
Aan het eind van deze stap is duidelijk of er kan
worden samengewerkt worden met een andere
bedrijvenvereniging of parkmanagementorgani-
satie.
4.3.3 Voldoende interesse en schaalgrootte?
Op basis van de inventarisatie en de oriëntatie
op de andere inkoopinitiatieven, kan bekeken
worden of er voldoende basis is om door te gaan
met het project.
De minimale optie is om te bekijken of er aan-
gesloten kan worden bij een ander contract,
zonder dat dit voor de bedrijvenvereniging extra
activiteiten met zich meebrengt. (Bijvoorbeeld,
na inzending telefoonrekening volgt een offerte
en kan het bedrijf besluiten over te stappen)
Als wel sprake is van een behoorlijk animo en
een redelijk belvolume, kan een zelfstandig tra-
ject worden gestart. Hiermee kan de bedrijven-
vereniging zichzelf profileren en mogelijk een
(beperkte) bron van inkomsten genereren.
4.4 Aanvragen en beoordelen offertes
Voor het aanvragen van offertes en het beoorde-
len ervan, zal eerst een selectie moeten worden
gemaakt van de mogelijke aanbieders. Daarna
kunnen offertes worden aangevraagd die vervol-
gens weer beoordeeld moeten worden.
 4.4.1 Oriëntatie aanbieders
Bij het selecteren moet eerst een ’long list’ van
potentiële aanbieders worden opgesteld.
Wanneer een adviseur is betrokken bij het pro-
ject, zal deze geschikte partijen kunnen voordra-
gen. Onderdeel van dit draaiboek is een separate
gids met adviseurs en aanbieders waarin ook
partijen uit de telecomsector zijn opgenomen.
Meer aanbieders kunt u vinden op internet, bij-
voorbeeld op http://telecom.pagina.nl, onder
het kopje ‘Carrier(pre-)select/goedkoper bellen’.
Adviseurs voor telecom zijn te vinden op
http://telecom-dienstverlening.pagina.nl.
Voeren oriënterende gesprekken
Het is goed om met enkele aanbieders een oriën-
terend gesprek te voeren. Ga hierbij niet direct
in op de tarieven. Deze zijn te vinden in de door
hun aangeleverde informatie en dus rustig te
vergelijken. Belangrijk is dat duidelijkheid wordt
verkregen over de volgende zaken:
• Wat kan er worden afgesproken over revenuen
Wat zijn de mogelijkheden die de aanbieder
biedt.
• Op welke wijze rapporteert de aanbieder over het
volume en de serviceverlening?
Welke informatie krijgen de bedrijven en welke
de bedrijvenvereniging?
• Wanneer ontvangt de klant (deelnemer) kosteloos
een specificatie?
Veel aanbieders hanteren hiervoor een onder-
grens variërend tussen de € 100.- en € 250.-
euro per maand.
• Kosten voor extra diensten?
Veel aanbieders kennen gereduceerde bedra-
gen voor collectieven met betrekking tot
0800- en 0900 nummers.
• Het proces van overstappen
Op welke manier verloopt het overstappen?
• Of er nevenvestigingen van deelnemers kunnen wor-
den opgenomen in het raamcontract?
• Welke gegevens verwacht de aanbieder aangeleverd
te krijgen?
(telefoonnota’s, intentieverklaringen en
dergelijke)
• Wat is de service van de aanbieder?
Resultaat
Aan het einde van deze stap is een shortlist van
telecomaanbieders beschikbaar, die benaderd
worden met het verzoek een aanbieding op te
stellen.
12
4.4.2 Selectie telecomaanbieder
Bij de selectie van een aanbieder kan veel zaken
worden gekeken. Natuurlijk eerst en vooral naar
de tarieven,de kortingen en de kwaliteitscrite-
ria. Daarnaast zijn er ook een aantal aanvullen-
de criteria.
Tarieven en kortingen per bestemming
Elke aanbieder zal een lijst aanleveren met tarie-
ven per bestemming. Deze tarieven kunnen
vergeleken worden op basis van de opgestelde
selectiecriteria. Zie hiervoor het eerder gegeven
voorbeeld.
Op basis van het volume ontvangen de deel-
nemers een korting. Aanbieders maken hierbij
gebruik van staffels. De staffels en de kortings-
percentages verschillen pere aanbieder. Het
beste is het om enkele rekenvoorbeelden te
maken om de verschillen zodoende duidelijk te
krijgen.
Kwaliteitscriteria
Naast de tarieven zijn er natuurlijk veel zaken
van invloed op de kwaliteit van de aanbieder.
Hiervoor kan gekeken worden naar de criteria
die de Nederlandse vereniging van
BedrijfsTelecommunicatie Grootgebruikers
(www.BTG.org) jaarlijks hanteert in haar kwali-
teitswijzer.
Kwaliteit geleverde diensten
• Storingsvrij zijn van de verbinding
• Prijs/prestatieverhouding
• Facturering
Klantgerichtheid
• Accountmanagement
• Inspelen op de behoefte van de klant
• Nakomen toezeggingen
• Snelheid van levering
Aanvullende criteria
Naast deze kwaliteitscriteria, zijn ook andere
zaken belangrijk:
• Vertegenwoordigen alle leden
• Eenvoud van overstappen
• Oplossend vermogen bij storingen
• Revenuen voor de bedrijvenvereniging
 Aandachtspunten
Ondergrens gratis facturen
Aanbieders hanteren voor het gratis versturen
van een specificatie van de rekening een onder-
grens variërend tussen de € 100.- en € 250.- euro
per maand. Zo kan de inkopende partij bijvoor-
