BAHAGIAN DASAR KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

FAIL MEJA PENOLONG PEGAWAI TADBIR GRED N27

Disediakan oleh

Disemak oleh

Tandatangan Nama Jawatan Tarikh

: :NOR AIN BT ABDUL AZIZ :PENOLONG PEGAWAI TADBIR GRED N27 :

Tandatangan Nama Jawatan Tarikh

: : : :
MAKLUMAT PEGAWAI
NAMA JAWATAN HAKIKI GRED JAWATAN BAHAGIAN/UNIT TARIKH MEMEGANG JAWATAN TARIKH
PENEMPATAN EMAIL : : : : : NOR AIN BT ABDUL AZIZ PENOLONG PEGAWAI TADBIR N27
BAHAGIAN DASAR 20 MAC 2011

: :

20 MAC 2011 norain@kpkt.gov.mt

* Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali pertukaran pegawai berlaku.
KANDUNGAN
Bil 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Tajuk Latar Belakang
Objektif / Visi / Misi / Piagam Pelanggan / Fungsi Bahagian Dasar Fungsi-Fungsi
Utama Bahagian Dasar Carta Organisasi Kementerian Carta Organisasi Bahagian Senarai
Tugas Senarai Tugas, Kuasa Dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai Bahagian Dasar
Proses Kerja Senarai Semak Carta Aliran Kerja Senarai Undang-
Undang/Peraturan/Peraturan Pentadbiran Senarai Undang-Undang Dan Peraturan-
Peraturan Yang Diperlukan Oleh PPB (C) 1 Norma Kerja Senarai Keahlian Jawatankuasa
Senarai Tugas Harian
1.

LATAR BELAKANG DASAR

Sebelum Penstrukturan Semula Organisasi KPKT 2007, tugas-tugas Bahagian Dasar kini
merupakan sebahagian tugas-tugas Bahagian Perancangan Dasar dan Pembangunan (BPDP).
Berikutan daripada Penstrukturan Semula Organisasi KPKT pada 2007, Bahagian dasar
telah diwujudkan (Waran Perjawatan S11 yang berkuatkuasa mulai 1 Januari 2003).
Bahagian ini diletakkan di bawah pengawasan Timbalan Ketua Setiausaha (Pembangunan)
dan bertanggungjawab ke atas Kerajaan Tempatan, Perumahan dan Persekitaran, Bomba
dan Penyelamat, Perbandaran dan Landskap, dan Keurusetiaan dan Pentadbiran Bahagian
Dasar.

2.

OBJEKTIF / VISI / MISI / PIAGAM PELANGGAN / FUNGSI BAHAGIAN DASAR 2.1 Matlamat
Menyediakan satu persekitaran hidup yang sihat, selamat, sejahtera dan indah dengan
pertumbuhan sosio ekonomi bagi satu masyarakat Malaysia yang maju dan berdisiplin.
2.2 Objektif Untuk bertindak sebagai Think Tank dan Strategic Integrator bagi
memastikan dasar/program/projek dirancang dan digubal secara bersepadu dan berkesan
untuk membangun persekitaran hidup dan penempatan manusia yang berkualiti dan
mapan. 2.3 Visi Menerajui penentuan hala tuju perancangan dan penggubalan dasar
bagi membangun persekitaran hidup yang berkualiti dan mapan di seluruh negara. 2.4
Misi Menjadi penasihat, penyelaras dan pakar rujuk dalam perancangan dan
penggubalan dasar-dasar pembangunan persekitaran hidup yang berkualiti dan mapan di
seluruh negara.
2.5 Piagam Pelanggan Warga Bahagian Dasar berjanji akan:i. Mengadakan Mesyuarat
Jawatankuasa Perancangan dan Pembangunan (JPP) KPKT sekurang-kurangnya 6 kali
setahun.

ii. Mengeluarkan hasil kajian keberkesanan pelaksanaan dasar dalam tempoh yang
ditetapkan seperti berikut:(a) Kajian berbentuk empirikal dalam tempoh sembilan (9)
bulan (b) Kajian berbentuk konsep dalam tempoh tiga (3) bulan (c) Kajian yang
melibatkan pihak konsultan akan tertakluk kepada tempoh dalam terma kontrak

2.6 Fungsi i. Menerajui perancangan dan penggubalan dasar-dasar baru berhubung

dengan core-business kementerian. Menilai keberkesanan pelaksanaan dasar dan
peraturan selaras dengan hala tuju kementerian. Menambahbaik secara berterusan
dasar dan peraturan sedia ada berasaskan kepada amalan-amalan terbaik melalui
penandaarasan. Memberi khidmat nasihat dan perundingan dalam aspek perancangan dan
penggubalan dasar-dasar berhubung dengan core-business kementerian.

ii.

iii.

iv.

3.

FUNGSI-FUNGSI UTAMA BAHAGIAN DASAR. 3.1 FUNGSI Perancangan dan Penggubalan Dasar
Baru Memastikan dasar-dasar baru adalah selaras dengan misi, visi dan objektif
Kementerian
PROJEK/PROGRAM/ AKTIVITI 1. Urusetia Jawatankuasa Perancangan dan Pembangunan KPKT

PERLAKSANAAN / TINDAKAN Melaksanakan tugas-tugas urusetia.

2. Mengulas kertas-kertas cadangan dan Kertas Jemaah Menteri

Meneliti dan menganalisa setiap kertas cadangan dan menyediakan ulasan untuk
pertimbangan Pengurusan Atasan

3. Mengkaji keperluan mewujudkan Dasar Kebombaan dan Penyelamatan Negara

Mengumpul maklumat dan mengenal pasti isu dan masalah

3.2 FUNGSI Mengkaji Keberkesanan Pelaksanaan Dasar-dasar Kementerian

Mengenalpasti isu-isu dan masalah dalam pelaksanaan dasar-dasar utama

kementerian.

