Keselamatan Dokumen bermaksud kawalan ke atas dokumen rahsia rasmi dan dokumen rasmi daripada pendedahan tanpa kebenaran.

Dalam pepasangan komputer, dokumen termasuk pita magnet dan lainlain bentuk di mana maklumat boleh diproses, disimpan dan dihantar.

CERAMAH KESELAMATAN PTK

PKKSL

menentukan orang yang tidak mendapat kebenaran daripada mempunyai ekses kepada dokumen rasmi atau rahsia rasmi kerajaan; mencegah dan menghalang orang yang mempunyai ekses daripada mengkomprominya; dan membantu siasatan dalam kegiatan espionaj, kebocoran dan pelanggaran keselamatan.

CERAMAH KESELAMATAN PTK

Pengintip; Pembangkang; Kakitangan yang tidak beramanah; Orang awam yang mempunyai kepentingan.

CERAMAH KESELAMATAN PTK

Dokumen Rasmi
Apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan perkara-perkara rasmi termasuklah: yang bertulis, taip, trengkas atau bercetak; fotograf, fotostat, pelan cetak, negatif foto pelan, lukisan, gambar rajah, peta dan aneka jenis carta; dan huruf atur acuan, stensil dan lain-lain untuk membuat dokumen.
CERAMAH KESELAMATAN PTK

RAHSIA RASMI
Apa-apa suratan yang dinyatakan dalam Jadual dan apa-apa maklumat dan bahan berhubungan dengannya dan termasuklah apa-apa suratan rasmi, maklumat dan bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad, mengikut mana yang berkenaan, oleh seorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri atau mana-mana pegawai awam yang dilantik di bawah seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972.

CERAMAH KESELAMATAN PTK

PERKARA DALAM JADUAL

1. Suratan, rekod keputusan dan pertimbangan Jemaah Menteri termasuklah juga suratan, rekod keputusan dan pertimbangan jawatan-jawatankuasa Jemaah Menteri;

CERAMAH KESELAMATAN PTK

PERKARA DALAM JADUAL

2. Suratan, rekod keputusan dan pertimbangan Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri termasuklah juga suratan, rekod keputusan dan pertimbangan jawatankuasajawatankuasa Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri . 3. Suratan berkenaan dengan keselamatan negara; pertahanan; dan perhubungan antarabangsa;

CERAMAH KESELAMATAN PTK

Peringkat/Pengelasan dokumen dan maklumat Rahsia Rasmi Kerajaan:

CERAMAH KESELAMATAN PTK

Tafsiran Dokumen Terperingkat RAHSIA BESAR

Jika Terdedah akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia Contoh: Kertas Jemaah Menteri Perancangan Gerakan & Penempatan barisan Tentera Surat Menyurat dengan negara asing berhubung Perdagangan & Pertahanan yang penting.
CERAMAH KESELAMATAN PTK

RAHSIA
Membahayakan Keselamatan Negara dan menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada kuasa asing. Contoh: a) Arahan penting untuk perwakilan Malaysia dengan negara asing b) Maklumat penting pemasangan angkatan tentera. c) Maklumat penting aktiviti Subversif
CERAMAH KESELAMATAN PTK

10

SULIT
Didedahkan tidak membahayakan keselamatan tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat atau kegiatan kerajaan atau perseorangan atau memalukan atau menyusahkan kepada pentadbiran atau memberi keuntungan besar kepada negara asing.

