681106-10-6230 SOALAN DUA (2) Dokumen terperingkat seperti Rahsia Besar, Rahsia dan Sulit serta Terhad merupakan

dokumen rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan organisasi dan Negara. Jelaskan bagaimana pengurusan dokumen terperingkat dilakukan oleh organisasi. JAWAPAN a) PENGENALAN Jemaah Menteri telah mengeluarkan Arahan Keselamatan yang bertujuan untuk menyediakan peraturan-peraturan keselamatan perlindungan untuk Ketua-Ketua Jabatan di semua Kementerian, Jabatan, Badan Berkanun dan Agensi Kerajaan di peringkat Persekutuan dan Negeri. Menurut Perkara 16 Arahan Keselamatan; adalah menjadi tanggung jawab setiap Ketua Jabatan untuk memastikan bertanggungjawab sepenuhnya mengenai keselamatan jabatannya; mengambil langkah-langkah menurut peruntukan-peruntukan arahan keselamatan supaya perkara terperingkat yang ada di jabatannya dapat dikawal dengan sempurna pada setiap masa, disamping memastikan supaya laporan keselamatan dikemukakan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan apabila dikehendaki. Arahan Keselamatan meliputi pengurusan Keselamatan Fizikal, Keselamatan Dokumen dan Keselamatan Peribadi. Keselamatan Dokumen bermaksud kawalan ke atas dokumen rahsia rasmi dan dokumen rasmi daripada pendedahan atau penglihatan tanpa kebenaran. Dalam pepasangan komputer, dokumen termasuk pita magnet dan lain-lain bentuk dimana maklumat boleh diproses disimpan dan dihantar. Tujuan menjaga keselamatan dokumen adalah untuk menentukan tiada seseorang pun yang tidak mendapat kebenaran daripada mempunyai ekses kepada dokumen rasmi atau rahsia rasmi; mencegah dan menghalang sesiapa yang mempunyai ekses daripada mengkomprominya; dan membantu siasatan dalam kegiatan espionaj, kebocoran dan pelanggaran keselamatan. Merujuk kepada Arahan Keselamatan, dokumen Rasmi didefinisikan sebagai apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan perkara-perkara rasmi termasuklah yang bertulis, taip, trengkas atau bercetak dan draf dan buangan dari perkara itu; fotograf, foto salinan, pelan cetak, negatif foto, filem, jalur suara dan rakaman pelan, pelan lakar, lukisan, gambar rajah, peta dan aneka jenis
1

681106-10-6230 carta; dan huruf atur acuan, stensil dan lain-lain untuk membuat dokumen. Manakala Dokumen Terperingkat pula adalah Dokumen rasmi yang mengandungi maklumat yang mesti diberi perlindungan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan sama ada Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad. Manakala Akta Rahsia Rasmi 1972 Pindaan 2006 menyatakan Rahsia Rasmi adalah apa-apa suratan yang dinyatakan dalam Jadual dan apa-apa maklumat dan bahan berhubungan dengannya dan termasuklah apa-apa suratan rasmi, maklumat dan bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad, mengikut mana yang berkenaan, oleh seorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri atau mana-mana pegawai awam yang dilantik di bawah seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972. Perkara-perkara di dalam jadual yang dinyatakan di dalam Akta Rahsia Rasmi 1972 Pindaan 2006 adalah seperti (i) Suratan, rekod keputusan dan pertimbangan Jemaah Menteri termasuklah juga suratan, rekod keputusan dan pertimbangan jawatan-jawatankuasa Jemaah Menteri; (ii) Suratan, rekod keputusan dan pertimbangan Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri termasuklah juga suratan, rekod keputusan dan pertimbangan jawatankuasajawatankuasa Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri; dan (iii) Suratan berkenaan dengan keselamatan negara; pertahanan; dan perhubungan antarabangsa; b) PENGURUSAN DOKUMEN TERPERINGKAT Bagi memastikan pengurusan dokumen terperingkat dalam dilaksanakan dengan baik dan berkesan, perlu diketahui peringkat/pengelasan dokumen dan maklumat Rahsia Rasmi Kerajaan. Terdapat empat (4) peringkat dokumen yang dinyatakan di dalam Arahan Keselamatan iaitu:
a) Rahsia Besar merupakan dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika

didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia;
b) Rahsia pula adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi

jika

didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing;