PROJEK/PROGRAM/ AKTIVITI 1) Mengkaji peningkatan penyampaian perkhidmatan program

PBT dari segi pembangunan organisasi (struktur,perjawatan, sistem dan proses kerja)

PERLAKSANAAN / TINDAKAN (i) Mengkaji peningkatan penyampaian perkhidmatan program

PBT berasaskan kepada kajian-kajian dan laporan sedia ada. Menganalisis dan
mencadangkan penambahbaikan. Menyediakan laporan untuk pertimbangan pengurusan
atasan

ii) (iii)

2)

Mengkaji keberkesanan program pembasmian kemiskinan bandar

(i)

ii) (iii)

Menganalisis dan mengenalpasti isu-isu berasaskan kepada pangkalan data dan

maklumat yang sedia ada. Menganalisis dan mencadangkan penambahbaikan Menyediakan
laporan untuk pertimbangan pengurusan atasan.
3.3 FUNGSI Menambahbaik Secara Berterusan Dasar-dasar Sedia Ada Dasar-dasar sedia
ada perlu ditambahbaik secara berterusan berasaskan kepada perkembangan
persekitaran dan amalan-amalan terbaik (Best Practices). PERLAKSANAAN / TINDAKAN

PROJEK/PROGRAM/ AKTIVITI

1) Mengimbas persekitaran untuk (i) Mengadakan sesi percambahan fikiran

mengenalpasti isu-isu melibatkan semua kategori pegawai di berhubung dengan kualiti
KPKT. kehidupan masyarakat. (ii) Merujuk kepada sumber-sumber penyelidikan dan
bahan-bahan literature untuk mengenalpasti perkembangan semasa dan arah aliran
dasar pembangunan negara. (iii) Mensintesiskan penemuan mengeluarkan laporan. dan
3.4

FUNGSI Khidmat Nasihat/Perundingan, Penyelarasan Dan Penerbitan Memberi khidmat

nasihat kepada Jabatan / Bahagian / Unit dalam penggubalan dasar, menyelaras
pelaksanaan KPI dan mendokumentasikan hasil kajian. PERLAKSANAAN / TINDAKAN dan (i)
Menerima permintaan untuk nasihat/ perundingan. (ii) Mengenalpasti bidang kepakaran
yang diperlukan. (iii) Memberi tugasan kepada pegawai yang bersesuaian

PROJEK/PROGRAM/ AKTIVITI 1) Memberi khidmat perundingan. nasihat

2) Mengeluarkan penerbitan berkaitan dasar dan peraturan KPKT

Mendokumentasikan hasil kajian, aktiviti penandaarasan dan kajian keberkesanan

untuk dijadikan penerbitan KPKT.

3)

Menyelaraskan pelaksanaan sistem pengukuran prestasi (KPI) KPKT

Melaksanakan tugas urusetia dan menyelaraskan pelaksanaan KPI di KPKT.

3.5 FUNGSI Aktiviti Pengurusan Bahagian Melaksanakan aktiviti kualiti dan
pendokumentasian tugas/tanggungjawab bahagian

PROJEK/PROGRAM/ AKTIVITI

PERLAKSANAAN / TINDAKAN

1) Menyediakan Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja.

Mengadakan bengkel untuk sesi percambahan fikiran dan penyediaan MPK dan FM.

2) Menyediakan Bahagian

dokumen

ISO

Mengenalpasti proses-proses utama untuk dipersijilkan di bawah MS ISO

9001:2000.Contohnya, Proses keberkesanan pelaksanaan dasar-dasar Jabatan/Bahagian
KPKT dicadang

3) Menyediakan Petunjuk PrestasiUtama (KPI) Bahagian

Mengenalpasti fungsi teras untuk diukur dari segi kecekapan dan keberkesanan
CARTA ORGANISASI KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

B. MENTERI Y. B MENTERI
TIMB.MENTERI
TIMB. MENTERI SETIAUSAHA PARLIMEN TIMB.
MENTERI TIMB. MENTERI

KETUA SETIAUSAHA KETUA SETIAUSAHA

JABATAN BOMBA & PENYELAMAT BHG. INSPEKTORAT UNIT AUDIT DALAMAN BHG. UNDANG
UNDANG BHG. KORPORAT PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL

JABATAN PERANCANGAN BANDAR & DESA JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

JABATAN PERUMAHAN NEGARA JABATAN LANDSKAP NEGARA TRIBUNAL TUNTUTAN

PEMBELI RUMAH JABATAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL NEGARA INS. LATIHAN PERUMAHAN
& KERAJAAN TEMPATAN BAHAGIAN SUMBER MANUSIA

TKSU ( PENGURUSAN)

TKSU ( DASAR & PEMBANGUNAN)

BAHAGIAN KEWANGAN & PEROLEHAN

BAHAGIAN PEMBANGUNAN & PELAKSANAAN PROJEK

BAHAGIAN DASAR

PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL

PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL

BAHAGIAN PPW & PPG

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN DASAR, KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
BAHAGIAN DASAR SUB (D) JUSA C

