Edible Style Guide

Numbers  
• 1-­‐9  represented  as  written  word  in  body  of  article  
• Numbers  10  and  over  are  written  numerically  in  body  of  article  (1,000  rather  than  a  thousand)  
• As  an  adjective  140-­‐year-­‐old  farm  and  19th  century  tasting  room  
• Use  commas  for  numbers  over  4  digits  (5,000  heads  of  garlic)  
• Years  do  not  use  an  apostrophe  (1800s)  

Stylistic  
• No  hyperlinks  in  copy  

Addresses/Places  
• Province  in  the  body  of  articles  abbreviated  as  Ont.  and  Qué.  
• Use  the  full  word  for  Road,  Street,  Avenue  etc.  when  referring  to  it  generally  
o Example:  There  are  many  mediocre  pubs  and  restaurants  on  Elgin  Street.  
• If  you  are  using  an  address,  you  should  use  abbreviations  such  as  Rd.,  St.,  Ave.,  
o Hooley’s,  at  291  Elgin  St.,  has  criminally  lame  food.  
• United  States  is  U.S.  
• ByWard  Market  (not  Byward)  

EM-­‐dashes,  oxford  comma,  hyphens  

• EM-­‐dashes  are  used  to  extend/join  phrases,  it  is  space  EM-­‐dash  space  (MAC:  option+shift  -­‐/_)    
o Example:  “morels  —  coveted  by  chefs  and  food  lovers  alike  —  from  within  the  city  
limits.”  
• Hyphens  are  not  used  when  first  word  is  an  adverb    
o Example:  “locally  driven”  not  “locally-­‐driven”  (same  with  “genetically  modified”)  
o WOULD  use  a  hyphen  for  “food-­‐challenged”  
• For  ellipsis  it  is  no  space…  space  
o Example:  “Florists,  like  any  business,  need  consistency…  They  have”  
• No  oxford  commas  (also  known  as  serial  commas)    
o Example:  “apples,  blueberries,  oranges  and  plums”  

Plain  text  
• Use  not  utilize  
• Conjunctions  are  used  
• Use  vegetables  not  veggies,  don’t  use  foodies  
• Use  “such  as”  rather  than  “like”  
• Use  “from”  not  “via”  
• Practice  with  a  c  is  a  noun,  practise  with  an  s  is  a  verb  
• “Per  cent”  not  “percent”  
• “walked  into”  not  “entered”  
• “sons”  not  “boys”  
• Use  the  full  word  “centimetres”,  not  “cm”  

 
  

• Use  the  full  word  “kilometre”,  not  “km”  

• “Children’s”  not  “kid’s”  
• “co-­‐ordinator”  not  “coordinator”  
• “time-­‐management”  not  “time  management”  

Accents  
• Québec  

Names  
• Secondary  references  of  people  use  last  name  
• First  time  using  a  word  which  has  an  acronym  use  the  full  name,  then  provide  acronym  and  use  
the  acronym  for  the  rest  of  the  article  
o Example:  Community  Shared  Agriculture  (CSA)  
• When  referencing  a  business,  make  sure  to  list  their  full  name-­‐fact  check  to  be  sure  that  the  
name  is  represented  accurately  
o Example:  Mariposa  Farms  (should  not  be  listed  as  Mariposa)  
• Always  include  edible  Ottawa  without  capital  E  (NOT  Edible  Ottawa)  
• When  speaking  about  a  farm,  restaurant,  or  a  business,  use  “its”  not  “their”  
o Example:  “Currently  the  farm  sells  beef  shares  to  its  existing  client  base.”  
• If  writing  in  the  first  person,  make  it  easily  accessible  to  the  reader  who  YOU  are  (see  comment  
from  Jennifer  on  page  28  of  first  issue)-­‐It  is  best  not  to  start  an  article  in  first  person,  
• Echinacea  has  a  capital  E  
• Brands  of  food  always  have  capitals  
o Example:  Saran  Wrap,  Coca  Cola  

   

 
  

Writers’ Guide
 

• Provide  suggested  title/header  and  deck  

• Provide  quirky  one-­‐liner  related  to  article    
• Deadlines  are  2½  months  prior  to  publication  date:  
 
o January  issue  (deadline  October  25)  
o March  issue  (deadline  December  25)  
o May  issue  (deadline  February  25)  
o July  issue  (deadline  April  25)  
o September  issue  (deadline  June  25)  
o November  issue  (deadline  August  25)  
 
• Use  Adobe  Garamond  Pro  font  with  single  line  spacing  
• Highlight  suggested  pull-­‐quote(s)  in  yellow  
• If  also  providing  photos,  please  include  details  for  creation  of  photo  captions,  or  write  a  caption  
giving  readers  more  than  just  what  is  shown  (such  as  extra  statistics,  locations,  identifying  
people  or  interesting  tidbits).  Please  also  provide  the  photo  credit  information.  Please  write  in  
the  active  voice.  Example:  Scott  Perrie  foraging  fiddleheads  in  Almonte.  
• Include  word  count  at  the  top  of  the  page  
• At  the  end  of  the  article,  include  company/organization  name,  address,  contact  information    

Example:    

Roots  and  Shoots  Farm  

1034  Manotick  Station  Rd.,  Manotick  Ont.  
rootsandshootsfarm.com,  613.822.4522  
 
• We  rarely  write  in  the  first  person  only  for  select  assignments  (usually  experiential  assignments)  
determined/confirmed  at  the  time  of  assignment  
• Always  ask  subjects  for  1  to  3  original  recipes  relevant  to  their  article.  If  we  don’t  use  them  in  
the  print  publication,  we  can  always  use  more  recipes  online  

   

 
  

