Professional Documents
Culture Documents
2
PANDUAN PELAKSANAAN
SISTEM PERSEKITARAN
BERKUALITI (QE:5S)
Hak Cipta Terpelihara. Sekiranya terdapat mana-mana pihak yang ingin menggunakan mana-mana maklumat
daripada e-panduan ini perlu mendapatkan izin bertulis daripada penerbit.
Diterbitkan oleh:
PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA
PEJABAT WILAYAH UTARA
Beg Berkunci 206, Jalan Tun Hamdan Sheikh Tahir, 13200 Kepala Batas, Seberang Perai Utara, Pulau Pinang
Tel: +604-575 4709 Faks: +604-575 4410
Emel: nro@mpc.gov.my
3
PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA
Sebuah Badan Berkanun di bawah Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri (MITI)
VISI
Organisasi utama dalam meningkatkan
produktiviti untuk inovasi dan daya saing global.
MISI
Memberi perkhidmatan berkesan untuk mencapai
prestasi cemerlang melalui inovasi ke arah meningkat taraf hidup.
OBJEKTIF
▪ Menyediakan maklumat mengenai produktiviti, kualiti, daya saing dan
amalan-amalan terbaik melalui aktiviti penyelidikan dan pembangunan
pangkalan data;
▪ Memupuk budaya kreatif dan inovatif demi Produktiviti & Daya Saing
menerusi program jalinan kerjasama.
4
PERUTUSAN KETUA PENGARAH MPC
Cabaran membina negara yang berdaya saing secara global memerlukan perubahan
perspektif budaya kerja di dalam sesebuah organisasi kepada kerja yang cemerlang
dengan mengamalkan amalan yang terbaik. Salah satu alat untuk mancapai
kecemerlangan organisasi ialah melalui Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti
(QE:5S).
Saya percaya e-panduan ini akan menjadi rujukan kepada pelaksanaan QE:5S dan
memberi manfaat kepada organisasi seperti pengurusan Masjid untuk
mempertingkatkan penambahbaikan agar menjadikan Masjid bukan hanya tempat
ibadah tetapi merupakan pusat kegiatan masyarakat dari aspek pendidikan,
kemasyarakatan dan kebajikan.
5
TUJUAN E-PANDUAN
Akhirnya, cara yang paling berkesan untuk menggunakan panduan ini adalah dengan
membaca dan mengadakan sesi perbincangan secara berkumpulan dengan
bimbingan fasilitator Persekitaran Berkualiti.
6
ISI KANDUNGAN
Visi, Misi Dan Objektif MPC 4
Perutusan Ketua Pengarah MPC 5
Tujuan E-Panduan 6
7
4.0 Fasa 3: Penilaian Kendiri QE:5S 43
• Objektif 43
• Garis Panduan Penilaian Kendiri Persekitaran Berkualiti 43
• Audit Dalaman Persekitaran Berkualiti 43
• Contoh Kriteria Audit Dalaman 5S Masjid 44
• Contoh Borang Ringkasan Audit 5S 46
• Contoh Pelekat Penambahbaikan & Kecemerlangan Audit 47
• Persijilan Persekitaran Berkualiti Oleh MPC 49
Rumusan 53
Penghargaan 56
8
1.0 MEMAHAMI PERSEKITARAN BERKUALITI
1.1 PENGENALAN
9
10
Gambarajah 2 : Penerangan Mengenai Persekitaran Berkualiti
11
1.3 PEMAHAMAN YANG SALAH
12
1.5 KUNCI KEJAYAAN
Latihan Promosi
Latihan mencukupi untuk Program kesedaran untuk semua
kakitangan masjid (pemudah cara, kakitangan.
ketua kumpulan dan koordinator).
Lawatan ke organisasi yang Promosi atau kempen
berjaya melaksankan QE:5S. Persekitaran Berkualiti
Pembentukan satu pelan Amalan pengukuran impak
perlaksanaan atau halatuju pelaksanaan dan sistem ganjaran.
(roadmap) dengan berpandukan
kitaran PDCA.
PDCA adalah Plan, Do, Check & Action. (Kitaran Deming)
13
2.0 MODEL PEMBANGUNAN PELAKSANAAN SISTEM QE:5S
i. Fasa-fasa pelaksanaan.
ii. Asas kukuh untuk penambahbaikan.
iii. Ruang untuk penandaarasan dengan amalan terbaik.
iv. Untuk menjadikan pekerja bekerja dengan cekap dan pantas.
v. Penetapan Indeks Prestasi Utama atau KPI.
Berkualiti
Fasa 1 dan 2 adalah penggerak manakala fasa 3 dan 4 adalah hasil yang
dicapai. Semakan pengurusan dan penilaian di akhir kitaran adalah perlu
untuk mencari peluang-peluang penambahbaikan.
14
Gambarajah 3 : Model Pembangunan Pelaksanaan Sistem Persekitaran Berkualiti
15
2.1 FASA 1: PERANCANGAN
Objektif:
16
JK Pelaksana Sistem QE:5S bertanggungjawab untuk menyediakan satu
pelan pelaksanaan menggunakan carta perbatuan dan menjalankan
pemantauan bagi memastikan setiap aktiviti dilaksanakan mengikut
jadual.
i. Penyelaras/MR
ii. Fasilitator
iii. Ketua JK
iv. Ketua untuk setiap zon
Penasihat QE:5S:
JK Pelaksana QE:5S:
Penyelaras/MR QE:5S:
17
Nota: Penyelaras boleh melantik wakil-wakil bahagian, kawasan (zon)
yang terlibat bagi membantu pelaksanaan aktiviti keperluan Sistem
QE:5S. Laporan daripada setiap wakil yang dilantik hendaklah
direkodkan.
JK Latihan QE:5S:
JK Promosi QE:5S:
18
JK Audit QE:5S:
19
LANGKAH 2 : MEMULAKAN ZON QE:5S
Objektif:
20
Sudut QE:5S hendaklah diletakan dikawasan yang strategik, sentiasa
dikemaskini dan mempunyai maklumat berikut:
Objektif:
21
LANGKAH 4 : PENGISYTIHARAN/PELANCARAN QE:5S
Objektif:
22
CONTOH POLISI QE:5S
23
CONTOH BAHAN PROMOSI QE:5S
24
3.0 FASA 2: LANGKAH PELAKSANAAN QE:5S
3.1 SISIH
Bagi menyisih barangan yang tidak perlu dan mengenal pasti apa yang
diperlukan.
Huraian
Garis Panduan:
25
Contoh Borang Red-Tag
BORANG PELEKAT MERAH
Bahagian: Seksyen:
Klasifikasi:
(Sila Tanda)
1. Peralatan dan perabot pejabat 5. Minyak terpakai/buangan berjadual
4. Skrap 8. Lain-lain :
Huraian perkara:
4. Berlebihan 4. Baiki
5..Skrap 5. Jual
6. Lain-lain 6. Lain-lain
……………………………………………………………… …………………………………………………………………………….
Nama: Tarikh: Nama Penyelaras:
Tarikh:
………………………………………………………………
Nama: Tarikh:
26
Langkah 2: Mengenalpasti Sasaran Red-Tag
Tentukan mana yang perlu dibuang dan tindakan yang perlu diambil
seperti dalam Gambarajah 6.
27
Langkah 6: Dokumentasikan hasil Red-Tag
Kata kunci dalam aktiviti ini adalah “melupuskan barang yang tidak
diperlukan”. Sisih merupakan satu teknik yang terbaik untuk mengubah
persekitaran tempat kerja supaya menjadi lebih efektif untuk
meningkatkan kecekapan dan keselamatan.
