Fail Meja N17

Pusat Kegiatan Guru Pahang
FAIL MEJA
PEMBANTU TADBIR N 17
NAMA AGENSI : PUSAT KEGIATAN GURU TERUNTUM

ALAMAT : D/A SK. TERUNTUM, 25000 KUANTAN,
PAHANG.
NO. TELEFON : 09-5151314
N0. FAKS : 09-51511118
E-MAIL : pkg_teruntum@yahoo.com
LAMAN WEB :
FAIL MEJA
1 KSu Pengurusan Kualiti & Penyelidikan
1.0 Maklumat Pegawai KSu Pengurusan Kualiti &
Penyelidikan
Nama PN. FAUZIAH BT ADAS
Jawatan Hakiki PEMBANTU TADBIR
Gred Jawatan N17
Bahagian / Unit PUSAT KEGIATAN GURU TERUNTUM

Tarikh Memegang
16 JANUARI 1996
Jawatan
Tarikh Penempatan 01 MAC 2007
2.0 Senarai Tugas Pembantu Tadbir N17

Bertanggungjawab Kepada Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32 [Ketua
PKG dan Pegawai Teknologi Pendidikan DGA29 dalam menyelaras,
melaksana dan mengambil tindakan bagi hal ehwal pentadbiran,
kewangan dan pentadbiran pejabat.
I. PENGURUSAN KUALITI
1. Program dan Aktiviti Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM).
2. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja.
3. Program dan Aktiviti MS ISO 9000.
II. PENYELIDIKAN
4. Program dan Aktiviti Penyelidikan dan Kajian Tindakan.
III. BIDANG UMUM

5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarah dari semasa ke semasa
oleh Ketua Penolong Pengarah PSPN Pahang, Penolong Pengarah
PSPN Pahang, dan Ketua Unit PSP PKG Pahang.
FAIL MEJA
3.0 Objektif N17
1. Meningkatkan pengurusan, penggunaan teknologi dan
kehendak pelanggan di Pusat Kegiatan Guru [PKG].
2. Menyediakan Sistem Pengurusan Dan Pentadbiran Yang

Moden, Cekap Dan Berkesan di PKG
3. Menyediakan Prasarana Yang Cukup Dan Kondusif Bagi

Pelanggan PKG.
4. Membina Perhubungan Dan Permuafakatan Pendidikan Yang

Kukuh Dan Berkekalan Dengan AgensiAgensi Luar Bagi
Menjamin Pendidikan Dapat Diteruskan Sepanjang Hayat.
4.0 Carta Organisasi Pusat Kegiatan Guru
PENGARAH
Bahagian Teknologi Pendidikan
PENGARAH
Jabatan Pelajaran Negeri
Ketua Penolong Pengarah

Pusat Sumber Pendidikan Negeri
Pegawai Pelajaran
Ketua Unit Hal Ehwal PKG Daerah
(PSPN)
Pegawai Teknologi Pendidikan

DGA32
Pegawai Teknologi
Pendidikan DGA29
Pembantu Tadbir N17
FAIL MEJA
Senarai Tugas, Kuasa Dan Hubungan Dengan Pegawai Lain
Unit/Subunit : Unit Pusat Kegiatan Guru
Jawatan : Pembantu Tadbir N17
Tugas Pegawai Tugas

Atasan Kuasa Yang Pegawai Lain
Tugas & Tanggungjawab
Yang Ada Diberi Yang Ada
Hubungan Hubungan
Ketua Penolong 1. Tanggungjawab dan Menjalankan
Pengarah PSPN Akauntabiliti tugas-
Pahang 1.1 Bertanggungjawab tugas
Meluluskan kepada Pegawai yang
semua program Teknologi DGA 32 diara
dan aktiviti (Ketua PKG) dan hkan
pengurusan Pegawai Teknologi bagi
perkhidmatan DGA 29 dalam aktivi
pendidikan. menyelaras, ti
melaksana dan berka
Penolong mengambil itan.
Pengarah tindakan bagi hal
Memantau ehwal
pelaksanaan pentadbiran,kewa
program dan ngan dan
akiviti pentadbiran
pengurusan pejabat.
perkhidmatan
pendidikan. 2. Pentadbiran
2.1 Mengendali dan
Ketua mengemaskinikan
Pembantu sistem fail PKG.
Tadbir 2.2 Menerima,
Merancang dan merekod surat
menyelaraskan masuk dan keluar
pelaksanaan serta urusan pos.
program dan 2.3 Menaip semua
akiviti surat, minit
pengurusan mesyuarat, kertas
perkhidmatan kerja, laporan dan
pendidikan. semua perkara
berkaitan
pengurusan
pejabat yang
rasmi.
2.4 Menyedia dan
menyimpan kad
perakam waktu/
Rekod Kehadiran.
2.5 Mengurus segala
rekod mengenai
aduan dan
cadangan.
2.6 Mengendalikan
edaran bahan-
FAIL MEJA
bahan kepada
pelanggan.
2.7 Mengurus papan
kenyataan pejabat
dan merekod
Surat Pekeliling
Pentadbiran/
Kewangan.
2.8 Mengendalikan
tempahan bilik-
bilik, peralatan
dan Inventori
pejabat
2.9 Menjaga
kebersihan dan
keceriaan PKG
2.10
3. Perkhidmatan
3.1 Mengurus dan
mengendali
semua jenis
dokumen
pinjaman rasmi
staf PKG.
3.2 Merekod dan
mengurus semua
jenis cuti.
3.3 Mengurus segala
pinjaman
peralatan Harta
Modal.
3.4 Menguruskan
pimjaman dan
pemulangan
bahan buku dan
bukan buku PKG.
3.5 Menyediakan
keratan akhbar
untuk fail tegak.
3.6 Menyediakan
bibliografi untuk
bahan buku PKG.
4. Kewangan
4.1 Mengurus dan

merekod terimaan
peruntukan
daripada PSPN.
4.2 Menerima dan
mengurus borang
tuntutan
perjalanan serta
menyediakan
baucar
perjalanan.
FAIL MEJA
4.3 Memohon,
menerima dan
mengurus
Pesanan
Tempatan (LO)
perolehan PKG.
4.4 Menyediakan
laporan
perbelanjaan
bulanan dan
tahunan PKG
5. Menjalankan tugas-
tugas yang diarah
dari semasa ke
semasa.
FAIL MEJA
5.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17
Aktiviti 5.1 PENTADBIRAN
Muka
Subaktiviti 5.1.1 PENGURUSAN FAIL PKG 1/1
surat ini
Pegawai Yang Undang-
Proses Kerja Meluluskan / Undang /
Dirujuk Peraturan
1.Buka fail baru. Pegawai Teknologi Pekeliling

Pendidikan Kemajuan
Pentadbiran
Awam Bil 1
2.Dapatkan Nombor Fail PKG. Tahun 1992
Panduan
Pengurusan
Kualiti
3. Label atau catatkan Nombor Fail Menyeluruh
pada fail. (TQM)
Perkhidmatan
Awam
4.Letakkan Lampiran Borang Am 6

(Kertas Minit) pada fail.
5.Daftarkan fail dalam Buku Daftar

Fail.
6.Sediakan Buku Pergerakan Fail.
7.Letakkan fail di dalam kabinet fail
FAIL MEJA
5.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17
Muka
surat ini
MULA
Buka Fail
5.0 Senarai Semak KSu Pengurusan Kualiti & Penyelidikan

Dapatkan Nombor Sistem Fail PKG
Label atau catatkan Nombor Fail pada fail.

