1.

PENUBUHAN KELAB DAN PERSATUAN

Prosedur Penubuhan:

1. Penubuhan Jawatankuasa Penaja

2. Draf Perlembagaan Persatuan

3. Draf Aktiviti Tahunan.

4. Surat Permohonan Penubuhan Kelab dan Persatuan.

5. Surat Kelulusan Penubuhan oleh Pendaftar Kelab dan Persatuan (Guru

Besar)

6. Pengendalian Mesyuarat Agung:

i. Surat Panggilan/Notis Mesyuarat Agung.

ii. Mesyuarat Agung.
 Lampiran 1A

Contoh Surat Permohonan Penubuhan Kelab dan Persatuan

Persatuan Bahasa Melayu,

Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,
Kemaman, Terengganu. No. Tel : 09-
8591349
_____________________________________________________________________

Ruj kami : SKSI 05/01/01(01)

Tarikh : 01 Januari 2005

Guru Besar,
Sekolah Kebangsaan SuItan Ismail,
Kemaman, Terengganu.

Tuan ,

PERMOHONAN PENUBUHAN PERSATUAN BAHASA MELAYU

Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa saya ………………( nama)….…………

berdasarkan Peraturan (4) dalam Warta Kerajaan bertarikh 21 Mei 1998,P.U. (A) 196,
yang berkait dengan Seksyen 130, Akta Pendidikan 1996 dengan ini memohon untuk
menubuhkan Persatuan Bahasa Melayu, Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,
Kemaman mulai 1 Januari 2005.

2. Sehubungan itu , bersama-sama ini dikemukakan maklumat-maklumat berikut:

2.1 Draf Perlembagaan.

2.2 Draf Aktiviti Asas.
2.3 Senarai Nama Jawatankuasa Penaja.

Kerjasama dan jasa baik tuan bagi meluluskan perkara diatas terlebih dahulu diucapkan
terima kasih
Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

“BERSAMA MENINGKATKAN KUALITI PENDIDIKAN”

Saya yang menurut perintah,

(AMINUDDIN BIN BAKAR)

Guru Penasihat,
Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,
Kemaman, Terengganu.
 Lampiran 1B

Contoh Surat Jawapan Kelulusan Penubuhan.

Persatuan Bahasa Melayu,

Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,
Kemaman, Terengganu.

Ruj kami : SKSI 06/01/001(01)

Tarikh : 08 Januari 2005

Guru Penasihat,
Persatuan Persatuan Bahasa Melayu
Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,
Kemaman, Terengganu.

Tuan,

KELULUSAN PERMOHONAN PENUBUHKAN PERSATUAN BAHASA MELAYU

Merujuk surat tuan SKSI 05/01/001( 01) bertarikh 01 Januari 2005 dinyatakan bahawa
dengan kuasa yang diberikan kepada saya, Seksyen 130, Akta Pendidikan 1996 seperti
yang termaktub dalam Peraturan (4) Warta Kerajaan bertarikh 21 Mei 1998, P.U. (A)
196, sukacita dimaklum permohonan tuan untuk menubuhkan Persatuan Bahasa
Melayu, Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman adalah diluluskan
berkuatkuasa mulai 1 Januari 2005

2. Sehubungan itu, bersama-sama ini dikemukakan maklumat-maklumat yang

diluluskan:
2.1 Draf Perlembagaan
2.2 Draf Aktiviti Asas
2.3 Senarai Nama Jawatankuasa Penaja.

Diharap dapat tuan mengambil tindakan selanjutnya mengikut peraturan (4) Warta
Kerajaan bertarikh 21 Mei, 1998, P.U.(A) 196.

Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

“BERSAMA MENINGKATKAN KUALITI PENDIDIKAN”

Saya yang menurut Perintah,

(SEDEK BIN EMBONG)

Pendaftar Kelab Dan Persatuan,
Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,
Kemaman, Terengganu.

s.k. - Fail Timbul

 Lampiran 1C

CONTOH PERLEMBAGAAN PERSATUAN BAHASA MELAYU

SEKOLAH KEBANGSAAN SULTAN ISMAIL,
KEMAMAN, TERENGGANU.
------------------------------------------------------------------------

1. NAMA DAN ALAMAT.

a. Nama kelab : PERSATUAN BAHASA MELAYU

b. Alamat : Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,
Kemaman , Terengganu

2. MATLAMAT.

Memberi peluang kepada setiap pelajar untuk mengembangkan potensi secara

seimbang dan menyeluruh dalam aspek jasmani, emosi , rohani dan intelek serta
memupuk budaya yang positif di dalam diri mereka. .

