Imel Rad U Programu

d.o.
o za projektovanje,
proizvodnju, promet i
servis
Upravljanje dokumentima
ImelDMS
Korisničko uputstvo
ImelDMS poslovni sistem
Sadržaj
Sadržaj ............................................................................................................................................................. 2
Uvod ................................................................................................................................................................ 9
Sadržaj i mogućnosti ImelDMS sistema ....................................................................................................12
Protokol .................................................................................................................................................12
Obrade dokumnata ...............................................................................................................................13
Prezentacije ...................................................................................................................................................13
Vodič za implementaciju ...............................................................................................................................15
I. Organizacija ImelDMS sistema ...................................................................................................................16
I.1. Koraci u implementaciji .......................................................................................................................17
II. Obrade .......................................................................................................................................................18
II.1. Protokol ..............................................................................................................................................20
II.1. 1. Evidentiranje protokola ..............................................................................................................22
Upis u protokol ..................................................................................................................................23
Zakonska regulativa .......................................................................................................................27
Tužbe .............................................................................................................................................28
Predračuni i ponude dobavljača ....................................................................................................29
Ulazni računi ..................................................................................................................................30
Ključne riječi ......................................................................................................................................31
Zapisi..................................................................................................................................................32
Pojedinačno pridruživanje .............................................................................................................33
Skeniranje ......................................................................................................................................34
Opcije.............................................................................................................................................35
Aktiviranje .........................................................................................................................................36
E-mail poruka ................................................................................................................................38
Posebni dokumenti .......................................................................................................................39
Korekcija nakon aktiviranja i zaključenja...........................................................................................40
Filter ..................................................................................................................................................42
Pretraga po ključnim riječima .......................................................................................................44
Pretraga po sadržaju .....................................................................................................................47
Pridruživanje dokumenata u predmet ..........................................................................................48
Opcije.................................................................................................................................................49
Potvrda o prijemu..........................................................................................................................51
Snimanje zapisa .............................................................................................................................53
Pregledi..............................................................................................................................................54
Upisnik UP-1 ..................................................................................................................................56
Strana 2
II.1. 2. Rješavanje dokumenta protokola ..............................................................................................58

Protokol .............................................................................................................................................59
Ulazni računi ......................................................................................................................................60
Rješavanje .........................................................................................................................................62
II.1. 3. Zbirno zaključivanje ....................................................................................................................65
II.1. 4. Arhiviranje ..................................................................................................................................68
Izlučivanje zapisa iz baze podataka ...................................................................................................69
Izmjena vrste dokumenta..................................................................................................................71
Ostale opcije ......................................................................................................................................72
II.2. Procesna obrada.................................................................................................................................73
Definisanje zadataka .............................................................................................................................76
Razrada aktivnosti .................................................................................................................................77
Aktiviranje .............................................................................................................................................79
Zadaci u radu .........................................................................................................................................81
Evidentiranje zapisa...........................................................................................................................82
Pregledi..................................................................................................................................................82
II.3. Poslovni dopisi ....................................................................................................................................84
Otvaranje poslovnih dopisa...................................................................................................................86
Ažuriranje sadržaja poslovnog dopisa ...................................................................................................88
Aktiviranje poslovnog dopisa ................................................................................................................89
Filter ......................................................................................................................................................90
Opcije.....................................................................................................................................................91
Kopiranje poslovnog dopisa ..............................................................................................................92
Import dopisa ....................................................................................................................................92
Ostale stranke ...................................................................................................................................93
Kreiranje cirkularnog pisma ..............................................................................................................94
II.4. Predmeti i dosijei................................................................................................................................96
Formiranje predmeta ............................................................................................................................99
Ažuriranje informacija o predmetu .................................................................................................100
Zadužene osobe ..............................................................................................................................101
Troškovi postupka ...........................................................................................................................102
Odabir dokumenata ............................................................................................................................105
Prilozi predmetu ..................................................................................................................................106
Zaključenje...........................................................................................................................................108
Filter ....................................................................................................................................................108
Snimanje zapisa ...................................................................................................................................109
Dosije ...................................................................................................................................................109
Strana 3
Definisanje dosijea ..........................................................................................................................111

Odabir predmeta .............................................................................................................................111
Zadužene osobe ..............................................................................................................................112
Snimanje zapisa ...............................................................................................................................113
Pregledi............................................................................................................................................114
Pregledi................................................................................................................................................115
II.5. Digitalizacija......................................................................................................................................117
II.6. Biblioteka..........................................................................................................................................119
Nova knjiga ..........................................................................................................................................122
Aktiviranje protokola .......................................................................................................................124
Revers ..................................................................................................................................................124
Otvaranje reversa ............................................................................................................................126
Odabir dokumenata i zapisa ............................................................................................................126
Potvrda o reversu ............................................................................................................................128
Aktiviranje .......................................................................................................................................129
Povrat .................................................................................................................................................130
Pregled ................................................................................................................................................131
II.7. Reversi ..............................................................................................................................................133
Otvaranje reversa ................................................................................................................................135
Odabir dokumenata i zapisa ................................................................................................................136
Potvrda o reversu ................................................................................................................................137
Aktiviranje ...........................................................................................................................................138
Povrat ..................................................................................................................................................140
Pregledi................................................................................................................................................141
II.9. Registratori ......................................................................................................................................143
Ažuriranje ............................................................................................................................................144
Zamjena registratora ...........................................................................................................................145
Opcije...................................................................................................................................................146
Pregledi................................................................................................................................................149
II.10. Prenos registratora i dokumenata .................................................................................................150
Prenos registratora..............................................................................................................................151
Prenos dokumenata ............................................................................................................................152
Dodavanje u registrator ......................................................................................................................153
Pregledi................................................................................................................................................155
II.11. Popis registratora ...........................................................................................................................157
II.12. Elektronska pošta ...........................................................................................................................157
II.13. Izlazna pošta ...................................................................................................................................158
Strana 4
Pojedinačni izbor dokumenata ...........................................................................................................160

Zbirni prenos pošiljki iz elektronskog protokola u knjigu pošte ..........................................................161
Prenos pošiljki iz baze izlaznih računa u knjigu pošte .........................................................................162
Zaključenje paketa...............................................................................................................................163
Filter ....................................................................................................................................................164
Pregledi................................................................................................................................................164
III. Arhiva .....................................................................................................................................................166
III.1. Elektronska arhiva ...........................................................................................................................166
Korisnički dokumenti ...........................................................................................................................168
Promjena lokacije korisničkih dokumenata ....................................................................................169
Brisanje korisničkih dokumenata ....................................................................................................169
Filter ................................................................................................................................................170
Zapis ................................................................................................................................................171
III.2. Fizička arhiva ...................................................................................................................................172
Uređenje fizičkog prostora ..................................................................................................................174
Prenos grupe registratora ...............................................................................................................174
Prenos pojedinačnog registratora ...................................................................................................175
Prenos predmeta .............................................................................................................................176
Prenos dokumenata registratora ....................................................................................................176
Određivanje registratora .................................................................................................................177
Arhivska djelatnost ..............................................................................................................................180
Odabir registraturne građe .............................................................................................................181
Rok čuvanja .................................................................................................................................183
Registraturna građa.....................................................................................................................183
Filter ............................................................................................................................................184
Korekcija odabrane registraturne građe .....................................................................................185
Poništenje odabira registraturne građe ......................................................................................185
Zbirno ažuriranje .........................................................................................................................186
Pregledi........................................................................................................................................189
Izdvajanje arhive..............................................................................................................................190
Prenos u arhivsku građu ..............................................................................................................191
Filter ................................................................................................................................................191
IV. Registri ...................................................................................................................................................192
IV.1. Organizaciona šema protokola .......................................................................................................194
Knjige protokola ..................................................................................................................................196
Opcije...............................................................................................................................................198
Zadužene osobe ..........................................................................................................................199
Strana 5
Zatvaranje elektronske knjige protokola.....................................................................................199

Zamjena elektronske knjige protokola ........................................................................................200
Filter ................................................................................................................................................200
Pregledi............................................................................................................................................201
Tipovi dokumenata..............................................................................................................................201
Opcije...............................................................................................................................................203
Zadužene osobe ..........................................................................................................................204
Elektronske lokacije .....................................................................................................................204
Prenos u drugu knjigu protokola .................................................................................................205
Kopiranje u knjigu pošte ..............................................................................................................206
Vrste dokumenata ...............................................................................................................................207
Opcije...............................................................................................................................................211
Zadužene osobe ..........................................................................................................................211
Oznake dokumenata ...................................................................................................................212
Tok obrade dokumenta ...............................................................................................................217
Vidi obrazac .................................................................................................................................219
Deaktiviranje – Aktiviranje ..........................................................................................................219
Prenos u drugu knjigu – tip dokumenta ......................................................................................220
Kopiranje u knjigu pošte ..............................................................................................................220
Opcije...................................................................................................................................................221
Registratori ......................................................................................................................................221
Zamjena registratora ...................................................................................................................222
Prenos iz jednog u drugi registrator ............................................................................................223
Zadužene osobe ..............................................................................................................................224
Prava pristupa i zadužene osobe.................................................................................................225
Prenos zaduženja.........................................................................................................................228
Korekcija vrste dokumenta .........................................................................................................229
Rokovi čuvanja.................................................................................................................................231
Zamjena roka čuvanja .................................................................................................................232
Korekcija vrste dokumenta .........................................................................................................233
Ažuriranje broja protokola ..............................................................................................................234
Kopiranje knjiga protokola ..............................................................................................................235
Zbirno ažuriranje .................................................................................................................................236
Dokumenti procesne obrade...........................................................................................................237
Pregledi................................................................................................................................................239
Izdvojeni slučajevi................................................................................................................................241
IV.2. Klase dokumenata ...........................................................................................................................242
Strana 6
Veza sa vrstom dokumenata ...............................................................................................................243

IV.3. Način rješavanja protokola .............................................................................................................244
IV.6. Obrasci ............................................................................................................................................246
Podešenje obrada obrazaca ................................................................................................................247
Priprema obrasca dokumenta ............................................................................................................247
Izrada obrasca .....................................................................................................................................249
Kategorije obrazaca .........................................................................................................................250
Evidentiranje obrazaca ....................................................................................................................251
Ažuriranje ....................................................................................................................................253
Uređivanje obrasca .....................................................................................................................255
Ostale opcije ................................................................................................................................256
Bookmarci........................................................................................................................................257
Pregled obrasca ...............................................................................................................................259
Kopiranje obrasca ............................................................................................................................259
Pregled ............................................................................................................................................260
IV.7. Standardni obrasci .........................................................................................................................261
IV.8. Fizičke lokacije ................................................................................................................................266
Osnovne lokacije .................................................................................................................................267
Fizičke lokacije .....................................................................................................................................268
Vrste registratora ................................................................................................................................269
Pregledi................................................................................................................................................270
IV.9. Rokovi čuvanja ...............................................................................................................................272
IV.11. Liste zadataka ...............................................................................................................................274
IV.12. Skeneri..........................................................................................................................................276
IV.13. Vrste reversa ................................................................................................................................277
IV.14. Kategorije regulative .....................................................................................................................279
IV.15. Vrste registratora .........................................................................................................................280
IV.16. Vrste pošte ...................................................................................................................................282
IV.17. Knjige arhivske i bezvrijedne građe..............................................................................................283
Vrste troškova postupka .........................................................................................................................285
V. Korisnički dokumenti...............................................................................................................................288
Tipovi korisničkih dokumenata ...........................................................................................................290
Dokumenti ...........................................................................................................................................292
Zapisi....................................................................................................................................................293
Evidentiranje i ažuriranje zapisa......................................................................................................295
Snimanje zapisa ...............................................................................................................................296
Slanje zapisa ....................................................................................................................................297
Strana 7
Protokolisanje......................................................................................................................................298
Kopiranje .............................................................................................................................................301
Distribucija dokumenata .....................................................................................................................303
Arhiviranje ...........................................................................................................................................306
Tuđi dokumenti ...................................................................................................................................308
Tuđi dokumenti – Filter ...................................................................................................................310
Filter ....................................................................................................................................................310
Arhiva ..................................................................................................................................................311
VI. Prezentacije ............................................................................................................................................313
VI.I. Prezentacija dokumenata ...............................................................................................................314
VI.II. Prezentacija predmeta ...................................................................................................................315
Filter ....................................................................................................................................................316
Snimanje zapisa ...................................................................................................................................317
VI.III. Prezentacija dosijea ......................................................................................................................319
Snimanje zapisa ...................................................................................................................................320
VI.IV. Validacija elektronskih dokumenata..............................................................................................322
VII. Analize i izvještaji ..............................................................................................................................324
VI.1. Dokumenti u radu ...........................................................................................................................325
Zadužene osobe ..................................................................................................................................326
Filter ....................................................................................................................................................328
Pregledi................................................................................................................................................328
VIII. Legislativa .............................................................................................................................................330
Ažuriranje legislative ...............................................................................................................................331
Pregled legislative ...................................................................................................................................333
IX. Administracija.........................................................................................................................................335
VIII. 1. Korisnici ........................................................................................................................................336
VIII.2. Konfiguracija .................................................................................................................................339
Opšti podaci.........................................................................................................................................340
Snimanje file-ova .................................................................................................................................341
E-mail...................................................................................................................................................342
Ostalo ..................................................................................................................................................343
Strana 8
Uvod
Sve organizacije imaju jedan ili više procesa od kojih zavisi njihova efikasnost. Bez obzira na prirodu posla,
za većinu organizacija, najzahtjevnijim procesom može smatrati upravljanje dokumentima. Određene
organizacije raspolažu sa veoma iskusnim zaposlenicima koji su zaduženi za protokol i arhiviranje
dokumenata, tako da većih problema oko pronalaženja određenih dokumenata i njihove obrade se jasno
ne uočava. Međutim u odsustvu ovih osoba, proces traženja dokumenata postaje manje pouzdan.
Pored toga, originalni dokumenti nalaze se u različitim lokacijama (protokol, arhiva, pravna služba,
ekonomsko-finansijska služba i dr.), za koje nije propisan način odlaganja, čuvanja i pretraživanja.
Uz to, istraživanja pokazuju da stopa godišnjeg rasta ukupne svjetske količine informacija iznosi oko 75 %.
Uredski zaposlenici prosječno provedu dva sata dnevno (62,5 dana godišnje) tražeći zametnute papirnate
dokumente.
Slična istraživanja su došla do sljedećih informacija:
 prosječno 7,5 % ukupnog vremena potroši se na pretraživanje dokumenata pohranjenih na

računarima kompanija;
 oko 30 % papirologije koja se koristi je bespotrebna;
 više od trećine ukupnog fotokopiranja dokumenata sasvim je uzaludno;
 oko 7,5 % dokumenata u poslovanju bez pravilnog upravljanja, zauvijek se izgubi.
Osim ovih, praktičnih razloga, s približavanjem Bosne i Hercegovine Evropskoj uniji, doći će do
intervencija u pravnoj regulativi koja ima za cilj za uvođenje sistema za upravljanje dokumentima.
U svim današnjim organizacijama zastupljen je visok nivo korespodencije koja se temelji na

dokumentima. Prema mjestu nastanka i korištenja dokumenti mogu se podijeliti u sljedeće grupe:
 dokumenti koji dolaze u organizaciju iz vanjskog okruženja

 dokumenti koji se stvaraju u organizaciji i eksportuju u vanjsko okruženje
 dokumenti koji nastaju i koriste se isključivo u organizaciji.
Pored toga dokumenti se javljaju u različitim formama: papirnoj, elektronskoj – word i excel dokumenti,
tehnički crteži u elektronskoj formi, e-mail i drugi oblici. Dakle, u organizacijama je zastupljena velika
količina informacija pohranjena u tim dokumentima, ali je njihova iskoristivost, mogućnost analize i
korištenje u svrhu unapređenja poslovanja, vrlo mala.
Uzimajući sve navedeno nužno se nameće potreba uspostave sistema upravljanja dokumentacijom.
Uspostava ovog sistema, u osnovi, ima dva glavna cilja:
 arhiviranje dokumenata,
 upravljanje poslovnim procesima nad dokumentacijom.
Strana 9
Pravna regulativa nalaže da se papirna dokumentacija čuva u izvornom obliku ili na mikrofilmu određen
vremenski period. U tom periodu, dokumentacija mora biti dostupna na uvid raznim državnim službama i
internim korisnicima. Pored toga, nerijetko ta dokumentacija čini dio dokaza u raznim sudskim sporovima.
Nešto lakše je organizovati čuvanje dokumenata u elektronskom obliku, ali i ono sa sobom nosi specifične
izazove.
Bez obzira na format dokumentacije, papirni ili digitalni, dva su zajednička problema kod arhiviranja
dokumentacije:
 prostor, način i troškovi arhiviranja – kod papirne dokumentacije važno je da je prostor suh i da
se smanji opasnost od poplava i požara koji bespovratno uništavaju dokumentaciju. Pored toga
trebo voditi računa i o instektima, glodavcima i drugim štetočinama. Arhiviranje elektronskih
dokumenata – zapisa ima svoje specifičnosti kao što su rok čuvanja medija na koji su pohranjeni
te mogućnost čitanja formata zapisa nakon više godina, tj. nakon promjena infrastrukture i
aplikacija koje bi te zapise trebale protumačiti. Takođe je bitno osigurati nepromjenjivost tih
zapisa;
 dostupnost dokumentacije i informacija – bilo da se radi o papirnim ili elektronskim
dokumentima, javlja se potreba za podacima u arhiviranim dokumentima. To su najčešće uvidi u
razne ugovore, reklamacije, potrebe revizije, analiza vezana za sudske sporove, dokazi o
vlasništvu i sl. Nedostupnost informacija pohranjenih na dokumentima ili nedostupnost samog
dokumenta, mogu uzrokovati narušavanje poslovnog ugleda, finansijski gubitak, sudske sporove i
dr. Ovdje mogu se dodati i dokumenta koja ostaju pohranjena na lokalnim računarima
zaposlenika, ili dijeljenim folderima. Pored ove pomenute dokumentacije, posebnu kategoriju čini
dokumentacija nastala korištenjem poslovnih aplikacija: finansijsko-računovodstvenih programa,
CAD alata i sl., kada pored zaposlenika koji imaju pristup tim dokumentima kroz aplikacije, javlja
se i potreba kod drugih zaposlenika, koji nemaju instalirane odgovarajuće aplikacije.
Da bi se smanjio rizik vezan za upravljanje dokumentacijom, neophodno je pristupiti nabavci

odgovarajućeg informacionog sistema. Obzirom da na tržištu već postoje različita informatička rješenja,
sam izbor informacionog sistema treba uraditi nakon preciziranja načina upravljanja papirnim i
elektronskim dokumentima.
Sistem upravljanja dokumentima se može posmatrati kroz nekoliko koraka.
 Digitalizacija dokumenata - koristi se za unos, skladištenje i upravljanje elektronskih slika

dokumenata koji su prethodno bili skenirani (papirni dokumenti), odnosno poslani telefaksom ili
elektronskom poštom;
 Upravljanje dokumentima - obuhvata tehnološka rešenja koja omogućavaju: pretraživanje,
pristup, bezbjednost i upravljanje dokumentima. Sistem sadrži dokumenta koja su nastala na
Strana 10
različite načine – skeniranjem dokumenata u papirnom obliku, dokumenta nastala u različitim

aplikacijama, iz e-mail poruka, a mogu se unijeti i drugi formati kao što su slika, video i drugo;
 Upravljanje radnim tokovima - predstavlja automatizovanje toka dokumenata i informacija u
radnom procesu, pri čemu je potrebno detaljno odrediti radne postupke s obzirom na učesnike i
njihove zadatke, kao i ulazne i izlazne vrijednosti. Istovremeno sa automatizacijom procesa
potrebno je omogućiti i kreiranje poslovnih pravila i strategija kojima se reguliše tok rada, kao i
nadzor i obaveštavanje pri izvršavanju radnih zadataka;
 Integracije sa ostalim aplikacijama – dokumentacioni sistem treba da ima i mogućnost
određenog stepena integracije sa postojećim poslovnim sistemom Društva;
 Logička i fizička arhiva – definisanje pravila za arhiviranje dokumenata i podataka, pri čemu su
meta-podaci o dokumentima arhivirani u logičkoj arhivi, dok su sami dokumenti smešteni u
fizičkoj arhivi. Fizička arhiva obezbeđuje da dokumenti budu dostupni i bezbjedni.
U okviru svih organizacionih cjelina Društva, uvođenje projekta upravljanja kvalitetom ISO 9001 i sistema
upravljanja dokumentima iz poslovnih procesa, treba da omogući elektronsko dokumentovanje svih
ključnih procesa: ugovaranje (uključujući preispitivanje zahtjeva, izradu ponuda, kao i izradu, ovjeravanje i
praćenje svih vrsta ugovora koji se kreiraju), nabavki (od zahtjeva za nabavku, preko prikupljanja ponuda,
poručivanja robe, prijema i skladištenja robe i eventualnih reklamacija), elektronsko evidentiranje svih
ulaznih faktura (uključujući njihovo obrađivanje, iniciranje i odobravanje, kao i njihovo povezivanje sa
procesima nabavke i /ili ugovaranja), kao i svu dokumentaciju vezanu za određene poslovne projekte.
Uzimajući sve navedeno, organizacija čuvanja i dostupnosti dokumenata je organizaciono i finansijski

složena, te je potrebno naći odgovarajuću mjeru, između sigurnosti i potreba, i raspoloživih sredstava za
realizaciju sistema upravljanja dokumentima.
Bez obzira koji se informacioni sistem primijenio, u cilju smanjenja rizika od gubljenja dokumenata i
uspostavljanja višeg nivoa dostupnosti, neophodno je obezbijediti:
 centralizovanu kontrolu nad papirnom dokumentacijom i njeno sistemsko arhiviranje i

izlučivanje. Potrebno je promijenti postojeću praksu čuvanja originalnih dokumenata u
pojedinim službama (pravna i finansijsko-računovodstvena) bez jasno definisane
odgovornosti i uslova za čuvanje dokumenata.
 centralizovano pohranjivanje elektronskih dokumenata koji nastaju u Društvu, bez obzira na
mjesto nastanka.
Da bi se organizacija pripremila za uvođenje informacionog sistema u proces upravljanja dokumentima,

predlažemo da se detaljnije izvrši razrada sistema označavanja dokumenata. Pored toga, u cilju procesnog
upravljanja potrebno je, kada god je to moguće, definisati radno mjesto koje je odgovorno za obradu
dokumenta, kao i alternativno radno mjesto.
Strana 11
Sadržaj i mogućnosti ImelDMS sistema
Rad u sistemu za upravljanje dokumentima podijeljen je u nekoliko grupa:
 Protokol – evidentiranje dokumenata u ulazni izlazni protokol;
 Obrade – obrada i manipulacija sa dokumentima sistema;
 Arhiva – upravljanje elektronskom i fizičkom arhivom i arhivska djelatnost;
 Registri – zajednički šifarnici koji se koriste pri obradama;
 Korisnički dokumenti – priručni dokumenti korisnika sistema;
 Prezentacije – korištenje elektronskih dokumenata za potrebe različitih korisnika, te uvid u

evidentirane predmete i dosijee;
 Analize i izvještaji – analize i pregledi evidentiranih dokumenata na fizičkim i elektronskim

lokacijama;
 Legislativa – zakonski i regulativni okvir koji uređuje predmet upravljanja dokumentima;
 Administracija – podeševanje i prilagođavanje sistema potrebama korisnika.
Protokol
Kompletan proces, evidencije dokumenata u elektronski protokol, provodi se kroz nekoliko opcija:
 Protokol – Pisarnica – upis dokumenata i pripadajućih zapisa u elektronske knjige protokola;

 Rješavanje – postupanje po dokumentu evidentiranom u elektronsku knjigu protokola. Kroz ove
opcije obavlja se postupak postupanja po dokumentu protokola i njegovo zaključenje;
 Zbirno zaključenje – naknadno zaključenje obrađenih dokumenata;
 Arhiviranje – izdvajanje dokumenata iz baze dokumenata u za to planirane elektronske lokacije.
Ova aktivnost obavlja se periodično u cilju smanjenja veličine baze podataka.
Strana 12
Obrade dokumnata
Pokretanjem meni opcije Obrade, korisnik ima na raspolaganju sljedeće opcije:
 Poslovni dopisi – izrada i lista urađenih poslovnih dopisa kreiranih po principu poslovnih pisama;
 Procesna obrada – praćenje procesa rada na dokumentu kojima se definiše tok rada sa njihovim
statusom i stepen završetka;
 Predmeti – formiranje predmeta sa dokumentima i prilozima;
 Digitalizacija – pretvaranje papirne forme dokumenata u elektronsku uz kreiranje potrebnih

informacija i indeksa neophodnih za brza pretraživanja;
 Biblioteka – uspostava i praćenje literature i ostalih sličnih dokumenata;
 Reversi – organizovano izdavanje dokumenata iz prostora namijenjenog za čuvanje dokumenata;
 Registratori – lista registratora u koje se odlažu dokumenti;
 Prenos registratora i dokumenata – premještanje jednog ili više registratora na drugu fizičku lokaciju,
kao i prenos jednog ili više dokumenata iz jednog u drugi registrator;
 Popis registratora – evidentiranje fizičkog popisa registratora i utvrđivanje razlika po popisu;
 Elektronska pošta – pregled i ažuriranje elektronske pošte;
 Izlazna pošta – priprema i otprema pošte.
Prezentacije
Evidentirani dokumenti i zapisi mogu se dobiti na uvid i koristiti za druge potrebe, koristeći opciju
Prezentacija.
Strana 13
 Protokol – uvid u evidentirane elektronske dokumente i zapise;

 Predmet – uvid u elektronske predmete i njihov sadržaj;
 Dosije – uvid u elektronske dosijee i njihov sadržaj;
 Validacija – utvrđivanje vjerodostojnosti elektronskog dokumenta.
Strana 14
Vodič za implementaciju
I. Fizičke lokacije – identifikacija prostora, registraturnih i arhivskih ormara i polica. U procesu

identifikacije neophodno je definisati sva mjesta za odlganje dokumenata i zapisa.
Strana 15
I. Organizacija ImelDMS sistema
Aktivnosti vezane za primjenu ImelDMS sistema su podijeljene na sljedeće cjeline:
 Protokol – evidentiranje dokumenata u ulazni i izlazni protokol. Elektronski protokol je sličan

standardnom protokolu. Elektronski protokol daje puno više mogućnosti od standardnog
protokola. Kroz elektronski protokol se kreira i evidencija dokumenata i zapisa koji nisu
standardni dokumenti kao što su fotografije, audio i video snimci. Cetralizovana evidencija
dokumenata i zapisa omogućava uređivanje, čuvanje i pretraživanje svih tipova zapisa u DMS
sistemu ;
 Obrade – sistem pored direktnog evidentiranja dokumenata u protokol imaju i niz dodatnih
opcija. U tu grupu spadaju izrada poslovnih dopisa, formiranje i ažuriranje predmeta, rad sa
elektronskom poštom, digitaliziranje papirne dokumentacije, izlučivanje dokumenata u cilju
njihove prezentacije i dr. ;
 Arhiva – upravljanje elektronskom i fizičkom arhivom. Opcije namijenjene upravljanjem
elektronskim prostorom, njegovo modeliranje izmjenu, premještanje i dr. Pored toga sistem
sadrži i mogućnost uvida u iskorištenost fizičkog prostora, njegovo redizajniranje, premještanje
registraturnih jedinica i dokumenata;
 Registri – zajednički šifarnici koji se koriste pri obradama. U ovom dijelu se uspostavlja
organizaciona šema protokola, koja uključuje knjige protokola, liste registraturne građe, vrste
dokumenata, rokove čuvanja, registre koji se odnose na poslovne partnere, fizička lica, obrasce za
poslovne dopise i korisničke dokumente, fizičke lokacije i registratore, i dr. ;
 Korisnički dokumenti – ostali dokumenti koji nisu evidetirani kroz protokol a imaju cilj da budu u
jedinstvenom sistemu upravljanja dokumentima. Na ovaj način se korisnicima omogućava da
imaju centralizovano upravljenje internom, a ponekad, i eksternom prepiskom. Pored toga
sistemskom kontrolom nad dokumentima, značajno se ubrzava izrada neformalne dokumentacije
i briga o njenom čuvanju. Ova opcija se koristi i kod pripreme dokumenata prije njihovog
zaključenja;
 Analize i izvještaji – analize i pregledi evidentiranih dokumenata na fizičkim i elektronskim
lokacijama. Pored toga dobijaju se informacije o zauzetosti elektronskih i fizičkih prostora, kao i
njjihove raspoloživosti;
Strana 16
 Legislativa – zakonski okvir koji uređuje predmet upravljanja dokumentima. Kroz ove opcije
korisnicima je omogućeno evidentiranje zakona, uredbi, internih pravilnika i uputstava;
 Administracija – podeševanje i prilagođavanje sistema potrebama korisnika. U ovom dijelu vrši
se konfiguracija sistema, defnišu operatori i njihova prava, kaoi načini obrade. Pored toga kroz
ovaj dio vode se aktivnosti vezane za sigurnost podaka i njihovu arhivu.
I.1. Koraci u implementaciji
U prvom dijelu, kako je detaljnije opisano u Vodiču za implementaciju, organizacija se priprema za

implementaciju kroz pripremne radnje koje seo gledaju u sljedećim koracima:
 Lista registraturne građe – identifikacija tipova dokumenata sa rokovima čuvanja fizičke i

elektronske verzije dokumenta;
 Pravilnik o kancelarijskom i arhivskom poslovanju - pravilnik o načinu obrade dokumentacije sa
uputstvom o označavanju dokumenata, njihovom zavođenju u protokol, raspodjeli odgovornim
osobama i arhiviranju. Ovim pravilnikom su određene elektronske knjige protokola, povezanost
sa ostalim poslovnim aplikacijama i dr.;
 Zadužene osobe – listing osoba koje ili radnih mjesta koje koriste sistem za upravljanje
dokumentima;
 Fizčki prostori – defnisanje strukture prostora namijenjenog za arhivu
Nakon obezbjeđenja tehničkih preduslova (IT oprema – serveri, skeneri, mrežni diskovi i dr.) može se
pristupiti implementaciji ImelDMS sistema.
Implementacija ovog dijela sistema, nakon njegove tehničke instalacije, obavlja se u sljedećim koracima:
I. Konfiguracija - podešenja vezana za korištenje sistema. Konfiguracija, između ostalog, uključuje

podešenja vezana za mjesto snimanja dokumenata (baza ili lokacija na serveru ili eksternom
disku);
Strana 17
II. Obrade
U ovom dijelu opisane su obrade koje se koriste u osnovnom dijelu ImelDMS poslovnog sistema. Obrade
su podijeljene u grupe koje su povezane sa specifičnim poslovima koje obavlja organizacija.
Obrade se provode kroz dvije osnovne meni opcije:
 Protokol – evidentiranje protokola i arhiviranje podataka koji se drže u bazi za odabrani protokol;
 Obrade – ostale obrade u DMS sistemu.
Protokol je prva opcija koja se uspostavlja u uvođenju sistema upravljanja dokumentima te je izdvojena
kao posebna opcija.
U okviru ove aplikacije predviđene su opcije za:
 Protokol – Pisarnica – upis dokumenata i pripadajućih zapisa u elektronske knjige protokola;

 Zbirno zaključenje – naknadno zaključenje obrađenih dokumenata;
Ova aktivnost obavlja se periodično u cilju smanjenja veličine baze podataka.
Pokretanjem meni opcije Obrade, korisnik ima na raspolaganju sljedeće opcije:
 Poslovni dopisi – izrada i lista urađenih poslovnih dopisa kreiranih po principu poslovnih pisama;
 Procesna obrada – praćenje procesa rada na dokumentu kojima se definiše tok rada sa njihovim
statusom i stepen završetka;
 Predmeti – formiranje predmeta sa dokumentima i prilozima;
Strana 18
 Digitalizacija – pretvaranje papirne forme dokumenata u elektronsku uz kreiranje potrebnih

informacija i indeksa neophodnih za brza pretraživanja;
 Biblioteka – uspostava i praćenje literature i ostalih sličnih dokumenata;
 Reversi – organizovano izdavanje dokumenata iz prostora namijenjenog za čuvanje dokumenata;
 Registratori – lista registratora u koje se odlažu dokumenti;
 Prenos registratora i dokumenata – premještanje jednog ili više registratora na drugu fizičku lokaciju,
kao i prenos jednog ili više dokumenata iz jednog u drugi registrator;
 Popis registratora – evidentiranje fizičkog popisa registratora i utvrđivanje razlika po popisu;
 Elektronska pošta – pregled i ažuriranje elektronske pošte;
 Izlazna pošta – priprema i otprema pošte.
Strana 19
II.1. Protokol
Vođenje protokola primljenih i kreiranih dokumenata je vrlo značajna aktivnost za svaku organizaciju.
Pored toga, uspostava pouzdane evidencije dokumenata, predstavlja i zakonsku obavezu.
ImelDMS je baziran na uspostavi elektronskog protokola svih dokumenata. Elektronski protokol je, po
svojoj suštini, sličan klasičnoj knjizi protokola uz dodatne mogućnosti koje omogućavaju informacione
tehnologije.
Da bi se ovoj aktivnosti moglo pristupiti, neophodno je pripremiti organizaciju za evidentiranje

dokumenata. Priprema organizacije sastoji se, između ostaloga, od sljedećih elemenata:
 Uputstvo za označavanje dokumenata – na osnovu ovog uputstva sačinjena je organizaciona

šema protokola, lista kategorija sa rokovima čuvanja, način označavanja i sl.;
 Knjige protokola – definisanje elektronskih knjiga protokola na osnovu politika pristupa
dokumentima;
 Zadužene osobe – osobe zadužene za prijem dokumenta sa protokola;
 Tehničke predpostavke – organizacija baza podataka, konfiguracije sistema i tehničkih sredstava
podrške.
Procedura upisa dokumenta u redovni protokol vrši se u sljedećim koracima:
Evidentiranje Skeniranje i
osnovnih prudruživanje Aktiviranje Rješavanje Zaključenje Arhiviranje
podataka zapisa
 Evidentiranje osnovnih podataka – upis dokumenta u protokol sa osnovnim podacima i

indeksnim informacijama;
 Skeniranje i pridruživanje dokumenata – pretvaranje fizčkog oblika u elektronski oblik,
pridruživanje elektronskih zapisa evidentiranom dokumentu i sl.;
 Aktiviranje – završetak rada na evidentiranju protokola. Ukoliko je u protokolu evidentirana
osoba koja je odgovorna za njegov dalji status osoba može dobiti odgovarajuću e-mail poruku sa
dokumentom u prilogu u cilju upoznavanja i njegovog rješavanja;
 Rješavanje – rad odgovorne osobe na dokumentu evidentiranom na protokolu i poduzimanje
aktivnosti u cilju rješavanja zadataka definisanim dokumentom;
 Zaključenje – završetak svih aktivnosti na dokumentu;
 Arhiviranje – izlučivanje zapisa iz baze podataka na za to određenu elektronsku lokaciju.
Strana 20
Kompletan proces provodi se kroz tri opcije koje su postavljene u dijelu namijenjenom za evidentiranje
dokumenata u elektronske knjige:
 Protokol - Pisarnica – upis dokumenata i pripadajućih zapisa u elektronske knjige protokola. U

okviru ove aktivnosti obavljaju se prva tri koraka koja su opisana u predhodnoj šemi;
 Zbirno zaključenje – zaključenje dokumenata za koje su propušteni načini regularnog zaključenja.
Pristup ovoj opciji imaju samo administratori sistema.
Ova aktivnost obavlja se periodično u cilju smanjenja veličine baze podataka. Ova aktivnost je
posljednji korak naveden na predhodnoj šemi.
Strana 21
II.1. 1. Evidentiranje protokola
Pokretanjem opcije Protokol – Pisarnica, dobija se složena tabelarna

forma na kojoj mogu se uočiti sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – opcije za obradu protokola;

 Tabela Knjige protokola - lista evideniranih elektronskih knjiga protokola kojima korisnik koji je
aktivirao opciju ima pristup. Evidentiranje korisnika koji imaju pristup elektronskim knjigama, vrši
se u opcijama za definisanje organizacione šeme;
 Tabela Protokol – evidentirani dokumenti u odabranoj knjizi protokola. U tabeli se prikazuju
dokumenti koji nisu zaključeni ili dokumenti koji zadovoljavaju uslove prikaza – filter. Crvenom
bojom prikazani su dokumenti na obradi – dokumenti koji nisu prošli proces aktiviranja;
 Dodatni podaci – dio podataka koji se evidentiraju prilikom upisa dokumenta u protokol kao i
opis evidentiranog dokumenta;
 Tabela Zapisi – sadržaj dokumenta evidentiranog u protokolu. Ovi dokumenti mogu se kreirati
skeniranjem fizičkog dokumenta ili učitati sa određene lokacije na računaru.
U traci sa alatima postavljene su sljedeće opcije:
 Dodavanje – dodavanje novog dokumenta u protokol;

 Ispravka – ispravka ranije evidentiranog dokumenta u protokol;
 Brisanje – brisanje ranije evideniranog dokumenta u protokol;
Strana 22
 Zapisi – povezivanje dokumenta sa skeniranim ili drugim tipovima zapisa;

 Aktiviranje – opcija za aktiviranje tj. završetak rada na obradi dokumenta na protokolu;
 Ključne riječi – ključni izrazi koji definišu dokument na protokolu. Sadržaj se automastki
popunjava aktiviranjem dokumenta na protokolu. Pored elemenata sadržaja na protokolu,
korisnici imaju mogućnost upisa i dodatnih informacija vezanih za sadržaj dokumenta;
 Filter – filtriran prikaz evidentiranih protokola;
 Opcije – opcije vezane za aktiviranje i arhiviranje protokola;
 Pregledi – razni pregledi vezani za evidentirani protokol;
 Predmeti – poziv opcije za otvaranje i administriranje predmeta. Korištenje opcije detaljnije je
pojašnjeno kod opisa opcije Predmeti.
U tabeli Protokol prikazani su dokumenti u odabranoj

elektronskoj knjizi protokola. Pokretanjem opcije prikazuju
se dokumenti koji su u obradi tj. nisu aktivni. Korisnik može odabrati i dokumente koji imaju drugi status –
aktivni (dokumenti na rješavanju), zaključeni – dokumenti koji su arhivirani ili sve dokumente.
Upis u protokol
Kod ažuriranja protokola vrši se evidentiranje informacija podijeljenih u četiri grupe: osnovni podaci,
podaci vezani za čuvanje dokumenta, podaci o stranci na koju se odnosi protokol, te o odgovornoj osobi.
U dijelu osnovnih podataka predviđeno je evidentiranje sljedećih informacija:
 Knjiga protokola – knjiga protokola sa koje je pozvano evidentiranje dokumenta u protokol;

 Oznaka – prikaz oznake odabrane knjige protokola;
Strana 23
 Broj – redni broj dokumenta u odabranoj knjizi protkola. Sistem nudi sljedeći redni broj za
odabranu knjigu protokola. Ukoliko se radi o evidentiranju prvog dokumenta u protokol sistemski
će biti ponuđen
broj za jedan viši
od stratnog broja
koji je definisan
prilikom otvaranja knjige protokola;
 Datum – datum evidentiranja dokumenta u knjigu protokola. Sistem nudi datum evidentiranja
dokumenta;
 Tip dokumenta – tip dokumenta iz organizacione šeme protokola koji odgovara knjizi protokola u
koju se evidentira dokument. Ukoliko je, prilikom ažuriranja organizacione šeme, pravo korištenja
određenog tipa dokumenata,
dodijeljeno samo određenim
osobama, prijavljena osoba će
moći odabrati samo dopuštene tipove dokumenata;
 Vrsta dokumenta – vrsta dokumenta iz organizacione šeme protokola koja odgovara odobranoj
knjizi protokola i tipu dokumenta. Slično kao i u predhodnom slučaju, prilikom ažuriranja
organizacione šeme, pravo korištenja određenog tipa dokumenata, dodijeljeno samo određenim
osobama, prijavljena osoba će moći
odabrati samo dopuštene tipove
dokumenata;
 Veza dokument – oznaka dokumenta koji je ranije evidentiran u protokol i na koji se odnosi
dokument koji je predmet evidentiranja. Poseban slučaj predstavlja knjiga pošte u koju se
zaprima dokument koji je vraćen od stranke. U tom slučaju uspostavlja se veza sa originalnim
dokumentom, po pitanju podataka o stranci i zapisa koji su bili u sistemu;
 Protokol - protokolna oznaka koja se formira na osnovu pravila definisanih u Vrsti dokumenta.
Kako je detaljnije
pojašnjeno u dijelu
vezanom za
organizacionu
šemu protokola,
Strana 24
Oznaka protokola se sastoji od tri dijela:

o Protokol1 – prvi dio oznake protokola;
o Broj – redbi broj u knjizi protokola;
o Protokol2 – drugi dio oznake protokola.
Poseban slučaj čine dokumenti čija vrsta dokumenta ima oznaku Ne protokolisati. U tom
slučaju korisnik proizvoljno evidentira oznaku protokola
U drugom dijelu, evidentiraju se informacije vezane za period i načun čuvanja elektronske i fizičke verzije
dokumenta. Pri tome se evidentraju sljedeće informacije:
 Fizički rok – predviđeni rok čuvanja fizičkog dokumenta. Korisniku će biti ponuđen datum na
osnovu roka čuvanja fizičke forme dokumenta definisanim u vrsti dokumenata. Korisnik može
odabrati ponuđeni datum ili odabrati drugi;
 Elektronski rok –
predviđeni rok
čuvanja elektronske
verzije dokumenta.
Korisniku će biti
ponuđen datum na
osnovu roka čuvanja definisanog u vrsti dokumenata. Korisnik može odabrati ponuđeni datum ili
odabrati drugi;
 Trajno – u slučaju da je za dokument predviđeno trajno čuvanje, tada je uključena ova oznaka;
 Registrator – registrator u koji se odlaže dokument. Korisniku će se ponuditi registrator definisan
u vrsti dokumenta. Korisnik može odabrati ponuđeni registrator, odabrati drugi ili niti jedan
registrator.
Ukoliko na dokumentu nije evidentiran registrator, a istovremeno je evidentiran dokument u
polju Veza dokument, registrator sa ovog dokumenta će biti ponuđen korisniku na ovoj obradi;
 Lokacija – prikaz fizičke lokacije na kojoj je predviđeno smještanje registratora.
U trećem dijelu evidentiraju se podaci o stranci na koju se odnosi dokumenat. Pri tome je kao stranku
moguće evidentirati:
 Poslovni partner – poslovni partner evidentiran u registru poslovnih partnera;

 Fizičko lice – fizičko lice evidentirano u registru fizičkih lica;
 Zaposlenik – zaposlenik evidentiran u registru zaposlenika;
 Broj dokumenta – originalna oznaka dokumenta. Ova oznaka predstavlja oznaku iz protokola
pošiljaocan ili oznaku po predhodnom sistemu označavanja dokumenta;
Strana 25
 Datum dokumenta - datum kreiranja izvornog dokumenta.
Korisnik može
odabrati stranku iz
jednog od
ponuđenih
registara, ukoliko je
stranka
evidentirana u
jednom od navedenih registara. Odabrana stranka će biti upisana u polju stranka (Naziv stranke i Mjesto
stranke).
Posljednja kategorija odnosi se na zaduženu osobu i druge informacije.
U ovom dijelu forme prikazane su sljedeće informacije:
 Zadužena osoba – osoba zadužena za rješvanje dokumenta. Sistem će ponuditi osobu definisanu
na vrsti dokumenta. Evidentiranje zadužene osobe, osim u slučaju da se radi o konačnom rješenju
dokumenta;
 Način konačnog rješavanja – prikaz mogućih vidova konačnih rješenja. Ako je evidentiran način
rješavanja aktiviranjem dokumenta vrši se istovremeno i njegovo zaključenje;
 Predmet – povezivanje dokumenta koji se protokoliše sa otvorenim predmetom. Ukoliko je
dokumentu evidentiranom u polju Veza dokument, pridružen određenom predmetu, isti će biri
ponuđen iu ovom polju.

Organizacionom šemom dokumenata – Vrsta
dokumenata određena je obaveznost upotrebe
Strana 26
predmeta. Ukoliko je odabrana vrsta dokumenta, za koju je predviđeno obavezno evidentiranje

predmeta, sistem neće dozvoliti unos dokumenta bez njegovog pridruživanja predmetu. U slučaju
da predmet nije pridružen a odabrana je vrsta dokumenta koja ima idetifikacionu oznaku
Automatsko kreiranje, prilikom upisa dokumenta istovremeno će doći do kreiranja predmeta i
njegovog pridruživanju dokumentu koji je predmet obrade. Za dokumente kojima nije
evidentirana obaveznost korištenja predmeta, dodjeljivanje predmeta može se vršiti i naknadno
korištenjem opcije Predmeti u alatnoj traci ili posebnoj opciji u obradama;
 Zamjena za – odabir ranije protokolisanog dokumenta kome prestaje važnost aktiviranjem
dokumenta koji se evidentira. Jednom evidentiran dokument koji je zamijenjen neće moći biti
zamjena drugim dokumentima;
 Način dostave – definisanje načina dostave dokumenta koji se upisuje u protokol. Nočin dostave
se bira iz unaprijed pripremljenog registra Vrste pošte;
 Rok za završetak – datum i vrijeme do kojeg odgovorna osoba
treba završiti povjereni zadatak. Ukoliko je na vrsti dokumenta
definisan rok obrade sistem će po automatizmu izračunati
vrijeme za rješavanje dokumenta.
Ukoliko rok za obradu nije specificiran, sistem će tražiti
informaciju definisanu u konfiguraciji sistema, te na osnovu
njega odrediti rok za obradu dokumenta;
 Kratak opis – kratka napomena uz dokument koji se evidentira;
 Opis – detaljniji opis dokumenta. Informacija je obavezna za unos.
Nakon evidentiranja ovih informacija završava se definisanje osnovnih podataka u bazu protokola.
Pored upisa osnovnih podataka istovremeno kreiraju se ključne riječi na osnovu evidentiranih informacija.
Uvid u evidentirane ključne riječi vrši se korištenjem opcije Ključne riječi u alatnoj traci.
Određena vrsta dokumenata traži ili omogućava upis i drugih informacija koje su povezane sa vezanim
poslovnim procesima. U tekstu koji slijedi neke od njih će biti detaljnije pojašnjene.
Zakonska regulativa
Poseban slučaj predstavlja evidentiranje u protokol vrste

dokumenta koja ima oznaku Zakonska regulativa. Ova
oznaka je evidentirana u opcijama vrste dokumenata –
oznake dokumenata .
Strana 27
U ovom slučaju nakon upisa dokumenata javlja se

poruka kojom se korisnik upozorava da je upravo
evidentirana vrsta dokumenta koja predstavlja
zakonsku regulativu, te da li postoji potreba da se
istovremeno izvrši ažuriranje ovog registra.
Ažuriranje ovog registra vrši se po pravilima opisanim u dijelu koji se odnosi na organizaciju i obradu ovih
dokumenata.
Tužbe
Ukoliko se radi o vrsti dokumenta koji je definisan kao Tužba ili Upravni spor,
preporučuje se evidentiranje veze sa dokumentom po osnovu kojeg nastaje ili
je povezan dokument koji se evidentira u protokol. U tom slučaju javlja se
odgovarajuća poruka.
Strana 28
Predračuni i ponude dobavljača
Ukoliko je, prilikom evidentiranja osnovnih informacija, odabrana vrsta

dokumenta koja je posebnom oznakom definisana kao Predračun
dobavljača, nakon upisa osnovnih podataka, otvara se forma za
evidentiranje informacija potrebnih za evidentiranje dokumenta u poslovni
sistem.
Na ovoj formi su prikazane sljedeće informacije:
 Dobavljač – podrazumijeva se da je dobavljač poslovni partner evidentiran u informacijama u

protokolu;
 Broj predračuna – originalna oznaka
predračuna. Ukoliko je prilikom evidentiranja
osnovnih informacija evidentiran broj dokumenta isti će biti ponuđen kao broj predračuna;
 Vrijednost – evidentiranje ukupne vrijednosti predračuna ili ponude;
 Zahtjev za ponudu – povezivanje sa zahtjevom za ponudu, kreiranom u poslovnom sistemu.
Dozvoljen je izbor zahtjeva za ponudu naslovljenog na odabranog dobavljača;
 Protokol – prikaz broja protokola pod kojim je evidentiran predračun ili ponuda;
 Datum predračuna – datum sa dokumenta predračuna;
 Važi do – datum do kada je predračun validan;
 Evidentirao – osoba koja je evidentirala predračun. U ovom slučaju to je osoba koja je dokument
evidentirala u elektronski protokol.
Strana 29
Evidentirani predračun će bit upisan u bazu podataka koja se koristi u poslovnom sistemu – dijelu
namijenjenom nabavi za evidentiranje predračuna i ponuda dobavljača.
Dopuna informacija može se obaviti i naknadno koristeći opciju Ponude

dobavljača.
Ulazni računi
Ukoliko je, prilikom evidentiranja osnovnih informacija, odabrana

vrsta dokumenta koja je posebnom oznakom definisana kao Ulazni
račun, nakon upisa osnovnih podataka, otvara se forma za
evidentiranje informacija potrebnih za evidentiranje dokumenta u
poslovni sistem.
Na ovoj formi su prikazane sljedeće informacije:
 Knjiga računa – prikaz knjige ulaznih računa (KUF) definisane u odabranoj vrsti računa;
Strana 30
 Broj – prikaz broja protokola dokumenta ulaznog računa;

 Datum prijema – prikaz datuma kada je izvršen prijem dokumenta;
 Dobavljač – poslovni partner – stranka sa dokumenta protokola;
 Opis računa – prikaz opisa računa definisanog u odabranoj vrsti dokumenta;
 Račun - prikaz originalnog broja dokumenta koji je evidentiran u osnovnim podacima u protokolu;
 Datum računa – datum dokumenta evidentiran u osnovnim podacima o dokumentu na
protokolu;
 Valuta – oznaka novčane jedinice u kojoj je iskazan ulazni račun;
 Rok plaćanja – rok plaćanja u danima odabranog računa;
 Porez – iznos iskazanog poreza na računu;
 Dospijeće – datum na koji dospijeva račun;
 Vrsta računa – vrsta nabavke definisana na odabranoj vrsti računa;
 Iznos – ukupan iznos računa.
Ukoliko se u procesu evidentiranje ne uspiju evidentirati

sve potrebne informacije, iste je moguće dopuniti izbor
posebne opcije Ulazni račun.
U procesu rješavanja dokumenta omogućen je izbor i

ostalih parametara neophodnih za potpuno evidentiranje ulaznog računa.
Ključne riječi
Ključne riječi su riječi koje opisuje evidentirani dokument, čija je namjena definisanje uslova pregleda u
opciji Filter. Kao što je pomenuto, upisom dokumenta automatski se kreiraju ključne riječi od informacija
koje nastaju upisom
dokumenta u bazu podataka.
Pregled i dopuna ključnih riječi vrši se korištenjem opcije Ključne riječi u alatnoj traci.
Strana 31
Izborom ove opcije, dobija se tabelarna forma evidentiranih ključnih riječi. Korisnik pored uvida u
automatsko kreirane izraze, može vršiti ažuriranje (dodavanje, ispravka ili brisanje) ovih informacija.
Korisnicima se sugeriše da evidentiraju izraze pomoću kojih će, ukoliko se ukaže potreba za to, lakše
identificiraju tražene dokumente.
Zapisi
Nakon evidentiranja dokumenta u protokol, pristupa se

povezivanju sadržaja dokumenta sa evidentiranim
dokumentom. U tu svrhu korisnicima je na raspolaganju opcija Zapisi u alatnoj traci. Dokumentu može biti
dodijeljen jedan ili više zapisa. Pri tome zapisi mogu biti različitog formata (tekstovi, tabele, slike, video
zapisi i dr.)
Izborom opcije dobija se forma na sljedećoj slici.
Na formi su prikazani sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – alati za obradu zapisa;

 Tabela – lista evidentiranih zapisa;
 Detalji – detalji vezani za odabrani zapis.
Strana 32
 Dodavanje – dodavanje novog zapisa;

 Ispravka – ispravka ranije evidentiranog zapisa na kome se nalazi kursorska traka;
 Brisanje – brisanje ranije evidentiranog zapisa na kome se nalazi kursorska traka;
 Skeniranje – pretvaranje papirne forme zapisa u elektronsku formiu i pridruživanju dokumentu
obrade;
 Zbirna dodjela – dodjele većeg broja zapisa sa odabrane elektronske lokacije;
 Pregled – otvaranje zapisa u svrhu pregleda;
 Opcije – opcije za snimanje obrasca na lokaciju na disku kao i
direktno evidentiranje u bazu obrazaca.
Dakle, pridruživanje zapisa moguće je obaviti na tri načina:
I. Pojedinačno - pridruživanje pojedinačnog zapisa sa elektronske lokacije;

II. Zbirno – pridruživanje većeg broja zapisa odabranom dokumentu sa elektronske lokacije;
III. Skeniranje – pretvaranje fizičkog – papirnog dokumenta u elektronski dokument i pridruživanje
odabranom dokumentu.
Pojedinačno pridruživanje
Izborom opcije
Dodavanje (ili Ispravka)
u alatnoj traci), dobija se
forma na slici.
Na formi se evidentiraju
Strana 33
sljedeće informacije:
 Datum kreiranja – datum kreiranja zapisa odabranog dokumenta;

 Naziv – kratak opis zapisa;
 Dokument – polje za izbor dokumenta sa proizvoljne elektronske lokacije (sa lokalnog
računara ili mrežne putanje).
Izborom opcije na kraju reda
otvara se putanja definisana u
konfiguraciji sistema.
Zapis će biti arhiviran u bazu ili na

mrežnu lokaciju. Naćin arhiviranja je
određen na tipu dokumenta ili u
Skeniranje
Vrlo često javlja se potreba digitalizacije zapisa u

papirnoj formi. U tu svrhu koristi se opcija
Skeniranje.
Da bi se ova opcija mogla nesmetano koristiti, neophodno je uređaje koji će biti korišteni za skeniranje,
evidenirati u registar skenera.
Prilikom izbora skenera, korisnicima se sugeriše da odaberu skenere koji vrši skeniranje u pdf formatu sa
ugrađenom OCR tehnologijom.
Izborom opcije Skeniranje, dobija se forma na sljedećoj slici.
Strana 34
Na formi mogu se uočiti sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – alati za skeniranje, brisanje skeniranih zapisa i izbor skenera;

 Lista zapisa – lista skeniranih zapisa.
Izbor skenera, koji odgovara radnom mjestu,

vrši se izborom opcije Odabir uređaja.
Jednom odbrani uređaj ostaje zapisan u bazi

podataka. Za odabranni uređaj će biti korišten odgovarajući program za skeniranje isporučen uz uređaj.
Skeniranje se obavlja korištenjem opcije Novo skeniranje.
Opcije
Export na disk
U praksi često se javlja potreba korištenja evidentiranih dokumenta za različite

poslovne potrebe. U tu svrhu predviđena je opcija Export na disk - snimanje zapisa
na na određenu lokaciju u računarskoj mreži.
Izborom opcije, javlja se forma za definisanje
zapisa koji se nalaze u sastavu dokumenta.
Korisnik, koji ima pravo pristupa određenom

dokumentu, može odabrati jedan ili više zapisa.
Izbor zapisa vrši se u tabeli u gornjem dijelu
forme, aktiviranjem oznake ispred oznake
zapisa.
Strana 35
Nakon izbora zapisa potrebno je odabrati odgovarajuću lokaciju na lokalnom računaru ili u mreži.
Kopiranje dokumenata vrši se opcijom Snimi.
Obrazac
U određenim slučajevima zapis dokumenta može se koristiti kao obarazac za druge potrebe u sistemu
upravljanja dokumentima. U tu svrhu koristi se opcija Snimiti kao obrazac, u
alatnoj traci.
Pozivom ove opcije otvara se forma za dodavanje obrasca. Način obrade
informacija o obrascu detaljno je pojašnjen u dijelu obrade obrazaca.
Aktiviranje
Nakon završetka obrade protokola, pridruživanja elektronskih zapisa vezanih za dokument, kao i
odlaganja u zato predviđen registrator na određenoj fizičkoj lokaciji, potrebno je
okončanje ove aktivnosti završiti opcijom Aktiviranje.
Posljedica aktiviranja dokumenta je:
 Obavještenje odgovorne osobe – obavještenje odgovorne osobe je putem e-maila sa

atachmentom (ili bez njega) ovisno o
konfiguraciji sistema. Aktivirani dokument javlja
Strana 36
se u opciji Rješavanje u dijelu protokola (ili u odgovarajućoj opciji u ImelBis sistemu;

 Zabrana korekcije – nakon aktiviranja dokumenta na protokolu, prestaje mogućnost naknadne
dorade ili obrade. Izuzetak čini pridruživanje dodatnih zapisa i korekcija stranke.
Izborom opcije Aktiviranje, javlja se poruka vezana za poduzete aktivnosti. U gornjem dijelu forme
prikazani su detalji koji opisuju dokument (knjiga, vrsta dokumenta, protokolna oznaka, redni broj u knjizi,
te datum dokumenta.
U donjem dijelu forme date su informacije o stranci i zaduženoj osobi za rješavanje protokola.
Prihvatanjem informacije (opcija Da) dokument na protokolu će biti proglašen aktivnim, što za posljedicu
ima zabranu njegove korekcije.
Poseban slučaj predstavlja dokument sa oznakom konačno rješenje. U tom slučaju neće doći do slanja
dokumenta odgovornoj osobi, već će se pokrenuti forma za rješavanje zadatka sa protokola. Upisom ovih
podataka istovremeno dolazi do njegovog zaključenja.
Strana 37
E-mail poruka
Ukoliko je konfiguracijom sistema, predviđeno Slanje e-mail poruka,
sistem će ponuditi novu formu.
Na formi prikazani su sljedeći detalji:
Strana 38
 Tabela Zadužene osobe – lista osoba koje imaju pristup knjizi protokola u kojoj je evidentiran
dokument koji je predmet aktiviranja;
 Primaoc – osoba koja se obavještava e-mai porukom u prispijeću dokumenta koji treba da
rješava. Sistem će ponuditi e-mail osobe koja je u procesu evidentiranja određena kao odgovorna
osoba;
 Ostali primaoci – pored osobe definisane kao Primaoc, sistem omoguća izbor i drugih osoba
kojima se daje na znanje informacija evidentirana na protokolu;
 Tekst – sistem će ponuditi standardan sadržaj poruke definisan u konfiguraciji sistema. Ponuđeni
tekt se može prihvatiti ili korigovati;
 Slanje priloga uz e-mail poruku – kontrola koja ukazuje da će se uz e-mail poruku isporučiti i
sadržaj dokumenta, tj. zapisi dokumenta. Sistem nudi status kontrole definisan u konfiguraciji
sistema. Korisnik sistema može uključiti ili isključiti ovu opciju. Pored kontrole slanja priloga uz e-
mail poruku, kontroliše se i njena veličina. Sistemski je dozvoljeno slanje priloga čija veličina ne
prelazi veličinu iz konfiguracije sistema. Ukoliko konfiguracijom sistema nije definisana veličina
priloga, tada je maksimalna veličina priloga 5 MB;
 Slanje – opcija koja aktivira servis za slanje e-mail poruke na odabrane elektronske adrese pod
naprijed definisanim uslovima;
 Odustani – odustajanje od slanja poruke. U ovom slučaju sistem će aktivnost završiti aktiviranjem
dokumenta, dok obavještavanje odgovorne osobe elektronskim putem neće biti obavljeno.
Posebni dokumenti
Ukoliko se radi o vrsti dokumenta koja ima oznaku Zahtjev – Narudžba

kupca ,javlja se odgovarajuća poruka.
Strana 39
Ako korisnik, u skladu sa definisanom politikom organizacije, donese odluku da se automatski evidentira
zahtjev i naružba kupca, tada se javlja forma za evidentiranje potrebnih informacija. Forma je djelimično
popunjana informacijama evidentiranim na protokolu.
Način obrade Zahtjeva i narudžbi kupaca detaljnije je pojašnjen u ImelBis sistemu.
Snimanjem evidentiranih informacija zahtjev i narudžba kupca će biti upisana i aktivirana u sistemu
ImelBis. Dokument na protokolu će biti automatski zaključen, dok će se kreirani zahtjev ili narudžba
kupca aktivirati. Odgovorna osoba treba da kroz zahtjeve i narudžbe kupaca pristupi njegovom rješavanju.
Korekcija nakon aktiviranja i zaključenja
Aktiviranjem dokumenta vrši se njegovo prosljeđivanje zaduženoj osobi. U procesu obrade dokumenta u
opcijama namijenjenim rješavanju, od strane zadužene osobe, omogućena je njegova korekcija.
U tu svrhu namijenjena je opcija Protokol.
Strana 40
Opcija protokol je identična opciji na upisivanju dokumenta u protokol.
Rad na dokumentu završava

njegovim zaključenjem. Zaključenje
se dešava izborom odgovarajućeg
načina rješavanja koje je označeno
kao Konačno rješenje.
Ukoliko je dokument zaključen tada na njemu nisu moguće dalje dorade i obrade. Izuzatk čini potreba za
ispravkom stranke na koju se odnosi odabrani dokument.
Uz to omogućeno je dodavanje novih zapisa.
Strana 41
Filter
Baza dokumenata evidenirana putem protokola može biti jako velika. Kako bi korisnici zaduženi za
protokol, mogli brzo pristupiti traženim dokumentima, ili sačiniti odgovarajuću listu, sistem ima posebno
ugrađenu opciju Filter, u alatnoj traci.
ImelDMS sistem omogućava više oblika pretrage

dokumenata:
 Osnovne informacije – selektovanje dokumenata po informacijama koje se evidentiraju prilikom

upisivanja dokumenta u protokol;
 Ključne riječi – ključne riječi i izrazi se kreiraju automatski unosom dokumenta u protokol, kao i
naknadnom obradom ove tabele;
 Sadržaj – sistem omogućava pretragu po sadržaju zapisa. Da bi ovaj vid pretrage imao efekta,
neophodno je da su zapisi u formatu koji ovu opciju omogućavaju.
Izborom opcije u alatnoj traci, pojavljuje se forma na kojoj mogu se postaviti potrebni uslovi na podatke
koji se evideniraju prilikom evidentiranja dokumenta u protokol.
Prilikom evidentiranja informacija po kojima se želi dobiti filtrirani prikaz dokumenata evidentiranih u
protokol, mogu se kombinovati različiti uslovi.
Pored toga informacije definisane registrima, moguće je definisati pojedinačnim ili višestrukim izborom
vrijednosti iz registra.
Dakle, moguće je odabrati jednu ili više elektronskih knjiga protokola, jedan ili više tipova dokumenata,
vrste dokumenata i sl.
Strana 42
Izbor se vrši označavanjem polja ispred oznake – šifre informacije koja se postavlja u filter.
Nakon postavljanja uslova dobija se tabelarna forma koja zadovoljava uslove zadanog filtera.
 Traka sa alatima – opcije za pregled filtriranih dokumenata i export zapisa dokumenta na lokalni
računar ili mrežnu putanju;
 Tabela dokumenata – lista dokumenata koji zadovoljavaju zadane uslove;
 Detalji o dokumentu – detalji o dokumentu na kome se nalazi kursorska traka. U donjem desnom
uglu nalaze se zapisi evidentirani uz odabrani dokument.
 Pregled – pregled dokumenata koji zadovoljavaju postavljene uslove;

 Snimanje zapisa – snimnje zapisa odabranog dokumenta na odabranu lokaciju;
 Zapisi – pregled i ažuriranje zapisa. Opcija radi na identičan način kao kod uređivanja zapisa na
osnovnoj formi;
 Pretraga po ključnim riječima – pretgraga dokumenata za koje su posebno evidentirane ključne
riječi;
Strana 43
 Pretraga po sadržaju – sistem omogućava posebnu pretragu po tekstu unutar pojedinačnih

zapisa. Kod velikih baza, pretraga može da traje jako dugo. Stoga, korisnicima se preporučuje da
se prilikom postavljanja uslova pregleda, na predhodnoj formi, zadaje što veći broj informacija;
 Pridruživanje dokumenata u predmet – povezivanje dokumenata sa otvorenim predmetom.
Pored liste prikazane u tabeli, koja zadovoljava zadane uslove, pregled je moguće prikazati i u papirnoj
formi.
Export zapisa odabranog dokumenta je identičan postupku opisanom u dijelu zapisa u osnovnoj opciji
protokola.
Pretraga po ključnim riječima
Ključne riječi i izrazi formiraju

se prilikom evidentiranja
dokumenata u protokol. Evidentiranje ključnih riječi detaljnije je pojašnjeno u dijelu koji se odnosi na
evidentiranje dokumenata u protokol.
Evidentiranje ključnih riječi vrši se u svrhu

klasifikacije i pretrage dokumenata koji su povezani sa evidentiranim ključnim riječima. U svhu pretrage
postavljena je posebna opcija u prikazu dokumenata koji zadovoljavaju osnovne uslove definisane
opcijom Filter u osnovnoj traci dijela za evidentiranje dokumenata u elektronski protokol.
Pozivom opcije Pretraga po ključnim riječima, javlja se forma na sljedećoj slici. Na formi su prikazani
sljedeći detalji:
 Traka sa alatima - alati za postavljanje uslova pretrage i odgovarajuće preglede;

 Tabela Ključna riječ – lista ključnih riječi za koje s traže dokumenti sa kojima su one povezane;
Strana 44
 Lista dokumenata – lista dokumenata koji zadovoljavaju uslove pretrage po ključnim riječima.
Ispod liste postavljen je uslov za dodatnu pretragu, kao i detalji o odabranom dokumentu iz ove
liste. Pored toga prikazana je tabela zapisa sadržanih u dokumentu.
U alatnoj traci postavljene su sljedeće opcije:
 Ključne riječi – postavljanje ključnih riječi koje su povezane sa dokumentima;

 Start – pokretanje pretrage po ključnim riječima postavljenim u predhodnoj tačci;
 Dokument – detalji odabranog dokumenta iz liste
 Zapisi – uvid u odabrani zapis iz tabele u kojoj su prikazani zapisi.
Strana 45
Određivanje ključnih riječi koje se

povezuju sa dokumentima koji su
predmet pretrage, vrši se
korištenjem opcije Ključne riječi, u
alatnoj traci.
Izborom ove opcije javlja se forma

kao na sljedećoj slici. Na slici je
prikazana jednostavna tabelarna
forma u kojoj je prikazana lista
odabranih ključnih riječi.
U alatnoj traci postavljeno je nekoliko opcija:
 Dodavanje – upisivanje novih ključnih riječi. Upisivanje ključnih

riječi vrši se direktno u tabeli;
 Ispravka – korekcija predhodno evidentiranih ključnih riječi. Kao i
u predhodnom slučaju, korekcija se vrši direktno u tabeli;
 Brisanje – uklanje jednog sloga ključnog izraza;
 Isprazniti – uklanjanje svih evidentiranih izraza za pretragu po ključnim riječima.
Nakon definisanja ključnih riječi, izborom opcije Start, u alatnoj traci, sistem će prikazati listu dokumenata
koji zadovoljavaju uslove postavljene ključnim izrazima.
Pored opisane pretrege, u dnu forme prikazan je dopunska mogućnost za dodatnu pretragu. Pretraga se
vrši po pravilima pretraga tabelarnih formi (pretraga po određenoj koloni ili sadržaja izraza u koloni).
Detalje o odabranom dokumentu moguće je prikazati izborom opcije Dokument u alatnoj traci.
Strana 46
Pored toga u alatnoj traci postavljena je opcija Zapis, koja omogućava prikaz odabranog zapisa u
pomoćnoj tabeli.
Pretraga po sadržaju
Dokumenti se pored osnovnih podataka i ključih riječi mogu pretraživati i po sadržaju. U tu svrhu koristi
posebna opcija. Izborom ove opcije dobija se forma za postavljanje uslova pregleda.
Strana 47
Pridruživanje dokumenata u predmet
U određenim slučajevima dokumenti nisu pravovremeno dodijeljeni predmetu. U tom slučaju za

dokumente koji zadovoljavaju uslove pregleda, može se naknadno dodijeliti otvoreni predmet. U tu svrhu
projektovana je opcija Pridruživanje dokumenata u predmet.
Pozivom ove opcije, pojavljuje se forma prikazana na sljedećoj slici.
Strana 48
U gornjem dijelu forme prikazani su dokumenti koji zadovoljavaju uslove prikaza. Izbor dokumenata vrši
se označavanjem polja ispred oznake broja knjige protokola.
U donjem dijelu forme vrši se izbor predmeta na koji se odnose odabrani dokumenti. Upisivanjem
dokumenata i predmeta odgovarajuće promjene će biti evidentirane u bazi protokola dokumenata.
Opcije
U osnovnom izborniku, pored akcija postavljenih u alatnoj

traci, nalaze se i dodatne mogućnosti:
 E – mail – ponovno slanje e-mail poruke vezane za

odabrani dokument. Postupak je potpuno identičan
kao kod slanja e-mail poruke u procesu aktiviranja
dokumenta na protokolu;
 Potvrda o prijemu – izrada dokumenta koja se daje stranci kao dokaz da je dokument zaprimljen i
evientiran u protokolu;
 Snimanje zapisa – snimanje zapisa odabranog dokumenta na određenu putanju;
Strana 49
 Pridruživanje dokumenata u predmet – povezivanje dokumenata sa predmetima. Opcija

omogućava direktno povezivanje sa predmetima;
 Ažuriranje kratkog opisa – kreiranje kretkog opisa dokumenta na osnovu detaljnog opisa
dokumenta. U kratki opis će biti upisan dio opisa koji odgovara veličini polja kratkog opisa. Opcija
je naknadno dodata u cilju jednostavnije identifikacije dokumenata;
 Ponude dobavljača – dopuna informacija o evidentiranom predračunu ili ponudi dobavljača.

Opcija je vidlijva samo ako je odabrana vrsta dokumenta označena kao Predračun dobavljača.
Značenje pojedinih informacija detaljnije je opisano u dijelu evidentiranja dokumenta u

elektronski protokol.
Strana 50
 Ulazni računi – dopuna informacija o evidentiranom ulaznom računu. Ova opcija vidljiva je samo
uslučaju izbora vrste dokumenta koja je označena kao Ulazni račun.
Značenje pojedinih informacija detaljnije je opisano u dijelu evidentiranja dokumenta u

elektronski protokol.
Potvrda o prijemu
U procesu upisa dokumenata u elektronski protokol omogućeno je kreiranje potvrde o prijemu

dokumenta. Potvrda o prijemu dokumenata vrlo često javlja se u slučaju primjene sistema u javnim
institucijama.
Da bi se ova opcija mogla nesmetano koristiti, neophodno je definisati obrasce koji će se koristiti kao
osnova za izdavanje potvrde o prijemu dokumenta u protokol.
Neophodno je definisati najmanje jedan obrazac koji ima tip Potvrda o prijemu na protokol.
Strana 51
Ukoliko je definisan obrazac, te postoji potreba za izdavanje potvrde o

prijemu dokumenta, na raspolaganju je opcija Potvrda o prijemu. Izborom
ove opcije pojavljuje se forma prikazana na slici.
U gornjem dijelu forme prikazane su informacije vezane za dokument za koji se kreira potvrda o prijemu.
Korisnik treba odabrati obrazac koji će služiti za kreiranje Potvrde o prijemu, kao i, po potrebi, evidentirati
napomenu vezanu za prijem dokumenta.
Izborom opcije Štampati, pojavljuje se popunjeni obrazac potvrde o prijemu. U slučaju potrebe korisnik
ima mogućnost evidentiranja i dodatnih informacija na ovaj obrazac.
Strana 52
Snimanje zapisa
U cilju prezentacije dokumenata omogućeno je snimanje zapisa. U tu svrhu

potrebno je odabrati dokument čije je zapise potrebno snimiti. Poslije toga bira
se opcija Snimanje zapisa.
Pri tome se pojavljuje forma prikazana na

sljedećoj slici.
U naslovu forme prikazana je oznaka

dokumenta čiji se zapisi snimaju.
U sredini tabele potrebno je odabrati zapise

koji su predmet snimanja.
U dnu forme potrebno je odabrati lokaciju

na koju se vrši snimanje.
Strana 53
Pregledi
Za evidentirane dokumente predviđeno je izlistavanje knjige

protokola.
Pri tome je projektovano nekoliko pregleda:
 Listing po datumu evidentiranja – izlistavanje

odabrane elektronske knjige za
definisani datumski opseg;
 Listing po broju – izlistavanje

odabrane elektronske knjige
protokola po rednom broju;
 Listing po datumu dokumenta –

izlistavanje odabrane elektronske
knjige po datumu dokumenta za
definisani datumski opseg;
Strana 54
 Zbirni pregled po
redoslijedu evidentiranja –
pregled jedne ili više
elektronskih knjiga protokola
po redoslijedu upisa u knjigu
protokola.
 Lista dokumenata po
registratorima – pregled
sadržaja registratora po
lokacijama.
 Upisnik UP-1 – prikaz evidentiranih dokumenata u protokolu po metodu propisanim obrascem

UP-1. Ovaj obrazac koristi se, najčešće, u organima uprave. Obzirom da je riječ o složenijem
pregledu, njegovo kreiranje će biti detaljnije pojašnjeno.
Strana 55
Upisnik UP-1
U organima javne uprave, vrlo često, koristi se iskaz

evidentiranih dokumenata na protokolu po strukturi
definisanoj tzv. obrascem UP-1. U tu svrhu projektovana je
opcija na slici.
Izborom opcije Upisnik UP-1, pojavljuje se forma prikazana na

sljedećoj slici.
Na formi je prikazano nekoliko detalja:
 Traka sa alatima – opcije za učitavanje protokola koji zadovoljava uslove analize i izradu upisnika
UP-1;
 Uslovi prikaza – postavljanje uslova za izbor dokumenata koji će biti prikazani u upisniku UP-1;
 Tabela – lista dokumenata koji zadovoljavaju uslove prikaza i koji će biti prikazani u upisniku UP-1;
 Detalji – dodatne informacije o odabranom dokumentu iz predhodne tabele.
Prilikom pokretanja opcije, u tabeli prikazani su dokumenti koji zadovoljavaju zadnje postavljene uslove
za kreiranje upisnika UP-1.
Postavljanje uslova prikaza vrši se definisanjem jednog ili više elemenata, i to:
 Knjiga protokola – elektronska knjiga protokola za koju se formira upisnik UP-1;

 Tip dokumenta – tip dokumenta iz odabrane elektronske knjige;
 Vrsta dokumenta – vrsta dokumenta odabranog tipa dokumenta;
Strana 56
 Period analize – period datuma dokumenata koji će biti predmet upisnika UP-1;
 Datum – datum na koji je izvršena detaljna analiza dokumenata za upisnik UP-1.
Nakon postavljanja uslova analize, izrada nove analize započinje izborom opcije Start, u alatnoj traci.
Ispod tabele prikazane su

informacije o načinu rješavanja
odabranog dokumenta iz tabele.
Ukoliko se radi o žalbi ili upravnom
sporu prikazan je i odgovarajući
status konačnog rješenja. Ovaj
status se uzima iz registra rješenja
dokumenta na protokolu.
Izrada upisnika u štampanoj formi

vrši se korištenjem opcije Pregledi.
Upisnik se eksportuje u excel formu koja se dalje može prilagoditi

veličini papira za štampu (A4, A3 ili neki drugi format).
Ukoliko se radi o velikoj bazi podataka, postupak izbora

dokumenata u upisnik UP-1 može duže trajati, te treba biti strpljiv i sačekati da se proces završi.
Strana 57
II.1. 2. Rješavanje dokumenta protokola
Nakon evidentiranja dokumenta na protokolu i njegovog aktiviranja, zadužuje se odgovorna osoba

evidentirana na protokolu, za njegovo
rješavanje. To može biti osoba kojoj se
direktno upućuje dopis, osoba koja je
određena vrstom dokumenata ili osobu
koju po radnim
uputstvima zadužena
osoba za evidentiranje
protokola prepoznaje
kao odgovornu osobu.
Ukoliko u konfiguraciji sistema predviđeno slanje e-mail poruke, aktiviranjem dokumenta odgovorna
osoba će dobiti odgovarajuću poruku. Uz e-mail poruku može se slati prilog, ukoliko je to konfiguracijom
predviđeno.
Odgovorna osoba pokretanjem opcije

Rješavanje, dobija se sljedeća forma, na
kojoj mogu se uočiti sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – alati za pregled evidentiranog protokola, rješavanje zadatka vezanim za

protokol i preglede vezane za način rješavanja;
 Tabela zadataka – lista zadataka koji su evidentiranjem u elektronskom protokolu proslijeđeni
osobi koja je pokrenula opciju;
 Detalji protokola – detalji o evidentiranom protokolu;
 Tok rješavanja – tok načina rješavanja zadatka vezanog za protokol;
Strana 58
 Tabela Aktivnosti procesne obrade – lista aktivnosti za osobu koja je pokrenula opciju, za
kreirane u zadacima procesne obrade;
 Opis načina rješavanja – detalji vezani za fazu rješavanja zadatka.
 Protokol – uvid u protokol vezan za preuzeti zadatak;

 Ulazni račun – rješavanje dokumenta koji ima status ulaznog računa. Opcija je dostupna samo u
slučaju da je osobi zaduženoj za rješavanje proslijeđen dokument sa oznakom Ulazni račun;
 Rješavanje – korak u rješavanju protokola;
 Zadaci u radu – rješavanje zadataka kreiranih u opciji procesne obrade. Način korištenja opcije
detaljno je opisan kod pojašnjenja istimene opcije u obradama koji se odnose na procesnu
obradu;
 Procesna obrada – kreiranje zadatka procesne obrade na osnovu zadatka kreiranog u
elektronskom protokolu;
 Zaključeni protokoli – ranije obavljeni zadaci vezani za protokol;
 Pregledi – pregledi vezani za način rješavanja protokola.
Protokol
Izboom opcije Protokol u alatnoj traci, korisnik ima mogućnost uvida u način
evidentiranja dokumenta na protokolu, tj. može koristiti sve uobičajne opcije na protokolu koje su
dozvoljene nakon aktiviranja protokola.
Strana 59
Ulazni računi
Ulazni računi su jedan od najvažnijih dokumenata, koji se obrađuju u sistemu za upravljanje

dokumentima. Iz tih razloga njihovoj obradi posvećena je posebna pažnja.
Proces pripreme i obrade ulaznih računa može se predstaviti u nekoliko koraka.
Elektronska Vrste Evidentiranje Završna

Rješavanje
knjiga dokumenata računa obrada
Prva dva koraka provode se u pripremi organizacione šeme protokola. Pri tome potrebno se detaljno
upoznati sa računovodstvenom obradom i zaduženim osobama za verifikaciju i odobrenje ulaznih računa.
Elektronska knjiga protokola – korisnicima se preporučuje otvaranje jedne elektronske knjige protokola,
u koju će se evidentirati svi ulazni računi i drugi dokumenti po osnovu kojih se stvara finansijska obaveza.
U okviru evidentirane elektronske knjige ulaznih računa, potrebno je izvršiti njihovu grubu podjelu po
osnovnim kategorijama, upotrebom Tipova elektronskih dokumenata.
Strana 60
Vrste dokumenata – kod pripreme vrste dokumenata potrebno je obratiti pažnju na dvije osnovne stvari.
Prvo, u procesu evidentiranja vrste dokumenata potrebno je odrediti osobu koja započinje verifikaciju
stvorenih obaveza ulaznim
računom. Ovoj osobi će se,
aktiviranjem dokumenta, evidentiranom u elektronskom protokolu, prosljeđivati dokument na rješavanje
ili verifikaciju.
Drugo, kod evidentirane vrste

dokumenata potrebno je odrediti
jednoznačnu vezu sa
računovodstvenom obradom
ulaznih računa u poslovnom
sistemu. Vrste dokumenata pod
kojim će se evidentirati ulazni
računi trebaju da imaju posebnu
oznaku Ulazni račun. Pored toga,
potrebno je izvršiti podešenje
obrada ulaznih računa. Za svaku
vrstu dokumenata potrebno je
odrediti informacije koje se
koriste kod računovodstvene
obrade ulaznih računa: knjigu
ulaznih računa – KUF, opis računa i
vrstu računa.
Upotrebom ovih informacija omogućava se pojednostavljeno evidentiranje i kontroling ulaznih računa.
Evidentiranje računa – evidentiranje računa vrši se u obradama elektronskog protokola na identičan

način kao i kod obrade standardne dokumentacije. Jedinu razliku predstavlja evidentiranje dodatnih
informacija, kojima se započinje obrada ulaznih računa. Dakle osim standardnih informacija potrebno je
Strana 61
evidentirati: iznos računa, valutu, datum računa, te iznos poreza. Ostale informacije prikazane na formi su
informacije koje određuje odabrana vrsta dokumenta.
Rješavanje – obzirom da kontrola i rješavanje ulaznog računa,

imaju određene specifičnosti, koji proističu iz prirode ovog
dokumenta, projektovane su dvije opcije za ovu namjenu.
Ukoliko se provodi proces kontrolinga upotrebljava se opcija Rješavanje. Osoba koja je zadužena za
kontroling nakon uvida u dokument, vrši prosljeđivanje na drugu osobu zaduženu za dalji kontroling ili
njegovo evidentiranje. Ukoliko je sadržaj dokumenta ispravan dolazi do posljednje osobe zadužene za
evidentiranje ulaznog računa. Način upotrebe opcije Rješavanje, detaljnije je opisan u tekstu koji slijedi,
Kako bi se olakšao proces evidentiranja ulaznog računa omogućeno je direktno evidentiranje ulaznog
računa upotrebom opcije Ulazni račun, u alatnoj traci. Putem ove opcije pokreće se dio poslovnog
sistema namijenjenog za evidentiranje ulaznog računa. Pri tome se u obradu dokumenta prenose sve
relevantne informacije na osnovu odabrane vrste dokumenta i evidentiranih informacija u protokolu.
Završna obrada – završna obrada predstavlja kontroling ulaznog računa i njegovo knjiženje u finansijsko
računovodstvo. Ova opcija detaljno je opisana u poslovnom sistemu.
Rješavanje
Pozivom opcije Rješavanje u alatnoj traci dobija se forma na slici na kojoj se nalaze određene informacije i
detalji koje korisnik može odabrati ili upisati, i to:
Strana 62
 Odgovorna osoba – osoba odgovorna za rješavanje zadatka koji proističu iz protokolisanog

dokumenta;
 Način – način rješavanja zadatka. Korisnik treba odabrati unaprijed definisane načine protokola
definisane registrom načina rješavanja. U registru načina rješavanja predviđena su rješenja koja
predstavljaju konačna rješenja ili rješenja koja predstavljaju prenos obaveze na drugu osobu.
Izborom konačnog rješenja dokument se zaključuje.
Izborom rješenja koja predstavlja prenos zadatka na drugu osobu, zaduženje dobija osoba koja će
biti odabrana;
 Početak izvršenja – datum i vrijeme početka rješavanja zadatka;

 Završetak izvršenja – datum i vrijeme završetka zadatka koji proističe iz dokumenta protokola;
 Broj zaposlenika – u slučaju zadataka koji je tražio angožovanje dodatnih zaposlenika, njihov broj;
 Ukupno sati – ukupan broj radnih sati provedenih na rješavanju zadatka;
 Od toga efektivno – procjena efektivno provedenog vremena na rješavanju zadatka;
 Opis – detaljan opis načina rješavanja zadatka;
 Prenos rješavanja protokola na drugu osobu – u slučaju da je odabran način rješavanja koji
predstavlja prenos na drugu osobu, izbor osobe za koju se predpostavlja da može riješiti zadatak;
 Datum i vrijeme evidentiranja – datum i vrijeme evidentiranja zadatka.
Strana 63
Strana 64
II.1. 3. Zbirno zaključivanje
Tokom procesa implementacije sistema za upravljanje dokumentima, pogotovo u prvoj fazi, nije jasno
definisana odgovornost za evidentirane dokumente u protokol. Pri tome često se javlja slučaj da zadužene
osobe nisu dovoljno upoznate sa svojim obavezama te da pravovremeno ne pristupaju njihovom
rješavanju. U tom slučaju javlja se veliki broj dokumenata koji nisu dobilu formalnu oznaku o zaključenju.
Pored toga javljaju se slučajevi gdje zaposlenici raskinu radni odnos a da nisu pri tome završili povjerene
zadatke.
Uvid u takve dokumente, osobe sa odgovarajućim ovlaštenjima, imaju korištenjem opcije Dokumenti u
radu, u dijelu koji se odnosi na analize i izvještaje. Ukoliko se uoče dokumenti za koje se pouzdano zna da
su završeni a pojavljuju se na listi nezavršenih dokumenata, potrebno je obavijestiti administratora
sistema. Osoba sa administratorskim ovlaštenjima ima na raspolaganju opciju Zbirno zaključenje.
Izborom ove opcije javlja se forma za upis lozinke za prava pristupa. Administrator sistema, ili druga
osoba zadužena za prava prisustva opcijama sistema, potrebno je
da evidentira odgovarajuću lozinku.
Izborom ove opcije pojavljuje se forma na kojoj su prikazani

sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – opcije za postavljanje uslova i zbrino zaključenje dokumenata;

 Tabela – lista nezaključenih dokumenata;
 Detalji – ostali detalji o dokumentu iz predhodne tabele;
 Tok rješavanja – kretanje dokumenta u procesu njegovog rješavanja.
Strana 65
Kako bi se locirali dokumenti koji su predmet automatskog zaključenja na raspolaganju je opcija Filter, u
alatnoj traci.
Izborom ove opcije, javlja se

forma na slici.
Za uslove prikaza moguće je

odabrati jednu ili više
elektronskih knjiga protokola,
tipova i vrsta dokumenata,
datumski opseg dokumenta
kao i zadužene osobe.
Zbirno zaključenje dokumenata vrši se izborom odgovarajuće opcije u alatnoj traci. Njenim pokretanjem
pojavljuje se forma na sljedećoj slici.
U gornjem dijelu forme neophodno je definisati način konačnog rješenja i odgovornu osobu koja vrši
zaključenje dokumenata.
U donjem dijelu forme prikazana je lista dokumenata koja zadovoljava uslove date filterom. Izbor
dokumenata vrši se označavanjem polja ispred datuma dokumenta.
Strana 66
Izborom opcije upisati, označeni dokumenti će biti zaključeni i neće se javljati u listi nezaključenih
dokumenata.
Strana 67
II.1. 4. Arhiviranje
Gotovo sve organizacije, u procesu evidentiranja dokumenata, stvaraju veliku količinu podataka. Ukoliko
je organizacijom snimanja podataka, predviđeno da se veći broj zapisa snima direktno u bazu podataka,
može doći do pojave izuzetno velikih baza podataka. Rad sa velikim bazama podataka ima za posljedicu
sporiji upis, pretrage i bekap baza podataka.
Stoga se korisnicima preporučuje da povremeno obavljaju izdvajanje zapisa iz baze podataka na mrežne
elektronske lokacije. Ovaj postupak bi trebalo obavljati najmanje jednom u toku godine.
Izlučivanje zapisa iz baze podataka vrši se korištenjem opcije Arhiviranje. Pored osnovne namjene, ova
opcija koristi se i u procesu izmjene vrste dokumenata kao i ispravke ili brisanja, evidentiranih i
zaključenih dokumenata.
Izborom ove opcije, dobija se forma na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – alati za filtriranje dokumenata i izlučenje iz baze;

 Tabela Knjige protokola – lista knjiga protokola u koje je vršeno arhiviranje dokumenata i zapisa;
Strana 68
 Tabela Zadužena osoba – lista zaduženih osoba za odabranu elektronsku knjigu protokola;
 Tabela Protokol – lista dokumenata odabrane elektronske knjige protokola;
 Tabela Zapisi – zapisi odabrane knjige protokola;
 Dodatni podaci – ostale informacije o odabranom dokumentu iz predhodne tabele.
 Izlučivanje iz baze – izlučivanje zapisa iz baze podataka i snimanje na odgovarajuću mrežnu

lokaciju;
 Izmjena vrste dokumenta – promjena sistema klasifikacije dokumenata;
 Ispravka – izmjena informacija o evidentiranom dokumentu upisanom u protokol;
 Brisanje – brisanje evidentiranog dokumenta upisanog u protokol;
 Filter – postavljanje uslova pregleda dokumenata protokla na koje će se premijeniti predhodne
opcije.
Izlučivanje zapisa iz baze podataka
U bazi podataka, po pravilu, drže se dokumenti kojima se često pristupa i čija veličina nije značajna.
Odgovorne osobe trebaju povremeno da izvrše analizu veličine baza podataka, te u slučaju da baza
podataka dostigne kritičnu veličinu, izvrše izlučivanje dokumenata iz baze
podataka na elektronsku lokaciju.
Elektronska lokacija na
koju će se vršiti izlučivanje
definisana je na tipu
dokumenta u okviru
organizacione šeme
protokola.
Ukoliko elektronska lokacija nije definisana na tipu dokumenta tada se koristi lokacija definisana u
Strana 69
Izborom opcije Izlučivanje iz baze, javlja se forma u čijem, gornjem dijelu, prikazani su sljedeći detalji:
 Knjiga protokola – elektronska knjiga protokola iz koje se vrši prenos zapisa na mrežnu lokaciju;
 Tip dokumenta – tip dokumenta koji se prenosi iz odabrane elektronske knjige;
 Vrsta dokumenta – filtriranje dokumenata po vrsti dokumenta.
U cilju kontrolisanog prenosa podataka iz baze na mrežnu putanju, neophodno je odabrati elektronsku
knjigu i tip dokumenta. Na tipu dokumenta je definisana mrežna lokacija na koju će se izvršiti prenos.
Evidentiranje ovih informacija je obavezno.
Pored toga sistem dozvoljava dodatno evidentiranje vrste dokumenta. Evidentiranje vrste dokumenta je
opciono i ima za cilj dopunsko filtriranje za odabranu elektronsku knjigu i tip dokumenta.
Za odabranu elektronsku knjigu protokola i tip dokumenta ( eventualno vrstu dokumenta), u sredini se
prikazuju dokumenti koji zadovoljavaju zadane uslove.
U dojem dijelu forme su zapisi koji pripadaju odabranom dokumentu iz predhodne tabele.
Strana 70
Izbor dokumenata čiji će se zapisi prenijeti na odgovarajuću mrežnu putanju vrši se označavanjem polja
ispred oznake broja. Ukoliko se svi zapisi prenose na odabranu lokaciju potrebno je odabrati opciju Svi.
Izborom opcije Nastaviti , zapisi sa iz baze i predhodne mrežne putanje će biti prenešeni na novu putanju.
Izmjena vrste dokumenta
U praksi javlja se potreba korekcije sistema označavanja

dokumenata. Nakon obavljene korekcije u dijelu
određenom za uređivanje organizacione šeme protokola, ukoliko postoji potreba korekcije vrste
dokumenata ranije evidentiranih u protokol, izmjena vrste dokumenta u protokolu vrši se korištenjem
opcije Izmjena vrste dokumenta.
U tu svrhu potrebno je, na osnovnoj formi, odabrati elektronsku knjigu i dokument čija vrsta odgovara
vrsti čija se izmjena vrši. Izborom opcije Izmjena vrste dokumenta, dobija se nova forma , u čijem gornjem
uglu je prikazan tip i vrsta dokumenta koja se mijenja. Korisnik umjesto ponuđenih informacija može
odabrati i druge informacije.
Za odabrani tip i vrstu dokumenta sa kojeg se vrši prenos prikazani su u donjoj tabeli dokumenti koji
zadovoljavaju zadane uslove.
Strana 71
U sredini je potrebno odabrati novi tip i vrstu dokumenta na koji se vrši prenos. Izbor dokumenata vrši se
stavljanjem odgovrajuće oznake ispred broja dokumenta. Ukoliko se vrši prenos svih dokumenata, njihov
izbor se vrši uključenjem oznake Označi sve.
Prenos se obavlja izborom opcije Nastaviti. Izborom ove opcije tip i vrsta dokumenta će biti promijenjeni
u odabranim dokumentima.
Ostale opcije
Pored pomenutih opcija, korisnicima su na raspolaganju i opcije koje se

primjenjuju kod evidentiranja protokola: ispravka, brisanje, zapisi i filter. Ove opcije mogu se primijeniti
kod svih dokumenata, bez obzira nja njihov status.
Obzirom na ozbiljnost ovih aktivnosti prava pristupa arhiviranju dokumenata treba povjeriti posebno
određenim osobama.
Strana 72
II.2. Procesna obrada
Za organizacije kod kojih se javlja potreba organizacije radnog procesa u kreiranju, kontroli i zavođenju
dokumenata ImelDms sistem je omogućio planiranje i praćenje radnih aktivnosti. Primjenom procesnog
modela omogućava se upravljanje ljudskim resursima u cilju pravovremenog završetka zadatka.
Kako bi se ova aktivnost mogla uspješno primjenjivati, neophodno je izvršiti određene pripreme.
Pripreme se ogledaju u sljedećim aktivnostima:
 Lista zadataka – priprema registra zadataka koji će se koristiti pri procesnoj obradi dokumenta i
određivanju toka obrade;

 Vrste dokumenata – definisanje vrste dokumenata čija se izrada planira raditi po procesnom
modelu. U tu svrhu u organizacionoj šemi, potrebno je dati odgovarajuću oznaku vrsti
dokumenata čija
se izrada dešava u
posebnim
koracima koje
treba planirati i
pratiti. Vrsta
dokumenata koja
se obrađuje po
procesnom
modelu ima
posebnu oznaku
Procesna obrada.
Za dokumente koji
su definisani kao dokumenti procesne

obrade, korisno je definisati listu zadataka
i nosioce aktivnosti u procesu obrade
dokumenta.
Strana 73
Određivanje vrste dokumenata procesne obrade i definisanje liste zadataka može se obaviti
korištenjem opcije Dokumenti procesne obrade, u okviru opcije namijenjene zbirnom ažuriranju
organizacione šeme protokola;
 Nosioci aktivnosti – potrebno je odrediti osobe koje imaju ovlaštenja otvaranja zadataka i uvida
u već otvorene zadatke procesne
obrade. To pravo se definiše u
registru korisnika sistema.
Osobe kojima je dodijeljeno
pravo Otvaranje zadataka za
procesnu obradu, imaju
mogućnost kreiranja novih
zadataka. Osobe kojima je
dodijeljeno pravo Nadzor
procesne obrade, imaju
mogućnost uvida u stepen dovršenosti zadataka i izmjene ranije datih zadataka.
Procesna obrada može se pojednostavljeno prikazati u nekoliko koraka:
Definisanje Razrada Aktiviranje Obrada Kontrola Zaključenje

zadatka aktivnosti zadatka aktivnosti zadatka zadatka
 Definisanje zadatka – otvaranje zadatka i definisanje osnovnih informacija o zadatku;

 Razrada aktivnosti – podjela zadatka na faze rada, određivanje zaduženih osoba i definisanje
rokova za izradu;
 Aktiviranje zadatka – stavljanje zadatka u rad;
 Obrada aktivnosti – evidentiranje aktivnosti po osnovu kreiranog zadatka;
 Kontrola zadatka – nadzor nad izvršenjem zadatka;
 Zaključenje zadatka – završetak rada na zadatku.
Glavnina aktivnosti vezana za procesnu

obradu dokumenata vrši se
korištenjem opcije Procesna obrada.
Izborom ove opcije dobija se forma na sljedećoj slici.
Strana 74
 Traka sa alatima – alati za obradu i praćenje aktivnosti procesne obrade;

 Tabela Zadaci u pripremi – lista zadataka koje nisu dati na realizaciju. Ispod liste zadataka
prikazan je opis zadatka i lista aktivnosti koje treba poduzeti u procesu rješavanja zadatka ;
 Tabela Zadaci u radu – lista zadataka čija je realizacija u toku. Ispod liste zadataka prikazan je opis
zadatka, lista zapisa nastalih u rješavanju zadatka kao i lista aktivnosti koje su poduzete u procesu
rješavanja zadatka.
Informacijama, iz tabele Zadaci u pripremi, imaju

osobe koje kreirale zadatke ili su osobe koje su
zadužene za rješavanje nekog iz liste zadataka. Pored
njih, ovim zadacima imaju pristup i osobe zadužene za otvaranje zadataka za procesnu obradu ili nadzor
procesne obrade. Posebna prava definišu se u dijelu sistema namijenjenog za određivanje korisnika
sistema.
Informacijama, iz tabele Zadaci u radu, imaju osobe koje kreirale zadatke ili su osobe koje su zadužene za
rješavanje nekog iz liste zadataka. Pored njih, ovim zadacima imaju pristup i osobe zadužene nadzor
procesne obrade.
 Novi zadatak – otvaranje novog zadatka;
Strana 75
 Aktivnosti – definisanje aktivnosti vezani za odabrani zadatk u pripremi;

 Aktiviranje – aktiviranje zadatka i prenos zadataka zaduženim osobama;
 Opcije – akcije vezane za aktviranje i zaključivanje povjerenih zadataka;
 Zadaci u radu – evidentiranje informacija vezanih za zadatke u radu;
 Završeni zadaci – lista zaključenih zadataka;
 Pregledi - pregledi vezani procesu obradu.
Definisanje zadataka
Za definisanje zadataka predviđena je posebna opcija Novi zadatak u alatnoj traci.