Muka
surat
Letakkan Lampiran Borang Am ini
6 (Kertas
Minit) pada fail
Bil Aktiviti Tindakan Catatan

Daftarkan fail dalam Buku Daftar Fail.
1 Buka Fail baru
2 Dapatkan Nombor Sistem Fail PKG

Sediakan Buku Pergerakan Fail.
3 Label atau catatkan Nombor Fail

pada fail. Letakkan fail di dalam kabinet fail
4 Letakkan Lampiran Borang Am 6

(Kertas Minit) pada fail
TAMAT
5 Daftarkan fail dalam Buku Daftar
Fail.
6 Sediakan Buku Pergerakan Fail.
7 Letakkan fail di dalam kabinet fail
FAIL MEJA
PROSES KERJA TERIMA DAN Muka
Subaktiviti 5.1.2 1/1
MEREKOD SURAT PKG surat ini
Dirujuk Peraturan
1. Buka surat yang diterima.
Pegawai Teknologi Pekeliling
Pendidikan Kemajuan
Pentadbiran
2. Cop tarikh terima surat. Awam Bil 1
Tahun 1992
Panduan
Pengurusan
Kualiti
Menyeluruh
3. Catatkan No Bilangan terima
(TQM)
Surat di atas sebelah kanan
Perkhidmatan
surat dengan menggunakan pen
Awam
dakwat merah
4. Daftarkan surat terima ke dalam

Buku Daftar Surat dengan
menggunakan pen dakwat
merah
5. Catatkan surat terima ke dalam

kertas minit pada fail dengan
menggunakan dakwat merah
6. Masukkan surat ke dalam fail

yang tertentu.
FAIL MEJA
CARTA ALIR PROSES TERIMA Muka
DAN MEREKOD SURAT PKG surat ini
MULA
5.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Buka surat yang diterima.
Cop tarikh terima surat.

SENARAI SEMAK PROSES
Catatkan No Bilangan terima Muka
surat di atas
Subaktiviti 5.1.2 TERIMA DAN MEREKOD SURAT
sebelah kanan surat dengansurat ini
1/1
PKG menggunakan pen dakwat merah.
Daftarkan surat terima ke dalam Buku

Bil Aktiviti Daftar Surat dengan menggunakan
Tindakan Catatan
pen dakwat merah.
1 Buka surat yang diterima. Catatkan surat terima ke dalam kertas
minit pada fail dengan menggunakan
dakwat merah.
2 Cop tarikh terima surat.
Masukkan surat ke dalam fail yang
tertentu.
3 Catatkan No Bilangan terima surat
di atas sebelah kananTAMAT
surat dengan
menggunakan pen dakwat merah
4 Daftarkan surat terima ke dalam

menggunakan pen dakwat merah
5 Catatkan surat terima ke dalam

kertas minit pada fail dengan
menggunakan dakwat merah
6 Masukkan surat ke dalam fail yang

tertentu.
FAIL MEJA
FAIL MEJA

PROSES KERJA MEREKOD SURAT Muka
KELUAR surat ini
Dirujuk Peraturan
1. Catatkan No Bilangan Rujukan Pegawai Teknologi Pekeliling

surat keluar pada surat. Pendidikan Kemajuan
DGA 32/29 Pentadbiran
Awam Bil 1
Tahun 1992
2. Daftarkan surat keluar ke dalam Panduan
Buku Daftar Surat dengan Pengurusan
menggunakan pen dakwat biru. Kualiti
Menyeluruh
(TQM)
Perkhidmatan
3. Catatkan jumlah setem yang Awam
digunakan dalam Buku Daftar
Setem
4. Poskan surat atau daftarkan

dalam Buku Rekod
Penghantaran Surat
FAIL MEJA
CARTA ALIR PROSES KERJA Muka
MEREKOD SURAT KELUAR surat ini
MULA
Catatkan No Bilangan Rujukan

surat keluar pada surat
Daftarkan surat keluar ke dalam

menggunakan pen dakwat biru
Catatkan jumlah setem yang

Setem
Poskan surat atau daftarkan

dalam Buku Rekod Penghantaran
Surat
TAMAT
FAIL MEJA
5.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17
SENARAI SEMAK PROSES KERJA Muka
MEREKOD SURAT KELUAR surat ini
1 Catatkan No Bilangan Rujukan

surat keluar pada surat.
2 Daftarkan surat keluar ke dalam

menggunakan pen dakwat biru.
3 Catatkan jumlah setem yang

Setem
4 Poskan surat atau daftarkan

dalam Buku Rekod
Penghantaran Surat
FAIL MEJA

PROSES KERJA MENAIP SURAT,
MINIT MESYUARAT, KERTAS
Muka
Subaktiviti 5.1.4 KERJA, LAPORAN DAN SEMUA 1/1
surat ini
PERKARA BERKAITAN
PENGURUSAN PEJABAT.
Dirujuk Peraturan
1. Menerima arahan daripada Pegawai Teknologi Pekeliling

Pegawai atasan. Pendidikan Kemajuan
Awam Bil 1
2. Mencatat segala arahan dalam Tahun 1992
buku catatan. Panduan
Pengurusan
Kualiti
Menyeluruh
(TQM)
3. Mulakan tugas seperti arahan
Perkhidmatan
dengan membuat draf awalan.
Awam
4. Minta Pegawai atasan menyemak

semula sekiranya ada kesalahan
dan sebagainya.
5. Mula menyediakan tugasan yang

diberi dengan menaip dan
sebagainya.
6. Minta Pegawai menandatangani

dan mengesahkan tugasan
tersebut.
FAIL MEJA
CARTA ALIR PROSES KERJA
MENAIP SURAT, MINIT
MESYUARAT, KERTAS KERJA, Muka
LAPORAN DAN SEMUA PERKARA surat ini
BERKAITAN PENGURUSAN
PEJABAT
MULA
Menerima arahan daripada

Pegawai atasan
Mencatat segala arahan dalam buku catatan
Mulakan tugas seperti arahan dengan

membuat draf awalan
Minta Pegawai atasan menyemak semula

sekiranya ada kesalahan dan sebagainya
FAIL MEJA
Mula menyediakan tugasan yang diberi
dengan menaip dan sebagainya.
Minta Pegawai menandatangani dan

mengesahkan tugasan tersebut.
TAMAT

KERJA MENAIP SURAT, MINIT
MESYUARAT, KERTAS KERJA, Muka
LAPORAN DAN SEMUA PERKARA surat ini
BERKAITAN PENGURUSAN
PEJABAT
1 Menerima arahan daripada

Pegawai atasan.
2 Mencatat segala arahan dalam buku
catatan.
3 Mulakan tugas seperti arahan

dengan membuat draf awalan.
FAIL MEJA
4 Minta Pegawai atasan menyemak
semula sekiranya ada kesalahan
dan sebagainya.
5 Mula menyediakan tugasan yang

diberi dengan menaip dan
sebagainya.
6 Minta Pegawai menandatangani dan

mengesahkan tugasan tersebut.
FAIL MEJA

Muka
Subaktiviti 5.1.5 MENCATAT REKOD KEHADIRAN 1/1
surat ini
Dirujuk Peraturan
1 Menyediakan Rekod Kehadiran . Pegawai Teknologi Pekeliling