681106-10-6230
c) Sulit adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi, jika didedahkan tanpa

kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau individu atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau menguntungkan kuasa asing; dan
d) Terhad sebagai dokumen, maklumat dan bahan rasmi selain daripada

yang

diperingkatkan

Rahsia

Besar,

Rahsia

atau

Sulit

tetapi

berkehendakan juga diberi satu tahap perlindungan keselamatan. Selain daripada itu bagi memastikan aktiviti menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen terperingkat dapat dilaksanakan dengan tepat maka setiap jabatan yang mengurus dokumen terperingkat harus mewujudkan satu bahagian yang dinamakan Pendaftaran Rahsia. Bagi jabatan yang kecil tidak perlu ditubuhkan Bahagian Pendaftaran Rahsia, memadai dengan melantik pegawai yang hanya dibenarkan untuk mengurus dokumen terperingkat. Bahagian Pendaftaran Rahsia yang dikawal selia oleh seorang Pendaftar Rahsia mempunyai tugas dan tanggung jawab seperti berikut:
a) menyimpan satu rekod yang peringkat tidak rendah daripada SULIT; b) menerima dan memproses dokumen terperingkat dan mengedar kepada

pegawai;
c) menghantar dokumen terperingkat dengan selamat dan diterima; d) menyelenggara satu sistem pergerakan fail terperingkat dan membuat

audit fail secara berkala; dan

e) bertanggungjawab

sepenuhnya

kepada

Ketua

Jabatan

tentang

keselamatan Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan. Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 Pindaan 2006, menyatakan seseorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri boleh melantik manamana pegawai awam melalui suatu perakuan di bawah tandatangannya untuk mengelaskan apa-apa suratan rasmi, maklumat atau bahan sebagai Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad, mengikut mana yang berkenaan. Pengurusan dokumen-dokumen terperingkat boleh dibahagikan kepada empat (4) kategori iaitu :
3

681106-10-6230 a) Penyediaan dokumen b) Penyimpanan dokumen c) Penghantaran/pergerakan/pengedaran dokumen d) Pemusnahan dokumen A. Penyediaan Dokumen Sebelum memperingkatkan dokumen dengan peringkat keselamatan, pemula bagi sesuatu perkara terperingkat bertanggung jawab mengulangkaji peringkat perkara bagi tujuan mengubah peringkatnya. Beberapa peraturan perlu diikuti, iaitu: i. Peringkat bagi sesuatu dokumen adalah bergantung kepada kandungannya dan tidak bergantung kepada peringkat fail atau kepada peringkat dokumen yang dirujuk. ii. iii. Dokumen yang tidak terperingkat yang mungkin mengandungi beberapa maklumat terperingkat mungkit perlu dipertingkatkan. Maklumat-maklumat yang terkumpul yang diperolehi daripada beberapa dokumen memerlukan peringkat yang lebih tinggi daripada peringkat sesuatu dokumen. iv. Peringkat bagi sesuatu dokumen yang mempunyai lampiran atau kembaran mestilah diperingkatkan dengan peringkat lampiran atau kembaran yang tertinggi sekali.
v.

Sebelum memberi salah satu peringkat keselamatan yang tinggi kepada sesuatu dokumen, pemulanya hendaklah menentukan jika dokumen tersebut dikompromi adalah ia boleh menyebabkan kerosakan, membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungn besar kepada sesebuah kuasa asing.

vi.

Bahaya yang timbul dengan penggunaan peringkat keselamatan yang terlalu rendah tetapi tidak kurang bahayanya dengan penggunaan peringkat keselamatan yang terlalu tinggi yang tidak seimbang dengan peringkat keselamatan yang betul.

