1.

0 PENDAHULUAN Sebagai seorang penjawat awam dalam perkhidmatan awam, kita selalu sahaja berhadapan atau berurusan dengan pelbagai jenis dokumen kerajaan. Antara dokumen kerajaan yang biasa kita hadapi ialah dokumen rasmi, dokumen terperingkat, maklumat rasmi dan persendirian. Bagi memudahkan penjawat awam memahami tentang dokumen-dokumen ini, kerajaan telah bertungkus lumus untuk menyediakan penjelasan tentang tatacara dan peraturan tentang pengurusan dokumen-dokumen ini. Antara sumber rujukan yang disediakan oleh kerajaan ialah Panduan Keselamatan Pejabat, Akta Rahsia Rasmi 1972, pindaan 1987 dan Surat pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987, dan Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi. Kesunggguhan dan keseriusan kerajaan untuk menyediakan dan menyebarkan peraturan tentang dokumen-dokumen ini adalah disebabkan oleh kesedaran kerajaan tentang betapa pentingnya melindungi dan memelihara kerahsiaan dokumen yang mungkin menjadi aset penting kerajaan yang mana kelalaian dalam mengurus dokumen-dokumen penting mungkin boleh menyebabkan risiko dalam pelbagai bentuk sama ada kerugian dari segi kewangan atau reputasi apatah lagi jikalau dokumen tersebut berkaitan dengan keselamatan negara. Jika dokumen-dokumen penting jatuh ke tangan pihak yang tidak bertanggungjawab dengan maksud ingin menjatuhkan imej atau keselamatan negara, maka boleh dikatakan bahawa keadaan ini amat mengancam keharmonian dan keamanan negara yang kita kecapi sehingga hari ini. Dokumen rasmi kerajaan adalah semua jenis maklumat berkenaan dengan perkara-perkara yang rasmi. Maklumat dokumen rasmi terbahagi kepada 4 jenis iaitu yang pertama perkara-perkara bertulis, bertaip, bertulis trengkas, disalin, berstensil dan bercetak dan juga draf dan buangan. Jenis maklumat dokumen rasmi yang kedua adalah jenis fotograf, foto salinan, negatif foto dan filem, jalur suara dan rakaman serta pelan cetak. Jenis maklumat yang ketiga pula adalah pelan-pelan lakar, lukisan, gambarajah, peta dan aneka jenis carta. Manakala jenis maklumat yang keempat adalah huruf cetak atur atau cetak miring, bloklitografer, acuanstensil, prosesplat atau lain-lain alat yang digunakan untuk membuat dokumen-dokumen rasmi.

Dokumen rasmi dapat dibahagikan kepada dua jenis iaitu: a. Dokumen Terperingkat Dokumen terperingkat merupakan dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk menjaga keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan. b. Dokumen Tidak Terperingkat Dokumen tidak berperingkat ialah dokumen yang mengandungi maklumat rasmi tetapi tidak bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan. Walaupun sedemikian, sebagai hak kerajaan dokumen-dokumen kategori ini perlu diberikan perlindungan keselamatan secukupnya.

2.0 DOKUMEN TERPERINGKAT Dokumen Terperingkat yang mempunyai edaran yang luas harus disimpan dalam jangkamasa yang tidak ditetapkan. Bagi menjamin keselamatan dan kerahsiaan, dokumen tersebut haruslah diakaunkan oleh pemegangnya pada tempoh-tempoh masa tertentu serta diberi nombor-nombor siri mengikut bilangan salinan dan tidak boleh dimusnahkan atau dilupuskan tanpa kebenaran pemula. Pembahagian salinan dokumen tersebut hendaklah di selenggara oleh pemula setahun sekali untuk menentukan dokumen-dokumen tersebut masih di dalam simpanan pemegangpemegang asal atau penggantinya dan haruslah disimpan mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan bagi setiap peringkat keselamatan. Menurut Abdul Aziz Hussin (1997) , Dokumen rasmi terperingkat dapat dibahagikan kepada empat iaitu Rahsia Besar, Rahsia, Sulit dan Terhad. Keempat- empat kategori ini amat berkaitan dengan Peringkat Keselamatan iaitu suatu prosedur yang digunakan dalam pengurusan dokumen rasmi kerajaan. 2.1 Rahsia Besar Dokumen Rahsia Besar ialah dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika didedah tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara. Dokumen Rahsia Besar seperti kertas-kertas Jemaah Menteri yang
3

sangat penting mengenai dasar utama kerajaan berkaitan dengan perkara politik atau ekonomi dan maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan penempatan barisan peperangan Angkatan Tentera jika berlaku peperangan,