Pendidikan Kemajuan
2.Memastikan Rekod Kehadiran Awam Bil 1
dicatat pada setiap hari. Tahun 1992
Panduan
Pengurusan
Kualiti
Menyeluruh
3. Memastikan pengesahan
(TQM)
kedatangan pada Pegawai atasan.
Perkhidmatan
Awam
FAIL MEJA
CARTA ALIRAN MENCATAT REKOD Muka
KEHADIRAN surat ini
MULA
Menyediakan Rekod Kehadiran

Memastikan Rekod Kehadiran dicatat pada
setiap hari

Memastikan pengesahan kedatangan pada
Subaktiviti 5.1.5 Pegawai atasan 1/1
REKOD KEHADIRAN surat ini
TAMAT
1 Menyediakan Rekod Kehadiran .
2 Memastikan Rekod Kehadiran dicatat

pada setiap hari.
3 Memastikan pengesahan kedatangan

pada Pegawai atasan.
FAIL MEJA

PROSES KERJA TEMPAHAN Muka
BILIK-BILIK surat ini
Dirujuk Peraturan
1. Menerima Surat Permohonan Pegawai Teknologi Pekeliling

Penggunaan Bilik Pendidikan Kemajuan
Awam Bil 1
2. Masukkan ke dalam Buku Daftar Tahun 1992
Keluar Masuk Surat PKG Panduan
Pengurusan
Kualiti
Menyeluruh
3. Respon samada tempahan
(TQM)
diterima atau sebaliknya.
Perkhidmatan
Awam
4. Memaklumkan kepada pemohon

status tempahan.
5. Pemohon mengisi Borang

tempahan Bilik.
6. Memastikan Bilik tersebut sedia

digunakan pada tarikh yang
ditetapkan
FAIL MEJA
CARTA ALIRAN PROSES KERJA Muka
TEMPAHAN BILIK-BILIK surat ini
MULA
Menerima Surat Permohonan

Penggunaan Bilik
Masukkan ke dalam Buku Daftar Keluar

Masuk Surat PKG
Respon samada tempahan diterima atau

sebaliknya
Memaklumkan kepada pemohon

status tempahan.
Pemohon mengisi Borang Tempahan Bilik
Memastikan Bilik tersebut sedia

ditetapkan
TAMAT
FAIL MEJA
Muka
Subaktiviti 5.1.6 PROSES KERJA TEMPAHAN 1/1
surat ini
BILIK-BILIK
1 Menerima Surat Permohonan

Penggunaan Bilik
2 Masukkan ke dalam Buku Daftar

Keluar Masuk Surat PKG
3 Respon samada tempahan diterima

atau sebaliknya.
4 Memaklumkan kepada pemohon

status tempahan.
5 Pemohon mengisi Borang Tempahan

Bilik.
6 Memastikan Bilik tersebut sedia

ditetapkan
FAIL MEJA
PROSES KERJA PINJAMAN Muka
PERALATAN surat ini
Dirujuk Peraturan
1. Menerima Surat Permohonan Pegawai Teknologi Pekeliling

Pinjaman Pendidikan Kemajuan
2. Memproses Surat Permohonan Awam Bil 1
Pinjaman ke dalam Buku Daftar Tahun 1992
Keluar Masuk Surat PKG Panduan
Pengurusan
3. Mengajukan status permohonan Kualiti
kepada Pegawai Atasan Menyeluruh
(TQM)
4. Memaklumkan kepada Perkhidmatan
pemohon status permohonan Awam
5. Respon samada pinjaman

alatan DHM diluluskan atau
sebaliknya.
6. Pemohon mengisi Borang

Pinjaman alatan DHM.
7. Pemohon mengisi Borang dan
merekod pinjaman tersebut
dalam Pergerakan Harta Modal
KEW 312/A.
8. Memastikan peralatan tersebut

sedia digunakan pada tarikh
yang ditetapkan
9. Memastikan peralatan yang

dipulangkan dalam keadaan
baik.
FAIL MEJA
10. Merekod semula pinjaman
tersebut dalam Pergerakan
Harta Modal KEW 312/A.
FAIL MEJA
PINJAMAN PERALATAN surat ini
MULA
Menerima Surat Permohonan

Pinjaman
Memproses Surat Permohonan Pinjaman ke

dalam Buku Daftar Keluar Masuk Surat PKG
Mengajukan status permohonan kepada

Pegawai Atasan
Memaklumkan kepada pemohon

status permohonan
Respon samada pinjaman alatan DHM

diluluskan atau sebaliknya
Pemohon mengisi Borang Pinjaman

alatan DHM
Pemohon mengisi Borang dan merekod

pinjaman tersebut dalam Pergerakan
Harta Modal KEW 312/A.
Memastikan peralatan tersebut sedia

digunakan pada tarikh yang ditetapkan
Memastikan peralatan yang

dipulangkan dalam keadaan baik
Merekod semula pinjaman tersebut

dalam Pergerakan Harta Modal KEW 312/A.
TAMAT
FAIL MEJA
PINJAMAN PERALATAN surat ini
1 Menerima Surat Permohonan

Pinjaman
2 Memproses Surat Permohonan

Pinjaman ke dalam Buku Daftar
Keluar Masuk Surat PKG
3 Mengajukan status permohonan

kepada Pegawai Atasan

status permohonan
5 Respon samada pinjaman alatan
DHM diluluskan atau sebaliknya.
6 Pemohon mengisi Borang Pinjaman

alatan DHM.
7 Pemohon mengisi Borang dan

merekod pinjaman tersebut dalam
Pergerakan Harta Modal
KEW 312/A.
8 Memastikan peralatan tersebut

sedia digunakan pada tarikh yang
ditetapkan
9 Memastikan peralatan yang

dipulangkan dalam keadaan baik.
10 Merekod semula pinjaman

tersebut dalam Pergerakan Harta
Modal KEW 312/A.
FAIL MEJA
MENGURUS SEGALA REKOD Muka
MENGENAI ADUAN DAN CADANGAN surat ini
Dirujuk Peraturan
1. Menerima Surat cadangan dan Pegawai Teknologi Pekeliling

aduan Pendidikan Kemajuan
2. Memproses Surat Permohonan Awam Bil 1
Pinjaman ke dalam Buku Daftar Tahun 1992
Masuk Surat PKG dan masukkan Panduan
ke dalam Fail Pengurusan
Kualiti
Menyeluruh
3. Mengajukan surat aduan (TQM)
/cadangan kepada Pegawai Perkhidmatan
Atasan Awam
4. Memberikan maklumbalas
kepada pemberi cadangan atau
pengadu melalui surat.
5. Surat yang dihantar kepada

pengaju direkodkan ke dalam
Buku Daftar Keluar Surat dan
difailkan.
FAIL MEJA
MENGENAI ADUAN DAN CADANGAN surat ini
MULA
Menerima Surat cadangan dan

aduan
Memproses Surat Permohonan Pinjaman ke

dalam Buku Daftar Masuk Surat PKG dan
masukkan ke dalam Fail
Mengajukan surat aduan /cadangan

Memberikan maklumbalas kepada

pemberi cadangan atau pengadu melalui
surat.
Surat yang dihantar kepada pengaju

direkodkan ke dalam Buku Daftar Keluar
Surat dan difailkan
TAMAT
FAIL MEJA
SENARAI SEMAK PROSES KERJA
Muka
Subaktiviti 5.1.8 MENGENAI ADUAN DAN 1/1
surat ini
CADANGAN
1 Menerima Surat cadangan dan

aduan
2 Memproses Surat Permohonan

Pinjaman ke dalam Buku Daftar
Masuk Surat PKG dan masukkan
ke dalam Fail
3 Mengajukan surat aduan /cadangan