Contoh: a) Laporan Perisikan biasa b) Maklumat yang memberi faedah kewangan jika terdedah sebelum masa.
CERAMAH KESELAMATAN PTK

11

TERHAD
Maklumat-maklumat/dokumen-dokumen rasmi/bahan-bahan yang lain daripada yang diperingkatkan dengan peringkat yang lebih tinggi tarafnya tetapi berkehendakkan juga diberi satu tahap perlindungan keselamatan. Contoh: a) Buku-buku jabatan bagi maksud arahan Bukub) Perintah dan Arahan biasa Jabatan.
CERAMAH KESELAMATAN PTK

12

CERAMAH KESELAMATAN PTK

13

PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN KERAJAAN

Wujudkan Pendaftaran Rahsia/Sulit. Berikan Peringkat Keselamatan. Berikan Tanda Keselamatan. Penyimpanan Perkara Terperingkat. Penghantaran Dokumen Terperingkat. Membawa keluar Dokumen Terperingkat. Pelepasan Perkara Terperingkat. Pemusnahan Dokumen Terperingkat. Kehilangan Dokumen Terperingkat.
CERAMAH KESELAMATAN PTK

14

PENGURUSAN DOKUMEN TERPERINGKAT satu sistem bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen terperingkat perlu diwujudkan (Pendaftaran Rahsia) diselia oleh seorang penjawat awam yang berjawatan tetap (Pendaftar Rahsia)

CERAMAH KESELAMATAN PTK

15

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PENDAFTAR RAHSIA menyimpan satu rekod yang peringkat tidak rendah daripada SULIT menerima dan memproses dokumen terperingkat dan mengedar kepada pegawai menghantar dokumen terperingkat dengan selamat dan diterima
CERAMAH KESELAMATAN PTK

16

menyelengara satu sistem pergerakan fail terperingkat dan membuat audit fail berkala bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan tentang keselamatan Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan

CERAMAH KESELAMATAN PTK

17

PERINGKAT KESELAMATAN
peraturan bagi melindungi keselamatan maklumat adalah ditetapkan mengikut tafsiran semua perkara terperingkat peraturan memperingkatkan dokumen: a) peringkat dokumen bergantung kepada kandungan dan tidak kepada peringkat fail. Dokumen di atas perkara yang sama tidak semestinya diberi peringkat yang sama dengan peringkat dokumen yang terdahulu;
CERAMAH KESELAMATAN PTK

18

b) peringkat bagi dokumen tidak bergantung kepada perkara utama. Sesuatu dokumen yang tidak terperingkat mungkin mengandungi maklumat yang perlu diperingkatkan; c) maklumat terkumpul yang diperolehi daripada beberapa dokumen memerlukan peringkat yang lebih tinggi daripada peringkat sesuatu dokumen;

CERAMAH KESELAMATAN PTK

19

d) peringkat dokumen yang mempunyai lampiran mestilah diperingkatkan dengan peringkat dengan peringkat lampiran yang tertinggi; e) pemula dokumen hendaklah menentukan kesan sekiranya dokumen dikompromi, sebelum memberi sesuatu peringkat kepada sesuatu dokumen;

CERAMAH KESELAMATAN PTK

20

f) penggunaan peringkat keselamatan yang betul amat penting agar semua peraturan-peraturan dalam penyelenggaraan dan penggunaannya tidak membebankan setiap orang yang terlibat; g) peringkat bagi sesuatu fail tidak boleh rendah daripada peringkat dokumen yang tertinggi sekali yang terkandung dalam sesuatu fail. Peringkat fail perlu lebih tinggi daripada peringkat dokumen jika maklumat di dalamnya memerlukan peringkat yang lebih tinggi.
CERAMAH KESELAMATAN PTK

21

Seksyen 2B
Pengelasan - Perlantikan pegawai awam untuk mengelaskan suratan rasmi, dsb.

Seseorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri boleh melantik mana-mana pegawai awam melalui suatu perakuan di bawah tandatangannya untuk mengelaskan apa-apa suratan rasmi, maklumat atau bahan sebagai Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad, mengikut mana yang berkenaan

CERAMAH KESELAMATAN PTK

22

AKTA RAHSIA RASMI 1972 PERLANTIKAN DI BAWAH SEKSYEN 2B

Pada menjalankan kuasa-kuasa yang diberi oleh Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88), saya Dr. Mahathir bin Mohamad, Perdana Menteri Malaysia dengan ini melantik