3. OBJEKTIF.

Memupuk peribadi seseorang pelajar yang akan meningkat dewasa supaya

berikhtiar mendapatkan ilmu yang tidak mengabaikan kewajipannya terhadap ibu
bapa, keluarga dan ahli masyarakat.
mengalakkan murid menggunakan bakat yang dikurniakan Allah ke jalan yang betul
dan positif.

4. KEAHLIAN.

Dibuka kepada semua murid Tahap 2 sekolah ini.

Permohonan menjadi ahli adalah dengan cara mengisi borang yang disediakan.
Ahli-ahli mestilah menerima serta bersetuju berpegang kepada Perlembagaan dan
akan mengambil bahagian dengan cergas bagi menjayakan tujuan kelab ini.

5. GURU PENASIHAT.

Guru Penasihat adalah terdiri daripada guru sekolah ini.

Guru Penasihat mempunyai kuasa mutlak,merancang atau membatalkan sesuatu
aktiviti apabila difikirkan perlu.

6. AHLI JAWATANKUASA.

Dilantik semasa Mesyuarat Agung.

Ahli yang hadir layak dicalonkan sebagai Ahli Jawatankuasa manakala ahli yang
tidak dapat hadir tetapi menulis surat tunjuk sebab layak dicalonkan sebagai Ahli
Jawatankuasa.
Ahli Jawatankuasa Kecil boleh dilantik oleh Guru Penasihat tanpa mengadakan
mesyuarat.
Pemilihan ahli jawatankuasa secara undian.
Ahli Jawatankuasa yang hendak meletakkan jawatan hendaklah menghantar surat
perletakan jawatan kepada Guru Penasihat.
Ahli Jawatankuasa Persatuan hendaklah terdiri :-
Pengerusi
Naib Pengerusi
Setiausaha
Penolong Setiausaha
Bendahari
Penolong Bendahari
Ahli Jawatankuasa ( bilangan bergantung keperluan )
Pemeriksa Kira-kira ( 2 orang )

7. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA.

7.1. Pengerusi .

Mempengerusikan semua mesyuarat dan bertanggungjawab atas kesempurnaan

semua mesyuarat.
Meneliti catatan minit mesyuarat dan memastikan segala keputusan ysng diputuskan
diambil tindakan yang sewajarnya.
Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke
semasa.
Memastikan semua kegiatan yang dirancang dapat dijalankan dengan baik
Menyemak/membaiki draf minit mesyuarat yang baru (jika ada)
Menurunkan tandatangan untuk disahkan minit mesyuarat yang lepas.

Naib Pengerusi.

Membantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab yang diberi.

Mempengerusikan mesyuarat semasa ketiadaan pengerusi.
Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh guru penasihat dari masa ke
semasa.

Setiausaha

Menguruskan hal-hal surat menyurat.

Mencatat dan menandatangani minit mesyuarat/laoran kegiatan.
Mencatat kehadiran ahli-ahli.
Menyimpan dokuman yang berkaitan dengan persatuan.
Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke
semasa.
Menyediakan surat memohon sumbangan (jika ada)
Menyediakan tempat mesyuarat
Menurunkan tandatangan di minit mesyuarat yang lepas.

Penolong Setiausaha.

Membantu setiausaha dalam menjalankan segala tugas dan tanggungjawabnya.

Menjalankan tugas setiausaha sewaktu ketiadaan setiausaha.
Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke
semasa.
Membantu menyediakan tempat mesyuarat.

Bendahari .

Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan kelab/persatuan.

Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan dan
bertanggungjawab atas kesahihannya.
Menyediakan Penyata Kira-Kira/Kewangan bulanan dan tahunan serta
menandatanganinya.
Melaporkan kedudukan kewangan sekiranya diminta di dalam mesyuarat ahli
jawatankuasa.
Menyediakan Laporan Kewangan untuk diaudit dan dibentangkan dalam Mesyuarat
Agung.atau mesyuarat jawatankuasa.
Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke
semasa.
Mengeluarkan resit bagi penerimaan dan pembayaran yang dibuat

Penolong Bendahari.

