VINPEARL SAFARI PHÚ QUỐC

MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHUYÊN VIÊN QUẢN TRỊ BÁN HÀNG (SALES ADMIN)

MÃ SỐ:

NGÀY PHÁT HÀNH : 03/08/2015

BỘ PHẬN ÁP DỤNG :
I. THÔNG TIN CHUNG
Chức danh:
Đơn vị trực thuộc:
Bộ phận (Ban/Phòng):
Báo cáo cho:
II. CÁC YÊU CẦU
Trình độ học vấn/Trình độ
chuyên môn:
Kinh nghiệm liên quan tới vị trí:
Phẩm chất cá nhân/Thái độ làm
việc:
Các kỹ năng cơ bản:
Các kỹ năng bổ sung khác (ngoại
ngữ, kỹ thuật…)
Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính Tổng hợp
Chuyên Viên Quản Trị Bán Hàng (SALES ADMIN) Mã số:
Công ty CP Đầu tư & Phát triển Du Lịch Phú Quốc Cấp bậc: Nhân Viên
Phòng Kinh doanh – Vinpearl Safari Phú Quốc
Trưởng phòng Kinh doanh ( Head of Sales)
 Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Tài chính – Kế toán, Du lịch hoặc có liên quan.
 Ít nhất 01 năm kinh nghiệm làm Sales Admin hoặc các vị trí tương đương trong lĩnh vực kinh doanh (chuyên viên
kinh doanh, chuyên viên phân tích thị trường)…Ưu tiên ứng viên nữ có kinh nghiệm liên quan đến lĩnh vực du lịch,
khách sạn, công viên vui chơi giải trí.
 Tận tâm và có trách nhiệm cao với công việc, tinh thần phối hợp, hỗ trợ đồng đội cao, chia sẽ với đồng nghiệp.
 Có ý chí phấn đấu, luôn học hỏi và cầu tiến trong công việc.
 Tính tình tỉ mỉ, chu đáo, cẩn trọng và chuẩn xác cao trong xử lý số liệu và phân tích, báo cáo.
Nhanh nhẹn, thích ứng nhanh, chịu được áp lực công việc cao, phong cách làm việc chuyên nghiệp
hả năng phân tích số liệu chuyên sâu & trình bày báo cáo chuyên nghiệp.
 Khả năng làm việc độc lập tốt trong môi trường áp lực cao, tốc độ nhanh và giờ làm việc linh hoạt.
 Am hiểu thị trường dịch vụ vui chơi giải trí & kinh doanh du lịch.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại tốt, giọng nói chuẩn, truyền cảm; biết cách xây dựng mối quan hệ với khách hàng
Có tư duy về dịch vụ, tinh thần phục vụ và mong muốn làm việc ổn định, lâu dài.
 Tiếng Anh trình độ C trở lên.
 Sử dụng thành thạo Microsoft Office (đặc biệt là excel và power point), khai thác internet, đạt trình độ giỏi trở lên.
III. TRÁCH NHIỆM CƠ BẢN

Nhóm việc Mô tả chi tiết

1. HÀNH CHÍNH - VĂN - Thực hiện các công việc hành chính – nhân sự của P.KD: Quản lý, theo dõi văn phòng phẩm, phân phát thư từ,
PHÒNG CHO PHÒNG KINH tài liệu… của P.KD; Thực hiện việc theo dõi chấm công hằng tháng.
DOANH
- Thực hiện các công việc giấy tờ hỗ trợ P.KD nói chung và CVKD ngoài thị trường (kiểm tra, hoàn thiện thông
tin hợp đồng, in ấn – trình ký hợp đồng…); chuẩn bị các thủ tục đi công tác, kiểm tra các quyết toán công tác
phí cho nhân sự P.KD.
- Quản lý tài liệu, hồ sơ của PKD. Kiểm tra tính chính xác của các chứng từ và văn bản PKD trước khi chuyển
các bộ phận liên quan. Kiểm tra tính xác thực các báo từ các CVKD, dựa trên dữ liệu thống kê cụ thể, phối hợp
với Trợ lý doanh thu trong việc kiểm tra, đối chiếu chéo các số liệu/ dữ liệu P.KD.
- Thực hiện soạn thảo các văn bản, công văn liên quan đến bộ phận kinh doanh (thư ngỏ, công văn, báo cáo, biên
bản ghi nhớ làm việc, tờ trình…) phục vụ công tác bán hàng và quản trị. Đảm bảo tất cả các tài liệu P.KD được
cập nhật, phân phát theo quy định.
- Thực hiện các công việc hành chính - văn phòng khác theo phân công, giao việc trực tiếp từ TPKD.
- Lên kế hoạch và thực hiện công tác chuẩn bị cho các sự kiện mà P.KD chủ trì hoặc P.KD phối hợp với Phòng
Marketing và các phòng/ ban khác trong Công ty cùng thực hiện.
2. THƯ KÝ QUẢN TRỊ - Trợ giúp ƬP.KD thiết lập, xây dựng các thủ tục, quy trình, hướng dẫn công việc cho P.KD & thực hiện giám sát
KINH DOANH việc áp dụng, tuân thủ các thủ tục, quy trình này.
- Quản lý việc cung cấp và đảm bảo số lượng các POSM, các công cụ hỗ trợ bán hàng cho CVKD (bộ sales kits,
danh thiếp, thư ngỏ, bảng giá, thông tin sản phẩm, thông báo chính sách, chương trình khuyến mãi…);
- Tham dự các cuộc họp của P.KD doanh và thực hiện việc ghi biên bản họp. Triển khai, theo dõi, giám sát và
báo cáo tiến độ thực hiện các ý kiến chỉ đạo của TPKD doanh đã thống nhất trong các biên bản họp đến tất cả
CBNV P.KD.
- Thực hiện việc gửi thông tin qua email đến tất cả nhân sự P.KD về các chương trình khuyến mãi; quy định;
chính sách chung của công ty khi có cập nhật mới; các thông báo nội bộ của P.KD và thông báo của công ty gửi
P.KD đến tất cả nhân sự P.KD. Hỗ trợ TPKD trong việc giám sát, nhắc nhở việc nắm rỏ và tuân thủ thực hiện
các thông tin, thông báo, chính sách… đã triển khai.
- Quản lý và theo dõi lưu trữ hợp đồng kinh doanh, thực hiện trình ký và phối hợp với CVKD chuyển hợp đồng
đến khách hàng và các bộ phận khác liên quan.
- Thực hiện đặt booking trên hệ thống dựa trên xác nhận dịch vụ của CVKD, đảm bảo thông tin booking đầy đủ,
chính xác và cập nhật hàng ngày.

3. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO
4. CÔNG VIỆC KHÁC
Người soạn thảo: Nguyễn Hữu Nhu
Người thẩm định:
- Thực hiện việc tìm kiếm thông tin, tổng hợp & kiểm tra thông tin, dữ liệu từ các CVKD, soạn thảo các kế
hoạch kinh doanh, kế hoạch hành động, kế hoạch chỉ tiêu, ngân sách cho P.KD… theo hướng dẫn trực tiếp của
TPKD.
- Chuẩn bị các tài liệu, số liệu phân tích, thống kê, bảng biểu…theo yêu cầu của TPKD trước khi TPKD tham dự
các cuộc họp nội bộ PKD và với khách hang/đối tác hay với bộ phận/phòng ban khác trong công ty. Phối hợp
với Trợ lý doanh thu của P.KD trong việc cập nhật các số liệu thống kê, phân tích doanh thu, khách hàng…
- Hỗ trợ theo dõi, giám sát tiến độ công việc theo kế hoạch làm việc của các CVKD, thường xuyên cập nhật
thông tin cho TPKD và thay TPKD thúc đẩy các đầu việc theo ủy quyền của TPKD hoặc khi TPKD đi công
tác.
- Tiếp điện thoại, xử lý thông tin cuộc gọi đến PKD.Ƭiếp nhận thông tin khách hàng của PKD khi CVKD đi công
tác ngoài. Nắm rỏ chính sách kinh doanh để hỗ trợ CVKD trong quá trình thực hiện cũng như hướng dẫn chính
sách kinh doanh cho CVKD mới.
- Tư vấn, giải đáp các yêu cầu của khách hàng, đối tác liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty và
chuyển thông tin cho những người liên quan để xử lý tiếp theo.
- Hỗ trợ CVKD: Cung cấp dữ liệu khách hàng và doanh số, doanh thu bán hàng theo qui định công ty. Hỗ trợ xử
lý khiếu nại khách hàng khi CVKD ngoài thị trường gửi thông tin về.
-
- Lập kế hoạch và báo cáo làm việc theo ngày/ tuần/ tháng/ quý/ năm phù hợp với nhiệm vụ được giao.
- Ƭổng hợp các báo cáo của CVKD để đưa vào báo cáo ngày/ tuần/ tháng cho ƬPKD.
- Thực hiện các báo cáo khác theo yêu cầu của TPKD. Quản lý thông tin về kết quả kinh doanh và trích xuất dữ
liệu báo cáo – phân tích định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của TPKD.
- Thực hiện đề xuất tính thưởng, hoa hồng, phụ cấp, trợ cấp…cho nhân sự PKD và đại lý, đối tác, khách hàng
theo chính sách hiện hành và theo chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp từ TPKD.
- Báo cáo kịp thời đến TPKD khi có những sự việc bất thường, đột xuất phát sinh. Trong trường hợp khẩn cấp,
phải báo cáo bằng mọi phương tiện liên lạc nhanh nhất có thể.
- Hình thức báo cáo: Linh hoạt sử dụng nhiều hình thức báo cáo, tuy nhiên phải xác nhận lại báo cáo chính thức
bằng văn bản, qua email…
- Thực hiện các công việc khác theo phân công và giao việc của TPKD.
Người phê duyệt: