Fail Meja Penolong Kanan (HEM) SMK Medamit, Limbang

6.7 PENGURUSAN TUGAS-TUGAS LAIN

6.7.1 Penerbitan Majalah Sekolah

6.7.1.1 Proses Kerja

JAWATAN PROSES KERJA

Pengetua 1. Menubuhkan Jawatankuasa Majalah Sekolah

2. Menjadualkan aktiviti/mesyuarat Jawatankuasa Majalah Sekolah

dalam Takwim Sekolah

Guru Tingkatan/ 3. Mengutip bayaran untuk majalah sekolah dan menyerahkan kepada
Bendahari Koperasi Bendahari Koperasi.
Penolong Kanan (P) 4. Mempengerusikan Jawatankuasa Majalah Sekolah dan mengagih
tugas-tugas
Penyelaras 5.  Melantik Sidang Redaksi di kalangan pelajar.
 Menghantar surat kepada Pengarah, Pegawai Pelajaran
Bahagian dan YDP PIBG untuk mendapat Perutusan

J/K Majalah 6. Mengurus tugas masing-masing:

Jurugambar 7. Mengambil gambar

 aktiviti sepanjang tahun
 sukan dan permainan, kelab dan persatuan dan unit beruniform
 Kelas/Sidang Redaksi/Lembaga Pengawas/staf akademik/staf
sokongan

JK Majalah 8. Menerima artikel dan laporan daripada pelajar dan Guru Penasihat.
Memilih artikel untuk dimuatkan dalam majalah.

PK (P)/JK Majalah 9. Mesyuarat terakhir untuk mengubah suai “dummy” majalah.

Pengetua/Penyelaras 10. Penyelaras menyerahkan “dummy” untuk mendapat pandangan

pengetua.

Penyelaras 11 Menghantar “dummy” majalah yang sudah lengkap untuk dicetak

oleh syarikat percetakan.

Pengetua Menerima majalah daripada syarikat percetakan dan menyerahkan

kepada Guru Tingkatan untuk diedarkan kepada pelajar.

MEDAMIT EAGLE 116

Fail Meja Penolong Kanan (HEM) SMK Medamit, Limbang

6.7.1.2 Carta Aliran

Menubuhkan Jawatankuasa Majalah Sekolah

.

Aktiviti/mesyuarat ditetapkan dalam Takwim Sekolah

Mengutip bayaran untuk majalah sekolah dan

menyerahkan kepada Bendahari Koperasi

PK(P) Mempengerusikan Jawatankuasa Majalah Sekolah

dan mengagih tugas-tugas

 Melantik Sidang Redaksi di kalangan pelajar.

 Menghantar surat kepada Pengarah, Pegawai
Pelajaran Bahagian dan YDP PIBG untuk mendapat
Perutusan

 Mengurus tugas masing-masing:

 Mengambil gambar

Menerima artikel dan laporan daripada pelajar dan Guru

Penasihat. Memilih artikel untuk dimuatkan dalam
majalah
Tidak
Ya

Mesyuarat terakhir untuk mengubah suai “dummy”

majalah.

Penyelaras menyerahkan “dummy” untuk mendapat

pandangan pengetua.

Menghantar “dummy” majalah yang sudah lengkap untuk

dicetak oleh syarikat percetakan.

Menerima majalah daripada syarikat percetakan dan

menyerahkan kepada Guru Tingkatan untuk diedarkan
kepada pelajar.