Izborom ove opcije javlja se forma na kojoj su prikazani zadaci u pripremi. Na formi
su prikazani zadaci u pripremi koje je kreirala osoba koja je pokrenula opciju ili osoba koja ima pravo
nadzora nad procesnim aktivnostima.
Strana 76
Kod obrade informacija vezanih za pripremu zadatka (Dodavanje ili Ispravka) potrebno je evidentirati
 Broj – redni broj zadatka u tekućoj poslovnoj godini;

 Datum kreiranja – datum kreiranja zadatka;
 Vrsta dokumenta – vrsta dokumenta koja predstavlja osnov za izradu zadatka. Korisnik može
kreirati zadatke na osnovu vrste dokumenata koji su definisani kao Procesna obrada;
 Opis – dodatni opis i pojašnjenje zadatka;
 Veza sa dokumentom – dokument koji je inicirao zadatak;
 Rok – rok za završetak zadatka;
 Zadužena osoba – osoba zadužena za obavljanje radnih aktivnosti i izradu dokumenta definisanog
u zadatku;
 Sastavio-la – osoba koja je kreirala zadatak.
Nakon evidentiranja osnovnih informacija o zadatku, neophodno je definisati listu zadataka koje je
neophodno realizirati u okviru rješavanje zadatka i izrade definisanog dokumenta.
Razrada aktivnosti
Strana 77
Lista zadataka i njihovi nosioci određuju se korištenjem opcije Aktivnosti u

alatnoj traci.
Ukoliko je na vrsti dokumenta definisana lista zadataka, sistemski će se lista zadataka prenijeti u
prikazanu tabelu aktivnosti. Ovlaštena osoba može ponuđene aktivnosti izmijeniti ili dopuniti.
Kod ažuriranja liste zadataka, pojavljuje se forma u čijem se gornjem dijelu prikazuju informacije o
zadatku za koji se radi razrada aktivnosti. Pri ažuriranju aktivnosti vrši se obrada sljedećih informacija:
 Redni broj – redni broj aktivnosti;

 Zadatak – izbor zadatka iz liste zadataka;
 Zaposlenik – zadužena osoba za obavljanje zadatka;
 Obrada dokumenta – standardno predviđeno vrijeme za obradu zadatka u minutama;
 Rok od prijema zadatka – standardni rok koji je na raspolaganju zaposlenicima da obave
predviđenu radnu aktivnost;
 Krajnji rok – krajnji rok za završetak zadatka;
Strana 78
 Napomena – napomena vezana za zadatak.
Ukoliko nakon razrade aktivnosti postoji potreba za korekciju redoslijeda zadataka, na raspolaganju su
opcije koje omogućavaju presortiranje aktivnosti.
Aktiviranje
Nakon definisanja zadatka i razrade aktivnosti, da bi

zadatak bio proslijeđen zaduženim osobama, potrebno je
izvršiti njegovo aktiviranje. U tu svrhu projektovana je posebna opcija.
Izborom opcije akticiranje pojavljuje se forma prikazana na sljedećoj slici. U gornjem dijelu forme
prikazane su osnovne informacije o zadatku.
U donjem dijelu forme prikazana je lista osoba koji su u procesu razrade zadatka definisane kao zadužene
osobe, te kojima se namjerava slati e-mail poruka. Ukoliko neka od osoba nema definisanu poslovnu e-
mail adresu, ista neće biti prikazana u tabeli. Uz to neophodno je u konfiguraciji sistema podesiti
parametre za slanje e-mail poruke.
Strana 79
Ukoliko za neku od zaduženih osoba ne postoji potreba slanja e-mail poruke, klikom miša ispred imena
osobe slanje e-mail poruke će biti onemogućeno.
Ukoliko se sve osobe isključuju iz procedure slanja e-mail poruke, isto se može obaviti klikom
miša na polje ispred oznake e-mail.
Aktiviranjem zadatka odabrani korisnici će dobiti odgovarajuću e-mail poruku. U atachmentu je kreiran
zadatak u kojem se javlja osoba kojoj je dodijeljena neka od radnih aktivnosti.
Rješavanje zadatka vrši se korištenjem

opcije za rješavanje zadataka evidentiranih
na elektronskom protokolu ili procesnoj
obradi dokumenata.
Način rješavanja detaljno je opisan u uputstvu namijenjenoj ovoj opciji.
Strana 80
Zadaci u radu
Za rješavanje zadataka namijenjena je posebna opcija Zadaci u

radu.
Izborom ove opcije pojavljuje se forma prikazana na sljedećoj slici.
Na formi su prikazani sljedeći elementi:
 Traka sa alatima – opcije za evidentiranje zapisa koji nastaju u procesu obrade, evidentiranje
kraja aktivnosti i zaključenje zadatka;
 Tabela Zadaci – lista zadataka u kojima je osoba koja je pokrenula opciju zadužena za određenu
aktivnost;
 Tabela Zapisi – zapisi koji se povezuju sa zadatkom . U ovoj listi navedeni su svi zapisi koji su vezai
za odabrani zadatak iz predhodne tabele;
 Tabela Aktivnosti – lista aktivnosti za odabrani zadatak iz liste zadataka.
 Zapisi – uvid u evidentirane zapise ili evidentiranje zapisa koji nastaju u procesnoj obradi
dokumenata;
 Kraj aktivnosti – evidentiranje završetka aktivnosti na dobijenom zadatku;
 Zaključenje – zaključenje zadatka.
Strana 81
Evidentiranje zapisa
U procesu rješavanja dokumenata u procesnoj obradi stvaraju se zapisi u različitim

formatima. Evidentiranje zapisa je istovjetno kao i kod evidentiranja zapisa u
protokolu.
Pregledi
U ovom dijelu omogućeno je izlistavanje odabranog zadatka u pripremi

ili u radu.
U tu svrhu potrebno je postaviti kursorsku traku na zadatak koji se želi štampati, te odabrati odgovarajući
pregled.
Strana 82
Strana 83
II.3. Poslovni dopisi
ImelDMS sadrži posebnu opciju vezanu za izradu poslovnih dopisa. Poslovni dopisi su dokumenti koji
predstavljaju zvaničnu korespodenciju organizacije sa poslovnim partnerima, bankama, državnim i javnim
institucijama, fizičkim licima i zaposlenicima.
Da bi se ova aktivnost mogla obavljati,

neophodno je odabrati vrste dokumenata
koji predstavljaju poslovne dopise. Za ove
vrste dokumenata obavezno je
evidentiranje obrazaca koji će se koristiti
kao predlošci pri kreiranju poslovnog
dopisa.
Izrada poslovnih dopisa obavlja se u tri osnovna koraka.
Prvi korak predstavlja otvaranje poslovnog dopisa. Otvaranje poslovnih

Otvaranje dopisa predstavlja definisanje osnovnih parametara poslovnog dopisa.
Ažuriranje U drugom koraku vrši se ažuriranje sadržaja poslovnog dopisa.
Posljednji, standardni korak, je završetak rada na poslovnom dopisu i

Aktiviranje
njegov upis u odgovarajuću knjigu protokola.
Izrada poslovnih dopisa obavlja se korištenjem

opcije Poslovni dopisi u dijelu predviđenom za
obrade.
Pokretanjem ove opcije dobija se složena forma na kojoj mogu se uočiti sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – alati za ažuriranje dopisa, protokolisanje i pregled dopisa;

 Tabela KNJIGE PROTOKOLA – knjige protokola kojima soba koja je pokrenula opciju ima pravo
pristupa;
 Tabela VRSTE DOKUMENATA – lista dokumenata odabrane knjige protokola iz predhodne tabele,
koji su definisani kao Poslovni dopisi, te koji mogu se koristiti pri izradi poslovnih dopisa. Ispod
tabele prikazani su detalji koji se odnose na dokument na kome se nalazi kursorska traka;
Strana 84
 Tabela DOPISI U RADU – lista dokumenata koji nisu zaključeni i na kojima se obavlja proces rada.
Ispod tabele prikazani su detalji koji se odnose na dokument na kome se nalazi kursorska traka;
 Tabela ZAVRŠENI DOPISI – lista aktiviranih dopisa i dopisa na kojima nije moguće obavljati dalje
aktivnosti.
 Dodavanje – dodavanje novog poslovnog dopisa;

 Ispravka – ispravka podataka o ranije evidentiranom poslovnom dopisu. Opcija je dostupna samo
za poslovne dopise u radu. Nije dozvoljeno ispravljanje završenog dopisa;
 Brisanje – brisanje ranije evidentiranog poslovnog dopisa. Opcija je dostupna samo za poslovne
dopise u radu. Nije dozvoljeno brisanje završenog dopisa;
 Ažuriranje dopisa – obrada poslovnog dopisa na osnovu definisanog obrasca uz odgovarajuću
vrstu dokumenata;
 Aktiviranje – završetak rada na poslovom dopisu i upis u knjigu protokola;
 Opcije - kopiranje poslovnog otpisa i druge opcije;
 Filter – postavljanje uslova za prikaz poslovnih dopisa;
 Vidi dopis – uvid u dopis bez mogućnosti njegovog ažuriranja.
Strana 85
Otvaranje poslovnih dopisa
Kod evidentiranja
dokumenata potrebno
se pozicionirati na
vrstu dokumenta po
osnovu kojeg se vrši
izrada poslovnog
dopisa u tabeli Vrste
dokumenata. Izborom
opcije Dodavanje u
alatnoj traci dobija se
forma na kojoj je
potrebno evidentirati
 Vrsta dokumenta – vrsta dokumenta po osnovu kojeg se vrši izrada poslovnog dopisa. Korisniku
je ponuđena vrsta dokumenta na kojoj se nalazila kursorska tarka u tabeli Vrste dokumenata.
Sistem omogućava izbor ponuđene vrste dokumenta ili izbor duge vrste dokumenata definisanih
u tabeli Vrste dokumenta;
 Obrazac – na formi će biti ponuđen obarazac evidentiran za odabranu vrstu dokumenta. Korisnik
osim ponuđenog može odabrati i druge raspoložive obrasce tipa Poslovni dopis;
 Partner – poslovni partner iz registra poslovnih partnera za koga se radi poslovni dopis. U registru
poslovnih partnera potrebno je da budu evidentirani kupci, dobavljači, banke, javne i državne
institucije;
 Fizičko lice – osoba iz registra Fizička lica na koju se odnosi izrada poslovnog dopisa. Ova
informacija može se evidentirati samo u slučaju da nije evidentiran poslovni partner;
 Zaposlenik – osoba iz registra zaposlenika na koga se odnosi izrada poslovnog dopisa. Ova
informacija može se evidentirati samo u slučaju da nije evidentiran poslovni partner i fizičko lice;
 Stranka – stranka na koju se odnosi poslovni dopisi. Izborom poslovnog partnera u ovo polje će se
upisati naziv poslovnog partnera. Isto važi i za fizička lica i zaposlenike;
 Sjedište – sjedište iz koga dolazi stranka na koju se odnosi poslovni dopisi;
 Kontakt osoba – osoba poslovnog partnera na čiju pažnju se upućuje poslovni dopis;
Strana 86
 Datum – datum kreiranja dokumenta;

 Knjiga protokola – informacija o elektronskoj knjizi protokola. Polje se ne ažurira nego samo
prikaže na osnovu odabrane vrste dokumenata;
 Broj – rezervisana oznaka u odabranoj knjizi protokola koju će dokument dobiti svojim
aktiviranjem;
 Veza sa dokumentom – u slučaju da se dokument radi kao odgovor na drugi dokument zaveden u
sistem protokola ili je potrebno uspostaviti vezu na drugi način, sistem omogućava njegov izbor.
Moguće je odabrati samo dokumente koji odgovaraju stranci kojoj se upućuje poslovni dopis:
poslovnom partneru, fizičkom licu ili zaposleniku. Ukoliko je potrebno odabrati dokumente
drugog poslovnog partnera, zaposlenika ili fizičkog lica, isti mogu se odabrati korištenjem opcije
Filter, u alatnoj traci;
 Kratak opis – kratak opis poslovnog dopisa;
 Opis – opis namjene dokumenta. U cilju boljeg upravljanja dokumentima ova informacija je
obavezna za unos;
 Zahtjev kupca – za korisnike koji koriste poslovni sistem ImelBis i evidentiraju zahtjeve kupaca
kroz za to određene opcije, omogućeno je povezivanje sa ovom bazom. Moguće je odabrati samo
zahtjeve koji odgovaraju odabranom poslovnom partneru ili fizičkom licu.
Nakon evidentiranja osnovnih podataka o poslovnom dopisu izvršeno je definisanje vrste poslovnog
dopisa. Istovremeno, u skladu sa vrstom dokumenta u odgovarajućoj knjizi protokola rezerviše se
protokolni broj.
Otvoreni poslovni dopis javlja se u tabeli Dopisi u radu.
Strana 87
Ažuriranje sadržaja poslovnog dopisa
Nakon otvaranja poslovnog dopisa, evidentiranje vrste dokumenta, stranke i ostalih podataka, pristupa se
izradi sadržaja poslovnog dopisa. U tu svrhu
koristi se opcija Ažuriranje dopisa, u alatnoj
traci.
Ažuriranje poslovnih dopisa, pri prvom pokretanju, predstavlja otvaranje pripremljenog obrasca
povezanog sa vrstom dokumenta na osnovu kojeg se kreira poslovni dopis.
Izborom ove opcije otvara se odgovarajući program za pripremljeni obrazac, koji otvara dokument u cilju
njegove obrade. Pri tome se mijenja slika osnovne forme.
U alatnoj traci pojavljuje se opcija Upis promjene, dok ostale opcije nisu dostupne. Pored toga u detaljima
su prikazane informacije o osobi koja je pokrenula ažuriranje sadržaja poslovnog dopisa. Nakon završetka
ažuriranja poslovnog dopisa i zatvaranja aplikacije za obradu poslovnog dopisa (MS Word i slično), da bi
se promjene ažurirale, potrebno je odabrati pomenutu opciju.
Dok osoba, koja je

pokrenula ažuriranje ovog
dopisa, ne završi proces
ažuriranja, nije moguće
izvršiti uvid u njegov sadržaj
od strane drugih osoba.
Strana 88
Ukoliko iz bilo kojeg razloga se želi odustati od upisa promjena u zapis

dokumenta, na raspolaganju je opcija Kraj ažuriranja.
Naknadnim pokretanjem opcije Ažuriranje dopisa, nastavlja se ažuriranje poslovnog dopisa.
Aktiviranje poslovnog dopisa
Nakon završetka rada na poslovnom dopisu vrši se njegovo aktiviranje. U tu svrhu predviđena je posebna
opcija Aktiviranje.
Aktiviranjem poslovnog dopisa dolazi do njegovog upisa u odgovarajuću knjigu protokola, te se isti
proglašava završenim. Završeni poslovni dopisi se nemogu mijenjati niti korigovati.
Izborom opcije Aktiviranje, javlja se poruka koja

korisnika upozorava na posljedice aktiviranja
poslovnog dopisa.
Prihvatanjem poruke i odlukom za nastavak

rada, korisnik dobija istovjetnu formu kao kod
redovnog upisa u knjigu protokola.
Strana 89
Na osnovu vrste poslovnog dopisa, određena je vrsta dokumenta, te na osnovu nje odgovarajuća oznaka
protokola.
Ostale informacije korisnik može dopuniti ili promijeniti.
Evidentiranjem ostalih stranaka u poslovnom dopisu, kod aktiviranja poslovnog dopisa, u knjigu protokola
evidentirat će se stavke protokola sa istom protokolnom oznakom kao i dokument protokola za osnovnu
stranku. Pri tome će stavke protokola koje se odnose na ostale stranke biti zaključeni i neće biti predmet
rješavanja.
Filter
U cilju bržeg pronalaska kreiranog poslovnog dopisa predviđena je opcija Filter u alatnoj
Strana 90
traci. Izborom ove opcije, dobija se forma na sljedećoj slici.
Korisnik može odabrati jednu od sljedećih informacija:
 Vrsta dokumenata – izbor jedne ili više vrsta dokumenata za koju se postavlja uslov pregleda;
 Knjige protokola – izbor jedne ili više elektronskih knjiga protokola u kojima je smješten traženi
poslovni dopis;
 Poslovni partner – izbor jednog ili više poslovnih partnera na kojeg se odnosi poslovni dopis;
 Fizičko lice – izbor jednog ili više fizičkih lica na kojeg se odnosi poslovni dopis;
 Zaposlenik – izbor jednog ili više zaposlenika na kojeg se odnosi poslovni dopis;
 Period kreiranja – period kreiranja poslovnog dopisa;
 Broj protokola – oznaka protokola pod kojim je zaveden poslovni dopis;
 Veza sa dokumentom – oznaka dokumenta na protokolu koji je u vezi sa poslovnim dopisom;
 Zahtjev kupca – veza sa zahtjevima i narudžbama kupaca, u slučaju da je poslovni dopis sačinjen
po osnovu ovog zahtjeva.
Opcije
Pored mogućnosti definisanih u osnovnoj traci korisnicima su na

raspolaganju i dodatne opcije:
 Kopiranje – kopiranje poslovnog dopisa u cilju izrade

novog poslovnog dopisa sa sličnim ili istim elementima;
 Import dopisa – import sadržaja poslovnog dopisa iz vanjskog dokumenta sa odabrane lokacije;
 Ostale stranke – ostale osobe kojima se dostavlja dopis. Aktiviranjem poslovnog dopisa doći će
do evidentiranja većeg broja dokumenata u knjizi protokola sa istom protokolnom oznakom;
Strana 91
 Kreiranje cirkulatnog pisma – izrada dokumenta – poslovnog dopisa, za sve osobe koji su
navedeni kao Ostale stranke.
Kopiranje poslovnog dopisa
U određenim slučajevima, javlja se potreba kreiranja novog poslovnog dopisa na

osnovu ranije kreiranog poslovnog dopisa. U tu svrhu potrebno je postaviti
kursorsku traku na poslovni dopis u radu ili završeni poslovni dopis na osnovu
kojeg se želi kreirati novi poslovni dopis.
Nakon toga potrebno je odabrati opciju Kopiranje.
Korisniku će se dati poruka o

posljedicama kopiranja.
Proces se završava kreiranjem

istovjetnog poslovnog dopisa. Ovaj
poslovni dopis je neaktivan te se javlja u tabeli poslovnih dopisa u radu.
Pri tome, posebnu pažnju treba obratiti na broj i datum prenešen sa dokumenta koji je kopiran.
Import dopisa
Kod otvaranja poslovnog dopisa, sistem će na osnovu obrasca – predloška povezanog sa vrstom
dokumenta, kreirati sadržaj poslovnog dopisa. Ovaj sadržaj je predmet, eventualne, dorade i ažuriranja.
U određenim slučajevima tekst poslovnog dopisa se kreira izvan sistema za upravljanje dokumentima. U
tom slučaju javlja se potreba za pridruživanje pripremljenog teksta sa odabranim
poslovnim dopisom.
U tu svrhu namijenjena je posebna opcija Import dopisa.
Izborom ove opcije javlja se posebna dijalog forma.
U gornjem dijelu forme prikazane su informacije o poslovnom dopisu čiji je sadržaj predmet importa sa
lokacije izvan sistema za upravljanje dokumentima.
Strana 92
U donjem dijelu forme potrebno je odabrati pripremljeni dokument. Snimanjem odabranog dokumenta
doći će do zamjene ranijeg zapisa poslovnog dopisa sa odabranim dokumentom.
Ostale stranke
U praksi se javljaju slučajevi kada se jedan poslovni dopis dostavlja većem broju
stranaka. Evidentiranjem osnovnih informacija o poslovnom dopisu
evidentirana jedna, najčešće osnovna stranka. Ukoliko se isti poslovni dopis
prosleđuje većem broju stranaka, dodatne stranke se evidentiraju korištenjem opcije Ostale stranke.
Izborom ove opcije dobija se forma prikazana na sljedećoj slici.
Strana 93
Kod ažuriranja informacija o ostalim strankama evidentiraju se istovjetne informacije kako i o stranci koja
je evidentirana prilikom evidentiranja poslovnog dopisa: partner, fizičko lice, zapsolenik, stranka, sjedište i
kontakt osoba.
Evidentiranjem ostalih stranaka u poslovnom dopisu, kod aktiviranja poslovnog dopisa, u knjigu protokola
evidentirat će se stavke protokola sa istom protokolnom oznakom kao i dokument protokola za osnovnu
stranku. Pri tome će stavke protokola koje se odnose na ostale stranke biti zaključeni i neće biti predmet
rješavanja.
Kreiranje cirkularnog pisma
Cirkularna pisma predstavljaju poslovne dopise kreirane na osnovnu evidentiranog poslovnog dopisa i
liste ostalih stranaka.
Strana 94
Pozivom opcije Kreiranje cirkularnog pisma, pojavljuje se forma

prikazana na sljedećoj slici.
U gornjem dijelu forme prikazani su detalji o dokumentu po

osnovu koga se kreira cirkularno pismo.
U drugom dijelu prikazana je lista osoba evidentiranih putem opcije Ostale stranke.
Izbor ostalih stranki vrši se klikom miša ispred naziva stranke.
Prihvatanjem odabranih stranaka i upisom vrši se kreiranje poslovnih dopisa sa istim sadržajem kao i
poslovni dopis po osnovu kojeg je kreirano cirkularno pismo.
Strana 95
II.4. Predmeti i dosijei
U sistemu za upravljanje dokumentima susreću se pojomovi koji se koriste u praksi pri definisanju
različitih dokumentacionih jedinica:
 Dokument – jedinstvena dokumentaciona cjelina;
 Zapis – sadržaj koji se povezuje sa dokumentom (tekst, slika, video ili zvučni zapis);
 Predmet – skup dokumenata i priloga (zapisa) koji su povezani u okviru jednog procesa;
 Dosije – skup predmeta koji se odnose na istu pravnu stvar;
Njihova međusobna povezanost prikazana je na sljedećoj šemi.
Zapis11
Dokument1
Zapis12
Dokumenti
Predmet1 Zapis21
Prilozi Dokument2
Zapis22
Dosije 1
Zapis31
Dokumenti Dokumen3
Predmet 2 Zapis32
Prilozi
Dokumenti Dokument4 Zapis41

Predmet 3
Prilozi
Dosije 2
Zapis51
Predmet 4 Dokumenti Dokument5 Zapis52
Zapis53
Strana 96
Važno je naglasiti razliku između predmeta i dokumenata ili zapisa. Jedan dokument ili zapis može biti
pridružen većem broju predmeta i obrnuto, predmet sačinjava veći broj dokumenata i zapisa. Pored toga
dokument može, ali i ne mora, pripadati niti jednom predmetu.
Pored toga u sistem je projektovan tako da nekoliko predmeta koji se odnose na istu pravnu stvar
objedini u formu dosijea.
ImelDMS sistem posjeduje posebne opcije vezane za definisanje predmeta i dosijea, njihove preglede i
izdvajanje dokumenata iz elektronske arhive, kao i ukazivanje na mjesto fizičkog arhiviranja.
Pored osoba koje se evidentirali predmet, u praksi, uvid u predmet trebaju da imaju i druge osobe koje
obavljaju određene procese za koje se traži informacija o predmetu i pripadajućim dokumentima. Lista
osoba koja ima uvid u predmet definiše se u procesu obrade predmeta. Dakle, pristup sadržaju predmeta
imaju osobe koje su evidentirale predmet i osobe kojima je to pravo dodijeljeno u procesu obrade
predmeta. Pored toga, pristup predmetima i sadržaju predmeta dozvoljen je i osobama kojima je to pravo
dodijeljeno posebnim pravima u registru korisnika – uključena opcija Nadzor nad predmetima i dosijeima.
Uvid u sadržaj predmeta, pored opcije namijenjenoj za obradu predmeta, u skladu sa definisanom
poslovnom politikom, ili politikom sigurnosti, imaju i druge osobe putem opcije namijenjenoj prezentaciji
predmeta.
Izborom opcije Predmeti i

dosijei, dobija se forma na
kojoj mogu se uočiti sljedeći
detalji:
Strana 97
 Traka sa alatima – alati za obradu za formiranje predmeta i odabir dokumenata;

 Tabela predmeta – lista evidentiranih predmeta. Ispod liste prikazani su i dodatni detalji koji se
odnose na opis predmeta, osobu koja je ažurirala i status predmeta (nezaključen ili zaključen);
 Tabela dokumenata – lista dokumenata koji se odnose na odabrani predmet. Ispod tabele
prikazani su dodatni detalji o dokumentu.
U traci sa alatima, između ostalih nalaze se i sljedeće opcije:
 Predmeti – opcija za formiranje predmeta;

 Dokumenti – opcija za pridruživanje dokumenata evidentiranih u protokolu odabranom
predmetu;
 Prilozi – opcija za pridruživanje zapisa evidentiranih dokumenata uz predmet;
 Zaključenje – zatvaranje predmeta koji se neće koristiti kod budućih obrada;
 Pregled – pregledi vezani obradu predmeta;
 Filter – postavljanje uslova pregleda;
 Snimanje zapisa – snimanje zapisa na određenu lokaciju u cilju korištenja u odabranom postupku;
 Dosije – kreiranje dosijea i poevzivanje sa evidentiranim predmetima.
Rad sa predmetima može se prikazati u osnovnim koracima prikazanim na slici:
Formiranje Izbor Odabir Zaključenje Formiranje

predmeta dokumenata priloga predmeta dosijea
Strana 98
 Formiranje predmeta – definisanje predmeta sa osnovnim podacima i razlozima formiranja;

 Izbor dokumenata – izbor dokumenata koji odgovaraju određenom predmetu;
 Odabir priloga – izbor priloga evidentiranih u okviru drugih dokumenata u elektronskom
protokolu;
 Zaključenje predmeta – označavanje predmeta neaktivnim za novo povezivanje sa dokumentima;
 Formiranje dosijea – izbor predmeta koji se odnose na istu pravnu stvar.
Formiranje predmeta
Kreiranje predmeta može se vršiti prije otpočinjanja određenog procesa, ili naknadno u
skladu sa ukazanim potrebama. Izborom opcije Predmeti dobija se forma za ažuriranje predmeta.
Na formi prikazani su sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – opcije za evidentiranje predmeta i osoba koje imaju pravo uvida u predmet, te
eventulanih troškova postupka. Ispod trake sa alatima postavljene su standardne opcije za
pretragu;
 Tabela predmeta – lista evidentiranih predmeta. U tabeli prikazani su datum kreiranja, oznaka,
kratak naziv predmeta i troškovi na obradi predmeta. Troškovi se, obično, evidentiraju u slučaju
predmeta koji predstavljaju sudske sporove;;
 Detalji – dopunske informacije o odabranom predmetu iz predhodne tabele;
Strana 99
 Zadužene osobe – lista osoba koje imaju pravo pristupa dokumentima i zapisima odabranog
predmeta. Zadužene osobe mogu pristupiti svim dokumetima i zapisima koristeći odgovarajuće
opcije iz dijela namijenjenom prezentaciji evidentiranih dokumenata i zapisa.
Ažuriranje informacija o predmetu
Kod obrade predmeta evidentiraju se sljedeće informacije:
 Oznaka – oznaka predmeta u skladu sa sistemom označavanja:

 Datum kreiranja – datum kada je kreiran predmet;
 Naziv – kratak opis predmeta;
 Svrha – opis namjene predmeta;
Strana 100
 Stranka – izbor stranke na koju se odnosi predmet. Za stranku može biti odabran poslovni
partner, fizičko lice ili zaposlenik. Bez obzira koja je stranka odabrana njen naziv će biti prikazan u
polju naziv stranke. U ovo polje se može upisati i stranka koja nije evidentirana u odabranim
registrima. Evidentiranje stranke nije obavezno;
 Predmet kreirao-la – osoba koja je kreirala predmet. Sistemski će biti ponuđena osoba koja je
kreirala predmet.
Ažurirani predmeti javljaju se u listi evidentiranih predmeta na osnovnoj formi.
U slučaju greške kod evidentiranja predmeta, nije

dozvoljeno brisanje predmeta kojima su dodijeljeni
dokumenti.
Ukoliko postoji potreba za uklanjanje nepotrebno

definisanih predmeta, neophodno je izvršiti uklanjanje dokumenata iz odabranih predmeta.
Zadužene osobe
Osnovno pravo pristupa dokumentima i zapisima vrši se na osnovu liste osoba definisanih na vrstama
dokumenata, tipovima dokumenata ili elektronskim knjigama protokola.
U radu sa složenijim predmetima, javlja se potreba pristupa dokumentima i zapisima i drugih osoba koji
su direktno uključeni u predmet. Za takve slučajeve projektovana je posebna opcija koja omogućava
određivanje zaposlenika iz liste koji imaju pravo pristupa svim dokumentima i zapisima koji su povezani sa
predmetom, bez obzira na osnovna prava pristupa.
Strana 101
Izborom opcije Zadužene osobe, pojavljuje se

forma za izbor zaposlenika.
Izbor zaduženih osoba, iz liste ponuđenih zaposlenika vrši se klikom miša na polje ispred oznake matičnog
broja.
Odabrane osobe će imati pravo pristupa opciji namijenjenoj prezentaciji predmeta.
Troškovi postupka
U određenim slučajevima, javlja se potreba praćenja troškova vezanih za aktivnosti na obradi predmeta.
Posebno su značajni troškovi kod sudskih predmeta. Pored toga, veći broj organizacija uspostavilo je
evidenciju internih troškova, rada i materijala, koji se utroši u postupku obrade predmeta.
Prije nego što se pristupi evidentiranju troškova postupka, neophodno je sistematizirati troškove
postupka obrade predmeta, te ih evidentirati u poseban registar Vrste troškova postupka.
Za organizacije koje imaju potrebu evidentiranja troškova na raspolaganju je istoimena opcija sa slike.
Strana 102
Pozivom opcije pojavljuje se

forma prikazana na slici. Na
formi su prikazani sljedeći
detalji:
 Traka sa alatima – opcije za evidentiranje i pregled evidentiranih troškova. Ispod trake sa alatima
prikazan je naziv predmeta za koji se evidentiraju troškovi;
 Tabela – lista evidentiranih troškova. U listi prikazani su datum i naziv troška, dokument po
osnovu kojeg je obračunat trošak i iznos troška;
 Detalji – prikaz informacija o ukupnom trošku i opis odabrane stavke troška iz gornje tabele.
Kod ažuriranja troškova pojavljuje se forma na kojoj je omogućeno evidentiranje nekoliko informacija, i
Strana 103
to:
 DMS predmet- predmet za koji se evidentiraju troškovi. Sistemski će biti ponuđen predmet sa
koje je izvršeno pozivanje ove opcije. U slučaju potrebe korisnik može odabrati i drugi predmet;
 Vrsta troška postupka - izbor vrste troška iz unaprijed pripremljenog registra vrsta troška;
 Datum – datum obračuna troškova;
 Iznos – iznos troška iskazan u domaćoj valuti;
 Dokument – evidentiranje oznake originalnog dokumenta na osnovu kojeg su utvrđeni troškovi;
 Opis – detaljniji opis nastalih troškova.
Pogrešno evidentirana vrsta troška može se ukloniti korištenjem opcije Brisanje.
Evidentirani troškovi mogu se izlistati i štampati korištenjem opcije Pregled.
Strana 104
Odabir dokumenata
Za definisane predmete, vrši se odabir evidentiranih dokumenata u sistemu. Postavljanjem

kursorske trake na odabrani predemet i izborom opcije Dokumenti, dobija se forma za izbor dokumenata
koji pripadaju određenom predmetu.
Obzirom da baza dokumenata sistema može biti jako velika, korisnicima je ponuđena posebna forma za
izbor dokumenata iz ove baze. Nakon upisa podataka u gornjem dijelu forme dobija se lista dokumenata
koji zadovoljavaju postavljene
uslove. Korisnik će moći
povezati samo dokumente
kojima ima prava pristupa
definisano organizacionom
šemom. Ukoliko je u
konfiguraciji sistema – u
posebnim pravima korisnika,
određeno da korisnik ima
pravo pristupa svim dokumentima, tada ograničenje u izboru dokumenata neće postojati.
Izbor dokumenata vrši se jednostavnim izborom polja ispred oznake u broju protokola.
Pogrešno odabrani dokumenti mogu se brisati.
Odabrani dokumenti nalaze se u tabeli dokumenata na osnovnoj formi.

Strana 105
Prilozi predmetu
Pored dokumenata koji se povezuju sa odabranim predmetom, omogućeno je kreiranje priloga predmetu.
Kao prilozi koriste se zapisi koji nisu povezani sa dokumentima koji
su pridruženi posmatranom predmetu.
Izborom opcije Prilozi, u alatnoj traci javlja se forma na sljedećoj slici.
 Alatna traka – opcije za izbor i uklanjanje priloga;

 Lista priloga – lista odabranih priloga za odabrani predmet;
 Detalji – detalji vezani za zapis koji odabran u priloge posmatranog dokumenta.
Kod dodavanja zapisa u listu

priloga javlja se forma na kojoj
je potrebno izvršiti izbor
dokumenta čiji će zapisi biti
definisani kao prilog odabranog
predmeta.
Kod izbora dokumenata sistem će

ponuditi sve dokumente koji su
evidentirani u elektronski protokol.
Strana 106
Traženje dokumenta vrši se ukucavanjem odgovarajuće informacije u polje za pretragu ili postavljanjem
uslova prikaza.
Nakon izbora dokumenta sistem će u

polje zapis automastki upisati zapis sa
odabranog dokumenta. Ukoliko
dokument ima više zapisa, korisnik
može ukloniti suvišne zapise.
Uklanjanje zapisa iz liste priloga,

obavlja se opcijom brisanje.
Strana 107
Zaključenje
Ukoliko se predmet neće više koristiti kod obrade dokumenata protokola, neophodno je izvršiti njegovo
zaključenje. U tu svrhu namijenjena je opcija Zaključenje u alatnoj traci.
U tu svrhu potrebno je postaviti kursorsku traku

na predmet koji se zaključuje i odabrati predmet
koji predmet zaključenja.
Zaključenjem predmet dobija odgovarajući

status, te se neće pojavljivati kod pridruživanja
dokumentima u obradi.
Ukoliko postoji potreba za za uvid u predmet, korisniku je na raspolaganju opcija Filter u alatnoj traci.
Filter
U cilju postavljanja uslova na sadržaj tabele predmeti, predviđena je posebna opcija Filter u alatnoj traci.
Izborom ove opcije dobija se forma na kojoj mogu se postaviti uslovi pregleda.
Za uslove pregleda moguće je odabrati period kreiranja predmeta, osobu koja je kreirala predmet,
stranku na koju se odnosi predmet (iz registra poslovnih partnera, fizičkih lica ili zaposlenika ili po nazivu
stranke), dokument, prilog, te statusa koji ima predmet.
Strana 108
Snimanje zapisa
U cilju snimanja sadržaja svih dokumenata – zapisa predviđena je posebna opcija u

alatnoj traci.
Izborom ove opcije pojavljuje

se forma sa sljedećim
detaljima:
 Predmet – informacija
o predmetu čiji se
zapisi i prilozi snimaju;
 Putanja – lokacija na
koju će se zapisi i
prilozi snimiti;
 Zapisi – lista zapisa i
priloga koji će se
snimiti na odabranu
putanju.
Korisnik može odabrati jedan, više ili sve ponuđene zapise.
Nastavkom aktivnosti odabrani zapisi će biti snimljeni na određenu mrežnu lokaciju.
Dosije
Dosije je projektovan kao skup predmeta koji imaju

Predmet 1
zajedničku karakteristiku ili pripadaju jednoj pravnoj
Dosije 1
stvari.
Predmet 2
Dosije treba sadržavati dva ili više predmeta. Dosije koji
sadrži samo jedan predmet nema smisla.
Predmet 3
Dosije 2 Predmet 4
Predmet 5
Strana 109
Za definisanje dosijea koristi se odgovarajuća opcija u alatnoj traci. Izborom ove opcije dobija se forma
 Traka sa alatima – alati za obradu za preglede evidentiranih predmeta i dosijea, kao i snimanje
zapisa;
 Tabela Dosije - lista dosijea koji zadovoljavaju uslove pristupa;
 Tabela Predmet – lista evidentiranih predmeta za odabrani dosije;
 Tabela Dokumenti – lista dokumenata u odabranom predmetu iz predhodne tabele;
 Tabela Zapisi – lista zapisa za odabrani dokument iz predhodne tabele;
 Tabela Prilozi – lista priloga koji su povezani sa odabranim predmetom;
 Tabela Zadužene osobe - lista osoba koje imaju pravo pristupa dosijeu.
 Dodavanje – otvaranje novog dosijea;

 Ispravka – korekcija informacija o predhodno otvorenom dosijeu;
 Brisanje – uklanjanje pogrešno evidentiranog dosijea;
Strana 110
 Zadužene osobe – određivanje liste osoba koje imaju pravo uvida svim dokumentima i zapisima
koji su povezani sa određenim dosijeom;
 Predmeti – određivanje predmeta koji se odnose na odabrani dosije;
 Snimanje zapisa – snimanje zapisa dosijea koji su povezani sa dosijeoom;
 Pregled – pregledi vezani za evidentirane dosijee.
Postupak kreiranja dosijea obavlja se u tri koraka.
Definisanje Odbir Zadužene

dosijea predmeta osobe
Definisanje dosijea
Za određivanje dosijea
koriste se opcije za
ažuriranje dodavanje i
ispravke. Kod ažuriranja
dosijea vrši se obrada
sljedećih informacija:
 Oznaka – oznaka
dosijea;
 Datum – datum kreiranja dosijea;
 Opis – opis namjene dosijea;
 Kreirao-la – osoba koja je kreirala dosijea.
Odabir predmeta
Nakon definisanja osnovnih informacija o dosijeu, neophodno je odrediti predmete koji se odnose na
određeni poslovni proces ili pravnu stvar.
Određivanje predmeta koji se povezuju sa dosijem, vrši se izborom opcije Predmeti , u alatnoj traci.
Izborom ove opcije, dobija se forma na sljedećoj slici. Na ovoj slici prikazani su predmeti koji su dodijeljeni
dosijeu sa svojim osnovnim podacima i detaljima u donjem dijelu forme.
Strana 111
U alatnoj traci postavljene su

opcije za dodavanje i uklanjanje
predmeta iz dosijea.
Kod dodavanja predmeta

dosijeu, javlja se jednostavna
forma za izbor predmeta.
Pogrešno odabrani predmet može se ukloniti iz dosijea upotrebom opcije Brisanje.
Zadužene osobe
Kao što je opisano i u slučaju predmeta, osnovno pravo pristupa dokumentima i zapisima vrši se na
osnovu liste osoba definisanih na vrstama dokumenata, tipovima dokumenata ili elektronskim knjigama
protokola.
U radu sa složenijim predmetima koji se povezuju u dosije, javlja se potreba pristupa dokumentima i
Strana 112
zapisima i drugih osoba koji su direktno uključeni u pojedinačne predmete. Za takve slučajeve
projektovana je posebna opcija koja omogućava određivanje zaposlenika iz liste koji imaju pravo pristupa
svim dokumentima i zapisima koji su povezani sa predmetima iz dosijea, bez obzira na osnovna prava
pristupa.
Izborom opcije Zadužene osobe, pojavljuje se forma za izbor zaposlenika.
Izbor zaduženih osoba, iz liste ponuđenih zaposlenika vrši se klikom miša na polje ispred oznake matičnog
broja.
Odabrane osobe će imati pravo pristupa opciji namijenjenoj prezentaciji dosijea.
Snimanje zapisa

alatnoj traci.
Izborom ove opcije pojavljuje se forma sa sljedećim detaljima:
Strana 113
 Dosije – informacija o dosijeu čiji se zapisi i prilozi snimaju;
 Putanja – lokacija na koju će se zapisi i prilozi snimiti;

 Zapisi – lista zapisa i priloga koji će se snimiti na odabranu putanju.
Pregledi
U cilju analize evidentiranih dosijea predviđene su sljedeće analize i

izvještaji:
 Lista dosijea – listing otvorenih dosijea;

 Sadržaj dosijea – listing koji daje pregled predmeta po dosijeu;
 Detaljni sadržaj dosijea – struktura dosijea sa predmetima, dokumentima i prilozima.
Istim analizama i
izvještajima, korisnici koji
nemaju pristupa opcijama
obrade dosijea, mogu
pristupiti korištenjem
izvještaja.
Strana 114
Pregledi
Za analizu rada mogu se koristiti

opcije pregleda evidentiranih
predmeta i dosijea, i to:
 Lista predmeta – lista

predmeta koji zadovoljavaju
uslove pregleda zadanih korištenjem opcije Filter;
 Lista dokumenata u predmetu – prikaz dokumenata koji su pridruženi odabranom predmetu;
 Dosijei
o Lista dosijea – listing kreiranih dosijea u određenom vremenskom periodu;
Strana 115
o Sadržaj dosijea- izlistavnja predmeta koji su povezani sa određenim dosijeom;

o Detaljni sadržaj dosijea – detaljan sadržaj dosijea sa predmetima i zapisima koji
zadovoljvaju uslove pregleda.
Strana 116
II.5. Digitalizacija
ImelDMS sistem podržava proces digitalizacije papirnih dokumenata i njihove organizacije u bazi
podataka u cilju stvaranja jednistvene baze dokumenata. Predmet digitalizacije mogu biti: arhivska građa
muzeja, naučnih institucija, državnih organa, poslovna dokumentacija firmi, lična dokumentacija i
zaostavštine pojedinaca.
Proces digitalizacije papirne arhive je jako složena poslovna aktivnost. Ovisno o ciljevima, koji se žele
ostvariti digitalizacijom, ova aktivnost može biti jako zahtjevna i traži posebne uređaje i odgovarajuće
softverske alate.
Proces digitalizacije, pojednostavljeno, može se predstaviti u nekoliko koraka.
Priprema Obrada i
Skeniranje Arhiviranje
dokumenata indeksiranje
Priprema dokumenata predstavlja proces izdvajanja željene dokumentacije i njenu obradu. Pod obradom
u ovom koraku provode se aktivnosti čišćenja, rastavljanja, ispravljanja i sortiranja dokumenata.
Skeniranje predstavlja pretvaranje materijala u digitalni oblik, imenovanje fajlova i njihovo odlaganja u
posebne foldere i OCR obradu.
Obrada i indeksiranje obuhvata niz akativnosti koji se odnose na analizu i definisanje vrste dokumenata,
meta podataka za pretraživanje i drugih relevantnih podatka.
Arhiviranje je postupak upisa u protokol i bazu podatka sistema za upravljanje dokumentima.
Ukoliko se radi o velikim količinama arhivske građe, koja je u različitim formatima i različitog nivoa
očuvanosti, preporučuje se da se proces skeniranja ili drugih načina pretvranja fizičkog u elektronski oblik
povjeri specijalizovanim organizacijama koje posjeduju iskustvo i odgovarajuću opremu.
Ukoliko se ne radi o velikim količinama arhivske građe i organizacija posjeduje opremu i obučene ljudske
resurse, proces digitalizacije može izvršiti svojim resursima.
Bez obzira na način pripreme i skeniranja, organizacije koje žele upravljati svojim dokumentima zadnja
dva koraka provode kao svoju akttivnost. U provođenju te aktivnosti značajnu podršku daje sistem za
upravljanje dokumentima ImelDMS.
Za praćenje procesa digitalizacije predviđena je posebna opcija sistema, u okviru aplikacija za obradu.
Strana 117
Izborom opcije Digitalizacija, dobija se forma

na kojoj se nalaze akcije vezane za ovaj proces.
Forma je prikazana na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – alati za digitalizaciju i prenos digitaliziranih zapisa u elektronsku knjigu

protokola;
 Folder – izbor foldera u kojem se nalaze skenirani zapisi;
 Tabela Dokumenti – lista skeniranih zapisa;
 Tabela Dokumenti u obradi – lista zapisa koji su prenešeni iz foldera i koji su predmet obrade i
indeksiranja;
 Tabela Ključne riječi – meta podaci za pretragu dokumenata;
 Tabela Knjiga protokola – lista knjiga protokola koje su namijenjene za evidentiranje
dokumenata nastalih
digitalizacijom. U
organizacionoj šemi ove
knjige imaju posebnu oznaku Digitalizacija;
 Tabela Vrste dokumenata – lista vrste dokumenata u odabranim knjigama;
Strana 118
 Tabela Dokumenti – lista dokumenata koji su klasificirani kao vrsta dokumenata iz predhodne
tabele;
 Tabela Zapisi – lista zapisa dokumenta iz predhodne tabele.
 Skeniranje
 Prenos
 Vraćanje
 Ispravka
 Ključne riječi
 Protokol
 Zapisi
 Zaključenje
II.6. Biblioteka
U cilju čuvanja bibliografske građe i praćenje zaduženja i razduženja iste određena je posebna opcija
Biblioteka. Prije primjene ove opcije Korisniku se predlaže precizno definisanje građe koja čini biblioteku
kao i fizičku lokaciju ili lokacije na kojima će biblioteka i bibliografska građa biti smještena. U ovom dijelu
se obrađuju samo dokumenti koji čine biblioteku ili su tako definisani.
Prije početka rada u opciji Biblioteka neophodno je definisati
1. Knjiga protokola
2. Lokacija
3. Vrste reversa kojim će se izdavati dokumenti.
4. Konfiguracija
Knjiga protokola - U organizacionoj šemi protokola neophodno je definisati novu knjigu protokola koja
ima oznaku Biblioteka, jer je to uslov za prikaz u opciji Biblioteka.
Strana 119
U okviru knjige neophodno je definisati najmanje jedan tip i vrstu dokumenta a korisnik može po potrebi
definisati više tipova i vrsta dokumenata.
Lokacija – u registru fizičke lokacija definisati lokacije na kojima se literatura nalazi
Vrste reversa – definisanje vrsta reversa. Obavezno je označiti da je revers Biblioteka jer je to uslov da se
reversi vide na opciji Biblioteka.
Strana 120
Konfiguracija – Odabranu knjigu, tip i vrste dokumenta treba upisati u konfiguraciju sistema.
Pokretanjem opcije Biblioteka pojavljuje se forma :
Strana 121
Na formi se nalaze sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – alati za dodavanje knjiga i obradu reversa;

 Tipovi dokumenata – lista definisanih tipova dokumenata;
 Vrste dokumenata – lista definisanih vrsta dokumenata;
 Tabela dokumenata – lista dokumenata koji su evidentirani .
 Nova knjiga – dodavanje nove knjige ili dokumenta koji je sastavni dio biblioteke;
 Reversi – dodavanje novog reversa;
 Izlaz – izlaz sa forme.
Nova knjiga
Proces dodavanje nove literature , može se predstaviti u nekoliko koraka.
Nova knjiga Protokol Zapisi Aktiviranje
Pokretanjem opcije Nova knjiga otvara se forma protokola za evidentiranje dokumenta:
Osim osnovnih elemenata protokola u polje Opis se upisuju osnovni podaci o literaturi.
Strana 122
U opciji Zapisi omogućeno je dodavanje zapisa vezanih za određeni dokument (knjiga, časopis i ostala
literatura). Korisniku se preporučuje da kao zapis pridruži onu literaturu koja je snimljena u elektronskoj
formi. Ukoliko je knjiga u printanoj formi preporučuje se skeniranje naslovne stranice i sadržaja s ciljem
lakšeg pregleda.
Strana 123
Aktiviranje protokola
Aktiviranjem protokola dokument dobija status aktiviran i moguće ga je pregledati kroz filter na
protokolu. Aktiviranjem dokumenta na kojem je kursor pozicioniran pojavljuje se poruka za potvrdu ili
odustajanje od aktiviranja.
Revers
Opcija Revers služi za zaduživanje samo one vrste dokumentacije koja se nalazi u knjizi označenoj kao
Biblioteka. Namjena definisanja posebne knjige reversa je centralizovano praćenje literature koji su
izuzeti iz organizacije i koji se nalaze na privremenom zaduženju – reversu.
Izborom opcije Reversi, dobija se forma za obradu reversa.
Strana 124
 Traka sa alatima – alati za obradu reversa;