merupakan antara perkara yang harus di dikategorikan dan diperingkatkan sebagai Rahsia Besar. Contoh yang lain adalah seperti dokumen surat-menyurat negara asing serta dokumen pengurusan pertahanan dan perdagangan negara dengan negara yang lain. Bagi proses perfailan dokumen Rahsia Besar, warna fail bagi Rahsia Besar adalah berwarna kuning dan berpalang merah dikulit depan dan belakang. Penyimpanan dokumen Rahsia Besar adalah di dalam bilik kebal, peti besi yang dipasang dengan kunci kombinasi. Bagi dokumen yang masih dalam tindakan seseorang pegawai atau penjawat awam, dokumen tersebut boleh disimpan sementara waktu dalam kabinet fail keluli atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci. Bagi kawasan bangunan yang tidak dilengkapi dengan kawalan keselamatan rapi, peti besi ataupun bilik kebal merupakan tempat yang paling sesuai untuk menyimpan dokumen tersebut. 2.2 Rahsia Dokumen Rahsia merupakan dokumen rasmi, maklumat dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara serta menyebabkan kerugian besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing. Arahan-arahan penting untuk perwakilan-perwakilan Malaysia yang membuat perundingan dengan negara asing dan maklumat-maklumat penting mengenai pemasangan-pemasangan tentera merupakan perkara yang harus diperingkatkan sebagai Dokumen Terperingkat Rahsia. Warna fail bagi Rahsia adalah berwarna merah jambu berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang. Cara penyimpanan dokumen adalah di dalam bilik kebal, peti besi dipasang dengan kunci kombinasi, kabinet keluli dipasang palang besi bagi bangunan yang tidak mempunyai kawalan keselamatan rapi.

2.3 Sulit Dokumen Sulit merupakan maklumat dan bahan rasmi yang sekiranya didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi akan memudaratkan kepentingan martabat negara, kegiatan kerajaan atau orang

perseorangan yang mana akan menyebabkan sesuatu keadaan yang memalukan atau menyusahkan sesebuah pentadbiran. Contoh dokumen Sulit ialah seperti laporanlaporan perisikan biasa, dokumen-dokumen dan panduan-panduan teknik untuk kegunaan latihan tentera atau polis. Warna fail bagi Sulit adalah warna hijau. Cara penyimpanan dokumen adalah di dalam kabinet atau almari keluli berkunci dan simpanan sementara dalam lain-lain peti berkunci dengan kebenaran Pegawai Keselamatan jabatan.

2.4 Terhad Dokumen Terhad ialah maklumat atau bahan rasmi selain daripada yang

diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi perlu diberi tahap perlindungan seperti buku-buku jabatan bagi maksud arahan, perintah-perintah dan arahan-arahan biasa jabatan. Fail Terhad adalah berwarna putih. Dokumen-dokumen terperingkat terhad haruslah disimpan dalam kabinet keluli atau almari keluli dan untuk simpanan sementara dalam lain-lain peti yang berkunci seperti yang dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan.

3.0 PERATURAN PENERIMAAN DOKUMEN RASMI TERPERINGKAT SULIT/ TERHAD Bagi seseorang penjawat awam yang bertanggungjawab dalam memantau

penghantaran dan penerimaan dokumen terperingkat sulit atau terhad, proses-proses penerimaan dan penghantaran dokumen seperti menerima, memproses, menyimpan dan menghantar haruslah diwujudkan dan dilakukan secara sistematik. Ini kerana, kegagalan untuk mengikuti prosedur atau proses yang terlibat mungkin akan mengakibatkan kebocoran atau kehilangan maklumat penting. Oleh itu, bagi mengelakkan perkara-perkara ini terjadi, pengurusan dokumen itu haruslah
5