Menjalankan tugas-tugas Bendahari sewaktu ketiadaan Bendahari.

Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke
semasa.

Ahli Jawatankuasa.

Membantu menjalankan tugas dalam segala program dan aktiviti yang dilaksanakan.
Mempengerusikan biro sekiranya dilantik.
Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari semasa ke
semasa.
Membantu setiausaha menyediakan tempat mesyuarat

Pemeriksa Kira-kira.

Memeriksa, menyemak serta mengesahkan Laporan Kewangan Tahunan dan

bertanggungjawab keatasnya.
Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan betul.
Menandatangani laporan kewangan.
 8. KEWANGAN.

Sumber utama kewangan kelab dan persatuan adalah melalui derma atau
sumbangan yang diputuskan semasa Mesyuarat Agung.
Kelab dan Persatuan juga boleh memperolehi sumber kewangan melalui aktiviti.
Ahli-ahli yang bersetuju menyertai aktiviti yang memerlukan perbelanjaan
besar boleh dikenakan derma khas bagi membiayai aktiviti tersebut.
Semua pungutan/penyimpanan hendaklah dimasukkan ke dalam Akaun
Suwa sekolah , sekiranya mendapat kebenaran Pengetua atau Guru Besar.

2. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA

2.1 Pengerusi

2.1.1 Mempengerusikan semua mesyuarat dan bertanggungjawab

atas kesempurnaan semua mesyuarat

2.1.2 Meneliti catatan minit mesyuarat dan memastikan segala

keputusan yang diputuskan diambil tindakan yang sewajarnya.

2.1.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru

Penasihat dari masa ke semasa.

2.2 Naib Pengerusi

2.2.1 Membantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan tanggung

jawab yang diberi.

2.2.2 Mempengurusikan mesyuarat semasa ketiadaan

pengerusi.

2.2.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru

Penasihat dari masa ke semasa.

2.3 Setiausaha

2.3.1 Menguruskan hal-hal surat menyurat.

2.3.2 Mencatat dan menandatangani minit mesyuarat/laporan

kegiatan-kegiatan.

2.3.3 Mencatat kehadiran ahli

2.3.4 Menyimpan dokumen yang berkaitan dengan persatuan.

2.3.5 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru

Penasihat dari masa ke semasa.

2.4 Penolong Setiausaha

2.4.1 Membantu setiausaha dalam menjalankan segala tugas dan

tanggungjawabnya.

2.4.2 Menjalankan tugas Setiausaha sewaktu ketiadaan

Setiausaha.

2.4.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru

Penasihat dari masa ke semasa.

2.5 Bendahari
 2.5.1 Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan Persatuan

2.5.2 Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara

kewangan dan bertanggungjawab di atas kesahihannya.

2.5.3 Menyebdiakan Penyata Kira-Kira bulanan dan tahunan serta

menandatanganinya.

2.5.4 Melaporkan kedudukan kewangan sekiranya diminta di dalam

mesyuarat ahli jawatankuasa.

2.5.5 Menyediakan Laporan Kewangan untuk di audit dan dibentangkan

dalam Mesyuarat Agung.

2.5.6 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru

Penasihat dari masa ke semasa.

2.6 Penolong Bendahari

2.6.1 Menjalankan tugas-tugas Bendahari sewaktu ketiadaan

Bendahari.

2.6.2 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru

Penasihat dari masa ke semasa.

2.7 Ahli Jawatankuasa

2.7.1 Membantu menjalankan tugas dalam segala program dan aktiviti

yang dilaksanakan.

2.7.2 Mempengerusikan biro sekiranya dilantik.

2.7.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru

Penasihat dari masa ke semasa

2.8 Pemeriksa Kira-Kira

2.8.1 Memeriksa, menyemak serta mengesahkan Laporan Kewangan

tahunan dan bertangungjawab keatasnya.

2.8.2 Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan

betul.
3. PENGURUSAN MESYUARAT

Prosedur Mesyuarat Agung

1. Mengedar surat panggilan/ notis Mesyuarat Agung kelab/persatuan sekurang-

kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.( Disediakan oleh setiausaha
Penaja Kelab/Persatuan)

2. Dalam surat tersebut mengandungi:

2.1. Agenda Mesyuarat Agung

a. Pelantikan Pengerusi Sementara

b. Pelantikan Pencatat Sementara

c. Pemilihan Ahli Jawatankuasa

d. Pemilihan Juru Audit

e. Ucapan Penangguhan.