Selain daripada itu, penyediaan dokumen terperingkat memerlukan tanda keselamatan seperti berikut:
4

681106-10-6230
i.

Bagi dokumen terperingkat yang terjilid peringkat keselamatan ditanda dengan huruf cerai/dicap huruf besar (7mm) disebelah luar kulit hadapan dan belakang, dimuka tajuk, di mukasurat pertama dan penghabisan. Tanda di penjuru kiri atas dan penjuru kanan bawah setiap mukasurat yang bertulis, bercetak/bercap.

ii.

Bagi dokumen terperingkat yang tidak kekal terjilid peringkat keselamatan dicap, ditaip atau ditulis huruf besar di penjuru kiri atas & penjuru kanan bawah setiap mukasurat yang bertulis, bercetak/bercap.

iii.

Bagi lukisan, tekapan, negatif dan gambar foto peringkat kesealamatan perlu perlu ditanda pada setiapnya agar dapat dilihat pada salinan yang dibuat daripadanya. Ditanda juga pada sebelah belakang gambar foto.

iv.

Warna kulit-kulit fail adalah diberi warna tertentu; iaitu fail Rahsia Besar berwarna kuning dengan palang merah disebelah luar kulit hadapan dan belakang, fail Rahsia berwarna merah jambu dengan berpalang merah disebelah luar kulit hadapan dan belakang, fail Sulit berwarna hijau manakala fail Terhad berwarna putih.

v.

Setiap dokumen terperingkat perlu diberi nombor rujukan dan nombor muka surat hendaklah diberi kepada setiap muka dokumen terperingkat. Nombor hendaklah dicatat di bahagian tengah sebelah atas setiap muka surat dan nombor muka surat berikutnya hendaklah dicatat di penjuru kanan sebelah bawah setiap muka.

B. Penyimpanan Dokumen
i.

Rahsia Besar - di dalam bilik kebal atau peti besi yang dipasang dengan kunci tatakira. Untuk simpanan sementara waktu boleh di dalam kabinet keluli berpalang atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci.

ii.

Rahsia hendaklah disimpan sama seperti dokumen Rahsia Besar atau kabinet atau almari keluli yang berpalang besi berkunci. Sulit dan Terhad - disimpan di dalam kabinet/almari keluli berpalang dan berkunci.

iii.

Semua dokumen terperingkat yang ditinggalkan untuk jangka waktu yang singkat tanpa ditunggu hendaklah diletakkan di dalam bilik yang dikunci dan tingkap ditutup dan juga dikunci. Jika dokumen tersebut ditinggalkan dalam waktu yang
5

681106-10-6230 lama (melebihi 10 minit) dokumen tersebut hendaklah disimpan dalam kabinet/almari besi yang dikunci. C. PENGHANTARAN/PERGERAKAN/PENGEDARAN DOKUMEN Jabatan yang menghantar dokumen terperingkat perlu mendapat resit akuan terima dengan menggunakan Borang Jadual yang perlu dilengkapkan dalam dua (2) salinan dan salinan asal hendaklah dihantar bersama-sama dokumen terperingkat. Resit akuan terima yang telah diterima balik hendaklah dilekatkan kepada salinan Borang Jadual berkenaan. Salinan Borang Jadual yang dihantar perlu disemak setiap hari untuk memastikan resit akuan diterima balik. Namun jika sekiranya akuan terima tidak diterima dalam tempoh tujuh (7) hari, surat peringatan hendaklah dihantar serentak dengan satu penyiasatan serta merta untuk mengetahui kedudukan dokumen yang dihantar. Jika resit akuan terima didapati hilang, pihak yang menerima dokumen hendaklah menghantar surat akuan penerimaan sebagai ganti kepada resit berkenaan. Penyediaan Dokumen Terperingkat untuk penghantaran adalah seperti berikut:
i.