4 Memberikan maklumbalas kepada

pemberi cadangan atau pengadu
melalui surat.
5 Surat yang dihantar kepada

pengaju direkodkan ke dalam Buku
Daftar Keluar Surat dan difailkan.
FAIL MEJA
MENGENDALIKAN EDARAN BAHAN- Muka
BAHAN KEPADA PELANGGAN surat ini
Dirujuk Peraturan
1. Menerima surat arahan edaran Pegawai Teknologi Pekeliling

bahan kepada pelanggan Pendidikan Kemajuan
2. Merekod surat penerimaan ke Awam Bil 1
dalam Buku Daftar Masuk Surat Tahun 1992
Panduan
Pengurusan
3. Mengajukan surat edaran Kualiti
tersebut kepada pegawai atasan Menyeluruh
(TQM)
Perkhidmatan
Awam
4. Mengenalpasti pelanggan yang

hendak dihantar edaran
5. Memperbanyakkan bahan edaran
6. Merekod surat edaran ke dalam

buku daftar surat keluar
7. Menghantar atau mengepos

bahan edaran kepada pelanggan
FAIL MEJA
CARTA ALIRAN PROSES KERJA
Muka
Subaktiviti 5.1.9 EDARAN BAHAN-BAHAN KEPADA 1/1
surat ini
PELANGGAN
MULA
Menerima surat arahan edaran bahan

kepada pelanggan
Merekod surat penerimaan ke dalam

Buku Daftar Masuk Surat
Mengajukan surat edaran tersebut kepada

pegawai atasan
Mengenalpasti pelanggan yang hendak

dihantar edaran
Memperbanyakkan bahan edaran
Merekod surat edaran ke dalam buku

daftar surat keluar
TAMAT
FAIL MEJA
Muka
Subaktiviti 5.1.9 EDARAN BAHAN-BAHAN KEPADA 1/1
surat ini
PELANGGAN
1 Menerima surat arahan edaran

bahan kepada pelanggan
2 Merekod surat penerimaan ke dalam

3 Mengajukan surat edaran tersebut

kepada pegawai atasan
4 Mengenalpasti pelanggan yang

hendak dihantar edaran
5 Memperbanyakkan bahan edaran
6 Merekod surat edaran ke dalam buku

daftar surat keluar
7 Menghantar atau mengepos bahan

edaran kepada pelanggan
FAIL MEJA
MENGURUS PAPAN KENYATAAN
PEJABAT DAN MEREKOD SURAT Muka
PEKELILING surat ini
PENTADBIRAN/KEWANGAN
Dirujuk Peraturan
1. Menerima surat pekeliling dari Pegawai Teknologi Pekeliling

KPM, JPNS dan BTP Pendidikan Kemajuan
2. Merekod surat penerimaan ke Awam Bil 1
dalam Buku Daftar Masuk Surat Tahun 1992
Panduan
Pengurusan
3. Mengajukan surat edaran Kualiti
tersebut kepada pegawai atasan Menyeluruh
(TQM)
Perkhidmatan
4. Mencetak salin surat pekeliling Awam
tersebut serta menampal pada
papan kenyataan yang
disediakan.
5. Mengemaskini papan kenyataan

dari masa ke semasa
FAIL MEJA
Muka
Subaktiviti 5.1.10 PEJABAT DAN MEREKOD SURAT 1/1
surat ini
PEKELILING
MULA
Menerima surat pekeliling dari KPM,

JPNS dan BTP
Merekod surat penerimaan ke dalam

Mengajukan surat edaran tersebut kepada

pegawai atasan
Mencetak salin surat pekeliling

tersebut serta menampal pada papan
kenyataan yang disediakan.
Mengemaskini papan kenyataan dari

masa ke semasa
TAMAT
FAIL MEJA
Muka
Subaktiviti 5.1.10 PEJABAT DAN MEREKOD SURAT 1/1
surat ini
PEKELILING
1 Menerima surat pekeliling dari KPM,

JPNP dan BTP
2 Merekod surat penerimaan ke dalam

buku Daftar Masuk Surat
3 Mengajukan surat edaran tersebut

4 Mencetak salin surat pekeliling

tersebut serta menampal pada
papan kenyataan yang disediakan.
5 Mengemaskini papan kenyataan

dari masa ke semasa
FAIL MEJA
Aktiviti 5.2 PERKHIDMATAN
MENGURUS DAN MENGENDALI
Muka
Subaktiviti 5.2.1 SEMUA JENIS DOKUMEN 1/1
surat ini
PINJAMAN RASMI STAF PKG
Dirujuk Peraturan
1. Mengurus pengisian borang
pinjaman Pegawai Teknologi Pekeliling
Pendidikan Kemajuan
2. Mengajukan status permohonan Awam Bil 1
kepada Pegawai Atasan Tahun 1992
Panduan
Pengurusan
3. Memaklumkan kepada pemohon Kualiti
status permohonan Menyeluruh
(TQM)
Perkhidmatan
4. Respon samada pinjaman alatan
Awam
DHM diluluskan atau sebaliknya
5. Merekod ke dalam Daftar Harta

Modal yang berkenaan
6. Memastikan bahan dipulangkan

pada tarikh ditetapkan dan
dalam keadaan baik.
FAIL MEJA
MENGURUS DAN MENGENDALI Muka
SEMUA JENIS DOKUMEN surat ini
MULA
Mengurus pengisian borang pinjaman
Mengajukan status permohonan kepada

Pegawai Atasan
Memaklumkan kepada pemohon status

permohonan
Respon samada pinjaman alatan DHM

diluluskan atau sebaliknya
Merekod ke dalam Daftar Harta

Memastikan bahan dipulangkan pada

tarikh ditetapkan dan dalam keadaan
baik.
TAMAT
FAIL MEJA
MENGURUS DAN MENGENDALI Muka
SEMUA JENIS DOKUMEN surat ini
1 Mengurus pengisian borang

pinjaman
2 Mengajukan status permohonan


status permohonan
4 Respon samada pinjaman alatan

DHM diluluskan atau sebaliknya
5 Merekod ke dalam Daftar Harta

6 Memastikan bahan dipulangkan

pada tarikh ditetapkan dan dalam
keadaan baik.
FAIL MEJA
Aktiviti 5.2 PERKHIDMATAN
MEREKOD DAN MENGURUS SEMUA Muka
JENIS CUTI surat ini
Pegawai Yang
Undang-Undang
Proses Kerja Meluluskan /
/ Peraturan
Dirujuk
1. Menerima borang permohonan
cuti dari staf PKG Pegawai Teknologi Pekeliling
Pendidikan Kemajuan
2. Mengajukan permohonan Awam Bil 1
tersebut kepada pegawai atasan Tahun 1992
Panduan
Pengurusan
3. Maklumbalas samada Kualiti
permohonan cuti tersebut Menyeluruh
diluluskan atau sebaliknya (TQM)
Perkhidmatan
Awam
4. Merekod jumlah cuti yang diambil

ke dalam buku rekod cuti dan satu
salinan ke dalam fail peribadi staf
tersebut
FAIL MEJA
Muka
Subaktiviti 5.1.12 MEREKOD DAN MENGURUS SEMUA 1/1
surat ini
JENIS CUTI
MULA
Menerima borang
permohonan cuti dari staf
PKG
Mengajukan permohonan tersebut

Maklumbalas samada permohonan

cuti tersebut diluluskan atau
sebaliknya
Merekod jumlah cuti yang diambil

tersebut
TAMAT
FAIL MEJA
Muka
Subaktiviti 5.1.12 MEREKOD DAN MENGURUS 1/1
surat ini
SEMUA JENIS CUTI