Tamat

MEDAMIT EAGLE 117

Fail Meja Penolong Kanan (HEM) SMK Medamit, Limbang

6.7.1.3 Senarai Semak

Bil. Tindakan Tandakan( √ ) Catatan

1. JK Majalah Sekolah ditubuhkan

2. Pengagihan tugas JK Majalah Sekolah

3. Kutipan tempahan majalah

4. Pelantikan Sidang Redaksi

5. Pelaksanaan tugas dengan sempurna oleh setiap AJK

6. Perutusan/Pesanan:
6.1 Pengarah Pelajaran, Pegawai Pelajaran Bahagian

6.2 YDP PIBG

6.3 Pengetua

6.4 Ketua Pengawas/Sidang Redaksi

7. Gambar:
7.1 Aktiviti sepanjang tahun

7.2 Sukan/Permainan,Kelab/Persatuan &U. beruniform

7.3 Kelas/Sidang Redaksi/Lembaga Pengawas/

Guru/Staf Sokongan

8. Menerima artikel dan laporan aktiviti kokurikulum

9. Iklan

10. Mesyuarat terakhir.

11. Hantar “dummy” majalah untuk dicetak

12. Guru Tingkatan serahkan majalah kepada pelajar

MEDAMIT EAGLE 118

Fail Meja Penolong Kanan (HEM) SMK Medamit, Limbang

6.7.2 Urusan Keceriaan dan Pembangunan Fizikal

6.7.2.1 Proses Kerja

JAWATAN PROSES KERJA

Pengetua 1. Menubuhkan Jawatankuasa Keceriaan dan Pembangunan Fizikal.

Pengetua/PK(P) 2. Memanggil mesyuarat jawatankuasa.

Jawatankuasa 3. Merancang program keceriaan dan pembangunan fizikal

4. Melulus perbelanjaan

Pengetua/KPT 5 Membeli keperluan/memanggil kontraktor

6. Membuat sebut harga pembaikan/penyenggaraan bangunan

Jawatankuasa/PAR/ 7. Menjalankan tugas yang ditetapkan

PRA/ Pekerja
Swasta/kontraktor

Pengetua/PK(P)/KPT 8. Menyelia kerja yang dilakukan

6.7.2.2 Carta Aliran

Menubuhkan Jawatankuasa Keceriaan dan Pembangunan

Fizikal
.

Memanggil mesyuarat jawatankuasa.

Merancang program keceriaan dan pembangunan fizikal

Melulus perbelanjaan

MEDAMIT EAGLE 119

Fail Meja Penolong Kanan (HEM) SMK Medamit, Limbang

Membeli Keperluan
Memanggil Kontraktor

Buat Sebut Harga

Tidak

Ya

Menjalankan tugas yang ditetapkan

Menyelia kerja yang dilakukan

Tamat

6.7.2.3 Senarai Semak

Bil. Tindakan Tandakan( √ ) Catatan

1. JK Keceriaan dan Pembangunan Fizikal ditubuhkan

3. Merancang kerja dan pembaikan

3. Melulus perbelanjaan

4. Sebut harga

5. Surat tawaran kerja kepada kontraktor

6. Menyelia kerja yang dilakukan

6.7.2.4 Borang Digunakan

i. Borang Sebut Harga

MEDAMIT EAGLE 120
Fail Meja Penolong Kanan (HEM) SMK Medamit, Limbang

7.0. SENARAI UNDANG – UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN

OLEH PENGOLONG KANAN (HAL-EHWAL MURID)

7.1 Pekeliling dan Surat Arahan Berkaitan Dengan Urusan Kurikulum

7.1.1 Akta Pelajaran 1952
7.1.2 Surat Pekeliling Ikhtisas 1/75, 11/68, 6/77, 12/77
7.1.3 Peraturan kursus pengajian 1979
7.1.4 SPI Bil 5/1998 – Akta Pendidikan 1996 dan Peraturan-peraturan di Bawah
Akta Pendidikan 1996
7.1.5 .SPI Bil 3/1999 – Penyediaan Rekod Pengajaran dan Pembelajaran
7.1.6 SPI Bil 2/2000 – Peruntukan Waktu Untuk Mata Pelajaran Sains Dalam
Kumpulan Teras Peringkat Menengah Atas
7.1.7 SPI Bil 23/1998 – Kebenaran Bagi Murid-murid Menduduki Peperiksaan
Awam
7.1.8 Pekeliling Lembaga Peperiksaan
7.1.9 Pekeliling Pusat Perkembangan Kurikulum
7.1.10 Pekeliling/Surat Arah – Jemaah Nazir (KPM)
7.1.11 Pekeliling/Surat Arahan – PSPN (KPM)