Jika dokumen terperingkat perlu dihantar melalui peti atau beg berkunci hendaklah menggunakan Sistem Satu Lapis Sampul Surat. Iaitu sampul surat hendaklah ditanda peringkat keselamatan dan nombor rujukan berkenaan serta nama dan alamat penerimanya dan dimeterikan dengan meteri pejabat yang menghantar.

ii.

Jika dokumen terperingkat tidak perlu dihantar melalui peti atau beg berkunci, perlu menggunakan Sistem Dua Lapis Sampul Surat. Sampul surat sebelah dalam hendaklah ditanda dengan peringkat keselamatan dan nombor rujukan dokumen serta nama dan alamat penerimanya dan dimeteri dengan meteri pejabat yang menghantar. Seterusnya sampul surat tersebut hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat lain yang mencatat nama dan alamat pengirimnya dan ditutup dengan gam.

Kaedah proses penghantaran Dokumen Terperingkat menurut lokasi penerimaan adalah seperti berikut:

681106-10-6230
i.

Penghantaran dalam sesebuah pejabat - Dokumen perlu dihantar oleh staf yang diberi akses sahaja, namun boleh juga dihantar oleh staf lain sekiranya dokumen dihantar melalui peti atau beg berkunci.

ii.

Penghantaran ke lain jabatan dalam bangunan atau kawasan atau bandar yang sama bagi penghantaran dokumen terperingkat kecuali Terhad hendaklah menggunakan peti atau beg berkunci yang menggunakan sistem satu lapis sampul surat atau menurut Utusan Selamat dengan menggunakan sistem dua lapis sampul surat. Manakala dokumen Terhd boleh dihantar dengan pos tidak berdaftar atau lain-lain cara yang difikirkan sesuai.

iii.

Penghantaran ke lain-lain tempat dalam Malaysia - bagi penghantaran dokumen terperingkat Rahsia Besar perlu melalui kaedah Utusan Selamat, perkhidmatan penghantaran semboyan. Bagi dokumen peringkat Rahsia hendaklah dihantar melalui penghantaran semboyan dimana boleh atau pos berdaftar A.R. Manakala dokumen Sulit pula perlu dihantar dengan penghantaran semboyan dimana boleh atau dengan pos berdaftar, dan akhir sekali dokumen Terhad boleh dihantar melalui pos tidak berdaftar.

iv.

Penghantaran

kepada

penerima

di

luar

Malaysia

proses

penghantaran perlu menggunakan sistem dua lapis sampul surat beserta borang jadual (yang disematkan di luar sampul surat sebelah dalam). Sampul surat luar dialamatkan kepada Pendaftar Rahsia Kementerian Luar Negeri. Apabila sampul surat sebelah luar dibuka di Kementerian Luar Negeri, sampul surat dalam hendaklah dihantar mengikut kaedah khas penghantaran dokumen terperingkat kepada penama yang beralamat di luar Malaysia. Resit akuan terima hendaklah dikembalikan kepada pejabat yang menghantar oleh Pendaftar Rahsia, Kementerian Luar Negeri. Selain daripada itu penghantaran maklumat terperingkat melalui telefon, telegraf dan wayarless adalah tidak selamat kerana berkemungkinan perbualan tersebut boleh dicuri dengar oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Untuk menghantar maklumat melalui telefon, telegraf atau wayarless perlu memohon kebenaran daripada Pegawai Keselamatan Kerajaan yang bertanggung jawab
7

681106-10-6230 untuk mengeluarkan arahan berkaitan dengannya, dan kaedah penghantaran tidak boleh menggunakan bahasa biasa. Membawa Dokumen Terperingkat Keluar Pejabat adalah tidak dibenarkan sama sekali membawa keluar dokumen terperingkat kecuali untuk urusan rasmi kerajaan pada waktu pejabat. Dokumen Rahsia Besar/ Rahsia tidak sekali-kali boleh dibawa balik ke rumah, melainkan atas sebab-sebab yang terkecuali dengan mendapat kebenaran bertulis Ketua Setiausaha Kementerian atau Setiausaha Kerajaan Negeri yang berkenaan serta mendapat kebenaran bertulis Ketua Jabatan terlebih dahulu. Selain daripada itu, Pelepasan Perkara Terperingkat ke negara lain tidak boleh sama sekali tanpa kebenaran Kerajaan Malaysia. Namun jika sekiranya terdapat keperluan untuk melepaskan perkara terperingkat kepada orang yang bukan dalam perkhidmatan Kerajaan sama ada secara lisan atau atas prinsip lihat dan kembalikan, maka kaedah yang perlu diikuti adalah melalui prinsip berikut: i. ii. iii.
iv.