Photographers’ Guide
 

• We  have  an  opportunity  to  include  several  images  in  our  spreads,  to  this  end  please  include  
numerous  images  capturing  the  subject,  the  property,  the  food  (ingredients  and  finished  
dishes),  people  enjoying  the  event,  business,  and  lots  of  b-­‐roll  images  
• For  portraits,  unposed  photos  are  preferred.  Instead  try  to  capture,  recognizable  shots  of  
subjects  at  work,  in  action  or  in  their  natural  habitat  —  not  staring  straight  into  the  camera.  Full  
frontal  posed  portraits  can  be  provided  as  a  back-­‐up  to  ensure  we’ve  captured  an  image  of  the  
subject  where  they’re  easy  to  recognize  or  if  confirmed  art  direction  requires  a  direct  portrait  
• Please  include  details  for  creation  of  photo  captions,  or  write  a  caption  giving  readers  more  than  
just  what  is  shown  (such  as  extra  statistics,  locations,  identifying  people  or  interesting  tidbits).  
Please  also  provide  the  photo  credit  information.  
• A  range  of  portrait  and  landscape  images  are  required.  While  portrait  images  are  used  most  in  
the  print  version  of  the  magazine.  As  a  minimum,  please  provide  at  least  a  few  horizontal  
images,  which  will  be  used  as  the  header  image  of  all  articles  archived  online.    
• All  stories  are  archived  online  prior  to  the  release  of  the  next  print  issue  
• Publishing  rights  are  for  one-­‐time  print  in  edible  Ottawa  and/or  edible  Toronto  and  permanently  
online.  After  the  print  issue  expires  (when  the  next  issue  is  released),  contributors  are  welcome  
to  sell  or  use  the  images  for  other  assignments  or  purposes,  including  releasing/selling  them  to  
subjects,  upon  request.  
• Transferring  high  resolution  images  for  drafting  layout  and  final  edited  images  for  print,  using  a  
link  to  cloud  storage  or  WeTransfer  is  preferred  
• Photographers  are  to  book  and  coordinate  the  photo  shoot  directly  with  subjects,  unless  
otherwise  arranged  
• Images  are  not  to  be  used  on  social  media,  online  or  in  any  way  prior  to  the  release  of  the  print  
publication  
• We  seldom  use  photo  release  forms  unless  photos  include  the  general  public  and  children.  For  
such  shoots,  please  get  a  release  form  from  editor  or  use  the  attached  
• Final  photos  should  be  converted  to  CMYK  TIFFs  for  print  on  U.S.  Web  uncoated  2  stock  
 

   

 
  

Recipe Style Guide

 

• Imperial  measurements-­‐cups,  tablespoons  and  pounds  and  ounces  for  volume    

• Teaspoon,  tablespoon  written  in  full,  not  abbreviated  
• Hyphenate  weight  when  used  to  describe  the  noun,  but  not  as  a  measurement  
o Example:  5-­‐lb  chicken  and  3  lbs.  of  rhubarb  
• ½  as  a  fraction  (note:  must  be  inserted  via  InDesign  glyphs  or  pasted  from  word)  and  no  space  
between  whole  measurements  and  fractions  1½  cups  
• Method  should  be  written  in  full  sentences,  watch  the  shortcuts  like  leaving  out  pronouns  such  
as  it,  a,  etc.  
• Dashes  for  describing  size  
o Example:  3-­‐inch-­‐long  pieces  
• Numerical  representation  for  all  numbers  (including  numbers  1-­‐9)  
• If  different  components  of  recipe  need  to  be  prepared  at  different  times  (e.g.  a  day  in  advance  
for  the  tourtiêre  filling)  a  cue  should  be  included  at  the  top  of  the  recipe.  
• Provide  people  using  the  recipe  with  cues  (e.g.  the  dough  should  be  sticky  but  make  sure  it  isn’t  
dry  or  say  what  the  appearance  should  be  or  how  many  seconds  to  use  a  food  processor)  
• When  listing  tools  used  for  cooking  (such  as  pans),  include  if  they  are  greased,  use  parchment  to  
prep,  etc.  and  also  include  what  type  (cast  iron  pan)-­‐BE  SPECIFIC!  J  
• If  using  specialized  tools  (such  as  clay  shortbread  molds)  make  SURE  to  list  these  
• Be  specific  about  how  to  cut  something  (in  half,  slices,  seeded  etc.)  
• What  for  adjective  phrases  that  should  be  hyphenated  “All-­‐purpose”  flour  not  “all  purpose”  
• “off-­‐season”  not  “off  season”  
• “Diametre”  not  “diameter”  
• Leave  space  in  between  number  and  quantity  
o Example:  40  L  or  10  centimetres  
• “Medium-­‐low”  not  “medium  low”  
• For  writing  temperatures:  350C  (no  degrees  sign)  

   

 
  

Proof Reading Checklist

Table  of  Contents  
• Check  departments  are  listed  throughout  
• Double  check  page  numbers  
• Check  contributors  

Mast  Head  
• Cross  reference  contributor  list  with  all  articles,  recipes,  illustrations  and  photos  

Recipes  
• Check  that  measurements  and  oven  temperatures  (degrees)  are  consistent  (NO  DEGREE  SIGN,  
just  capitalized  unit  of  measurement  F)  
• Check  that  all  ingredients  listed  are  used  in  the  recipe  

Style  
• Ensure  stylized  “e”  at  the  end  of  each  article  
• Ensure  snappy  by-­‐line  for  each  writer  at  the  end  of  each  article  
• Ensure  subject  contact  info  at  end  of  article  is  correct  —  call  the  numbers,  check  websites  
• Ensure  photo  captions  for  obvious  photos  

Advertising  
• Check  that  all  ads  are  included  
• Fact  check  all  the  names  of  businesses,  their  location  info,  website,  contact  info,  phone  number