 Tabela korisnika – lista korisnika kojima su dati dokumenti na revers. Ispod tabele prikazane su
napomene vezane za dati revers i korisnika dokumenta;
 Tabela dokumenata – lista dokumenata koji su korisniku dati na revers;
 Detalji – osnovni detalji o dokumentu.
 Dodavanje – dodavanje novog reversa;

 Ispravka – korekcija informacija o evidentiranom reversu;
 Brisanje – brisanje pogrešno evidentiranog reversa;
 Dokumenti – izbor dokumenata koji se daju na revers;
 Revers – izrada dokumenta reversa;
 Povrat – povrat izuzetih dokumenata od strane osoba koje su koristile dokumente;
 Pregled – izvještaji o reversima.
Proces izdavanja dokumenata na revers, može se predstaviti u nekoliko koraka.
Korisnik Zapisi Potvrda Aktiviranje Razduženje
Prilikom izdavanja literature na revers, u prvom koraku, evidentiraju se informacije o korisniku

dokumenta. Nakon toga vrši se izdavajanje zapisa koji se daju na revers. Kao dokaz da je korisnik izuzeo
određene dokumente kreira se potvrda o zaduženju - Revers.
Strana 125
Kao dokaz da su dokumenti izdati na privremeno korištenje, vrši se aktiviranje dokumenta.
Za dokumente koje je korisnik vratio kreira se dokument razduženja.
Otvaranje reversa
Kod ažuriranja reversa

(dodavanje i ispravka)
evidentiraju se sljedeće
informacije:
 Broj – redni broj reversa. Broj se samo prikazuje bez mogućnosti ažuriranja;
 Datum – datum izdavanja reversa;
 Vrsta reversa – vrstom reversa se, najčešće, definišu razlozi za izdavanje dokumenata iz
zaštićenog područja;
 Zaposlenik – korisnik dokumenta iz reda zaposlenika;
 Korisnik – korisnik dokumenta. Ukoliko je korisnik iz reda zaposlenika, u ovom polju će se ispisati
njegovo ime i prezime. Ukoliko se dokumnet daje na korištenje osobama koje nisu evidentirane
kao zaposlenici, potrebno je evidentirati njihovo ime i prezime;
 Podaci o korisniku – ostali podaci o korisniku, kao što su: adresa, telefon i dr.;
 Rok za povrat – evidentiranje datuma do kojeg osoba iz predhodnog stava treba da vrati
dokument;
 Napomena – evidentiranje dodatnih informacija vezanih za izdati revers.
Upisom ovih informacija izvršeno je definisanje korisnika dokumenata izuzetih na revers.
Odabir dokumenata i zapisa
Nakon definisanja korisnika dokumenata koji se izdaju na revers, pristupa se izboru dokumenata i zapisa
Strana 126
isključivo onih koji se nalazi u knjizi Biblioteka. U tu svrhu koristi se opcija Dokumenti u alatnoj traci.
Izborom ove opcije dobija se sljedeća forma.
 Traka sa alatima – opcije za dodavanje ili brisanje literature sa reversa;

 Tabela Dokumenti – lista dokumenata koji su dodijeljeni reversu;
 Tabela Zapisi – lista zapisa odabranog dokumenta.
Izbor dokumenata koji se daju na revers, vrši se iz evidencije elektronskog protokola. Izbor dokumenata
vši se korištenjem opcije Dodavanje u alatnoj traci. Na pregledu su odabrani samo dokumenti iz knjige
Biblioteka.
U cilju bržeg pronalaženja traženog dokumenta na raspolaganju su opcije za pretragu i postavljanje uslova
pregleda – Filter.
Ukoliko se odabere pogrešan dokument, uklanjanje vrši se korištenjem opcije Brisanje.
Strana 127
Izborom dokumenta, istovremeno se

dodjeljuju svi zapisi pripadajućeg
dokumenta. Obzirom da dokument
može sadržavati jedan ili više zapisa, a
da se na revers izdaju samo pojedini
zapisi, njihov izbor vrši se korištenjem
opcije Zapisi, u alatnoj traci.
Zapisi koji se ne daju na korištenje,

brišu se iz ponuđene tabele.
Pogrešno brisani zapisi, mogu se

ponovo pridružiti reversu, korištenjem
opcije Dodavanje.
Potvrda o reversu
Kao dokaz da je izvršeno izdavanje dokumenata određenoj osobi, izdaje se potvrda. U tu svrhu korsti se
opcija sa slike.
Izborom ove opcije dobija se forma

pripremljena za štampu.
Strana 128
Preporučuje se da se potpisani dokument, u digitalizovanoj formi, pridruži dokumentu koji nastaje

aktiviranjem reversa.
Aktiviranje
Izborom opcije Aktiviranje otvara se forma za evidentiranje protokola u odgovarajućoj knjizi.
Nakon snimanja osnovnih podataka otvara se forma protokola gdje su prikazani svi neaktivirani reversi u
protokolu za knjigu Biblioteka:
Strana 129
Aktiviranjem dokumenta na kojem je kursor pozicioniran pojavljuje se poruka za potvrdu ili odustajanje
od aktiviranja.
Aktiviranjem dokument dobija status aktiviran i može se pronaći samo kroz filter na protokolu ili kroz
preglede u Reversima.
Povrat
Prilikom povrata zadužene literature neophodno je izvršiti razduženje reversa kroz opciju Povrat.
Pokretanjem opcije pojavljuje se forma na kojoj se evidentiraju podaci o datumu povrata i eventualnoj
napomeni.
Strana 130
Potvrdom razduženja revers postaje neaktivan.
Pregled
Vrste reversa - opcija za pregled vrsta reversa koji su definisani u Registri-Reversi.
Lista reversa – pregled reversa po odabranoj vrsti reversa i za odabrani vremenski period. Ukoliko se ne
odabere vrsta reversa tada će izvještaj obuhvatiti sve vrste.
Strana 131
Korištenje dokumenata – pregled reversa po određenoj vrsti reversa i odrveđenoj vrsti dokumenata
Strana 132
II.7. Reversi
Čuvanju dokumenata treba posvetiti posebnu pažnju. U praksi javlja se potreba za privremeno izdavanje
dokumenata iz zaštićenog područja i praćenje
pravovremenog vraćanja. Prije početka rada na procesu
izdavanja dokumenata na revers, neophodno je
definisati vrste reversa kojim će se izdavati dokumenti.
Pored definisanja vrste reversa, neophodno je, u

organizacionoj šemi protokola, definisati posebnu
elektronsku knjigu, tip dokumenta i dvije vrste dokumenata.
Namjena definisanja posebne knjige reversa je centralizovano praćenje dokumenata i literature koji su
izuzeti iz organizacije i koji se nalaze na privremenom zaduženju – reversu.
Odabranu knjigu, tip i vrste dokumenta treba upisati u konfiguraciju sistema.
Praćenje zaduženja za izuzete dokumente vrši se krištenjem opcije Reversi, u aplikacijama obrada.
Strana 133
Izborom opcije Reversi, dobija se forma za obradu reversa.
 Traka sa alatima – alati za obradu reversa;

 Tabela korisnika – lista korisnika kojima su dati dokumenti na revers. Ispod tabele prikazane su
napomene vezane za dati revers i korisnika dokumenta;
 Tabela dokumenata – lista dokumenata koji su korisniku dati na revers.
 Dodavanje – dodavanje novog reversa;

 Ispravka – korekcija informacija o evidentiranom reversu;
 Brisanje – brisanje pogrešno evidentiranog reversa;
 Dokumenti – izbor dokumenata koji se daju na revers;
 Revers – izrada dokumenta reversa;
 Povrat – povrat izuzetih dokumenata od strane osoba koje su koristile dokumente;
 Filter – postavljanje uslova pregleda.
Proces izdavanja dokumenata na revers, može se predstaviti u nekoliko koraka.
Strana 134
Korisnik Zapisi Potvrda Aktiviranje Razduženje
Prilikom izdavanja dokumenata na revers, u prvom koraku, evidentiraju se informacije o korisniku

dokumenta. Nakon toga vrši se izdavajanje zapisa koji se daju na revers. Kao dokaz da je korisnik izuzeo
određene dokumente kreira se potvrda o zaduženju - Revers.
Kao dokaz da su dokumenti izdati na privremeno korištenje, vrši se aktiviranje dokumenta.
Za dokumente koje je korisnik vratio kreira se dokument razduženja.
Otvaranje reversa
Kod ažuriranja reversa

(dodavanje i ispravka)
informacije:
 Broj – redni broj reversa. Broj se samo prikazuje bez mogućnosti ažuriranja;
 Datum – datum izdavanja reversa;
 Vrsta reversa – vrstom reversa se, najčešće, definišu razlozi za izdavanje dokumenata iz
zaštićenog područja;
 Zaposlenik – korisnik dokumenta iz reda zaposlenika;
 Korisnik – korisnik dokumenta. Ukoliko je korisnik iz reda zaposlenika, u ovom polju će se ispisati
njegovo ime i prezime. Ukoliko se dokumnet daje na korištenje osobama koje nisu evidentirane
kao zaposlenici, potrebno je evidentirati njihovo ime i prezime;
 Podaci o korisniku – ostali podaci o korisniku, kao što su: adresa, telefon i dr.;
 Rok za povrat – evidentiranje datuma do kojeg osoba iz predhodnog stava treba da vrati
dokument;
 Napomena – evidentiranje dodatnih informacija vezanih za izdati revers.
Strana 135
Upisom ovih informacija izvršeno je definisanje korisnika dokumenata izuzetih na revers.
Odabir dokumenata i zapisa
Nakon definisanja korisnika dokumenata koji se izdaju na revers, pristupa se izboru dokumenata i zapisa.
U tu svrhu koristi se opcija Dokumenti u alatnoj traci.
Izborom ove opcije dobija se sljedeća forma.
 Traka sa alatima – opcije za dodavanje ili brisanje dokumenta sa reversa;

 Tabela Dokumenti – lista dokumenata koji su dodijeljeni reversu;
 Tabela Zapisi – lista zapisa odabranog dokumenta.
Izbor dokumenata koji se daju na revers, vrši se iz evidencije elektronskog protokola. Izbor dokumenata
vši se korištenjem opcije Dodavanje u alatnoj traci.
Strana 136
U cilju bržeg pronalaženja traženog dokumenta na raspolaganju su opcije za pretragu i postavljanje uslova
pregleda – Filter.
Ukoliko se odabere pogrešan dokument, uklanjanje vrši se korištenjem opcije Brisanje.
Izborom dokumenta, istovremeno se dodjeljuju svi zapisi pripadajućeg dokumenta. Obzirom da

dokument može sadržavati jedan ili više zapisa, a da se na revers izdaju samo pojedini zapisi, njihov izbor
vrši se korištenjem opcije Zapisi, u alatnoj
traci.
Zapisi koji se ne daju na korištenje, brišu

se iz ponuđene tabele.
Pogrešno brisani zapisi, mogu se ponovo

pridružiti reversu, korištenjem opcije
Dodavanje.
Potvrda o reversu
Kao dokaz da je izvršeno izdavanje dokumenata određenoj osobi, izdaje se potvrda. U tu svrhu korsti se
opcija sa slike.
Izborom ove opcije dobija se forma

pripremljena za štampu.
Strana 137
Preporučuje se da se potpisani dokument, u digitalizovanoj formi, pridruži dokumentu koji nastaje

aktiviranjem reversa.
Aktiviranje
Kada se završi procedura potpisivanja i preuzimanja tražene dokumentacije, kao dokaz da se poslovna
transakcija i desila vrši se aktiviranje reversa.
U tu svrhu koristi opcija sa slike.
U procesu aktiviranja, u elektronsku knjigu za evidenciju protokola, upisuje se odgovarajuća vrsta

dokumenta.
Elektronska knjiga, tip

dokumenta i odgovarajuća vrsta
dokumenta upisani su u
Strana 138
Izborom opcije Aktiviranje otvara se forma za evidentiranje protokola u odgovarajućoj knjizi. Istovremeno
se evidentira dokument reversa, po opisanoj šemi.
Korisnicima se sugeriše da u zapise dokumenta evidentiraju digitalnu formu potvrde o reversu.
Strana 139
Aktiviranjem dokumenta na kojem je kursor pozicioniran pojavljuje se poruka za potvrdu ili odustajanje
od aktiviranja.
Aktiviranjem dokument dobija status aktiviran i može se pronaći samo kroz filter na protokolu ili kroz
preglede u Reversima.
Povrat
Nakon vraćanja dokumenta od strane osobe koja je izuzela zapise, potrebno je evidentirati odgovarajuće
informacije o ovoj aktivnosti.
Evidentiranje povrata
dokumenata, vrši se korštenjem opcije Povrat u alatnoj traci.
Pokretanjem opcije pojavljuje se forma na kojoj se evidentiraju podaci o datumu povrata i eventualnoj
napomeni.
Strana 140
Potvrdom razduženja revers dokument se skida sa zaduženja.
Pregledi
Za evidentirane reverse predviđeni su sljedeći pregledi.
Vrste reversa - opcija za pregled vrsta reversa koji su definisani u Registri-Reversi.
Lista reversa – pregled reversa po odabranoj vrsti reversa i za odabrani vremenski period. Ukoliko se ne
odabere vrsta reversa tada će izvještaj obuhvatiti sve vrste.
Strana 141
Korištenje dokumenata – pregled reversa po određenoj vrsti reversa i odrveđenoj vrsti dokumenata
Strana 142
II.9. Registratori
U cilju upravljanja fizičkim prostorom za smještaj dokumenata, DMS sistemom predviđeno je evideniranje
registratora, fascikli, kutija ili drugih fizičkih jedinica za smještanje dokumenata i zapisa.
Organizovano evidentiranje registratora i praćenje odlaganja fizičkog dokumenta, omogućava brzo

pronalaženje dokumenta. Pored toga značajno ubrzava izlučivanje registraturne i arhivske građe.
Prije početka izdavanja fascikli i registratora, korisnicima se sugeriše da se izvrše

određene pripreme, koje se, između ostalog, ogledaju u određivanju:
 Lokacija za odlaganje – fizičke lokacije na koje se ostavljaju, fascikle,

registratori ili druge kutije za smještaj dokumenata i zapisa. Definisanje
lokacija za odlaganje vrši se korištenjem opcije Fizičke lokacije, u dijelu
pripreme registara sistema;
 Način označavanja – definisanje načina označavanja fascikli i registratora. U tu svrhu potrebno je
standardizovati način označavanja registratora. Usvojeni standard označavanja registratora
evidentira se u registru Vrste registratora.
Definisanje lokacija za odlaganje, načina označavanja registratora i osoba zaduženih za stavljanje

registratora u promet potrebno je definisati posebnim uputstvima, odlukama odgovornih osoba ili
pravilnikom o kancelarijskom i arhivskom poslovanju.
Stavljanje registratora u promet vrši se korištenjem opcije Registratori. Izborom opcije Registratori, dobija
se forma za evidentiranje registratora.
 Alatna traka – alati za evideniranje registratora i manipulaciju registratorima i dokumentima;

 Tabela Registratori – lista evidentiranih registratora. U listi su za registratore pokazani: lokacija
na kojuje smješten registrator, oznaka registratora, naziv registratora, datum otvaranja, poslovna
godina, kao i njegov status;
 Tabela Vrste dokumenata - lista vrste dokumenata koji se odlažu u registrator;
 Tabela Dokumenti – dokumenti odabrane vrste dokumenata koji su smješteni u odabrani
ragistrator.
Strana 143
U alatnoj traci smještene su sljedeće opcije:
 Dodavanje – dodavanje novog registratora;

 Ispravka – ispravka informacija o ranije evidentiranom registratoru;
 Brisanje – brisanje pogrešno evidentiranog registratora;
 Zamjena – izdavanje novog registratora umjesto registratora na kome se nalazi kursorska traka;
 Opcije – posebne akcije vezane za rad sa registratorima,
 Filter – postavljanje uslova prikaza registratora;
 Pregledi – izrada liste registratora.
Ažuriranje
Kod ažuriranja registratora

(ispravka ili brisanje)
informacije:
 Vrsta registratora –
izbor vrste registratora
koji se stavlja u
promet;
 Oznaka – oznaka
registratora. Oznaka
vrste registratora
Strana 144
kreira se oznaka vrste registratora + redni broj. Redni brioj je zadnji redni broj evidentiranog
registra;
 Broj – redni broj za odabranu vrstu dokumenta;
 Popunjen – dopunska oznaka za popunjene registratorske jedinice ili jedinice za koje nije
predviđeno dodatno odlaganje dokumenata;
 Naziv – naziv registratora. Za naziv registratora sistem će ponuditi naziv vrste registratora;
 Lokacija – lokacija na kojoj se odlaže registrator. Za naziv registratora sistem će ponuditi lokaciju
definisanu na vrste registratora;
 Opis – opis primjene registratora;
 Datum otvaranja – datum kada je registrator stavljen u funkciju;
 Za godinu – poslovna godina dokumenata koji se odlažu u registrator;
 Datum zatvaranja – datum kada se registrator prestao popunjavati i dobios status Popunjen;
 Zadužena osoba – osoba koja je odgovorna za ispravno korištenje registratora;
 Zamjena za – oznaka registratora koji novootvoreni registrator mijenja. Ova opcija evidentira se u
slučaju da je do izdavanja novog registratora došlo zbog popunjavanja predhodnih registratora.
Zamjena registratora
U praksi vrlo često se izdavanje novih registratora vrši nakon popune predhodno korištenih registratora.
U tu svrhu projektovana je posebna opcija zamjena
registratora. U tu svrhu koristi se opcija Zamjena u
alatnoj traci.
U tu svrhu potrebno je u tabeli

registratora odabrati
registrator koji je popunjen, za
kojeg je potrebno izdati
zamjenu.
Izborom ove opcije, dobija se

forma koja je identična formi za
ažuriranje- izdavanje
registratora. Sistem će ponuditi
elemente za novi registrator
elemente definisane na
registratoru koji se proglašava
popunjenim.
Strana 145
Završetkom ovog procesa, registrator sa kojeg je pozvana ova opcija proglašava se neaktivnim.
Novootvorenom registratoru će biti dodijeljene vrste dokumenata sa predhodnog registratora.
Opcije
Za registratore predviđene su akcije definisane u opcijama:
 Pridruživanje dokumenata – opcija za pridruživanje vrste

dokumenata registratoru u koji je predviđeno odlaganje
dokumenata. Ova opcija se, obično, pokreće u

slučaju naknadne odluke upotrebe ovog dijela
sistema. Takođe može se koristiti i kod zamjene
popunjenog registratora;
 Isključivanje dokumenata – isključivanje greškom
pridruženih dokumenata;
 Prenos na drugu lokaciju – prenos registratora sa

jedne na drugu fizičku lokaciju.
Korisniku je omogućeno da prenese
jedan ili sve registratore sa jedne na
drugu fizičku lokaciju;
Strana 146
 Zatvaranje registratora – opcija za zatvaranje registratora koji se neće koristiti za odlaganje
dokumenata. Pokretanjem opcije javlja se forma na kojoj su prikazane informacije o registratoru

koji se zatvara. U donjem dijelu forme korisnik treba da odabere datum na koji se zaključuje
registrator i oznaku registratora u koji će se odlagati dokumenti koji su se odlagali u registrator
koji je predmet zatvaranja;
 Dektiviranje – omogućavanje unosa dokumenata u registrator koji je bio zaključen njegovim
ponovnim aktiviranjem. Opcija se koristi u slučaju da je registrator pogrešno zatvoren ili se javila
naknadna potreba za njegovim korištenjem;
Strana 147
 Naljepnice – izrada četiri vrste naljepnica, prilagođena različitim veličinama registratora i sadržaju
naljepnice. Kao sadržaj mogu se ispisivati vrste dokumanata ili tipove dokumenata. Predviđene
je izrada naljepnica za A4
registratore različite širine.
Bez obzira koja se opcija
pozove, korisnik ima
mogućnost izbora jednog ili
više registratora za koje se vrši izrada naljepnica.
Kod štampe naljepnica, štampa se oznaka, naziv registratora, dokumenti, vrste dokumenata koji
se odlažu u registrator ili
tipovi dokumenata (ovisno o
opciji sa koje se pozove),
poslovna godina i datum
formiranja registratora kao i
bar kod oznake. Bar kod se
koristi kod popisa
registratora.
U gornjem dijelu potrebno je
odabrati uslove za prikaz
registratora čije se naljepnice
štampaju. Za uslove štampe
moguće je odabrati period
izdavanja, vrstu registratora
ili fizičku lokaciju.
Štampa naljepnica je
optimizirana za A4 list. Stoga se korisnicima sugeriše da pripreme odgovarajući broj registratora
za koje se predviđa štampa registratora. U tu svrhu se može upotrijebiti filter na period otvaranja
registratora.
Osim pomenutoga, na registratoru je predviđen prostor za ispis datuma zatvaranja registratora.
Uz to je predviđeno definisanje dijapazona oznaka dokumenata koji se odlažu u registrator.
Strana 148
Pregledi
Korisnicima na raspolaganju su nekoliko pregleda:
 Lista registratora po lokacijama – kompletna inventurna lista registratora po lokacijama;

 Lista dokumenata – lista dokumenata koji se odlažu u registrator.
Strana 149
II.10. Prenos registratora i dokumenata
U redovnom radu sa dokumentima javlja se potreba prenosa registratora sa jedne na drugu fizičku
lokaciju. U praksi to se dešava prilikom prenosa iz priručne arhive u trajnu arhivu, ili se provodi proces
reorganizacije arhivskog prostora. Pored toga u cilju reorganizacije dokumenata, javlja se potreba
izlučivanja jednog ili više dokumenata iz jednog registratora u drugi
registrator.
U tu svrhu namijenjena je posebna opcija Prenos registara i

dokumenata, postavljena u okviru aplikacija obrada sistema za
upravljanje dokumentima.
Izborom opcije Prenos registratora i dokumenata, dobija se forma za

obradu na kojoj se nalaaze sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – alati za prenos registratora sa jedne na drugu lokaciju, prenos dokumenata i
pregled koji se odnosi na raspored registratora;
 Tabeala Osnovna lokacija – lista definisnih osnovnih fizičkih lokacija;
 Tabela Fizička lokacija – lista lokacija u osnovnim lokacijma na koje, ili u koje, se postavljaju
registratori;
 Tabela Registratori – lista registratora koji se nalaze na lokaciji iz predhodne tabele;
 Tabela Dokumenti – lista dokumenata u registratoru iz predhodne tabele.
Strana 150
 Prenos registratora – prenos registratora sa jedne na drugu lokaciju;

 Prenos dokumenata – prenos dokumenata iz jednog registratora u drugi registrator;
 Dodavanje u registrator – uspostava praćenja dokumenata po registratorima ili naknadno
odlaganje u registrator;
 Pregled – pregledi vezani za stanje registratora i dokumenata.
Prenos registratora
Prenos registratora obavlja se korištenjem opcije Prenos registratora, u alatnoj traci. Opcija je aktivna
samo u slučaju da za odabranu fizičku lokaciju, u bazi podataka, postoji evidentiran jedan ili više
registratora koji su prikazani u tabeli Registratori.
Prije izbora ove opcije, neophodno je postaviti kursorsku traku, u tebeli Registratori, na registrator koji se
prenosi na drugu lokaciju.
Izborom opcije dobija se
forma na slici.
U gornjem dijelu forme

prikazana je lokacija i
registrator koji je predmet
prenosa.
Korisnik treba da evidentira lokaciju na koju se registrator prenosi.
Upisom lokacije ista će biti upisana u informacije o lokaciji registratora i dokumenata.
Strana 151
Prenos dokumenata
Pored prenosa registratora, u praksi javlja se potreba prenosa dokumenata iz jednog registratora u drugi
registrator. Predmet prenosa mogu biti dokumenti, za koje je prilikom evidentiranja u protokol,
evidentiran registrator u
koji se ulažu.
Evidentirani registratori
prikazuju se u donjem
desnom uglu ispod detalja
vezanog za odabrani
registrator.
Za odabrani registrator prenos dokumenta, vrši se korišenjem opcije Prenos dokumenata, koja je
postavljena u alatnoj traci. Izborom opcije dobija se nova forma.
U gornjem dijelu forme prikazana je lokacija i registrator, sa kojeg je izvršen poziv opcije za prenos
dokumenata. Za odabrani registrator data je lista dokumenata koji mogu biti predmet prenosa.
Izbor dokumenta vrši se stavljanjem oznake ispred dokumenta koji je predmet prenosa.
Odabrani dokumenti prenose se na lokaciju i registrator u donjem dijelu forme.
Prenosom dokumenata vrši se izmjena informacija vezana za registrator direktno u odgovarajućim

knjigama protokola.
Strana 152
Dodavanje u registrator
Određene organizacije, posebno u prvoj fazi implementacije, ne vode dovoljnu pažnju o označavanju
lokacija i registratora dokumenata. Iz tih razloga dokumenti budu zavedeni u elektronske knjige i
protokol, pri čemu lokacija i registrator ne budu evidentirani.
U kasnijim fazama korištenja sistema, podizanjem organizacije na viši nivo, organizacije počinju da
značajniju pažnju posvećuju odlaganju dokumenata i njihovom čuvanju. U tim slučajevima sačinjava se
inventura registratora i dokumenata.
Na osnovu pripremljenih spiskova, sistemom je omogućeno i naknadno evidentiranje registraturnih

jedinica.
U tu svrhu koristi se opcija Dodavanje u

registrator, u alatnoj traci.
Izborom ove opcije kreira se forma za postavljanje uslova za prikaz dokumenata koji će biti prenešeni u
određeni registrator. Na formi se može odabrati elektronska knjiga, tip dokumenta i vrsta dokumenta.
Strana 153
Postavljanjem uslova pregleda,

javlja se forma na kojoj su
prikazani dokumenti za koje u
protokolu nije evidentiran
registrator.
Izbor dokumenata vrši se

stavljanjem odgovarajuće oznake ispred protokolne oznake dokumenta.
U donjem dijelu evidentira se lokacija i registrator u koji se prenose odabrani dokumenti.
Evidentirani registrator i lokacija će biti prenešena u informacije o dokumentu u elektronskim knjigama

protokola.
Strana 154
Pregledi
U cilju praćenja registratora i dokumenata predviđene su

sljedeći izvještaji i analize:
 Raspored registratora – stanje registratora po fizičkim

lokacijama. Korisnik može odabrati jednu ili više osnovnih lokacija i jednu ili više lokacija na koje
se postavljaju registratori. Za odabrane uslove daje se pregled registratora sa informacijama o
datumu otvaranja
registratora i njegovom
statusu;
 Lista dokumenata po registratorima – stanje dokumenata po registratorima i fizičkim lokacijama;
 Lista dokumenata bez

registratora – pregled
dokumenata za koje nije
određen registrator. Pri
tome mogu se postaviti
uslovi prikaza koji se
odnose na elektronsku
knjigu protokola, tip i vrstu dokumenta.
Strana 155
Strana 156
II.11. Popis registratora
II.12. Elektronska pošta
Strana 157
II.13. Izlazna pošta
Korisnici sistema za upravljanje dokumentima imaju na raspolaganju posebnu opciju u kojoj sistemski
mogu pratiti dokumente koji napuštaju organizaciju i upućuju se na odgovarajuće adrese.
Izborom opcije Izlazna pošta javlja se forma na sljedećoj slici. Na ovoj formi mogu se uočiti sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – opcije za ažuriranje poštanskih pošiljki;

 Tabela Vrste pošte – lista načina otpreme poštanskih pošiljki. Načini poštanskih pošiljki definišu
se registrom Vrste pošte. U ovoj tabeli prikazan je sadržaj ovog registra;
 Tabela Paket – lista dana i grupa pošiljki kojima je vršena otprema pošte za odabranu vrstu pošte
iz predhodne tabele;
 Tabela Izlazna pošta – lista poštanskih pošiljki otpremljenih odabranom vrstom pošte na
određeni datum.
 Dodavanje – određivanje dokumenata koji su premet slanja odabranom vrstom pošte;

 Ispravka – korekcija informacija u knjizi pošte o evideniranoj pošiljci;
 Brisanje – uklanjanje pošiljke iz knjige pošte;
 Protokol – prenos u knjigu pošte dokumenata koji su evidentirani u elektronskom protokolu;
Strana 158
 Izlazni račun – prenos u knjigu pošte izlaznih računa koji su evidentirani u poslovnom sistemu
ImelBis;
 Zaključenje paketa – zatvaranje paketa za pridruživanje novih pošiljki;
 Filter – postavljanje uslova pregleda knjige pošte;
 Pregledi – lista pošiljki.
Odnosi između vrste pošte, paketa i pošiljki prikazani su na sljedećoj slici.
Pojedinačne
Vrsta pošte1 pošiljke Vrsta pošte2
Paket 1 Paket 1
Izlazni računi 1
Paket K Paket L
DMS
dokumenti
U organizaciji može biti uspostavljena više načina dostave izlazne pošte. Načini dostave definišu se kao
Vrste pošte. U praksi to može biti redovna pošta, brza pošta, lična dostava, elektronska pošta i sl. Za
ilustaciju na slici su prikazane dvije vrste pošte: Vrsta pošte1 i Vrsta pošte 2.
Otprema pošte obavlja se u zaokruženim cjelinama – paketima. Paket predstavlja grupu pošiljki koje se
otpremaju odabranom vrstom pošte u jednom ciklusu. To znači da se pošiljke mogu razvrstavati prema
njihovoj vrsti, mjestu dostave i sl. Tako razvrstane pošiljke čine pakete.
Izbor i evidentiranje pošiljki za pojedine vrste pošti i odabrane pakete može se vršiti pojedinačno i zbirno.
Pojednični izbor i evidentiranje pošiljki vrši se direktnim evidteniranjem i formiranjem paketa za slanje.
Ovim sistemom predviđena su dvije mogućnosti zbirnog izbora pošiljki koje su predmet otpreme. Izbor
pošiljki može se obaviti iz dokumenata koji su evidentirani putem elektronskog protokola.
Pored elektronskog protokola, za korisnike sistema ImelBis, omogućeno je povezivanje sa bazom izlaznih
računa.
U tekstu koji slijedi detaljno će biti pojašnjene navedene mogućnosti.
Strana 159
Pojedinačni izbor dokumenata
Pojedninačni izbor i
korekcija dokumenata vrši
se korištenjem opcije
Dodavanje i Ispravka u
alatnoj traci.
U tu svrhu za odabranu
vrstu pošte. potrebno je
postaviti kursorsku traku
na paket kojim će se
otpremiti pošiljka.
Izborom opcija Dodavanje

ili Ispravka, pojavljuje se
forma za dodavanje ili korekciju dokumenta koji je predmet slanja poštom.
Korisnik treba da evidentira sljedeće informacije:
 Vrsta pošte – vrsta pošte kojom će slati pošiljka koja je predmet obrade. Sistem će ponuditi vrstu
pošte iz tabele, sa koje je pozvano ažuriranje pošiljke;
 Datum otpreme – datum kada će doći do otpreme paketa pošiljki. Sistem će ponuditi datum kada
je pozvano ažuriranje pošiljke;
 Paket – paket za odabranu vrstu pošte koja se šalje odabranog datuma otpreme;
 Dokument – oznaka dokumenta koji je predmet slanja;
 Poslovni partner – izbor poslovnog partnera iz registra poslovnih partnera na koga glasi pošiljka.
Ukoliko se odabere poslovni partner, sistem će onemogućiti evidentiranje fizičkog lica ili
zaposlenika, a u polje Stranka i Sjedište, upisat će se informacije o poslovnom partneru;
 Fizičko lice - izbor osobe iz registra fizičkih lica na koga glasi pošiljka. Ukoliko se odabere fizičko
lice, sistem će onemogućiti evidentiranje zaposlenika, a u polje Stranka i Sjedište, upisat će se
informacije o fizičkom licu;
 Zaposlenik - izbor osobe iz registra zaposlenika na koga glasi pošiljka. Ukoliko se odabere
zaposlenik, u polje Stranka i Sjedište, upisat će se informacije o fizičkom licu;
 Stranka – stranka kojoj se upućuje pošiljka. Ukoliko se odaberu predhodne informacije, sistem će
popuniti ovo polje. Ukoliko to nije slučaj, korisnik može upisati naziv stranke kojoj se upućuje
pošiljka;
Strana 160
 Sjedište – sjedište stranke kojoj se upućuje pošiljka. Ukoliko se odaberu predhodne informacije,
sistem će popuniti ovo polje. Ukoliko to nije slučaj, korisnik može upisati sjedište i adresu stranke
kojoj se upućuje pošiljka;
 Obrađivač – osoba koja evidentira pošiljku;
 Napomena – dopunska informacija o pošiljki.
Obavezno je evidentiranje vrste pošte, datum otpreme, paket, stranka i obrađivač.
Zbirni prenos pošiljki iz elektronskog protokola u knjigu pošte
Za dokumente uredno evidentirane u odgovarajuće elektronske knjige protokola, može se pojednostaviti

prenos u knjigu pošte. U tu svrhu projektovana je posebna opcija Protokol u alatnoj traci. Izborom ove
opcije otvara se forma čiji su detalji prikazani na sljedećoj slici.
U gornjem dijelu forme prikazana su uslovi prikaza dokumenata evidentiranih u elektronske knjige pošte.
Pri tome je predviđeno evidentiranje dvije grupe informacija. U prvom dijelu evidentiraju se informacije
vezane za stranku i datum dokumenta u elektronskoj knjizi protokola.
 Poslovni partner – poslovni partner kome se upućuje pošiljka;

 Fizičko lice – ukoliko nije odabran poslovni partner, fizičko lice kome se upućuje pošiljka;
 Zaposlenik – ukoliko nije odabran poslovni partner ili fizičko lice, zaposlenik kome se upućuje
pošiljka;
Strana 161
 Datum dokumenta – datum dokumenata u elektronskom protokolu koji se prosljeđuju stranci.

Sistem nudi dokumente koji nisu bili predmet predhodnih pošiljaka te datumski opseg koji
odgovara posljednjoj sedmici poslovanja.
Korisnik nije obavezan evidentirati stranku i pri tome može odabrati i bilo koji drugi datumski opseg
dokumenata u elektronskoj knjizi protokola.
U drugom dijelu evidentiraju se informacije se vezane za način otpreme. Pri tome se evidentiraju sljedeće
informacije:
 Vrsta pošte – vrsta pošte sa koje je pozvana opcija Protokol;

 Datum otpreme – datum kada je planirana otprema pošte. Sistemom je ponuđen trenutni –
sistemski datum;
 Paket – redni broj paketa za odabrani datum otpreme. Ukoliko se za određeni datum pošta šalje
jednom dnevno data paket ima vrijednost “ 1“. Ukoliko se u toku dana više puta vrši slanje iste
vrste pošte, tada će se javiti više paketa.
Prenos pošiljki iz baze izlaznih računa u knjigu pošte
Korisnici koji koriste poslovni sistem ImelBis i evidentiraju izlazne račune čije je slanje predviđeno putem
knjige pošte, mogu pojednostaviti prenos u knjigu pošte ovog tipa dokumenata. U tu svrhu projektovana
je posebna opcija Izlazni račun u alatnoj traci. Izborom ove opcije otvara se forma čiji su detalji prikazani
na sljedećoj slici.
Strana 162
U gornjem dijelu forme prikazana su uslovi prikaza dokumenata evidentiranih u elektronske knjige pošte.
Pri tome je predviđeno evidentiranje dvije grupe informacija. U prvom dijelu evidentiraju se informacije
vezane za stranku i datum dokumenta u knjigama izlaznih računa.
 Poslovni partner – poslovni partner kome se upućuje pošiljka;

 Fizičko lice – ukoliko nije odabran poslovni partner, fizičko lice kome se upućuje pošiljka;
 Datum dokumenta – datum dokumenata u knjigama izlaznih računa koji se prosljeđuju stranci.
Sistem nudi dokumente koji nisu bili predmet predhodnih pošiljaka te datumski opseg koji
odgovara posljednjoj sedmici poslovanja.
Korisnik nije obavezan evidentirati stranku i pri tome može odabrati i bilo koji drugi datumski opseg
dokumenata u elektronskoj knjigama izlaznih računa.
U drugom dijelu evidentiraju se informacije se vezane za način otpreme. Pri tome se evidentiraju sljedeće
informacije:
 Vrsta pošte – vrsta pošte sa koje je pozvana opcija Protokol;

 Datum otpreme – datum kada je planirana otprema pošte. Sistemom je ponuđen trenutni –
sistemski datum;
 Paket – redni broj paketa za odabrani datum otpreme. Ukoliko se za određeni datum pošta šalje
jednom dnevno data paket ima vrijednost “ 1“. Ukoliko se u toku dana više puta vrši slanje iste
vrste pošte, tada će se javiti više paketa.
Zaključenje paketa
Nakon evidentiranja svih dokumenata koji su predmet otpeme, pristupa se zaključenju paketa pošte. U tu
svrhu projektovana je posebna opcija u alatnoj traci.
Postavljanjem kursorske trake na paket pošte koji je predmet

zaključenja, te izborom odgovarajuće opcije, pojavljuje se forma, u
kojoj se traži potvrda pokrenute aktivnosti.
Zaključenjem paketa, isti se sklanja sa forme za ažuriranje i u njega

neće moći biti dodavni novi dokumenti.
Strana 163
Filter
Analiza evidentirane izlazne pošte može biti jako zahtjevan posao. U cilju olakšanja ove aktivnosti
projektovana je opcija za postavljanje uslova pregleda. Izborom opcije Filter, u alatnoj traci pojavljuje se
forma za postavljanje uslova pregleda.
Kao uslov pregleda moguće je postaviti:
 Vrsta pošte – izbor vrste pošte za koju se traži pregled;

 Period slanja – određivanje perioda slanja odabrane izlazne pošte;
 Stranka – naziv stranke kojoj je upućena pošta;
 Poslovni partner – izbor stranke iz liste poslovnih partnera, kojem je upućena određena pošta;
 Fizičko lice – izbor stranke iz liste fizičkih lica, kojem je upućena određena pošta;
 Zaposlenik – izbor stranke iz liste zaposlenika, kojem je upućena određena pošta;
 Status - izbor statusa pošte (zaključeni, nezaključeni ili svi paketi pošte).
Prilikom postavljanja uslova pregleda moguće je odabrati jedan ili uslova.
Pregledi
Za evidentiranu izlaznu poštu na raspolaganju su dva pregleda:
 Pregled izlazne pošte – sadržaj izlezne pošte po vrstama pošte i

paketima. Na ovaj pregled primjenjuju se uslovi postavljeni
korištenjem opcije Filter;
Strana 164
 Sadržaj paketa – izlistavanje sadržaja odabranog paketa iz tabele paketa.
Strana 165
III. Arhiva
U dijelu upravljanja dokumentima predviđeno je upravljanje elektronskom i fizičkom arhivom.
U ovom dijelu predviđene su sljedeće opcije:
 Elektronska arhiva – upravljanje i ažuriranje elektronskih lokacija za zvanične dokumente –

dokumente evidentirane putem protokola;
 Fizička arhiva – upravljanje fizičkim prostorom za smještaj dokumenata.
III.1. Elektronska arhiva
Prilikom evideniranja dokumenata u prootkol, pored

evidencije lokacije na kojoj se odlaže fizički dokument,
evidentira se i elektronska verzija dokumenta na
određene elektronske lokacije.
Izborom opcije Elektronska arhiva, dobija se forma na sljedećoj slici.
Strana 166
Na formi se nalaze sljedeći elementi:
 Traka sa alatima – alati za manipulaciju sa dokumentima na elektronskim lokacijama;

 Tabela Eletronske lokacije – lista elektronskih lokacija na kojima se nalaze elektronske verzije
dokumenata;
 Tabela Dokumenti – lista dokumenata koji se nalazi na odabranoj lokaciji;
 Dodatni podaci – dodatni podaci o dokumentu odabranom u predhodnoj tabeli.
Strana 167
Korisnički dokumenti
Posebnu vrstu elektronskih dokumenata čine korisnički dokumenti. U organizacijama koje su uspostavile
visok nivo korištenja sistema za upravljanje dokumentima, javlja se zauzimanje značajnih prostora na
internim i eksternim diskovima.
U svrhu upravljanja elektronskim prostorom namijenjenom smještaju nezvaničnih – korisničkih

dokumenata projektovana je posebna opcija
Korisnički dokumenti.
Izborom ove opcije dobija se forma na kojoj mogu se uočiti sljedeće detalje:
 Traka sa alatima – alati za upravljanje elektronskim prostorom;

 Tabela Putanja do korisničkih dokumenata - lista elektronskih lokacija na kojima su smješteni
korisnički dokumenti;
 Tabela Kreatori dokumenata - lista korisnika koji su kreirali dokumente u bazi korisničkih
dokumenata;
 Tabela Arhivirani dokumenti – lista dokumenata arhiviranih od strane korisnika iz predhodne
tabele;
 Tabela Zapisi – lista zapisa dokumenta iz grupe arhiviranih dokumenata;
Strana 168
 Tabela Nearhivirani dokumenti – lista dokumenata u radu odabranog korisnika iz liste Kreatori
dokumenata;
 Tabela Zapisi – lista zapisa dokumenta iz grupe dokumenata u radu.
U traci sa alatima predviđene su sljedeće

opcije:
 Promjena lokacije – promjena

lokacije kreiranim korisničkim dokumentima;
 Brisanje – brisanje korisnički kreiranih dokumenata;
 Filter – postavljanje uslova prikaza i obarde korisničkih dokumenata;
 Zapis – pregled odabranog zapisa.
Promjena lokacije korisničkih dokumenata
U slučaju da je odabrana lokacija postala nedovoljna za arhiviranje ranije kreiranih korisničkih

dokumenata, ili postoji potreba oslobađanja određene elektronske lokacije u cilju njenog uklanjanja,
neophodno je izvršiti premještanje korisničkih dokumenata.
U tu svrhu koristi se opcija Promjena lokacije u alatnoj traci. Izborom ove opcije dobija se forma za prenos
sa lokacije na lokaciju.
Korisniku je ponuđena forma na kojoj je izvorišna lokacija, lokacija na kojoj se nalazila kursorska traka u
tabeli Putanja do korisničkih dokumenata. Za odredišnu lokaciju korisnik treba odabrati predhodno
pripremljenu elektronsku lokaciju.
Brisanje korisničkih dokumenata
Ukoliko administrator sistema procijeni da određene dokumente treba ukloniti tada pokreće opciju
Brisanje, iz alatne trake.
Strana 169
Izborom ove opcije korisnik dobija formu kao na slici.
Izbor dokumenata za brisanje vrši se stavljanjem oznake ispred naziva korisnika čiji dokumenti će se
brisati.
Korisniku će se ponuditi dokumenti koji zadovoljavaju uslove filtera.
Prilikom korištenja ove opcije treba biti jako pažljiv. Jednom brisani dokumenti neće se moći vratiti.
Filter
Baza korisničkih dokumenata može biti jako velika, tako da administrator sistema ili zadužena osoba može
imati veliki problem u upravljanju korisničkim dokumentima. Kao pomoć u identifikaciji korisničkih
dokumenata, predviđena je opcija Filter u alatnoj traci.
Izborom ove opcije dobija se

forma na sljedećoj slici.
Kao filter mogu se postaviti

 Zaposlenik – izbor jednog

ili više zaposlenika koji su
kreirali korisničke dokumente;
Strana 170
 Stranka – stranka evidentirana na kreiranju dokumenta od strane korisnika;

 Period kreiranja – period u kome su nastali korisnički dokumenti.
Uslovi filtera se prenose na opcije promjene lokacije ili brisanja korisničkih dokumenata.
Zapis
Prije brisanja dokumenata, administratoru ili zaduženoj osobi za upravljanje elektronskim prostorom, se
sugeriše da pregledaju sadržaje dokumenata koje
namjeravaju ukloniti sa određene lokacije.
U tu svrhu koristi se opcija Zapis u alatnoj traci.
Strana 171
III.2. Fizička arhiva
Obzirom da veliki broj organizacija ne raspolaže dovoljnom količinom prostora za odlaganje arhive,
upravljanje fizičkim prostorom je jedan od vrlo važnih procesa koji se javljaju unutar sistema za
upravljanja dokumentima.
U tu svrhu predviđena je posebna opcija

Fizička arhiva.
Aktivnosti vezane za fizičku arhivu, u osnovi

mogu se podijeliti u dvije grupe:
 Uređenje fizičkog prostora – manipulacija sa registraturnim jedinicama i zapisima u cilju

optimalnog korištenja raspoloživog fizičkog prostora;
 Arhivska djelatnost – identifikacija registraturne građe kojoj je prošao rok čuvanja fizičke forme
zapisa i provođenje aktivnosti u skladu sa zakonima o arhivskoj djelatnosti.
Izborom opcije Fizička arhiva, dobija se složena tabelarna forma na kojoj su prikazani sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – alati za uređenje fizičkog prostora, promjenu lokacije i arhivsku građu;
 Tabela Osnovne lokacije - lista osnovnih fizičkih lokacija;
 Tabela Fizičke lokacije – lista lokacija za odabranu osnovnu lokaciju iz predhodne tabele;
 Tabela Registratori – lista registratora na odabranoj fizičkoj lokaciji;
 Tabela Dokumenti – lista dokumenata u odabranom registratoru;
 Detalji o dokumentu – detalji o dokumentu iz predhodne tabele na kojem se nalazi kursorska
traka;
Strana 172
 Tabela Zapisi – lista zapisa koji se odnose na odabrani dokment.
U donjem dijelu forme prikazani su sljedeći elementi:
 Tabela Dokumenti sa nedefinisanim registratorima – lista dokumenata za koje u bazi ne postoji

informacija o registratoru;
 Detalji o dokumentu – dodatne informacije o dokumentu iz predhodne tabele;
 Zapisi – lista zapisa odabranog dokumenta.
 Uređenje fizičkog prostora – preuređenje fizičkog prostora – prenos registratora i dokumenata iz

jedne u drugu lokaciju;
 Odabir registraturne građe – aktivnosti vezane odabir registraturne građe kojoj je prošao rok
čuvanja fizičke forme dokumenta;
 Izdvajanje arhive – izdvajanje dokumenata iz prostora za čuvanje i razvrstavanje u bezvrijednu i
arhivsku građu;
 Filter – postavljanje uslova prikaza i pregleda;
 Pregledi – pregledi vezani za korištenje fizičkog prostora i izlučivanje arhivske građe.
Strana 173
Uređenje fizičkog prostora
Jedna od osnovnih namjena opcija fizičke arhive je uređenje

prostora u kojima se smještaju dokumenti i zapisi. U tu svrhu
predviđena je posebne opcije Uređenje fizičkog prostora.
U ovu svrhu predviđene su sljedeće opcije:
 Prenos grupe registratora – prenos većeg broja

registratora sa jedne na drugu fizičku lokaciju;
 Prenos pojedinačnog registratora – prenos jednog registratora sa jedne na drugu fizičku lokaciju;
 Prenos predmeta – prenos dokumenata koji pripadaju odabranom predmetu u odabrani
registrator na određenoj lokaciji;
 Prenos dokumenata registratora – prenos dokumenata iz jednog u drugi registrator;
 Određivanje registratora – identifikacija otvorenog registratora za evidentirane dokumente
kojima u procesu evidentiranja nije određen registrator u koji su smješteni.
Prenos grupe registratora
Ova opcija se primjenjuje kod značajnijeg redizajniranja

arhivskog prostora. Korištenjem ove opcije predviđen je
prenos jednog ili više registratora sa jedne fizičke lokacije na
drugu fizičku lokaciju.
U tu svrhu potrebno je postaviti kursorsku traku na lokaciju sa koje se planira prenos registratora, te
odabrati opciju sa slike.
Izborom opcije Prenos grupe registratora, dobija se forma na slici. U gornjem dijelu forme prikazana je
lokacija sa koje se vrši prenos registratora. U sredini forme potrebno je odabrati lokaciju na koju se vrši
prenos registratora. U dnu forme nalazi se tabela sa evidentiranim registratorima na odredišnoj lokaciji.
Izbor registratora vrši se klikom miša na polje ispred oznake registratora.
Strana 174
Prenos pojedinačnog registratora
Namjena opcije je izdvajanje odabranog registratora sa jedne i prenos na drugu lokaciju.
Prije izbora ove opcije, neophodno je postaviti kursorsku traku,

u tebeli Registratori, na registrator koji se prenosi na drugu
lokaciju. Izborom opcije dobija se forma na slici.

prikazana je lokacija i
registrator koji je predmet
prenosa.
Korisnik treba da evidentira

lokaciju na koju se registrator
prenosi.
Upisom lokacije ista će biti upisana u informacije o lokaciji registratora i dokumenata.