Prosedur mengendalikan Mesyuarat Agung dan Pelantikan Pengerusi Sementara

dan Ahli Jawatankuasa

1. Pemilihan Pengerusi dan Pencatat Sementara

Seorang ahli mencadangkan seorang pengerusi sementara dan pencatat

sementara dikalangan ahli untuk mengendalikan mesyuarat ( pengerusi
sementara ) dan ada sokongan.

2. Pengerusi Sementara mengendalikan mesyuarat tersebut.

- Pengerusi Sementara meminta ahli –ahli mencadangkan nama/calon untuk

jawatan :

i. Pengerusi

ii. Naib Pengerusi

iii. Setiausaha

iv. Naib Setiausaha

v. Bendahari
 vi. Ahli 1.

2.

3.

4.

5.

6.

3. Penyerahan majlis (Mesyuarat Agung) kepada Pengerusi dan AJK yang dilantik.

3.1 Pengerusi dan AJK Tetap mengambil tempat masing-masing.

3.2 Pencatat menyerahkan catatan berhubung dengan perjalanan mesyuarat

agung kepada setiausaha.

4. Ucapan penangguhan.

4.1. Pengerusi baru mengucapkan terima kasih diatas perlantikan tersebut

dan berazam akan menjalankan tugas dengan baik serta mendapat
kerjasama dari semua ahli.

4.2. Ucapan daripada ahli jawatankuasa-ahli jawatankuasa yang lain (jika

ada).

Majlis (mesyuarat agung) selesai.

 Lampiran 3A

Pengurusan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Kelab dan Persatuan

Contoh Surat Panggilan:

Persatuan Bahasa Melayu,

Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,
Kemaman, Terengganu. No. Tel : 09-
8591349

Ruj. Kami : SKSI

06/01/01(2)
Tarikh : 10
Februari 2005
Sdr Razak bin Salleh - Pengerusi
Sdr Wan Nawi bin Wan Ngah - Naib Pengerusi
Sdr Fadli bin Muda - Setiausaha
Sdr Haron bin Musa - Bendahari
Sdr Wan Mahadi bin Mohd Salim
Sdr Johari bin Mohd Noor
Sdr Mohd Jailani bin Zakaria
Sdr/Sdri.,

MESYUARAT JAWATANKUASA PERSATUAN BAHASA MELAYU KALI PERTAMA

SEKOLAH KEBANGSAAN SULTAN iSMAIL, KEMAMAN, TERENGGANU.

Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa satu Mesyuarat Jawatankuasa

Persatuan Bahasa Melayusekolah ini akan diadakan pada 16 Februari 2005,
hari Rabu, jam 2.30 petang dan bertempat di kantin sekolah.

2. Agenda mesyuarat adalah seperti berikut :

2.1 Ucapan Pengerusi

2.2 Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu
2.3 Perkara-perkara berbangkit
2.4 Laporan Kewangan
2.5 Penubuhan Jawatankuasa Biro
2.6 Hal-hal lain

3. Sehubungan itu, sdr/sdri dengan hormatnya dijemput hadir ke mesyuarat

tersebut.
Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan tugas,

(FADLI BIN MUDA)

Setiausaha Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,
Kemaman,Terengganu.

s.k.
1. Pendaftar Kelab & Persatuan
2. GPK Kokurikulum
3. Guru Penasihat – tuan dijemput hadir
 Lampiran 3B

Contoh Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kali 1

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Persatuan Bahasa Melayu

Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman, Terengganu.
---------------------------------------------------------------------

Tarikh : 16 Februari 2005

Hari : Rabu
Masa : 2.30 petang
Tempat : Kantin Sekolah

Kehadiran :

Sdr Razak bin Salleh

Sdr Wan Nawi bin Wan Ngah
Sdr Fadli bin Muda
Sdr Haron bin Musa
Sdr Wan Mahadi bin Mohd Salim
Sdr Johari bin Mohd Noor
Sdr Mohd Jailani bin Zakaria
Sdr Fauzi bin Abd Rahman
Sdr Yahya bin Mahat
Sdri Nadihah bt Mat Ail
Sdri Zarina bt Zainun
Sdri Siti Zulaila bt Rahman