dilaksanakan di satu tempat terasing yang dinamakan Pendaftaran Rahsia. Penyeliaan bagi bahagian ini haruslah dipertanggungjawabkan kepada seorang penjawat awam dalam jawatan tetap yang digelar Pendaftar Rahsia. Pejabat -pejabat kecil mungkin tidak boleh atau mampu untuk menubuhkan Pendaftaran Rahsia yang berasingan namun yang penting sekali untuk diikuti dan diingati ialah prinsip bahawa dokumen-dokumen terperingkat sulit atau terhad diterima, diproses, disimpan dan dihantar berasingan daripada Dokumen Tidak Terperingkat. Perkara ini boleh diuruskan oleh penjawat awam yang dibenarkan sahaja dan dalam keadaan-keadaan tertentu selain daripada menubuhkan Pendaftaran Rahsia. Satu atau lebih Pendaftaran Kecil Rahsia boleh diwujudkan dengan berdasarkan sistem yang ditetapkan oleh Pegawai Keselamatan Kerajaan. Lembaga Penyelidikan Undang-undang (2010), telah menyatakan dengan jelas berkenaan dengan tugas dan tanggungjawab seorang Pendaftar Rahsia. Antara tugas dan tanggungjawab yang telah digariskan ialah: a. Menyimpan satu rekod yang diperingkatkan tidak rendah daripada sulit mengandungi semua fail terperingkat mengikut peringkatnya di Pendaftaran Rahsia. b. Menerima dan memproses dokumen-dokumen terperingkat serta mengedarnya kepada semua pegawai yang berkenaan mengikut arahan-arahan jabatan. Sampul-sampul surat yang bertulis persendirian mestilah dihantar dengan tidak dibuka kepada pegawai yang dialamatkan itu. Surat yang dialamatkan dengan nama sesuatu jawatan kerajaan hanya boleh dibuka oleh penjawat jawatan itu atau penggantinya atau ketua jabatannya. c. Menghantar semua dokumen terperingkat dengan selamat dan menentukan supaya akuan terima bagi dokumen-dokumen yang dihantar itu diterima. d. Menyelenggarakan satu sistem pergerakan fail-fail terperingkat dan semua pergerakan fail terperingkat hendaklah direkodkan. Pendaftar Rahsia mestilah mengetahui tempat kedudukan tiap-tiap fail terperingkat dan untuk ini audit fail berkala hendaklah dibuat untuk menentukan fail-fail terperingkat masih ada dalam simpanan penerima.

e. Bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan mengenai keselamatan Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan semua perkara terperingkat. Narni Che Yusof (2005) juga telah menggariskan tentang prosedur penerimaan dokumen terperingkat sulit atau terhad iaitu: a. menerima dan mengemukakan semua dokumen kepada ketua jabatan. b. Meneliti kandungan dokumen dan mencatatkan tindakan. c. Memfailkan dokumen. d. Mencatatkan butir-butir dokumen di kertas minit fail. e. Menghantar fail kepada pegawai yang bertanggungjawab dengan mengikut peraturan yang ditetapkan f. Melaksanakan tindakan yang sewajarnya seperti yang diarahkan. Walaubagaimanapun, setiap jabatan kerajaan mempunyai prosedur yang berbeza antara satu sama lain dalam penerimaan Dokumen Rasmi Terperingkat Sulit atau Terhad. Hal ini mungkin disebabkan oleh struktur dan juga organisasi sesebuah jabatan kerajaan. Namun, Bahagian Khidmat Pengurusan Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan (2012) telah menggariskan beberapa peraturan penerimaan dokumen terperingkat yang umumnya diikuti oleh setiap organisasi adalah seperti berikut: i. Semua maklumat daripada dokumen terperingkat hanya boleh dihantar melalui faksmili dan e-mail dengan memastikan pegawai yang menerima dokumen tersebut berada di sisi mesin tersebut. Sekiranya dokumen terperingkat dihantar melalui faksimili, Pegawai atau kerani bilik mesin faksimili sahaja dibenarkan untuk menerima dokumen terperingkat tersebut. Sekiranya bukan melalui mesin faksimili, hanya pegawai atau kerani yang dilantik sahaja dibenarkan untuk menerima dokumen terperingkat tersebut. ii. Jika dokumen tersebut dihantar melalui serahan tangan, penerima perlu menandatangani slip penerimaan dan kemudiannya diserahkan kepada pejabat atau bahagian yang mengeluarkan dokumen tersebut untuk direkod. Penerima perlu menanda sampul surat yang mengandungi dokumen terperingkat dengan peringkat keselamatan dan nombor rujukan dokumen berkenaan serta nama

dan alamat penerimanya. Pemeringkatan dilaksanakan untuk memastikan semua perkara terperingkat diberi perlindungan keselamatan yang sepatutnya. iii. Penerima perlu menerima dan menyemak dokumen yang diterima serta merta dan dicop akuan terima. Penyemakan ini perlu dilakukan segera sebagai bukti penerimaan dan untuk tujuan dokumentasi. iv. Pegawai terbabit juga harus mendaftarkan penerimaan dokumen tersebut di dalam buku daftar penerimaan dokumen terperingkat dan menghubungi penghantar sekiranya maklumat tersebut tidak lengkap, tidak jelas dan sebagainya. Ini bertujuan bagi memastikan segala dokumen direkodkan dan mengelakkan kesilapan di samping berfungsi sebagai rujukan lengkap. v. Menghubungi penerima dokumen tersebut bagi tujuan serahan bagi