perkara terperingkat yang minimum sahaja dilepaskan. penerima boleh dipercayai dan diberi kesedaran serta kepentingan menjaga maklumat terperingkat. penerima mempunyai persediaan yang cukup untuk menyimpan dengan selamat penjawat awam tidak dibenarkan menyampaikan maklumat terperingkat tanpa kebenaran Ketua Jabatan bagi tujuan siaran akhbar.

D. PEMUSNAHAN DOKUMEN Dokumen terperingkat tidak boleh dimusnahkan melainkan mengikut arahan Kerajaan atau arahan khas yang terdapat di dalam dokumen tersebut yang mencatatkan sebagai contoh Musnahkan Selepas 10 Jun 2012 atau Minta kebenaran pemula sebelum dimusnahkan. Bagi pemusnahan Dokumen Rahsia Besar, satu Sijil Pemusnahan hendaklah dihantar kepada kuasa Pemula dokumen tersebut. Sekiranya kuasa pemula tiada wujud, maka Jabatan perlu merujuk kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan sebelum dokumen tersebut dimusnahkan.

681106-10-6230 Cara pemusnahan dokumen terperingkat adalah melalui kaedah dimana dokumen tersebut perlu dikoyak kecil-kecil atau dirincih dengan menggunakan mesin perincih, kemudiannya dibakar mengikut peraturan-peraturan yang selamat di bawah penyeliaan staf yang dibenarkan mengendali dokumen berkenaan. Seterusnya abunya perlu dihancurkan sehingga tidak dapat dikenali lagi. Bagi pemusnahan dokumen terperingkat di dalam kuantiti yang banyak (yang mana dokumen tidak lagi berguna untuk rujukan), jabatan perlu merujuk kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan serta Ketua Pengarah Arkib Negara untuk mendapat cadangan cara pemusnahan. E. KEHILANGAN DOKUMEN TERPERINGKAT Kadang-kala disebabkan oleh pengurusan dan pengendalian dokumen

terperingkat yang tidak terperinci serta tidak dikuti dengan betul oleh staf, akan berlaku di mana dokumen terperingkat hilang di dalam simpanan. Bagi manamana dokumen terperingkat yang disyaki telah hilang, ia hendaklah dicari dan dilaporkan dengan kadar segera kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan. Siasatan serta taksiran bahaya terhadap keselamatan perlu dilaporkan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam tempoh 24 jam. Jika sekiranya kehilangan disahkan, pemula dokumen hendaklah diberi maklum supaya taksiran risiko terhadap kesealamatan dapat dibuat dan tindakan menyelamat dan pembetulan dapat diambil. Ketua Jabatan boleh mempertimbangkan tindakan tatatertib diambil atau tidak atau penyiasatan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 patut dijalankan. Sekiranya kes jenayah telah berlaku, perlu dilaporkan kepada balai polis yang terdekat. Sebagai rumusan, selaku staf yang ditugaskan untuk mengurus dokumen terperingkat di dalam jabatan, adalah amat penting untuk memahami serta mematuhi prinsip-prinsip keselamatan dokumen kerana kelalaian staf mengawal selia dokumen Kerajaan boleh mengakibatkan ia jatuh ke tangan pihak-pihak yang tidak sepatut nya seperti pengintip, pembangkang, staf yang tidak beramanah dan orang awam yang mempunyai kepentingan. Bagi Pegawai dan staf yang didapati melanggar peraturan di atas boleh diambil tindakan di bawah

681106-10-6230 Akta Rahsia Rasmi 1972, Pindaan 2006 dan Akta Badan-Badan Berkanun. (Tatatertib Dan Surcaj) 2000. (AKTA 605).