beeld bedingen dat alle deelnemers de specifica-
tie van de rekening kosteloos ontvangen.
Klachten en andere problemen
De bedrijvenvereniging of parkmanagement-
organisatie wordt door de deelnemers aange-
sproken als er problemen zijn. Dat kan al begin-
nen bij het overstappen. Zo’n eerste kennis-
making zal dan ook goed geregeld moeten wor-
den door de aanbieder. Zie hiervoor ook de para-
graaf over het ’Overstappen’.
Ook kan de inkopende vereniging worden aan-
gekeken op storingen. Zij heeft gekozen voor
deze aanbieder. Bij problemen, kunnen er twee
oorzaken zijn. Ten eerste kan er een probleem
zijn met het netwerk van KPN. Hieraan kan de
aanbieder niks doen. Ook kunnen de problemen
bij de aanbieder zelf liggen. In dit geval kan het
deelnemende bedrijf door een (escape) code van
enkele cijfers te draaien, voor het gebruikelijke
telefoonnummer, uitwijken naar KPN.
Financiering van de bedrijvenvereniging
Een bedrijvenvereniging die een collectief con-
tract organiseert, ziet graag dat een percentage
van de korting terugvloeit naar de kas van de
vereniging. In het geval van de inkoop van tele-
com is het automatisch incasseren van een
marge niet mogelijk. De aanbieders hebben
administratief reeds te maken met verschillende
tarieven en de volume korting. Men is niet in
staat om te komen tot (split billing) gescheiden
rekeningen.
Wel kunnen er bij sommige aanbieders afspra-
ken worden gemaakt over een percentage van
het netto gefactureerde totaalbedrag per
maand.
Gezien bovenstaande knelpunten wordt er vaak
voor gekozen om de bedrijven, die willen deel-
nemen aan het collectief, een jaarlijkse vergoe-
ding te vragen.
13
Resultaat
Aan het eind van deze fase heeft de werkgroep
een keuze gemaakt uit de verschillende offertes
en heeft men een aanbieder voorgedragen aan
het bestuur. Het bestuur ondertekend namens
de organisatie een raamcontract (alliantieover-
eenkomst, consortiumcontracten).
4.5 Concrete aanbieding bedrijven
De geselecteerde aanbieder, zal op basis van de
beschikbare gegevens, per bedrijf een concrete
aanbieding opstellen, passend binnen de allian-
tieovereenkomsten en de daarbij behorende
staffelkortingen.
Ook kan een aanbieding worden opgestuurd
naar de leden die aangegeven hadden niet geïn-
teresseerd te zijn. Grote kans dat nu de aanbie-
ding concreet is, men deze toch overweegt als-
nog aan te sluiten. Om de aanbieding specifiek
te maken, zal zo’n onderneming dan toch met
telefoonnota’s moeten komen.
De laatste groep bedrijven die benaderd kan
worden, zijn de bedrijven die geen lid zijn van de
bedrijvenvereniging. Zij kunnen gebruik maken
van de aanbieding, onder voorwaarde dat zij lid
worden. Ook zij moeten een telefoonnota mee
sturen.
Resultaat
Duidelijk welke bedrijven nu definitief deel-
nemen aan het collectief en een individueel con-
tract hebben getekend.
4.6 Overstappen naar de nieuwe aanbieder
Na het tekenen van de contracten door de deel-
nemers, worden de bedrijven aangesloten op
het netwerk. De meeste aanbieders gebruiken
hiervoor Carrier Preselect (CPS). Op televisie
wordt regelmatige reclame gemaakt voor goed-
koop bellen, dat kan door een nummer voor het
nummer van KPN te draaien. CPS werkt op
dezelfde manier, maar dan wordt het nummer
van de nieuwe aanbieder geprogrammeerd in
het Openbare Netwerk van KPN Telecom.
Hierdoor hoeft de beller niet elke keer eerst het
nummer van de nieuwe aanbieder te kiezen en
wordt al het uitgaande telefoonverkeer automa-
 tisch door die aanbieder afgehandeld.
Een andere aansluitingsmethode is de program-
mering van de code direct in de telefooncentrale
van het bedrijf te laten plaatsvinden. Dit moet
door een monteur gebeuren. De kosten hiervan
zijn dan ook hoger en het telefoonverkeer zal
hiervoor even onderbroken moeten worden.
Daarnaast zal bij de overschakeling naar een
andere aanbieder, wederom een code moeten
worden geïnstalleerd in de telefooncentrale. De
voorkeur gaat dan ook uit om gebruik te maken
van CPS.
Resultaat
Alle deelnemers bellen probleemloos via de
nieuwe aanbieder.
14
4.7 Evalueren aanbieder
Contracten met aanbieders lopen gemiddeld één
tot drie jaar. Hierdoor zal het na enige tijd nodig
zijn het huidige raamcontract te heroverwegen.
Ook zal de aanbieder gedurende de looptijd van
het raamcontract over haar prestaties moeten
rapporteren aan de bedrijvenvereniging en de
bedrijven. Het is dan ook verstandig om na het
inkooptraject niet onmiddellijk de werkgroep te
ontbinden. Het takenpakket van de werkgroep
verandert. Gedurende de looptijd van het raam-
contract hoeft men enkel de rapportages van de
aanbieder te evalueren. Tegen het eind van de
looptijd moet de werkgroep besluiten of zij dit
raamcontract willen verlengen of dat men een
nieuwe offerteronde wil houden.
 Bijlage 1: Inventarisatie