7.2 Pekeliling dan Surat Arahan Berkaitan Dengan Urusan Hal Ehwl Murid
7.2.1 SPI Bil 10/1998 – Panduan Tentang Umur Masuk Sekolah Rendah & Sekolah
Menengah Serta Umur Menduduki Peperiksaan Bagi Sekolah Kerajaan, Sekolah
Bantuan Kerajaan dan Sekolah Swasta
7.2.2 Buku Panduan Pelaksanaan Dan Pengurusan SPBT 1991
7.2.3 SPI Bil 4/99 – Pindaan Syarat Kelayakan Meminjam Buku Teks (SPBT) KPM
7.2.4 SPBT 1999 Borang Kelayakan Murid SPBT 1(Pin. 4/98)
7.2.5 Pelupuasan Buku Teks SPBT (Ruj. 1/JP/395/SP(2) bertarikh 16 Sept. 1994)
7.2.6 Pakaian Seragam Sekolah (Bil.6/1993)
7.2.7 Skim Bantuan Pakaian Seragam 1998 (RUJ. 29/JP/882/25 tarikh 5/3/98)
7.2.8 Buku Panduan Pentadbiran dan Pengurusan Biasiswa BKP/BKPU, 1987
7.2.9 Surat Tawaran Baru Permohonan BKP II/KP.PIN.1/86
7.2.10 SPI Bil 3/1995 – Pelaksanaan Skim Takaful Kemalangan Diri Berkelompok Bagi
Semua Pelajar Sekolah Kerajaan dan Bantuan Kerajaan.
7.2.11 Pelaksanaan Takaful Pelajar Sekolah Malaysia – Ruj. KP/29/
(BS/HEP)8614/069/E(84)
7.2.12 Surat Pek. Ikhtisas Bil 6/1995 –Menangani Masalah Ponteng Di Sekolah
7.2.13 Panduan Bagi Mengatasi Masalah Ponteng di Sekolah Tahun 1994
7.2.14 SPI Bil 6/68 – Pembuangan Murid Dpd Sekolah Kerana Kelakuan Curang
7.2.15 SPI Bil 8/198 –Penyalahgunaan Inhalan
7.2.16 SPI Bil 2/1979 – Laporan Murid-murid Dlm Keadaan Risiko Penyalahgunaan
Dadah Yang Memerlukan Pertolongan
7.2.17 SPI Bil 16/1998- Menangani Kegiatan Ganster Di Sekolah
7.2.18 SPI 18/1998 – Penggunaan Budi Bicara Ketika Mengambil Tindakan
7.2.19 Garis Panduan Berhubung Dgn Tindakan Disiplin Di Sekolah
7.2.20 SPI Bil 8/1988 – Keselamatan Diri Pelajar Di Sekolah
7.2.21 SPI Bil 3/1995 – Mencegah Kebakaran Di Sekolah
7.2.22 SPI 4/2002 – Pelaksanaan Program Sekolah Selamat
7.2.23 SPI Bil 6/1998 – Menjaga Kesihatan Pelajar Sekolah
7.1.24 Rancangan Kesihatan Sekolah (Bil 2/1989)

MEDAMIT EAGLE 121

Fail Meja Penolong Kanan (HEM) SMK Medamit, Limbang

8.0 SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

8.1 Urusan Pendaftaran dan Perpindahan Pelajar

8.1.1 Borang Maklumat Pelajar
8.1.2 Resit Bayaran
8.1.3 Borang Permohonan Perpindahan Keluar
8.1.4 Borang Maklumat Sijil Berhenti Sekolah

8.2 Urusan Skim Pinjaman Buku Teks

8.2.1 Borang SPBT 4
8.2.2 Borang SPBT
8.2.3 Borang Komputer BTBTR 190
8.2.4 Borang BTBTR 460
8.2.5 Invois/SAP
8.2.6 Borang Kew 300 - V
8.2.7 Borang Kew 300 - X

8.3 Urusan Biasiswa dan Kebajikan Pelajar

8.3.1 Borang Permohonan Biasiswa BKP/KP/Pin. 1/86
8.3.2 Borang Permohonan Biasiswa daripada agensi lain
8.3.3 Borang Rumusan (Borang A) – Biasiswa BKP II
8.3.4 Format PB BKP II (Baru)
8.3.5 Borang WS-15 (0492)
8.3.6 Borang daripada agensi biasiswa yang lain
8.3.7 Borang Pengeluaran Wang Biasiswa
8.3.8 Borang Tuntutan Asal
8.3.9 Borang JP/BPS/A(SM)
8.3.10 Borang JP/BPS/B(SM)
8.3.11 Borang JPS/2
8.3.12 Borang JPS/2(SM)
8.3.13 Borang Sebut Harga
8.3.14 Borang Pencalonan Anggota Lembaga
8.3.15 Borang Jawatankuasa Audit Dalaman