Jangkaan Impak:
28
Gambar Aktiviti Sisih
29
3.2 SUSUN
Huraian
Garis Panduan:
30
Antara aktiviti Susun adalah:
Kata kunci dalam aktiviti ini adalah tempat untuk semua dan semua ada
ditempatnya. Label dan indeks adalah perlu bagi memudahkan proses
pencarian barangan sekiranya PIC tiada ditempat kerja. Faedahnya dapat
dilihat melalui masa pencarian yang dapat dijimatkan. Dengan adanya
peraturan ini, maka tidak akan berlakunya pembaziran tenaga manusia
atau masalah inventori berlebihan ataupun hilang.
31
Jangkaan Impak:
32
3.3 Garis Panduan untuk Mengamalkan SAPU (Seiso)
Huraian:
Garis Panduan:
‘S’ yang ketiga ini adalah untuk membersihkan kawasan kerja dengan
teliti. Mengemas dan membersih perlu dilakukan setiap hari untuk
memastikan tempat kerja berada dalam suasana yang diinginkan dan
tidak berselerak. Perkataan SAPU tidak perlu dijelaskan lagi. Semua
orang suka bekerja dalam suasana yang bersih di mana ia dapat
meningkatkan semangat dan produktiviti kerja.
33
• Zon Persekitaran Berkualiti:
Mempamerkan kawasan yang perlu dibersihkan dan nama-nama
mereka yang bertanggungjawab.
Mengenal pasti alatan dan bahan yang diperlukan dan apa yang perlu
dibersihkan di setiap kawasan. Kerja-kerja pembersihan perlu dilakukan
mengikut keperluan dan kesesuaian tanpa mengambil masa yang agak
lama. Satu piawai pembersihan perlu diwujudkan bagi memastikan
semua pekerja melakukan kerja-kerja pembersihan dengan lebih efisien.
34
Kata kunci bagi penerangan ini adalah “memastikan tempat kerja dan
peralatan bersih dan berfungsi dengan baik”. Kesemua ini dapat
dicapai melalui teknik membersih dan mengenal pasti kerosakan sebelum
ia berlaku. (Lihat contoh pada muka surat 34)
Jangkaan Impak:
35
3.4 Garis Panduan untuk Mengamalkan SERAGAM (Seiketsu)
Huraian:
Garis Panduan:
37
Gambar Aktiviti SERAGAM
38
Susunan peralatan lebih kemas dan berada ditempatnya
39
3.5 Garis Panduan untuk Mengamalkan SENTIASA AMAL (Shitsuke)
Huraian:
Garis Panduan:
• Membina kesedaran tentang pentingnya Persekitaran Berkualiti
melalui latihan berterusan.
• Memberikan ganjaran dan mengiktiraf usaha yang dilaksanakan
oleh pekerja.
• Gunakan teknik/pendekatan/strategi untuk mengekalkan aktiviti.
Kajian semula:
40
Jangkaan Impak:
Peraturan yang perlu diikuti dan dijadikan amalan dalam kerja seharian
41
Arahan yang perlu diikuti sebelum dan selepas penggunaan barang
42
4.0 FASA 3: NILAI ATAU PENILAIAN KENDIRI
Objektif:
Memastikan organisasi menilai kekuatan yang ada dan membuat
penambaikan.
43
ZON : ______________________________________________________ PERATUS PENCAPAIAN : ________
Markah
Kategori No. Perkara Diaudit 5 4 3 2 1 Catatan
1. Susunatur kemas dan sistematik
Tempat Individu
2. Bersih dan tiada kotoran
3. Item dalam keadaan minima/tiada item tidak perlu
4. Kemas, teratur dan tiada item tidak perlu.
Lantai/Dinding 5. Bersih dan tiada kotoran
Peralatan 6. Kemas dan tersimpan di tempat asal.
/Perkakas 7. Bersih, tidak berdebu dan berfungsi baik.