Bedrijfsnaam

….....................……………………………………………………………………………………………………….

Bezoekadres

Straatnaam en nummer …….......………………………………………………

Postcode …….......………………………………………………………..

Plaats …….......………………………………………………………..
Postadres

Postbus …….......………………………………………………………..

Postcode …….......………………………………………………………..

Plaats …….......………………………………………………………..
Contactpersoon

Naam …….......………………………………………………………..

Functie …….......……………………………………………………….

Telefoon (doorkiesnummer) …….......………………………………………………………..

Fax …….......………………………………………………………..

E-mail adres …….......………………………………………………………..

Bedrijfsgegevens

Hoofdvestiging …….......………………………………………………………..

Overige vestigingen …….......………………………………………………………..

15
 Vaste telefonie
Wat zijn uw belkosten voor vaste telefoons
per maand? € ………………, …………..
Welke telefoonaanbieder (zoals KPN,
Versatel, e.d.) heeft u? ..................…………………………………………………
Wanneer loopt uw contract af met deze
provider? ……-……-…………
Naar welke buitenlandse bestemmingen
belt u? ..................…………………………………………………
Heeft u 0800- of 0900-nummers? ❑ Ja, ............................ ❑ Nee
Heeft u interesse in het collectief inkopen
van vaste telefonie? ❑ Ja ❑ Nee
Mogen we een kopie van uw laatste factuur?
Mobiele telefonie
Wat zijn uw belkosten voor mobiele telefoons
per maand? € ………………, …………..
Welke telefoonaanbieder (zoals KPN,
Versatel, e.d.) heeft u? ..................…………………………………………………
Wanneer loopt uw contract af met deze
provider? ……-……-…………
Heeft u interesse in het collectief inkopen
van mobiele telefonie? ❑ Ja ❑ Nee
Mogen we een kopie van uw laatste factuur?
Internetvoorzieningen
Wat zijn uw kosten voor per maand? € ………………, …………..
Welke provider heeft u? ..................…………………………………………………
Wanneer loopt uw contract af met deze
provider? ..................……-………………………-…………………
❑ Kabel
Welk soort internetvoorziening heeft u? ❑ ADSL
❑ Via telefoon
❑ Anders, ……………………………………….
Heeft u interesse in glasvezel? ❑ Ja ❑ Nee
Heeft u interesse in het collectief inkopen
van internetvoorzieningen? ❑ Ja ❑ Nee
Datalimiet ❑ Ja, ………………… Gbit ❑ Nee
Download snelheid …………………….….Kbit Upload snelheid …………………….….Kbit
Mogen we een kopie van uw laatste factuur?

16
 Colofon

Titel: Draaiboek Parkmanagement, Telecom

Uitgave: Provinciaal bestuur van Gelderland

Dienst Ruimte, Economie en Welzijn
Afdeling Economische Zaken
Cluster Bedrijfsomgevingsbeleid

Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV

Businessunit Bedrijfsomgeving

Voor informatie: Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV

Rikus Wolbers, Christian Schaap, Lars Oosters
parkmanagement@oostnv.nl
(026) 384 42 22

Tekst: Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV

Businessunit Bedrijfsomgeving
Rikus Wolbers, Christian Schaap, Lars Oosters

Vormgeving: Provincie Gelderland

Fotografie: Wils Kloos en Dick Brouwers

Drukwerk: Provincie Gelderland

Het ’Draaiboek Parkmanagement’ is geschreven in opdracht van de Provincie Gelderland door de

Ontwikkelingsmaatschaappij Oost Nederland NV

Niets uit deze uitgave mag voor commerciële doeleinden worden vermenigvuldigd en/of
aangewend zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Ontwikkelingsmaatschappij
Oost Nederland NV

Hoewel dit draaiboek met veel zorg is samengesteld, aanvaarden opstellers noch uitgever enige
aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit
boek.

Mocht u naar aanleiding van dit draaiboek nog aanvullende vragen en/of opmerkingen hebben
betreffende parkmanagement, kunt u contact opnemen met de Ontwikkelingsmaatschappij
Oost Nederland NV

© 2005, Oost NV

17
18
omslagen_epp_parkmanagement 21-03-2005 10:42 Pagina 1

Draaiboek Parkmanagement

Energie