1 Menerima borang permohonan cuti
dari staf PKG
2 Mengajukan permohonan tersebut

3 Maklumbalas samada permohonan

cuti tersebut diluluskan atau
sebaliknya
4 Merekod jumlah cuti yang diambil

tersebut
FAIL MEJA
Aktiviti 5.3 KEWANGAN
MENERIMA DAN MENGURUS
BORANG TUNTUTAN PERJALANAN Muka
SERTA MENYEDIAKAN BAUCER surat ini
PERJALANAN
Pegawai Yang
Undang-Undang
/ Peraturan
Dirujuk
1. Menerima borang TNT dari staf
PKG Pegawai Teknologi Pekeliling
Pendidikan Kemajuan
2. Menyemak dan memastikan Awam Bil 1
borang TNT bertandatangan dan Tahun 1992
beserta surat lampiran yang Panduan
berkenaan Pengurusan
Kualiti
Menyeluruh
3. Menyediakan baucer dan (TQM)
memasukkan nombor baucer ke Perkhidmatan
dalam buku baucer Awam
4. Baucer ditaip dalam 3 salinan
5. Memastikan borang TNT dan

baucer ditandatangan oleh pegawai
yang diberi kuasa
6. Merekodkan ke dalam buku VOT
FAIL MEJA
7. Asingkan baucer KEW 304
bersama dokumen berkaitan yang
disahkan dan dihantar ke PSPN

MULA

Menerima borang TNT dari
CARTA ALIRAN
stafPROSES
PKG KERJA
BORANG TUNTUTAN PERJALANAN Muka
SERTA MENYEDIAKAN BAUCER surat ini
PERJALANANMenyemak dan memastikan borang
TNT bertandatangan dan beserta
surat lampiran yang berkenaan
Menyediakan baucer dan

memasukkan nombor baucer ke
dalam buku baucer
Baucer ditaip dalam 3 salinan
Memastikan borang TNT dan baucer

ditandatangan oleh pegawai yang
diberi kuasa
Merekodkan ke dalam buku VOT
Asingkan baucer KEW 304 bersama

dokumen berkaitan yang disahkan dan
dihantar ke PSPN
FAIL MEJA
TAMAT
BORANG TUNTUTAN
Muka
Subaktiviti 5.3.2 PERJALANAN SERTA 1/1
surat ini
MENYEDIAKAN BAUCER
PERJALANAN

1 Menerima borang TNT dari staf PKG
2 Menyemak dan memastikan borang

TNT bertandatangan dan beserta
surat lampiran yang berkenaan
3 Menyediakan baucer dan

memasukkan nombor baucer ke
dalam buku baucer
4 Baucer ditaip dalam 3 salinan
Memastikan borang TNT dan baucer

5 ditandatangan oleh pegawai yang
diberi kuasa
FAIL MEJA
6
Asingkan baucer KEW 304 bersama
7 dokumen berkaitan yang disahkan
dan dihantar ke PSPN

MEMOHON, MENERIMA DAN
Muka
Subaktiviti 5.3.3 MENGURUS PESANAN TEMPATAN 1/1
surat ini
[LO] PEROLEHAN PKG
Pegawai Yang
Undang-Undang
/ Peraturan
Dirujuk
1. Mengisi borang permohonan L.O
Pegawai Teknologi Pekeliling
Pendidikan Kemajuan
2. Apabila L.0 diluluskan, Awam Bil 1
memaklumkan kepada pembekal, Tahun 1992
status permohonan Panduan
Pengurusan
3. Meminta pembekal menghantar Kualiti
invois dan menandatangani borang Menyeluruh
L.O (TQM)
Perkhidmatan
Awam
4. Memastikan barang yang

dibekalkan menepati seperti di
dalam borang L.O
5. Mengajukan borang L.O yang

telah lengkap kepada pegawai
atasan
FAIL MEJA
6. Merekodkan ke dalam buku VOT
barang yang dibekalkan
MULA
5 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17

Mengisi borang permohonan
L.O
Apabila L.0 diluluskan,

memaklumkan kepada pembekal,
Aktiviti 5.1 status permohonan
PENTADBIRAN
MEMOHON, MENERIMA DAN Muka
MENGURUS PESANAN TEMPATAN
Meminta pembekal surat ini
menghantar invois
[LO] PEROLEHAN PKG
dan menandatangani borang L.O
Memastikan barang yang

dibekalkan menepati seperti di
dalam borang L.O
Mengajukan borang L.O yang telah

lengkap kepada pegawai atasan

barang yang dibekalkan
TAMAT
FAIL MEJA
MEMOHON, MENERIMA DAN Muka
MENGURUS PESANAN TEMPATAN surat ini
[LO] PEROLEHAN PKG

1 Mengisi borang permohonan L.O
2 Apabila L.0 diluluskan,

memaklumkan kepada pembekal,
status permohonan
3 Meminta pembekal menghantar

invois dan menandatangani borang
L.O
FAIL MEJA
4 Memastikan barang yang dibekalkan
menepati seperti di dalam borang
L.O
Mengajukan borang L.O yang telah

5 lengkap kepada pegawai atasan

6 barang yang dibekalkan

MENYEDIAKAN LAPORAN
Muka
Subaktiviti 5.3.4 PERBELANJAAN BULANAN DAN 1/1
surat ini
TAHUNAN PKG
Pegawai Yang
Undang-Undang
/ Peraturan
Dirujuk
1. Segala bil dan baucer yang
diterima direkod di dalam buku VOT Pegawai Teknologi Pekeliling
mengikut objek sebagai (OS) Pendidikan Kemajuan
Awam Bil 1
2. Membuat dan mengemaskini Tahun 1992
penyata perbelanjaan bulanan / Panduan
tahunan Pengurusan
Kualiti
FAIL MEJA
3. Disemak oleh pegawai atasan Menyeluruh
(TQM)
Perkhidmatan
Awam
4. Disahkan serta menandatangani

laporan
5. Menyimpan satu salinan ke

dalam fail laporan dan ke PSPN
FAIL MEJA
MENYEDIAKAN LAPORAN Muka
PERBELANJAAN BULANAN DAN surat ini
TAHUNAN PKG
MULA
Segala bil dan baucer yang

diterima direkod di dalam buku
VOT mengikut objek sebagai (OS)
Membuat dan mengemaskini penyata

perbelanjaan bulanan / tahunan
Disemak oleh pegawai atasan
Disahkan serta menandatangani

laporan
Menyimpan satu salinan ke dalam fail

laporan dan ke PSPN
TAMAT
FAIL MEJA
MENYEDIAKAN LAPORAN Muka
PERBELANJAAN BULANAN DAN surat ini
TAHUNAN PKG

1 Segala bil dan baucer yang diterima
direkod di dalam buku VOT
mengikut objek sebagai (OS)
2 Membuat dan mengemaskini

penyata perbelanjaan bulanan /
tahunan
3 Disemak oleh pegawai atasan
4 Disahkan serta menandatangani

laporan
Menyimpan satu salinan ke dalam

5 fail laporan dan ke PSPN
FAIL MEJA
6.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja
1. Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pembangunan
Sumber Manusia Pusat Sumber Pendidikan Negeri Pahang.
2. Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat
Pusat Sumber Pendidikan Negeri Pahang dan Bahagian Teknologi Pendidikan
3. Menggunakan senarai tugas perjawatan baru Pusat Kegiatan Guru 2005 oleh Bahagian Teknologi
Pendidikan
4. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh
Jabatan Pendidikan Pahang dan Pusat Sumber Pendidikan Negeri Pahang.
5. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis
dari semasa ke semasa oleh KPP PSPN Pahang dan Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan
7.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja

1. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1/1992 : Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh
(TQM) Perkhidmatan Awam
8.0 Senarai Borang-Borang Yang Diguna Fail Meja
1. Tiada Borang Yang Berkaitan
FAIL MEJA
5.0 Proses Kerja KSu Pengurusan Kualiti & Penyelidikan
Aktiviti 5.4 PENGURUSAN KUALITI
MENGEMASKINI MANUAL Muka
PROSEDUR KERJA / FAIL MEJA surat ini
Dirujuk Peraturan
1. Menerima arahan kerja Pengarah Pekeliling
mengemaskini Manual Prosedur Bahagian Teknologi Kemajuan
Kerja daripada Pengarah. Pendidikan Pentadbiran
Awam Bil. 8
2. Membentuk Pasukan Petugas
Tahun 1991
MPK untuk menyemak isi
Panduan
kandungan MPK sedia ada.
Mengenai
3. Menyelaraskan kerja Manual Prosedur
penyemakan dan menyediakan Kerja Dan Fail
laporan pembetulan dan Meja
penambahbaikan isi kandungan
MPK.
4. Membuat perubahan isi
kandungan MPK yang terkini
(mendokumentasikan maklumat
terbaru) dan mengedarkan
dokumen tersebut kepada
Pengarah, TP dan semua Ketua
Sektor untuk makluman dan
mengemaskini Fail Meja pegawai
terlibat.
5. Menyimpan MPK terkini untuk
rujukan jabatan.
FAIL MEJA
5.0 Carta Aliran Kerja KSu Pengurusan Kualiti & Penyelidikan
PROSEDUR KERJA surat ini
FAIL MEJA
MULA
Terima Arahan Kerja
Bentuk Pasukan Petugas & Pasukan Kerja MPK
Semak Isi Kandongan MPK Sedia Ada
Tidak
Ada Pembetulan ?
Ya
Buat Pembetulan / Tambahkan Isi Kandungan MPK
Dokumentasikan Maklumat Terbaru MPK
Edarkan Dokumen MPK Terbaru Kepada

Pengarah,Timbalan Pengarah, KS Dan KU
Maklumkan Kepada KS & KU Untuk betulkan Fail Meja Pegawai

Atau Kakitangan Yang Terlibat Mengikut MPK Terkini.
Simpan Dokumen MPK Terbaru Ke Dalam Fail
TAMA
TT
FAIL MEJA
PROSEDUR KERJA surat ini
1 Membentuk pasukan petugas MPK

2 Menyemak kandungan MPK 2 tahun
sekali atau apabila diarah oleh
Pengarah
3 Menyediakan laporan pembetulan /
pengubahsuaian MPK
4 Menyelaras pengubahsuaian isi

kandungan MPK
5 Membentangkan perubahan isi

kandungan MPK yang baru kepada
JK Pengurusan
6 Mencetak isi kandungan MPK yang
baru secukupnya untuk
menggantikan MPK yang lama
7 Mengedarkan MPK yang baru kepada
Pengarah, Timbalan Pengarah dan
Ketua Sektor
8 Memaklumkan kepada semua
pegawai dan kakitangan tentang
perubahan MPK
9 Memaklumkan semua pegawai dan
kakitangan yang terlibat untuk
mengemaskini fail meja masing-
masing
10 Menyimpan semua dokumen yang
asal untuk tujuan rekod dan
tindakan susulan.
FAIL MEJA
FAIL MEJA
Sumber Manusia Pusat Sumber Pendidikan Negeri Pahang dan Bahagian Teknologi Pendidikan
MS ISO 9001:2000 Bahagian Teknologi Pendidikan

1. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 8/1991 : Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja
dan Fail Meja
FAIL MEJA
PENYEBARAN MAKLUMAT Muka
KUALITI surat ini
Pegawai Yang
Undang-Undang /
Peraturan
Dirujuk
1. Menerima arahan kerja
penyebaran maklumat kualiti Pengarah
daripada Pengarah / KPP PSPN Bahagian
Pahang Teknologi
Pendidikan
2. Mengumpulkan laporan Ketua Penolong

pelaksanaan pengurusan kualiti, Pengarah PSPN
menyunting dan membuat reka Pahang
bentuk penerbitan laporan.
3. Menyediakan draf laporan awal

untuk disemak, dibetulkan dan
menghantar laporan yang sudah
siap untuk dicetak.
4. Mengagihkan maklumat kualiti

yang sudah siap kepada umum
dan menyimpan sesalinan ke
dalam fail
FAIL MEJA
KUALITI surat ini
MULA
Terima Arahan Kerja
Kumpul Laporan Pelaksanaan Kualiti
Buat Suntingan Laporan
Tentukan Reka Bentuk Penerbitan
Semak Bahan Penerbitan
Buat Pembetulan
Tidak Sempurna ?
Ya
Hantar Bahan Yang Telah Siap Untuk Cetakan
Sebarkan Bahan Penerbitan Kepada Umum
Simpan Bahan Penerbitan Ke Dalam Fail
TAMA
TTT
FAIL MEJA
KUALITI surat ini
1 Mengumpulkan laporan pelaksanaan

pengurusan kualiti daripada semua
unit
2 Menyunting dan membuat reka

bentuk penerbitan laporan
3 Membentangkan draf laporan kepada

editor untuk disemak
4 Membentangkan laporan akhir

kepada Pengarah untuk pengesahan
5 Menghantar laporan kualiti kepada

Ketua Unit Penerbitan untuk dicetak
6 Mengagihkan maklumat kualiti

kepada umum
7 Menyimpan sesalinan laporan ke

dalam fail
FAIL MEJA
FAIL MEJA
Pusat Sumber Pendidikan Negeri Pahang

1. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 4/1991 : Strategi Peningkatan Kualiti
2. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 7/1991 : Kumpulan Meningkatkan Kualiti
4. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1/1993 : Panduan Perhimpunan Pagi
FAIL MEJA
Aktiviti 5.5 PENYELIDIKAN PENDIDIKAN
PENGURUSAN PELAKSANAAN Muka
PENYELIDIKAN surat ini
Pegawai Yang
Undang-Undang /
Peraturan
Dirujuk
1. Menerima arahan kerja membuat KPP PSPN
kajian penyelidikan pendidikan Pahang
daripada KPP PSPN
2. Membuat jadual kerja
penyelidikan dan melantik JK
Penyelaras dan Pasukan Petugas
Penyelidikan
3. Membuat kajian keperluan

penyelidikan dan menetapkan
tajuk penyelidikan yang hendak
dilaksanakan
4. Membuat proposal kajian untuk
dibentangkan kepada JK
Pengurusan
5. Membina instrumen kajian
6. Menguji instrumen penyelidikan.