Turut hadir :

En Ramli bin Pit -GPK Kokurikulum

En Aminuddin bin Bakar – Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu
En Norhisham bin Abd Rahman – Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu
Pn Wan Asmawati bt Wan Muda – Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu

Agenda Perkara Tindakan

1 Ucapan Pengerusi.

1.1 Mesyuarat dipengerusikan oleh Sdr Razak bin

Salleh. makluman

1.2 Memulakan mesyuarat dengan bacaan surah

alfatihah dan mengalu-alukan kehadiran semua ahli
dan mengucapkan terima kasih di atas kehadiran
En Ramli bin Pit selaku GPK Kokurikulum dan En
 Aminuddin bin Bakar selaku guru penasihat
persatuan ini.

2 Mengesahkan minit yang lalu.

2.1 Sdr Haron bin Musa mencadangkan minit mesyuarat makluman

yang lalu untuk di sahkan dan disokong oleh sdr Johari
bin Mohd Noor.

Agenda Perkara Tindakan

3 Perkara-perkara berbangkit.

- Tiada.

4 Laporan Kewangan.

4.1 Sdr Harun bin Musa membentangkan Penyata makluman

Kewangan.

4.2 Sdri Zarina bt Zainun mencadangan penyata

kewangan yang lalu untuk disahkan dan disokong oleh
Sdri Siti Zulaila bt Rahman.

5 Penubuhan Biro-biro.

5.1 Pengerusi minta cadangan daripada ahli untuk

penubuhan biro-biro dalam persatuan tersebut.

5.2 Sdr Haron bin Musa mencadangkan penubuhan Biro

Lawatan dan Sdr Wan Mahani bin Wan Salim Makluman
menyokong cadangan tersebut.

5.3 Sdr Haron bin Musa juga memaklumkan bahawa

penubuhan Biro Lawatan amat perlu untuk
memperkembangkan idea dan pengalaman-pengalaman
baru kepada ahli-ahli persatuan.

5.4 Majlis sebulat suara bersetuju dengan penubuhan

biro tersebut. Sdr Haron bin
Musa
5.5 Sdri Nadihah bt Mat Ail mencadangkan penubuhan Sdr Nadihah bt Mat
Biro Kebajikan dan Sdr Fauzi bin Abd Rahman Ail
menyokong cadangan tersebut.
 5.6 Sdri Nadihah bt Mat Ail menjelaskan bahawa biro
kebajikan amat perlu untuk menjaga kebajikan ahli-ahli
persatuan.

5.7 Majlis bersetuju dengan penubuhan biro berkenaan.

5.8 Pengerusi mencadangkan Sdr Haron bin Musa

menjadi Ketua Biro Lawatan dan Sdri Nadihah bt Mat Ail
menjadi Ketua Biro Kebajikan dan majlis sebulat suara
bersetuju dengan cadangan tersebut.

6 Hal-hal lain.

6.1 En Ramli bin Pit selaku Guru Penolong Kanan

Kokurikulum mengucapkan syabas dan tahniah kepada
semua ahli jawatankuasa kerana dapat menjalankan
peranan dan tugas masing-masing semasa
bermesyuarat.
makluman
6.2 Beliau juga berharap agar semua ahli persatuan
dapat menjalankan tugas masing-masing dengan baik
agar aktiviti persatuan boleh dilaksanakan dengan
berkesan.

6.3 En Aminuddin bin Bakar selaku Guru Penasihat

Bahasa Melayu juga mengucapkan tahniah kepada
semua ahli jawatankuasa kerana berjaya mengadakan
mesyuarat tersebut.

6.4 Beliau juga menyarankan kepada semua ahli

jawatankuasa supaya setiap biro yang ditubuhkan itu
dapat menjalankan aktiviti khusus untuk kebaikan semua
ahli.

6.5 Pengerusi juga mengucapkan terima kasih kepada

Guru Penolong Kanan Kokurikulum dan Guru Penasihat
Persatuan Bahasa Melayu di atas saranan dan nasihat
yang amat bermakna kepada semua ahli jawatankuasa
dan juga semua ahli persatuan ini.