Strana 175
Prenos predmeta
U određenim organizacijama, posebno organima javne uprave,

dokumenti se po pravilu odlažu u predmete. Iz tih razloga kod
uređenja fizičkog prostora, javlja se potreba prenosa grupe
dokumenata povezanih u predmete. U tu svrhu projektovana je
posebna opcija Prenos
predmeta.
Pozivom ove opcije javlja se

forma na slici.

potrebno je odabrati predmet
čiji se dokumenti prenose na
novu lokaciju.
Za odabrani predmet, na
sredini forme pojavljuju se
dokumenti koji su pridruženi
odabranom predmetu.
Organizacije koje dokumente

povezuju sa predmetima,
njihovo odlaganje vrše zbirno
u odabrane registratore. U tu svrhu preporučuje se odabir svih ponuđenih dokumenata. Ukoliko za to
postoje posebni razlozi, nije neophodno odabrati sve ponuđene dokumente.
Nakon odabira predmeta, u donjem dijelu forme potrebno je odabrati fizičku lokaciju i registrator u koji
se prenose odabrani dokumenti.
Prenos dokumenata registratora
U redovnom radu, najčešće zbog reorganizacije sadržaja pojedinačnih registratora, javlja se potreba
izlučivanja pojedinačnog dokumenta iz jednog u drugi registrator.
Strana 176
Za odabrani registrator prenos dokumenta, vrši se korišenjem

opcije Prenos dokumenata registratora. Izborom opcije dobija
se nova forma.
U gornjem dijelu forme prikazana je lokacija i registrator, sa

kojeg je izvršen poziv opcije za prenos dokumenata. Za odabrani registrator data je lista dokumenata koji
mogu biti predmet prenosa.
Izbor dokumenta vrši se

stavljanjem oznake ispred
dokumenta koji je predmet
prenosa.
Odabrani dokumenti prenose

se na lokaciju i registrator u
donjem dijelu forme.
Prenosom dokumenata vrši

se izmjena informacija vezana
za registrator direktno u
odgovarajućim knjigama
protokola.
Određivanje registratora
Određene organizacije, posebno u prvoj fazi

implementacije, nisu jasno odredili način
odlaganja fizičke forme dokumenata.
Ti dokumenti ,na osnovnoj formi, prikazani su u tabeli Dokumenti sa nedefinisanim registratorima.
Kada se steknu uslovi efektivnog upravljanja fizičkim

prostorom, neophodno je odrediti registratore u koje se odlažu
zapisi odabranih dokumenata.
U tu svrhu projektovana je posebna opcija Određivanje
Strana 177
registratora.
Izborom ove opcije dobija se tabelarna forma, koja svojim izgledom je identična tabelarnoj formi za
evidentiranje protokola.
 Traka sa alatima – opcije za određivanje registratora za odabrani dokument i otvaranje

registratora;
 Tabela Knjige protokola - lista evideniranih elektronskih knjiga protokola;
 Tabela Zadužena osoba – zadužene osobe za obradu dokumenata koje imaju pristup odabranoj
knjizi protokola;
 Tabela Protokol – evidentirani dokumenti u odabranoj knjizi protokola. U tabeli se prikazuju
dokumenti kojima nije dodijeljen registrator;
 Dodatni podaci – dio podataka koji se evidentiraju prilikom upisa dokumenta u protokol kao i
opis evidentiranog dokumenta;
 Tabela Zapisi – sadržaj dokumenta evidentiranog u protokolu.
 Prenos u registrator – prenos dokumenata u odabrani registrator;

 Ažuriranje registratora – pristup opciji za otvaranje ažuriranje registratora. Ova opcija detaljno je
pojašnjena u dijelu koji se odnosi na obrade registratora, te u ovom dijelu neće biti detaljnije
pojašnjena.
Strana 178
Izborom opcije Prenos u registrator,

pojavljuje se forma na sljedećoj slici.
U gornjem dijelu forme prikazan je

dokument i vrsta dokumenta sa koga
je pozvan prenos registratora. Korisnik
može odabrati ponuđenu elektronsku
knjigu i vrstu dokumenta ili odabrati
druge parametre.
U sredini forme, vrši se izbor

registratora u koji se vrši prenos
odbrane vrste dokumenata. Pored
registatora, u slučaju potrebe
razdvajanja po predmetima,
omogućen je i izbor odgovarajućeg
predmeta.
U donjem dijelu prikazani su

dokumenti sa nedefinisanim
registratorom odabrane elektronske
knjige i vrste dokumenta.
Izbor dokumenata vrši se klikom miša na polje ispred rednog broja u knjizi protokola.
Izborom opcije Nastaviti, vrši se upis oznake registratora uz odabrane dokumente. Ukoliko je odabran
predmet odabrani dokumenti će biti pridruženi odabranom predmetu.
Odabrani dokumenti se sklanjaju iz liste dokumenta za koji nije definisan registrator.
Strana 179
Arhivska djelatnost
Zakonsku obavezu za sve organizacija predstavlja izdvajanje registraturne građe kojoj je prošao rok
čuvanja iz ukupne – sređene registraturne građe, evidentirane u sistem za upravljanje dokumentima.
Izdavajanje se vrši svake godine.
Postupak izdvajanja se može prikazati u nekoliko koraka.
Arhivska
građa
Identifikacija Provjera
registraturne roka Izlučivanje
građe čuvanja
Bezvrijedna
registraturna
građa
Kako je na slici prikazano postupak izdvajanja obavlja se u tri osnovna koraka:
 Identifikacija registraturne građe – izbor građe kojoj redovno čuvanje za odabranu poslovnu
godinu u sređenom stanju prestaje, te koja je predmet izlučivanja;
 Provjera roka čuvanja – provjera odabranog roka čuvanja registraturne građe, u skladu sa
promjenom politike čuvanja registraturne građe;
 Izlučivanje – proces fizičkog izlučivanja arhivske i bezvrijedne građe.
U tu svrhu namijenjene su
posebne opcije:
 Odabir registraturne građe – analiza registraturne građe kojoj je istekao rok fizičkog čuvanja,
provjera roka čuvanja, njeno obilježavanje podjela na arhivsku i ostalu (bezvrijednu) registraturnu
građu;
 Izdvajanje arhive – proces fizičkog izlučivanja dokumenata i kreiranje knjiga arhivske i bezvrijedne
građe.
Strana 180
Odabir registraturne građe
Prvi korak u procesu izlučivanja arhivske građe predstavlja identifikaciju arhivske i bezvrijedne
registraturne građe iz cjelokupne registraturne građe.
Rokovi čuvanja zapisa i

dokumenata, u skladu sa
listom registraturne građe,
definisani su za svaku vrstu
dokumenta pojedinačno.
Informacije o rokovima
čuvanja, automatski se
prenose u opis dokumenta na
protokolu.
U skladu sa zakonskom regulativom, obaveza svih organizacija (najčešće jednom godišnje) je izlučivanja
arhivske i bezvrijedne građe. U tu svrhu
namijenjena je posebna opcija Odabir
registraturne građe, čijim izborom se dobija
forma na sljedećoj slici.
Strana 181
 Traka sa alatima – alati za upravljanje fizičkom arhivom koja ima kategoriju registraturne građe;
 Tabela – lista dokumenata za koje u poslovnoj godini prestaje rok čuvanja. U tabeli uz datum i
oznaku dokumenta prikazane su statusne kolone. Kolona Odabrano, pokazuje da je dokument
kojem je prošao rok čuvanja odabran kao registraturna građa tekuće poslovne godine. Kolona
Izlučenje pokazuje da je za odabrani dokument donešena odluka o njegovom izlučenju. Kolona
Arhiva, pokazuje da se dokument prenosi u arhivsku građu u skladu sa Zakonom o arhivskoj
djelatnosti;
 Detalji - detalji o dokumentu iz tabele;
 Zapisi – zapisi dokumenta koji je odabran u tabeli i čiji su detalji prikazani na formi.
Za manipulaciju ponuđenom registraturnom građom predviđene su sljedeće opcije:
 Rok čuvanja – promjena roka čuvanja fizičke i elektronske forme dokumenta;

 Registraturna građa – donošenje odluke o izlučenju dokumenata;
 Korekcija – korekcija informacija vezanih za status dokumenta namijenjenog za prenos u arhivsku
ili bezvrijednu registraturnu građu;
 Zbirno ažuriranje – grupna korekcija rokova čuvanja i oznake registraturne građe;
 Pregledi – pregledi vezani za registraturnu građu.
Strana 182
Ukoliko se kursorska traka postavi na dokument koji je odabran za izdavajanje u arhivsku ili bezvrijednu
arhivsku građu, u alatnoj traci se na mjestu Registraturna građa, javlja opcija Poništenje odabira.
Namjena ove opcije je poništenje pogrešno odabrane registraturne građe.
Rok čuvanja
Ukoliko se, u toku ponovnog pregleda, utvrdi da organizacija ima interesa da produži
čuvanje fizičke i elektronske forme dokumenta, predviđena je posebna opcija za
produženje ovog roka.
Za odabrani dokument iza tabele

dokumenata kojima je prošao rok
čuvanja, dobija se forma na kojoj se
može upisati novi rok čuvanja fizičke i
elektronske verzije dokumenta.
Registraturna građa
Dokumenti kojima je prošao rok čuvanja fizičke verzije

dokumenta, te za koje nije produžen rok čuvanja, treba da
budu tretirani kao registraturna građa. U tu svrhu namijenjena je opcija Registraturna građa.
Strana 183
Izborom ove opcije dobija se forma na

kojoj su prikazani detalji o dokumentu
koji je prenos u registraturnu građu
tekuće poslovne godine.
U donjem dijelu forme neophodne je

odabrati status odabranog dokumenta.
Pri tome korisnik može odabrati jednu
od opcija:
 Arhivska građa – oznaka da će

izlučeni dokument predstavlja
građu od trajne važnosti;
 Bezvrijedna registraturna građa – oznaka da označeni dokument predstavlja bezvrijednu
registraturnu građu.
Korisnik treba da odabere jednu od navedenih opcija.
Filter
U cilju selekcije dokumenata koji su predmet izbora registraturne građe, korisnici, u alatnoj traci, imaju na
raspolaganju posebnu opciju Filter.
Izborom ove opcije dobija se forma za
postavljanje uslova pregleda.
Pri tome korisnik može postaviti

sljedeće uslove pregleda:
 Neodabrani – dokumenti za
koje nije odlučeno u koju
kategoriju arhivske građe pripadaju;
 Odabrani – dokumenti kojima je dodijeljen status odabrane registraturne građe;
 Svi – prikaz svih dokumenata bez obzira status izbora;
 Arhivska građa – dokumenti za koje je predviđeno da budu prenešeni u arhivsku građu;
 Bezvrijedna građa - dokumenti za koje je predviđeno da budu prenešeni u bezvrijednu arhivsku
građu. Ova i predhodna opcija dostupne su u slučaju da je uključena opcija Odbrani;
 Knjiga – elektronska knjiga prookola čiji dokumenti će biti predmet odabira;
 Tip – tip dokumenta koji će biti predmet odabira.
Strana 184
Postavljanjem uslova pregleda, u tabeli će biti prikazani dokumenti koji zadovoljavaju uslove prikaza.
Korekcija odabrane registraturne građe
U slučaju pogrešnog razvrstavanja na arhivsku i bezvrijednu građu, korisnicima je na raspoganju posebna

opcija u alatnoj traci Korekcija. Kako bi ova opcija bila
dostupna, neophodno je, korištenjem opcije Filter, u
alatnoj traci, odabrati opciju Odabrani, a zatim Arhivska
građa ili Bezvrijedna građa.
U tom slučaju treba pronaći pogrešno

razvrstani dokument, te odabrati opciju
Korekcija u alatnoj traci.
Pri tome se pojavljuje forma na kojoj su

prikazani svi detalji o odabranom
dokumentu.
U dnu forme, korisnik može promijeniti

status odabrane arhivske građe.
Poništenje odabira registraturne građe
U slučaju pogrešno odabrane registraturne građe, korisnicima je na rapolaganju posebna opcija

Poništenje odabira. Da bi ova opcija bila dostupna, neophodno je korištenjem opcije Filter u alatnoj traci
odabrati opciju Odabrani. U tom slučaju na formi prikazani su
dokumenti namijenjeni arhivskoj građi ili bezvrijednoj
registraturnoj građi, dok se u alatnoj traci pojavljuje se opcija
Poništenje odabira.
Izborom ove opcije javlja se forma prikazana na slici.
Strana 185
Na formi su prikazani dokumenti koji su odabrani za prenos u arhivsku ili bezvrijednu registraturnu građu.
U cilju bržeg pronalaženja pogrešno odabranih dokumenata, sortiranje je dozvoljeno po svim prikazanim
kolonama. Izbor dokumenta vrši se klikom miša ispred protokolne oznake. Poništenje odabira okončava
se izborom opcije Poništiti, u dnu forme.
Zbirno ažuriranje
Pored pojedinačnog ažuriranja, korištenjem opcija Rok čuvanja i Registraturna građa, sistemom su
predviđena i zbirna – grupna ažuriranja rokova čuvanja i prenosom u
registraturnu građu. U tu svrhu predviđene su posebne opcije.
Zbirno ažuriranje rokova čuvanja
Pored promjene rokova čuvanja za svaki dokument pojedinačno, korisnicima

je na raspolaganju i zbirno ažuriranje rokova čuvanja. Izborom opcije dobija
se forma kao na sljedećoj slici.
Strana 186
U gornjem dijelu forme postavljeni su uslovi za prikaz dokumenata kojima se mijenja rok čuvanja.
Korisnici mogu odabrati jednu elektronsku knjigu, tip dokumenta iz odabrane knjige i vrstu dokumenta. Za
definisane uslove u donjem dijelu forme se prikazuju dokumenti koji zadovoljavaju zadane uslove.
Izbor dokumenata kojima se mijenja rok čuvanja, vrši se stavljanjem oznake ispred datuma dokumenta.
Ukoliko se svim dokumentima koji zadovoljavaju zadane uslove bira se opcija Svi.
Nakon odabira dokumenata, u donjem dijelu forme, vrši se upis novog roka čuvanja fizičke i elektronske
verzije dokumenta.
Nakon izbora opcije Start, doći će do promjene roka čuvanja za odabrane dokumente.
Zbirno proglašenje registraturne građe
Pored prenosa dokumenata u registraturnu građu za svaki dokument

pojedinačno, korisnicima je na raspolaganju i zbirno proglašenje
dokumenata, koji imaju status arhivske ili bezvrijedne registraturne građe.
Izborom opcije Registraturna građa, dobija se forma kao na sljedećoj slici.
Strana 187
U gornjem dijelu forme postavljeni su uslovi za prikaz dokumenata koji se proglašavaju registraturnom
građom.
Korisnici mogu odabrati jednu elektronsku knjigu, tip dokumenta iz odabrane knjige i vrstu dokumenta. Za
definisane uslove u donjem dijelu forme se prikazuju dokumenti koji zadovoljavaju zadane uslove.
Izbor dokumenata kojima se prenose u registraturnu građu, vrši se stavljanjem oznake ispred datuma
dokumenta. Ukoliko se svi dokumenti koji zadovoljavaju zadane uslove, mogu proglasiti arhivskom ili
bezvrijednom građom, bira se opcija Svi.
U donjem dijelu forme korisnik treba da odabere tip registraturne građe – arhivska građa ili bezvrijedna
registraturna građa.
Nakon izbora opcije Start, doći će do proglašavanja odabranih dokumenata arhivskom ili bezvrijednom
registraturnom građom poslovne godine.
Strana 188
Pregledi
U okviru pregleda predviđene su sljedeće opcije:
 Lista registraturne građe – lista građe kojoj nije

produžen rok čuvanja i označena kao registraturne
građe;
 Lista registraturne građe za izlučenje -
Strana 189
Izdvajanje arhive
Nakon provjere rokova čuvanja i identifikacije registraturne građe, pristupa se njenom izlučivanju. U tu
svrhu projektovana je posebna
opcija Izdvajanje arhive.
Izborom ove opcije javlja se nova forma, na kojoj su prikazani sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – opcije za ažuriranje arhivskih knjiga i izlučivanje arhivske građe, preglede
arhivske i bezvrijedne građe;
 Odabrana registraturna građa – lista odabrane registraturne građe za izdvajanje;
 Detalji – dodatne informacije vezane za dokument iz predhodne tabele.
 Knjige arhivske i bezvrijede građe – registar knjiga u koju se upisuje arhivska i bezvrijedna građa.
Ovaj registar je detaljnije pojašnjen u okviru obrade registara;
 Prenos u arhivsku građu – izuzimanje dokumenta iz elektronske knjige protokola, odgovarajućeg
registratora, upis u arhivsku knjigu i prenos u arhivski registrator;
Strana 190
 Prenos u bezvrijednu građu – izuzimanje dokumenta iz elektronske knjige protokola,

odgovarajućeg registratora, upis u knjigu bezvrijedne građe i prenos u registrator dokumenata
namijenjenih uništenju;
 Arhivska građa – lista zaključenih arhivskih knjiga po godinama;
 Bezvrijedna građa – lista zaključenih knjiga bezvrijedne registraturne građe u koje je upisana lista
dokumenata koja je uništena.
Prije početka rada na izlučivanju dokumenata, organizatorima procesa se preporučuje da provjere, i po

potrebi, u skladu sa uputstvom o izdvajanju arhivske i bezvrijedne građe, otvore knjige u koje će upisati
arhivsku i bezvrijednu građu.
Prenos u arhivsku građu
Filter
Strana 191
IV. Registri
ImelDMS je predvido posebne opcije za uređivanje šifarnika i registara koji se koriste pri obradi poslovnih
procesa upravljanja dokumentima. Registri su grupisani na osnovu opcija obrade u kojima se najčešće
susreću i to:
 Organizaciona šema protokola – definisanje organizacione šeme označavanja dokumenata.

Predstavlja način organizacije knjiga protokola, zaduženih osoba, vrste dokumenata i sl.;
 KLase dokumenata – definisanje grupa – tipova dokumenata koji se koriste u sistemu u cilju
grupisanja po raznim – dodatnim kriterijima;
 Način rješavanja protokola – definisanje osnovnih metoda rješavanja zadataka koji proističu iz
analize dokumenata koji su u elektronskoj formi preusmjereni sa protokola;
 Zaposlenici – registar zaposlenika koji se koristi u procesu obrade dokumentacije;
 Poslovni partneri – poslovni partneri za koje su vezuju pojedini dokumenti ;
 Fizička lica - registar fizičkih lica na koje se odnose pojedini dokumenti u sistemu;
 Obrasci – lista predefinisanih obrazaca koja se koristi kod obrade dokumenata;
 Standardni obrasci – definisanje obarazaca koji se štampaju kao obrasci za evidencije i

prikupljanje informacija;
 Fizičke lokacije – organizacija fizičkog prostora za odlaganje arhive;
 Rokovi čuvanja – definisanje rokova čuvanja fizičkih i elektronskih dokumenata;
 Liste zadataka – univerzalni registar za definisanje listi zadataka koji mogu se koristiti kod
definisanja toka obrade dokumenta;
 Skeneri – lista skenera koji se koristi u sistemu upravljanja dokumentima u procesu digitalizacije
dokumenata;
Strana 192
 Vrste reversa – uređivanje registra kojim se opisuje izdavanje dokumenata i literatura izvan
prostora u kojem se čuvaju;
 Kategorije legislative – izrada registra klasifikacije zakonskih i internih akata;
 Vrste registratora – klasifikacija registratora u cilju jednoobraznog označavanja;
 Vrste pošte – definisanje načina razvrstavanja poštanskih pošiljki;
 Knjige arhivske i bezvrijedne građe – definisanje arhivskih knjiga i knjiga bezvrijedne građe, u
skladu sa zakonskom regulativom vezanom arhivske poslove;
 Vrste troškova postupka – određivanje vrsta troškova koji se javljaju pri obradi predmeta.
U tesktu koji slijedi detaljno je opisan način pripreme i obrade registara. Obzirom da se priprema registra
zaposlenika obavlja u dijelu namijenjenom upravljanju ljudskim resursima, u ovom dijelu je izostavljena
njegova detaljna obrada.
Strana 193
IV.1. Organizaciona šema protokola
U cilju upravljanja dokumentima neophodno je definisati organizacionu šemu. Organizaciona šema

protokola definisana je na tri nivoa:
Vr. dokumenta 111
Tip 11 :
: Vr. dokumenta 11N

Knjiga 1
Vr. dokumenta 1N1
:
Tip 1N :
Vr. dokumenta 1NN
Vr. dokumenta N11
Tip N1 :
: Vr. dokumenta N1N

Knjiga n
Vr. dokumenta NN1
Tip NN :
Vr. dokumenta NNN
 Knjige protokola - najviši nivo u organizacionoj šemi. U organizacijama se može uspostaviti jedna
ili više elektronskih knjiga. Pristup dokumentima se vrši putem knjiga protokola. Ukoliko je
različitim osobama dodijeljeno različito pravo pristupa dokumentima, potrebno je definisati
odgovarajući broj elektronskih knjiga protokola. Pri organizaciji protokola, mogu se uzeti i drugi
kriteriji – ulazni protokoli, interni protokoli i međuprotokoli;
 Tipovi dokumenta – srednji nivo u organizacionoj šemi protokola. Tipovi dokumenata određuju
grupe dokumenata koji su predmet upravljanja dokumentima;
 Vrste dokumenata – Najniži nivoi upravljanja dokumentima. Predstavljaju dokumente koji su
predmet obrade.
Organizaciona šema protokola se radi na osnovu pravilnika o označavanju dokumenata. Ukoliko

organizacije nisu uspostavile sistem označavanja dokumenata, prije definisanja organizacione šeme
protokola, Organizaciona šema protokola se evidentira u dijelu namijenjenom obradi registara.
Pokretanjem opcije Organizaciona šema protokola dobija se forma na kojoj mogu se uočiti sljedeći detalji:
Strana 194
 Traka sa alatima – alati za obradu i preglede vezane za organizacionu šemu protokola;

 Knjige protokola – tabela evidentiranih knjiga protokola. Ispod tabele prikazan je opis upotrebe
knjige protokola, kao i lista zaduženih osoba koje imaju pristup svim ili dijelu dokumenata knjige
protokola;
 Tipovi dokumenta – tabela osnovnih nivoa kategorija dokumenata. Ispod tabele prikazan je opis
koji se odnosi na tipove dokumenata;
 Vrste dokumenata – tabela vrstie dokumenta. Vrste dokumenata predstavljaju pisane
informacije kojima se može postupati kao cjelinom.
Ispod tabela dati su opisi i zadužene osobe za odabranu knjigu protokola, tip dokumenta ili vrstu
dokumenta.
U alatnoj traci nalaze se sljedeće opcije:
 Knjige protokola – opcija za obradu elektronskih knjiga protokola;

 Tipovi dokumenata – opcija za obradu tipova dokumenata;
 Vrste dokumenata – opcija za obradu vrste dokumenata;
 Opcije – opcije za manipulaciju sa registratorima i zbirnu izmjenu podataka o vrstama
dokumenata;
 Zbirno ažuriranje – opcije za ažuriranje informacija za veći broj dokumenata;
 Pregledi – pregledi vezani za organizacionu šemu protokola.
Strana 195
Knjige protokola
Knjige protokola predstavljaju elektronsku verziju standardnih knjiga protokola. Za razliku od fizičkih
knjiga protokola, korisnici mogu kreirati, u skladu sa usvojenim poltikama, veći broj elektronskih knjiga
protokola. Veći broj knjiga protokola omogućava detaljniju klasifikaciju dokumenata protokola.
Kod kreiranja, između ostalih parametara, treba uzeti u obzir klasifikaciju dokumenata koji se namjeravaju
voditi u knjigama protokola, osobe koje će imati pristup prilikom obrade ovih dokumenata, i dr.
Kreiranje knjiga protokola se obavlja izborom opcije Knjige

protokola, u alatnoj traci Organizacione šeme protokola.
Izborom ove opcije dobija se forma za ažuriranje elektronskih knjiga protokola.
 Traka sa alatima – opcije za ažuriranje knjiga protokola i izbor osoba koje imaju pristup
dokumentima knjige protokola;
Strana 196
 Tabela knjiga protokola – lista evidentiranih knjiga protokola;

 Opis – opis primjene knjige protokola i detalji vezani za status knjige protokola;
 Tabela Zadužene osobe – lista osoba koje imaju pravo ažurirati ili pregledati određene
dokumente koji se vode u posmatranoj elektronskoj knjizi protokola.
 Dodavanje – dodavanje elektronske knjige dokumenata;

 Ispravka - korekcija ranije evidentirane knjige dokumenata;
 Brisanje – brisanje pogrešno evidentirane
knjige protokola. Sistem neće dozvoliti brisati
knjige za koje su vezani tipovi dokumenata.
Ukoliko je ipak potrebno vršiti brisanje
elektronske knjige dokumenata, korisnik će
predhodno trebati brisati tipove dokumenata
koji su pridruženi odabranoj knjizi, te nakon toga pristupiti brisanju nepotrebne knjige
elektronskih dokumenata;
 Opcije – dodatne mogućnosti vezane za elektronske knjige protokola.
Opcije se odnose na određivanje zaposlenika iz liste zaposlenika koji
imaju pravo evidentirati ili pregledati dokumente u odabranoj
elektronskoj knjizi protokola, zatvaranje knjige protokola ili zamjenu
knjige protokola za druge, novootvorene knjige protokola;
 Filter - postavljanje uslova na pregled knjiga protokola.
Kod ažuriranja knjiga protokola vrši se obrada sljedećih informacija:
 Šifra – oznaka elektronske knjige protokola;

 Startni broj – broj od koga počinje odbrojavanje u knjzi protokola. Ovaj broj definiše se u slučaju
potrebe evidentiranja u elektronskim knjigama, u skladu sa politikom koja je važila do
uspostavljanja sistema upravljanja dokumentima;
 Naziv – naziv knjige protokola;
 Oznaka – oznaka elektronske knjige. Oznaku evidentiraju organizacije kojima nije dovoljno
šifarsko označavanje;
Strana 197
 Poslovna jedinica –
ukoliko se
elektronska knjiga
protokola otvara za
jednu poslovnu
jedinicu, tada se
vrši određivanje
poslovne jedinice;
 Datum otvaranja –
datum otvaranja
elektronske knjige
protokola;
 Godina – poslovna godina na koju se odnosi elektronska knjiga protokola;
 Opis – opis primjene knjige protokola;
 Digitalizacija - oznaka da se knjiga protokola koristi za arhiviranje digitaliziranog sadržaja. Knjige
sa ovom oznakom ne javljaju se u standardnom protokolu, nego isključivo u procesu digitalizacije
dokumenata;
 Biblioteka – oznaka da će se knjiga koristiti za praćenje dokumenata – knjiga, udžbenika,
priručnika i druge bibliografske građe, te da će se obrađivati u procesu obrada koje se odnose na
praćenje zaduženja bibliotečkog fonda;
 Arhivska građa – oznaka da su u knjigu protokola postavljeni dokumenti koji predstavljaju
arhivsku građu, u skladu sa zakonom o arhivskoj djelatnosti;
 Ulazna pošta – oznaka da se u knjigu upisuju dokumenti koji se primaju u organizaciju;
 Izlazna pošta – oznaka da će se dokumenti iz knjige javljati kod evidentiranja izlazne pošte.
Opcije
Pored navedenih informacija i obrada u elektronskim knjigama

protokola, korisnicima su na raspolaganju i dodatne mogućnosti:
 Zadužene osobe – lista osoba koje imaju pravo uvida u

evidentirane dokumente odabrane eleketronske knjige
protokola;
 Zatvaranje – zaključenje odabrane elektronske knjige protokola;
 Zamjena – otvaranje nove elektronske knjige koja zamjenjuje knjigu koja se zatvara;
Strana 198
 Kopiranje knjige protokola - kreiranje knjige protokola na osnovu predhodno evidentirane knjige
protokola. Način kopiranja detaljno je pojašnjen u opcijama u osnovnoj alatnoj traci
organizacione šeme protokola.
Zadužene osobe
Za svaku knjigu protokola predviđeno je definisanje osoba koje imaju pravo evidentirati dokumente u
knjigu protokola.
Izborom meni opcije Zadužene osobe, dobija se

forma za izbor osoba koje će imati priliku da
evidentiraju i uređuju dokumente iz odabrane
protokola.
Ukoliko odabrane osobe imaju restrikciju kod

korištenja pojednih dokumenata, predviđenih za
evidentiranje u knjigu protokola, postoji mogućnost
odabira jedne ili više osoba definisanih na knjizi za
pojedini tip ili vrstu dokumenta. Izbor osoba koje
imaju pravo odabira dokumenata određenog tipa ili
vrste dokumenta, vrši se pri njihovom evidentiranju.
Zatvaranje elektronske knjige protokola
Određene organizacije imaju potrebu periodičnog zatvaranja i otvaranja elektronskih knjiga protokola. U
tu svrhu predviđena je posebna opcija
Zatvaranje. Postavljanjem kursorske trake
na knjigu za koju je predviđeno zatvaranje
te izborom opcije Zatvaranje, odabrana
knjiga neće se moći koristiti na

protokolu ili drugim
obradama. Iz tih razloga neće
se moći koristiti tipovi
dokumenata, odnosno vrste
Strana 199
dokumenata knjizi koja je ranije služila za njihovo evidentiranje. Ukoliko se knjiga pogrešno zatvori,
moguće je izvršiti poništenje zatvaranja knjige. U tu svrhu potrebno je postaviti uslove prikaza – tj. filter
na neaktivne knjige protokola.
Zamjena elektronske knjige protokola
Iz sličnih razloga, kao u predhodnom slučaju, te potrebe reorganizacije organizacione šeme protokola,
predviđena je posebna opcija Zamjena elektronske knjige protokola.
Korištenjem ove opcije

korisnicima je omogućeno da
sve tipove dokumenata i vrste
dokumenata prebace iz knjige
na kojoj se nalazila kursorska
traka u knjigu po izboru.
Na ovaj načn, dokumenti iz

zatvorene elektronske knjige
ili knjige koja je predmet reorganizacije, će biti premješteni u drugu otvorenu knjigu protokola.
Ukoliko korisnik ima potrebu djelimične reorganizacije knjige protokola za pojedine tipove dokumenata ili
vrste dokumenata, tada se aktivnosti reorganizacije obavljaju u dijelu obrada koji se odnose na tipove
dokumenata ili na vrste dokumenata.
Filter
Za prikaz tabelarni prikaz

knjiga protokola, omogućeno
je definisanje uslova,
korištenjem opcije Filter u
alatnoj traci. Korisnici mogu
definisati sljedeće uslove:
Strana 200
 Tip knjige – prikaz aktivnih, neaktivnih ili svih knjiga;

 Oznaka – određivanje knjiga protokola koje imaju posebnu oznaku;
 Zadužene osobe – izbor zaduženih osoba. Korisnik može odabrati jednu ili više zaduženih osoba.
Ukoliko ne odabere niti jednu osobu sistem podrazumijeva sve zadužene osobe;
 Tipovi dokumenata – izbor tipova dokumenata koji su dodijeljeni knjigama protokola. Korisnik
može odabrati jedan ili više tipova dokumenata. Ukoliko ne odabere niti jedan tip dokumenta
sistem podrazumijeva sve tipove dokumenta;
 Vrsta dokumenata – izbor vrste dokumenata koji su preko tipova dokumenata dodijeljeni
knjigama protokola. Korisnik može odabrati jednu ili više vrsta dokumenata. Ukoliko ne odabere
niti jedna vrsta dokumenta sistem podrazumijeva sve vrste dokumenta;
 Period - postavljanje uslova na period važenja knjiga protokola.
Pregledi
Na ovoj formi može se dobiti pregled – lista knjiga protokola. Na listu se može primijeniti filterski prikaz.
Izborom opcije Lista,

kreira se dokument
sa listom knjiga
protokola.
Tipovi dokumenata
Sredniji nivo u organizacinoj šemi protokola predstavljaju tipovi dokumenata. Korisnicima se predlaže da
prilikom definisanja tipova dokumenta uzmu u obzir listu registraturne građe, ukoliko je u organizaciji
uspostavljena kao poseban dokument ili u sastavu odgovarajućeg pravilnika.
Strana 201
Izborom opcije Tipovi dokumenta u alatnoj traci Organizacione

šeme protokola , dobija se sljedeća forma.
 Traka sa alatima – opcije za ažuriranje tipova dokumenata i izbor osoba koje imaju pristup
dokumentima knjige protokola;
 Tabela tipova dokumenata – lista evidentiranih tipova dokumenata;
 Opis – opis primjene tipa dokumenta.
 Dodavanje – dodavanje novog tipa dokumenta u odabranu elektronsku knjigu protokola;

 Ispravka – ispravka ranije evidentiranog tipa dokumenta;
 Brisanje – brisanje tipa dokumenta koji je
pogrešno evidentiran. Nije dozvoljeno brisanje
dokumenta za koji su evidentirane vrste
dokumenata. Ukoliko, ipak, postoji potreba za
uklanjenje tipa dokumenta, prije toga
neophodno je ukloniti vrste dokumenata u
okviru tipa dokumenata koji je predmet brisanja;
 Opcije – izbor osoba koje imaju pristup obradama i pregledima dokumenata odgovarajućeg tipa,
te opcije za ažuriranje elektronskih lokacija.
Strana 202
Kod ažuriranja tipova dokumenata vrši se obrada sljedećih informacija:
 Oznaka – oznaka tipa dokumenta;

 Naziv – naziv tipa dokumenta;
 Rok čuvanja – rok čuvanja koji odgovara kategoriji registraturne građe. Ovaj rok će se ponuditi
kod evidentiranja vrsta dokumenata;
 Knjiga protokola – prikaz knjige protokola sa koje je izvršen poziv opcije za evidentiranje tipova
dokumenata;
 Folder – folder u
koji se snimaju
dokumenti
odabanog tipa.
Korisnicima se nudi
lokacija definisana
u podešenju
sistema i na njoj
lokacija za
snimanje
dokumenta sa
oznakom tipa
dokumenta;
 Snimanje – definisanje načina snimanja zapisa u protokolu. Odabrani tip dokumenta moguće je
snimati u bazu podataka ili na određenu mrežnu putanju. Sistem će ponuditi podešenja iz
konfiguracije sistema. Korisnicima sistema se sugeriše da dokumente i zapise koji se kreiraju u
procesu obrade dokumenata snimaju u bazu dok vanjske dokumente i zapise koji su digitalizirani
snimaju na određenu – pouzdanu mrežnu putanju;
 Opis – opis upotrebe tipa dokumenta.
Opcije
U dijelu opcija predviđene su sljedeće mogućnosti:
 Zadužene osobe – lista zaduženih osoba za odabrani tip

dokumenta;
 Elektronske lokacije – kreiranje lokacija za smještanje dokumenata protokola određenog tipa
dokumenata;
Strana 203
 Prenos u drugu knjigu – prenos tipa dokumenta iz jedne knjige protokola u drugu knjigu
elektronskog protokola;
 Kopiranje u knjigu pošte – upisivanje u odgovarajuću knjigu pošte tipova dokumenata koji se
javljaju u osnovnim knjigama elektronskog protokola.
Zadužene osobe
Po pravilu, za svaku knjigu protokola predviđeno je

definisanje osoba koje imaju pravo evidentirati
dokumente u knjigu protokola. U određenim
slučajevima, sve osobe definisane za knjigu
protokola, nemaju pravo pristupa i obrade svih
tipova dokumenata. U tom slučaju korištenjem
opcije u alatnoj traci, Zadužene osobe, vrši se izbor
iz liste zaduženih osoba za knjigu protokola. Ukoliko
sve osobe sa knjige protokola imaju pristup tipu
dokumenta izbor osoba nije obavezan.
Elektronske lokacije
U konfiguraciji sistema definisana je putanja na koju se snimaju dokumenti protokola.
Zbog boljeg upravljanja elektronskim

prostorom sistem za upravljanje
dokumentima omogućava kreiranje posebih
lokacija po pojedinim tipovima dokumenata.
Pri tome su moguće dvije opcije:
Strana 204
 Kreiranje pojedinačnih lokacija –

kreiranje na lokaciji iz protokola,
podlokacija sa oznakom protokola.
 Zbirne lokacije – dodjeljivanje zajedničke

lokacije za grupu tipova dokumenata. Za
evidentiranu lokaciju u gornjem dijelu
forme, bira se jadan ili više tipova
dokumenata. Za izabrane tipove upisuje se
odabrana putanja.
Prenos u drugu knjigu protokola
U procesu reorganizacije sistema upravljanja dokumentima, može se javiti

potreba prenosa jednog tipa dokumenata u drugi tip dokumenata. U tu
svrhu koristi se opcija Prenos u drugu knjigu. Prije pokretanja ove opcije
neophodno je postaviti kursorsku traku u tabeli na tip dokumenta koji je
predmet prenosa u drugu knjigu protokola.
Izborom ove opcije dobija

se forma na kojoj je
potrebno evidentirati
 Tip dokumenta –
tip dokumenta na
kojeg je postavljena
kursorska traka;
 Iz knjige – informacija o knjizi u kojoj je evidentian tip dokumenta;
Strana 205
 Prenosi se u knjigu – izbor nove knjige protokola, u koju se namjerava premjestiti tip dokumenta.
Zajedno sa tipom dokumenta izvršit će se premještanje i vrsta dokumenta koji su mu bili
pridruženi.
Kopiranje u knjigu pošte
Većina organizacija kod sistema označavanja dokumenata, kao

prioritetan kriterij uzima upotrebu dokumenta. Ovi dokumenti, po
pravilu se javljaju i u elektronskoj knjizi primljene pošte. Kako bi osnovna
klasifikacija bila zadržana, predviđeno je da se u knjigu pošte mogu
kopirati tipovi dokumenata iz osnovnih knjiga. U tu svrhu je predviđena posebna opcija Kopiranje u knjigu
pošte.
Pozivom ove opcije javlja se

forma na kojoj je u gornjem
dijelu forme prikazan je tip
dokumenta i knjiga iz koje
se vrši kopiranje.
U drugom dijelu forme

prikazana je odabrana knjiga u koju se vrši kopiranje odabranog tipa dokumenta. Za knjigu
može biti odabrana elektronska knjiga koja ima oznaku koja ukazuje da se radi o o vrsti knjige u koji se
evidentira pošta.
Ukoliko u odredišnoj knjizi već postoji tip dokumenta,

kopiranje neće biti dozvoljeno.
Kopiranjem tipa dokumenta vrši se i kopiranje vrste

dokumenata sa istovjetnim oznakama vrste dokumenta. Osnova razlika je da kopirane vrste dokumenata
imaju oznaku Ne protokolisati. To znači da su dokumenti već protokolisani prilikom njihovog kreiranja, te
se ponovo ne vrši njihovo protokolisanje.
Strana 206
Vrste dokumenata
Vrste dokumenata predstavljaju osnovni nivo na koji se primjenjuje sistem upravljanja dokumentima. Oni
predstavljaju pisane ili elektronske objekte koji mogu se jasno identificirati i predstaviti sa jedinstvenom
oznakom. Uređivanje dokumenata se vrši izborom opcije Vrste dokumenata u alatnoj traci.
Izborom opcije dobija se forma na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – traka sa alatima za ažuriranje dokumenata i dodatne – opcione obrade u

skladu sa politikom organizacije;
 Tabela dokumenata – tabela evidentiranih dokumenata;
 Opis – Detaljnije pojašnjenje vrste dokumenta.
 Dodavanje – dodavanje nove vrste dokumenta;

 Ispravka – ispravka ranije definisanih informacija o vrsti dokumentu;
Strana 207
 Brisanje – uklanjanje ranije evidentirane vrste dokumenta. Brisanje vrste dokumenata koji nema
upotrebne vrijednosti. Brisanje vrste dokumenata moguće je vršiti samo u slučaju da dokument
nije evidentiran u protokol. U slučaju da je odabrana vrsta dokumenta bila predmet evidentiranja
u elektronske knjige protokola, sistem će dati informaciju o knjigama u kojima je vršeno

evidentiranje odabrane vrste protokola. Ukoliko se radi o rekonstrukciji sistema označavanja, koja
nužno traži uklanjanje određenih vrsta dokumenta, neophodno je, prije brisanja izvršiti prenos
prometa evidentiranog u knjizi protokola na drugu vrstu dokumenta. Prenos prometa vrši se kroz
opcije arhiviranja u dijelu obrada protokola;
 Opcije – dodatne opcije vezane za odabranu vrstu dokumenata.
Forma za obradu dokumenata podijeljena je u nekoliko dijelova. U gornjem dijelu forme potrebno je
evidentirati informacije o načinu označavanja dokumenata, i to:
 Oznaka – jedinstvena oznaka vrste dokumenta;

 Ne protokolisati – oznaka koja govori da se ne radi o vrsti dokumenta koja se namjerava posebno
obrađivati u protokolu. To mogu biti dokumenti koji se naknadno uvode u DMS sistem a već
posjeduju oznaku protokola u skladu sa politikama koje su važile u trenutku kreiranja dokumenta.
Pored toga to mogu biti dokumenti nastalih u procesu digitalizacije ili evidentiranje audio, video
ili foto zapisa. Za dokumente sa ovom oznakom ne formira se protokolna oznaka. U tom slučaju
korisnik može unijeti proizvoljnu ili nikakvu oznaku protokola;
 Tip dokumenta – tip dokumenta sa kojeg je pozvano ažuriranje vrste dokumenta;
 Naziv – naziv vrste dokumenta koji je predmet ažuriranja;
 Protokol 1 – prvi dio oznake dokumenta, koji pripada odabranoj vrsti dokumenta;
 Protokol 2 – drugi dio oznake dokumenta. Kompletna oznaka između ova dva dijela ubacuje redni
broj u knjizi protokola, tako da se kompletna oznaka u knjizi protokola za dokument koji pripada
određenoj vrsti protokola sastoji od: Protokol1+Redni broj u knjizi protokola + Protokol2 . Ovo
pravilo ne važi za vrstu dokumenata sa oznakom Ne protokolisati.
Strana 208
U srednjem dijelu prikazane su informacije koje se odnose na čuvanje odabranog dokumenta:
 Rok čuvanja - rok čuvanja na osnovu posebno definisanog registra. Ovaj rok čuvanja se utvrđuje u
skladu sa listom registraturne građe. Sistemski će biti ponuđen rok čuvanja sa tipa dokumenta.
Za odabrani rok čuvanja korisniku se nude sljedeća tri polja;
o Rok fizički – rok čuvanja fizičke forme dokumenta;
o Rok elektronski – rok čuvanja elektronske forme dokumenta;
o Trajno – oznaka da je dokument koji pripada odabranoj vrsti dokumentacije od posebnog
značaja i da je za njega predviđeno trajno čuvanje. Ukoliko je evidentirana ova oznaka
nije potrebno definisati fizički i elektronski rok čuvanja;
 Registrator – registraturna jedinica u koju se odlaže fizička forma vrste dokumenta.
U donjem dijelu prikazane su informacije o načinu obrade i druge bitne informacije, kao što su:
Strana 209
 Vrijeme obrade – normativno vrijeme obrade odabrane vrste dokumenta. Ukoliko vrijeme
obrade nije definisano, koristit će se informacija o maksimalnom veremenu obrade upisana u
konfiguraciji sistema;
 Konačan rok – rok za koji odgovorna osoba treba obraditi dokument. Ukoliko je definisan rok
obrade sistem će po automatizmu izračunati vrijeme za rješavanje dokumenta, prilikom njegovog
evidentiranja u knjigu protokola.
Ukoliko rok za obradu nije specificiran, sistem će tražiti
informaciju definisanu u konfiguraciji sistema, te na osnovu
njega odrediti rok za obradu dokumenta ;
 Obrazac – ukoliko se dokument kreira na osnovu pripremljenog obrasca, oznaka obrasca;
 Zadužena osoba – zadužena osoba kojoj se prosljeđuje pisana ili elektronska forma dokumenta;
 ISO oznaka – oznaka dokumenta u sistemu upravljanja kvalitetom;
 Procesna obrada – oznaka koja daje informaciju da se vrsta dokumenta obrađuje u više koraka
jedinstvenog procesa. Takvi slučajevi su dokumenti u organima uprave, kojima se izdaje
odgovorajuće rješenje na zahtjev stranke. Isto tako se može urediti i
kretanje dokumentaciju u profitnim organizacijama (npr., rješavanje
zahtjeva kupca, zahtjeva zaposlenika i sl.). Za vrstu dokumenata
označenih sa Procesna obrada, dostupna je opcija Tok obrade ;
 Predmet obavezan – oznaka koja određuje da se za odabranu vrstu dokumenta obavezno
evidentira predmet, kod evidentiranja dokumenata u protokol;
 Automatsko kreiranje – oznaka da se evidentiranjem dokumenta u protokol, automatski kreira
predmet.
Ukoliko je kod evidentiranja dokumenta u elektronski protokol, odabrana vrsta dokumenta, za
koju je predviđeno obavezno evidentiranje predmeta, sistem neće dozvoliti unos dokumenta bez
njegovog pridruživanja predmetu. U slučaju da predmet nije pridružen a odabrana je vrsta
dokumenta koja ima idetifikacionu oznaku Automatsko kreiranje, prilikom upisa dokumenta
istovremeno će doći do kreiranja predmeta i njegovog pridruživanju dokumentu koji je predmet
obrade. Za dokumente kojima nije evidentirana obaveznost korištenja predmeta, dodjeljivanje
predmeta može se vršiti i naknadno korištenjem opcije Predmeti u alatnoj traci za evidentiranje
protokola ili posebnoj opciji u obradama;
 Klasa dokumenta – dodatna klasifikacija dokumenata, u slučaju da osnovna podjela nije dovoljna;
 Opis – pojašnjenje vrste dokumentacije.
Pored osnovnih informacija prikazanih na formi, u dnu forme data je opcija za
definisanje posebne vrste – tipa dokumenta. Pojašnjenje korištenja ovih vrsta

datao je opcijama Oznaka dokumenata.
Strana 210
Opcije
Pored informacija, koje se direktno evidentiraju kod obrade

vrste dokumentacije, predviđene su i dodatne opcije, koje se
odnose na određivanje osobe sa pravom pristupa
dokumentima, posebne oznake na dokumentima,
definisanje vrste dokumenata koje kriraju dokumente
obaveze u poslovnom informacionom sistemu, definisanje
toka obrade dokumenta, uvida u formu pridruženog
obrasca, proglašavanje aktivnim i neaktivnim dokumentima, prenos u drugu knjigu i tip dokumenta, kao i
kopiranje vrste dokumenta u drugu knjigu pošte.
Zadužene osobe
Po pravilu, zadužene osobe određuju se za elektronske knjige protokola. U određenim slučajevima

omogućeno je evidentiranje zaduženih osoba na tipovima dokumenata i vrstama dokumenata. Zadužene
osobe za odabranu vrstu dokumenata moguće je odabrati samo iz liste zaduženih osoba za tip dokumenta
kome pripada vrsta dokumenta.
Ukoliko nisu definisane zadužene osobe za tip dokumenta, tada nije moguće definisati zadužene osobe za
vrstu dokumenta.
Definisanjem zaduženih osoba za vrstu dokumenta, stavlja se kontrola kod obrade i uvida u dokumente
samo od strane zaduženih osoba.
Strana 211
Oznake dokumenata
Obzirom da je ImelDMS, povezan sa ostalim softverskim paketima, za vrstu

dokumentacije koja se koristi u ovim sistemima, neophodno je definisati
dodatne informacije.
Definisanje ovih informacija, za odabrani tip dokumenta, vršim se izborom opcije Oznake dokumenata.
Podjela informacija izvršena je u skladu sa uspostavljenom vezom sa dijelovima poslovnog sistema.
Dokumenti od značaja ja primjenu u ImelBis sistemu su:
 Kupoprodajni ugovor – dokumenti sa ovom oznakom se koriste kod

kreiranja kupoprodajnog ugovora sa obrada predračuna i ponuda,
kao i evidentiranju ugovora vezanih za nabavku;
Strana 212
 Zapisnik o primopredaji – ovaj tip dokumenata definiše sadržaj zapisnika o primopredaji

proizvoda. Izrada ovog zapisnika se vrši iz opcija izlaznih računa;
 Zahtjev – Narudžba kupca – tip dokumenta označava da se vrsta dokumenta sa ovom oznakom
odnosi na zahtjeve i narudžbe kupaca. Obzirom da se ovi zahtjevi evidentiraju i u posebnim
opcijama u okviru obrada u ImelBis sistemu, te zbog nastojanja da se jedan poslovni događaj
evidentira samo na jednom mjestu, kod aktiviranja protokola sa ovom oznakom, doći će do
kreiranja i aktiviranja Zahtjeva i narudžbi kupaca u okviru ImelBis sistema. Organizacija treba da,
svojom politikom, definiše praćenja načina realizacije ovih dokumenata;
 Predračun dobavljača –
oznaka da se radi o
predračunu koji je dobijen
od strane dobavljača.
Dokumenti sa ovom
oznakom su predmet
obrade posebne opcije u
poslovnom sistemu
namijenjenu komercijalnim obradama nabavke;
 Ulazni račun – vrsta dokumentacije koja se koristi prilikom
evidentiranja računa dobavljača putem protokola ulazne pošte.
Organizacije koje su uspostavile sistem pretvaranja ulaznih računa u elektronske dokumente
(skeniranjem ili na neki drugi način), te ih
evidentiraju putem ulaznog protokola,
imaju mogućnost povezivanja
evidentirane elektronske forme ulaznog
računa sa konkretnim ulaznim računom
(opcija Protokol kod evidentiranja ulaznog računa). Na ovaj način korisnici ImelBis sistema mogu
imati uvid u elektronsku kopiju orginalnog ulaznog računa. Obrada ulaznog računa može započeti
njegovim evidentiranjem u knjigu protokola. U tu svrhu potrebno je izvršiti odgovarajuća
podešenja. Izborom opcije Podešenje obrade, pojavljuje se forma na kojoj je potrebno evidentirati
Strana 213
informacije koje se koriste kod evidentiranja ulaznih računa u poslovni sistem ImelBis:
o Knjiga računa – elektronska knjiga ulaznih računa u poslovnom sistemu u koji se
namjerava evidentirati račun. Knjiga računa se bira iz pripremljenog registra knjiga
ulaznih računa;
o Opis računa – definisanje kategorije ulaznog računa čija je namjera klasifikacija računa i
definsanje određenih načina obrade. Opis računa bira se iz pripremljenog registra od
strane osoba zaduženi za uspostavu sistema nabavke;
o Vrsta računa - definisanje predmeta nabavke odabranim ulaznim računom. Kao i u
predhodnom slučaju, vrsta računa bira se iz pripremljenog registra od strane osoba
zaduženih za računovodstvenu obradu ulaznih računa.
Da bi se koristile mogućnosti
vezane za ulazne račune
neophodno je evidentirati
tražene informacije;
 Izlazni računi – oznaka vrste dokumenta pod kojim se izlazni račun iz poslovnog sistema
evidentira u sistem za upravljanje dokumentima;
 IOS – dokument koji će se koristii kod obrade izvoda otvorenih stavki, u dijelu ImelBis sistema
namijenjenog odnosima sa kupcima i dobavljačima;
 Cesija – vrsta dokumenta koja će se koristiti prilikom izrade ugovora o cesiji. Ugovori o cesiji
kreiraju se u poslovnom sistemu, u okviru opcija Kupci i dobavljači;
 Usaglašenje kupaca i dobavljača –
dokument koji se kreira u dijelu
analize odnosa sa kupcima i
dobavljačima – Usaglašenje stanja na
dan;
 Opomene za plaćanje – vrsta
dokumenta koja će se koristiti kod
kreiranja opomena za plaćanje;
 Ponuda – dokumenti koji se koriste
kod izrade raznih ponuda;
Strana 214
 Garantni list – dokument koji predstavlja garantni list;