CAWANGAN KERAJAAN TEMPATAN TSUB (KT) M54

CAWANGAN PERUMAHAN & KEBOMBAAN TSUB (PB) M54

SEKSYEN KERAJAAN TEMPATAN M52

SEKSYEN PERANCANGAN BANDAR & LANDSKAP M52

SEKSYEN KEURUSETIAAN & PENTADBIRAN M48

SEKSYEN PERUMAHAN M52

SEKSYEN BOMBA & SISA PEPEJAL M52

UNIT KEMAJUAN KERAJAAN TEMPATAN (1) M44

UNIT KEMAJUAN KERAJAAN TEMPATAN (2) M44

UNIT LANDSKAP

UNIT KEURUSETIAAN

UNIT PENTADBIRAN

UNIT PERUMAHAN

UNIT BOMBA

UNIT SISA PEPEJAL

M44 M44 M41 N27

M44 M44

- Akta 171 - LA21 - OSC/CCC/COB

- Pinjaman dan Pajak Gadai

- Perbandaran - Landskap

- Urusetia JPP - Mesy. Utama KPKT - Mesy. Dalaman Bahagian Dasar - KPI/ISO 9001 -
Perancangan Strategik Bahagian Dasar

- Fail Meja/MPK - Pentadbiran Am - Pengurusan Kewangan dan Aset - Keselamatan

Pejabat

Dasar Perumahan Persekitaran - Kg. Baru/ Tradisional

- Kebombaan - Penyelamatan - Dasar Kebombaan

- Pengurusan Sisa Pepejal

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN DASAR
Setiausaha Bahagian / JUSA C Dr. Ab Rahman Awang - SUB(D) Amnah Abdul Hamid / N28 -
PA/SUB(D) Cawangan Kerajaan Tempatan dan Perancangan Bandar Mohamed Ali Othman /
M54 TSUB(D)KT Nurul Natasha Zulkifli / N27 PA/TSUB(D)KT Cawangan Perumahan dan
Kebombaan Khoh Joo Bee / M54 TSUB(D)PB Noor Faizah Mat Piah / N17 PA/TSUB(D)PB

Seksyen Kerajaan Tempatan Mohamed Ab. Rahman / M52 KPSUK(D)KT

Seksyen Perancangan Bandar dan Landskap Avtar Singh a/l S. Bhag Singh / M52 -
KPSUK(D)PL

Seksyen Pentadbiran, Penyelarasan dan Keurusetiaan Sharon Kumari Sandanasamy / M48

- KPSU(D)

Seksyen Perumahan YBhg. Datin Zarinah Kurban Hussin / M52 - KPSUK(D)R

Seksyen Bomba dan Sisa Pepejal Paul Wong Kok Kiong /

M52 - KPSUK(D)B

Kemajuan Kerajaan Tempatan 1 Mohammad Akhir Abdul Rahman / M41/M44 PSU(D)KT1

Kemajuan Kerajaan Tempatan 2 Mohamad Syafiq Abdul Latip / M41/M44 PSU(D)KT2

Perancangan Bandar dan Landskap Mohamad Zamani Mohamad Said / M41/M44 PSU(D)PL

Penyelarasan Nur Amalina Abdullah Sawal / M41 PSU(D)P

Keurusetiaan Abdul Aziz Halimi Abdullah/ M41/M44 PSU(D)U

Perumahan Prakash Sukur / M41/M44 PSU(D)R

Bomba dan Sisa Pepejal Shahfizal Sharif / M41/M44 PSU(D)B

Unit Pentadbiran Nor Ain Abdul Aziz / N27 PPT(D)

Kewangan Nor Zainie Nazira Mamat / N17 PT P/O (D) 1

Fail Nizarudin Karnain / N17 PT P/O (D) 2

Pentadbiran Norimishaliza Sahedan / N17 PT P/O (D) 3

Aset/Stor Azman Mohamad Ariffin / N17 PT P/O (D) 4

Abdullah Lahaman / N1 PAP(D)

SENARAI TUGAS
NAMA JAWATAN : PENOLONG PEGAWAI TADBIR (UNIT PENTADBIRAN ) BAHAGIAN DASAR

GELARAN PENDEK TARAF JAWATAN NAMA PEGAWAI TANGGUNGJAWAB KEPADA

: : : :

PPT (D) TETAP GRED N27

KETUA PENOLONG SETIAUSAHA GRED 48

TUGAS-TUGAS 1. Menyelaras tugas-tugas berkaitan pentadbiran, perkhidmatan dan

kewangan Bahagian. 2. Membantu melaksanakan Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja. 3.
Menyelaras dan menyelia urusan Sistem HRMIS Bahagian Dasar. 4. Menyelaras hal-hal
kewangan seperti pengeluaran Pesanan Tempatan, pembayaran bil utiliti, sewaan,
tuntutan perjalanan dan lain-lain lagi. 5. Memantau hal berkenaan keselamatan dan
kebersihan pejabat. 6. Menyelaras hal-hal makan minum mesyuarat yang dianjurkan
oleh Bahagian dan juga mesyuarat Bahagian. 7. Menyelaras hal-hal berkenaan surat-
menyurat. 8. Mewakili Bahagian menyelaras Laman Web 9. Menyelia dan memantau
pengurusan stor dan rekod Bahagian. 10. Menyelaras hal berkaitan inventori dan
harta modal.
11. Menyelaras aduan perkhidmatan awam dan bukan perkhidmatan awam yang berkaitan
Bahagian 12. Menyelaras Laporan Tahunan / Buletin Bahagian Dasar 13. Tugas-tugas
lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.
SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI BAHAGIAN DASAR. JAWATAN :
PPT (D)

TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAIPEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN SERTA JENIS HUBUNGAN

SUB / TSUB (KT) Semua keputusan berhubung dengan penggubalan dasar KPKT / Bahagian
Semua keputusan berhubung dengan penggubalan dasar KPKT / Bahagian. Rancangan
Penggubalan Dasar baru. Rancangan Penilaian Keberkesanan Dasar sedia ada.
Rancangan kajian penambahbaikan. 1. Menyelaras tugas-tugas berkaitan pentadbiran,
perkhidmatan dan kewangan Bahagian. Menyelaras / Menyelias

KPSUK (D) 2. Membantu melaksanakan Fail Meja dan MPK Menyediakan Penjelasan
konsep dan cara pelaksanaan. Urusetia mesyuarat / perbincangan untuk pengumpulan
maklumat / data / dokumen

3. Menyelaras dan menyelia urusan Sistem HRMIS Bahagian

Menyelaras / Menyelia

PT Urusan menaip dokumen dan data.

