Centeno | De Dios | Dy | Fernandez | Hung | Tejada, M.

- Group 2    BA 121 THY - Calso

Key  Issues:  ​A  strong  internal  control,  specifically  in  a  company’s  expenditure  cycle,  is  imperative  for  its  sustained  success.  As for the case of Green 
Mountain  Coffee  Roasters,  Inc.,  significant  control  issues such as a lack of proper segregation of duties and improper independent verification systems 
for  both  payroll  and  fixed  asset  functions  could  lead  to  bigger  problems  if  left  unresolved.  The  same  could  be said about operational efficiency, albeit 
less relevant than internal control for the aforementioned functions due to limited third party involvement, as it is still crucial for the company.  
 

Analysis: ​Green Mountain Coffee Roasters, Inc. exhibits internal control and operational issues in its processes as enumerated below.   

Payroll  Fixed Asset System 

- Lack  of  segregation  of  duties​:  ​The  production  department  supervisor  - Inadequacy  of  authorization:  ​The  decision  of  obtaining  or  replacing 
Toni,  is  not  only  tasked  to  inspect  employees  clock  in  with  their  time  fixed  assets  rest solely on the user department manager. This poses 
cards,  he  is  also  the  one  assigned  to  both  review  AND  distribute  the  a  problem  when  the  fixed  assets  involved  have  a  relatively  high 
payroll  checks.  This  leaves  the  firm  extremely  vulnerable  to  ghost  value.   
employees  where  authorized  people,  including  Toni,  could  collude  and  - Absence  of  supervision​:  Fixed  assets  are  widely  utilized  in  the 
create a non-existent employee who would still receive wages.   operations  of  the  company.  The  lack  of  supervision  makes  the 
- Verification:  ​It  is  a  positive  practice  of  the  firm that Toni supervises and  assets susceptible to misappropriation and theft. 
watches  the  employees  when  they  clock  in  and  out  using  their  time  - Lack  of  segregation  of  duties​:  The  responsibilities  of  asset  custody 
cards.   and  record  keeping  being  solely  assigned  to  the  user  department 
- Uninvolvement  of  necessary  authority  -  The  AP  department  authorizes,  poses  a  risk  to  the  company’s  internal  control  system.  The  lack  of 
as  well  as  processes,  the  check  for  the  company’s  payroll  when  a  checks and balances in the system heightens the risk of inaccurately 
separate department should do so.  recording depreciation and its reasonableness. 
- Account  balance  reconciliation  and  operational  efficiency  issues​:  ​As the  - Uninvolvement  of  necessary  authority  ​-  ​The AP department receives 
computer  systems  of  the company are yet to be integrated, the company  the  goods, together with pertinent documents, from the vendor when 
runs the risk of payable journal vouchers, cash credits, and general ledger  a separate department should do so. 
entries  not  reconciling.  Separate  manual  entries  heightens  the  risk  of  - Verification​:  As  previously  stated,  the  user  department  solely 
manual error and slows down the processes in general too.   manages  the  maintenance  of  fixed  assets.  In  this  current  system, 
- Lack  of  accounting  records  -  The  lack  of  a  payroll  subsidiary  ledger  the  automatic  depreciation  charges  calculated  is  not  verified  for  its 
account  which  facilitates  capturing  employee  related  information  and  accuracy.  This  increases  the  risk  of  overstating  operating expenses 
processing payroll transactions weakens the audit trail for the company.  resulting to distorted financials. 
 

Recommendations:  To  solve  persisting  issues  about  the  company’s  internal  control,  the  group  recommends  for  (1)  a  reengineering  of  the payroll and 
fixed  asset  functions  as  to  be  described  below  and  in  the  appended  flowcharts,  and  (2)  the  usage  of  an  integrated  automated  system  to  reduce 
operational  bottlenecks,  risk  of  manual  error  caused  by  manual  processes,  and  to  enhance  internal  control;  thereby,  reducing  the  possibility  of  fraud. 
Doing  so will allow for departments to ​only access certain records and controls that are pertinent to their function. Together with a more comprehensive 
filing  system,  a  centralized  information  processing  department  can  provide  for  a  more  exhaustive  compilation  of ​accounting records ​that provides for 
adequate  existence  of  ​audit  trail,  ​more  importantly for the fixed asset system, in which high-value assets are involved. Lastly, it is important to note that 
payroll processing will be done through a batch-basis, as what is effective for a company with 250 employees.  