 Tehnička dokumentacija – oznaka da vrsta dokumenta predstavlja digitaliziranu tehničku
dokumentaciju koja se povezuje sa uređajima kao što su

stalna redstva, tehnička dokumentacija uz artikle ili tehnička dokumentacija vezana za vrstu
mjernih uređaje u sistemu upravljanja komunalnim uslugama;
 Izvod banke – oznaka da dokument predstavlja izvod banke. Dokumenti sa protokola koji
pripadaju vrsti dokumenta sa oznakom Izvod banke, mogu se povezati sa izvodima u procesu
evidentiranja platnog prometa;
 Registar poslovnih partnera – dokumenti sa ovom
oznakom vidljivi su kroz registar poslovnih
partnera, u dodatnim podacima u dijelu
Dokumenti. Prilikom određivanja dokumenata koji
će biti vidljivi kroz registar poslovnih partnera,
Strana 215
treba pristupiti obazrivo. Ovu oznaku trebaju dobiti dokumenti koji ne predstavljaju poslovnu
tajnu za osobe koje imaju pristup registru poslovnih partnera.;
 Zbirni radni nalog – dokumenti ovog tipa se koriste kao podloge za kreiranje dokumenata koji se
javljaju kod obrade zbirnih radnih naloga u okviru ImelBis sistema;
Dokumenti od značaja za primjenu u sistemu za upravljanje ljudskim

resursima ImelHR su:
 Ugovor o radu – dokumenti koji se kreiraju sa ciljem izrade

ugovora o radu;
 Rješenje – Promjena radnog mjesta – oznaka da se vrsta
dokumenta koristi kod evidentiranja promjene radnih mjesta u
dijelu upravljanja ljudskim resusrima;
 Rješenje ili odluka - Prestanak radnog odnosa – vrsta
dokumenta koja će se koristiti kod izrade rješenja o prekidu
radnog odnosa;
 Disciplinski postupak – dokumenti vezani za pokretanje i
rješenja u vezi dsiciplinskog postupka;
 Diploma – dokumenti koji predstavljaju dokaze o završenim
školama, formalanim i neformalnim edukacijama. Dokumenti
ovog tipa koriste se kod evidentiranja vrste obrazovanja, stručnih
ispita i ostalih dokaza o obrazovanju;
 Ljekarsko uvjerenje i pregledi – dokumenti koji predstavljaju dokaze o zdravstvenom stanju
zaposlenika. Koriste se kod evidentiranja ljekarskih uvjerenja;
 Lični dokumenti – elektronske verzije ličnih dokumenata zaposlenika;
 Ostali dokumenti – ostali dokumenti vezani za zaposlenika;
 Rješenje za godišnji odmor – obrasci i dokumenti na osnovu kojih se kreiraju rješenja za godišnji
odmor;
 Rješenje za plaćeno odsustvo – oznaka koja određuje vrste dokumenta koji će se koristiti kod
izrade rješenja o plaćenom odsustvu;
 Rješenje o stopi minulog rada – vrsta dokumenta koja će se koristiti kod izrade rješenja o
promjeni stope minulog rada;
 Rješenje za komisiju – vrste dokumenata za izradu rješenja za grupe zaposlenika i komisije;
 Uvjerenje o radnom odnosu – vrste dokumenta koja se koristi pri izradu uvjerenja o radnom
odnosu;
 Potvrda o uplati doprinosa – vrsta dokumenta pod kojom se zavodi potvrda o uplati doprinosa,
koja se izdaje u okviru rješenja i uvjerenja u dijelu upravljanja ljudskim resursima;
 Ostala rješenja – ostala rješenja vezana za zaposlenike;
Strana 216
 Radno uputstvo – dokumenti u kojima se nalaze zapisi koji predstavljaju uputstvo za obavljanje
radnih zadataka. Dokumenti ovog tipa koriste se u dijelu koji se odnosi na definisanje radnih
zadataka;
 Edukacija – dokumenti vezani za internu i eksternu edukaciju;
 Sistematizacija – vrsta dokumenata koja predstavlja sistematizaciju radnih mjesta;
Dokumenti od značaja ja primjenu u sistemu za obračun komunalnih naknada ImelKomus su:
 Komunalne naknade – dokument koji se kreira u procesu stvaranje obaveze za komunalne

naknade.
Dokumenti od značaja ja primjenu u sistemu za podršku organizacijama javnog zdravstva ImelHEZ su:
 Laboratorijski nalaz i mišljenje – dokument koji se kreira u procesu obarade laboratorijsog nalaza
i davanja stručnog mišljenja.
Dokumenti koji osnovnu primjenu imaju u ImelDMS sistemu su:
 Dopis – oznaka da se dokument koristi prilikom izrade

poslovnih dopisa. Za poslovni dopis moguće je odabrati samo
vrste dokumenata za koju je definisan obrazac. U
slučaju da na vrsti dokumenata nije definisan
određeni tip obrasca, javlja se odgovarajuća poruka;
 Zakonska regulativa – oznaka koja određuje da se
dokument odnosi na zakonsku i internu regulativu. Dokumenti sa ovom oznakom mogu biti
korišteni o opciji Legislativa;
 Žalba – oznaka da dokument predstavlja žalbu na predhodno kreiran dokument;
 Tužba – dokumenti koji će se koristiti u procesu izrade tužbi za neplaćene obaveze ili drugih vrsta
tužbi. Ovi dokumenti koriste se u poslovnom sistemu u dijelu koji se odnosi na pravne poslove;
 Vansudska poravnanja – vrste dokumenata koji će se koristiti kod izrade dokumenta o načinu
izmirenja duga. Vrsta dokumenata ovog tipa koristi se u dijelu pravnih poslova;
 Upravni spor – oznaka da je pokrenut upravni spor na predhodno izdati dokument.
Tok obrade dokumenta
Za vrstu dokumenata za koje je predviđena procesna obrada, potrebno je definisati

standardni tok obavljanja aktivnosti koje su nužne u procesu obrade dokumenta.
Strana 217
Da bi se mogao definisati tok neophodno je pripremiti listu potrebnih

zadataka. Priprema liste vrši se u dijelu obrade registara DMS sistema.
Izborom opcije Tok obrade dobija se forma na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – alati za ažuriranje i preslaganje zadataka;

 Lista zadataka – tabela sa vrstom zadatka, osobom koja najčešće obavlja aktivnost i drugim
detaljima.
Kod obrade aktivnosti, predviđeno je evidentiranje sljedećih informacija:
 Redni broj – redni broj zadatka ili aktivnosti koja se provodi u procesu obavljanja zadatka;
 Zadatak – zadatak iz liste zadataka koji treba odraditi u procesu obrade dokumenata;
 Zaposlenik – zaposlenik koji se najčešće zadužuje za obavljanje zadatka;
 Obrada dokumenta – prosječno trajanje zadatka;
Strana 218
 Rok od prijema zadatka – maksimalni rok koji zaposlenik ima za obavljanje zadatka.
Ukoliko se evidentira veći broj zadataka koji nisu u procesnom redoslijedu, korekciju je
moguće obaviti korištenjem strelica u alatnoj traci.
Definisani tok koristi odgovorna osoba kod delegiranja zadataka i vođenja procesa u upravljanju
dokumentima.
Vidi obrazac
Ukoliko je, kod evidentiranja

vrste dokumenata, definisan
obrazac koji se koristi kod obrade dokumenta po odabranoj vrsti
dokumentacije, korištenjem opcije Vidi obrazac, korisnik dobija mogućnost
uvida u pridruženi obrazac.
Ukoliko prezentirani obrazac nije adekvatan trenutno važećem obrascu, tj.

došlo je do naknadne izmjene, tada je potrebo izvršiti ispravku informacija o evidentiranoj vrsti
dokumenata.
Deaktiviranje – Aktiviranje
U slučaju da određena vrsta dokumenata nije od značaja za organizaciju

potrebno je onemogućiti slučajnu upotrebu te vrste dokumenta. Ukoliko
vrsta dokumenata nije korištena kod evidentiranja protokola, moguće je
vršiti njeno brisanje.
Međutim, ukoliko je vrsta dokumenta korištena pri evidenciji

protokola, brisanje vrste dokumenta nije dozvoljeno. U tom
slučaju korisnicima se preporučuje upotreba opcije
Deaktiviranje.
Deaktivirane vrste dokumenata neće se javljati kod evidentiranja protokola. Vrsta dokumenata sa ovom
oznakom nije dozvoljeno brisati niti mijenjati informacije o njima.
Deaktivirane dokumente moguće je, u slučaju potrebe ponovo aktivirati.
Strana 219
Prenos u drugu knjigu – tip dokumenta
U procesu reorganizacije sistema upravljanja dokumentima, može se javiti potreba prenosa jedne vrste
dokumenta u drugu knjigu idrugi tip dokumenata. U tu svrhu
koristi se opcija Prenos u drugu knjigu – tip dokumenta. Prije
pokretanja ove opcije, neophodno je postaviti kursorsku traku u
tabeli na vrstu dokumenta koji je predmet prenosa na drugi tip
i/ili drugu knjigu protokola.
Izborom opcije Prenos u drugu knjigu – tip dokumenta, dobija se forma za definisanje informacija
neophodnih u procesu
provođenja ove
aktivnosti:
 Tip dokumenta – tip dokumenta iz kojeg se vrši prenos odabrane vrste dokumenta;
 Iz knjige – knjiga u kojoj se nalazi vrsta dokumenta koja je predmet prenosa;
 Prenosi se u knjigu – nova ili postojeća knjiga odobrane vrste dokumenta;
 Tip dokumenta – novi tip dokumenta na koji se prenosi odabrana vrsta dokumenta.
Kopiranje u knjigu pošte
Većina organizacija kod sistema označavanja dokumenata,

kao prioritetan kriterij uzima upotrebu dokumenta. Ovi
dokumenti, po pravilu se javljaju i u elektronskoj knjizi
primljene pošte. Kako bi osnovna klasifikacija bila zadržana,
predviđeno je da se u knjigu pošte mogu kopirati vrste
dokumenata iz osnovnih knjiga. U tu svrhu je predviđena
posebna opcija Kopiranje u knjigu pošte.
Strana 220
Pozivom ove opcije

javlja se forma na kojoj
je u gornjem dijelu
forme prikazana je vrsta
dokumenta i knjiga iz
koje se vrši kopiranje.
U drugom dijelu forme

prikazana je odabrana knjiga u koju se vrši kopiranje odabranog tipa dokumenta. Za knjigu
može biti odabrana elektronska knjiga koja ima oznaku koja ukazuje da se radi o o vrsti knjige u koji se
evidentira pošta.
Opcije
Prilikom obrade vrste dokumenata vrši se evidentiranje informacija koje nisu trajnog karaktera ili
određenu vrstu dokumenta karakterišu ograničenog vremenskog
trajanja. U cilju analize i zbirnog ažuriranja informacija vezanih za
vrste dokumenata predviđene su posebne aktivnosti koje su
postavljene u osnovni meni pod nazivom Opcije.
Putem ove opcije mogućene su posebne aktivnosti i to:
 Registratori – aktivnosti vezane za zamjenu i reorganizaciju registratora;

 Prava pristupa i zadužene osobe – zbirno zaduženje i razduženje odgovornih osoba;
 Rokovi čuvanja – redefinisanje i promjena rokova čuvanja;
 Ažuriranje broja protokola – ažuriranje drugog dijela iz oznake
protokola koja se u praksi najčešće koristi kod označavanja godine
u oznaci protokola;
 Kopiranje knjige protokola – kreiranje knjige protokola na osnovu predhodno evidentirane knjige
protokola;
 Ažuriranje oznaka – zbirno ažuriranje dijelova oznaka tipova i vrsta dokumenata u elektronskim
knjigama protokola.
Registratori
Strana 221
Korisnicima ImelDMS sistema omogućeno je praćenje stavljanja u proces registraturnih jedinica –

registratora, fascikli, kutija i dr. namijenjenih čuvanju grupe
dokumenata. Stavljanje u proces registratora vrši se korištenjem
opcije Registratori u registrima DMS sistema.
Registratori se evidentiraju u vrstama dokumenata. Na taj način

evidentiranjem dokumenta, koji pripadaju odgovarajućoj vrsti,
korisnik dobija sugestiju u koji registrator treba da odloži fizički
dokument.
Nakon popunjavanja registratora vrši se stavljanje u promet novog registratora. Takođe, u praksi se
dešava slučaj potrebe reorganizacije dokumenata i zapisa odloženih u registratore.
U cilju rješavanje ovih zadataka, u okviru organizacione šeme protokola, predviđena je posebna opcija
Registratori. U okviru ove opcije predviđene
su dvije aktivnosti:
 Zamjena registratora – zamjena

registratora ima za cilj da se, nakon popunjavanja aktivnog registratora, izvrši njegova zamjena
novim registratorom. U ovom postupku vrstama dokumenata koji su bili vezani za predhodni
registrator dojeljuje se novootvoreni registrator;
 Prenos iz jednog u drugi registrator – prenos adluženih dokumenata i zapisa iz jednog u drugi
registrator.
Zamjena registratora
Izborom opcije Zamjena registratora, dobija se forma na kojoj mogu se uočiti

sljedeći detalji:
 Zatvaranje registratora –
registraor za koji nije
predviđeno dalje odlaganje
dokumenata i zapisa. Ovaj
registrator nakon
provođenja ove aktivnosti
postaje neaktivan;
 Novi registrator –
novootvoreni registrator u
koji će se evidentirati dokumenti čija je vrsta dokumenata imalu informaciju da se odlažu u
registrator koji se zatvara.
Strana 222
U donjem dijelu forme prikazana je

tabela vrste dokumenata za koje je bila
evidentirana informacija o registratoru
koji se zatvara. Zaključenjem akcije sve
vrste dokumenata prikazane u listi će u
buduće biti evidentirane u novom
registratoru.
Prenos iz jednog u drugi registrator
Izborom opcije Prenos iz jednog u drugi registrator, dobija se forma

na kojoj mogu se uočiti sljedeći detalji:
Prenos iz registratora
U registrator
Strana 223
Zadužene osobe
Prilikom evidentiranja
vrste dokumenata u
organizacionu šemu
protokola, između
ostalih podataka, može
se evidentirati i osoba
koja je odgovorna za
rješavanje i obradu
dokumenta koji pripada
odabranoj vrsti
dokumenata.
U određenim
slučajevima, zbog organizacionih promjena ili odlaska zaposlenika iz organizacije, javlja se potreba
prenosa zaduženja na druge osobe.
U tu svrhu predviđena je posebna opcija Zadužene osobe. Izborom ove opcije

pojavljuje se nova forma na kojoj se nalaze sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – alati za prenos zaduženja i korekciju odabrane vrste dokumenta;

 Tabela Zadužena osoba – lista zaposlenika prijavljenih u registar zaduženih osoba;
 Tabela Vrste dokumenta- lista vrsta dokumenata kojima je dodijeljena odgovorna osoba iz liste
zaposlenika;
 Detalji – detalji o vrsti dokumenata na koju je postavljena kursorska traka.
Strana 224
U traci sa alatima postavljene se

tri osnovne aktivnosti:
 Prava pistupa i zadužene osobe – određivanje osoba koje imaju prava pristupa dokumentima i
osoba koje su zadužene za njihovo rješavanje;
 Prenos zaduženja – prenos zaduženja sa jedne osobe na drugu osobu za sve ili dio dokumenata;
 Vrste dokumenata – korekcija vrste dokumenta zadužene osobe.
Prava pristupa i zadužene osobe
Prava pristupa i zaduženje za obradu određene vrste dokumenta određuju se prilikom definisanja
organizacione šeme dokumenata. Prava pristupa definišu se u procesu evidentiranja elektronskih knjiga
protokola, tipova dokumenata i vrste dokumenata. Zadužene osobe evidentiraju se prilikom obrade
informacija o vrstama dokumenata.
Ukoliko u procesu definisanja organizacione šeme nisu u potpunosti definisana prava pristupa ili nisu
određene odgovorne osobe za rješavanje zaprimljenih dokumenata, ili,
ranije definisana podešenja, treba naknadno korigovati, koristi se
opcija sa Prava pristupa i zadužene osobe.
Pozivom ove opcije pojavljuje se forma na kojoj su prikazani sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – opcije za definisanje prava pristupa i određivanje zaduženih osoba;

 Tabela Osobe sa pravom pristupa – lista osoba iz reda zaposlenih kojima je dodijeljeno određeno
pravo pristupa;
Strana 225
 Tabela Knjige protokola – lista elektronskih knjiga protokola u kojima osoba iz gornje tabele ima
pravo pristupa dokumentima;
 Tabela Tipovi dokumenata – lista tipova odabrane elektronske knjige kojima ima pravo pristupa
osoba iz prve tabele;
 Tabela Vrste dokumenata – lista vrsta dokumenta odobranog tipa dokumenta kojima osoba iz
prve tabele ima pravo pristupa;
 Tabela Zaduženje – Vrste dokumenata – lista vrsta dokumenata za čiju konačnu obradu je
zadužena osoba iz prve tabele.
Definisanje prava pristupa
Ukoliko postoji potreba provjere postojećih prava pristupa

dokumentima ili je potrebno dodijeliti nova prava,
potrebno je odabrati osobu iz liste Osobe sa pravom
pristupa, te odabrati opciju Prava
pristupa, u alatnoj traci.
Pozivom opcije pojavljuje se tabela prikazana na slici.
U gornjem dijelu forme prikazana je osoba sa koje pozvana opcija. Korisnik može odabrati i druge osobe iz
liste zaposlenika.
Strana 226
Ostatak forme podijeljen je na tri dijela: knjige protokola, tipovi dokumenata i vrste dokumenata. Ispred
šifre knjige protokola, tipa i vrste dokumentadata je oznaka koja određuje da osoba iz gornjeg dijela
forme ima prava pristupa.
Određivanje i isključivanje prava pristupa vrši se klikom miša na polje ispred šifre. Pored pojedinačnog
odabira, može se vršiti i zbirni odabir pripadajućih tipova dokumenata odbrane elektronske knjige
protokola, ili vrsta dokumenata odabranog tipa dokumenata, postavljanjem kursora na elektronsku knjigu
ili tip dokumenta, te klikom na desnu tipku miša. Pri tome se
pojavljuje izbor uključenja ili isključenja podnivoa u odnosu
na poziciju sa koje je ova akcija pokrenuta.
Postupak se ponavlja za sve zaposlenike, njihovim izborom u gornjem dijelu forme.
Nakon završetka provjere i korekcije prava pristupa, učinjene izmjene će se sačuvati izborom opcije
Upisati, u donjem dijelu forme.
U skladu sa urađenim promjenama, u donjem dijelu osnovne forme organizacione šeme, doći će do
korekcije osoba koje imaju pravo pristupa dokumentima.
Određivanje zaduženih osoba
Zadužene osobe su osobe

odgovorne za obradu
dokumenata koji pripadaju
određenoj vrsti
dokumenta. Zadužena
osoba evidentira se
direktno u informacijama
o vrsti dokumenta. Za
jedan dokument je
zadužena samo jedna
osoba.
U određenim slučajevima
nije određena osoba koja
je odgovorna za njegovo
Strana 227
rješavanje ili je potrebno izvršiti korekciju zaduženja.
U tu svrhu potrebno je odabrati osobu iz tabele Osobe sa pravom

pristupa, te odabrati opciju Zadužene osobe, u alatnoj traci.
Ovom akcijom pojavljuje se forma prikazana na sljedećoj slici.
U gornjem dijelu forme prikazana je osoba sa koje pozvana opcija. Korisnik može odabrati i druge osobe iz
liste zaposlenika.
Ostatak forme podijeljen je na tri dijela: knjige protokola, tipovi dokumenata i vrste dokumenata.
Određivanje zadužene osobe, za odabranu vrstu dokumenta, vrši se klikom miša na polje ispred oznake
vrste dokumenta.
Promjena informacija o zaduženoj osobi, za odabranu vrstu dokumenta, vrši se izborom opcije Upisati.
Prenos zaduženja
Nakon odabira osobe u tabeli Zadužena osoba, sa koje se namjerava prenijeti

zaduženje na drugu osobu, te izborom opcije Prenos zaduženja, dobija se
forma na kojoj je prikazan dijalog box sa sljedećim informacijama:
Strana 228
 Sa odogovorne osobe – osoba iz liste zaposlenika sa koje je pokrenuta opcija Prenos zaduženja;
 Na odgovornu osobu – izbor osobe na koju se prenosi zaduženje za sve ili dio vrste dokumenata
za koju je
bila
odgovorn
a osoba iz
predhodn
og stava.
Ukoliko se
ovo polje
ne evidentira tada se skida zaduženje sa predhodne osobe i ne prenosi zaduženje na druge osobe
;
 Vrste dokumenata – lista vrste dokumenata za koje je bila odgovorna osoba sa koje se prenosi
zaduženje. Izbor dokumenata vrši se klikom na polje ispred oznake dokumenta. Ukoliko se žele
prenijeti svi dokumenti tada je potrebno aktivirati polje Svi.
Nakon izbora liste vrste dokumenata za koji se vrši razduženje ranije odgovorne osobe neophodno je
odabrati opciju Prenos zaduženja u alatnoj traci.
Korekcija vrste dokumenta
Ukoliko se prilikom prenosa zaduženja, na detaljima dokumenta uoči određena informacija koju je
potrebno korigovati, koristi se opcija Vrste dokumenata u alatnoj traci. Korekcija vrste dokumenta radi se
po principima obrade u opciji Vrste dokumenata.
Strana 229
Strana 230
Rokovi čuvanja
Prilikom evidentiranja vrste dokumenata u organizacionu šemu protokola, između ostalih podataka,
mogu se evidentirati i
rokovi čuvanja, definisani
posebnim registrom rokova
čuvanja.
U određenim slučajevima,
zbog organizacionih ili
zakonskih promjena, javlja se potreba izmjene ranije definisanih rokova čuvanja
dokumenata.
U tu svrhu predviđena je posebna opcija Rokovi čuvanja. Izborom ove opcije

pojavljuje se nova forma na kojoj se nalaze sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – alati za zamjenu roka čuvanja i korekciju odabrane vrste dokumenta;
 Tabela Rokovi čuvanja – lista rokova čuvanja prijavljenih u odgovarajući registar;
 Tabela Vrste dokumenta- lista vrsta dokumenata kojima je dodijeljen rok čuvanja iz tabele Rokovi
čuvanja;
 Detalji – detalji o vrsti dokumenata na koju je postavljena kursorska traka.
U traci sa alatima postavljene se dvije osnovne aktivnosti:
 Zamjena roka čuvanja – prenos roka čuvanja sa

jedne kategorije na drugu kategoriju za odabranu grupu vrste dokumenata;
Strana 231
 Vrste dokumenata – korekcija vrste dokumenta zadužene osobe.
Zamjena roka čuvanja
Nakon odabira roka čuvanja u tabeli Rokovi čuvanja, koji je predmet promjene na vrstama dokumenata,
te izborom opcije Zamjena roka čuvanja, dobija se forma na kojoj je prikazan dijalog box sa sljedećim
informacijama:
 Sa roka čuvanja – oznaka roka čuvanja iz liste rokova čuvanja sa koje je pokrenuta opcija Zamjena
roka čuvanja;
 Na rok čuvanja – izbor novog roka čuvanja koji će poprimiti dokumenti odgovarajuće vrste;
 Vrste dokumenata – lista vrste dokumenata za koje je bio određen predhodni rok čuvanja.
Korisniku je dopušteno biranje jedne ili više vrsta dokumenata čiji će rok biti zamijenjen. Ukoliko
se žele prenijeti svi dokumenti tada je potrebno aktivirati polje Svi.
Nakon izbora liste vrste dokumenata za koji se vrši zamjena ranijeg roka čuvanja, neophodno je odabrati
opciju Zamjena roka čuvanja kako bi se izvršila odgovarajuća akcija.
Strana 232
Korekcija vrste dokumenta
Ukoliko se prilikom zamjene roka čuvanja, na detaljima dokumenta uoči određena informacija koju je
potrebno korigovati, koristi se opcija Vrste dokumenata u alatnoj traci. Korekcija vrste dokumenta radi se
po principima obrade u opciji Vrste dokumenata.
Strana 233
Ažuriranje broja protokola
Sistemom za upravljanje dokumentima, kod definisanja vrste dokumenata, predviđeno je definisanje

protokolne oznake koja se sastoji iz tri dijela:
Prvi dio oznake – Radni broj u elektronskoj knjizi protokola – Drugi dio oznake
Prvi i drugi dio oznake definišu se kod evidentiranja vrste

dokumenata u organizacionoj šemi protokola.
Redni broj, koji se umeće između ove dvije oznake dobija se prilikom evidentiranja dokumenta u knjigu
protokola.
U praksi se drugi dio oznake protokola, najčešće koristi za ozanačavanje poslovne godine u kojoj je kreiran
dokument, npr. /10, /2011, /12, i sl.
Ukoliko je organizacija svojom politikom predvidjela ovakav način

označavanja, pri prelasku iz godine u godinu, neophodno je promijeniti
drugi dio oznake protokola. U tu svrhu predviđena je posebna opcija
Ažuriranje broja protokola.
Izborom ove opcije dobija se forma za ažuriranje oznake drugog dijela

protokola.
U gornjem dijelu forme za ažuriranje

data je mogućnost postavljanja uslova
za vrste dokumenata čiji će se drugi
dio protokolne oznake ažurirati.
Korisnici mogu odabrati odgovarajuću
knjigu protokola i za odabranu knjigu
odgovarajući tip dokumenta.
Ukoliko se ne postave uslovi prikaza,

sistem će ponuditi sve dokumente
evidentirane u organizacionoj šemi
protokola.
Nakon postavljanja uslova potrebno je

odabrati drugi – završni dio
protokolne oznake koja će se javljati u
procesu evidentiranja elektronskog protokola.
Strana 234
U donjem dijelu forme prikazani su dokumenti koji zadovoljavaju uslove prikaza. Korisnik može odabrati
sve vrste dokumenata (opcija Svi) ili izbor vršiti klikom miša ispred oznake dokumenta.
Za odabrane vrste dokumenata, u podacima o vrsti dokumenata automatski će se upisati u polje za

određivanje drugog dijela protokola evidentirane oznake Protokol 2.
Kopiranje knjiga protokola
Obzirom da otvaranje elektronskih knjiga traži evidentiranja značajnog

broja različitih informacija, za knjige koje imaju identičnu strukturu
projektovana je posebna opcija Kopiranje knjige protokola.
U tu svrhu potrebno je odabrati odgovarajuću elektronsku knjigu, te

odabrati ovu opciju. Njenim pozivom pojavljuje se forma koja je slična
formi za ažuriranje
elektronskih knjiga
protokola.
Upisom informacija o novoj

knjizi protokola, doći će do
kopiranja tipova i vrsta
dokumenata kao i
odgovornih osoba.
Ukoliko je kopiranje uspješno obavljeno pojavljuje se

Za nastavak aktivnosti projektovana javlja se posebna

dijaloška forma.
Namjena pitanja na formi je izmjena oznaka tipova i vrsta

dokumenata koji su kopirani. Pri tome se javlja forma
Strana 235

omogućena je izmjena
oznaka tipova dokumenata u
kopiranoj elektronskoj knjizi
protokola.
U srednjem dijelu forme

omogućena je izmjena
oznaka vrsta dokumenata u
kopiranoj elektronskoj knjizi
protokola.
U dnu forme omogućeno je postavljanje uslova za promjenu prvog i drugog dijela protokolne oznake.
Istu aktivnost moguće je obaviti i naknadno korištenjem opcije Ažuriranje

oznaka.
Zbirno ažuriranje
Pored ažuriranja informacija organizacione šeme, projektovane su posebne opcije koje omogućavaju
grupno ažuriranje za veći broj elemenata organizacione šeme.
U ovom dijelu korisnici imaju na raspolaganju sljedeće opcije:
 Dokumenti procesne obrade – grupno određivanje dokumenata koji će se javljati kod procesne
obrade dokumenata.
Strana 236
Dokumenti procesne obrade
Određene vrste dokumenata definišu se kao Procesna obrada. Ova oznaka predstavlja informaciju da se
vrsta dokumenta obrađuje u
više koraka jedinstvenog
procesa. Takvi slučajevi su
dokumenti u organima uprave, kojima se izdaje odgovorajuće rješenje na zahtjev stranke. Isto tako se
može urediti i kretanje dokumentaciju u
profitnim organizacijama (npr., rješavanje
zahtjeva kupca, zahtjeva zaposlenika i sl.). Za
vrstu dokumenata označenih sa Procesna obrada,
dostupna je opcija Tok obrade.
Ukoliko se želi izvršiti naknadno određivanje vrste dokumenata koji će biti predmet procesne obrade. U tu
svrhu, u okviru opcija Zbirnog ažuriranja, projektovana je posebna
opcija Dokumenti procesne obrade.
Izbrom ove opcije javlja se forma prikazana na sljedećoj slici.
Na formi je prikazano nekoliko detalja:
 Traka sa alatima – opcije za određivanje ili isključenje oznake Procesna obrada za odabrane vrste
dokumenata;
 Tabela Dokumenti procesne obrade – lista vrsta dokumenata koji imaju oznaku Procesna obrada;
 Tabela Tok obrade – lista zadataka za odabrani dokumenat iz predhodne tabele;
 Tabela Ostale vrste dokumenata – lista vrsta dokumenata koji nemaju oznaku Procesna obrada.
Strana 237
 Prenos – definisanje odabranog dokumenta iz tabele Ostale vrste dokumenata kao dokumenta
procesne obrade;
 Isključenje – uklanjanje oznake Procesna obrada sa odabranog dokumenta iz tabele Dokumenti

procesne obrade;
 Tok obrade – definisanje toka obrade odabranog dokumenta procesne obrade. Kreiranje liste za
odabrani dokument procesne obrade. Način korištenja opcije detaljno je pojašnjen u opcijama
koje su na raspolaganju kod obrade vrste dokumenata;
 Pregled – izlistavanje dokumenata označenih kao
Procesna obrada.
Strana 238
Pregledi
U cilju prezentacije organizacione šeme protokola, korisnicima

sistema su na raspolaganju sljedeći pregledi:
 Knjige protokola – lista evidentiranih elektronskih knjiga

protokola;
 Tipovi dokumenata – lista tipova dokumenata evideniranih u sistemu;
 Vrste dokumenata – lista vrsta dokumenata evidentiranih u sistemu;
Strana 239
 Organizaciona šema protokola – kompletna evidenirana šema u sistemu;
 Lista registraturne građe – detaljna – izrada strukture oganizacione šeme protokola sa rokovima
čuvanja;
 Lista registraturne građe – izrada strukture oganizacione šeme protokola na nivou tipova
dokumenata sa rokovima čuvanja.
Strana 240
Za sve navedene izvještaje moguće je dobiti pregled kompletne liste ili dijela tipova i vrsti dokumenata za
odabrane knjige protokola.
Kod postavljanja uslova

pregleda, korisnik može
odabrati jednu ili više
elektronskih knjiga protokola.
Izdvojeni slučajevi
Pored opštih pravila, opisanim u predhodnim tačkama, kod ažuriranja organizacione strukture javljaju se i
posebni slučajevi, kao što su:
 Reversi – otvaranje posebne knjige radi uvida u stanje izuzetih dokumenata i literature. Primjena
je detaljno opisana u dijelu reversa i praćenja bibliotečke djelatnosti.
Strana 241
IV.2. Klase dokumenata
U određenim slučajevima nije dovoljna podjela

definisana organizacionom šemom: Knjige
protokola, Tipovi dokumenata i Vrste
dokumenata. U takvim slučajevima pruža se dodatna mogućnost klasifikacije uvođenjem tzv. Klasa
dokumenata.
Klase dokumenata definišu se na vrstama dokumenata. U tu svrhu neophodno je pripremiti registar Klase
dokumenata. Izborom odgovarajuće meni opcije dobija se forma na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – alati za ažuriranje klasa dokumenata, uspostavljanje veze sa vrstama

dokumenata i preglede;
 Tabela Klase dokumenata – lista evidentiranih klasa dokumenata. u donjem dijelu forme prikazn
je opis upotrebe klase dokumenata;
 Tabela Vrste dokumenata – lista vrsta dokumenata za koje je predviđeno da pripadaju određenoj
klasi dokumenata.
Kod ažuriranja klasa

dokumenata vrši se obrada
 Šifra – oznaka klase

dokumenta;
 Naziv – kratak opis
klase dokumenata;
 Opis – detaljniji opis upotrebe klase dokumenata.
Strana 242
Veza sa vrstom dokumenata
Klase dokumenata
evidentiraju se prilikom
evidentiranja vrste
dokumenata u
organizacionoj šemi
protokola.
Ukoliko, prilikom
evidentiranja vrste
dokumenata, nije izvršeno
povezivanje sa registrom
klasa dokumenata,
dentičan efekat se postiže
korištenjem opcija u
alatnoj traci.
Korisniku su na raspolaganju dvije opcije:
 Pridruživanje dokumenata – opcija koja

omogućava izbor vrste dokumenata koji ne
pripadaju niti jednoj klasi. Izborom vrste
dokumenata iz liste doći će do upisivanja klase
dokumenata u registra vrste dokumenata;
 Isključivanje dokumenata – uklanjanje ranije
pridruženih vrsta dokumenata. Opcija se koristi u
slučajevima kada dolazi do reorganizacije klasa
dokumenata.
Strana 243
IV.3. Način rješavanja protokola
U cilju pojednostavljenja obrada zadataka koji su odgovornim osobama proslijeđeni sa prijemnog

protokola, neophodno je da se pripremi registar načina rješavanja zadataka sa protokola.
Izborom
odgovarajuće
opcije u registrima, dobija se forma na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – alati za ažuriranje i pregled registra načina rješavanja zadataka sa prijemnog
protokola, i
 Tabela načina rješavanja – lista evidentiranih načina rješevanja zadataka sa protokola.
Kod ažuriranja registra vrši se obrada sljedećih informacija:
 Šifra – oznaka tipa načina rješavanja zadataka;

 Opis – opis načina rješavanja protokola;
 Tip – vrsta rješenja. Sistemom su predviđena dva rješenja:
Strana 244
o Prenos na drugu osobu - zadatak definisan dokumentom prenešen jea drugu odgovornu
osobu. Ovaj tip rješenja primjenjuse se u slučaju da je zadatak pogrešno adresiran ili se
zadatak radi u više koraka;
o Konačno rješenje – odogovorna osoba samostalno rješava zadatak ili je posljednja osoba
u lancu rješavanja
zadataka.
Ukoliko je odabran tip konačnog

rješenja, tada korisnici mogu
odabrati dopunsku mogućnost:
odbačeno, odbijeno, uvaženo,
obustava, ustupljeno ili ostalo.
Dodatno definisanje tipa konačnog

rješenja je od značaja posebno u
organima javne uprave.
U dijelu pregleda omogućen je uvid u listu evidentiranih načina rješavanja zadataka vezanih za
evidentirani dokument na protokolu.
Strana 245
IV.6. Obrasci
ImelDMS sistemom, kao jedna od mogućnosti, predviđeno je definisanje obrazaca koji se koriste pri
kreiranju raznih dokumenata kao što su: Poslovni dopisi, Kupoprodajni ugovori, Zapisnici, Ugovori o radu,
Rješenja i sl.
Pored toga predviđeno je definisanje obrazaca koji se koriste pri obradi opcija ImelBis sistema kao što su
putni nalozi, zahtjevi i narudžbe kupaca i ostali dokumenti.
Postupak korištenja ove mogućnosti može se predstaviti u nekoliko koraka:
Izrada obrasca dokumenta - Izrada šablona dokumenta korištenjem MS Word

procesora. U procesu izrade šablona potrebno je definisati bookmark oznake na
osnovu kojih će se izvršiti povezivanje dokumenta sa odgovarajućom obradom
(ugovor, zapisnik i sl.)
Evidentiranje obrasca dokumenta u ImelDMS sistem - Šifriranje

pripremljenog obrasca i evidentranje odabranih bookmark oznaka, te definisanje
posebnog tipa obrazaca.
Povezivanje dokumenata i obrazaca - Određivanje dokumenata DMS sistema

koji će koristiti definisane obrasce.
Obrada dokumenata - Izrada dokumenata na osnovu pripremljenih obrazaca,

kao što su poslovni dopisi, dokumenti ImelBis i ImelHR sistema
Obrasci čija je upotreba, između ostalog, namijenjena izradi pomoćnih dokumenata za prikupljanje
informacija i izradu zapisnika izvan sistema za upravljanje dokumentima, mogu se definisati kao
Standardni obrasci. Standardni obrasci detaljno su opisani kod obrade ovog tipa registara.
Strana 246
Podešenje obrada obrazaca
U okviru podešenja obrada sistema, predviđeno je definisanje informacija koje se koriste kod obrada i
pripreme obrazaca.
Pri tome, predviđeno je evidentiranje sljedećih informacija:
 Putanja do pripremljenih obrazaca – lokacija sa koje se preuzimaju pripremljeni obrasci;

 Putanja za ažuriranje obrazaca – lokacija na koju se snimaju obrasci prilikom njihovog ažuriranja.
Ukoliko ova putanja nije definisama tada se koristi My document na lokalnom računaru;
 Snimanje obrazaca – određivanje načina snimanja pripremljenih obrazaca. Obraci mogu se
snimiti i čuvati na posebnoj lokaciji ili u bazi podataka. Ukoliko se odabere opcija Putanja,
preporučuje se evidentiranje lokacije Putanja za kreirane obrasce.
Priprema obrasca dokumenta
Obrasci koji će se koristiti kao predložak kod kreiranja drugih dokumenata (poslovni dopisi, nalozi,
rješenja i dr.), mogu biti pripremljeni u različitim alatima: word, excel, auto cad i dr. Ukoliko kreirani
obrazac treba da se poveže sa drugim aplikacijama (ImelBis, ImelHR ili drugi programski alati)
predlažemo da se koristi MS word. Primjenom ovog alata mogu se definisati posebne informacije
dodjeljivanjem statusa bookmark. Na taj način se postiže da se ovako definisanim informacijama može
dodijeliti vrijednost evidentirana u drugim poslovnim obradama.
Strana 247
Za dokumente koji se obrađuju isključivo u okviru sistema za upravljenje dokumentima, kao posebne
informacije (bookmarci) se koriste informacije koje se javljaju u poslovnim dopisima (broj,datum, poslovni
partner, kontakt osoba i sl.)
Za dokumente iz poslovnog sistema koriste se posebne informacije koja se evidentiraju kod obrade
specifičnih poslovnih transakcija.
Primjer tako definisanog obrasca je dio predloška – šablona putnog naloga na sljedećoj slici. Ovaj
predložak je urađen u MS wordu. Informacije koje se namjeravju povezati sa aplikacijom Putni nalozi u
ImelBis sistemu su: BROJ – broj putnog naloga, DATUM – datum otvaranja putnog naloga,
DATUMPOLASKA – datum polaska na službeni put, DATUMPOVRATKA – datum povratka sa službenog
puta, ZAPOSLENIK – zaposlena osoba koja se upućuje na službeni put, RELACIJA – relacija putovanja,
SVRHA – svrha putovanja i VOZILO – vozilo kojom se osoba upućuje na službeni put.
Ova polja su definisana kao bookmark oznake

u pripremljenom obrascu.
Nakon pripreme obrasca predlažemo da se isti

snimi na lokaciju određenu za snimanje
predložaka. Kao što je napomenuto u
predhodnoj tačci. To je lokacija definisana u
konfiguraciji sistema kao putanja do obrazaca.
Strana 248
Izrada obrasca
Nakon pripreme predloška – šablona, pristupa se evidentiranju obrasca u ImelDMS sistem u za to

pripremljen poseban registar.
Ažuriranje ovog registra vrši se korištenjem opcije Obrasci, u dijelu predviđenom za definisanje registara
koji se koriste u sistemu upravljanja dokumentima.
Pokretanjem ove opcije dobija se forma za ažuriranje ovog registra.
 Traka sa alatima – alati za obradu obrazaca;

 Tabela Kategorije – lista osnovnih kategorija obrazaca;
 Tabela Obrasci – lista evidentiranih obrazaca sa šifrom, nazivom i tipom obrasca, za odabranu
kategoriju;
Strana 249
 Opis obrasca – kratak opis obrasaca na kome se nalazi kursorska traka;

 Tabela Bookmark – lista osnovnih podataka koji se prenose na dokument i direktno popunjavaju
na osnovu informacija evideniranih prilikom kreiranja dokumenta koji koristi navedeni obrazac sa
eventulnim opisom primjene bookmark oznake.
U traci sa alatima predviđene su sljedeće akcije:
 Kategorije – određivanje osnovne klasifikacije obrazaca;

 Obrasci – uređivanje liste obrazaca: dodavanje novog, ispravka ili brisanje postojećeg obrasca,
kao i ažuriranje njegovog sadržaja;
 Bookmark – definisanje bookmark oznaka koje su evidentirane u word ili excel obrascu;
 Vidi obrazac – otvaranje obrasca radi uvida u njegov sadržaj, bez mogućnosti ažuriranja;
 Kopiranje – kopiranje obrasca u drugi obrazac;
 Pregled – pregledi vezani za evidentirane obrasce;
 Izlaz – izlaz iz programa;
 Pomoć - poziv ovog dokumenta pomoći.
Prilikom definisanja obrazaca, preporučuje se da se unaprijed definišu kategorije obrazaca, kao bi proces
evidentiranja obrazaca postao jednostavniji.
Kategorije obrazaca
Kategorije obrazaca predstavljaju način grupisanja obrazaca po osnovu upotrebe

obrazaca ili po potrebi korisnika.
Razvrstavanje kategorija vrši se upotrebom opcije Kategorije, u traci sa alatima. Njenim pozivom
pojavljuje se jednostavna tabelarna forma.
Kod ažuriranja potrebno je evidentirati šifru i naziv kategorije obrazaca.
Strana 250
Evidentiranje obrazaca
Izborom opcije Obrasci dobija se nova tabelarna forma na kojoj su prikazani obrasci koji pripadaju
kategoriji sa koje pozvana opcija.
Strana 251
Na formi je prikazana lista evidentiranih obrazaca.
 Traka sa alatima – alati za ažuriranje registra obrazaca i njihovog sadržaja;

 Tabela – lista evidentiranih obrazaca;
 Opis – opis primjene obrasca iz predhodne tabele.
 Dodavanje – evidentiranje novog obrasca;

 Ispravka – korekcije ranije evidentiranih informacija o odabranom obrascu;
 Brisanje – brisanje ranije evidentiranog obrasca. Brisanje obrazaca nije dozvoljeno ukoliko je
obrazac povezan sa poslovnim dopisima, korisničkim dokumentima, vrstama dokumenata i
standardnim obrascima;
 Otvori obrazac – opcija za otvaranje pridruženog zapisa – dokumenta obrasca. Otvoreni obrazac
može se ažurirati i mijenjati;
 Opcije – opcije za deaktiviranje obrasca, dodjeljivanje vrstama dokumenata i postavljanje uslova
pregleda.
Strana 252
Ažuriranje
Kod ažuriranja registra predviđeno je evidentiranje sljedećih informacija:
 Kategorija – kategorija obrasca sa kojom se povezuje obrazac koji se evidentira;