Ruszani bin Ahd. Karim Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia

seorang pegawai awam untuk mengelaskan apa-apa surat rasmi, maklumat atau bahan sebagai Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad. (DR. MAHATHIR BIN MOHAMAD) Bertarikh: 21 Ogos 2001 PM (S) 10380/3/1 JLD.7
CERAMAH KESELAMATAN PTK

23

TANDA KESELAMATAN
1. Dokumen Kekal Terjilid ditanda dengan huruf cerai/dicap huruf besar (7mm) di sebelah luar kulit hadapan & belakang, dimuka tajuk, di mukasurat pertama & penghabisan. Tanda di penjuru kiri atas & penjuru kanan bawah setiap mukasurat yang bertulis, bercetak/bercap. 2. Dokumen Tidak Kekal Terjilid dicap, ditaip atau ditulis huruf besar di penjuru kiri atas & penjuru kanan bawah setiap mukasurat yang bertulis, bercetak / bercap.
CERAMAH KESELAMATAN PTK

24

3. Lukisan, Tekapan, Negatif Foto & Gambar Foto perlu ditanda pada setiapnya agar dapat dilihat pada salinan yang dibuat daripadanya. Ditanda juga pada sebelah belakang gambar foto. 4. Nombor Rujukan & Tajuk Fail peringkat keselamatan ditanda disebelah luar kulit hadapan & belakang. Nombor rujukan fail ditulis disebelah luar kulit fail & tajuknya di sebelah dalam kulit hadapan. Hanya tajuk fail TERHAD dicatatkan diluar kulit hadapan.

CERAMAH KESELAMATAN PTK

25

5. Warna Kulit Fail - Rahsia Besar : Kuning Berpalang Merah - Rahsia : Merah Jambu Berpalang Merah - Sulit : Hijau - Terhad : Putih 6. Nombor Rujukan & Mukasurat - setiap dokumen hendaklah diberi satu nombor rujukan oleh pemulanya. - nombor mukasurat hendaklah diberi pada setiap mukasurat dan dicatatkan pada bahagian tengah sebelah atas setiap muka dan nombor mukasurat berikutnya dicatat di penjuru kanan sebelah bawah tiap-tiap mukasurat.
CERAMAH KESELAMATAN PTK

26

SULIT Ketua Setiausaha Negara Jabatan Perdana Menteri Jalan Dato Onn Kuala Lumpur. Y.Bhg TanSri, Status Keselamatan di Jabatan-Jabatan Kerajaan Seluruh Negara Dengan segala hormatnya dibawa ke pengetahuan Y.Bhg Tan Sri bahawa status keselamatan perlindungan seluruh negara di akhir-akhir ini adalah didapati kurang memuaskan. Untuk makluman Tan Sri jua terdapat pelanggaran keselamatan sepertimana berlakunya kes pecah masuk dan kebocoran rahsia seperti di laporkan dalam media masa tempatan. Pejabat ini telah menjalankan siasatan dan mendapati bahawa Ketua Jabatan dan Penjawat awam terlibat tidak mematuhi peraturan-peraturan yang di tetapkan dalam Arahan Keselamatan Kerajaan. 2. Pejabat ini akan terus membuat pemantauan sebelum tindakan di bawah Akta Rahsia Rasmi atau tatatertib diambil seterus nya. Sekian dimaklumkan, terima Kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia

SULIT

CERAMAH KESELAMATAN PTK

27

PENYIMPANAN SELAMAT
RAHSIA BESAR/RAHSIA - DALAM PETI BESI DENGAN KUNCI KOMBINASI RAHSIA UNTUK SIMPANAN SEMENTARA BOLEH DALAM KABINET KELULI LENGKAP DENGAN PALANG DAN BER KUNCI MANGGA SULIT/TERHAD DALAM KABINET/ALMARI KELULI SEBAIK-BAIKNYA LENGKAP DENGAN PALANG DAN BERKUNCI MENGGA SULIT/TERHAD UNTUK SIMPANAN SEMENTARA DALAM BEKAS BERKUNCI YANG DIBENARKAN
CERAMAH KESELAMATAN PTK