4. Menyelaras hal-hal kewangan seperti pengeluaran Pesanan Tempatan, pembayaran bil

utiliti, sewaan, tuntutan perjalanan dan lain-lain lagi.

Menyelaras / Menyedia

PAP

5. Memantau hal berkenaan keselamatan dan kebersihan pejabat.

Menyelia / Memantau

Urusan fotostat dan penghantaran , pengumpulan dokomen /data / maklumat.

TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAIPEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN SERTA JENIS HUBUNGAN

Memberi khidmat nasihat / perunding.

6. Menyelaras hal-hal makan minum Menyelia / mesyuarat yang dianjurkan oleh

Bahagian Menyelaras dan juga mesyuarat Bahagian

7. Menyelaras hal-hal berkenaan suratmenyurat

Menyelia / Menyelaras

8. Mewakili Bahagian menyelaras Laman Web dan Teknikal

Mengumpul input

9. Menyelia dan memantau pengurusan stor dan rekod Bahagian

Menyelia / Menyelaras

10. Menyelaras hal berkaitan inventori dan harta modal

Menyelia / Menyelaras

11. Mewakili Kementerian bertugas di Parlimen

Menyedia
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAIPEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN SERTA JENIS HUBUNGAN

12. Menyelaras aduan perkhidmatan awam dan bukan perkhidmatan awam yang berkaitan
Bahagian

Menyelaras / Menyedia

13. Menyelaras Laporan Tahunan / Buletin Bahagian

Menyedia / Menyelaras

14. Tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.

Membantu
SENARAI PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

DASAR

NEGARA
Rukunegara Wawasan 2020 RRJP3 (20012010) DRW RM8 (2001-2005) Anggaran
Perbelanjaan / Belanjawan Tahunan Persekutuan

KPKT
Dasar-Dasar KPKT Misi Objektif Anggaran Tahunan Belanjawan Yang Diubahsuai
(Perjanjian Program) Perancangan Kerja Tahunan (PKT) Sasaran Kerja Tahunan (SKT)

Perundangan

Perlembagaan Persekutuan Akta Acara Kewangan 1957 Akta Tugas-Tugas Menteri 1969
Akta Rahsia Rasmi 1972

Peraturan/ Perintah/ Keadah Panduan

Perintah-Perintah Am Arahan Perkhidmatan Pekeliling Perkhidmatan Surat-Surat

Pekeliling Perkhidmatan Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam
Panduan Penyelanggaraan Tindakan Tatatertib

Perintah Menteri-Menteri Kerajaan Persekutuan 1995 Manual Prosedur Kerja Fail Meja
DASAR

NEGARA Panduan Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi Perkhidmatan Awam Arahan

Perbendaharaan Surat-Surat Pekeliling Akuantan Negara Panduan Perbendaharaan
Tatacara Pengurusan Stor Arahan Pinjaman Perumahan Arahan Pentadbiran Surat-Surat
Pekeliling Am, JPM Siri Panduan Produktiviti Pekeliling-Pekeliling Pentadbiran Awam
Surat-Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Panduan Mengenai Perwujudan
Petunjuk Prestasi Di Agensi-Agensi Kerajaan Garispanduan Permohonan Anugerah Khas
Arahan Keselamatan Ketenteraman Awam

KPKT

Nilai-Nilai Murni

Nilai dan Etika dalam Perkhidmatan Awam Tonggak Dua Belas

Dasar-Dasar KPKT Misi Objektif

DASAR Citra Karya

NEGARA

KPKT Anggaran Tahunan Belanjawan yang

Penerapan Nilai-Nilai Islam

Diubahsuai (Perjanjian Yang Universal dalam Perkhidmatan Awam Program) Perancangan

Kerja Tahunan (PKT) Sasaran Kerja Tahunan (SKT) Piagam Pelanggan Etika Kerja
Positif Gerakan Budaya Kualiti Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) Dasar Pandang Ke
Timur Pelaksanaan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam Kod Tatakelakuan Peraturan-
Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993
PROSES KERJA

BIL.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK

SESI UNDANGUNDANG / PERATURAN

1.

Menyelaras tugas-tugas berkaitan pentadbiran, perkhidmatan dan kewangan Bahagian.

KPSU(D)

Arahan Perbendaharaan, Pekeliling

2.

Membantu melaksanakan Fail Meja dan MPK

SUB(D) / KPSU(D)

Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007, Perintah-Perintah

3.

Menyelaras dan menyelia urusan Sistem HRMIS Bahagian

KPSU(D)

Am Bab A-G, Pekeliling Kemajuan

4.

Menyelaras hal-hal kewangan seperti pengeluaran Pesanan Tempatan, pembayaran bil

utiliti, sewaan, tuntutan perjalanan dan lain-lain lagi.

KPSU(D)

Perkhidmatan Awam, Arahan Keselamatan, Perlembagaan

5.