6.6 Pengerusi mengakhiri mesyuarat tersebut dengan

bacaan surah al asy.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 3.30 petang.

Disediakan oleh, Disahkan oleh,

(FADLI BIN MUDA) (RAZAK BIN SALLEH)

Setiausaha, Pengerusi,
Persatuan Bahasa Melayu, Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Kebangsaan sultan Ismail, Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,
Kemaman, Terengganu. Kemaman, Terengganu.
4. PENGURUSAN FAIL
1. Fail Induk Kelab / Persatuan
1.1 Surat Permohonan menubuhkan Unit Pakaian Seragam, Kelab/
Persatuan dan Sukan/Permainan daripada guru/murid disertakan
bersama :
a. Draf perlembagaan
b. Draf aktiviti asas
c. Senarai Jawatankuasa Penaja
1.2 Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua/Guru Besar
selaku Penolong Pendaftar Sekolah. Ada penyataan kelulusan
penubuhan.
1.3 Surat pelantikan sebagai Guru Pemimpin/Penasihat. Ada
penyataan penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan.
1.4 Minit Mesyuarat Agung penubuhan.
1.5 Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
1.6 Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
1.7 Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua/Guru
Besar.
1.8 Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
1.9 Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin.
1.10 Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari.
1.11 Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua/Guru Besar.
1.12 Akaun kewangan/belanjawan yang disahkan.
1.13 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru
Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.
1.14 Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua/
Guru Besar.
1.15 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan kepada Badan
Induk.
1.16 Surat penerimaan menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk.
1.17 Minit-minit mesyuarat yang diadakan.
 1.18 Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada:
a. Kementerian Pendidikan Malaysia
b. Jabatan Pendidikan Negeri
c. Pejabat Pendidikan Daerah
d. Sekolah
1.19 Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli.
1.20 Laporan setiap aktiviti.
1.21 Laporan tahunan.
1.22 Daftar penilaian bagi setiap ahli.
1.23 Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru
Pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru
Besar.
1.24 Stok dan inventori.
1.25 Sampel-sampel Sijil/Surat Penghargaan.

2. Fail Pengerusi

2.1 Maklumat ahli

2.2 Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat
2.3 Perlembagaan kelab
2.4 Minit mesyuarat
3. Fail Setiausaha
3.1 Minit mesyuarat
3.2 Surat-surat berkaitan kelab
3.3 Buku-buku panduan kelab
3.4 Perlembagaan kelab
3.5 Maklumat ahli
3.6 Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat
3.7 Laporan Mingguan (Lampiran I)
4. Fail Kewangan (Bendahari)

4.1 Penyata kira-kira kewangan kelab

4.2 Bil-bil pembelian.

Contoh Rujukan Fail: SMKBBU/07/KPA/2003( )

5. PENGURUSAN KERTAS KERJA PROJEK

☻☻ SURAT PANGGILAN MESYUARAT

☻☻ MESYUARAT PROJEK
☻☻ KERTAS PROJEK

1 Mesyuarat Jawatankuasa Projek

Mesyuarat ini diadakan untuk menggerakkan aktiviti kelab. Korum 2/3

Boleh dijalankan.
Mesyuarat ini hendaklah dihadiri oleh guru penasihat. Notis mesyuarat
Macam biasa.
Agenda

Ucapan pengerusi
Membentang dan mengesah minit yang lalu
Perkara berbangkit
Membincang hal projek
Tarikh
Hari
Masa
Tempat
Melantik AJK projek
Membincang tugas-tugas jawatankuasa

Kewangan projek
Hal-hal lain
 Lampiran 5A

CONTOH KERTAS PROJEK

1. PENDAHULUAN

Bengkel Pengurusan Kelab dan Persatuan Pelajar Sekolah Menengah ini adalah
merupakan bengkel kali kedua diadakan khusus untuk pelajar tingkatan
empat dan lima. Ianya adalah merupakan sambungan dari bengkel yang telah
diadakan pada tahun lepas.

2.. OBJEKTIF

i. Membantu dan memberikan kemahiran yang mendalam kepada

Para pelajar mengenai pengurusan kelab dan persatuan disekolah.
ii. Memberikan garis panduan dalam konteks penambahbaikan susunan
dan aturcara pengurusan kelab dan persatuan peringkat Kebangsaan.
iii. Dapat melahirkan generasi yang berketrampilan serta mempunyai jati diri
yang tertinggi
iv. Melahirkan warganegara Malaysia yang cintakan kepada Agama, Raja
dan Negara.
2. TAJUK

Bengkel Pengurusan Kelab dan Persatuan Pelajar Sekolah Menengah Peringkat

Kebangsaan

3. TARIKH PERLAKSANAAN

17 hingga 19 April 2006

4. TEMPAT

Gem Beach Resorts,

Batu Rakit,
Kuala Terengganu

5. PENYERTAAN

5.1. Pelajar

BIL NEGERI LELAKI PEREMPUAN JUMLAH

1 Kelantan 7 8 15
2 Terengganu 8 7 15
3 Pahang 7 8 15
4 Johor 8 7 15
5 Negeri Sembilan 7 8 15
 6 Melaka 8 7 15
7 Selangor 7 8 15
8 Perak 8 7 15
9 Kedah 7 8 15
10 Perlis 8 7 15
11 Pulau Pinang 7 8 15
JUMLAH 82 83 165

5.2. Guru Pengiring

Seramai 22 orang guru pengiring hadir bersama-sama pelajar dari semua

negeri (11 orang guru lelaki dan 11 orang guru perempuan ) yang juga
akan bertindak sebagai fasilitator.

5.3. Jurulatih

5.4. Penceramah

Jurulatih Utama / Kakitangan Sumber Kelab dan Persatuan Kementerian

Pendidikan Malaysia.

6. PELAKSANAAN

6.1 Aktiviti Peserta Bengkel

( Rujuk Jadual Aktiviti berkembar )

7. UCAP UTAMA

Tarikh : 17 April 2006

Masa : 8.30 petang
Tempat : Dewan Syarahan,
Gem Beach Resorts,
Batu Rakit,
Kuala Terengganu.

Perasmi : Tn. Haji Ariffin bin Embong

Ketua Sektor,
Sektor Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan
Jabatan Pelajaran Terengganu

8. PERASMIAN PENUTUP

Tarikh : 20 April 2006

Masa : 12.00 tengahari.
Tempat : Dewan Syarahan,
Gem Beach Resorts,
Batu Rakit,
Kuala Terengganu.
 Perasmi : Tuan Haji Kamaruddin bin Ismail,
Penolong Pengarah,
Bahagian Sekolah,
Kementerian Pelajaran Malaysia.
Turut Hadir : Wakil-wakil Pegawai Pelajaran Daerah Terengganu

8. Jawatankuasa Pengelola :

Penasihat : Ketua Pengarah

Bahagian sekolah,
Kementerian Pelajaran Malaysia,

Pengerusi : Pengarah Pelajaran Terengganu

Setiausaha : Tn. Haji Kamaruddin bin Hj. Mat Amin

Ketua Unit,
Unit Kokurikulum, JPNT.

Penolong
Setiausaha : En. Razali bin Yahya
Penyelia Kelab dan Persatuan, JPNT
Ex-Officio : Tn. Haji Kamaruddin bin Ismail,
Penolong Pengarah,
Unit Kokurikulum,
Kementerian Pelajaran Malaysia.

AJK : Pegawai Pelajaran Daerah Kemaman,

Pegawai Pelajaran Daerah Dungun,
Pegawai Pelajaran Daerah Marang,
Pegawai Pelajaran Daerah Kuala Terengganu,
Pegawai Pelajaran Daerah Hulu Terengganu,
Pegawai Pelajaran Daerah Setiu,
Pegawai Pelajaran Daerah Besut,
Semua Kakitangan Sumber Kelab dan Persatuan
Sekolah Menengah JPN Terengganu.

Jawatankuasa Kecil :

Urusetia : Encik Razali bin Ahmad

Perjalanan
Bengkel : Tuan Haji Othman bin Ismail
Penyelia Kokurikulum Kuala Terengganu

Ceramah : Encik Samsuddin bin Said

Penyelia Kokurikulum Dungun

Penginapan : Encik Ahmad Nadzir bin Mansor

Penyelia Kokurikulum Besut

Makan / Jamuan Encik Abdul Razak bin Abd. Hadi

 Penyelia Kokurikulum Setiu

Keselamatan
Dan Kecemasan Encik Othman bin Long
Penyelia Kokurikulum Hulu Terengganu

Pendaftaran : Encik Mohd Napiah bin Kasim

Penyelia Kokurikulum Marang

Penutupan : Encik Che Wan Zailani bin C.W. A. Ghani

Penyelia Kokurikulum Kemaman

9. PENUTUP

Pengerusi dan Jawatankuasa Pengelola Bengkel Pengurusan Kelab dan

Persatuan Pelajar Sekolah Menengah Terengganu 2003 terlebih dahulu
mengucapkan setinggi penghargaan dan terima kasih kepada Pengarah
Pelajaran Terengganu, Para penceramah dan juga kakitangan sumber yang
terlibat.