8.4 Urusan Disiplin Pelajar

8.4.1 Borang Ponteng
8.4.2 Borang Rumusan Salah Laku
8.4.3 Borang Laporan Jawatankuasa Disiplin Pelajar
8.4.4 Borang UAK 1
8.4.5 Borang PTDI
8.4.6 Borang Salah Laku Pelajar
8.4.7 Borang Perjanjian Berkelakuan Baik
8.4.8 Borang Kebenaran Keluar
8.4.9 Surat Kebenaran Balik
8.4.10 Buku Laporan Aduan Pelajar
8.4.11 Borang Laporan Kerosakan
8.4.12 Borang Pemantauan Tugas Pengawas
8.4.13 Borang Penilaian Tugas Pengawas

MEDAMIT EAGLE 122

Fail Meja Penolong Kanan (HEM) SMK Medamit, Limbang

8.5 Urusan Keselamatan dan Kebajikan Pelajar

8.5.1 Senarai Nama Pelajar Mengikut Tingkatan
8.5.2 Borang Rawatan
8.5.3 Borang Kebenaran Balik, jika perlu
8.5.4 Surat Akuan Rawatan Hospital
8.5.5 Buku Rekod Laporan Kesihatan Harian Pelajar
8.5.6 Borang Pesanan Pembelian Ubat/Peralatan
8.5.7 Buku Stok Ubat-ubatan
8.5.8 Rekod Pembersihan Bilik Rawatan
8.5.9 Borang Pemeriksaan/Penilaian Pertandingan 3K
8.5.10 Senarai Nama Pelajar bagi kelas yang bertugas
8.5.11 Borang Laporan Bertugas Harian
8.4.12 Buku Rekod Pelawat
8.4.13 Pas Kebenaran Masuk

8.6 Urusan Perhubungan Luar

8.6.1 Buku Daftar Pelawat (Lampiran A)
8.6.2 Laporan Program Hari Bersama Pelanggan (Lampiran B)
8.6.3 Borang Kedatangan Ibu Bapa/Penjaga
8.6.4 Borang Laporan Analisis Kedatangan Ibu bapa/Penjaga

9.0. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

9.1 Pengerusi Jawatankuasa Kesihatan dan Rawatan

9.2 Pengerusi Jawatankuasa Lembaga Pengawas Sekolah
9.3 Naib Pengerusi Jawatankuasa Skim Pinjaman Buku Teks
9.4 Naib Pengerusi Lembaga Disiplin Pelajar
9.5 Naib Pengerusi Jawatankuasa Biasiswa dan Kebajikan Pelajar
9.6 Naib Pengerusi Jawatankuasa Majalah Sekolah
9.7 Naib Pengerusi Jawatankuasa Program Sekolah Selamat
9.8 Ahli Jawatankuasa Induk Pusat Sumber Sekolah
9.9 Ahli Jawatankuasa Peperiksaan
9.10 Ahli Jawatankuasa Kualiti/SKPM
9.11 Ahli Jawatankuasa Pengurusan dan Kewangan Sekolah
9.12 Ahli Jawatankuasa Keceriaan dan Pembangunan Fizikal
9.13 Ahli Jawatankuasa Kurikulum
9.14 Ahli Jawatankuasa Kokurikulum
9.15 Juruaudit Dalam Koperasi SMK Medamit Bhd
9.16 Pemegang Amanah PIBG SMK Medamit

MEDAMIT EAGLE 123

 Fail Meja Penolong Kanan (HEM) SMK Medamit, Limbang

10. NORMA - NORMA KERJA BAGI TUGAS –TUGAS YANG DIJALANKAN

OLEH PENOLONG KANAN (HAL-EHWAL MURID)

Masa
Jumlah Unit Yang Boleh
Bil Jenis Kerja Yang
Dijalankan Dlm Seminggu
Diambil

1 URUSAN KURIKULUM

1.1 Mengajarkan mata pelajaran tertentu

1.2 Mengatur penjadualan waktu Induk, kelas
persendirian dan gantian serta memastikan
perlaksanaannya berjalan dengan baik dan
sempurna

2 URUSAN PENDAFTARAN DAN PERPINDAHAN PELAJAR

2.1 Memantau dan mengurus Pendaftaran Pelajar

Tingkatan Satu dan Peralihan.
2.2 Mengurus penerimaan perpindahan masuk
pelajar dari sekolah lain.
2.3 Mengurus borang perpindahan keluar pelajar
dalam bahagian/ negeri/antara negeri.

