Laporan Setiausaha

Pada 12 Ogos 2017 hingga 13 Ogos 2017 seramai 12 pengelola dari unit PJM1 dan
PJM 2 Ambilan Jun 2014 telah menganjurkan Kejohanan Jemputan Ragbi 10’s Raja Melewar
Edisi Ke-Sembilan 2017. Kami 12 orang dibantu oleh pelajar PJM PISMP Semester 5 dan 3.
Saya telah dilantik sebagai setiausaha dalam kejohanan tersebut. Pensyarah pembimbing
saya ialah Encik Azulhaimi bin Ahmad.

Fasa Sebelum :

Saya telah berbincang dengan pensyarah pembimbing, Encik Azulhaimi bin Ahmad
mengenai kertas kerja. Kertas kerja telah dihantar dan disemak sebanyak 3 kali dan
dibenarkan untuk dihantar kepada pihak atasan untuk meluluskannya. Setelah kertas kerja
dihantar, saya sentiasa berhubung dengan Puan Hanim, penolong pengarah bagi
memastikan kelulusan kertas kerja. Kertas Kerja telah diluluskan pada 3 April 2017 dan hal
ini dimaklumkan kepada ahli jawatankuasa lain supaya boleh menjalankan tugas masing-
masing seterusnya. Mesyuarat telah diadakan sebanyak 10 kali dari bulan March 2017 hingga
bulan Ogos 2017. Dalam perkara ini, saya telah mencatat segala perkara yang dibincangkan
dan mengambil kehadiran ahli jawatankuasa dalam minit mesyuarat.

Saya telah menyediakan surat jemputan kepada sekolah dan institut pendidikan guru
berkaitan mengikut senarai yang diberikan oleh jawatankuasa perhubungan luar dan surat-
surat telah difakskan kepada pihak berkaitan. Selain itu, saya juga menyediakan surat
peminjaman khemah, pembalut tiang ragbi, dan tong sampah besar bagi kegunaan kejohanan
mengikut permintaan jawatankuasa persiapan padang dan peralatan. Surat permohonan
bantuan perubatan juga saya sediakan dengan permintaan jawatankuasa keselamatan. Di
samping itu, saya juga telah menyediakan surat permohonan sumbangan dan penajaan bagi
kegunaan jawatankuasa penajaan supaya dapat sumbangan duit yang membantu dalam
menampung perbelanjaan kejohanan tersebut. Dalam perkara ini, saya mendapati saya
mempunyai masalah untuk menulis ayat yang betul dalam surat apabila surat-surat yang saya
hantar kepada Encik Azulhaimi bagi semakan selalunya perlu dibetulkan semula sebelum
dihantar kepada pihak berkaitan.

Dalam pada itu, saya juga telah berbincang dengan pensyarah pembimbing bagi
rekaan kad jemputan. Kad jemputan telah disemak sebanyak 2 kali sebelum diedarkan
kepada pihak berkaitan. Walaubagaimanapun, terdapat perselisihan faham antara saya
dengan pensyarah pembimbing apabila saya berpendapat bahawa idea pensyarah adalah
mencatat tarikh penutupan sahaja dalam kad jemputan kepada semua pihak yang dijemput.
Namun begitu, keinginan pensyarah pembimbing saya iaitu tarikh penutupan sahaja tercatat
dalam kad jemputan bagi VIP manakala tarikh kedua-dua hari kejohanan tercatat dalam kad
jemputan yang dihantar kepada pensyarah Pejabat Pendidikan Jasmani dan Kesihatan.
Perselisihan faham ini menjadikan saya perlu membuat semula kad jemputan tersebut. Dalam
perkara ini, saya amat bersyukur atas pertimbangan pensyarah mengenai kekurangan bajet
duit bagi mengelolakan kejohanan tersebut dan memberi kebenaran untuk membuat
pembetulan pada kad jemputan tersebut.

Fasa Selepas :

Saya telah mengumpul laporan daripada setiap ahli jawatankuasa dan menghasilkan
laporan penuh kejohanan tersebut. Laporan telah dibacakan pada mesyuarat post mortem
dan minit mesyuarat post mortem telah dicatat. Segala kebaikan dan kelemahan serta
cadangan penambahbaikan telah dicatat dalam minit mesyuarat post mortem.

Disediakan oleh,

( LOW YING YIN)

Setiausaha,

Kejohanan Jemputan Ragbi 10’s Raja Melewar Edisi Ke-Sembilan 2017.