memastikan dokumen tersebut tidak diterima oleh bukan penerima yang di lantik. Hal ini untuk menjaga keselamatan dokumen terperingkat. vi. Serahan dibuat kepada penerima dan diminta menandatangani di dalam buku daftar sebagai bukti serahan. Hal ini bagi memastikan serahan direkodkan oleh kedua-dua pihak (penerima dan penghantar) untuk mengelakkan dokumen serahan hilang dan pihak penghantar dapat membuktikan bahawa dokumen telah diserahkan serta tidak dipersalahkan oleh pihak penerima. vii. Nombor rujukan dan tajuk fail terperingkat juga hendaklah ditandakan pada fail. Peringkat keselamatan fail terperingkat ini hendaklah ditanda di sebelah luar kulit hadapan dan belakang. Nombor rujukan fail hendaklah ditulis disebelah luar kulit hadapan. Tajuk fail terperingkat hendaklah dicatatkan di sebelah dalam kulit hadapan. Hanya tajuk fail Terhad sahaja boleh dicatatkan di sebelah luar kulit hadapan. Proses ini bertujuan untuk memudahkan proses pengecaman dan pencarian fail yang diperlukan. viii. Dokumen sulit hendaklah diletakkan di dalam fail yang berwarna hijau pada kulit fail dan sementara bagi dokumen terhad pula diletakkan di dalam fail yang berwarna putih pada kulit fail. Ini bertujuan untuk membezakan dan menjaga keselamatan serta kerahsiaan dokumen dalam fail tersebut. ix. Dokumen-dokumen terperingkat sulit atau terhad hendaklah disimpan di dalam kabinet keluli atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci.
8

Bagi dokumen yang bersifat simpanan sementara, bolehlah disimpan dalam lain-lain peti yang berkunci seperti yang dibenarkan oleh pegawai Keselamatan Jabatan. Dengan ini tidak ada pihak yang tidak berkenaan, boleh sewenangwenangnya mengakses dokumen tersebut atas kepentingan peribadi, politik ataupun lain-lain.

4.0 KESIMPULAN Kesimpulannya, seorang penjawat awam yang telah dilantik perlulah mematuhi peraturan-peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan terutamanya dalam

pengurusan dokumen rasmi kerajaan. Dalam hal ini, penjawat awam adalah tertakluk kepada beberapa akta dan peraturan seperti Akta Rahsia Rasmi 1972, Arahan Perkhidmatan (Bab 4; Pengurusan fail-fail di pejabat), Arahan keselamatan dan juga Surat Pekeliling Am (Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan Bil. 1tahun 1997). Sehubungan itu, Keselamatan fizikal dan keselamatan dokumen perlu dilaksanakan secara holistik dalam melindungi dokumen terperingkat. Keselamatan fizikal meliputi keselamatan bangunan, kunci keselamatan, kawalan mesin penyalin dan mesin faksimili, manakala keselamatan dokumen meliputi penerimaan, pemprosesan, penyimpanan dan penghantaran dokumen terperingkat. Apabila keselamatan ke atas dokumen terperingkat dilaksanakan secara terperinci, rahsia kerajaan akan

terpelihara.Oleh yang demikian, sememangnya menjadi tanggungjawab semua dalam menjaga keselamatan dokumen terperingkat ini secara langsung atau tidak langsung. Justeru itu, adalah mustahak bagi seorang penjawat awam menyedari dan mengambil berat akan semua peraturan yang telah ditetapkan ke atas mereka sepanjang bergelar sebagai kakitangan kerajaan demi mengekalkan keamanan dan kedaulatan negara oleh daripada musuh kegiatan-kegiatan negara. Segala subversif, sabotaj mahupun yang

diperlekehkan

dokumen

rasmi

kerajaan

dipertanggungjawabkan perlulah diurus dengan baik mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan sebagai satu lambang cinta kepada negara.

BIBLIOGRAFI Abdul Aziz Hussin, 1997, Undang-undang Berkaitan Rahsia Rasmi, Kuala Lumpur, Dewan Bahasa dan Pustaka. Arkib Negara Malaysia, 2012, Panduan Pengendalian Fail Rasmi, Jalan Duta, Kuala Lumpur. Bahagian Khidmat Pengurusan Kementerian Perumahan Dan Kerajaan

Tempatan, 2012, Garis Panduan Pengurusan Fail, Jabatan Arkib Negara Malaysia. Dasar Pengurusan Dokumen Terperingkat. Diperolehi pada 29 Ogos 2012 dalam talian:http://www.pnm.my/upload_documents/DasarPengurusanDokumenTerperingka t.pdf Lembaga Penyelidikan Undang-undang, 2010, Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88), Petaling Jaya, International Law Book Services. Nami Che Yusoff (2005), Proedur Pengurusan Rekod Kualiti. Tidak diterbitkan. Perintah perintah Am/ Peraturan-peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam, Arahan Perbendaharaan / Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor/ Arahan Perkhidmatan Akta Acara Kewangan Edisi, 2006. MDC Publisher Sdn Bhd : Kuala Lumpur

10