Tempat 8. Kedudukan fail teratur dan kemas.
Fail/Rekod 9. Mudah dicari dan dikesan dengan mewujudkan pelabelan
/Dokumen dan indeks kedudukan fail.
Pejabat 10. Kabinet rak fail adalah bersih dan tidak berhabuk.
Maklumat Visual 11. Kemas, bersih dan terkini.
Keselamatan 12. Aspek keselamatan diutamakan.
Markah
Kategori No. Perkara Dinilai 5 4 3 2 1 Catatan
1. Keadaan tersusun, kemas dan teratur.
2. Kawasan lantai bersih.
3. Terdapat tanda 'label' bagi tiap-tiap bahan/rekod.
STOR 4. Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk
(Fail/ Dokumen) diambil (seperti rak-rak) bila diperlukan.
5. Tidak terdapat bahan/item yang tidak diperlukan.
6. Terdapat “layout plan” sebagai panduan.
7. Wujud rekod keluar masuk (pergerakan rekod/dokumen)
8. Keselamatan diutamakan.
44
Markah
Kategori No. Perkara Dinilai 5 4 3 2 1 Catatan
1. Keadaan tersusun, kemas dan teratur.
2. Kawasan lantai bersih.
STOR 3. Terdapat tanda 'label” bagi fail/rekod.
(Alat Tulis 4. Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk
/Bahan diambil (seperti rak-rak) bila diperlukan.
/Pelbagai) 5. Tidak terdapat bahan/item yang tidak diperlukan.
6. Terdapat “layout plan” sebagai panduan.
7. Wujud rekod keluar masuk (pergerakan fail/dokumen)
8. Keselamatan diutamakan.
Markah
Kategori No. Perkara Diaudit 5 4 3 2 1 Catatan
1. Kawasan lantai/dinding bersih dan tiada item tidak perlu.
Kaunter 2. Susunatur peralatan dan item kemas dan memuaskan.
3. Keselamatan diutamakan.
1. Kawasan lantai dan dinding bersih dan tiada item tidak perlu.
2. Susunatur peralatan/item kemas dan memudahkan.
Bilik Mesyuarat
3. Maklumat Visual dalam keadaan bersih dan kemas.
4. Keselamatan diutamakan.
1. Kawasan bersih dan tiada item tidak perlu.
Bilik
2. Susunatur peralatan/item kemas dan memudahkan.
Kuliah/
3. Maklumat Visual dalam keadaan bersih dan kemas.
Multimedia
4. Keselamatan diutamakan.
1. Kawasan bersih dan tiada item tidak perlu.
Bilik 2. Susunatur peralatan/item kemas dan memudahkan.
Studio 3. Maklumat Visual dalam keadaan bersih dan kemas.
4. Keselamatan diutamakan.
1. Kawasan lantai bersih dan tiada item tidak perlu.
Ruang 2. Susunatur peralatan dan item kemas dan rapi.
Makan/Pantri 3. Peralatan dan bahan dalam keadaan baik dan bersih.
4. Keselamatan diutamakan.
1. Kawasan yang bersih dan memuaskan.
2. Peralatan sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan.
Bilik/Ruang 3. Tiada bahan yang tidak perlu di lokasi.
Solat 4. Keselamatan diutamakan.
1. Kawasan yang bersih dan memuaskan.
2. Peralatan sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan.
Tandas 3. Tiada bahan yang tidak perlu di lokasi.
4. Keselamatan diutamakan.
1. Kawasan yang bersih dan memuaskan.
Persekitaran 2. Dalam keadaan kemas dan teratur.
Luaran 3. Tiada bahan yang tidak perlu di lokasi.