Setelah diuji, mengedarkan
istrumen kepada responden
7. Memproses kertas soal selidik
dan menyediakan laporan
penyelidikan.
8. Menyediakan abstrak
penyelidikan dan melaporkan
dapatan penyelidikan kepada JK
Pengurusan
FAIL MEJA
9. Mengedarkan abstrak
penyelidikan kepada umum dan
menyimpan salinan ke dalam fail
FAIL MEJA
FAIL MEJA
MULA
Terima Arahan Kerja Penyelidikan Pendidikan
Bentuk Jadual Kerja Penyelidikan
Bentuk JK Penyelaras & Pasukan Petugas Penyelidikan
Buat Kajian Keperluan Penyelidikan
Tetapkan Jenis Penyelidikan Dan

Menyediakan Proposal Kajian
Bentang Proposal Kajian Kepada JK Pengurusan

Untuk Diluluskan
Bina, Uji Dan Edar Instrumen Kajian Kepada

Responden
Proses Borang Kajian, Membuat Abstrak Dan Dapatan

Kajian
Bentangkan Hasil Kajian Kepada JK Pengurusan
Simpan Dokumen Penyelidikan
TAMA
TT
FAIL MEJA
1 Membuat jadual kerja penyelidikan

2 Melantik JK Penyelaras dan Pasukan
Petugas Penyelidikan
3 Mesyuarat JK Penyelaras
Penyelidikan
4 Membuat kajian keperluan
penyelidikan
5 Menetapkan jenis kajian yang
hendak dilaksanakan
6 Membuat proposal kajian
7 Membentangkan proposal kajian

kepada JK Pengurusan untuk
kelulusan
8 Membina instrumen kajian
9 Menguji instrumen kajian

10 Mengedarkan instrumen dan arahan
kajian kepada responden
11 Memproses borang kajian dan
menyediakan dapatan kajian kajian
12 Membentangkan abstrak dan

dapatan kajian kepada JK
Pengurusan
13 Menyimpan abstark dan laporan
kajian ke dalam fail.
FAIL MEJA
FAIL MEJA
Sumber Manusia Pusat Sumber PendidikanNegeri Pahang dan Bahagian Teknologi Pendidikan
dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah PSPN Pahang dan P{engarah Bahagian
Teknologi Pendidikan
5. Merujuk Manual Prosedur Kerja Pusat Kegiatan Guru

1. Tiada Yang Berkaitan
FAIL MEJA
PEMBINAAN INSTRUMEN Muka
Pegawai Yang
Undang-Undang /
Peraturan
Dirujuk
1. Menentukan tajuk, skop KPP PSPN
penyelidikan dan respondan Pahang
kajian.
2. Membuat rujukan kajian
terdahulu berkaitan dengan
tajuk
3. Membina instrumen kajian
berdasarkan skop penyelidikan
yang telah ditetapkan.
4. Membuat semakan dan menguji
kebolehpercayaan instrumen
kajian.
5. Setelah diuji, sediakan surat
arahan menjalankan kajian dan
membuat salinan instrumen
secukupnya.
FAIL MEJA
6. Menyimpan salinan instrumen
kajian ke dalam fail.
FAIL MEJA
FAIL MEJA
MULA
Tentukan Tajuk, Kriteria Dan Objektif Penyelidikan
Bina Instrumen Penyelidikan Berdasarkan Kriteria Dan

Objektif Penyelidikan
Semak Instrumen
Buat
Pembetulan
Sempurna ?
Tidak
Ya
Uji Instrumen Penyelidikan
Buat
Pembetulan
Sempurna ?
Tidak
Ya
Kemaskini Instrumen
Buat Surat Arahan Penggunaan Instrumen

Penyelidikan
Cetak Surat Arahan Dan Instrumen Secukupnya Untuk

Tujuan Penyelidikan
Simpan Instrumen Ke Dalam Fail
TAMA
TT
FAIL MEJA
1 Menentukan tajuk, skop dan

responden kajian
2 Membuat rujukan kajian yang sama

yang telah dibuat sebelumnya
3 Membuat kajian instrumen kajian
terdahulu untuk disesuaikan dengan
kajian semasa
4 Membina instrumen mengikut skop
kajian
5 Menguji kebolehpercayaan instrumen
kajian
6 Membuat pembetulan (jika ada)
7 Membuat surat arahan panduan
menjawab instrumen kajian
8 Mencetak instrumen kajian

secukupnya
9 Menyimpan salinan instrumen kajian
ke dalam fail
FAIL MEJA
FAIL MEJA
MS ISO 9001:2000 Bahagian Teknologi Pendidikan.

FAIL MEJA
PENYEBARAN DAPATAN Muka
Pegawai Yang
Undang-Undang /
Peraturan
Dirujuk
1. Dapatkan laporan penyelidikan / Pengarah
abstrak penyelidikan. Bahagian
Teknologi
Pendidikan
2. Mencetak abstrak dan surat
makluman penyelidikan
secukupnya
3. Mengedar laporan penyelidikan
kepada pegawai yang berkenaan.
FAIL MEJA
4. Menyimpan satu salinan abstrak
penyelidikan ke dalam fail

FAIL MEJA
MULA
Dapatkan Laporan / Abstrak Penyelidikan
Buat Nota Makluman Kepada Semua Pegawai
Cetak Abstrak Dan Surat Makluman Penyelidikan

Secukupnya
Edarkan Dapatan Penyelidikan
Simpan Abstrak Penyelidikan Ke Dalam Fail
TAMA
T

FAIL MEJA
1 Dapatkan laporan penyelidikan /

abstrak penyelidikan.
2 Mencetak abstrak dan surat

makluman penyelidikan secukupnya
3 Mengedar laporan penyelidikan

kepada pegawai yang berkenaan.
4 Menyimpan satu salinan abstrak

penyelidikan ke dalam fail
FAIL MEJA
Sumber Manusia PSPN Pahang dan Bahagian Teknologi Pendidikan
PSPN Pahang dan Bahagian Teknologi Pendidikan
dari semasa ke semasa oleh KPP PSPN Pahang dan Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan.

FAIL MEJA
MENYELARAS KAJIAN Muka surat
TINDAKAN ini
Dirujuk Peraturan
1. Melantik Penyelaras dan JK Pengarah Bahagian
Pelaksanaan Kajian Tindakan Teknologi
Pendidikan
2. Menyediakan kertas cadangan
dan arahan kerja pelaksanaan
kajian tindakan pendidikan.
3. Membentangkan kertas
cadangan kajian tindakan untuk
diluluskan oleh Pengarah
Pendidikan
4. Mengarahkan sekolah untuk
melaksanakan kajian tindakan
pendidikan.
5. Memantau pelaksanaan Kajian
Tindakan di sekolah.
6. Mengumpulkan laporan dan
abstrak kajian tindakan
daripada sekolah.
7. Membukukan abstrak / dapatan
kajian untuk disebarkan kepada
semua sekolah di Negeri
Selangor
8. Menyimpan satu salinan abstrak

/ dapatan kajian ke dalam fail
FAIL MEJA
TINDAKAN ini
MULA
Lantik Penyelaras Dan JK Pelaksanaan Kajian

Tindakan
Sediakan Kertas Cadangan dan Arahan Kerja

Pelaksanaan Kajian Tindakan Kepada Penyelaras
Bentang Kertas Cadangan Untuk Kelulusan Pengarah

Pendidikan
Hantar Surat Arahan Pelaksanaan Kajian Tindakan Ke

Sekolah Dan Memantau Pelaksanaannya
Mengumpulkan Laporan Pelaksanaan Dari Sekolah,

Membukukan Abstrak Dan Dapatan Kajian
Mengedarkan Semua Abstrak Kajian Ke Sekolah
Simpan Satu Salinan Laporan Kajian Tindakan
TAMA
T
FAIL MEJA
TINDAKAN ini
1 Melantik Penyelaras dan JK

Pelaksanaan Kajian Tindakan
2 Menyediakan kertas cadangan dan
arahan kerja pelaksanaan kajian
tindakan pendidikan.
3 Membentangkan kertas cadangan
kajian tindakan untuk diluluskan
oleh Pengarah Pendidikan
4 Mengarahkan sekolah untuk
melaksanakan kajian tindakan
pendidikan.
5 Memantau pelaksanaan Kajian

Tindakan di sekolah.
6 Mengumpulkan laporan dan abstrak

kajian tindakan daripada sekolah.
7 Cetak abstrak / dapatan kajian
untuk disebarkan kepada semua
sekolah di Negeri Selangor
8 Menyimpan satu salinan abstrak /

dapatan kajian ke dalam fail
FAIL MEJA
FAIL MEJA
Sumber Manusia PSPN Pahang dan Bahagian Teknologi Pendidikan
MS ISO 9001:2000 Bahagian Teknologi Pendidikan.