 Šifra – šifra evidentiranog obrasca;
 Naziv – naziv evidentiranog obrasca;
 Opis – opis primjene evidentiranog obrasca;
 Odaberi obrazac – izbor pripremljenog obrasca sa definisane putanje. Sistem će ponuditi putanju
do pripremljenog obrasca, definisanu u konfiguraciji sistema.
Korisnik može odabrati i drugu elektronsku lokaciju. Prilikom
evidentiranja obrasca obavezno je njegovo povezivaje sa
određenim, unaprijed pripremljenim dokumentom;
 Tip obrasca – definisanje namjene upotrebe obrasca. U skladu
sa definisanom namjenom, sistem će automatski kreirati
odgovarajuće specifične oznake – bookomarke (Broj, Datum,
Partner, Opis). Njihovu izmjenu ili dopunu korisnik će obaviti
kroz opciju Bookmark. Pored nedefinisane namjene (tip
Ostalo), sistemom su predviđene i druge posebne namjene
kao što su:
o Potvrda o prijemu na protokol – obrasci ovog tipa
koriste se u sistemu za upravljanje dokumentima u
okviru prijema dokumenata na protokol. Na osnovu
Strana 253
ovih obrazaca kreiraju se potvrde o predaji dokumenta na protokol;

o Zahtjev kupca – obrazac koji se koristi u sistemu izrade obrazaca na osnovu evidentiranog
zahtjeva i narudžbe kupaca. U ovom sistemu definisani obrazac koristi se kao predložak;
o Kupoprodajni ugovor – obrazac koji se koristi kod kreiranja kupoprodajnih ugovora u
poslovnom sistemu;
o IOS – obrazac koji se koristi kod kreiranja liste otvorenih računa – Izvod otvorenih stavki u
poslovnom sistemu;
o Cesija – obrazac koji će se koristiti pri izradi ugovora o cesijama;
o Dostavnica – izrada potvrde o prijemu. Obrazac ovog tipa koristi se kod dostave različitih
rješenja, kao što su rješenja za komunalne naknade.
o Opomena za plaćanje – predložak za kreiranje opomene za plaćanje iz poslovnog sistema;
o Usaglašenje obaveza – obrazac koji se koristi kod izrade dokumenta opomene za plaćanje
iz poslovnog sistema;
o Tužbe – predlošci koji će se koristiti kod kreiranja tužbi za neizmirenje obaveza ili drugih
vrsta tužbi iz poslovnog sistema u dijelu koji se odnosi na pravne poslove;
o Vansudsko poravnanje – obrazac za izradu dokumenta o vansudskom porvnanju;
o Putni nalog – obrazac koji se koristi u poslovnom sistemu kod izrade putnih naloga;
o Poslovni dopis – oznaka da se obrazac koristi u procesu izrade poslovnih dopisa;
o Ugovor o radu – oznaka koja omogućava definisanje parametara koji se javljaju pri izradi
ugovora o radu sa zaposlenicima;
o Rješenje za godišnji odmor - obrasci koji će se koristiti kao rješenja za godišnji odmor u
dijelu upravljanja ljudskim resursima;
o Rješenje o promjeni radnog mjesta – obrasci sa ovom oznakom će biti korišteni kod izrade
rješenja o promjeni radnog mjesta. Rješenje o promjeni radnog mjesta obrađuje se u
ljudskim resursima – opcija Promjena radnog mjesta;
o Rješenje o prekidu radnog odnosa – obrasci sa ovom oznakom će biti korišteni kod izrade
rješenja o prekidu radnog odnosa. Rješenje o prekidu radnog odnosa obrađuje se u
ljudskim resursima – opcija Prekid radnog odnosa;
o Rješenje o stopi minulog rada – obrasci sa ovom oznakom će biti korišteni kod izrade
rješenja o promjeni koeficijanta minulog rada. Ovaj tip rješenja obrađuje se u ljudskim
resursima – opcija Ažuriranje stope minulog rada;
o Uvjerenje o radnom odnosu – obrazac koji se koristi kod izdavanja raznih uvjerenja i
potvrda o radnom odnosu u sistemu za upravljanje ljudskim resursima;
o Rješenje za komisiju – obrazac koji se koristi kod izdavanja rješenja o imenovanju raznih
komisija u sistemu za upravljanje ljudskim resursima;
o Rješenje za plaćeno odsustvo – definisanje obrasca koji će se koristiti kao urnek za
kreiranje rješenja o plaćenom odsustvu;
Strana 254
o Potvrda o uplati doprinosa – definisanja obrasca koji služi kao predložak za izdavanje
potvrde o uplaćenim doprinosima u okviru upravljanja ljudskim resursima;
o Ostala rješenja za zaposlenike – obrasci sa ovom oznakom koriste se kod izrade ostalih
nepomenutih rješenja u okviru sistema za upravljanje ljudskim resursima;
o Serija artikla – obrazac po čijem formatu će biti kreiran prijemni karton kod obrada
zapisnika ulaza za artikle za koje je predviđeno praćenje serija artikala;
o Radni nalog – obrazac koji se koristi pri izradi radnih naloga i radnih listi;
o Kontrola kvaliteta – obrazac koji se koristi u okviru kontrole kvalieta proizvoda i procesa;
o Hez - Laboratorijski nalaz i mišljenje – obrazac koji se koristi u sistemu ImelHez
namijenjenom organizacijama koje se higijensko-epidemiološkom zaštitom. Ovaj tip
obrazaca će se koristiti kao predložak kod izdavanja stručnih nalaza i mišljenja:
o Hez – Potvra o prijemu – obrazac koji se koristi u sistemu ImelHez kao potvrda predaje
uzorka na laboratorijsku analizu;
o Komunalne naknade – obrasci koji se koristi pri kreiranju rješenja za komunalne naknade.
Komunalne naknade koriste se u sistemu za obračun komunalnih usluga i komunalnih
naknada.
Završetkom evidentiranja sistem će upisati obrazac u bazu i eksternu lakaciju, u skladu sa definisanim
pravilima u konfiguraciji sistema.
Uređivanje obrasca
U slučaju potrebe za korekcijom sadržaja

obrasca korisnicima je na raspolaganju
opcija Otvori obrazac, u alatnoj traci.
Izborom ove opcije obrazac se otvara u odgovarajućem programu za obradu. Nakon završetka obrade i
njegovog zatvaranja, javit će se odgovarajuća poruka vezana za status korigovanog dokumenta. Izborom
opcije Snimi, obrazac
dobija korigovani
sadržaj. Odustajanjem
od snimanja u bazi
podataka ostaje ranije
definisan sadržaj obrasca.
Strana 255
Ostale opcije
Pored pomenutih obrada u alatnoj traci, postavljene su i dodatne opcije:
 Deaktiviranje – opcija koja omoguća stavljanje oznake Neaktivan,

na definisani obrazac. Obrasci koji su proglašeni neaktivnim neće se
javiti pri novim podešenjima. Ukoliko je obrazac proglašen neaktivnim, na istoj poziciji javlja se
opcija Aktiviranje, kojom se poništava predhodno postavljeni status obrasca;
 Vrste dokumenata – povezivanje definisanog obrasca sa vrstama dokumenata. Pozivom ove

opcije otvara se forma za izbor vrste dokumenata koji će u obradama koristiti definisani obrazac
kao predložak. U cilju bržeg pronalaska vrste dokumenata koji će u svojoj definiciji imati za
predložak odabrani obrazac, u gornjem dijelu tabele omogućen je izbor odgovarajuće knjige
protokola i tipa dokumenta. Izbor vrste dokumenta obavlja se stavljanjem oznake ispred šifre
dokumenta;
 Filter – organizacija u svom radu može koristiti veliki broj obrazaca. Kako bi se izvršila
odgovarajuća analiza, korisnik može postaviti uslove pregleda korištenjem opcije Filter.
Strana 256
Bookmarci
Bookmarci su posebne oznake koje se definišu u MS Word tekst procesoru, sa ciljem da se ova tekstualna
oznaka zamijeni sa vrijednostima iz pojedinih obrada. Korisnici treba da se upoznaju sa načinom
definisanja bookmark oznaka u word dokumentima. Evidentiranje bookmark oznaka u MS Word
dokumentima vrši se izborom
opcija za ubacivanje (insert) u
alatnoj traci.
Izborom opcije Bookmark, u alatnoj traci obrazaca, dobija se forma za

ažuriranje posebnih oznaka.
Strana 257
 Traka sa alatima – alati za ažuriranje bookmark oznaka odabranog obrasca;

 Tabela – lista evidentiranih bookmark oznaka.
Kod ažuriranja bookmark

oznaka predviđeno je
evidentiranje sljedećih
informacija:
 Redni broj – redni

broj pod kojim će se
pokazivati bookmark
oznake za odabrani
obrazac;
 Polje – informacija vezana za dokument obrade koji će koristi definisani
obrazac. Ovisno o vrsti aplikacije sistem će ponuditi različite
mogućnosti. Na slici je prikazan slučaj putnog naloga;
 Bookmark – pripremljena tekstualna bookmark oznaka u obrascu koja
će se zamijeniti sa sadržajem polja;
 Opis – kratak opis namjene bookmark oznake. Informacija nije obavezna
za evidentiranje;
 Obrazac – prikaz obrasca za koji se evidentira bookmark oznaka.
Strana 258
Pregled obrasca
U procesu ažuriranja i kontrole sadržaja obrasca, javlja se potreba da se vidi njegov sadržaj. U tu svrhu
koristi se opcija Vidi obrazac u alatnoj traci.
Izborom ove opcije obrazac se otvara kroz sistemsku

aplikaciju u kojoj je obrazac kreiran. Npr. ako je obrazac
kreiran u MS wordu, obrazac će se otvoriti u ovom
programu. Otvoreni obrasci se nemogu mijenjati. Ukoliko
korisnik kroz odgovarajući program i izvši njegovu izmjenu efekat promjejne neće biti zabilježen.
Ukoliko se utvrdi potreba za ažuriranjem obrasca potrebno je pokrenuti opciju Obrasci u alatnoj traci.
Kopiranje obrasca
U određenim slučajevima javlja se potreba da se

sličan obrazac, uz određene modifikacije, koristi i kod drugih obrada. Korisnik može ponoviti kompletan
postupak vezan za evidentiranje obrasca. Kraći put je izbor opcije Kopiranje u alatnoj traci. Izborom opcije
dobija se dijalog boks za evidentiranje novog obrasca.
Nakon evidentiranja obrasca, izmjene se unose na način opisan kod evidentiranja obrazaca.
Strana 259
Pregled
Korisnici koji imaju potrebu da izlistaju bookmark oznake imaju na

raspolaganju posebnu opciju Lista mogućih bookmark-a.
Izborom ove opcije pojavljuje se posebna forma za izbor

tipa obrasca za koji postoji potreba izlistavanja bookmark
oznaka.
Korisnik može odabrati odgovarajući tip obrasca. Ukoliko

se ne odabere obrazac sistem će ponuditi bookmark
oznake za sve raspoložive tipove obrazaca.
Strana 260
IV.7. Standardni obrasci
Organizacije u svom radu koriste unaprijed definisane obrasce koji služe za prikupljanje informacija,
evidentiranje poslovnih promjena, razne zapisnike i sl. Ovi obrasci, po pravilu imaju standardnu formu,
propisanu politikama i usvojenim standardima organizacije.
Da bi se upravljalo sadržajem obrazaca, čuvanjem njihove elektronske forme i korištenjem za druge

obrade u poslovnom sistemu, kao i za izradu printane verzije, sistem za upravljenje dokumentima ima
ugrađenu posebnu mogućnost Standardni obrasci.
Pristup opciji treba omogućiti svim korisnicima poslovnog

sistema, koji na bilo koji način, imaju potrebu za
korištenjem obrazaca u svom radu. Korisnici, putem ove
opcije, nemogu mijenjati sadržaj ovih obrazaca. Pored
toga, za obrasce koji će se koristiti u printanoj formi
predlaže se PDF format.
Za standardne obrasce mogu se koristiti isključivo obrasci koji se nalaze u bazi podataka i evidentirani su
putem opcije Obrasci.
Veza između Standardnih obrazaca i Obrazca predstavljena je

sljedećom slikom.
Obrazac 1
Obrazac 2
Standardni obrazac 1
Obrazac 3
: Obrazac 4
:
Standardni obrazac n Obrazac n-1
Obrazac n
Kao što se vidi, na relaciji predstavljenoj na predhodnoj slici, za
standardni obrazac može biti vezano jedan ili više obracaca. Pored toga jedan obrazac može biti povezan
sa više standardnih obrazaca.
Kod određivanje strukture standardnih obrazaca u obzir treba uzeti funkciju standardnih obrazaca.
Određene organizacije uspostavljaju jednostavnu relaciju 1:1 - standardni obrazac se povezuje sa jednim
obrascem.
Strana 261
Dobrim praksama se sugeriše da standardni obrazac se kreira za više obrazaca koji se javljaju u istom ili
povezanom poslovnom procesu.
Pozivom opcije Standardni obrasci, dobija se forma na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – alati za definisanje standardnih obrazaca, povezivanje sa registrom obrazaca,

otvaranje obrazaca i preglede ovih registara;
 Tabela Standardni obrasci – lista standardnih obrazaca;
 Tabela Obrasci – lista obrazaca povezanih sa standardnim obrascima.
 Standardni obrasci – ažuriranje registra standardnih obrazaca;

 Obrasci - povezivanje standardnog obrasca sa obrascima;
 Otvori – otvaranje odabranog obrasaca u svrhu štampe ili dalje obrade;
 Pregledi - listing standardnih obrazaca.
Izborom opcije Standardni obrasci, dobija se nova forma za definisanje standardnih obrazaca.
Strana 262
Kod ažuriranja registra standardnih obrazaca

vrši se obrada sljedećih informacija:
 Šifra – oznaka standardnog obrasca;

 Naziv – naziv standardnog obrasca;
 Opis – opis primjene standardnog
obrasca.
Za definisane standardne obrasce, vrši se

povezivanje sa registrom obarazaca. U tu svrhu koristi se opcija Obrasci. Za odabrani standardni obrazac
iz predhodne tabele, izborom opcije Obrasci, pojavljuje se forma sa opcijama za ažuriranje.
Strana 263
Kod ažuriranja obrazaca, vrši se

evidentiranje obrazaca. Pri tome
je predviđeno ažuriranje
 Obrazac – obrazac definisan u registru obrazaca koji se povezuje sa standardnim obrascom.

Evidentiranje obrasca je obavezno;
 Protokol – ukoliko je obrazac evidentiran kao zvaničan dokument, sistem omogućava povezivanje
sa dokumentima protokola. Evidentiranje informacije nije obavezno.
Evidentirani standardni obrasci, i njima pridruženi obrasci mogu se pregledati u

formi pripremljenoj za štampu korištenjem opcija:
 Lista – lista evidentiranih standardnih obarazaca;

 Sadržaj – lista standardnih obrazaca sa obrascima koji su sa njima povezani.
Strana 264
Strana 265
IV.8. Fizičke lokacije
Polazeći od stanja u praksi, koje pokazuje da se originalni dokumenti nalaze se u različitim lokacijama
(protokol, arhiva, pravna služba, ekonomsko-finansijska služba i dr.), za koje nije propisan način
odlaganja, čuvanja i pretraživanja, jedna od prvih i temeljnih aktivnosti predstavlja određivanje lokacija na
kojima je predviđeno odlaganje arhivske i registraturne građe.
Definisanje fizičkih lokacija predviđeno je na dva nivoa:

Arhiva1 Arhiva n
 Osnovni nivo – osnovni nivo predstavlja nivo
prostorije ili dijela prostorije namijenjenog za čuvanje
Lokacija1 Lokacija1
arhivske i registraturne građe;
 Nivo lokacije – fizička lokacija unitar prostora
Lokacijan Lokacijan
namijenjana za čuvanje registratora ili fascikli.
Za ovu svrhu je predviđena posebna opcija Fizička

arhiva.
Izborom ove opcije dobija se forma na sljedećoj sici.
Na ovoj formi mogu se uočiti sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – traka za evidentiranje prostora – osnovnih lokacija i registraturnih ormara i

polica – fizičkih lokacija, kao i odgovarajuće preglede;
 Tabela Prostorije - Osnovne lokacije – tabela u kojoj su prikazane osnovne lokacije. U donjem
dijelu forme je prikazan opis koji daje upute vezan za načn korištenja postora;
Strana 266
 Tabela Fizičke lokacije – tabela sa listom fizičkih lokacija koje se nalaze u odabranoj osnovnoj
lokaciji. Fizičke lokacije predstavljaju registraturni ormari ili police na kojima se nalaze registratori.
U donjem dijelu forme dato je kratko uputstvo za korištenje lokacije;
 Tabela Vrste registratora – definisane vrste registratora koje se odlažu na odabranu lokaciju;
 Tabela Registratori – lista registratora koji se nalaze na odabranoj fizičkoj lokaciji.
U traci sa alatima predviđene su sljedeće opcije:
 Osnovne lokacije – obrada osnovnih lokacija – prostora u kojima se čuva registraturna i arhivska
građa;
 Fizičke lokacije – obrada fizičkih lokacija na koje se postavlja registraturna i arhivska građa za
odabrane osnovne lokacije;
 Vrste registratora – određivanje
vrste registratora koji se smještaju
na odabranu fizičku lokaciju;
 Pregledi – liste lokacija i rasporeda
registratora.
Osnovne lokacije
Izborom opcije Osnovne lokacije dobija se forma sa sljedećim detaljima.
Strana 267
 Traka sa alatima – traka sa alatima za dodavanje, ispravku i brisanje evidentiranih lokacija.

Brisanje osnovnih lokacija moguće je samo u slučaju da za osnovnu lokaciju nisu vezane
podlokacije, tj. fizičke lokacije;
 Lista osnovnih lokacija – lista evidentiranih osnovnih lokacija;
 Opis upotrebe lokacije – kratko uputstvo za upotrebu osnovnih lokacija.
Kod obrade osnovnih lokacija pedviđeno je

evidentiranje sljedećih informacija:
 Šifra – oznaka osnovne lokacije;

 Naziv – kratak naziv osnovne
lokacije;
 Opis – opis upotrebe osnovne
lokacije.
Fizičke lokacije
Fizičke lokacije predstavljaju mjesta odlaganja registratora i fascikli. Kako bi se brzo pronašli registratori i
fascikle, korisicima predlažemo da za fizičke lokacije odrede najniži jednoznačno odrediv prostor za
odlaganje – polica.
Izborom opcije
Fizičke lokacije,
dobija se forma na
sljedećoj slici, na
kojoj se može uočiti
nekoliko detalja:
Strana 268
 Traka sa alatima – traka sa alatima za dodavanje, ispravku i brisanje evidentiranih fizičkih lokacija.
Bisanje fizičkih lokacija moguće je samo u slučaju da na ovoj lokaciji nisu postavljeni registratori
vidljivi u tabeli sa desne strane;
 Lista fizičkih lokacija – lista evidentiranih fizičkih lokacija;
 Opis upotrebe lokacije – kratko uputstvo za upotrebu fizičkih lokacija.
Kod obrade fizičkih lokacija

pedviđeno je evidentiranje
 Šifra – oznaka fizičke

lokacije;
 Naziv – kratak naziv
fizičke lokacije;
 Opis – opis upotrebe fizičke lokacije.
Kod definisanja oznake fizičke lokacije, korisnicima se predlaže da se razvoj sistema označavanja vrši
struktuirano. To podrazumijeva da oznaka fizičke lokacije u sebi sadrži osnovnu lokaciju, niže nivoe
lokacije i konkretnu fizičku lokciju.
A1 Prva A11
A111 Polica
A Osnovna podlokacija Podlokacija
lokacija A2 Druga A21
A211 Polica
podlokacija Podlokacija
Ovakav pristup omogućava lakše snalaženje u prostorima za odlaganje dokumentacije.
Vrste registratora
Dobre prakse pokazuju da kvalitetnom upravljanju dokumentima, doprinosi donošenje odluke o mjestu
odlaganja pojedinih vrsta registratora. Za
definisanje vrste registratora predviđena je
posebna opcija u alatnoj traci.
Izborom ove opcije dobija se forma na kojoj su prikazani sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – alati za ažuriranje vrste registratora za pojedinu fizičku lokaciju. Ispod opcija za
ažuriranje prikazana je lokacija sa koje je pozvana opcija;
 Tabela Vrste registratora – lista vrste registratora koji se planiraju odlagati na lokaciju sa koje je
pozvana opcija;
Strana 269
 Tabela Ostale lokacije – lista ostalih fizičkih lokacija.
Kod ažuriranja vrste

registratora koji se odlaže na
odabranu fizičku lokaciju,
predviđeno je evidentiranje
 Šifra – kratka oznaka

vrste registratora;
 Naziv – naziv vrste registratora;
 Oznaka – oznaka registratora koja se upisuje na registrator koji je pridružen odabranoj vrsti
registratora.
Pregledi
Za evidentirane fizičke lokacije, raspoloživo je nekoliko pregleda:
Strana 270
 Lista osnovnih lokacija – priprema za

izlistavanje evidentiranih prostora za čuvanje
fizičke forme dokumenata i zapisa;
 Lista fizičkih lokacija – izlistavanje ormara ili
polica za čuvanje fizičke forme dokumenata ili
zapisa. Pri tome je moguće odabrati izlistavanje samo jedne osnovne lokacije ili svih lokacija.
Sistem će ponuditi sadržaj fizičkih lokacija na odabranoj osnovnoj lokaciji. Ukoliko se ne odabere
niti jedna lokacija, kreirat će se lista fizičkih lokacija za sve osnovne lokacije;
 Lista fizičkih lokacija sa vrstama registratora – lista vrsta registratora predviđenih za odlaganje u
odabranom prostoru. Slično kao i u predhodnom slučaju, izlistavanje je moguće obaviti samo za
odabranu ili sve lokacije;
 Lista registratora po fizičkim lokacijama – lista registratora koji su odloženi o odabrani prostor
Slično kao i u predhodnom slučaju, izlistavnje je moguće obaviti samo za odabranu ili sve lokacije.
Strana 271
IV.9. Rokovi čuvanja
U cilju lakšeg i bržeg evidentiranja organizacione šeme protokola i evidentiranje protokola, ImelDMS
sistem posjeduje poseban registar za definisanje rokova čuvanja pojedinih dokumenata. Rokovi definisani
na dokumentima imaju za cilj, u skladu sa zakonskom regulativom i pravlinicima organizacije, pripremu za
pravovremeno izlučivanje dokumenata.
Predlažemo organizacijama da, prije definisanja rokova čuvanja, sačine listu registraturne građe. U toj listi
bi, pored uobičajnog roka čuvanja fizičkog oblika dokumenta, trebalo propisati i rok čuvanja elektronske
verzije dokumenta.
Izborom opcije Rokovi čuvanja, iz registara sistema, dobija se forma na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – alati za ažuriranje registra rokova čuvanja dokumenata i preglede dokumenata
po rokovima čuvanja;
 Tabela rokova čuvanja – lista evidentiranih rokova čuvanja dokumenata;
Strana 272
 Tabela vrste dokumenata – lista vrste dokumenata za koji je predviđen rok čuvanja odabran u
predhodnoj tabeli;
 Detalji – detalji o odabranoj stavci roka čuvanja.
Prilikom ažuriranja podataka u ovom registru, predviđena je obrada sljedećih informacija:
 Šifra – oznaka tipa roka čuvanja;

 Trajno – oznaka koja određuje
da će se dokumenti sa
odabranim rokom čuvanja čuvati
trajno, kako fizičke, tako i
elektronske forme dokumenta;
 Naziv – naziv tipa roka čuvanja;
 Rok – fizički – rok čuvanja
fizičkog dokumenta u godinama;
 Rok – elektronski – rok čuvanja elektronske verzije dokumenata u godinama;
 Opis – opis primjene roka čuvanja.
Strana 273
IV.11. Liste zadataka
Za organizacije koje namjeravaju da uspostave

procesni model rada u izradi dokumenata, predviđen
je poseban registar vrste zadataka koji se pri obradi
dokumentacije obavljaju.
Izborom opcije Liste zadataka, dobija se forma sa

sljedećim detaljima:
 Alatna traka – alati za evideniranje liste zadataka u obradi dokumenta;

 Tabela zadataka – lista evidentiranih zadataka.
Kod ažuriranja
liste zadataka
evidentiraju se
sljedeće
informacije:
Strana 274
 Šifra – oznaka radnog zadatka ili aktivnosti;

 Naziv – opis zadatka;
 Obrada dokumenta – vrijeme u minutama potrebo za prosječno obavljanje zadatka;
 Rok od prijema zadatka – rok iskazan u satima, za koji osoba koja je dobila zaduženje treba da
obavi povjerenu aktivnost.
Informacije evidenirane u ovom registru koriste se kod planiranja toka obrade vrste
dokumenata koje su označene kao Procesna obrada.
Strana 275
IV.12. Skeneri
U procesu digitalizacije papirne forme dokumenta neophodno je korištenje uređaja za digitalizaciju –

skenera.
Organizacija može imati jedan ili više skenera na različitim radnim mjestima. U tu svrhu je potrebno
sačiniti njihovu listu. Lista skenera definiše se posebnim registrom Skeneri.
Izborom opcije Skeneri, dobija se forma na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – alati za ažuriranje liste skenera;

 Lista skenera – lista skenera koja je prijavljena u sistem.
Kod ažuriranja skenera vrši

se evidentiranje sljedećih
informacija:
 Šifra – oznaka
skenera ;
 Naziv – naziv
skenera u sistemu upravljanja dokumentima;
 Program – aplikacija koja se instalira u sistem u cilju upravljanja procesom skeniranja;
 Folder – lokacija na koju se snimaju digitalizirane verzije skeniranih zapisa. Sa ove lokacije se
importuju zapisi u bazu dokumenata upravljanja dokumentima.
Definisani skeneri će se koristiti u procesu obrade zapise dokumenata.
Strana 276
IV.13. Vrste reversa
U procesu uspostave bibliotečke djelatnosti ili

kontrolisanog izdavanja dokumenata i arhivske građe iz
prostora u kojem se ovi dokumenti čuvaju, neophodno
je definisati osnov za izuzimanje dokumenata.
U tu svrhu predviđena je posebna opcija registara

Vrsta reversa.
Izborom opcije dobija

se forma kao na
sljedećoj slici.
Na formi su prikazani
uobičajni detalji, i to:
 Traka sa alatima – alati za obrade i preglede vrsta reversa;

 Tabela – lista evidentiranih vrsta reversa dokumenata;
 Detalji – opis upotrebe vrste
reversa.
Kod obrade reversa vrši se obrada

 Šifra – oznaka vrste reversa;

 Naziv – naziv vrste reversa
dokumenata;
Strana 277
 Biblioteka – oznaka da se revers koristi u opcijama vezanim za biblioteku organizacije;

 Opis – detaljniji opis primjene vrste reversa.
Pored opcija za ažuriranja ovog registra u sistemu je postavljena opcija za pripremu za štampu i njegovu
štampu.
Strana 278
IV.14. Kategorije regulative
U cilju klasifikacije regulative – zakona,

pravilnika i drugih internih i eksternih
propisa, projektovan je poseban
registar za njihovu klasifikaciju.
Izborom opcije Kategorije legislative,

dobija se jednostavna tabelarna forma
sa sljedećim detaljima:
 Traka sa alatima – alati za obradu registra kategorija regulative;

 Tabela – lista evidentiranih kategorija.
Kod obrade registra vrši se evidentiranje sljedećih informacija:
 Šifra – oznaka kategorije regulative;

 Naziv – naziv kategorije regulative.
Strana 279
IV.15. Vrste registratora
Jedna od bitnih pripremnih aktivnosti, u sistemu upravljanja dokumentima, je određivanje načina

odlaganja dokumenata i zapisa u fascikle, registratore i druge vrste kutija za odlaganje. Kako bi proces
označavanja fascikli i registratora i njihovog označavanja bio standardizovan, neophodno je definisati
jednostavna i jasna pravila. U tu svrhu, u okviru pravilnika o kancelarijskom i arhivskom poslovanju,
neophodno je definisati način označavanja i mjesta čuvanja registratora.
U tu svrhu projektovan je poseban registar Vrste registratora.
Izboromo opcije Vrste registratora, dobija se forma kao na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – alati za ažuriranje i pregled vrste registratora;

 Tabela – lista evidentiranih vrsta registratora.
Kod ažuriranja vrsta registratora vrši se obrada sljedećih informacija:
 Šifra – oznaka vrste registratora;

 Naziv – naziv vrste registratora;
 Oznaka – oznaka registratora koja upućuje na sadržaj registratora. Oznaka se ispisuje na
naljepnicu registratora. Potpuna oznaka registratora, kod izdavanja ragistratora će dobiti i redni
broj registratora za odabranu vrstu dokumenta. Iz tih razloga korisnicima sistema za upravljanje
dokumentima preporučuje se da oznaka vrste registratora završava crtom „-„;
Strana 280
 Lokacija – fizička lokacija na koju je predviđeno odlaganje registratora i fascikli sa odabranom

vrstom registratora. Za
lokaciju treba odabrati
lokaciju na kojoj se nalaze
nezaključeni i
nepopunjeni registratori,
tj. registratori u koje se
odlaže tekuća
dokumentacija.
Evidentirane vrste registratora, prikazane u tabeli, moguće je pripremiti za

štampu, korištenjem opcije Pregled, u alatnoj traci.
Izborom ove opcije dobija se forma na sljedećoj slici.
Evidentirane vrste registratora koriste se kod izdavanja registratora.
Strana 281
IV.16. Vrste pošte
Kako bi se pratio način dostave i otpreme dokumenata, u sistem je ugrađen poseban registar Vrste pošte.
Izborom opcije pojavljuje se standardna tabelarna forma, čiji je primjer prikazan na sljedećoj slici.
Kod ažuriranja ovog registra vrši se evidentiranje osnovnih informacija:
 Šifra – simbol vrste pošte

 Naziv – naziv vrste pošte.
Listu evidentiranih pošta moguće je prikazati i štampati korištenjem opcije Pregled.
Evidentirane informacije koriste se kod evidentiranja dokumenata u protokol i otpreme pošte.
Strana 282
IV.17. Knjige arhivske i bezvrijedne građe
Arhivska građa, koja se predaje nadležnom arhivu, mora biti u registraturski sređenom stanju, odložena u
arhivske kutije, usklađena sa listom kategorija koju je donijelo pravno lice i upisana u arhivsku knjigu.
Pored toga i bezvrijedna registraturna građa mora biti u sređenom stanju i posebno evidentirana u
zasebne knjige evidencije.
U skladu sa ovim potrebama, u sistem je

ugrađena mogućnost kreiranja posebnog registra
za evidentiranje elektronskih knjiga za
evidentiranje arhivske i bezvrijedne građe.
Izborom opcije Knjige arhivske i bezvrijedne

građe, javlja se forma na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – opcije za ažuriranje ovog registra;

 Lista arhivskih knjiga – lista evidentiranih arhivskih i knjiga bezvrijedne građe;
 Detalji – dodatne informacije vezane za odabranu knjigu iz predhodne tabele.
Strana 283
Kod obrade informacija o

knjigama predviđeno je
evidentiranje sljedećih
informacija:
 Šifra – kratka
oznaka arhivske
knjige;
 Naziv – kratak opis
arhivske ili knjige
bezvrijedne
registraturne građe;
 Datum otvaranja – datum na koji je otvorena odabrana arhivska knjiga;
 Godina – godina na koju se odnosi arhivska građa;
 Tip – dopunska oznaka koja određuje primjenu evidentirane knjige. Knjiga koja je označena kao
Arhivska građa koristi se kod izdvajanja arhivske građe. Knjiga koja je označena kao Bezvrijedna
građa namijenjena je za evidentiranje registraturne građe namijenjene uništenju.
 Opis – dopunski opis koji se odnosi na odabranu arhivsku knjigu.
Strana 284
Vrste troškova postupka
Određene organizacije,
korisnici sistema ImelBis,
imaju potrebu da evidentiraju
troškove određenog pravnog
postupka. Kako bi se taj
proces olakšao, projektovana
je opcija za identificiranje
vrste troškova koji nastaju u
provođenju pravnih
postupaka.
Obzirom da se troškovi vezuju

sa predmetima koji se
otvaraju u okviru sistema za
upravljanje dokumentima, isti
se registar, može pripremiti u okviru registara ovog dijela poslovnog sistema.
Izborom opcije Vrste troškova postupka, pojavljuje se tabelarna forma na kojoj su prikazani sljedeći
detalji:
 Traka sa alatima – opcije za ažuriranje i pregled evidentiranih vrsta troškova pravnih postupaka;
 Tabela – lista evidentiranih troškova pravnih postupaka;
Strana 285
 Detalji – dodatne informacije o odabranoj vrsti troškova pravnog postupka iz predhodne tabele.
Kod ažuriranja vrste troškova pravnog postupka omogućeno je evidentiranje sljedećih informacija:
 Šifra – jedinstvena oznaka vrste troška postupka;

 Naziv – kratak opis vrste troška pravnog postupka;
 Prijedlog iznosa – iznos koji se predleže kod evidentiranja troška postupka iskazan u domaćoj
valuti. Iznos će biti ponuđen kod evidentiranja troškova postupka. Preporučuje se evidentiranje
prijedloga troškova postupka za koji ne postoji odgovarajući dokument, tj. Internih troškova;
 Opis – opis primjene evidentirane vrste troška pravnog postupka.
Strana 286
Evidentirane vrste troškova mogu se izlistati koristeći opciju Pregledi.
Strana 287
V. Korisnički dokumenti
U cilju centralizovanog upravljanja dokumentima, kako formalnom, tako i formalnom dokumentacijom,

ImelDMS je projektovan da uključi i dokumente koji zaposlenici kreiraju u pripremi svojih zadataka,
internoj komunikaciji i ostaloj neformalnoj korespodenciji.
Na taj način stvara se mogućnost boljeg upravljanja elektronskim prostorom, veremenom izrade i
dijeljenjem drugih resursa.
U svrhu pripreme ovog dijela aplikacije neophodno je u konfiguraciji sistema definisati lokaciju na koju će
biti zabilježeni korisnički dokumenti.
Ovu opciju mogu koristiti korisnici za

koje je u registru korisnika izvršeno
povezivanje sa registrom zaposlenika, tj.
evidentirana je informacija Zaposlenik.
Ukoliko uz korisničko ime nije definisana

veza sa registrom zaposlenika, javlja se
U cilju klasifikacije dokumenata korisnika, svaki korisnik treba da razradi svoje tipove dokumenata.
Obrada dokumenata od strane korisnika

obavlja se korištenjem opcije Korisnički
dokumenti.
Pri tome korisnik može odabrati dvije opcije:
 Korisnički – Moji dokumenti – izrada korisničkih dokumenata;

 Tuđi dokumenti – pregled dokumenata dobijenih od drugih osoba.
Strana 288
Obzirom da veliki broj organizacija koje koriste poslovni informacioni sistem ImelBis, imaju mogućnost da
koriste i sistem za upravljanje dokumentima, u cilju pojednostavljenja evidentiranja korisničkih
dokumenata, za njih je predviđena posebna
opcija u ImelBis sistemu.
Bez obzira odakle se pozove opcija Korisnički

dokumenti, dobija se forma na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – alati za rad sa

korisničkim dokumentima;
 Tabela Tipovi dokumenata – lista tipova
dokumenata;
 Opis – opis koji se odnosi na upotrebu
tipa dokumenta;
 Tabela Dokumenti – lista dokumenata
koji su evidetnirani i odnose se na tip dokumenta iz predhodne tabele;
 Detalji dokumeta – detalji o evideniranom dokumentu. U detaljima su pored informacija koje se

direktno evidentiraju kod obrade dokumenta, vide i informacije vezane za protokolisanje
dokumenata;
 Tabela Zapisi – lista zapisa koji su pridruženi odabranom dokumentu.
Strana 289
U traci sa alatima su postavljene sljedeće opcije:
 Tipovi – klasifikacija korisničkih dokumenata;

 Dokumenti – lista evidentiranih dokumenata;
 Zapisi – lista elektronskih zapisa koji su pridruženi određenom dokumentu;
 Protokolisanje – povezivanje korisničkog dokumenta sa protokolom;
 Kopiranje – kopiranje ranije kreiranog dokumenta ili zapisa;
 Distribucija – davanje na uvid drugim korisnicima kreiranih dokumenata;
 Arhiviranje – završetak rada na dokumentu i sklanjanje iz tabele dokumenata – dokumenata u
radu;
 Tuđi dokumenti – uvid u dokumente koji su od drugih korisnika stavljeni na raspolaganje;
 Filter – postavljanje uslova na prikaz dokumenata;
 Vidi zapis – otvaranje zapisa na kome se nalazi kursorska traka pomoću sistemom definisane
aplikacije za odabrani tip dokumenta;
 Arhiva – uvid u arhivirane dokumente.
Tipovi korisničkih dokumenata
U cilju klasifikacije ličnih dokumenata, svaki korisnik treba da razvije svoju klasifikaciju
dokumenta tzv. Tipovi dokumenata. Obrada tipova dokumenata vrši se korištenjem opcije
Tipovi u alatnoj traci.
Pokretanjem ove opcije, dobija se forma kao na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – alati za ažuriranje i preglede korisničkih tipova dokumenata;

 Tabela tipova korisničkih dokumenata – lista evidentiranih tipova dokumenata;
 Detalji – detalji o evidentiranom tipu dokumenta – opis primjene tipa dokumenata, obrazac iz
liste obrazaca koji se koriste u sistemu i lokacija dokumenata koji se povezuju sa korisničkim
dokumentima.
Strana 290
Kod ažuriranja tipova korisničkih dokumenata vrši se obrada sljedećih informacija:
 Oznaka – oznaka tipa korisničkih dokumenata;

 Naziv – naziv tipa korisničkih dokumenata;
 Vrsta dokumenta – vrsta dokumenta po kojim će korisnički dokument biti zaveden u elektronsku
knjigu protokola ukoliko će dokument postati zvaničan dokument organizacije;
 Obrazac – veza sa obrascem iz registra obrazaca, ukoliko se izrada korisničkih dokumenata
obavlja po sistemskom obrascu;
 Lokacija – lokacija na kojoj se nalaze zapisi sačinjeni izvan sistema za upravljanje dokumentima.
Ova lokacija koristi se kod pimjene prenosnih računara i rada izvan organizacije. Kod obrade
korisničkih dokumenata omogućen je import zapisa u korisničke dokumente ili njihov eksport iz
korisničkih dokumenata u cilju obrade na prenosnom računaru;
Strana 291
 Opis – opis primjene korisničkog obrasca.
Dokumenti
Korisnički dokumenti tj. dokumenti kreirani od strane korisnika sistema, evidentiraju se za odabrani tip
dokumenta, tj. dokument na kome se nalazi kursorska traka.
Kod ažuriranja dokumenata omogućeno je:
 Dodavanje – dodavanje novog dokumenta u bazu korisničkih dokumenata;

 Ispravka – ispravka ranije evidentiranog dokumenta;
 Brisanje – brisanje ranije evidentiranog dokumenta zajedno sa zapisima evidentiranim uz
dokument.
Kod ažuriranja dokumenata predviđena je obrada sljedećih informacija:
Strana 292
 Tip dokumenta – tip korisničkog dokumenta. Kod dodavanja korisniku se nudi tip dokumenta sa
kojeg je pozvano ažuriranje dokumenta. Korisnik može odabrati ponuđeni tip ili odabrati drugi tip
kreiran od njegove strane;
 Datum – datum evidentiranja dokumenta;
 Oznaka – korisnička oznaka dokumenta;
 Naziv – naziv dokumenta;
 Obrazac – obrazac na osnovu koga će se kreirati zapisi – sadržaji odabranog dokumenta. Sistem
će za obrazac ponudti obrazac definisan u tipu dokumenta;
 Zapis – oznaka zapisa sačinjenog izvan sistema za upravljanje dokumentima koji se povezuje sa
dokumentom koji je predmet obrade. Ukoliko se na ovom mjestu odabere zapis isti će, upisom
dokumenta, biti evidentiran u bazu zapisa. Sistem će za lokaciju ponuditi lokaciju definisanu u
tipu dokumenta;
 Naziv zapisa – naziv zapisa evidentiranog u predhodnom polju;
 Poslovni partner – poslovni partner iz liste poslovnih partnera na koji se odnosi kreirani
dokument;
 Fizičko lice – fizičko lice iz liste fizičkih lica na koji se odnosi dokument;
 Zaposlenik – zaposlenik iz liste zaposlenika na koga se odnosi dokument;
 Naziv stranke – stranka određena registrima poslovnih partnera, fizičkih lica, zaposlenika ili
strnka direktno evidentirana od strane korisnika;
 Mjesto stranke – mjesto odakle je stranka;
 Zajedničko ažuriranje – oznaka da će se u slučaju dijeljenja dokumenta sa ostalim korisnicima
sistema omogućiti zajedničko ažuriranje dokumenta. Ukoliko ova opcija nije uključena, tada
osobe kojima bude dodijeljeno pravo uvida u ovaj dokument neće moći isti ažurirati. U tom
slučaju mogu ga kopirati za svoje potrebe i nastaviti ažuriranje;
 Napomena - opis dokumenta.
Zapisi
Zapisi predstavljaju sadržaj korisničkog dokumenta. Za jedan korisnički dokument može biti vezano jedan
ili više zapisa. Ukoliko se
radi o jednom zapisu
tada se taj zapis, po
pravilu evidentira
Strana 293
prilikom obrade dokumenta.
Obrada ostalih zapisa vrši se korištenjem opcije Zapisi u alatnoj

traci. Postavljanjem alatne trake na dokument, te izborom ove
opcije dobija se forma na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – alati za ažuriranje, pridruživanje ili skeniranje sadržaja koji se pridružuje
zapisu;
 Tabela zapisa – lista evideniranih zapisa. U listi evidentiranih zapisa prikazan je redni broj i opis
zapisa;
 Detalji – detalji o zapisu na kojem se nalazi traka. U detaljima su prikazani format dokumenta,
datum njegovog kreiranja i datum zadnje korekcije.
 Dodavanje – dodavanje novog priloga – zapisa vezanog za dokument koji je u obradi;

 Ispravka – ispravka osnovnih podataka o zapisu koji je ranije evidentiran;
 Brisanje – brisanje ranije evidentiranog zapisa;
 Zbirno dodavanje – povezivanje više zapisa sa odabranim korisničkim dokumentom;
 Ažuriranje – pozivanje sadržaja zapisa u cilju njegove dorade. Ovisno o tipu dokumenta sistem će
otvoriti odabrani zapis kroz aplikaciju koja odgovara tipu dokumenta. Aplikacije za određene
tipove dokumenata koriste se na osnovu informacija iz operativnog sistema;
 Skeniranje – poziv ugrađene aplikacije za kreiranje zapisa digitalizacijom papirnog dokumenata;
Strana 294
 Snimanje – snimanje zapisa odabranog dokumenta na lokaciju u cilju obrade ili prezentacije na
prenosnom računaru. Opcija se koristi i u slučaju kada dokument treba dati na uvid osobama koje
ne koriste sistem za upravljanje dokumentima;
 Slanje – slanje jednog ili više zapisa kao atachmenta uz e-mail poruku za jednu ili više osoba;
 Pregled – pozivanje sadržaja zapisa u cilju uvida, bez mogućnosti ažuriranja.
Evidentiranje i ažuriranje zapisa
Evidentiranje i uređivanje zapisa može se obaviti na više načina. Prvi način je direktno ažurirannje,
korištenjem opcije Dodavanje ili Ispravka. Drugi način predstavlja tzv. zbirno povezivanje više zapisa sa
jedne lokacije sa dokumentom koji je predmet obrade. Zapisi mogu se evidentirati i skeniranjem papirnog
dokumenta.
Kod direktnog ažuriranja zapisa vrši se obrada sljedećih informacija:
 Datum kreiranja – datum kreiranja zapisa. Korisniku se nudi sistemski datum;

 Obrazac – izbor obrasca iz liste obrazaca definisanih u sistemu. Korisniku se nudi obrazac
definisan prilikom unosa dokumenta. Korisnik može odabrati ponuđeni ili neki drugi obrazac iz
liste;
 Zapis – importovanja zapisa sa elektronske lokacije na računaru ili računarskoj mreži koji je
predhodno obrađen. Sistem će ponuditi posljednje korištenu mrežnu lokaciju za import sadržaja
zapisa. Ukoliko lokacija ranije nije korištena sistemski će biti ponuđena lokaciju iz konfiguracije
sistema;
 Naziv zapisa – kratak opis priloga – zapisa. Korisnicima se sugeriše da odaberu jasan naziv u cilju
naknadnog prepoznavanja. Ukoliko se zapis odabere sa elektronske lokacije, za naziv će biti
ponuđen naziv importovanog zapisa.
Ovako kreirani dokument se dalje može obrađivati korištenjem opcije Ažuriranje u alatnoj traci.
U praksi se, ponekad, javlja potreba skeniranja dokumenata. Pri tome mogu se javiti dva slučaja:
Strana 295
I. Predhodna digitalizacija – papirni dokumenti se pretvaraju u digitalnu formu i snimaju na

definisanu lokaciju. U ovom slučaju evidentiranje zapisa i povezivanje sa digitalnom formom
vrši se kroz proces ažuriranja koji je naprijed opisan;
II. Digitalizacija u procesu evidentiranja – ukoliko osoba koja vrši obradu priloga – zapisa ima
direktan pristup uređaju za skeniranje, proces digitalizacije može obaviti direktno korištenjem
opcije Skeniranje u alatnoj traci.
Izborom opcije Skeniranje, u alatnoj traci dobija se forma na slici.
 Traka sa alatima – alati za skeniranje i obradu skeniranih dokumenata;

 Lista zapisa – lista evidentiranih zapisa vezanih za dokumenat.
Postupak skeniranja dokumenata detaljno je pojašnjen u dijelu skeniranja dokumenata protokola.
Evidenirani zapis moguće je dodatno obrađivati korištenjem opcije Ažuriranje u alatnoj traci. Izborom ove
opcije pokreće se odgovarajući program određen za obradu tipa zapisa. Tip zapisa određuje se na osnovu
ekstenzije zapisa. Tako npr. ukoliko je ekstenzija dokumeta doc (ili docx) sistem će pokrenuti MS word i sl.
Ukoliko korisnik sistema nema namjeru ažurirati zapis, nego postoji potreba uvida u sadržaj dokumenta,
tada je potrebno odabrati opciju Pregled, u alatnoj traci. Otvoreni dokument, putem ove opcije može se,
u slučaju potrebe, pripremiti za štampu.
Snimanje zapisa
U organizacijama, koje u svom radu koriste prenosne računare, javlja se potreba snimanja zapisa,
obrađenih u dijelu korisničkih
dokumenata, na prenosni
Strana 296
računar u cilju njihove dodatne obrade ili prezentacije izvan organizacije.
U tu svrhu koristi se opcija Snimanje u alatnoj traci. Izborom ove opcije pojavit će se forma na kojoj su
prikazani sljedeći detalji:
 Lista zapisa – lista zapisa evidentiranih u dokumentu koji je predmet snimanja na prenosni
računar. Korisnik može odabrati jedan ili više ponuđenih zapisa. Izbor zapisa vrši se stavljanjem
oznake u polju ispred broja zapisa;
 Lokacija – lokacija na prenosnom računaru na koju se snimaju odabrani zapisi. Sistem će ponuditi
lokaciju definisanu prilikom evidentiranja dokumenta. Korisnik može odabrati ponuđenu lokaciju
ili drugu po svom izboru. Ukoliko se javi potreba, pored lokacija na prenosnom računaru, zapisi
mogu se snimiti i na druge lokacije kojima korisnik ima pristup. Kako bi se održalo upravljanje
elektronskim prostorom i zadržala pravila pristupa dokumentima, snimanje zapisa na druge
lokacije treba
svesti na što
manju mjeru.
Slanje zapisa
Pored standardne distribucije zapisa putem za to predviđene opcije, korisnicima koji nemaju pravo
pristupa sistemu za upravljanje dokumentima, zapisi mogu se proslijediti putem elektronske pošte.
Strana 297
U tu svrhu predviđena je posebna opcija Slanje u alatnoj traci. Njenim izborom javlja se
sljedeća forma. U gornjem dijelu

forme postavljena su polja za
evidentiranje e-mail adresa osoba
kojima se zapisi prosljeđuju, kao i
osobe koje se upoznavaju sa ovim
procesom.
U sredini forme prikazana je lista

zapisa u okviru dokumenta sa kojeg
je pozvana opcija. Izbor zapisa koji
se šalju kao atachment uz e-mail
poruku vrši se klikom miša na polje
ispred naziva zapisa.
Donji dio forme predviđej za upis

teksta e-mail poruke.
Kod izbora osoba kojima se

prosljeđuje zapis, sistem je omogućio
izbor:
 Zaposlenici – izbor osoba iz

baze zaposlenika. U tu svrhu, u
dijelu upravljanja ljudskim
resursima, neophodno je za
zaposlenike definisati
poslovne e-mail adrese;
 Poslovni partneri – izbor
odgovornih osoba poslovnih
partnera. Ove osobe definišu
se u bazi poslovnih partnera;
 Fizička lica – izbor osobe iz
registra fizičkih lica.
Protokolisanje
Strana 298
U slučaju da korisnik radi na dokumentu koji je, u skladu sa politikom o označavanju dokumenata,
predmet evidentiranja u protokol, nakon pripreme dokumenta isti se može automatski prenijeti u
protokol.
U tu svru koriste se posebne opcije, do

kojih se dolazi korištenjem odgovarajuće
opcije u alatnoj traci.
Protokolisanje se obavlja u dva koraka:
 Rezervacija broja – rezervacija broja predstavlja rezervisanje pozcije u odgovarajućoj knjizi.