28

MEMBAWA DOKUMEN KELUAR DARI PEJABAT Rahsia Besar & Rahsia kebenaran bertulis daripada Ketua Setiausaha Kementerian/ Setiausaha Kerajaan Negeri Sulit & Terhad kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan
CERAMAH KESELAMATAN PTK

29

PROSEDUR PENGHANTARAN dalam sesebuah pejabat lain jabatan dalam bangunan/ kawasan/bandar yang sama lainlain-lain tempat dalam Malaysia ke luar Malaysia
CERAMAH KESELAMATAN PTK

30

sedia slip akuan terima dan rekod dalam daftar surat keluar daftar suratan rahsia rasmi dalam Daftar 492 atau 492A sewajarnya melalui peti atau beg berkunci menggunakan satu lapis sampul surat dua lapis sampul surat jika tidak menggunakan peti/beg berkunci penghantaran dengan pos secara berdaftar A.R. penghantaran keluar negara dibuat melalui Wisma Putra supaya dibuat menggunakan Diplomatic Bag
CERAMAH KESELAMATAN PTK

31

PENGHANTARAN SURAT TERPERINGKAT

Menggunakan Peti/beg berkunci

Satu lapis sampul surat

CERAMAH KESELAMATAN PTK

32

Sambungan.

PENGHANTARAN MELALUI POS

SISTEM DUA LAPIS SAMPUL SURAT

SAMPUL LUAR
URUSAN SERI PADUKA BAGINDA
RAHSIA

SAMPUL DALAM

SULIT URUSAN SERI PADUKA BAGINDA

PKK SL 512/I2 (99) Y.B. SETIAUSAHA

URUSAN SERI PADUKBAGINDA PKK SL(R) 512/6 KLT 2(17)

Y.B. SETIAUSAHA KERAJAAN PEJABAT SUK SELANGOR TINGKAT 19 BANGUNAN SSAAS, 40000 SHAH ALAM SELANGOR

KERAJAAN PEJABAT SUK SELANGOR TINGKAT 19 BANGUNAN SSAAS, 40000 SHAH ALAM SELANGOR

RAHSIA

CERAMAH KESELAMATAN PTK

33

Sambungan.

PELEPASAN PERKARA TERPERINGKAT

ke negara lain tidak boleh sama sekali tanpa kebenaran Kerajaan kepada orang yang bukan dalam perkhidmatan kerajaan - secara lisan - prinsip lihat dan kembalikan

CERAMAH KESELAMATAN PTK

34

Sambungan.

Kaedah-kaedahnya:perkara terperingkat yang minimum sahaja dilepaskan penerima boleh dipercayai dan diberi kesedaran serta kepentingan menjaga maklumat terperingkat penerima mempunyai persediaan yang cukup untuk menyimpan dengan selamat siaran akhbar tidak sekali-kali boleh disampaikan kepada akhbar penjawat awam tidak dibenarkan menyampaikan maklumat terperingkat tanpa kebenaran Ketua Jabatan
CERAMAH KESELAMATAN PTK

35

PEMUSNAHAN
tidak boleh dimusnahkan melainkan mengikut arahan Kerajaan atau arahan khas rujukan kepada Ketua Pengarah Arkib Negara rujuk kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Cara : Termasuk buangan terperingkat dikoyak kecil-kecil / mesin perincih kecilatau dibakar
CERAMAH KESELAMATAN PTK

36

KEHILANGAN
cari dengan segera, lapor pada PKJ atau Ketua Jabatan, siasat dan laporan taksiran bahaya terhadap keselamatan kepada PKK dalam masa 24 jam, pemula dokumen hendaklah diberi maklum, tindakan tatatertib boleh diambil atau tidakan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972, laporkan kepada balai polis jika jenayah disyaki berlaku
CERAMAH KESELAMATAN PTK

37