4. Keselamatan diutamakan.
45
Contoh Borang Ringkasan Audit 5S
46
Contoh Pelekat Penambaikan Audit
47
48
PERSIJILAN PERSEKITARAN BERKUALITI OLEH MPC
http://www.mpc.gov.my
49
STANDARD SISTEM PERSEKITARAN BERKUALITI
SKOP
1.1 Umum
1.2 Penggunaan
PERANCANGAN
3.1 Komitmen Pengurusan
3.2 Fokus Terhadap Persekitaran Berkualiti
3.3 Polisi Persekitaran Berkualiti
3.4 Objektif Sistem Persekitaran Berkualiti
3.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi Dalaman
3.6 Semakan Pengurusan
3.7 Penyediaan Sumber
3.8 Sumber Manusia
PENAMBAHBAIKAN
6.1 Peningkatan Berterusan
6.2 Tindakan Pembetulan
6.3 Tindakan Pencegahan
50
5.0 FASA 4: TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN
Pentingnya KPI
51
Penyesuaian KPI
• Produktiviti
• Tahap inventori
• Kos inventori
• Masa utama
• Jumlah kemalangan
• Kerosakan mesin/peralatan
• Jangka waktu pencarian
• Kadar kerosakan
• Kerja semula
• Aduan pengguna
Kumpulan kerja perlu berbincang dan mencari IPU yang sesuai untuk
tujuan Penandaarasan (Benchmarking).
52
RUMUSAN
53
UJIAN PANTAS PENILAIAN KENDIRI PERSEKITARAN BERKUALITI
Penilaian pantas ini akan memberi peluang kepada anda untuk menilai
tahap kefahaman Persekitaran Berkualiti anda. Sila luangkan beberapa
minit untuk menanda setiap soalan dengan “BENAR” atau “SALAH”.
Setelah anda selesai, kira berapa soalan yang telah anda tandakan
“BENAR”.
BENAR SALAH
1. Untuk memastikan kejayaan Pelaksanaan
Persekitaran Berkualiti, adalah perlu untuk
melibatkan kesemua pekerja dari pengurusan
tertinggi sehinggalah ke pekerja bawahan.
54
BENAR SALAH
7. Amalan Persekitaran Berkualiti menggalakkan
pekerja untuk terus memberi cadangan kepada
penambahbaikan.
Jumlah Benar:
Pencapaian
8 ke atas Tahniah
5–7 Sederhana
4 ke bawah Perlu menambah kefahaman dan pengetahuan
mengenai Persekitaran Berkualiti
PENGHARGAAN
JAWAPAN
55
PENGHARGAAN
56
IBU PEJABAT MPC MPC PETALING JAYA
PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA
Lorong Produktiviti, Jalan Sultan, A-06-01 Level 6, Blok A, PJ8,
46200 Petaling Jaya, Selangor No. 23, Jaln Barat, Seksyen 8,
Tel: +603-7955 7266 Faks: +603-7957 8068 46050 Petaling Jaya, Selangor
Email: marketing@mpc.gov.my Tel: +603-7960 0173 / 176 / 178 / 179 Faks: +603-7960 0211
Email: marketing@mpc.gov.my
PEJABAT-PEJABAT
WILAYAH
PEJABAT WILAYAH UTARA PEJABAT WILAYAH SELATAN
PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA
Beg Berkunci 206, Jalan Tun Hamdan Sheikh Tahir, No. 8, Jalan Padi Mahsuri, Bandar Baru UDA,
13200 Kepala Batas, Seberang Perai Utara, Pulau Pinang 81200 Johor Bahru, Johor
Tel: +604-575 4709 Faks: +604-575 4410 Tel: +607-237 7422 / 7644 Faks: +607-238 0798
Email: nro@mpc.gov.my Email: sro@mpc.gov.my
PEJABAT KELANTAN
PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA
Pejabat Negeri Kelantan, Tingkat 3, Wisma PERKESO,
Jalan Kota Darulnaim, 15538 Kota Bharu, Kelantan
Tel: +609-741 6260 / 6262 Faks: +609-741 6263
Email: ecrk@mpc.gov.my
57