Dobijeni broj koristi se u cilju završetka dokumenta u dijelu unosa protokolne oznake u sadržaj
određenog zapisa;
 Prenos u protokol – ova opcija je namijenjena konačnom upisu u protokol.
Izborom opcije Rezervacija broja dobija se forma identična formi koja je namijenjena za evidentiranje
protokola u za to predviđenim opcijama.
Strana 299
Upisom u protokol, u dijelu detalja

pojavljuju se informacije vezane za
knjigu protokola, redni broj i oznaku.
U protokol može se prenijeti dokument sa svim

njegovim zapisima ili samo određeni zapis korisničkog
dokumenta.
U protokol prenesu se dokument na kojem se nalazi kursorska

traka. Ukoliko se odabera prva opcija, u protokol, na predhodno
rezervisan broj i poziciju, biti će prenešeni svi zapisi odabranog
dokumenta.
Strana 300
Ukoliko se odabere opcija Prenos u protokol – Zapisa, tada će u protokol biti prenešen samo zapis
dokumenta na kojem se u odgovarajućoj tabeli nalazi kursorska traka.
U oba slučaja će sa broja protokola biti skinuta rezervacija a u protokolu će se pojaviti korisnički
dokument, koje po pravilima definisanim pravilnikom o kancelarijskom poslovanju treba kontrolisati i
zaključiti.
Dokument na protokolu će biti snimljen u bazu i/ili na putanju ovisno kako je izvršeno podešenje u
konfiguraciji sistema vezano za snimanje dokumenata u protokolu.
Kopiranje
Dokumenti koji su kreirani od strane korisnika mogu biti kopirani u cilju dorade za
druge poslove. U tu svrhu u alatnoj traci je predviđena posebna opcija.
Korisnicima su na raspolaganju dvije opcije:
 Kopiranje dokumenta – opcija koja dokument zajedno sa svim zapisima kopira u drugi dokument.
Pri tome korisnik može odabrati, uz novi tip dokumenta i ostale informacije koje su evidentirane
na originalnom dokumentu;
Strana 301
 Kopiranje zapisa - prenos zapisa iz jednog dokumenta u druge dokumente koji su u radu. U tu
svrhu potrebno je se pozicionirati na zapis odgovarajućeg dokumenta i odabrati opciju Kopiranje
– Zapisa. Dobiće se forma koja daje listu dokumenata u koje je moguće vršiti kopiranje zapisa.
Izbor dokumenata vrši se označavanjem polja ispred dokumenta.
Strana 302
Distribucija dokumenata
Ukoliko postoji potreba

da, dokument kreiran od
strane jednog korisnika,
bude distribuiran drugim korisnicima, bez mogućnosti njegove dorade ili sa dodatnom doradom, koristi se
opcija Distribucija. Izborom ove opcije dobija se posebna forma na kojoj mogu se uočiti sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – opcije za dodjelu i uklanjanje prava pristupa određenim dokumentima, kao i
obavještenje putem e-mail osoba kojima je distribuiran dokument;

 Tabela Dokumenti – lista dokumenata koji su kreirani od strane korisnika koji mogu biti predmet
distribucije;
 Tabela Korisnici – lista korisnika kojima je dodijeljen pristup dokumentu iz predhodne tabele.
Dodjela pristupa dokumentu vrši se izborom opcije Distribucija u alatnoj traci. Izborom ove opcije
dobija se nova forma.
Strana 303
U gornjem dijelu forme prikazani su detalji o dokumentu sa kojeg je pokrenita opcija Distribucija.
Pored informacija o dokumentu, postavljena je dodatna mogućnost Zajedničko ažuriranje.
Uključenjem ove opcije, osobe kojima se izvrši distribucija će moći zajednički ažurirati dokument koji
se prosljeđuje sa osobom koja je kreirala dokument. Ukoliko se određeni dokumet prosljeđuje
osobama koje imaju prava ažuriranja, kao i osobama koje to pravo nemaju, tada postupak distribucije
treba uraditi u dva koraka, jednom sa uključenom opcijom Zajedničko ažuriranje, i drugi puta, sa
isključenom ovom opcijom.
U sredini forme nalazi se lista zaposlenika kojima distribucija dokumenta može biti proslijeđena.
U dnu forme postavljena je opcija Obavještenje. Ukoliko je ova opcija uključena tada se kreira e-mail
za osobe kojima se distribuira
dokument.
Ukoliko je distribucija uspješno

obavljena javlja se odgovarajuća
poruka.
Ukoliko je, uz to, predviđeno

obavještenje osoba, upotrebom
e-maila, javlja se forma
Strana 304
U gornjem dijelu forme prikazana je lista korisnika kojima je distribuiran dokument. Sistem će
ponuditi e-mail adrese zaposlenika koji se nalaze u dijelu za upravljanje ljudskim resursima. Sistem je
osposobljen kontrolom ispravnosti e-mail adrese. Crvenom bojom su označeni korisnici kojim nije
dodijeljena e-mail adresa i korisnici kojima e-mail adresa ne sadrži standardne elemente.
Ispod liste prikazana je uključena opcija Zapisi u prilogu.
Ukoliko ova opcija ostane uključena, u e-mail poruci će biti proslijeđen i sadržaj dokumenta
distribucije.
U sredini je prikazan naziv

dokumenta koji se distribuira.
U donjem dijelu forme prikazan

je sadržaj e-mail poruke.
Ukoliko se odabere opcija slanja

poruka, potrebno je sačekat da
se proces slanja poruke završi.
Postupak obavještenja može se

obaviti i naknadno upotrebom
opcije Obavještenje, u alatnoj
traci.
Ako postoji potreba izmjene uslova distribucije, upotrebljava se opcija Korekcija.
Za dokument distribucije i odabranu osobu moguće je uklučiti ili

isključiti mogućnost zajedničkog ažuriranja ili u potpunosti ukloniti
Strana 305
korisnika iz liste osoba kojima je dozvoljen uvid u distribuirani dokument.
Ukidanje ovlaštenja pristupa

distribuiranom dokumentu, može se
obaviti upotrebom opcije Brisanje u alatnoj
traci.
Dokumenti za koje je izvršena distribucija, biti će vidljivi od strane odabranih

korisnika kroz opciju Tuđi dokumenti u alatnoj traci ili izborom opcije na osnovnoj formi.
Arhiviranje
Nakon završetka rada na dokumentu, korisnik može odložiti odabrani dokument. Na taj način vrši se
sklanjanje dokumenta iz tabele dokumenata.
Arhiviranje dokumenata
vrši se korištenjem opcije
Arhiviranje u alatnoj traci.
Pozicioniranjem na odgovarajući dokument u tabeli

dokumenata, te izborom navedene opcije dobija se
odgovarajuće upozorenje.
Jednom arhivirani dokumenti, mogu se ponovo prikazati postavljanjem odgovarajućeg filtera.
Učesnicima u izradi korisničkih dokumenata sugeriše se da završene dokumente obavezno arhiviraju. Na
Strana 306
taj način dobijaju jednostavan pregled dokumenata u radu.
Ukoliko se javi potreba za ponovno aktiviranje dokumenata potrebno je pokrenuti opciju Arhiva.
Strana 307
Tuđi dokumenti
Korisnički dokumenti predstavljaju dokumente kojima, po pravilu, pristup ima samo osoba koja ih je i
kreirala. U praksi se, u timskom radu ili iz nekih drugih razloga, javlja potreba dijeljenja dokumenata, tj.
omogućavanja da određeni korisnici daju na uvid dokumente koje su sami kreirali drugim učesnicima u
procesu.
Dijeljenje dokumenata
vrši se korištenjem opcije
Distribucija.
Korisnik koji se prijavio u sistem, može

dokumente koje dobio na uvid pregledati
korištenjem opcije Tuđi dokumenti u alatnoj
traci ili istoimene opcije na osnovnoj formi.
Izborom ove opcije pojavljuje se forma na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – alati za pregled dokumenata i zapisa, njihovo kopiranje u korisničke

dokumente i zaključenje;
 Tabela Kreatori dokumenta – lista ovlaštenih osoba koje su svoje dokumente dali na uvid
korisniku koji je pokrenuo opciju;
Strana 308
 Tabela Dokumenti – lista dokumenata koji su dati na raspolaganje od strane osobe iz predhodne
tabele;
 Detalji dokumenta – osnovne informacije o dokumentu iz predhodne tabele;
 Tabela Zapisi – lista priloga – zapisa vezanih za dokument čije su detalji prikazani.
Manipulacija sa tuđim dokumentima vrši se korištenjem opcija iz alatne trake:
 Vidi dokument – uvid u dokument kreiran od strane drugog korisnika. Pozivom ove opcije
prikazat će se forma na kojoj su prikazani elementi koji je autor dokumenta evidentirao prilikom
kreiranja dokumenta;
 Vidi zapis – uvid u odabrani zapis u tabeli zapisa;

 Ažuriranje – opcija je dostupna samo u slučaju da je uključena opcija Zajedničko ažuriranje na
informacijama o dokumentu ili je korisniku od strane kreatora data ta dozvola. Mogućnost
ažuriranja odnosi se na sve zapise odabranog dokumenta. Proces ažuriranja zapisa je istovjetan
kao i kod ažuriranja zapisa korisničkih dokumenata. Ažuriranjem se mijenja sadržaj originalnog
dokumenta;
 Kopiranje – preuzimanje tuđeg dokumenta i
njegovo pretvaranje u dokument korisnika
koji je primio dokument. Pri tome je moguće
kreirati novi korisnički dokument ili sadržaj
tuđeg dokumenta prenijeti kao zapis u neki od otvornih dokumenata korisnika ;
Strana 309
 Zaključenje – završetak rada sa tuđim dokumentom. Zaključenjem dokument se uklanja iz liste

dokumenata koji su distribuirani od drugih osoba;
 Filter - postavljanje uslova pregleda na dokumente koji su dati na uvid od strane drugih korisnika
sistema.
Tuđi dokumenti – Filter
Organizacije koje su uspostavile efektivnu upotrebu korisničkih dokumenata, imaju u upotrebi veliki broj
dokumenata i zapisa. Kako
bi se olakšala pretraga i
pristup ovom tipu
dokumenata, projektovana je
posebna opcija Filter, u alatnoj traci.
Kao uslov za pretragu, omogućen je

izbor jednog ili više kreatora
dokumenta, perioda kreiranja kao i
njihovog statusa (Na obradi,
Zaključeni, Svi).
Da bi se postavio period kao uslov pregleda, neophodno je odabrati opciju Uključiti period.
Filter
U cilju bržeg pronalaska dokumenata koji su kreirali pojedini korisnici, omogućeno je postavljanje uslova
na prikaz. Izborom opcije Filter u
alatnoj traci dobija se forma sa
slike.
Na formi mogu se postaviti

sljedeći uslovi:
 Poslovni partner – izbor

jednog ili više poslovnih
partnera na koje se
dokument odnosi.
Strana 310
Informacija o poslovnom partneru uzima se iz podataka o dokumentu;

 Fizičko lice – izbor jedne ili više osoba koje se vode u registru fizičkih lica. Informacija o fizičkom
licu uzima se iz podataka o dokumentu;
 Zaposlenik – izbor jednog ili više zaposlenika koje se vode u registru zaposlenika. Informacija o
zaposleniku uzima se iz podataka o dokumentu;
 Stranka – upis naziva stranke – poslovnog partnera, fizičkog lica ili zaposlenika na koga se odnosi
dokument do čijeg sadržaja se želi doći;
 Tip dokumenta – korisnički tip dokumenta;
 Period evidentiranja – postavljanje uslova na period evidentiranja dokumenata;
 Arhiva – uključenje arhivskog statusa dokumenta;
 Knjige protokola – ukoliko se radi o zvaničnom dokumentu organizacije, definisanje knjiga
protokola;
 Vrste dokumenata – vrste dokumenata za dokumente koji su protokolisani.
Arhiva
Kod rada sa korisničkim dokumentima, za dokumente koji nisu predmet dalje obrade vrši njihovo
arhiviranje upotrebom opcije Arhiviranje, u alatnoj traci.
Ponovni uvid u te dokumente omogućen je izborom opcije Arhiva.
Izborom ove opcije dobija se nova forma na kojoj su postavljane sljedeće informacije:
 Traka sa alatima – alati za rad sa arhiviranim korisničkim dokumentima;

 Tabela Tipovi dokumenata – lista tipova dokumenata korisnika ;
 Opis – opis koji se odnosi na upotrebu tipa dokumenta;
 Tabela Dokumenti – lista dokumenata koji su arhivirani od strane korisnika i odnose se na tip
dokumenta iz predhodne tabele;
 Detalji dokumeta – detalji o arhiviranom dokumentu. U detaljima su, pored informacija koje se
direktno evidentiraju kod obrade dokumenta, vide i informacije vezane za protokolisanje
dokumenata;
 Tabela Zapisi – lista zapisa koji su pridruženi odabranom dokumentu.
Strana 311
U traci sa alatima postavljene su opcije:
 Vraćanje arhive – uklanjanje

arhivske oznake i prenos
dokumenta na obradu korisničkih
dokumenata;
 Brisanje dokumenta – potpuno
uklanjanje dokumenta iz baze i sa lokacije na koju je snimljen.
Strana 312
VI. Prezentacije
Evidentirani dokumenti i zapisi mogu se dobiti na uvid i koristiti za druge potrebe, koristeći opciju
Prezentacija.
 Protokol – uvid u evidentirane elektronske dokumente i zapise;

 Predmet – uvid u elektronske predmete i njihov sadržaj;
 Dosije – uvid u elektronske dosijee i njihov sadržaj;
 Validacija – utvrđivanje vjerodostojnosti elektronskog dokumenta.
Strana 313
VI.I. Prezentacija dokumenata
Evidentirane dokumente u sistemu upravljanja dokumenata moguće je pregledati ili snimati na vanjske
medije, za potrebe prezentacije
drugim zainteresovanim
stranama. U tu svrhu
projektovana je posebna opcija.
Pozivom ove opcije pojavljuje se forma koja je identična formi za evideniranje protokola.
Za razliku od forme za evidentiranje protokola nedostaju opcije za ažuriranje. Ostale opcije su identične te
nisu posebno pojašnjene.
Strana 314
VI.II. Prezentacija predmeta
Predmeti predstvaljaju skup dokumenata i zapisa koji se odnose na jedan administrativni postupak ili
proces. Evidentiranje predmeta i njihovog sadržaja vrši se korištenjem opcije Predmeti i dosijei.
Pored osoba koje se evidentirali predmet, u praksi, uvid u predmet trebaju da imaju i druge osobe koje
obavljaju određene procese za koje se traži informacija o predmetu i pripadajućim dokumentima. Lista
osoba koja ima uvid u predmet definiše se u procesu obrade predmeta. Dakle, pristup sadržaju predmeta
imaju osobe koje su evidentirale predmet i osobe kojima je to pravo dodijeljeno u procesu obrade
predmeta. Pored toga, pristup predmetima i sadržaju predmeta dozvoljen je i osobama kojima je to pravo
Uvid u sadržaj predmeta, pored

opcije namijenjenoj za obradu
predmeta, u skladu sa
definisanom poslovnom
politikom, ili politikom sigurnosti, imaju i druge osobe putem opcije namijenjenoj prezentaciji predmeta.
Pozivom opcije za prezentaciju predmeta pojavljuje se forma prikazana na sljedećoj slici. Na formi su
prikazani sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – alati za obradu i preglede evidentiranih predmeta i dosijea, kao i snimanje
zapisa;
Strana 315
 Tabela predmeta – lista evidentiranih predmeta. Ispod liste prikazani su i dodatni detalji koji se
odnose na opis predmeta, osobu koja je ažurirala i status predmeta (nezaključen ili zaključen). U
tabeli se vide svi predmeti koji su evidentirani;
 Tabela dokumenata – lista dokumenata koji se odnose na odabrani predmet. Ispod tabele
prikazani su dodatni detalji o dokumentu, lista zapisa i priloga.
 Pregled – pregledi predmeta i dosijea;

 Snimanje zapisa – snimanje zapisa odabranog predmeta na određenu lokaciju u cilju korištenja u
odabranom postupku.
Opcije Snimanje zapisa, Pregled zapisa i Pregled priloga, dostupne su samo osbama kojima je to pravo
dodijeljeno pravima uvida opisanim u uvodnom dijelu.
Filter
U cilju postavljanja uslova na sadržaj tabele predmeti, predviđena je posebna opcija Filter u alatnoj traci.
Izborom ove opcije dobija se forma na kojoj mogu se postaviti uslovi pregleda.
Strana 316
Za uslove pregleda moguće je odabrati period kreiranja predmeta, osobu koja je kreirala predmet,
stranku na koju se odnosi predmet (iz registra poslovnih partnera, fizičkih lica ili zaposlenika ili po nazivu
stranke), dokument, prilog, te statusa koji ima predmet.
Snimanje zapisa

alatnoj traci.
Izborom ove opcije pojavljuje

se forma sa sljedećim
detaljima:
 Predmet – informacija
o predmetu čiji se
zapisi i prilozi snimaju;
 Putanja – lokacija na
koju će se zapisi i
prilozi snimiti;
 Zapisi – lista zapisa i
priloga koji će se
snimiti na odabranu
putanju.
Strana 317
Strana 318
VI.III. Prezentacija dosijea
Dosije je projektovan kao skup predmeta koji imaju zajedničku karakteristiku ili pripadaju jednoj pravnoj
stvari. Evidentiranje predmeta i njihovog sadržaja vrši se korištenjem opcije Predmeti i dosijei.
Pored osoba koje se evidentirali dosije, u praksi, uvid u dosije trebaju da imaju i druge osobe koje
obavljaju određene procese za koje se traži informacija o dosijeu, pripadajućim predmetima i
dokumentima. Lista osoba koja ima uvid u dosije definiše se u procesu obrade dosijea. Dakle, pristup
sadržaju dosijea imaju osobe koje su evidentirale dosije i osobe kojima je to pravo dodijeljeno u procesu
obrade dosijea. Pored toga, pristup dosijeima i sadržaju dosijea dozvoljen je i osobama kojima je to pravo
Uvid u sadržaj dosijea, pored opcije namijenjenoj za obradu predmeta i dosijea, u skladu sa definisanom
poslovnom politikom, ili
politikom sigurnosti, imaju i
druge osobe putem opcije
namijenjenoj prezentaciji
dosijea.
Pozivom opcije za prezentaciju dosija pojavljuje se forma prikazana na sljedećoj slici. Na formi su prikazani
sljedeći detalji:
 Traka sa alatima – alati za obradu za preglede evidentiranih predmeta i dosijea, kao i snimanje
zapisa;
 Tabela Dosije - lista dosijea koji zadovoljavaju uslove pristupa;
Strana 319
 Tabela Predmet – lista evidentiranih predmeta za odabrani dosije;

 Tabela Dokumenti – lista dokumenata u odabranom predmetu iz predhodne tabele;
 Tabela Zapisi – lista zapisa za odabrani dokument iz predhodne tabele;
 Tabela Prilozi – lista priloga koji su povezani sa odabranim predmetom;
 Tabela Zadužene osobe - lista osoba koje imaju pravo pristupa dosijeu.
 Snimanje zapisa – snimanje zapisa odabranog predmeta na određenu lokaciju u cilju korištenja u
odabranom postupku.
 Pregled – pregledi predmeta i dosijea.
Snimanje zapisa

alatnoj traci.
Izborom ove opcije pojavljuje se forma sa sljedećim detaljima:

Strana 320
 Dosije – informacija o dosijeu čiji se zapisi i prilozi snimaju;
 Putanja – lokacija na koju će se zapisi i prilozi snimiti;

 Zapisi – lista zapisa i priloga koji će se snimiti na odabranu putanju.
Strana 321
VI.IV. Validacija elektronskih dokumenata
Zakonom o elektronskom dokumentu, određeno je da elektronski dokument ima istu pravnu snagu kao i
dokument na papiru i može se koristiti kao akt u upravnom postupku, ako se njegova upotreba i promet
vrše u skladu s odredbama ovog zakona.
Jedan od uslova je i postojanje posebnog servisa koji može utvrditi da je kopija elektronskog dokumenta
identična originalnom elektronskom dokumentu.
U tu svrhu projektovana je posebna opcija Validacija.
Pozivom ove opcije pojavljuje se forma prikazana na sljedećoj slici.
Na formi je prikazano nekoliko informacija:
 Traka sa alatima – opcije za validaciju i preglede vezane za obavljene validacije;

 Tabela – lista obavljenih validacija;
 Opis – pojašnjenje razloga validacije.
U traci sa alatima nalazi se nekoliko opcija:
 Nova validacija – pokretanje postupka validacije elektronskog dokumenta;

 Korekcija – korekcija informacija o ranije validiranom dokumentu;
Strana 322
 Filter – postavljanje pregleda na aktivnosti validacije;

 Pregledi – pregledi vezani za proces validacije.
Kod evidentiranja ili korekcije validacije pojavljuje se forma na kojoj su prikazane ili je potrebno
evidentirati nekoliko informacija. U gornjem dijelu forme potrebno je evidentirati broj i datum i vrijeme
validacije. Ove informacije se upisuju sistemski, te se traži samo njihova potvrda.
Nakon toga vrši se evidentiranje informacija o donosiocu elektronskog dokumenta koji traži validaciju
zapisa. Donosioc se može odabrati iz liste poslovnih partnera, fizičkih lica, zaposlenika, ili jednostavno
upisati naziv stranke. U sredini preporučuje se upis razloga validacije, kao i izbor dokumenta čija se
validacija traži.
U donjem dijelu forme bira se knjiga, tip dokumenta, vrsta dokumenta,

dokument i originalni zapis s kojim se vrši uporedba zapisa.
Ukoliko se u procesu validacije utvrdi da dokumenti nisu istovjetni, pojavit će

se odgovarajuća poruka.
Strana 323
VII. Analize i izvještaji
U cilju praćenja analize uspješnosti sistema upravljanja dokumentima, u ovaj sistem ugrađene su posebne
analize i izvještaji. U ovom dijelu postavljene su sljedeće analize i izvještaji:
 Dokumenti u radu – nadzor nad pravovremenim završetkom povjerenih zadataka;

 Važeća legislativa
 Klase dokumenata
 Lista registraturne građe
 Raspored registratora
 Lista dokumenata po registratorima
 Lista dokumenata bez registratora
 Predmeti i dosijei – lista predmeta i dosijea;
 Lista dokumenata procesne obrade – kreiranje listinga dokumenata koji imaju oznaku Procesna
obrada. Dokumenti procesne obrade su dokumenti za koji se vrši planiranje i praćenje radnih
aktivnosti. Primjenom procesnog modela omogućava se upravljanje ljudskim resursima u cilju
pravovremenog završetka zadatka.
Strana 324
VI.1. Dokumenti u radu
U cilju nadzora rada zaposlenika na povjerenim zadacima,

omogućen je nadzor na izradi i rješavanju dokumenata. U tu svrhu
projektovana je posebna opcija Dokumenti u radu, u okviru
analiza i izvještavanja. Izborom ove opcije javlja se foma na
sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – alati koji omogućavaju preglede i uvid dokumenata u radu;

 Tabela Tipovi dokumenata – lista tipova dokumenata kojima pripadaju nezavršeni dokumenti;
 Tabela Vrste dokumenata – lista vrsta dokumenata odabranog tipa dokumenata za koje postoje
dokumenti u radu;
 Tabela Dokumenti – lista dokumenata koja odgovara odabranoj vrsti dokumenata iz predhodne
tabele;
 Detalji vrste dokumenta – detalji vezani za dokument u radu. U ovom dijelu prikazane su
o Zadužena osoba – osoba koja je zadužena za okončanje zadatka na povjerenom
dokumentu;
o Rok za završetak – informacije o krajnjem datumu i vremenu završetka zadatka. Ukoliko
je došlo do kašnjenja, sistem će prikazati informaciju o kašnjenju u danima i satima;
Strana 325
o Stranka – stranka na koji se odnosi dokument u izradi;

o Rok čuvanja – informacije o
elektronskom i fizičkom roku
čuvanja dokumenata;
o Registrator – registrator u kojem se
čuva dokument u kojem se nalazi
dokument;
o Lokacija – fizička lokacija na kojoj se
nalazi registrator sa pripadajućim
dokumentom;
o Predmet – predmet kojem pripada
odgovarajući dokument;
o Opis – opis odabranog dokumenta;
 Zadaci – lista zadataka u izradi dokumenta ukoliko se radi o procesnoj obradi;
 Detalji zadataka – detalji vezani za listu zadataka;
 Zapisi zadataka – zapisi nastali u izradi dokumenata.
 Zadužene osobe – pregled dokumenata u radu po zaduženim osobama;

 Pregledi – pregledi vezani za dokumente u radu.
Zadužene osobe
U cilju pregleda dokumenata u radu, sistemom je ponuđena posebna analiza po zaduženim osobama.
Izborom opcije Zadužene osobe, u alatnoj traci javlja se forma kao na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – opcije za pregled liste dokumenata u radu;

 Tabela Zadužene osobe – lista osoba kojima je proslijeđen dokument na obradu;
 Dokumenti – lista dokumenata koji se nalaze na obradi kod određene osobe. U tabeli su prikazani
datum evidentiranja dokumenta, protokolna oznaka, rok za završetak, kao i kašnjenje u njegovoj
realizaciji. U donjem dijelu forme prikazani su detalji o odabranom dokumentu.
Strana 326
Prikazanu listu dokumenata za koje ne postoji

informacija o njihovom završetku moguće je
izlistavati korištenjem opcije Pregledi.
Izborom opcije Lista

nezavršenih dokumenata po
zaposlenicima, dobija se dijalog
forma na kojoj mogu se
postaviti uslovi pregleda.
Za uslove pregleda moguće je

zadati jednu ili više odgovornih
osoba, elektronskih knjiga
protokola, tipova dokumenata i vrsta dokumenata. Pored toga moguće je prikazati dokumente koji su u
kašnjenju sa obradom ili sve nezavršene dokumente.
Za zadate uslove ponudit će se listing dokumenata koji odabrane osobe nisu okončale.
Strana 327
Filter
Kako bi se brže odradila tražena analiza, korisnicima je na raspolaganju posebna opcija za postavljanje
uslova pregleda Filter. Izborom
ove opcije pojavljuje se forma
na sljedećoj slici.
Kao uslov pregleda korisnik

može odabrati jednu ili više
knjiga protokola, tipova
dokumenata, vrste
dokumenata, zaduženih
osoba, kao i prikaz dokumenata čije rješenje kasni.
Pregledi
Korisnicima su na raspolaganju sljeći izvještaji:
 Lista neriješenih dokumenata – pregled

dokumenata u radu;
Strana 328
 Lista nezavršenih dokumenata po zaposlenicima – lista dokumenata za koje ne postoji

informacija o njihovom okončanju. Kreiranje ovog pregleda detaljno je pojašnjeno u opciji
Zadužene osobe.
Strana 329
VIII. Legislativa
Rad organizacija prate različiti zakonski propisi i interni akti. Kako bi se stvorio jednostavan pristup
dokumentima koji uređuju pravila i način rada organizacije, kako u dijelu upravljanja dokumentima, tako i
u ostalim segmentima poslovanja, korisnicima se sugeriše da dokumente zakonske regulative i internih
akata obavezno evidentiraju u DMS sistem.
Postupak evidentiranja ovog tipa akata može se predstaviti u nekoliko koraka.
I. Kategorije legislative – definisanje klasifikacije zakonske i interne regulative po kojoj će biti

vršeno razvrstavanje regulative. Kategorije legislative se definišu posebnim registrom;
II. Organizaciona šema protokola – definisanje vrste dokumenata koji se odnose na zakonsku
regulativu. U tu svrhu korisnicima se predlaže definisanje posebne elektronske knjige koja bi
služila za evidentiranje ovog tipa dokumenata. U okviru tipova dokumenata mogu se razviti
posebne podkategorije prema mjestu nastanka ili oblasti koju obrađuju. Vrsta dokumenta može
predstavljati bliže određenje oblasti koju dokumenti sa ovom oznakom uređuju.
Za vrstu dokumenata koja se odnosi na dokumente regulative i legislative

potrebno je u opcijama u dijelu Oznake dokumenata, uključiti dodatnu
informaciju
o dokumentu Zakonska regulativa.
Dokumenti sa ovom oznakom će
biti posebno tretirani kod
evidentiranja u protokol i
uređivanja legislative i regulative;
III. Evidentiranje u protokol –

korisnicima se preporučuje da
dokumente regulative obavezno
Strana 330
evidentiraju u sistem. Na taj način na jednom mjestu

može se vršiti pretraga i uvid u dokumente koji
uređuju određene poslovne procese unutar
organizacije. Evidentiranje ovih dokumenata u
elektronski protokol vrši se po uobičajnoj proceduri
kao i kod ostalih dokumenata. Jedina razlika javlja se u tome da, na zaključenju dokumenta
korisnik može izvršiti i ažuriranje posebnog registra legislative i ragulative;
IV. Ažuriranje registra – evidentiranje dokumenata legislative i regulative u ImelDMS sistem.
Obrada dokumenata legislative i regulative vrši se u posebnoj opciji sistema.
Pri tome se javljaju dvije opcije:
 Ažuriranje legislative – evidentiranje dokumenata koji se odnosi na zakonsku ili internu

regulativu. Opciju bi trebalo omogućiti osobama koje imaju odgovornost za praćenje i
evidentiranje zakonske i druge regulative;
 Pregled legislative – pregled evidentiranih dokumenata korištenjem predhodne opcije. Pristup
ovoj opciji treba omogućiti svim osobama zaduženih za provođenje zakonske regulative.
Ažuriranje legislative
Izboro m ove opcije, dobija se forma na sljedećoj slici.
 Traka sa alatima – alati za obradu dokumenata legislative i regulative i njihove preglede;

 Tabela Kategorija – lista propisanih kategorija po kojima će se prati zakonska i interna regulativa;
 Tabela Važeća legislativa – lista važećih dokumenata koji uređuju poslovne aktivnosti. Ispod liste
prikazani su detalji koji se odnose na vezu sa protokolom. Za odabrani dokument korisnik može
imati uvid u lokaciju na kojoj se nalazi fizička forma dokumenta (Registrator i Lokacija), kao i
pregledati elektronski zapis dokumenta;
Strana 331
 Tabela Nevažeća legislativa – lista dokumenata koji nisu na snazi. Obzirom da su u određenom
vremenskom periodu uređivali pojedine poslovne procese, može se pojaviti interes za uvid u
odgovarajuću regulativu. Slično kao i u predhodnom slučaju, u dnu forme prikazani su detalji
vezani za fizičku formu dokumenta i uvid u elektronski zapis.
U traci sa alatima predviđene su opcije za ažuriranje, preglede i filtriranje dokumenata legislative i

regulative.
Kod ažuriranja legislative (dodavanje i ispravka) predviđena je obrada sljedećih informacija:
 Kategorija – kategorija za koju se evidentira dokument legislative;

 Šifra – oznaka u registru legislative;
 Naziv – naziv dokumenta legislative i regulative;
Strana 332
 Donosilac – tijelo koje je donijelo dokument legislative ili regulative;

 Datum donošenja – datum stupanja na snagu dokumenta;
 Važi do – datum kada je prestala važnost dokumenta. Ova informacija je bitna za evidentiranje
dokumenata kojima je prestalo pravno ili regulativno djejstvo;
 Protokol – veza sa dokumentom evidentiranim u protokolu. Ukoliko se ne odabere dokument sa
protokola, korisnik neće imati priliku da vidi sadržaj dokumenta niti njegovu lokaciju. Kod
primjene sistema prema uputstvu datom u uvodu, evidentiranje dokumenata legislative vrši se u
istom procesu u kojem se vrši i njegovo zavođenje u sistem;
 Status – status koji određuje da li je dokument trenutno na snazi ili nije. Ukoliko nije na snazi tada
je datum Važi do datum kada je prestalo njegovo djejstvo;
 Opis - detaljniji opis koji određuje dokument legislative;
 Zamjenjuje – dokument legislative kojem prestaje važnost. Evidentiranjem ovog dokumenta on
se automatski proglašava nekativnim a mijenja ga dokument koji je predmet obrade.
Dobro organizovane organizacije u ovom registru imaju niz dokumenata koji

uređuju odnose u organizaciji. Da bi se dobio njihov pregled predviđena je
posebna opcija. Prilikom odabira
opcija, dobija se forma na kojoj se
definišu uslovi prikaza.
Korisnik može evidentirane

dokumente legislative i regulative
filtrirati po elektronskoj knjizi, tipu
ili vrsti dokumenta.
U cilju filtriranja dokumenata na tabelarnim formama korisniku je na raspolaganju opcija Filter , pomoću
koje može definisati uslove prikaza.
Pregled legislative
Osobe koje imaju zadatak da prate zakonitost rada i internu regulativu, mogu pristup ovoj regulativi imati
korištenjem opcije Pregled legislative.
Strana 333
Izborom ove opcije dobija se forma koja je skoro identična predhodnoj. Na formi nedostaju opcije za
ažuriranje baze dokumenata kojima je opisna zakonska i interna regulativa.
Strana 334
IX. Administracija
Opcije namijenjene administraciji sistema podijeljene su u sljedeće grupe:
 Korisnici – evidentiranje osoba koje imaju prava pristupa pojedinim opcijama sistema;
 Konfiguracija – podešavanje sistema u skladu sa politikama organizacije;
 Arhiva baza – arhiviranje baza podataka na udaljenu lokaciju;
 Promjena lozinke – servis za promjenu lozinke za pristup opcijama sistema;
 Prava pristupa – za definisane korisnike određivanje prava pristupa pojedinačnim opcijama;
 Provjera baza – provjeravanje strukture baze podataka;
 Lista promjena – lista akcija odrađenih u sistemu od strane pojedinačnih korisnika;
 Import obrazaca – prenos obrazaca sa mrežne putanje u bazu podataka;
 Popunjavanje organizacione šeme -
Strana 335
VIII. 1. Korisnici
Jednu od pripremih aktivnosti predstvalja definisanje liste korisnika

sistema za upravljanje dokumentima. Ažuriranje korisnika vrši se u
opcijama namijenjenim za administraciju sistema. Izborom opcije Korisnici
dobija se forma sa sljedećim detaljima:
 Traka sa alatima – alati za ažuriranje i pregled evidentiranih korisnika;

 Tabela – lista evidentiranih korisnika.
 Dodavanje – dodavanje novog korisnika;

 Ispravka – ispravka podataka o evidentiranom korisniku;
 Brisanje – brisanje evidentiranog korisnika;
 Import korisnika – u slučaju da se sistem koristi zajedno sa poslovnim sistemom ImelBis, import
registrovanih korisnika iz ovog sistema;
 Pregledi – lista evidentiranih operatora.
Kod ažuriranja korisnika sistema vrši se obrada sljedećih informacija:
 Prezime i ime – prezime i ime operatora;

 Datum prijave – datum upisa u sistem;
 Korisničko ime – korisničko ime operatora. Ovo ime predstavlja
javno ime – Korisnik koje se upisuje prilikom poziva aplikacije za
upravljanje dokumentima;
Strana 336
 Automatski ulaz u program – kreiranje informacije o logovanju na formi za ulaz u program na

osnovu sistemskog imena iz narednog polja;
 Sistemsko ime – ime kojim se korisnik prijavljuje pri ulazu u operataivni sistem nakon uključenje
računara ili izmjene korisnika. Evidentiranjem sistemskog imena i uključenjem predhodne opcije,
pokretanjem odgovarajućih aplikacija sistemski će biti ponuđeno korisničko ime i odgovarajuća
lozinka;
 Lozinka – startna lozinka i potvrda lozinke kojom će se operator logovati u sistem. Kod upisivanje
lozinke kucanje oznaka je prikriveno. Ovu lozinku opertor treba
odmah promijeniti na formi za logovanje ili u posebnoj opciji
namijenjenu za ovu aktivnost;
 Zaposlenik – povezivanje operatora sa registrom zaposlenika. Povezivanje se obavezno obavlja u
slučaju da se radi o odgovornim osobama za obavljanje specifičnih poslova.
Pored osnovnih informacija o korisnicima, korisnicima mogu se dodati i posebna prava:
 Otvaranje zadataka za procesnu obradu – oznaka koja omogućava osobi da kreira zadatke u
okviru procesne obrade;
 Nadzor procesne obrade – oznaka da osoba nadzire sve vrste radnih zadataka i obrada koji se
javljaju u procesnoj obradi dokumenata;
 Pristup svim dokumentima – osobe sa ovom oznakom imaju pravo uvida u sve evidentirane
dokumente u sistemu za upravljanje dokumentima. Ukoliko nije uključena ova oznaka tada se
pravo pristupa dokumentima određuje na osnovu prava definisanih u organizacionoj šemi;
 Nadzor nad predmetima i dosijeima – osoba sa ovom oznakom ima pravo uvida u sve predmete,
dosijee i pripadajuće dokumente. Ukoliko nije uključena ova oznaka tada se pravo pristupa
određuje na osnovu prava definisanim na predmetima i dosijeima.
Strana 337
Import korisnika iz ImelBis sistema ima

namjenu, da se prilikom korištenja ovog
sistema, može pristupiti sistemu za upravljanje
dokumentima bez ponovne prijave u sistem.
Strana 338
VIII.2. Konfiguracija
Prije početka korištenja

ImelDMS sistema neophodno
je izvršiti odgovarajuća
podešenja. Kod podešavanja
sistema treba uzeti u obzir niz faktora kao što su vrsta organizacije, zakonska regulativa, najčešće opcije i
načini obrade i dr.
Izborom opcije Konfiguracija, u dijelu koji se odnosi na administraciju sistema, dobija se forma na kojoj se
nalazi tri tabulatora za konfiguraciju obrada:
 Opšti podaci – određivanje vrste zaglavlja za

nestruktuirane dokumente, lokacije za uputsvo za ovu
aplikaciju i način povezivanja sa ImelBis sistemom;
 Snimanje file-ova - određivanje načina snimanja dokumenata. Snimanje dokumenata može biti u
bazu i na odabranu lokaciju;
 E-mail – podešenja vezana za slanje e-mail poruka vezanih za upraljanje dokumentima;
 Ostalo – podešenje reversa i ostalih informacije vezane za konfiguraciju sistema ImelDMS.
Strana 339
Opšti podaci
Na tabulatoru Opšti podaci, predviđeno je evidentiranje sljedećih informacija:
 Tekstualno zaglavlje – oznaka da će se u pregledima ili drugim dokumentima vezanim za sistem

ImelDms koristiti tekstualno zaglavlje. Tekstualno zaglavlje dokumenta može se definisati u tri
odvojena reda sa različitim tipom i veličinom fonta;
 Grafičko zaglavlje – oznaka da će se u pregledima ili drugim dokumentima vezanim za sistem
ImelDms za zaglavlje dokumenta koristiti slika. Import slike vrši se iz sistema, a ista je prikazana u
za to predviđenom polju. Zbog različite veličine polja, slika u polju može biti deformisana i različita
od slike na dokumentu;
 Putanja do fajlova za pomoć – oznaka lokacije na kojoj se nalaze pdf fajlovi za pomoć. Prilikom
update sistema ovi fajlovi se snimaju na odabranu lokaciju;
 Podešenja za ImelBis – veliki broj organizacija uz sistem ImelBis koristi i sistem ImelDMS. Zbog
korištenja jedinstvenih informacija, ukoliko je uključena opcija Veza sa IMELBIS-om potrebno je
odabrati bazu i poslovnu godinu.
Strana 340
Snimanje file-ova
Na tabulatoru Snimanje file-ova predviđeno je evidentiranje informacija koje su razvrstane u nekoliko

cjelina.
U gornjem dijelu forme evidentira se podešenje vezano za putanju do predložaka obrazaca koji će se
evidentirati u sistem za upravljanje dokumentima:
 Putanja do pripremljenih obrazaca – lokacija sa koje se preuzimaju pripremljeni obrasci;

 Putanja za ažuriranje obrazaca – lokacija na koju se snimaju obrasci prilikom njihovog ažuriranja.
Ukoliko ova putanja nije definisama tada se koristi My document na lokalnom računaru;
 Snimanje obrazaca – određivanje načina snimanja pripremljenih obrazaca. Obraci mogu se
snimiti i čuvati na posebnoj lokaciji ili u bazi podataka. Ukoliko se odabere opcija Putanja,
preporučuje se evidentiranje lokacije Putanja za kreirane obrasce.
U sredini forme evidentiraju se podešenja koja se koriste kod evidentiranja dokumenata u elektronski
protokol:
Strana 341
 Zapisi u pripremi – putanja na kojoj se nalaze dokumenti koji se pridružuju zapisima kod
evidentiranja protokola;
 Snimanje protokola – određivanje načina snimanja dokumenata u elektronski protokol.
Dokumenti mogu se snimiti i čuvati na posebnoj lokaciji ili u bazi podataka. Ukoliko se odabere
opcija Putanja, preporučuje se evidentiranje lokacije Putanja dokumenata protokola.
U dnu forme definiše se način obrade korisničkih dokumenata:
 Korisnički dokumenti – određivanje načina snimanja pripremljenih korisničkih dokumenata.

Obraci mogu se snimiti i čuvati na posebnoj lokaciji ili u bazi podataka. Ukoliko se odabere opcija
Putanja, preporučuje se evidentiranje lokacije Putanja za kreirane dokumente.
E-mail
Na tabulatoru E-mail predviđeno je evidentiranje sljedećih informacija:
Strana 342
 Podešenje za e-mail – opcije za podešenje servisa za e-mail. Ova podešenja koriste se kod slanja
obavještenja zaduženim osobama za rješavenje određenog koraka iz sistema upravljanja
dokumentima;
 Slanje e-mail-a – oznaka da će se sa protokola slati e-mail osobi koja je zadužena za dokument
evidentiran na protokolu;
 Slanje atachment-a uz e-mali – slanje dokumenta kao atachment-a uz e-mail poruku;
 Maksimalna veličina priloga – definisanje maksimalne elektronske veličine priloga koji se šalje uz
elektronsku poštu. Maksimalna veličina priloga određuje se u MB. Ukoliko nije definisana ova
informacija sistemski će se podrazumijevati da je maksimalna veličina 5 MB. Definisana veličina
priloga kontrolisat će se kod slanja elektronske pošte sa protokola i drugih opcija sistema;
 Text e-mail - zadatak na protokolu – standardni tekst koji će se kreirati prilikom izrade e-mail
poruke za zaduženu osobu kod aktiviranja evidentiranog dokumenta na protokolu;
 Text e-mail - procesna obrada – standardni tekst koji će se kreirati prilikom izrade e-mail poruke
za zaduženu osobu kod podjele zadataka u procesnoj obradi dokumenata.
Ostalo
U ovom dijelu vrše se podešenja neophodna za praćenje reversa i druga podešenja. Da bi se izvršila
Strana 343
konfiguracija sistema neophodno je, u organizacionoj šemi protokola, definisati jednu knjigu protokola,
jedna tip i dvije vrste dokumenata. Jedna vrsta dokumanata odnosi se na knjige i drugu literaturu, dok se
druga vrsta odnosi na ostale dokumente sistema.
Izborom ovog tabulatora javlja se forma na kojoj su prikazani sljedeći detalji:
 Elektronska knjiga – knjiga u kojoj su prikazni dokumenti koji se trenutno nalaze na reversu ili su
bili predmet izuzimanja dokumenata na revers. Korisnik može odabrati jednu od knjiga iz
organizacione šeme koju je namijenio praćenju reversa;
 Tip dokumenta – odgovarajući tip dokumenta u predhodno odabranoj elektronskoj knjizi;
 Vrsta dokumenta – Biblioteka – vrsta dokumenta namijenjenog za praćenje knjiga i druge
literature izdate na revers;
 Vrsta dokumenta – Ostalo – vrsta dokumenta namijenjenog za praćenje ostalih dokumenata
izdatih na revers.
Udrugom dijelu forme, omogućeno je evidentiranje informacija o graničnim rokovima za izradu i konačnu
obradu povjerenog dokumenta, i to:
 Maksimalno vrijeme obrade – definisanje maksimalnog vremena za koje treba biti obrađen
dokument evidentiran u elektronskom protokolu. Ovaj rok se primjenjuje ukoliko na vrsti
dokumenta nije odabrana dužina rješavanja dokumenta od strane odgovorne osobe;
 Maksimalni rok konačnog rješenja – definisanje maksimalnog perioda iskazanog u danima od
trenutka zaprimanja zadataka do njegovog konačnog rješenja. Ovaj rok se primjenjuje ukoliko
na vrsti dokumenta nije definisan maksimalni rok za završetak zadataka.
Strana 344

Imel Rad U Programu

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Imel Rad U Programu

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

d.o.

II.1. 2. Rješavanje dokumenta protokola ..............................................................................................58

Definisanje dosijea ..........................................................................................................................111

Pojedinačni izbor dokumenata ...........................................................................................................160

Zatvaranje elektronske knjige protokola.....................................................................................199

Veza sa vrstom dokumenata ...............................................................................................................243

Slična istraživanja su došla do sljedećih informacija:

 prosječno 7,5 % ukupnog vremena potroši se na pretraživanje dokumenata pohranjenih na

U svim današnjim organizacijama zastupljen je visok nivo korespodencije koja se temelji na

 dokumenti koji dolaze u organizaciju iz vanjskog okruženja

Da bi se smanjio rizik vezan za upravljanje dokumentacijom, neophodno je pristupiti nabavci

Sistem upravljanja dokumentima se može posmatrati kroz nekoliko koraka.

 Digitalizacija dokumenata - koristi se za unos, skladištenje i upravljanje elektronskih slika

različite načine – skeniranjem dokumenata u papirnom obliku, dokumenta nastala u različitim

Uzimajući sve navedeno, organizacija čuvanja i dostupnosti dokumenata je organizaciono i finansijski

 centralizovanu kontrolu nad papirnom dokumentacijom i njeno sistemsko arhiviranje i

Da bi se organizacija pripremila za uvođenje informacionog sistema u proces upravljanja dokumentima,

Sadržaj i mogućnosti ImelDMS sistema

Rad u sistemu za upravljanje dokumentima podijeljen je u nekoliko grupa:

 Protokol – evidentiranje dokumenata u ulazni izlazni protokol;

 Obrade – obrada i manipulacija sa dokumentima sistema;

 Arhiva – upravljanje elektronskom i fizičkom arhivom i arhivska djelatnost;

 Registri – zajednički šifarnici koji se koriste pri obradama;

 Korisnički dokumenti – priručni dokumenti korisnika sistema;

 Prezentacije – korištenje elektronskih dokumenata za potrebe različitih korisnika, te uvid u

 Analize i izvještaji – analize i pregledi evidentiranih dokumenata na fizičkim i elektronskim

 Legislativa – zakonski i regulativni okvir koji uređuje predmet upravljanja dokumentima;

 Administracija – podeševanje i prilagođavanje sistema potrebama korisnika.

 Protokol – Pisarnica – upis dokumenata i pripadajućih zapisa u elektronske knjige protokola;

Pokretanjem meni opcije Obrade, korisnik ima na raspolaganju sljedeće opcije:

 Predmeti – formiranje predmeta sa dokumentima i prilozima;

 Digitalizacija – pretvaranje papirne forme dokumenata u elektronsku uz kreiranje potrebnih

 Biblioteka – uspostava i praćenje literature i ostalih sličnih dokumenata;

 Reversi – organizovano izdavanje dokumenata iz prostora namijenjenog za čuvanje dokumenata;

 Registratori – lista registratora u koje se odlažu dokumenti;

 Popis registratora – evidentiranje fizičkog popisa registratora i utvrđivanje razlika po popisu;

 Elektronska pošta – pregled i ažuriranje elektronske pošte;

 Izlazna pošta – priprema i otprema pošte.

 Protokol – uvid u evidentirane elektronske dokumente i zapise;

I. Fizičke lokacije – identifikacija prostora, registraturnih i arhivskih ormara i polica. U procesu

I. Organizacija ImelDMS sistema

Aktivnosti vezane za primjenu ImelDMS sistema su podijeljene na sljedeće cjeline:

 Protokol – evidentiranje dokumenata u ulazni i izlazni protokol. Elektronski protokol je sličan

I.1. Koraci u implementaciji

U prvom dijelu, kako je detaljnije opisano u Vodiču za implementaciju, organizacija se priprema za

 Lista registraturne građe – identifikacija tipova dokumenata sa rokovima čuvanja fizičke i

I. Konfiguracija - podešenja vezana za korištenje sistema. Konfiguracija, između ostalog, uključuje

Obrade se provode kroz dvije osnovne meni opcije:

U okviru ove aplikacije predviđene su opcije za:

 Protokol – Pisarnica – upis dokumenata i pripadajućih zapisa u elektronske knjige protokola;

Pokretanjem meni opcije Obrade, korisnik ima na raspolaganju sljedeće opcije:

 Predmeti – formiranje predmeta sa dokumentima i prilozima;

 Digitalizacija – pretvaranje papirne forme dokumenata u elektronsku uz kreiranje potrebnih

 Biblioteka – uspostava i praćenje literature i ostalih sličnih dokumenata;

 Reversi – organizovano izdavanje dokumenata iz prostora namijenjenog za čuvanje dokumenata;

 Registratori – lista registratora u koje se odlažu dokumenti;

 Popis registratora – evidentiranje fizičkog popisa registratora i utvrđivanje razlika po popisu;

 Elektronska pošta – pregled i ažuriranje elektronske pošte;

 Izlazna pošta – priprema i otprema pošte.

Da bi se ovoj aktivnosti moglo pristupiti, neophodno je pripremiti organizaciju za evidentiranje

 Uputstvo za označavanje dokumenata – na osnovu ovog uputstva sačinjena je organizaciona

Procedura upisa dokumenta u redovni protokol vrši se u sljedećim koracima: