BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

CỤC HỢP TÁC QUỐC TẾ

HƯỚNG DẪN THỦ TỤC ĐI HỌC TẠI LIÊN BANG NGA

DIỆN HIỆP ĐỊNH NĂM 2018

I. Thủ tục cấp quyết định cử đi học và tạm ứng kinh phí
Bước 1. Tất cả các ứng viên đã có thông tin trường tiếp nhận và số telex
thông tin giấy mời làm visa trên trang thông tin điện tử của Nga: http://russia-
edu.ru/ từ hồ sơ online cá nhân của Nga (VNM-…/18) cần chủ động:
1.1. Liên hệ với chuyên viên phụ trách của Cục Hợp tác quốc tế (HTQT)
trong danh sách đính kèm để được hướng dẫn thủ tục và hoàn thiện hồ sơ cấp giấy
triệu tập hoặc quyết định cử đi học.
1.2. Liên hệ với Phòng Lãnh sự - Đại sứ quán Liên bang Nga tại Hà Nội
hoặc Tổng lãnh sự quán Liên bang Nga tại Đà Nẵng và Hồ Chí Minh để xin cấp
visa.
Bước 2. Sau khi có visa nhập cảnh vào Nga, ứng viên cần gửi các giấy tờ
sau qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp cho chuyên viên phụ trách của Cục
HTQT gồm:
2.1. Đơn xin chuyển khoản kinh phí tạm ứng (theo mẫu đính kèm) (ứng viên
cần mở 01 tài khoản nội tệ và cung cấp thông tin tài khoản cá nhân chính xác)
2.2. Hóa đơn gốc làm visa, hộ chiếu có tên lưu học sinh.
2.3. Bản phô photocopy trang có ảnh hộ chiếu và trang visa
Lưu ý: Trước khi gửi hồ sơ nêu trên cho chuyên viên phụ trách, ứng viên
cần scan, lưu lại các giấy tờ để upload 01 đề nghị cấp tạm ứng kinh phí trên trang
web https://lhsvn.vied.vn.
Bước 3. Sau khi ứng viên có quyết định cử đi học của Bộ Giáo dục và Đào
tạo(GD&ĐT), Cục HTQT sẽ giải quyết thủ tục cấp vé máy bay lượt đi và kinh phí
tạm ứng cho ứng viên.
3.1.Vé máy bay lượt đi: Cục HTQT sẽ ấn định ngày bay, mua vé bay lượt đi
và gửi vé điện tử cho ứng viên qua email cá nhân. Ứng viên cần phải kiểm tra kỹ
thông tin cá nhân, hành trình bay, ngày bay và xác nhận lại với chuyên viên phụ
trách của Cục HTQT.
 3.2. Kinh phí tạm ứng: Căn cứ hồ sơ xin cấp tạm ứng kinh phí hợp lệ của
ứng viên (hồ sơ giấy và hồ sơ online trên trang web https://lhsvn.vied.vn), Cục
HTQT sẽ phối hợp với Sở Giao dịch Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng TMCP
Ngoại thương Việt Nam giải quyết thủ tục cấp tạm ứng và chuyển khoản 03 tháng
sinh hoạt phí, phí đi đường, phí visa, hộ chiếu (nếu có) cho ứng viên.
Lưu ý:
- Do thời điểm lên đường nhập học gấp theo yêu cầu của phía nước ngoài,
ứng viên phải hoàn thiện các giấy tờ và Cục HTQT phải giải quyết các thủ tục liên
quan cho ứng viên để có Quyết định cử đi học của Bộ Giáo dục và Đào tạo nên có
thể ứng viên không kịp nhận chuyển khoản tạm ứng kinh phí 03 tháng trước khi đi
học. Vì vậy, những ứng viên không kịp nhận tạm ứng kinh phí trước khi đi học cần
chủ động kinh phí dự phòng mang theo và Cục HTQT sẽ chuyển thẳng trực tiếp
kinh phí vào tài khoản cho ứng viên tại nước ngoài sau khi ứng viên đã hoàn thiện
các thủ tục nhập học.
- Các ứng viên (đã nhận tạm ứng kinh phí hoặc không được nhận tạm ứng
kinh phí) khi đi học tại nước ngoài đều cần chủ động mang theo kinh phí dự phòng
khoảng từ 3 - 6 tháng (tối thiểu 1.500 - 3.000 USD) để đảm bảo trang trải những
chi phí ban đầu tại nước ngoài (lưu ý theo quy định của Hải quan Việt Nam, người
xuất cảnh không phải khai báo khi mang theo dưới 3.000 USD, 5.000.000 VND và
dưới 300gr vàng. Tiền và vàng phải mang theo người chứ không để vào các kiện
hành lý gửi vào băng chuyền hành lý máy bay).
II. Thủ tục Báo cáo kết quả học tập và nhận kinh phí trong quá trình
học tại nước ngoài

2.1. Lưu học sinh mở tài khoản cá nhân phù hợp tại LB Nga để nhận kinh
phí do Bộ GD&ĐT cấp phát.
2.2. Cập nhật thông tin bổ sung của cá nhân tại nước ngoài trên Hệ thống
quản lý lưu học sinh trực tuyến - Online Management System (OMS) của Cục
HTQT tại địa chỉ https://lhsvn.vied.vn.
2.3. Thực hiê ̣n Quy chế quản lý công dân Việt Nam học tập ở nước ngoài
ban hành kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BGDĐT ngày 11/4/2014 của Bộ
trưởng Bộ GDĐT và Thông tư sửa đổi Thông tư 10 số 34/2017/TT-BGDĐT ngày
25/12/2017.
2.4. Thực hiện báo cáo định kỳ để được nhận kinh phí
LHS gửi bản gốc các giấy tờ sau về Cục HTQT cho chuyên viên phụ trách
bao gồm:
 - Báo cáo tiến độ học tập (theo Mẫu số 01 của Thông tư 10 );
- Bản gốc Bảng điểm kết quả học tập (đối với LHS đào tạo trình độ đại học,
thạc sĩ) hoặc xác nhận của cơ sở đào tạo về kết quả học tập, nghiên cứu (đối với
LHS đào tạo trình độ thạc sĩ nghiên cứu và tiến sĩ) kèm bản dịch ra tiếng Việt do
LHS thực hiện và ký cam kết dịch đúng với bản gốc.
- Bản gốc hóa đơn Bảo hiểm y tế (nếu có) và hợp đồng bảo hiểm kèm bản
dịch ra tiếng Việt do LHS thực hiện, ký cam kết dịch đúng với bản gốc.
Báo cáo đươ ̣c điề n đầ y đủ các nô ̣i dung yêu cầ u theo quy định. Đối với
những trường hợp LHS có kết quả học tập không đạt yêu cầu hoặc phải thi lại, Cu ̣c
HTQT sẽ tạm dừng cấp sinh hoạt phí đến khi nào lưu học sinh hoàn thành trả nợ
các môn học theo yêu cầu của cơ sở đào tạo và có báo cáo đươ ̣c xác nhâ ̣n của cơ sở
đào ta ̣o gửi về Cục HTQT thì mới được cấp tiếp kinh phí.
Cục HTQT đã áp dụng hệ thống quản lý lưu học sinh trực tuyến OMS, theo
đó, toàn bộ các liên hệ, báo cáo, chứng từ thanh toán liên quan của lưu học sinh
trong quá trình học tại nước ngoài phải được lưu học sinh cập nhật và làm đề nghị
cấp phát qua hệ thống OMS bằng cách truy cập vào trang web
https://lhsvn.vied.vn, nhập dữ liệu thông tin cần thiết và đồng thời gửi bản gốc báo
cáo, hóa đơn chứng từ về Cục HTQT để được xem xét, giải quyết theo quy định
hiện hành.
Lưu ý: LHS có thể xem toàn bộ hướng dẫn thủ tục đi học, cấp phát kinh
phí và quản lý LHS trong quá trình học tại nước ngoài tại cuốn tài liệu
"Những điều cần biết dành cho LHS Việt Nam đi học nước ngoài" do Cục
HTQT phát hành kèm theo hướng dẫn này hoặc trên hệ thống OMS và trang
web của Cục HTQT www.vied.vn.
III. Một số thông tin, lưu ý cần thiết