Memantau hal berkenaan keselamatan dan kebersihan pejabat.

KPSU(D)

Persekutuan, Akta KWSP 1991

6.

Menyelaras hal-hal makan minum mesyuarat yang dianjurkan oleh Bahagian dan juga
mesyuarat Bahagian

KPSU(D)
(Akta 452), Akta Pencen 1980 (Akta 227), Akta Kontrak Kerajaan

7.

Menyelaras hal-hal berkenaan suratmenyurat

KPSU(D)

1949 (Akta 120), Akta Arkib

8.

Mewakili Bahagian menyelaras Laman Web dan Teknikal

KPSU(D)

Negara 2003 (Akta 629), Panduan Pemusnahan

BIL.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK KPSU(D)

SESI UNDANGUNDANG / PERATURAN Rekod Kewangan Kerajaan, Surat Pekeliling Am

9.

Menyelia dan memantau pengurusan stor dan rekod Bahagian

10.

Menyelaras hal berkaitan inventori dan harta modal

KPSU(D)

Bil.1/1970, Surat Pekeliling Am

11.

Mewakili Kementerian bertugas di Parlimen

SUB(D)

Bil.1/1997, Pekeliling Perbendaharaan

12.

Menyelaras aduan perkhidmatan awam dan bukan perkhidmatan awam yang berkaitan
Bahagian

SUB(D) / KPSU(D)

Bil.5 Tahun 2009 (Tatacara Pengurusan Stor

13.

Menyelaras Laporan Tahunan / Buletin Bahagian

KPSU(D)

Kerajaan), Pekeliling Perbendaharaan

14.

Tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.

SUB(D)

Bil. 5 Tahun 2007 (Pengurusan Aset Alih Kerajaan), Pekeliling Perkhidmatan Bil.2
Tahun 2005 dan lain-lain pekeliling yang berkuatkuasa.
SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras tugas-tugas berkaitan pentadbiran, perkhidmatan dan kewangan

Bahagian

TINDAKAN

TANDA ( _/ )

CATATAN

1.

Menerima surat / dokumen / arahan untuk tindakan

2. Merujuk pada fail-fail berkaitan

3. Berbincang bersama KPSU / SUB

4. Menyediakan dokumen / kertas berkaitan

5. Mendapatkan pengesahan / kelulusan Ketua Jabatan

6. Menyalurkan dokumen kepada agensi yang berkaitan 7. Membuat salinan fail

8. Membuat tindakan susulan

CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras tugas-tugas berkaitan pentadbiran, perkhidmatan dan kewangan

Bahagian

Mula

Menerima surat / dokumen / arahan untuk tindakan

Merujuk kepada fail-fail berkaitan

Berbincang bersama KPSU / SUB

Menyediakan dokumen / kertas berkaitan

Mendapatkan pengesahan / kelulusan Ketua Jabatan

Menyalurkan dokumen kepada agensi yang berkaitan

Tamat

Membuat tindakan susulan

SENARAI SEMAK
Kerja: Membantu melaksanakan Fail Meja dan MPK

TINDAKAN

TANDA ( _/ )

CATATAN

1. Berbincang bersama Ketua Jabatan dan semua pegawai untuk menentukan objektif dan
program Jabatan ditubuhkan

2. Mengenalpasti objektif / tanggungjawab Jabatan

3. Menyenaraikan peranan / program Jabatan

4. Mengenalpasti tanggungjawab setiap anggota

5. Mengagihkan tugas mengikut skim jawatan dan kesesuaian

6. Mendokumenkan senarai tugas dan tanggungjawab semua anggota

7. Mendapatkan pengesahan Ketua Jabatan

8. Membuat salinan fail

CARTA ALIRAN

Kerja: Membantu melaksanakan Fail Meja dan MPK

Mula

Berbincang bersama Ketua Jabatan dan semua pegawai untuk menentukan objektif dan
program Jabatan ditubuhkan

Mengenalpasti objektif / tanggungjawab Jabatan

Menyenaraikan peranan / program Jabatan

Mengenalpasti tanggungjawab setiap anggota

Mengagihkan tugas mengikut skim jawatan dan kesesuaian

Mendokumenkan senarai tugas dan tanggungjawab semua anggota

Tamat

Dokumen rasmi Jabatan dan anggota

SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras dan menyelia urusan Sistem HRMIS Bahagian

TINDAKAN

TANDA ( _/ )

CATATAN

1. Menyokong permohonan cuti bagi kakitangan sokongan

2. Menyokong Sasaran Kerja Tahunan kakitangan Sokongan

3. Membuat penilaian bagi Laporan Penilaian Tahunan kakitangan sokongan

4. Berperanan sebagai Pegawai Penilai Pertama di dalam Sistem HRMIS : Modul

Pengurusan Prestasi kakitangan sokongan

5. Menyokong kenaikan pangkat bagi kakitangan sokongan

6. Menyokong kakitangan sokongan bagi pencalonan APC

7. Mendapatkan pengesahan Ketua Jabatan

8. Membuat salinan fail

CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras dan menyelia urusan Sistem HRMIS Bahagian

Mula

Menyokong permohonan cuti bagi kakitangan sokongan

Menyokong Sasaran Kerja Tahunan kakitangan sokongan

Membuat penilaian bagi Laporan Penilaian Tahunan kakitangan sokongan

Berperanan sebagai Pegawai Penilai Pertama di dalam Sistem HRMIS : Modul Pengurusan
Prestasi kakitangan sokongan Menyokong kenaikan pangkat bagi kakitangan sokongan

Menyokong kakitangan sokongan bagi pencalonan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