10

681106-10-6230 SOALAN TIGA (3) Verifikasi stok adalah satu kaedah di mana barang-barang yang tersimpan dalam sesuatu stor diverifikasi dari aspek nilai, kuantiti, keadaan fizikal barangan, pengurusan dan kebolehgunaannya. Apakah kaedah yang boleh dilaksanakan oleh seseorang pegawai stor untuk memastikan stok barangannya terpelihara dan patuh kepada Tatacara Pengurusan Stor (merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2009) yang ditetapkan. JAWAPAN PENGENALAN Menurut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan, stor didefinisikan sebagai tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok. Manakala Stok pula bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubatubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya. Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan :a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan; dan b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan. Fungsi stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas berikut:a) Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku serahan barang-barang oleh pembekal; b) Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang stor secara optimum; c) Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan; d) Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan; e) Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat, teratur dan kemaskini; f) Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok mengikut paras yang ditetapkan; g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan; h) Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput tempoh penggunaan dan tidak bergerak; i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan kebersihan stor; j) Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/obselete, rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak

11

681106-10-6230 atau melebihi keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan pembaziran ruang penyimpanan; dan k) Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang. Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan faedahfaedah berikut :a) ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat dipenuhi; b) penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang terikat dalam bentuk stok; c) Perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar pengeluarannya; d) Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang dapat dikurangkan; dan e) Ruang simpanan dapat dioptimumkan. Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satusatu masa dan ditentukan seperti berikut :a) Paras Stok Maksimum - Kuantiti stok tertinggi yang di simpan pada satu-satu masa. b) Paras Menokok Stok - Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk memesan stok baru kerana baki stok yang ada hanya cukup untuk menampung pengeluaran dalam tempoh pesanan dan serahan. c) Paras Stok Minimum - Kuantiti stok terendah yang di simpan pada satu-satu masa. Organisasi sesebuah Stor Pusat atau Utama hendaklah seberapa praktik mempunyai empat (4) bahagian utama iaitu:a) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun; b) Bahagian Terimaan; c) Bahagian Simpanan; dan d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran Bahagian Stor Pusat atau Utama
a) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun menjalankan empat (4) aktiviti seperti

berikut: i. ii. Pembekalan - Merancang dan menguruskan bekalan stok untuk keperluan pelanggan. Kawalan Stok - Menyedia dan mengemaskini Katalog dan Kod barangbarang; - Menyemak dan menentukan bahawa setiap Borang Pesanan Pengeluaran Stok (BPPS) adalah teratur dan betul; - Menentukan kuantiti stok yang akan dikeluarkan; - Merekodkan penerimaan dan pengeluaran; - Menentukan dan menguruskan kuantiti penokokan stok; - Menguruskan pemeriksaan stok; - Menguruskan pelupusan stok; - Menguruskan kehilangan dan hapus kira stok; dan - Menyediakan Laporan Suku Tahun dan Tahunan Pengurusan Stor.
12

681106-10-6230

iii.
iv.

Akaun - Bertanggungjawab mengurus akaun dan kewangan stor. Pangkalan Data - Bertanggungjawab mengawal selia data dan penyediaan rekod keseluruhan

b) Bahagian Terimaan; Bertanggungjawab untuk memeriksa dan menerima barang-barang daripada pembekal dengan memastikan langkah-langkah yang ditetapkan dalam tatacara ini dipatuhi sebelum mengesahkan penerimaan. c) Bahagian Simpanan; Bertanggungjawab ke atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran stok seperti berikut:i. ii. iii. iv. Mengendali dan menyelenggara stok semasa dalam simpanan; Mencatatkan penerimaan dan pengeluaran di Kad Petak; Memastikan keselamatan dan kebersihan stor/stok terpelihara; dan Menjalankan urusan pengiraan stok.