Payroll  Fixed Asset System 

- Lack  of  segregation  of  duties​:  Instead  of  having  the  - Inadequacy  of  authorization:  ​Proper  authorization  should  be  incorporated  in  this 
department  supervisor  review  and  distribute  checks,  the  system  and  should  not  be  left  to  the  discretion  of  the  user  department.  Each 
company  should  utilize  an  independent  paymaster,  to  purchase,  above  a  certain  threshold,  should  be  explicitly  authorized  by  a  separate 
protect the company from ghost employees.  fixed  asset  department.  For  high-value  assets,  an  independent assessment might 
- Verification​:  While the company ensures proper verification  be  necessary  to  evaluate  the  purchase  on  a  cost-benefit  approach  and  should 
with  regards  to  the  timing  in  and  out  of  employees,  the  subsequently be subject to approval by the higher-ups. 
group  further  recommends  an  automated  biometrics  - Operational  efficiency  issues  -  To  combat  the  potential  bottlenecks  that  could  be 
system  to  be  put  in  place.  Since  this  system  essentially  caused  by  a  more  extensive  authorization  schemes  for  purchases  of fixed assets, 
prevents  employees  from  clocking  in  for  one  another  the  company  should  allow  for  routinary  fixed  asset  purchases  for  assets  below  a 
through  the  use  of  unique  identification  (e.g.  fingerprint),  certain monetary threshold.  
the  supervisor  can  instead,  focus  on  verifying  that  jobs  - Absence  of  Supervision​:    To  ensure  that  the  company’s  assets  are  used  in 
worked  on  by  the  employees  were  in  fact  true,  and  accordance  with  the  company’s  policy,  the  company  must  employ  sufficient 
authorized.   supervision  to  monitor  the  security  of  the  fixed  assets  may  it  be  from  theft  or 
- Uninvolvement  of  necessary  authority​:  Even  if preparation  misuse.  
of  paychecks  would  be  a  function  of  the  IT  department  in  - Lack  of  Segregation  of  Duties​:  ​Implementation  of  a  computerized  system 
this  recommendation,  it  is  still  necessary  that  the  cash  automates  the  recording  of  depreciation  and  additions  which  removes  the 
disbursements  department  be  tasked  to  sign  the  actual  recording  function  from  the  user  department;  thus,  separating  the  recording  and 
cash disbursement, NOT the accounts payable department.   custody  of  the  fixed  assets.  This  also  decreases  errors  that  could  be  made  when 
- Account  balance  reconciliation  and  operational  efficiency  done manually. 
issues​:  The  usage  of  an  integrated  automated  system  - Uninvolvement  of  necessary  authority  -  The  receiving  department  should  be 
makes  reconciliation  of  account  balances  (e.g.,  credits  to  responsible  for  receiving  the  fixed  asset  purchased,  before  transferring  to  the 
AP  and  to  cash  subsequently,  debits  to  expenses)  easier,  appropriate user department.  
while  simultaneously  making  the  operations  of  the  - Verification​:  ​Even  with  the  automation  of  the  charges  to  the  fixed  asset  account, 
company  more  efficient.  This  practice  can  specifically  be  the  company  must  still  appoint  an  independent appraiser to check the valuation of 
seen  in  the  cash  disbursement  department  wherein  the  assets, and must regularly test the reasonableness of the accounting estimates 
reconciliation is a must before funds can be transferred.  and parameters put in place.  
Centeno | De Dios | Dy | Fernandez | Hung | Tejada, M. - Group 2    BA 121 THY - Calso

APPENDIX

Figure A: Payroll System

Centeno | De Dios | Dy | Fernandez | Hung | Tejada, M. - Group 2    BA 121 THY - Calso

Figure B: FAS Acquisition

Centeno | De Dios | Dy | Fernandez | Hung | Tejada, M. - Group 2    BA 121 THY - Calso

Figure C: FAS Maintenance & Disposal