3.1. Lưu học sinh (LHS) khi sang LB Nga phải làm thủ tục nhập học theo
quy định của cơ sở đào tạo nước ngoài và làm thủ tục đăng ký quản lý công dân và
quản lý LHS ở nước ngoài với Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại.
3.2. Khi đi học, LHS phải mang theo quyết định cử đi học của Bộ GD&ĐT,
của cơ quan chủ quản (đối với đối tượng sau đại học).
3.3. LHS là đảng viên: làm thủ tục chuyển sinh hoạt đảng tại Đảng ủy ngoài
nước (Ban Tổ chức - Đảng ủy ngoài nước) tại Hà Nội (105B-107, Quán Thánh, P.
Quán Thánh, Q. Ba Đình, TP. Hà Nội) và TP. HCM (87 Trần Quốc Toản, Phường
7, Quận 3, TP Hồ Chí Minh). Hồ sơ chuyển Đảng gồm: toàn bộ hồ sơ đảng viên
(kể cả thẻ đảng viên) và 01 bản kiểm điểm cá nhân đảng viên. LHS là Đoàn viên:
làm thủ tục chuyển sinh hoạt Đoàn với tổ chức Đoàn tại trường ĐH hoặc cơ quan
cử đi học. Các giấy tờ chuyển sinh hoạt Đảng và Đoàn do LHS mang theo sang LB
Nga để tiếp tục sinh hoạt theo hướng dẫn.
3.4. LHS đi học cần chuẩn bị và mang cùng hành lý xách tay theo người
(không để trong hành lý gửi để tránh thất lạc, mất mát) và bảo quản cẩn thận các
giấy tờ sau: hộ chiếu, toàn bộ bản gốc bằng và học bạ THPT, đại học, sau đại học
của mình để phía Nga kiểm tra khi làm thủ tục nhập học và trong quá trình học tập
tại LB Nga, giấy khám sức khỏe (bản gốc), phiếu xét nghiệm HIV (bản gốc) 07
ảnh cỡ 4 x 6 để làm các giấy tờ liên quan khi đến LB Nga quần áo ấm... và phải
chấp hành nghiêm túc quy định của Hải quan.
3.5. Khi đi ra sân bay để lên đường cần lưu ý phải để trong người hoặc ở
hành lý xách tay: hộ chiếu hợp lệ để xuất cảnh (đã có chữ ký và dấu của cơ quan
cấp hộ chiếu, chữ ký của LHS trong hộ chiếu, hộ chiếu có giá trị ít nhất là 18 tháng
kể từ ngày bay, visa nhập cảnh Nga), các quyết định cử đi học của Bộ GD&ĐT và
cơ quan chủ quản, vé máy bay, bút viết, chuẩn bị ít nhất 250 USD cho việc lo chi
phí đi đường và thanh toán chi phí các trường Nga tổ chức đón tại sân bay ở
Moscow, tiền vé máy bay/tàu/xe từ Moscow đến nơi học và đăng ký tạm trú, tiền
trả quá cước hành lý quy định (30kg trên tuyến bay quốc tế và 20kg trên tuyến bay
nội địa ở Nga). LHS nên dự phòng một ít đồ ăn khô trong hành lý xách tay để sử
dụng khi phải chờ đợi lâu tại sân bay và ga tàu ở Moscow.
3.6. Khi làm thủ tục Hải quan tại LB Nga LHS khai là đi học theo diện Hiệp
định (по государственной линии).
3.7. Trước khi lên đường đi học, LHS phải chủ động liên hệ với đơn vị
trưởng tại nơi học để được phối hợp hỗ trợ đón tại sân bay, hướng dẫn các thủ tục
về ký túc xá và đăng ký nhập học sau khi sang Nga. LHS cũng có thể sử dụng dịch
vụ đưa đón do phía Nga cung cấp (danh sách đơn vị trưởng tại thành phố LHS đến
học do chuyên viên phụ trách cung cấp).
3.8. Tất cả LHS sau khi đến nơi học cần đăng ký qua đơn vị trưởng LHS tại
nơi học; trường hợp nơi đó không có đơn vị LHS thì LHS trực tiếp liên hệ với
Phòng Công tác LHS - ĐSQ Việt Nam tại LB Nga để làm thủ tục đăng ký cần thiết
về công tác quản lý LHS và trên cơ sở đó Phòng sẽ báo cáo về Bộ GD&ĐT danh
sách LHS chính thức có mặt tại LB Nga để duyệt cấp các chế độ liên quan tiếp
theo cho LHS. LHS nào làm chậm hoặc không làm thủ tục đăng ký thì tự chịu
trách nhiệm nếu Bộ GD&ĐT không chuyển tiền hoặc chuyển chậm các chế độ so
với những người làm thủ tục đúng thời hạn.