FAIL MEJA
ISI KANDUNGAN M/SURAT
1.0 Maklumat Pegawai 2

2.0 Senarai Tugas 2
3.0 Objektif 3
4.0 Carta Organisasi 3
Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan dengan Pegawai Lain 4-6
5.0 Proses
5.1 PENTADBIRAN
5.1.1 Pengurusan Fail PKG 7
5.1.2 Proses Kerja Terima dan Merekod Surat PKG 10
5.1.3 Proses Kerja Merekod Surat Keluar 13
5.1.4 Proses Kerja Menaip Surat, Minit Mesyuarat, Kertas Kerja
Laporan dan Semua Perkara Berkaitan Pengurusan Pejabat 16
5.1.5 Mencatat Rekod Kehadiran 19
5.1.6 Menerima Tempahan Bilik-bilik 22
5.1.7 Proses Kerja Pinjaman Peralatan 25
5.1.8 Mengurus Segala Rekod Mengenai Aduan dan Cadangan 28
5.1.9 Mengendalikan Edaran Bahan-bahan Kepada Pelanggan 31
5.1.10 Mengurus Papan Kenyataan Pejabat dan Merekod Surat
Pekeliling Pentadbiran / Kewangan 34
5.2 PERKHIDMATAN
5.2.1 Mengurus dan Mengendali Semua Jenis Dokumen
Pinjaman Rasmi Staff PKG 37
5.1 PENTADBIRAN
5.1.11 Carta Aliran Proses Kerja Mengurus dan Mengendalikan
Semua Jenis Dokumen Pinjaman Rasmi Staff PKG 38
5.2 PERKHIDMATAN
5.2.2 Merekod dan Mengurus Semua Jenis Cuti 40
5.1 PENTADBIRAN
5.1.12 Carta Aliran Proses Kerja Merekod dan Mengurus
Semua Jenis Cuti 41
FAIL MEJA
5.3 KEWANGAN
5.3.1 Menerima dan Mengurus Borang Tuntutan Perjalanan
Serta Menyediakan Baucher Pembayaran 43
5.1 PENTADBIRAN
5.1.13 Carta Aliran Proses Kerja Menerima dan Mengurus
Borang Tuntutan Perjalanan Serta Menyediakan
Baucher Bayaran 44
5.3 KEWANGAN
5.3.2 Senarai Semak Proses Kerja Borang Tuntutan Perjalanan
Serta Menyediakan Baucher Perjalanan 45
5.3.3 Memohon, Menerima dan Mengurus Pesanan
Tempatan (LO) 46
5.1 PENTADBIRAN
5.1.14 Carta Aliran Proses Kerja Memohon, Menerima dan
Mengurus Pesanan Tempatan (LO) 47
5.3 KEWANGAN
5.3.4 Menyediakan Laporan Perbelanjaan Bulanan dan
Tahunan PKG 49
5.1 PENTADBIRAN
5.1.15 Carta Aliran Proses Kerja Menyediakan Laporan
Perbelanjaan Bulanan dan Tahunan PKG 50
6.0 Peraturan-peraturan Pentadbiran 52
7.0 Senarai Undang-undang Pekeliling 52
8.0 Senarai Borang diguna 52
5.0 Proses
5.4 PENGURUSAN KUALITI
FAIL MEJA
5.4.1 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja / Fail Meja 53
5.4.2 Penyebaran Maklumat Kualiti 57

5.5 PENYELIDIKAN PENDIDIKAN

5.5.1 Pengurusan Pelaksanaan Penyelidikan 61
5.5.2 Pembinaan Instrumen Penyelidikan 65
5.5.3 Penyebaran Dapatan Penyelidikan 69
5.5.4 Menyelaras Kajian Tindakan 73
FAIL MEJA

Fail Meja N17

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Fail Meja N17

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Pusat Kegiatan Guru Pahang

NAMA AGENSI : PUSAT KEGIATAN GURU TERUNTUM

Jawatan Hakiki PEMBANTU TADBIR

Gred Jawatan N17

Bahagian / Unit PUSAT KEGIATAN GURU TERUNTUM

2.0 Senarai Tugas Pembantu Tadbir N17

III. BIDANG UMUM

2. Menyediakan Sistem Pengurusan Dan Pentadbiran Yang

3. Menyediakan Prasarana Yang Cukup Dan Kondusif Bagi

4. Membina Perhubungan Dan Permuafakatan Pendidikan Yang

4.0 Carta Organisasi Pusat Kegiatan Guru

Ketua Penolong Pengarah

Pegawai Teknologi Pendidikan

Pembantu Tadbir N17

Tugas Pegawai Tugas

4.1 Mengurus dan

1.Buka fail baru. Pegawai Teknologi Pekeliling

4.Letakkan Lampiran Borang Am 6

5.Daftarkan fail dalam Buku Daftar

6.Sediakan Buku Pergerakan Fail.

7.Letakkan fail di dalam kabinet fail

5.0 Senarai Semak KSu Pengurusan Kualiti & Penyelidikan

Label atau catatkan Nombor Fail pada fail.

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

2 Dapatkan Nombor Sistem Fail PKG

3 Label atau catatkan Nombor Fail

4 Letakkan Lampiran Borang Am 6

6 Sediakan Buku Pergerakan Fail.

7 Letakkan fail di dalam kabinet fail

4. Daftarkan surat terima ke dalam

5. Catatkan surat terima ke dalam

6. Masukkan surat ke dalam fail

Cop tarikh terima surat.

Daftarkan surat terima ke dalam Buku

4 Daftarkan surat terima ke dalam

5 Catatkan surat terima ke dalam

6 Masukkan surat ke dalam fail yang

Aktiviti 5.1 PENTADBIRAN

1. Catatkan No Bilangan Rujukan Pegawai Teknologi Pekeliling

4. Poskan surat atau daftarkan

Catatkan No Bilangan Rujukan

Daftarkan surat keluar ke dalam

Catatkan jumlah setem yang

Poskan surat atau daftarkan

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1 Catatkan No Bilangan Rujukan

2 Daftarkan surat keluar ke dalam

3 Catatkan jumlah setem yang

4 Poskan surat atau daftarkan

Aktiviti 5.1 PENTADBIRAN

1. Menerima arahan daripada Pegawai Teknologi Pekeliling

4. Minta Pegawai atasan menyemak

5. Mula menyediakan tugasan yang

6. Minta Pegawai menandatangani

Menerima arahan daripada

Mencatat segala arahan dalam buku catatan

Mulakan tugas seperti arahan dengan

Minta Pegawai atasan menyemak semula

Minta Pegawai menandatangani dan

5.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1 Menerima arahan daripada

3 Mulakan tugas seperti arahan