Tamat

Dokumentasi
SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras hal-hal kewangan seperti pengeluaran Pesanan Tempatan, pembayaran

bil utiliti, sewaan, tuntutan perjalanan dan lain-lain lagi TINDAKAN TANDA ( _/ )
CATATAN

1. Menyemak prosedur kewangan dan akaun berdasarkan pekeliling berkuatkuasa

2. Menyemak Peruntukan Perbelanjaan Mengurus Bahagian

3. Menyemak perancangan perolehan

4. Menyemak dan menyokong pembayaran bil-bil, utiliti, kontrak sewaan, tuntutan

perjalanan dan lain-lain pembayaran 5. Mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan

6. Menyalurkan kepada Bahagian Kewangan dan Perolehan untuk proses pembayaran

7. Membuat salinan fail

CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras hal-hal kewangan seperti pengeluaran Pesanan Tempatan, pembayaran

bil utiliti, sewaan, tuntutan perjalanan dan lain-lain lagi

Mula

Menyemak prosedur kewangan dan akaun berdasarkan pekeliling berkuatkuasa

Menyemak Peruntukan Perbelanjaan Mengurus Bahagian

Menyemak perancangan perolehan

Menyemak dan menyokong pembayaran bilbil, utiliti, kontrak sewaan, tuntutan

perjalanan dan lain-lain pembayaran

Mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan

Menyalurkan kepada Bahagian Kewangan dan Perolehan untuk proses pembayaran

Tamat

Dokumentasi
SENARAI SEMAK

Kerja: Memantau hal berkenaan keselamatan dan kebersihan pejabat TINDAKAN TANDA
( _/ ) CATATAN

1. Memantau kebersihan pejabat setiap hari

2. Memastikan pejabat selamat untuk di duduki pengawal keselamatan hadir bertugas

3. Melaporkan kepada pegawai atasan sekiranya terdapat ancaman keselamatan di
sekitar pejabat

4. Melaporkan kepada penyelenggara bangunan jika kebersihan pejabat tidak memuaskan

5. Melaporkan kepada penyelenggara bangunan sekiranya terdapat kerosakan elektrikal
/ mekanikal

6. Melaporkan kepada Bahagian Khidmat Pengurusan sekiranya tindakan pembaikan tidak

dilakukan oleh penyelenggara bangunan

7. Membuat salinan fail

CARTA ALIRAN

Kerja: Memantau hal berkenaan keselamatan dan kebersihan pejabat

Mula

Memantau kebersihan pejabat setiap hari

Memastikan pejabat selamat untuk di duduki dan pengawal keselamatan hadir bertugas

Melaporkan kepada pegawai atasan sekiranya terdapat ancaman keselamatan di sekitar

pejabat Melaporkan kepada penyelenggara bangunan jika kebersihan pejabat tidak
memuaskan Melaporkan kepada penyelenggara bangunan sekiranya terdapat kerosakan
elektrikal / mekanikal Melaporkan kepada Bahagian Khidmat Pengurusan sekiranya
tindakan pembaikan tidak dilakukan oleh penyelenggara bangunan Tamat Dokumentasi
SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras makan minum mesyuarat yang dianjurkan oleh Bahagian TINDAKAN
TANDA ( _/ ) CATATAN

1. Menerima arahan untuk menyediakan makan dan minum mesyuarat

2. Menyemak baki peruntukan Bahagian

3. Membuat tempahan bilik mesyuarat

4. Mengenal pasti katerer yang berkelayakan dan membuat tempahan 5. Menyediakan

Nota Minta untuk permohonan Pesanan Tempatan 6. Menghantar dokumen permohonan untuk
pengeluaran Pesanan Tempatan ke Bahagian Kewangan dan Perolehan

7. Memastikan katerer menyediakan tempahan pada hari mesyuarat

8. Membuat penilaian perkhidmatan katerer

9. Hantar Invois dan Pesanan Tempatan ke Bahagian Kewangan dan Perolehan untuk
proses bayaran
CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras makan minum mesyuarat yang dianjurkan oleh Bahagian Mula Menerima
arahan untuk menyediakan makan dan minum mesyuarat

Menyemak baki peruntukan Bahagian

Membuat tempahan bilik mesyuarat

Mengenal pasti katerer yang berkelayakan dan membuat tempahan

Menyediakan Nota Minta dan hantar dokumen ke Bahagian Kewangan dan Perolehan untuk
pengeluaran Pesanan Tempatan Memastikan katerer menyediakan tempahan pada hari
mesyuarat dan membuat penilaian ke atas perkhidmatan yang diberikan Tamat
Menghantar dokumen bayaran ke Bahagian Kewangan dan Perolehan untuk proses bayaran
SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras hal-hal berkenaan surat-menyurat TINDAKAN TANDA ( _/ ) CATATAN

1. Menyediakan surat-surat berkaitan pentadbiran, kewangan, perkhidmatan dan

sebagainya

2. Mendapatkan pengesahan Ketua Jabatan

3. Mengenal pasti peringkat keselamatan surat-menyurat

4. Mengedarkan surat kepada Pembantu Am Pejabat 5. Membuat salinan ke dalam fail

6. Merekod ke dalam buku penerimaan dan penghantaran surat

CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras hal-hal berkenaan surat-menyurat Mula Menyediakan surat-surat

berkaitan pentadbiran, kewangan, perkhidmatan dan sebagainya

Mendapatkan pengesahan Ketua Jabatan

Mengenal pasti peringkat keselamatan surat-menyurat

Mengedarkan surat kepada Pembantu Am Pejabat

Membuat salinan ke dalam fail

Merekod ke dalam buku penerimaan dan penghantaran surat

Tamat
SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras Laman Web dan Teknikal Bahagian TINDAKAN TANDA ( _/ ) CATATAN