Địa chỉ liên hệ: Phòng Công tác Lưu học sinh - Đại sứ quán Việt Nam tại Liên
bang Nga
Г. МОСКВА, РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
Ул. Большая Пироговская, Д. 13
Тел. 007 495 246 6344
E-mail: phongctlhslbnga@gmail.com

3.9. Các lưu ý cần thiết khác

- Trong thời gian học tập tại LB Nga, LHS chịu sự quản lý của Phòng Công
tác LHS nên mọi vấn đề liên quan LHS cần liên hệ với Phòng để Phòng trực tiếp
xử lý hoặc báo cáo về Bộ GD&ĐT xem xét, giải quyết những vấn đề vượt thẩm
quyền giải quyết của Phòng.
- Bộ GD&ĐT Việt Nam và Bộ Giáo dục Đại học Nga (Bộ GDĐH) không
chịu các chi phí cho việc về nước của LHS buộc phải thôi học vì kết quả học tập
không đạt yêu cầu hoặc do những lý do cá nhân khác.
- Khi sang đến LB Nga, nếu LHS nào bị phát hiện không đủ sức khoẻ để học
tập sẽ phải về nước. Kinh phí cho LHS về nước trong trường hợp này do LHS tự
giải quyết.
- LHS học kém bị lưu ban sẽ phải chuyển sang diện tự túc kinh phí học tập,
không thuộc diện được Bộ GD&ĐT và Bộ GDĐH Nga cấp học bổng và các chế độ
liên quan nữa.
- Bộ GD&ĐT và Bộ GDĐH LB Nga không chịu trách nhiệm về việc LHS
đưa gia đình đến nước Nga.
- Thông tin về Đại sứ quán Việt Nam tại LB Nga, Phòng Công tác LHS và
các nội dung về công tác LHS, Hội sinh viên Việt Nam tại LB Nga xin mời tham
khảo tại website http://www.vietnamembassy.ru và www.svvn.ru.
- Mọi chương trình học bổng xin mời tham khảo tại website: www.vied.vn,
www.moet.gov.vn.
- Thông tin đường dây nóng bảo hộ công dân Việt Nam ở nước ngoài +84
981848484
- Đối với LHS phải transit bay tiếp đến các thành phố khác lưu ý tại sân bay
của Nga: Nhanh chóng ra khỏi máy bay để xếp hàng làm thủ tục nhập cảnh (nhập
cảnh ở cửa khẩu có thể phải chờ rất lâu. LHS yên tâm chờ công an biên phòng làm
thủ tục, không lo lắng, hoảng loạn; Khi nhận lại hộ chiếu từ công an biên phòng
cần kiểm tra phiếu nhập cảnh và giữ cẩn thận. Mất giấy này sẽ không gia hạn được
viza và làm thủ tục đăng ký tạm trú).
 - Lưu ý đối với Lưu học sinh học dự bị: LHS tốt nghiệp khóa học dự bị chỉ
được về nước nghỉ hè sau khi làm xong các thủ tục nhập học vào năm thứ nhất, gia
hạn visa và đăng ký hộ khẩu cho năm tiếp theo. Phòng Công tác LHS tại Nga sẽ
không hỗ trợ việc làm giấy mời mới cho LHS tự động về nghỉ hè.
- TUYỆT ĐỐI không mang các đồ tươi sống (rau, quả, hải sản ...), cá khô,
đồ ăn sang Nga. Tất cả các đồ tươi sống Hải quan Nga kiểm tra rất khắt khe, sẽ bị
Hải quan giữ lại. LHS được phép chỉ mang một ít thuốc tây và những loại cần
thiết.
- Tiền, hộ chiếu giấy tờ cần thiết luôn luôn trên người, nhất thiết không được
nhờ người khác cầm, kể cả khi đi vệ sinh. Trong trường hợp quên hành lý tại khu
nhận đồ, các em đưa vé bay, hộ chiếu, xin vào qua cửa "СЛУЖЕБНЫЙ" (trong sơ
đồ có ghi). Cửa các em vừa ra không vào được.