3 URUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS

3.1 Memantau dan menyelia urusan Tinjauan

Kelayakan Pinjaman Buku Teks.
3.2 Menyelia urusan penerimaan buku teks baru.
3.3 Mengurus pelupusan buku yeks yang sudah
koyak/rosak/ yang lama (perubahan )

4 URUSAN BIASISWA DAN KEBAJIKAN PELAJAR

4.1 Mengurus permohonan Biasiswa/ Bantuan

Kewangan
4.2 Menyelia pembayaran Biasiswa/ Bantuan
Kewangan
4.3 Menyelia pengeluaran Biasiswa/ Bantuan
Kewangan
4.4 Memantau pengurusan tuntutan Skim Takaful
Pelajar (STPM)
4.5 Menyelia pengurusan Bantuan Pakaian
Seragam

MEDAMIT EAGLE 124

 Fail Meja Penolong Kanan (HEM) SMK Medamit, Limbang

Masa
Jumlah Unit Yang Boleh
Bil Jenis Kerja Yang
Dijalankan Dlm Seminggu
Diambil
5 URUSAN DISIPLIN PELAJAR

5.1 Mengurus disiplin dan mengambil tindakan

terhadap pelajar ponteng sekolah berkala
atau/dan berterusan
5.2 Mengurus disiplin dan mengambil tindakan
pembuangan pelajar yang melakukan kesalahan
serius dan berulang kali.
5.3 Mengambil tindakan terhadap penyalahgunaan
dadah
5.4 Mengurus disiplin dan memantau perlakuan
pelajar serta mengambil tindakan terhadap salah
laku pelajar.
5.5 Urusan kebenaran keluar dari kawasan
sekolah/balik
5.6 Mengurus pengaduan pelajar
5.7 Memantau dan menasihati Pengurusan
Lembaga Pengawas

6 URUSAN KESELAMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

6.1 Mengambil tindakan ketika berlaku kebakaran

6.2 Memantau urusan rawatan dan kesihatan pelajar
6.3 Menyelia kebersihan Bilik Rawatan dan alatan
serta ubat-ubatan
6.4 Pengurusan Kebersihan dan Keceriaan
Kawasan dan Bilik Darjah
6.5 Menerima dan melayani pelawat yang
berurusan dengan pihak sekolah

7 PENGURUSAN PERHUBUNGAN LUAR

7.1 Mengurus Program Hari Bersama Pelanggan.

7.2 Menyelia perlaksanaan program PIBG.
7.3 Pengurusan kerjasama komuniti luar dalam
perlaksanaan program sekolah.
7.4 Mengurus Hari Permuafakatan Ibu Bapa Guru

8 TUGAS-TUGAS LAIN

8.1 Urusan menerbit Majalah Sekolah

8.2 Urusan Keceriaan dan Pembangunan Fizikal

MEDAMIT EAGLE 125

Fail Meja Penolong Kanan (HEM) SMK Medamit, Limbang

11. SENARAI TUGAS HARIAN

JAWATAN : PENOLONG KANAN (HAL-EHWAL MURID)

NAMA : CIK EVETTE ANAK SAGIM

JAWATAN : PENOLONG KANAN HAL-EHWAL MURID

TARIKH :

BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATATAN

MEDAMIT EAGLE 126

Fail Meja Penolong Kanan (HEM) SMK Medamit, Limbang

12. PENUTUP

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ini dihasilkan untuk memudahkan

Pengetua menguruskan aktiviti seharian. Semoga semua urusan dapat

dilaksanakan dengan lancar dan teratur serta dapat mewujudkan

pengurusan yang cekap dan berkualiti demi meningkatkan

profesionalisme keguruan dan kecemerlangan sekolah yang dipimpin.

Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja Pengetua ini disesuaikan daripada

Manual Prosedur Kerja/Fail yang disediakan oleh Kementerian Pelajaran

Malaysia dan sumber-sumber lain yang dibekalkan oleh Kementerian

Pelajaran Malaysia.

MEDAMIT EAGLE 127