1. Menerima input dari pihak pengurusan untuk mengemaskini laman web Bahagian

2. Menyampaikan maklumat kepada Bahagian Korporat dan Bahagian Teknologi Maklumat

3. Memberi maklumbalas penambahbaikan kepada pihak pengurusan 4. Mengemaskini

maklumat di dalam laman web Bahagian dari masa ke semasa 5. Menyediakan maklumbalas
mesyuarat

6. Mendapatkan pengesahan Ketua Jabatan

7. Menyalurkan maklumbalas kepada urusetia dan membuat salinan ke dalam fail

CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras Laman Web dan Teknikal Bahagian Mula Menerima input dari pihak
pengurusan untuk mengemaskini laman web Bahagian

Menyampaikan maklumat kepada Bahagian Korporat dan Bahagian Teknologi Maklumat

Memberi maklumbalas penambahbaikan kepada pihak pengurusan

Mengemaskini maklumat di dalam laman web Bahagian dari masa ke semasa

Menyediakan maklumbalas mesyuarat

Mendapatkan pengesahan Ketua Jabatan

Tamat

Menyalurkan maklumbalas kepada urusetia dan membuat salinan ke dalam fail

SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelia dan memantau pengurusan stor dan rekod Bahagian TINDAKAN TANDA ( _/
) CATATAN

1. Merancang penggunaan bekalan / alatulis pejabat tahunan

2. Membuat permohonan perolehan bekalan / alatulis pejabat melalui Bahagian Khidmat

Pengurusan

3. Mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan

4. Membuat pengambilan bekalan dari Pusat Stor Utama mengikut jadual yang
ditetapkan 5. Membuat pengambilan bekalan mengikut perancangan 6. Menyemak
kedudukan bekalan / alatulis Bahagian

7. Memastikan bekalan mencukupi sepanjang tahun

CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelia dan memantau pengurusan stor dan rekod Mula Merancang penggunaan
bekalan / alatulis pejabat tahunan

Membuat permohonan perolehan bekalan / alatulis pejabat melalui Bahagian Khidmat

Pengurusan Mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan

Membuat pengambilan bekalan dari Stor Utama mengikut jadual yang ditetapkan

Membuat pengambilan bekalan mengikut perancangan

Menyemak kedudukan bekalan / alatulis Bahagian

Tamat

Memastikan bekalan mencukupi sepanjang tahun

SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras hal berkaitan inventori dan harta modal TINDAKAN TANDA ( _/ )
CATATAN

1. Merancang keperluan inventori dan aset alih Bahagian

2. Mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan

3. Membuat permohonan perolehan inventori dan aset alih melalui Bahagian Kewangan
dan Perolehan

4. Mendaftar perolehan inventori dan aset alih ke dalam Sistem Pengurusan Aset 5.
Mendaftar perolehan berdasarkan rekod Pesanan Tempatan / sumber-sumber lain 6.
Mendapatkan pengesahan Ketua Jabatan

7. Memastikan inventori dan aset alih selamat digunakan / membuat cadangan

pelupusan apabila tidak ekonomik untuk digunakan
CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras hal berkaitan inventori dan harta modal Mula Merancang keperluan
inventori dan aset alih Bahagian

Mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan

Membuat permohonan perolehan inventori dan aset alih melalui Bahagian Kewangan dan
Perolehan Mendaftar perolehan inventori dan aset alih ke dalam Sistem Pengurusan
Aset

Mendaftar perolehan berdasarkan rekod Pesanan Tempatan / sumber-sumber lain

Mendapatkan pengesahan Ketua Jabatan

Tamat

Dokumentasi
SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras aduan perkhidmatan awam dan bukan perkhidmatan awam yang
berkaitan Bahagian TINDAKAN TANDA ( _/ ) CATATAN

1. Menerima aduan secara bertulis / melalui Sistem Aduan Bersepadu Kementerian

2. Mengenal pasti jenis aduan / pertanyaan

3. Merujuk kepada pegawai yang menguruskan aduan Bahagian

4. Mengenal pasti pegawai yang bertanggungjawab untuk menyelesaikan aduan

5. Menyemak status aduan sama ada selesai / dalam tindakan / tidak berkaitan 6.
Jika tidak berkaitan, salurkan aduan ke Bahagian Korporat untuk penyelarasan 7.
Menghantar laporan aduan / pertanyaan setiap hujung bulan ke Bahagian Korporat 8.
Membuat salinan ke dalam fail
CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras aduan perkhidmatan awam dan bukan perkhidmatan awam yang
berkaitan Bahagian Mula Menerima aduan secara bertulis / melalui Sistem Aduan
Bersepadu Kementerian

Mengenal pasti jenis aduan / pertanyaan

Merujuk kepada pegawai yang menguruskan aduan Bahagian

Mengenal pasti pegawai yang bertanggungjawab untuk menyelesaikan aduan Menyemak

status aduan sama ada selesai / dalam tindakan / tidak berkaitan

Jika tidak berkaitan, salurkan aduan ke Bahagian Korporat untuk penyelarasan

Tamat

Menghantar laporan aduan / pertanyaan setiap hujung bulan ke Bahagian Korporat

SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras Laporan Tahunan / Buletin Bahagian

TINDAKAN

TANDA ( _/ )

CATATAN

1. Mendapatkan input dari semua pegawai di Bahagian

2. Mengenal pasti maklumat yang berkaitan aktiviti / program Bahagian yang telah
dijalankan 3. Merujuk kepada pegawai yang atasan untuk penyelarasan input

4. Menyalurkan input ke Bahagian Korporat untuk penyelarasan

5. Merujuk pegawai atasan sekiranya terdapat pindaan

6. Membuat salinan ke dalam fail Jabatan

CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras Laporan Tahunan / Buletin Bahagian

Mula

Mendapatkan input dari semua pegawai di Bahagian

Mengenal pasti maklumat yang berkaitan aktiviti / program Bahagian yang telah
dijalankan

Merujuk kepada pegawai yang atasan untuk penyelarasan input

Menyalurkan input ke Bahagian Korporat untuk penyelarasan

Merujuk pegawai atasan sekiranya terdapat pindaan

Tamat

Dokumentasi
SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

1.