Dengan adanya komitmen yang tinggi daripada semua Pejabat Pelajaran

Daerah dan pengetua sekolah terlibat maka bengkel ini dapat
dijalankan dengan jayanya.
Adalah diharapkan pada tahun ini Bengkel Prengurusan Kelab dan Persatuan
Sekolah Menengah ini dapat dijalankan dalam keadaan yang lebih menyeronokan dan
juga mempunyai input yang lebih baik untuk mewujudkan pemimpin kelab dan
persatuan pelajar sekolah menengah yang dinamik dan efisyen.
 Lampiran 5B
Contoh Kertas Projek Kelab Pencinta Alam
SMK Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu

1. Nama Projek : …………………………………………………………………

2. Ketua Guru Penasihat : …………………………………………………………
3. Guru Penasihat : ……………………………………………………………
4. Pengerusi Projek : ……………………………………………………………..
5. Naib Pengerusi Projek : ……………………………………………………….
6. Setiausaha Projek : …………………………………………………………….
7. Pen Setiausaha : ………………………………………………………………..
8. Bendahari Projek : ……………………………………………………………...
9. AJK Projek : ……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
…………………………………………………
10. Bilangan peserta projek : Lelaki ………….. Perempuan ………………………
11. Tarikh Projek : ………………… hingga ………………………..
12. Tempat Projek : ……………………………………………………………….
13. Matlamat Projek : ……………………………………………………………
14. Objektif Projek : ……………………………………………………………..
15. Kewangan Projek : …………………………………………………………..
16. Anggaran Perbelanjaan : …………………………………………………….
17. Pengangkutan : ………………………………………………………………
18. Program/jadual atur cara projek : Rujuk lampiran

Tarikh Masa Aktiviti Tindakan

Disediakan oleh,

……………………………. Tarikh : ………………

( )
Tandatangan Pengerusi Projek

Disahkan oleh,

…………………………..
( )
Tandatangan Ketua Guru Penasihat.

Sekolah ……………………………………….
Tahun …………………………………………..
 Lampiran 5C
Contoh Laporan Tahunan
Pengetua,
Sekolah……………………………………………………………………………….
Berikut dikemukakan Laporan Tahunan Kelab Pencinta Alam sekolah ini untuk perhatian
tuan.
Bahagian A

1. Guru Penasihat 1. ……………………………………………..

2. ……………………………………………..
3. ……………………………………………..
2. Jawatankuasa
Pengerusi ………………………………………………...
Naib Pengerusi ………………………………………………...
Setiausaha ………………………………………………...
Penolong Setiausaha ………………………………………………...
Bendahari ………………………………………………...
Penolong Bendahari …………………………………………………
Ahli Jawatankuasa 1……………………………………………….
2. ………………………………………………
3………………………………………………..
4………………………………………………..
5………………………………………………..
6………………………………………………..
7………………………………………………..
Juruaudit 1………………………………………………..
2. ………………………………………………
3. Hari / Masa Perjumpaan
Hari ……………………. Bil Perjumpaan ………………………………
Masa …………………… Tempat ………………………………………..
4. Kegiatan / Aktiviti yang telah dilaksanakan
Tarikh Aktiviti
4.1.
4.2.
4.3.
5. Kegiatan / Aktiviti yang tidak dapat dijalankan dalam tahun semasa
5.1……………………… …………………………………………………
6. Laporan Kewangan Kelab
(Lihat lampiran Penyata Kewangan Tahunan

Saya mengaku dan mengesahkan bahawa laporan dan maklumat yang diberikan adalah
benar
Saya yang menjalankan tugas,

………………………………. ………………………………
( ) ( )
Setiausaha Ketua Guru Penasihat