d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran. Bertanggungjawab membungkus dan menghantar barang-barang kepada pelanggan mengikut tatacara yang ditetapkan. PENGURUSAN KAWALAN STOK Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok pada paras keperluan yang sesuai dapat disediakan untuk memenuhi keperluan pelanggan pada setiap masa. Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat hendaklah diambil kira supaya stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan. PENERIMAAN Proses penerimaan dilaksanakan untuk memastikan perkara-perkara berikut dipenuhi :(a) Memastikan setiap barang-barang stor yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. (b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan dan (c) Memastikan barang-barang stor diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat digunakan. MEREKOD STOK Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang dterima dengan menggunakan kad yang telah ditetapkan bagi tujuan :(a) Mengetahui kedudukan stok simpanan (a) Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat dan (a) Mengawal paras stok PENYIMPANAN YANG SESUAI Stor hendaklah mengamalkan konsep 5s iaitu sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal. Amalan ini dipraktiskan supaya stok tidak mudah rosak, senang
13

681106-10-6230 dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum. Stok memerlukan cara penyimpanan yang berbeza berdasarkan kepada jenis, bahan kandungan atau pembuatannya dan keadaan fizikalnya. Peraturan-peraturan penyimpanan yang ditetapkan dalam manual penggunaan hendaklah dipatuhi bagi mengekalkan kualiti stok.
a) Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambilkira faktor b) c)

d) e)

keselamatan, kemudahan pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor. Susun atur perlu mengambilkira penggunaan ruang untuk memudahkan kakitangan dan alat pengendalian barang-barang bergerak dengan selamat. Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah digunakan bagi penyimpanan barang-barang mengikut jenis, disusun pada setiap rak, tingkat, petak atau arah supaya teratur dan kemas. Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50cm daripada siling bagi tujuan keselamatan. Menyusun bagi memudahkan kerja-kerja pengeluaran secara Masuk-DahuluKeluar-Dahulu (MDKD). stok tertentu seperti berikut:i. Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu ii. yang rendah; iii. Ruang yang bersiling untuk mengurangkan hawa panas; iv. Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan stok tertentu menjadi keras

f) Menyimpan di tempat penyimpanan yang sesuai dengan mengambilkira jenis

g) Penyimpanan stok secara amnya bergantung kepada jenisnya dan ruang stor

yang ada, tertakluk kepada pekara-perkara berikut:i. Ruang stor hendaklah dibahagikan kepada seksyen atau kumpulan ii. barang seperti Seksyen Bahan Kimia, Alat Ganti, Alat Tulis, Alatan iii. Makmal dan sebagainya. iv. (b) Setiap seksyen atau kumpulan hendaklah diberi tanda pengenalan v. menggunakan susunan abjad atau nombor atau kedua-duanya vi. sekali seperti berikut:vii. setiap para melintang diberi satu huruf; dan viii. setiap jalur kotak (tegak) diberi satu nombor. PENGELUARAN Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD). Sistem pengeluaran yg. cekap penting untuk mengelakkan :(a) Pengeluaran tanpa kebenaran (b) Pengeluaran tidak mengikut kuantiti dan tidak seperti yg. dipesan/pohon. (c) Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan

SOALAN EMPAT (4)

14

681106-10-6230 Pegawai B telah diarahkan bertugas rasmi di luar ibu pejabatnya ke Johor Baharu oleh ketua jabatan untuk tempoh 4 minggu dan jabatan turut menyediakan tiket kapal terbang untuk kemudahan beliau disana. Pegawai B memohon untuk menggunakan kenderaan sendiri dan dipertimbangkan pemberian elaun perjalanan kenderaan semasa melaksanakan tugas tersebut. Sila jelaskan situasi ini. SOALAN ENAM (6) Berikan penjelasan mengenai perkara berikut berdasarkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2002. i. ii. Objektif pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang kepada kakitangan kerajaan. Keperluan lain penilaian prestasi selain daripada untuk Anugerah Perkhidmatan Cemerlang.

15