Akta Pemajuan Perumahan (Kawalan dan Pelesenan ) 1966 [Akta 118] (i) (ii) (iii)
(iv) Peraturan-peraturan Pemajuan Perumahan (Kawalan dan Pelesenan) 1989 Peraturan
peraturan Pemajuan Perumahan (Akaun Pemajuan Perumahan) 1991 Peraturan-peraturan
Pemajuan Perumahan (Pengkompaunan Kesalahan) 2002 Peraturan-peraturan Pemajuan
Perumahan (Tribunal Tuntutan Pembelian Rumah) 2002

2.

Akta Bangunan dan Harta Bersama (Penyenggaraan dan Pengurusan) 2007 [Akta 663]

3.

Akta Kerajaan Tempatan 1976 [Akta 171] (i) (ii) (iii) (iv) (v) Undang-undang Kecil
Tred Perniagaan dan Perindukstrian Undang-undang Kecil Krematorium Undang-undang
Kecil Pasar Undang-undang Kecil Penjaja Undang-undang Kecil Kedai Gunting Rambut
(vi)

Undang-undang Kecil Iklan

(vii) Undang-undang Kecil Kolam Renang (viii) Undang-undang Kecil Taman (ix) (x)
(ix) Undang-undang Kecil Pelesenan dan Tempat Letak Kereta Undang-undang Kecil
Mengkompaun Kesalahan Undang-undang Kecil Pelesenan Anjing

(xii) Undang-undang Kecil Pengendalian Makanan (xiii) Undang-undang Kecil Kecil

Rumah Urut (xiv) Undang-undang Kecil Pemungutan, Pembuangan dan Pelupusan Sampah
Sarap (xv) Undang-undang Kecil Tandas Awam (xvi) Undang-undang Kecil Kerja Tanah
(xvii) Undang-undang Kecil Vandalisme (xviii) Undang-undang Kecil Iklan Pilihanraya
(xix) Undang-undang Kecil Establishment Makanan

4.

Akta Jalan, Parit dan Bangunan 1974 [Akta 133] (i) (ii) Undang-undang Kecil
Bangunan Seragam 1984 Undang-undang Kecil Kerja Tanah 1985

5. 6.

Akta Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam 2007 [Akta 672] Akta Perbadanan
Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam 2007 [Akta 673]
7.

Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 [Akta 172] (i) (ii) (iii) Kaedah-kaedah
Rancangan Pemajuan (Rancangan Struktur dan Rancangan Tempatan) 1984 Kaedah-kaedah
Pengawalan Perancangan (Am) Kaedah-kaedah Lembaga Rayuan

8.

Akta Perancangan Bandar 1995 [Akta 538]

9.

Akta Perkhidmatan Bomba 1988 [Akta 341] (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) Peraturan-
peraturan Perkhidmatan Bomba (Pengkompaunan Kesalahan ) 2000 Peraturan-peraturan
Perkhidmatan Bomba (Fi Pusat Latihan Bomba) 1996 Peraturan-peraturan Perkhidmatan
Bomba (Kumpulan Wang Kebajikan Jabatan Perkhidmatan Bomba) 1997 Perintah
Perkhidmatan Bomba (Premis Ditetapkan) 1998 Peraturan-peraturan Perkhidmatan Bomba
(Perakuan Bomba) 2001 Peraturan-peraturan Perkhidmatan Bomba (Tatasusila Pegawai
Bomba) 2003

10.

Akta Pemberi Pinjam Wang 1951 [Akta 400] (i) Peraturan-peraturan Pemberi Pinjam
Wang (Kawalan dan Pelesenan) 2003
(ii)

Peraturan-peraturan Pemberi Pinjam Wang (Pengkompaunan Kesalahan) 2003

11.

Akta Pemengang Pajak Gadai 1972 [Akta 81] (i) Peraturan-peraturan Pemegang Pajak
Gadai (Kawalan dan Pelesenan) 2004
SENARAI KEAHLIAN JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1. Ahli Kumpulan Inovasi Kerja 2. Pegawai Pemeriksa Aset Kementerian 3. Ahli

Jawatankuasa Pengurusan Laman Web Bahagian 4. Ahli Jawatankuasa Teknikal Laman Web
Bahagian 5. Ahli Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan 6. Ahli
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan
SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

TIADA
NORMA KERJA

Bil.

Jenis Kerja

Norma Masa (Minit)

Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu 4 unit

1.

2.

Menyediakan Laporan Senarai Perjawatan, Pengisian dan Kekosongan Setiap Bulan di

Bahagian Dasar. Menyediakan Laporan Piagam Pelanggan mengikut suku tahun

120 minit

120 minit

4 unit
SENARAI TUGAS HARIAN
NAMA JAWATAN TARIKH BIL. : : : BUTIR-BUTIR TUGAS CATATAN

Catatan : Sila letakkan senarai ini di atas meja anda